Aanwezig: Verontschuldigd: ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 22 oktober 2014 Ann Coopman, Voorzitter Patrick Hoste, Koen Loete, Filip Gijssels, Marleen Van Den Bussche, Johan Cornelis, Franki Van De Moere, Erné De Blaere, Leden Hillert Bingé, Zonecoördinator Thaïs De Vuyst, Secretaris Tony Vermeire, Lid openbare zitting 1 Goedkeuren verslag van 24 september 2014 Gelet op het verslag van de prezoneraad in zitting op 24 september 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5 van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad; BESLUIT EENPARIG: Het verslag van de prezoneraad in zitting op 24 september 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5 van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad wordt goedgekeurd. 2 Goedkeuren van facturen Gelet op het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende de invoering van de Nieuwe Gemeentelijke Boekhouding; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de aankoopprocedure, het volgen van de boekhoudregels volgens BBC en de VISUM-verplichting; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de machtiging van de voorzitter tot aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het ter kennis geven van de aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 dat aankopen hoger dan 2.500 exclusief BTW ter goedkeuring worden gegeven op de eerstvolgende prezoneraad; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/22 voor een totaal bedrag van 5.397,02 euro en lijst nr 2014/23 voor een totaal bedrag van 5.397,02 euro; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/22 voor een totaal bedrag van 5.397,02 euro en lijst nr 2014/23 voor een totaal bedrag van 5.397,02 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.2 - Afschrift van dit besluit over te maken aan de financieel beheerder van de prezone Meetjesland. 3 Gunning trekker grootwatertransport zone Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Zitting van 22 oktober 2014 1 van 5
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 4; Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 24 september 2014 betreffende de goedkeuring van het budget; Overwegende dat 50.000,00 euro beschikbaar in het budget 2014 is tot de aankoop van een trekker grootwatertransport; Overwegende dat een werkgroep werd samengesteld van experts binnen de huidige groep CEchauffeurs van post Aalter; Overwegende dat diverse kanalen zijn geraadpleegd tot consultatie van de markt van 2 e hands vrachtwagens, hetzij vooral via diverse internetsites: www.braem.com, www.schoutteet.com, www.truckstore.com, www.dtt.be, ; Overwegende dat een aanbieding trekker MAN, TGX 18.440 XLX BLS + INTARDER, met een 1ste ingebruikname op 1 april 2008, met 808.614 km, 440 PK, 324 KW, Euro 4 met automatische versnellingsbak werd onderzocht; dat testritten zijn gebeurd; gevonden gebreken zullen worden hersteld; de vrachtwagen wordt herspoten in brandweerrood; groot onderhoud zal hebben gekregen; de motor wordt gefinetuned en zal worden gekeurd; Overwegende dat na diverse onderhandelingen een totaalofferte van de firma Braem Gebroeders nv, Handzaamse Nieuwstraat 7 in 8610 Handzame werd verkregen; dat een totaalprijs van 34.500,00 euro excl. btw hetzij 41.745,00 euro incl. 21% btw werd onderhandeld; Overwegende dat de vrachtwagen onder deze voorwaarden als zijnde een unieke aanbieding wordt beschouwd; Overwegende de bijkomende kosten voor: opbouw sirene (Martin-horn) geraamd op 1.250,00 euro incl. 21% btw; blauwe lichten en kleine LED s, incl. installatie geraamd op 2.250,00 euro incl. 21% btw opbouw bak in plaats van tank geraamd op 750,00 euro incl. 21% btw kast- en achteruitrijverlichting geraamd op 1.000,00 euro incl. 21% btw striping geraamd op 1.000,00 euro incl. 21% btw; Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan Braem Gebroeders nv, Handzaamse Nieuwstraat 7 in 8610 Handzame, tegen het totaalbedrag van 41.745,00 euro incl. 21% btw; BESLUIT: Artikel 1 - De opdracht Aankoop van een 2 e hands trekker grootwatertransport zone te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Braem Gebroeders nv, Handzaamse Nieuwstraat 7 in 8610 Handzame, tegen het totaalbedrag van 41.745,00 euro incl. 21% btw. Art. 2 - De bijkomende kosten voor opbouw sirene (Martin-horn), blauwe lichten en kleine LED s, incl. installatie, opbouw bak in plaats van tank, kast- en achteruitrijverlichting en striping goed te keuren binnen het geraamde totaalbedrag van 6.250,00 euro incl. 21% btw en te gunnen aan de meest voordelige bieders. 4 Gunning ICT-infrastructuur zonale servers Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 4; Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 24 september 2014 betreffende de goedkeuring van het budget; Overwegende dat krediet zal voorzien worden door middel van budgetwijziging tot de aankoop ICT-infrastructuur; Zitting van 22 oktober 2014 2 van 5
Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 24 september 2014 om goedkeuring te verlenen aan de technische beschrijving met nr. HVZ Meetjesland/2014-10 en de raming voor de opdracht Aankoop IT-backendinfrastructuur. De raming 38.000,00 euro incl. 21% btw; de opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en volgende firma s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: IT-1, Industriezone Steenkaaistraat 14, 9200 Baasrode Schaubroeck, Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth 4D Select, Sint-Jansveld 11b, 2160 Wommelgem Cevi, Bisdomplein 3, 9000 Gent Cipal, Cipalstraat 1, 2440 Geel; Overwegende de verkregen offertes: 4D Select: HP hardware offerte, op basis van Proliant DL380P machines en een MSA 2040 iscsi SAN. Netwerk switches zijn Cisco IT-1: opnieuw een HP hardware setup met MSA 2040 SAN, dit keer wel met SAS connecties. Switches zijn eveneens HP Cipal: Fujitsu RX300S8 servers met een Eternus DX100 S3 type storage op basis van iscsi. Switches zijn van Extreme Networks; Overwegende dat de firma Schaubroeck haar offerte te laat heeft ingediend en bijgevolg niet werd meegenomen in de vergelijking; Overwegende de verkregen totaalprijzen: Cipal IT-1 4Dselect 33.737,65 euro excl. btw 35.184,55 euro excl. btw 39.591,20 euro excl. btw Overwegende de uitgebreide vergelijking van de divers oplossingen en bijhorende offertes (document als bijlage van de beslissing); Overwegende de samenvatting van de vergelijking: Ondanks het hoge bedrag liggen alle aangeboden offertes bijzonder dicht bij elkaar (minder dan 6% verschil tussen de goedkoopste en duurste aanbieder, support niet inbegrepen). Puur op basis van hardware prijzen gaat de keuze uit naar Cipal. Ook als we uitbreidingskosten bekijken (extra RAM geheugen, harde schijven e.d.) en support prijzen vergelijken is Cipal telkens de goedkopere aanbieder. Overwegende de conclusie van de vergelijking: Op basis van dit document willen we de prezoneraad vragen de gewenste hardware leverancier aan te duiden. Vóór de bestelling willen we de aangeboden offerte vervolgens aanpassen om maximaal aan de noden te voorzien binnen het beschikbare budget. Voor de aankoop van software zal ook nog rechtstreeks contact opgenomen worden met Microsoft en zullen ook de beschikbare raamcontracten worden geconsulteerd. Pas na die vergelijking zal beslist worden of licenties via de provider mee worden aangekocht. Overwegende de bijkomende kosten voor installatie van de airco s geraamd op 4.500,00 euro incl. 21% btw; aanpassingen aan de lokalen tot installatie van de airco s geraamd op 1.000,00 euro incl. 21% btw; Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan Cipal, Cipalstraat 1, 2440 Geel; BESLUIT: Artikel 1 - De opdracht Aankoop ICT-infrastructuur zonale servers te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Cipal, Cipalstraat 1, 2440 Geel. Art. 2 - De bijkomende kosten voor installatie van de airco s en aanpassingen aan de lokalen tot installatie van de airco s goed te keuren binnen het geraamde totaalbedrag van 5.500,00 euro incl. 21% btw en te gunnen aan de meest voordelige bieders. Art. 3 - Extra krediet te voorzien via budgetwijziging. 5 Tweede bespreking van het retributiereglement HVZ Meetjesland Het retributiereglement wordt verder verfijnd en opnieuw geagendeerd op de volgende zitting de zoneraad. Zitting van 22 oktober 2014 3 van 5
Toelichting: Artikel 2.3 evenementen beschrijven; Artikel 4 nog eens nadenken over de prijs van de verschillende adviezen Artikel 8 mbt vrijstelling grote evenementen wordt verder verfijnd; De verschillende retributiereglementen per gemeente dienen opgeheven te worden. 6 Standpunt van de prezoneraad m.b.t. de uitruktijden van de ziekenwagens Zonecoördinator geeft een toelichting omtrent de uitruktijden van ziekenwagens. De huidige uitruktijd bedraagt 3,5 min en zal in de toekomst naar 2 min of 5 min moeten gaan. De prezoneraad geeft de toestemming om de studie te maken mbt de gevolgen indien de uitruktijd van de ziekenwagens voor de zone wijzigt naar 2 min ipv 3,5 min. 7 Verzoek tot wijziging grondreglement brandweer Kaprijke Gelet op de brief van de gemeente Kaprijke van 10 oktober 2014 houdende het verzoek tot wijziging van grondreglement brandweer Kaprijke; Overwegende dat de brandweer Kaprijke verzoekt om de formatie van de brandweer Kaprijke te wijzigen; Overwegende dat een betrekking van sergeant-majoor dient geschrapt te worden en vervangen wordt door een betrekking van adjudant; Overwegende dat de bevorderingsvoorwaarden van adjudant aan het grondreglement dienen te worden toegevoegd; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 augustus 2014 waar werd beslist dat lopende procedures voorzien in het kader mochten uitgevoerd worden maar geen nieuwe mochten opgestart worden zonder het akkoord van de prezoneraad; BESLUIT MET 7 JA STEMMEN EN 1 ONTHOUDING (burgemeester Gijssels): Art.1 - De prezoneraad keurt de wijziging van grondreglement van de brandweer Kaprijke niet goed. De betrekking van sergeant-majoor geschrapt wordt niet vervangen wordt door een betrekking van adjudant. Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan het college van burgemeester en schepenen, Veld 1 te 9970 Kaprijke toegezonden worden. 8 Huur kazerne Kaprijke De huur van de kazerne in Kaprijke zal gebeuren dmv onderverhuur via de gemeente Kaprijke en niet met een rechtstreeks contract via de HVZ Meetjesland. Deze overeenkomst gebeurde in samenspraak met de huidige verhuurder. 9 Varia 1. De vacature voor de betrekking van zonecommandant wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (24/10) en op website van de FOD (21/10); 2. Dinsdag 4 november 2014 om 9.00 uur is er vakbondoverleg in de zaal De Inslag, derde verdieping van het gemeentehuis, Dorp 1 te Waarschoot; 3. Er worden 2 infosessies gepland voor de brandweer op 3 en 10 december 2014, telkens om 19.00 uur in de aula van het gemeentehuis, Europalaan 22 te Aalter. Niets meer te behandelen wordt de zitting geheven om 15.10 uur Namens de Prezoneraad: Secretaris, Thaïs De Vuyst Voorzitter, Ann Coopman Zitting van 22 oktober 2014 4 van 5
Zitting van «M_2» 5 van 5