Projectplan Uitruk op Maat

Transcriptie

1 Projectplan Uitruk op Maat Versie: 1.1 Status: definitief Vastgesteld in het Regionaal Overleg Repressie (ROR) d.d. 1 september 2010

2 Colofon Uitgave Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost Auteur(s) J.A.A. Janssen Datum 1 september

3 Inhoudsopgave SAMENVATTING...5 PROJECTBESCHRIJVING AANLEIDING DOEL BEOOGD RESULTAAT SCOPE KADERS RANDVOORWAARDEN OPDRACHTGEVER STRATEGISCHE PARTNERS...8 PROJECTFASERING...9 DEFINITIEFASE...9 ONTWERPFASE...9 VOORBEREIDINGSFASE...10 REALISATIEFASE...10 NAZORGFASE...10 BEHEERSPLANNEN TIJD MIDDELEN (GELD EN CAPACITEIT) KWALITEIT INFORMATIE EN COMMUNICATIE ORGANISATIE...15 RISICOMANAGEMENT RISICOANALYSE BEHEERSMAATREGELEN...16 BIJLAGE(N)

4 BIJLAGE 1: PROJECTPLANNING

5 Samenvatting Aanleiding Binnen brandweer Nederland blijken verschillende problemen te bestaan op het gebied van de paraatheid. Daarnaast is brandweer Nederland doende om zich verder te professionaliseren en een efficiëntere organisatie te worden. Belangrijke onderligger hierbij is de visie de Brandweer over morgen als uitvloeisel van de Strategische reis. Ook VRBZO is druk doende met het bovenstaande. Doel Het invulling geven aan flexibel repressief optreden op het gebied van basisbrandweerzorg. Resultaat Binnen het project zijn de volgende (deel)resultaten gedefinieerd: 1. Een document waarin klussen zijn beschreven waarop flexibel repressief optreden van toepassing kan zijn; 2. Een document waarin de personele gevolgen in termen van opleidingen behorend bij de onder 1 genoemde klussen zijn beschreven; 3. Een document waarin de procedurele gevolgen behorend bij de onder 1 genoemde klussen zijn beschreven; 4. Een document waarin de functionele eisen ten aanzien van het benodigde materieel bij de onder 1 genoemde klussen zijn beschreven; 5. Een implementatieplan; 6. Managementrapportage en evaluatierapport. Beoogde werkwijze Allereerst wordt aan de hand van onderzoek en interviews een document opgeleverd met daarin gedefinieerd voor welke klussen binnen de basisbrandweerzorg het repressief optreden flexibel ingericht kan worden. Deze fase van het onderzoek wordt uitgevoerd door de gehele projectgroep. Nadat dit document is opgeleverd gaan werkgroepen werken aan een document waarin gevolgen op het gebied van opleidingen, procedures en materieel zijn beschreven. De gevolgen op het gebied van personeel gaat de werkgroep personeel onder voorzitterschap van Lisa van de Ven uitzoeken. De gevolgen op het gebied van procedures gaat de werkgroep onder voorzitterschap van Jeroen van de Ven uitzoeken. De gevolgen ten aanzien van het benodigde materieel gaat de werkgroep onder voorzitterschap van Robbert Collart uitzoeken. Waar behoefte blijkt te bestaan kan tussentijds overleg tussen werkgroepen worden gevoerd, iedere werkgroep levert een rapportage op. Tevens is er een klankbordgroep/gideonsbende in het leven geroepen onder voorzitterschap van Kees van Bockel. Het doel van deze groep is het op positief kritische wijze van repliek dienen van de andere werkgroepen en invullen van een ambassadeursrol in zowel de Veiligheidsregio als in den lande. Wanneer deze rapportages zijn opgeleverd volgt een fase waarin het implementatieplan wordt opgesteld. Het opstellen van dit plan geschiedt door de gehele projectgroep. Nadat het plan gereed is kan worden gestart met de implementatie. Nadat de implementatie is afgerond volgt voor de periode van één jaar een monitoring van het flexibel repressief optreden. Mocht er (tussentijds) aanleiding zijn voor aanpassing(en), dan kunnen deze worden gedaan. Na de duur van één jaar wordt een evaluatierapport opgeleverd aan de opdrachtgever, waarna het project is afgerond. 5

6 Projectbeschrijving 1.1 Aanleiding De paraatheid van vrijwillige brandweerkorpsen in deze regio is een probleem (conclusie regionaal onderzoek Paraatheid in Beeld, versie 4, 2009). Het onderzoek is gebaseerd op de standaard inzet met een tankautospuit (TS) met zes personen. Omdat ook de aard van de incidenten verandert, kan de vraag gesteld worden of voor het merendeel van de uitrukken nog steeds als standaard een complete TS met volledige bemanning ingezet moet worden. Een reguliere TS kan gezien worden als een omgebouwde vrachtwagen met minimaal zes zitplaatsen en een watervoorraad van 1500 tot 2400 liter. Ook in het regionaal project de Glazen bol is aangegeven dat de brandweer zich opnieuw zou moeten bezinnen op haar kerntaken en daarbij vervolgens opnieuw kijken naar de uitvoering. Het werken in kleinere eenheden is daarbij een genoemde optie. Verder blijkt uit onderzoek dat nagenoeg alle branden met maximaal 300 liter water geblust kunnen worden (conclusie Team Brandonderzoek TBO Brandweer Apeldoorn). Ook nieuwe drukluchtschuim-blussystemen hebben in de meeste gevallen een hogere bluswerking met nog minder water. Volgens het algemeen beeld binnen brandweer Nederland kan in 95% van de gevallen worden volstaan met kleiner materieel en minder brandweerleden. In de zoektocht naar nieuwe wegen om de repressieve organisatie invulling te geven, is onderzoek naar Uitruk op Maat één van de mogelijkheden. Nieuwe inzichten en procedures aan de hand van de ervaringen met een Snel Interventie Voertuig (SIV; kleiner materieel en compacte bezetting) kunnen uiteindelijk leiden tot alternatieven voor geijkte werkwijzen en mogelijke oplossingen voor de bovengenoemde problemen. Deze nieuwe inzichten leveren daarnaast ook een winst op voor de bedrijfsvoering van de brandweer. Uitrukken met groot materieel en veel mensen legt immers een grote beperking op de omvang van de organisatie, waar uitrukken met minder personeel een grotere vrijheid oplevert voor de tijdsbesteding aan andere taken en specialismen. Daardoor kan ook de verdeling en paraatheid t.a.v. die specialismen beter geborgd worden. Landelijk is er volop onderzoek gaande naar de mogelijkheden van een SIV. Dit wordt geïnitieerd vanuit de NVBR (Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding). Dit onderzoek is ingegeven naar aanleiding van de Strategische reis van de brandweer. In dit document wordt een visie op brandweerzorg in 2040 gegeven, waarbij inzet op flexibele bezetting een speerpunt is. Ook door het Veiligheidsberaad is een zogenaamd position paper opgesteld om richting te geven aan een nieuwe koers voor de brandweerzorg in Nederland. In de paper staat een negental bestuurlijke opgaven benoemd. De burger wordt centraal gesteld en de brandweer moet als onderdeel van de veiligheidsketen haar kerntaken opnieuw definiëren, kortom op welke wijze kunnen wij de burgers het beste helpen. Dat vraagt ook om innovatie. 6

7 1.2 Doel Het invulling geven aan flexibel repressief optreden op het gebied van basisbrandweerzorg. 1.3 Beoogd resultaat 7. Een document waarin klussen zijn beschreven waarop flexibel repressief optreden van toepassing kan zijn;; 8. Een document waarin de personele gevolgen in termen van opleidingen behorend bij de onder 2 genoemde klussen zijn beschreven; 9. Een document waarin de procedurele gevolgen behorend bij de onder 2 genoemde klussen zijn beschreven; 10. Een document waarin de functionele eisen ten aanzien van het benodigde materieel bij de onder 2 genoemde klussen zijn beschreven; 11. Een implementatieplan; 1.4 Scope Het project voorziet niet in: 1. Arbeidsrechtelijke gevolgen; 2. Personele capaciteitsgevolgen. 1.5 Kaders De brandweer moet een efficiënte organisatie worden/blijven en voldoen aan de Leidraad repressieve basisbrandweerzorg (en straks aan de Wet Veiligheidsregio s en aanverwante kwaliteits AMVB s).het betreft een onderzoek om te komen tot een daadwerkelijke andere invulling van het repressieve optreden. Een positief resultaat van het onderzoek is input voor de verdere organisatie van de baisisbrandweerzorg. Vooralsnog wordt overgegaan tot de aanschaf van één voertuig welke naar behoefte periodiek bij een ander korps komt om proef te draaien. 1.6 Randvoorwaarden 1. (Landelijk) draagvlak; 2. Ter plaatse wordt een eenheid van 6 brandweermensen gevormd om daarmee te kunnen voldoen aan huidige regelgeving. 1.7 Opdrachtgever Opdrachtgever is het Regionaal Overleg Repressie dat onder voorzitterschap staat van Paul van Dooren (sectormanager West). 7

8 1.8 Strategische partners Binnen het project wordt nauw samengewerkt met de netwerken Repressie en Materieel van de NVBR. 8

9 Projectfasering Definitiefase Activiteiten Inventariseren randvoorwaarden; Onderzoeken klussen SIE; Onderzoeken functionele eisen voor personeel in termen van kennis en vaardigheden; Onderzoeken functionele eisen ten aanzien van procedures; Onderzoeken functionele eisen materieel; Ramen benodigde resources (personeel, tijd, geld); Opstellen communicatieplan. Tussenresultaten Beslisdocument met daarin de klussen, functionele eisen voor personeel, procedures en materieel weergegeven. Daarnaast een communicatieplan. Beslissingen Goedkeuring vragen op beslisdocument aan opdrachtgever. Ontwerpfase Activiteiten Operationaliseren functionele eisen voor personeel in termen van kennis en vaardigheden (benoemen prestatie eisen); Operationaliseren functionele eisen voor procedures (ontwerpen van operationele procedures); Inventariseren materieel op de markt. Tussenresultaten Beslisdocument met daarin de geoperationaliseerde eisen voor personeel, procedures en keuze voor leveranciers materieel. Beslissingen Goedkeuring vragen op beslisdocument aan opdrachtgever. 9

10 Voorbereidingsfase Activiteiten Opleiden personeel; Invoering procedures (GMK); Inrichting materieel; Tussenresultaten Opgeleid personeel; Procedures breed bekend (GMK, GMS); Voertuig gereed; Voortgangsrapportage opstellen met daarin de voortgang tot dusver en het verdere verloop. Beslissingen Goedkeuring vragen aan opdrachtgever om over te gaan naar realisatiefase. Realisatiefase Activiteiten Aan de slag met SIE. Tussenresultaten Monitoring Evaluatierapporten na de duur van een half jaar en na één jaar. Beslissingen Afhankelijk van evaluatierapporten continuering van de SIE Nazorgfase Activiteiten Opleveren projectresultaat richting opdrachtgever; Opheffen projectgroep; Archivering van stukken; Eventuele modificatie van personeel, materieel en/of procedures; Brede landelijke communicatie. Beslissingen Opheffen projectgroep. 10

11 Beheersplannen 3.1 Tijd In bijlage 1 is een grofmazige planning opgenomen. Naarmate het project verder vordert, zal de planning meer gedetailleerd worden. Voortgang wordt bewaakt door het vooraf vastleggen van een aantal bijeenkomsten van de werkgroep, waarbij voortgang vast onderdeel van de agenda zal zijn. 3.2 Middelen (geld en capaciteit) In deze paragraaf volgt een weergave van de geraamde middelen. Activiteit Aantal uren Actoren Onderzoeken klussen SIE 36 Gehele projectgroep Onderzoeken functionele eisen voor: personeel in termen van kennis en vaardigheden 36 Werkgroep Personeel procedures 72 Werkgroep Procedures materieel 72 Werkgroep Materieel Opstellen communicatieplan en verzorgen communicatie 36 Rachel Soes Implementatie: Opleiden personeel 72 Lisa van de Ven, brandweerpersoneel Invoeren procedures 36 Jeroen van de Ven, GMK Bestellen/Inrichting materieel 36 Robbert Collart Monitoring en evaluatie 18 Gehele projectgroep Totaal

12 Kostenpost Geraamde kosten in Kostendrager Voertuig Gemeente Helmond en eventueel overige gemeenten die meedoen Opbouw Gemeente Helmond Totaal Kwaliteit Randvoorwaarden Dit zijn de kwaliteitseisen die vastliggen op een niveau dat vanuit het project niet te beïnvloeden is. Het projectresultaat moet hier onherroepelijk aan voldoen. De term randvoorwaarden wordt ook vaak gebruikt voor het beschikbare budget en beschikbare tijd. Dat wordt hier nadrukkelijk niet bedoeld, het gaat hier om de inhoudelijke eisen aan het projectresultaat. Leidraad repressieve basisbrandweerzorg; Concept Wet Veiligheidsregio s; Concept Besluit personeel veiligheidsregio s; Concept Besluit Veiligheidsregio s; Arbeidsomstandighedenwet Functionele eisen Dit zijn de eisen gesteld door de opdrachtgever. De functionele eisen geven aan wat het resultaat moet doen, welke prestaties het moet leveren en welke functie(s) het moet vervullen. Klantgericht; Passend binnen landelijke visie/beleid; Passend binnen regionale visie/beleid; Passend binnen gemeentelijk beleid; (landelijk) draagvlak; Integrale aanpak (samen sterk); Zorgvuldige communicatie; Operationele eisen Dit zijn de eisen gesteld door de eindgebruikers. De operationele eisen geven aan hoe het resultaat bediend moet kunnen worden, onder welke omstandigheden en hoe het onderhouden moet kunnen worden. Veiligheid; Snelle opschaling indien blijkt dat meer slagkracht nodig is; 12

13 3.4 Informatie en communicatie Interne communicatie Voor informatie-uitwisseling omtrent het project is een besloten deel, dat slechts toegankelijk voor leden van de werkgroep, op Compas (Home / Brandweer / Regionaal / Projecten) gerealiseerd. Hierop en alleen hierop is de laatste informatie met betrekking tot het project te vinden. In onderstaande figuur zijn de communicatiestromen weergegeven. Verantwoording Opdrachtgever Sturing Projectleider/- groep Uitvoering Uitvoerders Voorts bestaan er communicatiestromen via de projectgroepleden naar het eigen netwerk. Deze zijn in onderstaande figuur weergegeven. Raad Regionaal Commandanten NVBR Walter van Huygevoort Landelijk Netwerk Materieel Opdrachtgever Paul van Dooren Projectleider Jo van Hoef Thijs Verheul Landelijk Netwerk Repressie Vereniging brandweervrijwillig ers 13

14 3.4.2 Externe communicatie Vanwege de functionele kwaliteitseis (landelijk) draagvlak is ook externe communicatie een belangrijk thema binnen dit project. Als communicatiekanalen worden in ieder geval aangemerkt: Koppeling; Compas; Website NVBR; Brand en Brandweer; Nieuwsbrieven. In de definitiefase is een communicatieplan als deelresultaat benoemd. 14

15 3.5 Organisatie Projectorganogram 15

16 Risicomanagement 4.1 Risicoanalyse Voor dit project is een risicoanalyse uitgevoerd om het project beter te kunnen beheersen. Tijdens de PSU (project startup) werden de volgende risico s benoemd: Ontbreken (landelijk) draagvlak (repressief personeel) brandweer; Ontbreken bestuurlijk draagvlak; Bezuinigingen in relatie tot innovatie; 4.2 Beheersmaatregelen De volgende beheersmaatregelen zijn geformuleerd: Actief betrekken van (landelijke/regionale) klankbordgroep; Actief betrekken van Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant Zuidoost; Gedegen kostenraming in projectplan; 16

17 Bijlage(n) 17

18 Bijlage 1: projectplanning Jaar 2010 Weeknummer # uren Definitiefase Inventariseren randvoorwaarden Onderzoeken klussen SIE Onderzoeken functionele eisen personeel Onderzoeken functionele eisen procedures Onderzoeken functionele eisen materieel Ramen benodigde resources Opstellen communicatieplan Opstellen beslisdocument Besluit opdrachtgever Ontwerpfase Operationaliseren functionele eisen personeel Operationaliseren functionele eisen procedures Inventariseren materieel op de markt Opstellen beslisdocument Besluit opdrachtgever 18

19 Jaar 2011 Weeknummer # uren Voorbereidingsfase Opleiden personeel Invoering procedures (GMS/GMK) Inrichting materieel Opstellen voortgangsrapportage Besluit voortzetting vragen aan opdrachtgever Realisatiefase Monitoring Opstellen evaluatierapport (na een half jaar en na een jaar) 16 Jaar 2011 Weeknummer # uren Realisatiefase Monitoring Opstellen evaluatierapport (na een half jaar en na een jaar) Nazorgfase Opleveren projectresultaat aan opdrachtgever 8 Opheffen projectgroep 2 Archivering van stukken 2 Eventueel bijstellen personeel, procedures en/of materieel 16 Brede landelijke communicatie betreft het project 24 Totaal 68 19