JAARPLAN 2014
JAAR Op weg naar het 5 jarig jubileum.
///////////////////////////////// ONDERZOEK TOONT AAN DAT MENSEN DIE PRESENT KENNEN ONS EEN 8+ GEVEN BRON PRESENT NL
Inhoud 1 VOORWOORD 2 2 SAMENVATTING 3 3 EXTERNE ONTWIKKELINGEN 5 4 SWOT ANALYSE 7 5 STICHTING PRESENT HEERENVEEN 9 6 SUBDOELEN 11 7 ACTIES 13 7.1 ACTIES UITGEWERKT PER KWARTAAL 15 8 BEGROTING 2014 16
1 Voorwoord Voor u ligt het jaarplan 2014. Dit is een verdere uitwerking van het strategisch plan 2012-2014, maar dan alleen voor het jaar 2014. Stichting Present Heerenveen is in maart 2009 opgericht. Dat betekent dat wij in 2014 een feestje te vieren hebben. Stichting Present Heerenveen hoopt in 2014 haar 5-jarig jubileum te vieren! En we hebben in de afgelopen vijf jaar al veel groepen mensen mogen begeleiden die zich op project basis hebben ingezet. In de eerste 3 jaren zijn we enorm gegroeid in het aantal groepen en projecten. In 2013 is dit gestabiliseerd. Maar niet in de beweging die tot stand is gekomen. Want we hebben weer veel nieuwe groepen mogen verwelkomen, die zich wilden inzetten voor de medemens. Op deze manier gaat de beweging door waarin we hopen dat mensen het weer meer gewoon vinden naar elkaar om te zien. En dat is en blijft het kerndoel van Stichting Present Heerenveen: Vanuit de christelijke levensovertuiging zetten wij (groepen) mensen met hun kwaliteiten op projectbasis is, in hun eigen gemeente, voor mensen die zelf geen netwerk, onvoldoende gezondheid en financiën hebben. Wij doen dit in samenwerking met maatschappelijke organisaties, volgens een structurele en professionele opzet. Om dit werk te kunnen blijven doen, is er een duurzame bedrijfsvoering cruciaal. En dit betekent in het geval van Stichting Present Heerenveen een aantal veranderingen. De grootste verandering is dat er een verschuiving zal zijn in betaalde krachten naar vrijwillige krachten. Daarbij kan stichting Present Heerenveen niet garanderen dat het aantal projecten gehaald zal worden van 2013. En wordt u na het lezen enthousiast en wilt u meewerken aan deze beweging of heeft u tips of tops? Wij horen of lezen het graag! Marijke de Vries Coördinator stichting Present Heerenveen
2 Samenvatting Vanuit de externe analyse blijkt dat het steeds meer zichtbaar wordt dat er mensen zijn die tussen wal en schip vallen, terwijl de problemen zich blijven opstapelen en zij de hulp goed kunnen gebruiken die Stichting Present aanbiedt. Aan de andere kant zien we dat maatschappelijke organisaties het moeilijk hebben en onzekerheid hebben over hun takenpakket, omdat de zorg naar de gemeente overgaat. Dit vraagt van Stichting Present Heerenveen veel inzet richting de maatschappelijke organisaties. Aan de ene kant het bespreken van samenwerkingsmogelijkheden op directieniveau, aan de andere kant contacten met de werkvloer, zodat er voldoende projecten gemeld worden. De economische situatie zorgt ervoor dat er veel bezuinigd moet worden. Zowel bij de gemeente, als ook bij bedrijven en de woningbouwcorporaties. Dit zijn voor Stichting Present belangrijke partners. Er is dan ook veel onzekerheid over inkomsten van partners, ondanks de groei in lokale inkomsten die we hebben mogen zien in 2013. Hieruit vloeit voort dat Stichting Present Heerenveen minder betaalde uren kan inzetten in 2014. De gemeente Heerenveen is in omvang groter geworden, en daarmee het gebied dat Stichting Present bedient. Dit vraagt extra inspanningen om ons bekend te maken bij de nieuw bijgekomen gebieden, zodat we bezig blijven met de beweging op gang te brengen, waarbij iedereen het weer gewoon vindt naar elkaar om te zien. Dit is alleen mogelijk wanneer er beschikking is over voldoende menskracht voor Stichting Present. Naast de externe analyse is er ook een interne analyse uitgevoerd en beschreven. Hieruit blijkt dat er steeds meer sprake is van bekendheid met en vertrouwen in de stichting binnen de oude gemeente grenzen van de gemeente Heerenveen, waardoor groepen zich blijven aanmelden. De kennis, energie en de passie is bij de medewerkers van Stichting Present aanwezig om het werk te doen, maar het team zit aan de top van haar kunnen. Stichting Present constateert dat er nog kansen zijn om de samenwerking met bedrijven te versterken en de contacten met maatschappelijke organisaties te verdiepen. Maar aan de andere kant zorgt de financiële situatie van Stichting Present voor grote onzekerheid, omdat de middelen ontbreken om de nodige betaalde krachten in te zetten voor het realiseren van deze kansen. /////////////////////////////////////////////////////// 3 2 SAMENVATTING
Vanuit de externe en interne analyse moet de conclusie getrokken worden dat Stichting Present zich in 2014 moet focussen op het externe netwerk en het reduceren van de kosten. Dit zal waarschijnlijk inhouden dat er een vermindering zal zijn van het aantal groepen en projecten die kunnen worden begeleid. Maar wel in de verwachting dat hierdoor Stichting Present op de langere termijn zal kunnen blijven bestaan in de gemeente Heerenveen. 4 ////////////////////////////////////////////////////// JAARPLAN 2014
3 Externe ontwikkelingen Bij het uitwerken van het jaarplan hoort het bekijken van de ontwikkelingen om ons heen. Deze hebben we verwerkt volgens het desktop model. Demografisch De gemeente Heerenveen is uitgebreid met een aantal dorpen en daarmee ook in oppervlakte. Het aantal mensen dat onvoldoende financiën heeft neemt toe in de gemeente Heerenveen. Ook het aantal ouderen in de gemeente stijgt. Er lijken meer mensen tussen wal en schip te raken, doordat problemen op meerdere gebieden ontstaan. Economisch De effecten van de economische crisis worden in de gemeente Heerenveen steeds beter zichtbaar. De komende jaren worden er bij de gemeente bezuinigingen doorgevoerd, terwijl zij meer taken moet uitvoeren. Hier denken wij specifiek aan de rol die de gemeente krijgt op het gebied van de zorg, straks onderdeel van de WMO. Daarnaast zien we dat partners van Stichting Present in moeilijk weer zitten, zoals woningbouwcorporaties, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Gevolgen De beperkte financiële middelen dwingen de organisatie om te zoeken naar efficiëntere werkwijzen in het primaire en secundaire proces, zodat er meer voor hetzelfde geld gedaan kan worden. Dit zal nog niet voldoende zijn om de bezuinigingen op te vangen. Sociaal cultureel maatschappelijk De tweedeling in de maatschappij wordt in Nederland groter. Verschil tussen arm en rijk neemt toe door de gevolgen van de crisis. De overheidsbemoeienis neemt af en de sociale voorzieningen worden versoberd. Er komt meer nadruk op participatie en zelfredzaamheid. Een beroep kunnen doen op het eigen netwerk zal ook vanuit de WMO gestimuleerd worden om de professionele dure hulp te beperken. Vanuit wijkteams wordt preventieve hulp ingezet. Maatschappelijke organisaties zijn veelal bezig met een reorganisatie, om alle ontwikkelingen op te vangen. /////////////////////////////////////////////////////// 5 3 EXTERNE ONTWIKKELINGEN
Gevolgen We gaan van een sociale verzorgingsstaat naar een participatiestaat. Deze ontwikkeling zal de categorie hulpvragers zeer raken. Aan de andere kant kan het zo zijn dat er minder vrijwilligers zich aanmelden, omdat hun draaglast wordt vergroot door mantelzorgtaken en door druk die zij ervaren. Technologie De overheid vraagt steeds meer om inzicht en transparantie via internet. Zo moeten in 2014 de gegevens die nodig zijn om aan de ANBI-eisen te voldoen, duidelijk ingevuld zijn op de website. Het is belangrijk om mee te gaan met de ontwikkelingen op ICT gebied. Bijvoorbeeld door groepen en MO s de mogelijkheid te bieden zich digitaal aan te melden. Een goede zaak, want daarmee kunnen ook processen efficiënter worden ingericht. Maar het systeem waar Present gebruik van maakt, is niet optimaal. Zo is de website traag en wordt alleen maar trager wanneer het meer wordt gevuld (bijvoorbeeld met foto s). Ook het CRM werkt niet naar behoren. De ervaring is dat het nu meer een last is dan dat het behulpzaam is. Social media is niet meer weg te denken. Deze ontwikkeling kan ten positieve werken, maar het vraagt ook om een duidelijke lijnen wat betreft de privacy. Gevolgen We moeten anticiperen op de verplichte wetgeving. Dit vraagt tijd en een goed proces om te voorkomen dat het op één plek staat op de website. Ook is het belangrijk, waar dit mogelijk is, invloed uit te oefenen op ICT gebied. Daarnaast is het belangrijk om de sociale media te gebruiken, waarbij goed de privacy wordt bewaakt. Politiek Overheidstaken worden overgeheveld naar de gemeente. Dit betekent een verandering voor maatschappelijke organisaties. Dit geeft onzekerheid, wat ook gevolgen heeft voor de stichting. Daarnaast heeft de gemeente een herindeling doorgemaakt. Het gebied is groter geworden. Gevolgen Stichting Present moet anticiperen op de veranderende positie van maatschappelijke organisaties. Wij zijn een partner voor maatschappelijke organisaties, op het gebied van informele en formele zorg. Om deze status waar te kunnen maken is het belangrijk om met maatschappelijke organisaties aan tafel te gaan en te blijven. 6 ////////////////////////////////////////////////////// JAARPLAN 2014
4 SWOT analyse Het is belangrijk om een goede analyse te maken van de organisatie om strategische beslissingen te kunnen nemen en om zo de stichting verder te kunnen ontwikkelen en goed te kijken naar de kritische succesfactoren. Hier wordt ingegaan op de belangrijkste punten die beschreven staan in de SWOT analyse. Uit de SWOT analyse blijkt dat er veel onzekerheden zijn om de doelen te realiseren zoals deze staan vermeld in het strategisch plan 2012-2014. Een belangrijke bedreiging voor het halen van de doelen zoals deze vermeld staan is de grote druk van het operationele team en bestuur, in combinatie met een niet sluitende begroting. Sterktes van de organisatie: - Er is steeds meer sprake van mond-tot-mond reclame voor Present Heerenveen - Er is veel kennis, energie en passie aanwezig om het werk van Present te promoten - Er zijn goede contacten met de stakeholders - Landelijk onderzoek toont aan dat mensen die Present kennen,het werk waarderen met een 8+ Zwaktes van de organisatie: - Het operationele team is te klein om alle werkzaamheden uit te voeren - Present Heerenveen is te bescheiden - Het bestuur is te klein, er zijn vacatures voor 3 personen Kansen voor de organisatie: - Groepen werven door verbreding van doelgroep en door uitbreiding gemeentegrenzen - Versterking van samenwerking met bedrijven - Contacten met maatschappelijke organisaties verbreden en verdiepen - Samenwerkingspartner voor de gemeente Heerenveen, wat bekrachtigd wordt met een structurele subsidie - Provinciale samenwerking /////////////////////////////////////////////////////// 7 4 SWOT ANALYSE
Bedreigingen voor de organisatie: - Te grote druk op het operationele team en het bestuur - Overheveling taken naar de gemeente in combinatie met bezuinigingen wat de maatschappelijke organisaties en woningbouwcorporaties treft - Eisen vanuit de overheid zorgt voor meer regels - Geen zicht op structurele subsidie van de gemeente Heerenveen 8 ////////////////////////////////////////////////////// JAARPLAN 2014
5 Stichting Present Heerenveen Missie Een beweging op gang brengen waarbij het weer gewoon wordt naar elkaar om te zien. Kerndoel Vanuit de christelijke levensovertuiging zetten wij (groepen) mensen met hun kwaliteiten op projectbasis in, in hun eigen gemeente, voor mensen die zelf geen netwerk, onvoldoende gezondheid en financiën hebben, volgens een structurele en professionele opzet. Wij doen dit in samenwerking met maatschappelijke organisaties. Vanuit de missie en het kerndoel zijn de volgende kritische succes factoren omschreven. Klant perspectief Stichting Present is een betrouwbare partner voor groepen mensen die zich op projectbasis inzetten o Projecten verlopen succesvol door professionele begeleiding voor, tijdens en na een project o Er zijn voldoende projecten Innovatie perspectief Stichting Present biedt nieuwe vormen van projecten aan, zodat iedereen zich met hun kwaliteiten kan inzetten. o Er wordt ingespeeld op de veranderende vraag van de groepen en maatschappij Financieel perspectief Stichting Present heeft een duurzame bedrijfsvoering zodat de continuïteit wordt gewaarborgd. 0 Stakeholders zijn belangrijk en dragen Present een warm hart toe 0 Er zijn voldoende middelen voor Stichting Present Heerenveen 0 Er wordt efficiënt gewerkt binnen het primaire proces 0 Stichting Present voldoet aan de landelijke en lokale wet- en regelgeving /////////////////////////////////////////////////////// 9 5 STICHTING PRESENT HEERENVEEN
Intern perspectief Stichting Present werkt met gedreven vrijwilligers. Daarnaast met betaalde medewerkers en bestuursleden die een christelijke levensovertuiging hebben. o Present heeft een voltallig en complementair bestuur o Stichting Present is aantrekkelijk voor (on)betaalde medewerkers die willen bijdragen aan het werk van de stichting. In een afbeelding ziet het er zo uit. 10 ////////////////////////////////////////////////////// JAARPLAN 2014
6 Subdoelen Om het kerndoel te bereiken zijn bij de doelen subdoelen en de daaruit voortvloeiende doelen beschreven. 1. Stichting Present is een betrouwbare partner voor groepen mensen die zich op projectbasis inzetten. o Projecten verlopen succesvol door professionele begeleiding voor, tijdens en na een project Doelen om dit te bereiken: - Borging kwaliteit; evaluatie leidt tot verbetering - Heldere en duidelijke projectformulieren en -evaluatie zodat projecten goed zijn voorbereid - Voldoende deskundige en enthousiaste mensen om projecten te begeleiden o Er zijn voldoende projecten Doelen om dit te bereiken: - Goede contacten en duurzame samenwerking met voldoende MO s - PR voor inzet vrijwilligers t.b.v. werkvloer MO s - Reduceren van tijd per project voor MO s 2. Stichting Present biedt nieuwe vormen van projecten aan, zodat iedereen zich met hun kwaliteiten kan inzetten. o Er wordt ingespeeld op de veranderende vraag van de groepen, bedrijven en maatschappij Doelen om dit te bereiken: - Inzicht in nieuwe projectvormen door samenwerken met andere stichtingen Present - Borging dat signalen van groepen worden opvangen - Nieuwe projectvormen ontwikkelen en implementeren in primaire proces - Inzicht in maatschappelijke tendensen /////////////////////////////////////////////////////// 11 6 SUBDOELEN
3. Stichting Present heeft een duurzame bedrijfsvoering zodat de continuïteit wordt gewaarborgd. o Stakeholders zijn belangrijk en dragen Present een warm hart toe Doelen om dit te bereiken: - Relatiebeheer richting partners is optimaal o Er zijn voldoende middelen voor Stichting Present Heerenveen Doelen om dit te bereiken: - Het aantal partners dat Stichting Present financieel steunt neemt met 20% toe - Werven nieuwe financiële partners o Er wordt efficiënt gewerkt binnen primaire proces Doelen om dit te bereiken: - Meer inzet door vrijwilligers en minder betaalde krachten - Duidelijke en eenvoudige administratieve processen O Stichting Present voldoet aan de geldende wet en regelgeving Doelen om dit te bereiken: - Stichting Present houdt de landelijke en lokale wet- en regelgeving in de gaten en anticipeert hierop 4. Stichting Present werkt met gedreven vrijwilligers. Daarnaast met betaalde medewerkers en bestuursleden die een christelijke levensovertuiging hebben O Present heeft een voltallig en complementair bestuur Doelen om dit te bereiken: - Stichting Present heeft bestuur op 1 juli 2014 met 3 nieuwe bestuursleden aangevuld met aandachtgebied organisatie, zorg, PR/Marketing O St. Present is aantrekkelijk voor (on)betaalde medewerkers die willen bijdragen aan het werk van de stichting Doelen om dit te bereiken: - Bestaande medewerkers binden en boeien; nieuwe medewerkers werven - St. Present is aantrekkelijk voor (on)betaalde medewerkers die willen bijdragen aan het werk van de stichting - Kwaliteiten van medewerkers zijn duidelijk in kaart gebracht en worden benut. 12 ////////////////////////////////////////////////////// JAARPLAN 2014
7 Acties Nu de subdoelen zijn beschreven, beschrijven we nu de acties die nodig zijn om de doelen te halen. We beschrijven de acties dit aan de hand van de doelen per kritische succesfactor. 1. Stichting Present is een betrouwbare partner voor groepen mensen die zich op projectbasis inzetten. begeleiden eer per jaar is er een overleg met de leden van het OT, waarbij eigen ontwikkeling, professionaliteit aan de orde komt minder tijd kwijt zijn voor een project via Present, wat vanaf het derde kwartaal wordt uitgevoerd duidelijke doelen in staan beschreven, waarbij de uitvoer start in tweede kwartaal Facebook en Twitter 2. Stichting Present biedt nieuwe vormen van projecten aan, zodat iedereen zich met hun kwaliteiten kan inzetten. mensen met een beperking, mensen die een baan zoeken, gezinnen inzet en mensen die zich vrijwillig willen inzetten in het kader van MBO/ Awareness etten via Present Heerenveen, Facebook en Twitter /////////////////////////////////////////////////////// 13 7 ACTIES
3. Stichting Present heeft een duurzame bedrijfsvoering zodat de continuïteit wordt gewaarborgd. van partners (met focus op bedrijven) en dit wordt vanaf het tweede kwartaal uitgevoerd aan de hand van het plan organiseerd, voor stakeholders organisaties en wie voor wat voor project benaderd kan worden de WMO/ vrijwilligersbeleid geldende wet- en regelgeving id wordt goed bijgehouden met betrekking tot Twitter 4. Stichting Present werkt met gedreven vrijwilligers. Daarnaast met betaalde medewerkers en bestuursleden die een christelijke levensovertuiging hebben. verantwoordelijkheden bestuur aal is er 1 nieuw bestuurslid geworven geworven geworven leden van het OT vrijwilligers in nieuwsbrieven, Facebook te plaatsen 14 ////////////////////////////////////////////////////// JAARPLAN 2014
7.1 Acties uitgewerkt per kwartaal Acties vanuit jaarplan 2014 per kwartaal Planning 2014 groepen Er zijn vrijwilligers geworven die projecten willen begeleiden 2 2 Q1 Q2 Q3 Q4 Overleg OT X X X Plan MO 10% minder kwijt voor project Plan bezoek MO's Ervaringen projecten delen op website, facebook en twitter X X X X 4 afspraken met organisatie i.v.m. inzet mensen met beperking, werkzoekenden, gezinnen en potentiele vrijwilligers X X X X NON STOP Present 4 bedrijven gaan zich inzetten/mbo X X X Ervaringen projecten bedrijven X X X X Plan relatiebeheer Netwerk ontbijt Betaalde uren teruggebracht 16 uur Contactpersonen MO's helder in Excel voor welk project Afspraken met gemeente WMO/Vrijwilligersbeleid X X X Info vanuit Present NL bijhouden X X X X Info (lokale) overheid bijheiden m.b.t. wet- en regelgeving X X X X Ervaringen stakeholders beschrijven op website, Facebook, Twitter X X X X Beschrijven taken en verantwoordelijkheden bestuur 3 nieuwe bestuursleden zijn geworven 2 1 Format ontwikkelingsgesprek leden OT Ervaringen delen OT (bijv. Interviews) op website, nieuwsbrief, Facebook X X X X X X X X X X X X X X /////////////////////////////////////////////////////// 15 7 ACTIES
8 Begroting 2014 Werkelijk Begroting 2013 2014 Aantal groepen 63 60 Opbrengsten Gemeente Heerenveen 2.500 1.000 Woningbouwcorporaties 7.740 7.500 Fondsen 19.750 18.000 Partners 15.026 17.500 Rentebaten 1 - Totaal 45.017 44.000 Kosten Personeelskosten 39.703 32.500 Kosten projecten 37 500 Kantoorkosten 1.042 750 Organisatiekosten, PR en diversen 4.641 5.250 Totaal kosten 45.424 39.000 Resultaat -407 5.000 Kosten per project 721 650 16 ////////////////////////////////////////////////////// JAARPLAN 2014
De begrote kosten in 2014 liggen lager dan de werkelijke kosten in 2014. Dit komt met name door vermindering van de betaalde uren 24 naar 16 uur per week vanaf 1 april 2014. Doordat in de afgelopen jaren steeds een klein verlies is geleden, beschikt Stichting Present Heerenveen over een negatief vermogen. Om dit negatieve vermogen om te buigen tot een licht positief vermogen, is voor 2014 is een positief resultaat begroot van 5.000. /////////////////////////////////////////////////////// 17 8 BEGROTING 2014
Stichting Present Heerenveen Postbus 748 8440 AS Herenveen 06-20096947 info@stichtingpresent-heerenveen.nl www.stichtingpresent-heerenveen.nl IBAN: NL55RABO0112984568