Raad OPENBAAR GEDEELTE 1. Goedkeuring van het openbaar gedeelte van het verslag van

Transcriptie

1 PROCES-VERBAAL VAN DE OPENBARE ZITTING VAN DE RAAD VAN HET OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN EN TE MELLE 24 maart 2014 Aanwezig: Verontschuldigd: Lutgarde Van Den Broecke,voorzitter, Dirk De Paepe, Kelly Dermul, Dierickx Marc, Stefaan Petit, Freddy Van de Putte, Piet Cottenie, Hauterman David, Raadsleden; Gertjie De Sadeleer, secretaris. Marleen De Noyette, raadslid Dagorde: OPENBAAR GEDEELTE 1. Goedkeuring van het openbaar gedeelte van het verslag van Goedkeuring door de raad als budgethouder: diverse facturen. 3. Verslagen van raadsleden die zitting hebben in diverse raden, commissies, 4. Kennisname van het verslag van het Vast Bureau van Kennisname van het verslag van het BCSD van Overheidsopdracht aankoop kantoormeubilair: wijze van gunnen en bestek 7. Overheidsopdracht vernieuwen hardware ( pc s en server ): gunnen 8. Jaarverslag van het OCMW als instelling voor schuldbemiddeling: goedkeuring 9. Noodzaak upgrade DAKS (communicatiesysteem): goedkeuren 10. Princiepsbeslissing: samenwerking met psychologische dienst van het OCMW Gent 11. Organisatiebeheersing: vaststellen kader interne controle De zitting wordt door de voorzitter, Lut Van Den Broecke geopend om 20u. 1.Goedkeuren van het openbaar gedeelte van het verslag van : Het openbaar gedeelte van het verslag van wordt eenparig goedgekeurd. Raadslid David Hauterman vraagt of de notulen van de raadzittingen van 2013 ook op de website zullen worden gepubliceerd. De raadsleden vinden dat niet nodig aangezien het geen recente informatie meer inhoudt. Het is de bedoeling dat de verslagen een jaar te bekijken zijn en dan maand per maand verschuiven, zodat er telkens een jaar zichtbaar is. 2.Goedkeuring door de raad als budgethouder: diverse facturen. a) Gelet op de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW, Gelet op artikel van de uitgaven zoals te voorzien in het exploitatiebudget 2014 waarbij een krediet werd behouden voor de betaling van kosten voor selectieproeven voor 2014; Gelet op de gunning van de opdracht aan de firma Mens(en)werk uit Aaigem in de zitting van , volgens hun offerte van ; bestuurshandelingen; Gelet op de factuur nr van Mens(en)Werk VOF uit Aaigem voor de procedure administratief medewerker niveau C ten bedrage van 3.133,90 EUR, incl. BTW; 1

2 eenparig Artikel 1 Als budgethouder de factuur nr van Mens(en)Werk ten bedrage van 3.133,90 EUR goed te keuren ter betaling aangezien de totaalsom zich binnen het krediet situeert Artikel 2 Een afschrift van de beslissing wordt aan de ontvanger bezorgd. b) Gelet op de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW, Gelet op de wet van 24 december 1993, betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten waarin de mogelijkheid voorzien is inzake de verbouwing van het administratief gebouw van het OCMW te Melle de openbare aanbesteding toe te passen, Gelet op de toewijzing van de offerte aan de firma Arbuco uit Deinze in de zitting van ; Gelet op de uitgaven minimaal voorzien in het investeringsbudget ( opgevolgd in het investeringsbudget uit het meerjarenplan ), waarbij een krediet werd voorzien voor de verbouwing en uitbreiding van het administratief gebouw van het OCMW te Melle, Gelet op het feit dat de Raad de schuldvordering nr. 12 van tot en met dient te betalen, Gelet op de factuur nr58 van ten bedrage van ,02 euro ( incl. btw); Gelet op het proces-verbaal van vaststelling van vordering der werken van deze vorderingsstaat door de architect Eric Boddaert ( zie bijlage); bestuurshandelingen, Gelet op het nazicht van de factuur door de architect Eric Boddaert, die deze factuur voor akkoord ondertekende, waarbij vastgesteld werd dat deze werken uitgevoerd werden en voltooid zijn overeenkomstig de prijsofferte, Artikel 1 Artikel 2 eenparig Als budgethouder de vorderingsstaat 12 ten bedrage van ,02 EUR goed te keuren ter betaling aangezien de totaalsom zich binnen het krediet van het investeringsproject situeert, Een afschrift van de beslissing wordt aan de ontvanger bezorgd. 3.Verslagen van raadsleden die zitting hebben in diverse raden, commissies, De voorzitter deelt mee dat de algemene vergadering van het SVK Leie & Schelde doorging op 12.3 en de vaststelling van de jaarrekening 2013 inhield. De documenten hiervan liggen ter inzage. De voorzitter vertelt over de eerste vergadering van het LOK, ( Lokaal Overleg Kinderopvang) op 18.3 waar jammer genoeg slechts een zelfstandige onthaalouder aanwezig was en een paar vertegenwoordigers van politieke fracties. Een voorzitter en secretaris voor het LOK konden niet worden verkozen. Op 6/5 gaat een nieuwe vergadering door, misschien kunnen meer mensen worden gevonden om deel uit te maken van deze adviesraad. Raadslid Marc Dierickx vertelt over de bijeenkomst van de seniorenraad op 26.3 ter voorbereiding van de seniorenweek. De voorzitter vermeldt de overhandiging van de cheque met opbrengst van de kerstmarkt aan de Katrol dat doorgaat op 26.3 in het gemeentehuis. 4.Kennisname van het verslag van het Vast Bureau van De raadsleden nemen kennis van het verslag van het Vast Bureau van

3 5.Kennisname van het verslag van het BCSD van De raadsleden nemen kennis van het verslag van het BCSD van Overheidsopdracht aankoop kantoormeubilair: wijze van gunnen en bestek Gelet op het feit dat de aankoop van kantoormeubilair werd gepland in de meerjarenplannen om in 2014 uitgevoerd te worden, Gelet op het feit dat de investeringsuitgaven voor het dienstjaar 2014 geraamd worden op EUR( ); Gelet op het feit dat een onderhandelingsprocedure kan toegepast worden, bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid artikel 26 1, 1, a (limiet van excl. btw niet overschrijdt); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 houdende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 105; Gelet op het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inzonderheid artikel 5 3; Gelet op alle aanvullingen en wijzigingen op voormelde decreten, wetten en besluiten, geldig op datum van bekendmaking; Gelet op het bijgevoegd bestek, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de O.C.M.W.; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de uitslag van de stemming; Artikel 1. Artikel 2. Artikel 3. MET EENPARIGHEID VAN STEMMEN Over te gaan, via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, tot de gunningsprocedure van de levering van kantoormeubilair, de volgende firma s worden gecontacteerd: Kynnarps uit Wemmel, Top Buro uit Gent, De Moor uit Deinze, Buro Modern uit Waregem, Buro Market uit Gent en Seder uit Drongen. Akkoord te gaan met de bepalingen van het bestek, zoals bepaald in bijlage. wordt aan de ontvanger bezorgd. 7.Overheidsopdracht vernieuwen hardware ( pc s en server ): gunnen Gelet op het feit dat de vernieuwing van de hardware (pc s en server) werd gepland in de meerjarenplannen om in 2014 uitgevoerd te worden, Gelet op het feit dat de investeringsuitgaven voor het dienstjaar 2014 geraamd worden op EUR; Gelet op het feit dat een onderhandelingsprocedure werd toegepast, bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; 3

4 Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid artikel 26 1, 1, a (limiet van excl. btw niet overschrijdt); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 houdende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 105; Gelet op het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inzonderheid artikel 5 3; Gelet op alle aanvullingen en wijzigingen op voormelde decreten, wetten en besluiten, geldig op datum van bekendmaking; Gelet op de bepaling van de wijze van gunnen en het goedkeuren van het bestek in de raadzitting van , Gelet op het consulteren van de volgende firma s: Schaubroeck uit Nazareth, Cevi uit Gent, Cipal uit Geel; Gelet op het binnenkomen van een offerte, van de firma Schaubroeck uit Nazareth, dd ; Gelet op de bespreking in de raad, Gelet op het toegekende visum van de ontvanger voor deze uitgave; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de O.C.M.W.; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de uitslag van de stemming; Artikel 1. Artikel 2. MET EENPARIGHEID VAN STEMMEN Over te gaan tot de gunning van de levering van hardware (pc s en server) volgens de offerte van , offertenummer 02890, met uitzondering van de levering van de schermen voor de pc s. De totaalprijs zonder BTW uit de offerte( ,15 EUR) wordt hierbij verminderd met het bedrag voor de schermen (2898,13EUR) uit de offerte, waarbij het nieuwe totaal neerkomt op ,02 EUR zonder BTW. De aankoop wordt gefinancierd met een investeringsenveloppe voor de vernieuwing van de hardware uit wordt aan de ontvanger bezorgd. 8.Jaarverslag van het OCMW als instelling voor schuldbemiddeling: goedkeuring Het jaarverslag 2013 werd aan de raadsleden bezorgd. Er worden diverse vragen gesteld. Alle aanwezige leden keuren dit jaarverslag eenparig goed. 9.Noodzaak upgrade DAKS (communicatiesysteem): goedkeuren Overwegend dat een upgrade van het communicatiesysteem, dat de noodoproepen verbindt met de telefooncentrale, zich om technische redenen opdringt; Overwegend dat de OCMW-Raad op basis van deze upgrade eveneens de inbraak- en brandcentrale wil optimaliseren; Gelet op het feit dat de basismodule geïnstalleerd werd door Siecom N.V., gevestigd te 2630 Aartselaar, gespecialiseerd in Unified Communications oplossingen; Overwegend dat bij een volledige vervanging van het systeem de continuïteit van de dienstverlening, niet kan gegarandeerd worden en dat deze oplossing een niet-onbelangrijke meerprijs zou betekenen; 4

5 Overwegend dat ingevolge bovenvermelde overwegingen er slechts één enkele deelnemer in aanmerking komt om een offerte in te dienen. Bijgevolg is voor de onderhavige gunningsprocedure de keuze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking verantwoord op basis van artikel 26, 1, 1 f) van de wet van 15 juni 2006, Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Gelet op het feit dat in het meerjarenplan , met betrekking tot niet-medische installaties, machines en uitrusting voor het wooncomplex met dienstverlening assistentiewoningen - een lopende investeringsenveloppe werd opgenomen, gekend onder nr. IE voor een bedrag van , gefinancierd door een gemeentelijke investeringstoelage; Overwegend dat bovenvermeld investeringsgelden gekoppeld werden aan het budget 2014; Gelet op de offerte van de firma Siecom NV, Industrieweg 1, 2630 Aartselaar van , waarbij de keuze is gelaten tussen aankoop en huur; Overwegend dat uit het onderzoek van de offerte gebleken is dat ze op alle vlakken regelmatig is; Gelet op het feit dat er onderhandelingen werden gevoerd met de inschrijver en dat deze onderhandelingen ondertussen werden afgerond; Dat uit deze onderhandelingen is gebleken dat de optie aankoop als de meest voordelige en rendabele kan beschouwd worden; Overwegend dat het resultaat van voormelde onderhandelingen als volgt kan samengevat worden: Totale materiaalwaarde van de upgrade van het communicatiesysteem in functie van noodoproepen, inbraak en brandbeveiliging: ,45 Excl. BTW Overwegend dat de limiet met betrekking tot deze procedure ten bedrage van , Excl. BTW niet overschreden wordt; bestuurshande-lingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 houdende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, inzonderheid artikel 105; Gelet op het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, inzonderheid artikel 5 3; Gelet op alle aanvullingen en wijzigingen op voormelde decreten, wetten en besluiten, geldig op datum van bekendmaking; Overwegend dat na onderzoek van de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenis in het kader van zijn opdracht bedoeld in artikel 94, 1 op datum van 20 maart 2014, visum verleend werd; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de O.C.M.W.; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op de uitslag van de stemming; 5

6 Artikel 1. Artikel 2. Artikel 3. Artikel 4. MET EENPARIGHEID VAN STEMMEN De opdracht Upgrade van het communicatiesysteem - DAKS na onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te gunnen aan de firma: Siecom NV, Industrieweg 1, 2630 Aartselaar. Het bedrag van deze opdracht, waarvan sprake in artikel 1 is vastgelegd op ,45 (Excl. 21 % BTW). De aankoop waarvan sprake zal worden gefinancierd met het krediet voorzien in het investeringsproject nr. IE Budget wordt aan de ontvanger bezorgd. 10.Princiepsbeslissing: samenwerking met psychologische dienst van het OCMW Gent De Raad, Gelet op de OCMW wet van 8 juli 1976; Gelet op de vraag van OCMW Merelbeke om eventueel samen te werken met een aantal OCMW s rondom Gent inzake psychologische ondersteuning van de sociale dienst; Gelet op het voorstel om in Melle 4u per maand gebruik te maken van deze ondersteuning; Gelet op de positieve beslissing om deze samenwerking aan te gaan, dit werd verwoord in het meerjarenplan van het OCMW, meer bepaald in beleidsdoelstelling BD-01, actieplan AP- 01, actie 03: samenwerken met andere actoren: psychologen- ocmw Gent. Gelet op het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst, Na bespreking en stemming, Besluit Artikel 1 eenparig De raad gaat principieel akkoord om voorliggende beheersovereenkomst verder uit te werken voor een afname van 4 uur per maand en een proefperiode van 2 jaar. 11. Organisatiebeheersing: vaststellen kader interne controle De Raad, Gelet op de OCMW-wet van 8 juli 1976; Gelet op het OCMW decreet van 19 december 2008, meer bepaald de artikelen 86, 98, 99 1 en 100 waarbij bepaald wordt dat de secretaris van het OCMW belast is met de interne controle op de werking van de diensten van het OCMW. Gelet op het feit dat volgens artikel 98 en 99 van datzelfde decreet het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de secretaris van het OCMW na overleg met het managementteam, het algemeen kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de raad voor maatschappelijk welzijn, Gelet op artikel 100 van het OCMW decreet dat bepaalt dat de OCMW-secretaris jaarlijks rapporteert aan de raad over de organisatie en de werking van het interne controlesysteem, Gelet op het voorgestelde model van kader voor het interne controlesysteem, gebaseerd op het charter organisatiebeheersing, uitgewerkt door Q&A; Gelet op de bespreking in het MAT van ; Na bespreking in de raad, 6

7 Besluit Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 eenparig Het kader voor het interne controlesysteem wordt vastgesteld aan de hand van het charter zoals opgesteld door Q&A en wordt opgenomen in de bijlage bij de notulen. De secretaris wordt belast met de uitwerking van dit intern controlesysteem wordt aan de ontvanger bezorgd Het openbare gedeelte wordt afgesloten om 21u 30. De gesloten zitting wordt geopend om 21u32. Het gesloten gedeelte wordt afgesloten om 21 u 47. Aldus goedgekeurd door de Raad in zitting van Namens het OCMW, In opdracht, De Secretaris, de Voorzitter, Gertjie De Sadeleer Lut Van Den Broecke 7