ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 24 september 2014

Transcriptie

1 Aanwezig: Verontschuldigd: ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 24 september 2014 Ann Coopman, Voorzitter Patrick Hoste, Koen Loete, Filip Gijssels, Johan Cornelis, Franki Van De Moere, Tony Vermeire, Erné De Blaere, Leden Hillert Bingé, Zonecoördinator Isabelle Dombret, Financieel beheerder Geert Geenens, Piet De Meester, Deskundigen Thaïs De Vuyst, Secretaris Marleen Van Den Bussche, Lid openbare zitting 1 Goedkeuren verslag van 27 augustus 2014 Gelet op het verslag van de prezoneraad in zitting op 27 augustus 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5 van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad; Het verslag van de prezoneraad in zitting op 27 augustus 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5 van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad wordt goedgekeurd. 2 Goedkeuren van facturen Gelet op het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende de invoering van de Nieuwe Gemeentelijke Boekhouding; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de aankoopprocedure, het volgen van de boekhoudregels volgens BBC en de VISUM-verplichting; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de machtiging van de voorzitter tot aankopen kleiner dan of gelijk aan exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het ter kennis geven van de aankopen kleiner dan of gelijk aan exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 dat aankopen hoger dan exclusief BTW ter goedkeuring worden gegeven op de eerstvolgende prezoneraad; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/19 voor een totaal bedrag van 2.564,04 euro en de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/20 voor een totaal bedrag van 3.936,03 euro; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/21 voor een totaal bedrag van ,74 euro; Artikel 1 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/19 voor een totaal bedrag van 2.564,04 euro en de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/20 voor een totaal bedrag van 3.936,03 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.2 - goedkeuring te geven aan de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/21 voor een totaal bedrag van ,74 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.3 - Afschrift van dit besluit over te maken aan de financieel beheerder van de prezone Meetjesland. Zitting van 24 september van 9

2 Toelichting: Beide facturen van nv SAIT voor het onderhoud voor het oproepsysteem in Aalter en Maldegem worden in wacht gezet en nog niet betaald tot de beslissing wordt aangetoond dat deze dienen betaald te worden door de zone. 3 Toelichting zonaal onderhoudscontract SAIT, Zenitel door Kpt.-bev. Alex Van Suyt, Officier-dienstchef Maldegem Dit agendapunt wordt verdaagd naar de volgende zitting van de prezoneraad van 22 oktober Goedkeuring van budgetwijziging nr. 1 / 2014 De financieel beheerder, mevrouw Isabelle Dombret, geeft een omstandige toelichting omtrent de budgetwijziging nr 1/ Gelet op het besluit van de prezoneraad van 11 december 2013 houdende de vaststelling van het budget voor 2014; Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012; betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2 dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art. 58 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in artikel 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Gelet op de voorliggende budgetwijziging nr ; Overwegende dat zeker begrotingsposten dienen gewijzigd te worden; Gelet op de toelichting door de financieel beheerder; Art.1 - Het budget 2014 wordt gewijzigd en de nieuwe uitkomst van het budget wordt vastgesteld zoals deze als bijlage bij dit besluit is gevoegd. Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse zaken en aan de heer Gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen toegezonden worden. Toelichting: Door het verschuiven van een project komen in 2014 gelden vrij. Daarom wordt 1 ziekenwagen vooruit geschoven (budget 2014). Het bestek is opgemaakt voor 3 ziekenwagends; voor de ziekenwagen voorzien in 2017 zal ten gepaste tijd een nieuw bestek worden opgemaakt (snelle evolutie in deze sector, risico nu oud materieel te bestellen). De PZR vraagt de Technische Commissie een visie op papier te zetten en een kosten-baten-analyse uit te voeren mbt de ziekenwagens. Bijkomend wordt een trekker voor de grote tankwagen (niet voorzien in het MJP) toegevoegd. 5 Goedkeuring van de inventaris overdracht roerende goederen Gelet op de beslissing van waarderegels voor de inventaris van de prezoneraad van 30 april 2014; Overwegende dat op basis hiervan de berekening van de uiteindelijke dotatie steunt; Gelet op het voorstel van de financieel beheerder; Gelet op de opname van de ladderwagen (Nevele) voor 50% van de waarde in de inventaris overdracht goederen ; Gelet dat na de efficiëntieoefening is gemaakt, overbodige materialen en/of voertuigen voor de zone onmiddellijk verkocht zullen worden; Gelet op de beslissing van de prezoneraad om enkel dringend ziekenvervoer in de zone mee op te nemen; Gelet op het meerjarenplan van de HVZ Meetjesland, die steunt op de inventaris overdracht van goederen ; Gelet op het advies van de Budgetcommissie van 10 september 2014; Gelet op de besprekingen in de Technische Commissie; BESLUIT MET 7 JA STEMMEN (burgemeesters Patrick Hoste, Koen Loete, Filip Gijssels, Johan Cornelis, Franki Van De Moere, Erné De Blaere en Ann Coopman) EN 1 ONTHOUDING (burgemeester Tony Vermeire): Enig artikel. De HVZ Meetjesland keurt de inventaris overdracht roerende goederen goed. Zitting van 24 september van 9

3 Burgemeester Tony Vermeire wenst zijn onthouding als volgt toe te lichten: 1. De prezoneraad komt terug op een eerder genomen beslissing; 2. Dit is een solidaire oplossing voor één gemeente niet voor de volledige zone; 3. Indien blijkt dat na de efficiëntieoefening, sommige materialen/voertuigen niet overbodig zijn voor de zone vormt deze aankoop een probleem. Toelichting: Het advies van de Technische commissie ontbreekt waardoor de prezoneraad geen technisch onderbouwde motivatie heeft om beslissingen om te baseren. De verslagen van de TC moeten beter doorstromen. De ladderwagen Nevele wordt voor 50 % ingebracht in de inventaris en de ziekenwagen (Nevele, niet dringend ziekenvervoer) wordt geschrapt. De visie en analyse van de T.C. zal hierover duidelijk moeten brengen. Worden er overeenkomsten SAH aangegaan tussen verschillende zones onderling? 6 Goedkeuren meerjarenplan Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012; betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het Koninklijk Besluit van 24 april 2014 tot vaststelling van de minimale inhoud en de structuur van het meerjarenbeleidsplan van de hulpverleningszones; Gelet op het Koninklijk Besluit van 25 april 2014 tot vaststelling van de minimale inhoud en de structuur van het operationeel organisatieschema van de hulpverleningszones en tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 10 november 2012 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de snelste adequate hulp en van de adequate middelen. Gelet op het ontwerp van meerjarenplan ; Art.1 - Het meerjarenprogramma van de HVZ Meetjesland voor wordt vastgesteld zoals het als bijlage bij dit besluit is gevoegd. Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse zaken en aan de heer Gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen toegezonden worden. Toelichting: De polyvalente wagens voorzien in 2017 en 2018 worden geschrapt. Er wordt een bedrag van euro voorzien in Voor 1 november 2014 moet dit punt behandeld worden in de gemeenteraden van de verschillende gemeenten. Hiervoor zal een brief + modelbesluiten toegezonden worden vanuit de zone. Burgemeesters Koen Loete en Patrick Hoste verlaten de zitting. 7 Vaststellen van het retributiereglement de HVZ Meetjesland Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het Koninklijk Besluit van 25 april 2007 houdende de vaststelling van de opdrachten van de hulpdiensten die kunnen verhaald worden en diegene die gratis zijn; Overwegende dat het voor de optimale werking van de HVZ Meetjesland aangewezen is een retributiereglement aan te nemen; Art.1 - Het retributiereglement wordt verfijnd en opnieuw geagendeerd op een volgende zitting de zoneraad. Toelichting: De gezondheidsindex wordt toegevoegd. Bij aanvragen dienstverlening moet het mogelijk zijn een offerte/indicatie van kosten te bepalen en eventueel vooraf te laten confirmeren door de aanvragers. Eventueel online aanvraagformulier met automatische kostprijs berekening. Normale diensturen worden gelijkgesteld: uur tot uur. Art.3 1blustoestellen en gratis worden geschrapt 3 geen (kern-)taak van de brandweer Wat met omgevingsvergunningen? bekijken Pre-advies vragen aan de juridische dienst van de provincie betreffende dit retributiereglement Zitting van 24 september van 9

4 8 Leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket - goedkeuring gunning voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van ,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 27 augustus 2014 betreffende de goedkeuring van de technische beschrijving met nr. HVZ Meetjesland/ en de raming voor de opdracht Leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket, de raming bedraagt ,00 euro excl. btw of ,85 euro incl. 21% btw over 4 jaar, de opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en volgende firma s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - Schaubroeck, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth - CEVI, Bisdomplein 3 te 9000 gent; Overwegende dat 2 offertes/voorstellen zijn ingediend: Schaubroeck CEVI Overwegende dat de firma CEVI een demo heeft gegeven aan de bijzonder rekenplichtige en de zonecoördinator; Overwegende de motivering van de bijzonder rekenplichtige: Sinds 2012 wordt de boekhouding van de hulpverleningszone Meetjesland met het boekhoudpakket Foxsuite van Schaubroeck gedaan. Vanaf 2015 echter moet de boekhouding van de zone volgens de regels van de politieboekhouding gevoerd worden en dus moet er een omschakeling van het pakket gebeuren zodat de correcte rapportering naar de hogere overheid kan gebeuren. Er werd een prijsvraag gedaan bij de firma s Schaubroeck en CEVI voor het boekhoudpakket van de zone. De firma CEVI heeft via een demo in Waarschoot de werking van het boekhoudpakket gedemonstreerd. Dit pakket voldoet aan de verwachtingen. Er kan wel niet gewerkt worden met kostenplaatsen en acties. De firma Schaubroeck start nu met de ontwikkeling van een nieuw boekhoudpakket op basis van de reeds bestaande Foxsuite. Deze applicatie zal eind 2014 beschikbaar zijn. Er zal kunnen gewerkt worden met acties en kostenplaatsen. Enig minunt is dat er voor het boekjaar 2015 een dubbele boekhouding zal moeten geburen. De dagdagelijkse boekhouding zal verder gebeuren in het bestaande pakket Foxsuite. De licenties zullen uitgebreid worden zodat meerdere medewerkers bestelbonnen kunnen opmaken en de module ALFA zal gebruikt worden voor de facturatie. Daarnaast zal ook het oude NGB pakket voor politiezones voor 1 jaar gebruikt worden zodat de correcte rapportering kan geburen naar de hogere overheid. Uit de analyse van de offertes met een vergelijking op 4 jaar, blijkt de firma Schaubroeck de goedkoopste, met een totale kost van ,85 euro. De prijsofferte van CEVI is beduidend hoger, namelijk ,35 euro. Beide pakketten zijn performant, maar de voordeligste is het boekhoudpakket van schaubroeck. Gelet op prijsvergelijking van 17 september 2014; Overwegende dat diverse koppelingen, hetzij rijksregistergegevens, AbiWare, 3P en sociaal secretariaat zijn mee opgenomen en er ook een digitale goedkeuringsflow, hetzij e-bestuur, is voorzien; Overwegende dat de bijzonder rekenplichtige voorstelt, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de meest voordelige bieder, zijnde Schaubroeck, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth, tegen het totaalbedrag van ,85 euro incl. 21% btw over 4 jaar; Artikel 1 - De opdracht Leveren, installeren en onderhouden boekhoudpakket te gunnen aan de meest voordelige bieder, zijnde Schaubroeck, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth, tegen het totaalbedrag van ,85 euro incl. 21% btw over 4 jaar. Zitting van 24 september van 9

5 Art. 2 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in de offerte/overeenkomst. 9 Aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van persluchtmaskers en -materiaal - goedkeuring gunning voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van ,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 12 februari 2014 betreffende de goedkeuring van het ontwerp voor de aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van persluchtmaskers en -materiaal zoals beschreven in het bestek met nr BRW/RC/02/2013; de kostprijs voor 2 wasmachines en 2 droogkasten wordt geraamd op ,00 euro excl. btw (+ kosten aansluiting, etikettering, wasproducten, ); Overwegende dat 2 offertes zijn ingediend: Miele Dräger Gelet op het verslag van nazicht van 14 april 2014 dat de firma Dräger Safety Belgium NV, Heide 10 te B-1780 Wemmel de voordeligste en tevens regelmatige aanbieding heeft ingediend; te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Dräger Safety Belgium NV, Heide 10 te B-1780 Wemmel, tegen het totaalbedrag van ,62 euro incl btw; Artikel 1 - De opdracht Aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van persluchtmaskers en -materiaal te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Dräger Safety Belgium NV, Heide 10 te B-1780 Wemmel, tegen het totaalbedrag van ,62 euro incl. btw. Art. 2 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr BRW/RC/02/ Aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van de kledij van het operationeel personeel goedkeuring gunning voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van ,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 12 februari 2014 betreffende de goedkeuring van het ontwerp voor de aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van de kledij van het operationeel personeel zoals beschreven in het bestek met nr BRW/RC/01/2013; de kostprijs wordt geraamd op 9.440,00 euro excl. btw (+ kosten aansluiting, etikettering, wasproducten, ); Overwegende dat 3 offertes zijn ingediend: - Miele - Dräger - Primus Zitting van 24 september van 9

6 Gelet op het verslag van nazicht van 24 maart 2014 dat de firma Primus BVBA, Driemasten n 126 te B-8560 Gullegem de voordeligste en tevens regelmatige aanbieding heeft ingediend; te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Primus BVBA, Driemasten n 126 te B-8560 Gullegem, tegen het totaalbedrag van ,78 euro incl btw; Artikel 1 - De opdracht Aankoop van een wasmachine en droogkast voor het reinigen van de kledij van het operationeel personeel te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Primus BVBA, Driemasten n 126 te B-8560 Gullegem, tegen het totaalbedrag van ,78 euro incl btw. Art. 2 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr BRW/RC/01/ Aanstelling externe dienst voor preventie en welzijn op het werk - goedkeuring gunning voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Gelet op het artikel 219 van de Wet op de Civiele Veiligheid: elke procedure inzake overheidsopdrachten voor werken, leveringen of diensten ten behoeve van de gemeentelijke brandweerdiensten bij de gemeenten of de federale Staat, op datum van de inwerkingtreding van dit artikel geldig wordt voortgezet door de zone. Het eerste lid is van toepassing op de uitvoering van de overheidsopdrachten toegewezen voor dezelfde datum; Overwegende dat Securex, Verenigde-Natieslaan 1 te 9000 Gent is aangesteld als externe dienst voor preventie en welzijn op het werk door de gemeentebesturen van Aalter, Eeklo, Maldegem, Nevele, Zomergem, Waarschoot en Kaprijke; Overwegende de prijszetting van Securex opgenomen in de offerte/overeenkomst; te laten verder zetten door Securex, Verenigde-Natieslaan 1 te 9000 Gent; Artikel 1 - Dat de opdracht Aanstelling externe dienst voor preventie en welzijn op het werk wordt voortgezet door Securex, Verenigde-Natieslaan 1 te 9000 Gent. Art. 2 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in de offerte/overeenkomst van Securex. 12 Aanstelling sociaal secretariaat - goedkeuring verderzetting voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 27 augustus 2014 betreffende de goedkeuring van het bestek met nr. HVZ Meetjesland/ (de lastvoorwaarden), de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking; Zitting van 24 september van 9

7 Gelet op het artikel 219 van de Wet op de Civiele Veiligheid: elke procedure inzake overheidsopdrachten voor werken, leveringen of diensten ten behoeve van de gemeentelijke brandweerdiensten bij de gemeenten of de federale Staat, op datum van de inwerkingtreding van dit artikel geldig wordt voortgezet door de zone. Het eerste lid is van toepassing op de uitvoering van de overheidsopdrachten toegewezen voor dezelfde datum; Overwegende dat Groep Schaubroeck, Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth is aangesteld als sociaal secretariaat door de gemeentebesturen van Aalter, Eeklo, Maldegem, Nevele, Zomergem, Waarschoot en Kaprijke; Overwegende de prijszetting van Groep Schaubroeck opgenomen in de offerte/overeenkomst: Aansluiting bij de Weddecentrale dossierbeheerder zorgt voor de verwerking en de berekening van de lonen: De standaardprijs per berekening bij de Weddecentrale bedraagt 11,91 euro. Voor een maandelijkse verwerking van prestaties voor 345 brandweermannen kunnen we: 1. een volumekorting toekennen (20%) wat leidt tot een aangepaste prijs van 9,53 euro 2. een bijkomende korting (20 %) op de aangepaste eenheidsprijs toekennen omwille van het feit dat alle gemeenten die deel uitmaken van de hulpverleningszone reeds lang klant zijn bij de Weddecentrale. Het eindresultaat is (voor 2014) een prijs van 7,62 euro per berekening. Een mogelijk alternatief is om te werken in eigen beheer, m.a.w. u gebruikt onze software en zorgt zelf voor de verwerking en de berekening van de lonen: De prijs in eigen beheer bedraagt 3,18 euro per berekening. Overwegende dat als Groep Schaubroeck het sociaal secretariaat verderzet ook een verregaande integratie van de software AbiWare en boekhoudpakket mogelijk is; te laten verder zetten door Groep Schaubroeck, Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth; dat er dus geen prijsvraag voor de opdracht dient te gebeuren; Artikel 1 - Dat er geen prijsvraag voor sociaal secretariaat zal gebeuren. Het éénparig besluit van de prezoneraad van 27 augustus 2014 wordt niet uitgevoerd. Art. 2 - Dat de opdracht Aanstelling sociaal secretariaat wordt voortgezet door Groep Schaubroeck, Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth. Art. 3 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in de offerte/overeenkomst van Groep Schaubroeck. 13 Samenstelling van coördinerend team voor de bespreking met Schaubroeck betreffende personeel Gelet op het besluit van de prezoneraad van 24 september 2014 houdende de aanstelling sociaal secretariaat - goedkeuring verderzetting procedure; Overwegende dat er correcte informatie dient uitgewisseld te worden tussen Schaubroeck en de HVZ Meetjesland betreffende personeelszaken; Overwegende dat voor een goede werking van de personeelsdienst er een coördinerend team dient samengesteld te worden om de bespreking met Schaubroeck te voeren; Enig artikel. Er wordt een coördinerend team samengesteld die de besprekingen met Schaubroeck zal voeren betreffende personeelszaken bestaande uit volgende leden: Hillert Bingé, zonecoördinator; Tim Van Bruwaene, werkgroep ICT; Piet De Meester, werkgroep personeel; Isabelle Dombret, financieel beheerder. 14 Leveren, installeren en onderhouden overheidsopdrachtenpakket - goedkeuring gunning voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Zitting van 24 september van 9

8 Overwegende dat de firma 3P (Public Procurement Partners), Verviersstraat 1 te 2000 Antwerpen een sotwarepakket aanbied voor een efficiënt beheer van overheidsopdrachten en aankopen alsook bijdraagt tot een interne controle ; Overwegende dat helpdesk support, onderhoud, upgrades en wetswijzigingen allemaal zijn inbegrepen in de huurprijs; Overwegende dat meer dan 500 steden en gemeenten in België werken met 3P alsook vele politiezones, OCMW s, intercommunales, ; Overwegende de prijszetting van 118,00 euro x 2 licenties + 195,00 euro (server) = 431,00 euro excl. 21% btw per maand, hetzij over 48 maanden (standaardtermijn), ,00 euro excl. btw of ,48 euro incl. 21% btw (exclusief korting van 10% op eerste 6 maanden maar incl. PROMOTIE Opstartkosten), hetzij 6.258,12 euro incl. 21% btw per jaar; te gunnen aan de enig mogelijke bieder, zijnde 3P, Verviersstraat 1 te 2000 Antwerpen, tegen het maandelijkse huurbedrag van 521,51 euro incl. 21% btw (2 gebruikslicenties); Artikel 1 - De opdracht Leveren, installeren en onderhouden overheidsopdrachtenpakket te gunnen aan de enig mogelijke bieder, zijnde 3P, Verviersstraat 1 te 2000 Antwerpen, tegen het maandelijkse huurbedrag van 521,51 euro incl. 21% btw (2 gebruikslicenties). Art.2 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in de offerte van 3P met Ref: /01/NV van 20 augustus Aankoop IT-backendinfrastructuur - goedkeuring lastvoorwaarden, raming en gunningswijze voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van ,00 euro excl. btw niet overschreden); inzonderheid artikel 5, 2; Overwegende dat in het kader van de opdracht Aankoop IT-backendinfrastructuur een technische beschrijving met nr. HVZ Meetjesland/ werd opgesteld; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,00 euro incl. 21% btw; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners; Artikel 1 - Goedkeuring wordt verleend aan de technische beschrijving met nr. HVZ Meetjesland/ en de raming voor de opdracht Aankoop IT-backendinfrastructuur. De raming ,00 euro incl. 21% btw. Art.2 - Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Art.3 - Volgende firma s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - IT1, Industriezone Steenkaaistraat 14, 9200 Baasrode - Schaubroeck, Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth - 4D Select, Sint-Jansveld 11b, 2160 Wommelgem; Zitting van 24 september van 9

9 - Cevi, Bisdomplein 3 te 9000 Gent; - Cipal, Cipalstraat 1 te 2440 Geel. Art.4 - De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het budget 2014 Toelichting: De provincie geeft ook deze dienstverlening. Burgemeesters Filip Gijssels en Erné De Blaere verlaten de zitting. 16 Presentatie ontwerpstatuten personeel - eerste bespreking Toelichting door de heer Piet De Meester, werkgroep personeel. 17 Openstellen van vacature voor zonecommandant van de Hulpverleningszone Meetjesland Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming; Gelet op de wet van 3 augustus 2012 die aan de prezones rechtspositie toekent; Gelet op het Koninklijk Besluit van 26 maart 2014 tot vaststelling van het functieprofiel van de commandant van een hulpverleningszone en van de nadere bepalingen voor zijn selectie en evaluatie; Overwegende dat de zonecommandant pas in dienst kan komen als de zone rechtspersoonlijkheid heeft verkregen (art.7: eedaflegging treedt pas in werking overeenkomstig art.18, wanneer de voorwaarden van art.220 Wet Civiele Veiligheid zijn vervuld); Overwegende dat voor het goed functioneren van de hulpverleningszone een zonecommandant moet worden aangesteld; Overwegende dat de aanwervingsprocedure enkele maanden in beslag neemt en de zone op 1 januari 2015 over een zonecommandant wenst te beschikken; Overwegend dat het zonecollege instaat voor de publicatie van de vacature van de functie op de website van VDAB, FOREM, ACTIRIS en de publicatie in het Belgisch Staatsblad; Overwegende dat de zonecommandant, onder het gezag van het zonecollege, verantwoordelijk is voor de leiding, de organisatie, het beheer en de taakverdeling binnen de zone; dat hij het organogram moet opmaken, alsook het meerjarenbeleidsplan en het operationeel organisatieschema; Overwegende dat de mandaattoelage zal bepaald worden door de hogere overheid en dat de zone zich hierbij aansluit; Gelet op de beslissing van de prezoneraad dd 28 mei 2014 om de vacature voor zonecommandant open te verklaren; Overwegende dat er slechts 1 kandidatuur werd ontvangen van Hillert Bingé, zonecoördinator; Overwegende dat de kandidaat niet voldoet aan de vooropgestelde eisen, zoals bepaald in het KB van 26 maart 2014; Overwegende dat de prezoneraad de vacature voor een tweede maal open verklaard volgens de bepalingen van het KB van 26 maart 2014; Art.1 - De zoneraad verklaart de vacature voor zonecommandant voor de tweede keer open. Art.2 - De zoneraad machtigt de voorzitter om het nodige te doen. Art.3 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan FOD Binnenlandse Zaken toegezonden worden. Niets meer te behandelen wordt de zitting geheven om uur. Namens de Prezoneraad: Secretaris, Thaïs De Vuyst Voorzitter, Ann Coopman Zitting van 24 september van 9