WoordenSTART Database Manager

Een praktische gebruikershandleiding bij de WoordenSTART Database Manager Copyright AmbraSoft 2005-2006

AmbraSoft WoordenSTART Database Manager 1. INLEIDING 3 2. OPSTARTEN 4 3. WACHTWOORD 5 4. MENUSCHERM D.M.A. 6 5. D.M.A. STAPPENPLAN 7 6. GROEPEN EN LEERJAREN 8 7. GROEPSONDERHOUD 9 7.1 NIEUWE GROEP 9 7.2 GROEPSNAAM WIJZIGEN 9 7.3 GROEP VERWIJDEREN 10 7.4 GROEPEN DOORSCHUIVEN 10 8. LEERLINGENONDERHOUD 12 8.1 LEERLINGEN TOEVOEGEN AAN GROEPEN 12 8.2 LEERLING VERWIJDEREN 12 8.3 NAAM WIJZIGEN 13 8.4 VERPLAATSEN NAAR EEN ANDERE GROEP 14 9. LIJSTEN IMPORTEREN 15 10. BACK-UP MAKEN 16 11. BACK-UP TERUGZETTEN 17 2

1. Inleiding WoordenSTART kan gebruikt worden met of zonder leerlingenlijsten. Als u de de resultaten van uw leerlingen wél nauwkeurig bij wilt houden, worden deze opgeslagen in één centrale database. Deze centrale database bevindt zich normaal gesproken op de server. In de D.M.A. (Database Manager AmbraSoft) verzorgt u het onderhoud voor de groepen en voor de leerlingen. Groepsonderhoud: Aanmaken nieuwe groepen. Verwijderen groepen. Wijzigen groepsnaam. Doorschuiven van de groepen aan het begin van een nieuw schooljaar. Leerlingenonderhoud: Toevoegen van leerlingen aan een groep. Verwijderen van een leerling. Verplaatsen van een leerling naar een andere groep. Wijzigen van de naam van de leerling. Uiteraard staan er een aantal importfilters tot uw beschikking om snel en eenvoudig leerlingenlijsten uit andere programma s te importeren in de D.M.A. U kunt bijvoorbeeld leerlinggegevens uit een administratieprogramma of digitaal leerlingvolgsysteem exporteren als EDEX-bestand, en importeren in de D.M.A. Uiteraard is de D.M.A. géén programma om door de leerlingen te laten gebruiken. In de meeste gevallen zal alleen de I.C.T. coördinator met dit programma gaan werken. Het programma bevindt zich op de server. Op het werkstation van de I.C.T. coördinator is dan een snelkoppeling aangemaakt naar het programma. Het programma wordt beveiligd middels het wachtwoord AMBRA. Kort samengevat komt het werken met de D.M.A. op het volgende neer: Aanmaken groepen. Toevoegen van leerlingen aan deze groepen. Groepen doorschuiven aan het begin van een nieuw schooljaar. Met het Stappenplan wordt u een voorbeeld gegeven hoe u met de D.M.A. direct kunt gaan werken. ( zie hoofdstuk 5 ) 3

2. Opstarten De D.M.A. kan opgestart worden vanuit het hoofdscherm van WoordenSTART via bovenstaand icoontje. Ook kan de database manager handmatig buiten het programma om opgestart worden. In dat geval gaat u naar de map WoordenSTART en open daar één van de Themamappen. In de Themamap opent u de map Programma en u dubbelklik op het bestand DMA.exe Na het invoeren van het wachtwoord AMBRA komt u in onderstaand scherm terecht: De leerkracht kan snel een leerling aan een groep toevoegen en via de knop Start D.M.A. komt u rechtstreeks in de D.M.A. waar u uitgebreider leerlingenonderhoud kunt uitvoeren. 4

3. Wachtwoord Belangrijke gegevens in WoordenSTART worden afgeschermd met een wachtwoord. Dit is vooral bedoeld om te voorkomen dat leerlingen ongevraagd bepaalde gegevens kunnen inzien, wijzigen of zelfs verwijderen. De Database Manager wordt tijdens het opstarten afgeschermd met een wachtwoord. Pas nadat u het wachtwoord correct heeft ingevoerd, kunt u gebruik maken van de mogelijkheden van dit programma. Wachtwoord Het wachtwoord is bekend bij de I.C.T. coördinator. Het wachtwoord is voor alle functies in WoordenSTART gelijk. Ga dus zorgvuldig om met dit wachtwoord. Wachtwoord wijzigen U kunt het standaard wachtwoord veranderen in een persoonlijk wachtwoord. In het hoofdscherm van de Database Manager klikt u op wachtwoord wijzigen. U ziet daar het huidige wachtwoord staan. U kunt dit wachtwoord wijzigen door een ander wachtwoord in te typen. Heeft u dat gedaan dan klikt u op opslaan. Vanaf dat moment werkt u met het nieuwe wachtwoord. 5

4. Menuscherm D.M.A. Na het invoeren van het wachtwoord komt u terecht in het menuscherm van de D.M.A. Dit scherm valt uiteen in een aantal delen. Menuopdrachten Bestand _ Afsluiten De D.M.A. afsluiten. Alle instellingen en wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Groepen _ Nieuwe groep Hier maakt u een nieuwe groep aan. De groep koppelt u aan een leerjaar (1 t/m 8). De groep geeft u een naam. Groepen _ Groep verwijderen Een aangemaakte groep in z n geheel verwijderen, inclusief alle gegevens van de leerlingen in deze groep. Groepen _ Groepen doorschuiven Aan het begin van het nieuwe schooljaar in één keer alle groepen doorschuiven naar het volgende leerjaar, met behoud van alle gegevens en instellingen. Database _ Maak Back-up Er kan een onbeperkt aantal back-ups gemaakt worden van de database. Database _ Zet Back-up terug In geval van nood kan de database hersteld worden door het terugplaatsen van een back-up. Database_ Optimaliseer Access Database De database wordt nagekeken. Vervolgens zal de database in een compacte vorm weer teruggezet worden. Wachtwoord _ Wijzigen Hier kunt u het standaard wachtwoord wijzigen in een persoonlijk wachtwoord. Help Opstarten van dit helpbestand. Met het tabblad Selecteer een Groep kunt u het volgende regelen: Selecteren van de juiste groep. Wijzigen van de naam van de groep. Importeren van bestaande leerlingenlijsten middels edex-bestanden. Handmatig toevoegen van leerlingen. Onderhoud; naam wijzigen, verplaatsen naar een andere groep, leerling verwijderen. 6

5. D.M.A. Stappenplan Als u de Database Manager voor de eerste keer gebruikt, dan zijn er uiteraard nog geen groepen en leerlingen aanwezig. U dient eerst groepen aan te maken en deze te vullen met leerlinggegevens. Een logische werkwijze zou het volgende stappenplan kunnen zijn: Stap 1: aanmaken van één groep In de D.M.A. wordt uitgegaan van leerjaren. Er zijn acht leerjaren, oplopend van 1 t/m 8. Elk leerjaar kan een onbeperkt aantal groepen herbergen. De WoordenSTART database kent wat dat betreft geen beperkingen. Kies in het menu voor Groepen Groep toevoegen. Selecteer het juiste leerjaar en geef deze groep een naam. Uiteraard heeft deze groep nog geen vulling (geen leerlingen). Deze stap nemen we later. Stap 2: aanmaken van alle overige groepen Nadat u één groep heeft gemaakt, is het aan te raden om direct alle groepen te maken die met WoordenSTART gaan werken. Deze groepen kunt u dan later eenvoudig selecteren om dan leerlingen toe te voegen. Omdat er aan een leerjaar meerdere groepen gekoppeld kunnen worden, is het raadzaam om voor een goede naamgeving van de groepen te zorgen. Voorbeeld: u wilt bij het eerste leerjaar drie verschillende groepen aanmaken. Dit zou als volgt kunnen: Leerjaar: naam 1 e groep naam 2 e groep naam 3 e groep 1 Groep 1a Groep 1b Groep 1c 1 Groep Meester Kees Groep Juf Marieke Groep Juf Ans 1 Klas 1/2a Klas 1/2b Klas 1/2c 1 Dolfijn Zebra Leeuw Opmerkingen: zoals u in het voorbeeld ziet, ontstaan er bij leerjaar 1 telkens drie groepen. Door de unieke naamgeving kunt u de groepen duidelijk van elkaar scheiden. Deze naamgeving bepaalt u. U kunt kiezen voor de standaardbenaming groep (of klas in België), maar dit hoeft dus niet! Stap 3: toevoegen van de leerlingen Nu is het tijd geworden om de groepen te vullen met leerlingen. Dit kan op meerdere manieren. Werkt u met een schooladministratie programma? U kunt eenvoudig EDEX-bestanden importeren. Werkt u voor het eerst met WoordenSTART en niet met een schooladministratie programma? U kunt eenvoudig zelf leerlingen toevoegen. Nadat op deze manier alle groepen zijn aangemaakt en gevuld met de juiste leerlinggegevens kunt u met WoordenSTART werken. In het programma maakt u dan gebruik van de groepen die u hier heeft ingevoerd. Overigens is er in WoordenSTART ook een functie om snel een leerling aan een groep toe te voegen zonder dat u helemaal de D.M.A. hoeft op te starten. 7

6. Groepen en leerjaren Groepen en leerjaren, twee begrippen die nauw verbonden zijn met elkaar, maar toch ieder een eigen betekenis hebben. Leerjaren De D.M.A. gaat uit van 8 leerjaren. De leerjaren worden ook logisch genummerd van 1 t/m 8. Per schoolsoort kunnen deze nummers gekoppeld worden aan groepen leerlingen; op een basisschool in Nederland aan groepen, op een basisschool in België aan klassen en voor scholen in het speciaal- en voortgezet onderwijs kan deze nummering gebruikt worden voor een eigen logische indeling van de groepen leerlingen. U kunt de nummering dus gebruiken voor het bepalen van het juiste leerjaar, maar u kunt de nummering dus ook zien als een handig hulpmiddel om alle groepen duidelijk van elkaar te scheiden. Groepen De leerlingen op uw school zijn ingedeeld in groepen. Een groep in de D.M.A. kan maximaal veertig leerlingen bevatten. Een groep leerlingen koppelt u aan een bepaald leerjaar. U kunt in totaal honderd verschillende groepen aanmaken. De naam van de groep kunt u naar eigen inzicht en voorwaarden bepalen. Voorbeelden Leerjaar en Groepen We nemen als voorbeeld het leerjaar 1. In het basisonderwijs hoort daar in feite groep 1 (België: klas 1) bij. Dit kan één groep zijn, maar ook meerdere groepen zijn toegestaan. Aan de hand van een aantal voorbeelden kunt u zien hoe u de groepen kunt indelen, waarbij de naamgeving telkens varieert. Leerjaar: toegekende groepen met leerlingen 1 groep 1 1 groep 1a, groep 1b, groep 1c enz. 1 groep 1/2a, groep 1/2b, groep 1/2c enz. 1 klas 1a, klas 1b, klas 1c enz. (België) 1 meester Wim, juf Amber, meester Bram 1 groep Dolfijn, groep Zwaan, groep Kikker 8

7. Groepsonderhoud 7.1 Nieuwe groep Een nieuwe (lege) groep toevoegen doet u vanuit de menuopdracht Groepen _ Groep toevoegen. Onderstaand scherm verschijnt: Selecteer het juiste leerjaar (1 t/m 8). Geef de groep een logische naam, waardoor deze groep zich onderscheidt van eventuele andere groepen die bij dit leerjaar horen. Kies voor Opslaan. De nieuwe groep wordt toegevoegd aan de eerder aangemaakte groepen. Let op: de nieuw aangemaakte groep is nog leeg en bevat nog geen leerlingen! 7.2 Groepsnaam wijzigen De naam van de groep kunt u altijd wijzigen, zelfs als deze groep al leerlingen bevat. Selecteer eerst de juiste groep. Klik op de knop Wijzigen naam van de groep. Onderstaand scherm verschijnt. Klik in het tekstvak en wijzig de oude naam. Als de wijziging correct is (of als u geen wijziging heeft doorgevoerd) kiest u voor Opslaan. De nieuwe naam wordt gekoppeld aan deze groep. 9

7.3 Groep verwijderen Een groep kunt u eenvoudig verwijderen. Dit kan als de groep nog leeg is, maar ook als de groep al gevuld is met leerlingen. Kies voor de menuopdracht Groepen _ groep verwijderen. Selecteer de groep die u wilt verwijderen. Een groep verwijderen houdt het volgende in: Het leerjaar blijft uiteraard gewoon bestaan, andere groepen die gekoppeld zijn aan dit leerjaar blijven in de database achter. De geselecteerde groep wordt echter in z n geheel uit de database weggehaald. Naast het verwijderen van de groep én de namen van de leerlingen verwijdert u dan ook de logboekverslagen. Als u eenmaal het verwijderen bevestigd heeft, dan kan dit later niet meer ongedaan gemaakt worden. 7.4 Groepen doorschuiven Groepen doorschuiven vindt plaats aan het einde van een schooljaar óf aan het begin van een nieuw schooljaar. U koppelt in feite een groep leerlingen aan een ander leerjaar. Kies voor de menuopdracht Groepen _ groepen doorschuiven. Er verschijnt een nieuw scherm, een gedeelte daarvan ziet u hier: In dit scherm ziet u aan de linkerkant de oude indeling staan. Deze vakjes zijn grijs gekleurd en kunt u ook niet bewerken. Aan de rechterkant ziet u de nieuwe indeling staan, zoals deze wordt voorgesteld door de D.M.A. Deze vakjes zijn wit gekleurd en zijn dan ook te bewerken. Het doorschuiven gaat volgens een aantal vaste regels: Alle groepen van een bepaald leerjaar worden gekoppeld aan één leerjaar hoger. De huidige naamgeving wordt aangehouden. Alle groepen bij het leerjaar 8 worden automatisch verwijderd. Handmatig aanpassen: Onder het kopje naar kunt u het voorgestelde leerjaar en de voorgestelde nieuwe naam van de groep wijzigen. Leerjaar aanpassen: dubbelklik op het vakje met het leerjaar. Kies een nieuw leerjaar. Naam aanpassen: dubbelklik op het vakje met de naam van de groep. Verander de naam. 10

In dit voorbeeld zijn de namen van de groepen aangepast met de naam van de leerkracht bij het leerjaar. Doorschuiven: Nadat u akkoord gaat met de wijzigingen, kiest u voor de knop Start doorschuiven. Alle groepen worden doorgeschoven, de leerlingen blijven bij elkaar in dezelfde groep en op het tabblad Groep vindt u de nieuwe indeling terug. Ook het WoordenSTART-programma herkent direct de nieuwe indeling. Bij het doorschuiven verandert er uiteraard niets aan de resultaten en instellingen van individuele leerlingen. Deze gegevens staan in de database en zijn gekoppeld aan de leerlingen zelf, zodat de gegevens altijd beschikbaar zijn, ongeacht in welke groep en aan welk leerjaar een leerling gekoppeld is. Tips: Het wijzigen van de naam van de groep kan ook op een later tijdstip. U selecteert de groep waarvan u de naam wilt wijzigen en klikt vervolgens op Wijzigen naam van de groep. Als u een bepaalde leerling uit een groep van het leerjaar 8 niet wilt verwijderen, dan dient u deze leerling vóór het doorschuiven alvast in een andere groep te plaatsen (met een lager leerjaar). Na het doorschuiven verdwijnen de groepen bij leerjaar 8 en komen de laagste groepen weer vrij. Deze bevatten dan geen leerlingen meer. U kunt deze groepen opnieuw handmatig gaan vullen of ervoor kiezen om bij deze nieuwe groepen de leerlingennamen te importeren uit EDEX bestanden. 11

8. Leerlingenonderhoud 8.1 Leerlingen toevoegen aan groepen Na het aanmaken van de groepen gaat u leerlingen toevoegen. Dat kan op meerdere manieren. Welke manier u ook kiest, u selecteert eerst de juiste groep. Als de leerlingenlijst nog geheel leeg is, dan vindt u aan de rechterkant bovenstaande knop. U heeft dan de mogelijkheid om leerlingenlijsten te importeren uit EDEX bestanden. In onderstaand voorbeeld gaan we er van uit dat u handmatig leerlingen gaat toevoegen aan de lijst. Handmatig leerlingen toevoegen Typ in het eerste vak de voornaam van de leerling. Ga middels de tabtoets naar het tweede vak, hier kunt u eventueel een tussenvoegsel van de naam plaatsen. Ga middels de tabtoets naar het derde vak, hier vult u de achternaam in. Hierna gaat u middels de tabtoets naar de volgende regel in dit bestand en kunt u bovenstaande stappen herhalen. De ingevoerde leerling wordt in de database opgeslagen. Opmerkingen: De namen in de database worden direct op alfabetische volgorde (achternaam) geplaatst. Voor de ingevoerde namen verschijnt een knop met een nummer. Middels deze knop kunt u de naam van de leerling wijzigen, de leerling verplaatsen naar een andere groep én de leerling verwijderen uit de database. Nadat u één naam heeft ingevoerd, verdwijnt ook de knop importeren. Zo kunt u een aangemaakte lijst ook niet meer per ongeluk overschrijven. Wilt u toch bij deze groep namen importeren, dan dient u eerst handmatig deze lijst weer leeg te maken (leerlingen verwijderen). 8.2 Leerling verwijderen U kunt een leerling uit een groep verwijderen. Selecteer eerst de groep. De lijst met namen van de leerlingen uit deze groep komt tevoorschijn. Klik op het knopje met het cijfer voor de naam van de desbetreffende leerling. 12

Het onderstaande scherm komt tevoorschijn Klik op Verwijderen. Het verwijderen van een leerling houdt het volgende in: De naam van de leerling vindt u niet meer terug in de groepen. Alle gegevens van de leerling worden uit de centrale database verwijderd (logboek, instellingen, resultaten e.d.). 8.3 Naam wijzigen U kunt de naam van een leerling uit een groep wijzigen. Selecteer eerst de groep. De lijst met namen van de leerlingen uit deze groep komt tevoorschijn. Klik op het knopje met het cijfer voor de naam van de desbetreffende leerling. Het onderstaande scherm komt tevoorschijn Klik op Wijzigen. De tekstvakken met voornaam, tussenvoegsel en achternaam zijn nu weer te bewerken. Voer de veranderingen door en kies voor opslaan. De nieuwe naam wordt nu doorgevoerd in de centrale database. 13

8.4 Verplaatsen naar een andere groep U kunt een leerling uit een groep verwijderen en verplaatsen naar een andere groep. Selecteer eerst de groep. De lijst met namen van de leerlingen uit deze groep komt tevoorschijn. Klik op het knopje met het cijfer voor de naam van de desbetreffende leerling. Het onderstaande scherm komt tevoorschijn Klik op Verplaatsen Selecteer de nieuwe groep waar de leerling naar verplaatst moet worden. Kies daarna voor opslaan. Opmerking: Bij het verplaatsen naar een andere groep gebeurt er uiteraard niets met de instellingen en resultaten van de verplaatste leerling. Deze gegevens blijven intact achter in de centrale database. 14

9. Lijsten importeren EDEX-bestanden worden aangemaakt door o.a. schooladministratieprogramma s (zoals bijvoorbeeld LAR, WinSAS en ESIS). Deze bestanden bevatten de namen van de leerlingen. Door de bestanden aan te maken in uw programma en in te lezen in onze D.M.A., kunt u op een snelle en eenvoudige manier de aangemaakte groepen vullen met de juiste leerlingen. Selecteer eerst de juiste groep. Deze groep bevat nog geen namen van leerlingen! Als de leerlingenlijst nog geheel leeg is, dan vindt u (op het tabblad leerlingen) geheel rechts, de bovenstaande knop. Klik hier op. Een nieuw scherm verschijnt. Zoek de directory op waar de EDEX bestanden zich bevinden. In bovenstaand voorbeeld staan de bestanden op een diskette, in een directory genaamd edex. Als de juiste directory gevonden is, ziet u rechts de benodigde bestanden verschijnen. Klik nu op de knop Start importeren EDEX bestanden. Deze knop is alleen te benaderen als er daadwerkelijk EDEX bestanden gevonden zijn. Het volgende scherm verschijnt. Alle groepen in de EDEX bestanden staan nu tot uw beschikking. Selecteer de juiste groep met de leerlingennamen die u wilt importeren en kies daarna voor Importeer de leerlingenlijst. De namen komen nu automatisch terecht op het tabblad Leerling. Daar kunt u ze desgewenst verder bewerken. 15

10. Back-up maken Alle gegevens die u heeft ingevoerd in de D.M.A. worden opgeslagen in één centrale database. Deze database vormt het hart van WoordenSTART. Alle resultaten van alle thema s (inclusief toekomstige thema s) worden hierin opgeslagen. Het is daarom van belang om minimaal één keer per jaar een back-up te maken van de gegevens van deze database. Dat kan op een eenvoudige manier. Maken van een back-up Kies voor de menuopdracht database maak back-up. Onderstaand scherm verschijnt: Het ligt voor de hand dat u op de server een back-up van de database gaat aanmaken. Standaard wordt de backup directory voorgesteld, welke zich bevindt op de server in de directory Backup (in de hoofdmap van WoordenSTART). Middels de knop selecteer locatie kunt u een andere locatie op de server bepalen voor het maken van een back-up U kunt de te maken back-up een omschrijving meegeven. Standaard wordt al de datum meegegeven, een extra omschrijving kunt u hier aan toevoegen. Klik op Start Back-up om de database daadwerkelijk op te slaan. Na het aanmaken van de back-up kunt u deze desgewenst zelf op een extern medium (bijvoorbeeld een cd-rom) opslaan. Zo kunt u de back-up op een veilige plaats opbergen. Een back-up van de database van WoordenSTART kunt u herkennen aan de extensie.dma95 16

11. Back-up terugzetten Een aangemaakte back-up kan zijn dienst bewijzen op de server, om zodoende een database te herstellen. U zet dan op een eenvoudige manier de juiste gegevens weer terug. Hoewel het zelden zal voorkomen dat de centrale database beschadigd is geraakt, kan het handig zijn om in geval van nood een goedwerkende database terug te zetten, zodat u niet opnieuw alle gegevens dient in te voeren. De back-up wordt weer teruggezet op de server, op de plaats waar de centrale database zich bevindt. Terugzetten van een back-up Kies voor de menuopdracht database zet back-up terug (restore) Onderstaand scherm verschijnt: Selecteer de directory waar de back-up zich bevindt. Standaard wordt de directory aangegeven waar de D.M.A. de back-ups bewaart. U kunt desgewenst een andere directory opzoeken. Middels de knop selecteer locatie kunt u een andere locatie op de server bepalen voor het terugzoeken van een back-up. Als er een directory is gevonden waarin zich back-up bestanden bevinden, dan worden deze backups weergegeven aan de rechterkant. Selecteer de back-up die u terug wilt plaatsen en kies voor Start Restore. De huidige database wordt in z n geheel vervangen door de back-up die u terugzet. Alle leerling- en groepsgegevens, maar ook alle resultaten, stickervellen en woordregistraties worden weer teruggezet naar het niveau ten tijde van het maken van de back-up. 17