Informatieboekje financien bij GastVrij voor gastouders
Lieve Gastouder, Opvang bieden is fantastisch. Je doet je werk met plezier en krijgt knuffels van je gastkinderen en complimenten van de ouders. Maar ondertussen kan je niet leven van de lucht en is de financiële waardering dus een belangrijk aspect. Om alles soepel te laten verlopen hebben we daarom deze brochure voor je gemaakt. We hebben de meest voorkomende vragen op een rijtje gezet en het antwoord zo goed en uitgebreid mogelijk proberen te geven met lekker veel screenshots zodat je steeds kan kijken of je nog op de goed weg zit. We hopen dat het je door het financiële gedeelte helpt zodat je snel weer kan doen waar je goed in bent: de omgang met kinderen! Liefs, Ingrid Ruijters
Inhoudsopgave Aanmelden Ik ben een nieuwe gebruiker van PortaBase. Hoe meld ik mij aan? Algemeen Hoe kom ik terug op het beginscherm? Uren invoeren Hoe voer ik mijn uren in? De uren komen vaak op hetzelfde neer. Ik wil het niet steeds opnieuw invullen. Wat kan ik doen? Na de ureninvoer Ik heb mijn uren ingevuld en hoe gaat het dan verder? Hoe zit het precies met de doorbetaling van GastVrij als de ouder het geld heeft gestort? Hoe kan ik zien of de uren die ik heb ingevuld goedgekeurd zijn door de ouders? Vragen over doorbetaling Ik weet zeker dat mijn vraagouder heeft betaald maar ik heb het nog niet gestort gekregen welke redenen kunnen hier voor zijn? Wat kan ik het beste doen als ik het idee heb dat na het versturen van mijn uren mijn geld blijft hangen? Ik wil graag overzicht betreffende de betalingen. Kan dat? Persoonlijke gegevens. Ik wil mijn gegevens inzien in PortaBase. Hoe doe ik dat? Ik wil mijn gegevens wijzigen. Hoe doe ik dat? Formulieren en Downloads Welke formulieren kan ik allemaal terugvinden in PortaBase?
Ik ben een nieuwe gebruiker van PortaBase. Hoe meld ik mij aan? Ga naar het volgende adres: https://gastvrij.opvanguren.nl Je ziet dan dit scherm: Klik op Wachtwoord opvragen
Je ziet vervolgens dit scherm: Vul bij uw e-mailadres je emailadres in en druk op de groene knop wachtwoord opvragen. Je krijgt nu automatisch je wachtwoord per mail in je inbox Mocht dit niet gebeuren heb je waarschijnlijk een emailadres ingevuld dat niet bij ons bekend is. Je kan je andere emailadres proberen. Het kan ook zijn dat je e-mailadres niet juist bij ons terecht is gekomen. Stuur dan even een mailtje naar administratie@gastvrij.com. Dan passen wij het aan. Zodra het is aangepast krijg je een mail van ons en kan je opnieuw je wachtwoord aanvragen.
Hoe kom ik terug naar het beginscherm? Als je op het logo klikt kom je altijd terug op het basisscherm. Zo ziet het beginscherm eruit:
Hoe voer ik mijn uren in? Klik in de oranje balk op mijn uren. klik op + nieuwe urenregistratie of Kies 1 van de al klaargezette registraties en druk op het potloodje om te bewerken.
Klik op het kleine zwarte pijltje naast contr act. Je ziet dan een uitklapvenster. Kies hier de ouder waarvoor je uren in wilt vullen. Doe dit ook bij de maand en eventueel bij het jaar. Klik op toevoegen. Je ziet dan het volgende scherm: de gegevens van de vraagouder vul hier de uren in vul hier een eventuele opmerking in. LET OP! Dit kan de ouder wel zien maar GastVrij niet!
Als je de uren hebt ingevuld klik je onderaan de pagina op opslaan. Je ziet nu dat de wijzigingen zijn opgeslagen! Op deze manier kan je als een soort agenda je uren precies bij houden. De volgende stappen leggen uit hoe je de uren verstuurd...
klik op het envelopje onder opties. Je uren zijn nu verzonden.
De uren komen vaak op hetzelfde neer. Ik wil het niet steeds opnieuw invullen. Wat kan ik doen? Je kan in dit geval een sjabloon aanmaken. Het sjabloon kan je vervolgens steeds aanpassen maar op deze manier heb je wel al een vaste basis. Een sjabloon aanmaken doe je op de volgende manier: In het beginscherm klik je op mijn uren. Je kiest nu voor sjablonen.
Je kiest nu voor toevoegen in het groene vakje. Je kan nu bij naam sjabloon een naam intikken. Bijvoorbeeld de naam van het gastkind. Je vult de uren in die het gastkind het meest komt. Daarna klik je op opslaan in het blauwe balkje onder aan de pagina. LET OP! Als je tekst bij opmerkingen zet kunnen de ouders dit wel zien maar de medewerkers van GastVrij niet. Je bent klaar met het sjabloon aanmaken en kan het nu steeds gebruiken!
Ik heb mijn uren ingevuld en hoe gaat het dan verder? De ouders waar je de uren voor hebben ingevuld krijgen een mail in hun inbox waarin het aantal uren dat jij hebt ingevuld genoemd staan. Er wordt hen gevraagd om met deze uren akoord te gaan of dat ze de uren weigeren. - Als de ouder kiest voor akoord. Krijgen de ouders binnen 1 dag (maar meestal veel eerder) een factuur in hun mailbox. Ouders hebben 7 dagen de tijd om de factuur te voldoen. - Als de ouder er voor kiest om de uren te weigeren krijg je een melding binnen. De ouder wordt dan gebeld of gemaild met de vraag waarom ze weigeren. Er wordt dan naar een passende oplossing gezocht. - Als de ouder niets doet wacht het systeem 5 dagen. Daarna geeft het systeem automatisch akoord en krijgen de ouders de factuur met de door jou ingevulde uren in hun mailbox. Ook dan geldt een betalingstermijn van 7 dagen. Hoe zit het precies met de doorbetaling van GastVrij als de ouder het geld heeft gestord? GastVrij stort dagelijks het geld dat we binnenkrijgen door naar de gastouders. Dit gebeurt altijd s ochtends. Officieel heeft een bureau 5 werkdagen de tijd om geld dat binnen is gekomen door te storten aan de gastouder. Omdat wij er ons bewust van zijn dat dit het directe inkomen van de meeste gastouders is hebben wij ervoor gekozen om dit dagelijks te doen. Wel zo prettig!
Hoe kan ik zien of de uren die ik heb ingevuld goedgekeurd zijn door de ouders? In het beginscherm kies je voor mijn uren. Dan kies je voor Historie (blauwe letters).
Vervolgens kies klik je op het vergrootglas naast de factuur die je wilt bekijken. Bij status onderaan het linker rijtje zie je of de uren gefactureerd zijn. Als dat het geval is zijn de uren goedgekeurd.
Ik weet zeker dat mijn vraagouder heeft betaald maar ik heb het nog niet gestort gekregen welke redenen kunnen hier voor zijn? - De vraagouder dacht dat hij betaald heeft maar heeft zich vergist. - De vraagouder had niet voldoende saldo op zijn rekening waardoor de betaling niet is gelukt. - De vraagouder heeft wel betaald alleen niet het goede bedrag. PortaBase kan dan de betaling niet koppelen waardoor het geld blijft hangen. GastVrij controleert 2 keer per week handmatig welke betalingen zijn blijven hangen en koppelt deze dan handmatig. De fout wordt dan wel opgelost maar loopt wel vertraging op. Dit geldt ook voor bedragen die de ouder afgerond betaald. Bijvoorbeeld: 214,02 euro wordt niet gekoppeld aan 214,00 euro. - De vraagouder heeft het verkeerde of geen factuurnummer vermeld bij de betaling. Meestal komen we daar uit door de namen te vergelijken. Echter als deze ook niet zijn genoemd of de namen corresponderen niet (omdat iemand anders betaald of de meisjesnaam en de getrouwde naam door elkaar worden gebruikt) is het voor ons een flinke klus de betaling bij de juiste factuur te vinden. Hierdoor loopt er ook vertraging op. - Doorstorten kost bij de meeste banken niet veel tijd zeker niet bij de ABN-Amro waar GastVrij zelf haar rekening heeft lopen. Betalingen naar een andere bank kunnen echter een dag duren. - Er is iets misgegaan met de administratie van gegevens binnen GastVrij of de gegevens zijn incorrect door gegeven. Deze moeten worden aangepast. Wat kan ik het beste doen als ik het idee heb dat na het versturen van mijn uren mijn geld blijft hangen? - Vraag aan de vraagouder of hij/ zij de uren al heeft goedgekeurd. - Vraag aan de vraaouder of hij/ zij al betaald heeft. Zo ja, vraag dan de datum waarop hij/ zij dat gedaan heeft. - Als de vraagouder niet betaald en weigert neem dan zo snel mogelijk contact op met GastVrij. Wij zullen je ondersteunen en helpen. Doe dit het liefst per mail (administratie@gastvrij.com) zodat de kwestie al meteen schriftelijk is vastgelegd. Dit kan erg belangrijk zijn voor vervolgstappen. - Als de vraagouder wel betaald heeft kan je 4 dagen wachten. Het kan zijn dat het bedrag dat gestort is niet juist is, er geen juist factuurnummer is gebruikt, de namen niet corrresponderen of het geld tussen de banken blijft hangen. Doordat GastVrij 2 keer per week handmatig alle betalingen doorloopt worden deze fouten er uit gehaald en automatisch door ons opgelost. - Als het langer dan 4 dagen duurt voor je de betaling binnen hebt kan je het beste een e-mail sturen naar (administratie@gastvrij.com. We vragen je te mailen en niet te bellen. Dit heeft een aantal redenen: 1. Omdat de vraag schriftelijk bij ons binnenkomst is het meteen gedocumenteerd wat belangrijk kan zijn voor vervolgstappen. 2. De facturen komen bij ons meestal in een periode van de maand binnen. Het is dan erg druk op de financiele afdeling. We willen alle vragen goed en met aandacht behandelen. Via een mail is hier meer tijd voor.
Ik wil graag overzicht betreffende de betalingen. Kan dat? Ja, dat kan! Kies in het beginscherm voor de optie financieel; Je ziet dan het volgende overzicht:
En hier is de uitleg! :-) Er zijn 3 kleuren vlakjes. Blauw, groen en oranje: een blauw vakje betekent dat de betaling nog niet voldaan is. een oranje vakje betekent dat de betaling nog niet voldaan is en de betalingstermijn verstreken is. De ouder heeft een herinnering gehad. een groen vlakje betekent dat de betaling binnen is. Als je op dit plusje klikt vind je de toelichting! Als je op dit icoontje klikt krijg je de printversie van de factuur.
Ik wil mijn gegevens inzien in PortaBase. Hoe doe ik dat? Klik in het beginscherm op mijn gegevens. Vervolgens zie je al je gegevens:
Ik wil mijn gegevens wijzigen. Hoe doe ik dat? Stuur een mail naar administratie@gastvrij.com en wij wijzigen het voor je. Dit kan je niet zelf doen. We vragen je wijzigen te mailen omdat dit minder foutgevoelig is. Welke formulieren kan ik allemaal terugvinden in PortaBase? - Je lopende contracten (op dit moment worden deze van alle gastouder in portabase geplaatst) - Je Risico-inventarisatie (de risico-inventarisaties vanaf 1-3-1015) - Je evaluatie (de evaluaties vanaf 1-3-1015) Deze vind je in het beginscherm onder het kopje downloads.