Opsomming. Universiteit van Stellenbosch GEHALTEVERSEKERING. Beleid en Prosedure: Steundiensafdeling-evaluerings ( )

Transcriptie

1 Universiteit van Stellenbosch GEHALTEVERSEKERING Beleid en Prosedure: Steundiensafdeling-evaluerings ( ) Opsomming Steundiensafdelings aan die Universiteit Stellenbosch (US) word een maal gedurende die siklus geëvalueer aan die hand van die stelsel soos in hierdie dokument uiteengesit. Aanvullend tot, maar geïntegreerd met die normale aktiwiteite van diensomgewings, implementeer die Universiteit met ingang 2004 n formele evalueringstelsel vir steundiens-omgewings. Die doel van die stelsel is om ontwikkeling, aanspreeklikheid en sodoende gehalte te verseker. Die stelsel het drie boustene, naamlik selfevaluering, eksterne eweknieevaluering, en n opvolgverslag. Indien moontlik en sinvol, geskied die evaluering van diensomgewings in terme van n benadering en model wat deur soveel as moontlik diensomgewings gebruik sal word. Die benadering en model stel onder meer die volgende vereistes: a. dit moet verseker dat diensomgewings hulle doelwitte en aktiwiteite rig volgens die doelwitte en strategiese prioriteite van die Universiteit, asook die nasionale doelwitte vir hoër onderwys. b. dit moet voorsiening maak vir n sinvolle balans tussen universiteitswye standaarde waaraan alle diensomgewings moet voldoen, en omgewingspesifieke standaarde. Die soepele hantering van hierdie beginsel sou dus daarvoor voorsiening kon maak dat omgewings gebruik kan maak van omgewingspesifieke gehalteversekerings-modelle en/of modelle met n spesifieke betekenis en bemarkingswaarde vir die bepaalde omgewing. c. steundiensafdelings wat tydens die vorige gehalteversekeringsiklus ( ) evalueringskriteria ontwikkel het, word aangemoedig om weer van die kriteria gebruik te maak en te hersien, indien nodig. d. indien n steundiensomgewing nie in die vorige GV-siklus geëvalueer is nie, en ook nie kriteria ontwikkel het nie, word die steundiensafdeling aangemoedig om die Baldrige-model (sien Bylae A) te oorweeg en aan te pas vir hulle unieke omgewing.

2 Die prosedure vir selfevaluering en eweknie-evaluering word hierin uiteengesit, asook die samestelling van evalueringspanele en die verskil tussen die evalueringsproses en die evalueringsverslag. Die rol van die VS-hoof, die GK en die UK(S) word ook verduidelik. 2

3 Inhoudsopgawe 1. INLEIDING DIE AARD, DOEL EN OMVANG VAN DIE STELSEL ONTWIKKELINGSINSTRUMENT AANSPREEKLIKHEID EVALUERING VAN GEHALTE EN GEHALTEVERSEKERINGSTELSELS KONTINUÏTEIT GEHALTE INSTITUSIONELE, NASIONALE EN DEPARTEMENTELE SIENINGS SELFEVALUERING EKSTERNE EWEKNIE-EVALUERING OPVOLG FASETTE VAN STEUNDIENSAFDELINGS AKTIWITEITE WAT GEËVALUEER WORD EVALUERINGSIKLUS SELFEVALUERING EVALUERINGSKRITERIA BENCHMARKING GETUIENISGEBASEERDE EVALUERING SELFEVALUERING AS VERTREKPUNT EN BASIS DIE ONDERSKEID TUSSEN DIE SELFEVALUERINGSPROSES EN DIE SELFEVALUERINGSVERSLAG STEUNDIENSAFDELING SELFEVALUERINGSKOMITEE Aanwysing en samestelling Funksionering Ondersteuning aan die steundiensafdeling selfevalueringskomitee EKSTERNE EWEKNIE-EVALUERING SAMESTELLING VAN DIE PANEEL OPDRAGBESTEK VAN DIE PANEEL INLIGTING AAN DIE PANEEL DIE BESOEK DEUR DIE EKSTERNE PANEEL VERSLAGDOENING DEUR DIE PANEEL VS-HOOF SE BEOORDELING VAN DIE EVALUERINGSVERSLAE EN DIE ADVIES VAN DIE GEHALTEKOMITEE EVALUERINGSBESLUIT DEUR DIE UITVOERENDE KOMITEE VAN DIE SENAAT, MET IDENTIFISERING VAN SPESIFIEKE OPVOLGAKSIES WAARAAN DIE AFDELING MOET AANDAG GEE IMPLEMENTERING VAN DIE OPVOLGAKSIES OPVOLGEVALUERING EN VERSLAGDOENING DEUR DIE AFDELING OPVOLGEVALUERINGSBESLUIT DEUR DIE UITVOERENDE KOMITEE VAN DIE SENAAT KOSTEDEKKING VAN STEUNDIENSAFDELING EVALUERING VLOEIDIAGRAM: VERSLAGDOENING

4 1. INLEIDING Die beleid en prosedure vir steundiensafdelings se evaluering gedurende die siklus word in hierdie dokument uiteengesit. Steundiensafdelings aan die Universiteit word een maal gedurende hierdie siklus aan die hand van hierdie stelsel geëvalueer. 2. DIE AARD, DOEL EN OMVANG VAN DIE STELSEL 2.1 Ontwikkelingsinstrument Die US se stelsel vir steundiensafdelings se evaluering is n ontwikkelingsinstrument. Die stelsel is so ontwerp dat dit van afdelings vereis om fundamenteel na te dink oor die afdeling se selfbegrip en aktiwiteite, en om die resultate van hierdie nadenke te artikuleer. 2.2 Aanspreeklikheid Die stelsel is ook daarop gemik om te verseker dat afdelings rekenskap kan gee van die gehalte van al die afdeling se aktiwiteite. 2.3 Evaluering van gehalte en gehalteversekeringstelsels Anders as suiwer proses- en stelselgeoriënteerde evaluerings, behels die US se stelsel van steundiensafdelings-evaluering n evaluering van die inhoudelike gehalte van die aktiwiteite van die afdeling, sowel as die toepaslikheid en effektiwiteit van die afdeling se gehalteversekeringstelsels. 2.4 Kontinuïteit Die stelsel maak voorsiening vir die spesifieke behoeftes en omstandighede van steundiensafdelings aan die US. Dit is ontwerp om optimale kontinuïteit te verseker met die stelsel van eksterne evaluering van steundiensafdelings wat sedert 2004 aan die Universiteit gebruik word. 2.5 Gehalte institusionele, nasionale en afdeling sienings Hierdie stelsel is ontwikkel as deel van n gehalteversekeringsproses gebaseer op n begrip van gehalte as uitnemendheid. Uitnemendheid in isolasie gesien is egter n leë begrip. Dit kry eers inhoud as dit in verband gebring word met spesifieke sake waarin uitnemendheid nagestreef word. In die US se Strategiese Raamwerk 2000 en in die USbestuur se Institusionele Plan word uitnemendheid onder meer in verband gebring met 4

5 wetenskapsbeoefening, deelname en rolvertolking in Suid-Afrika en Afrika, en prestasie in die daarstelling van n diverse universiteitsgemeenskap. Die nasionale gehalteversekeringstelsel berus op vier verstaanswyses van gehalte (vgl. die HOGK Konsep Evalueringsraamwerk, 2003). Al vier hierdie dimensies van gehalte word op toegepaste wyse in berekening gebring in die US se stelsel van steundiensafdelings se evaluering: 1. Is die afdeling se doelstellings gepas, gemeet aan die Universiteit se visie en doelstellings? 2. Voldoen die afdeling aan sy doelstellings? 3. Hoe hanteer die afdeling die spanningsveld tussen koste-effektiwiteit en gehalte? 4. Voldoen die afdeling se samestelling en funksionering aan die vernuwingsdoelwitte van die Universiteit? Tydens die evalueringsproses ontwikkel en formuleer die afdeling, teen die agtergrond van die institusionele en nasionale sienings van gehalte, n eie siening van gehalte wat toepaslik is op die unieke aard van die afdeling. Steundiensafdelings word aangespoor om hieroor na te dink aangesien die afdeling se eie siening van gehalte slegs gedefinieer kan word indien hulle fundamenteel oor hulle selfbegrip nadink en dit formuleer. 2.6 Selfevaluering Die basis van die evalueringsproses as geheel is selfevaluering deur die afdeling, wat die besoek van die eksterne eweknie-evalueringspaneel voorafgaan. Dit is die eerste bousteen van die proses. 2.7 Eksterne eweknie-evaluering Eksterne eweknie-evaluering vorm die tweede bousteen van die steundiensafdelings se evalueringsproses. 2.8 Opvolg Die sake wat vir aandag geïdentifiseer word tydens die selfevalueringsproses en die eksterne evaluering, en deur die UK(S) aanvaar is, word opgevolg. Die steundiensafdeling dien ná twee jaar n opvolgverslag in. Dit is die derde bousteen van die proses. 2.9 Aspekte van steundiensafdelings se aktiwiteite wat geëvalueer word 5

6 a. Steundiensafdelings wat tydens die vorige gehalteversekeringsiklus ( ) evalueringskriteria ontwikkel het, word aangemoedig om weer van die kriteria gebruik te maak en te hersien, indien nodig. b. Indien n steundiensomgewing nie in die vorige GV-siklus geëvalueer is nie, en ook nie kriteria ontwikkel het nie, word die steundiensafdeling aangemoedig om die Baldrige-model (sien Bylae A) te oorweeg en aan te pas vir hulle unieke omgewing. c. Kriteria van professionele liggame Evalueringsiklus Steundiensafdelings word een maal elke ses jaar geëvalueer. 3. SELFEVALUERING 3.1 Evalueringskriteria Die selfopgestelde evalueringskriteria wat deur die Gehaltekomitee goedgekeur word, word tydens die selfevaluering en die eksterne evalueringsproses gebruik. 3.2 Yking Yking is die proses waar prestasie gemeet word aan ander interne en eksterne verwysingspunte. Dit word van afdelings verwag om deurlopend die vlak van gehalte van hul aktiwiteite te vergelyk met dié van ander afdelings en/of soortgelyke afdelings aan ander Universiteite. Hierdie vergelykings kan ook dien om die stellings wat afdelings oor hulle eie gehalte maak in die self-evalueringsverslag te substansieer. 3.3 Getuienisgebaseerde evaluering Daar word van afdelings verwag om hulle evaluering met getuienis te staaf. ʼn Voorbeeld hiervan is kliëntetevredenheidsvraelyste wat vir die inwin van inligting gebruik mag word en as getuienis aangewend word. 3.4 Selfevaluering as vertrekpunt en basis Selfevaluering is die vertrekpunt en basis van die hele evalueringsproses. Die selfevalueringsverslag moet ten minste twee maande voor die besoek deur die eksterne evalueringspaneel by die Omgewingshoof ingehandig word. 6

7 Die evalueringsproses sal slegs voortgaan nadat die VS-hoof die steundiensafdeling se selfevalueringsverslag aanvaar het. Die selfevalueringsverslag word deur die VS-hoof aan die lede van die eksterne evalueringspaneel versend, sowat n maand voor die besoekdatum. 3.5 Die onderskeid tussen die selfevalueringsproses en die selfevalueringsverslag Selfevaluering word beskou as n proses. Die resultate van hierdie proses word in die selfevaluerings-verslag weergegee. Verslagdoening word dus voorafgegaan deur die proses. Die fokus is in die eerste plek op die proses, aangesien ontwikkeling en verbetering juis via hierdie proses plaasvind. Die teikengehoor van die selfevalueringsverslag is eerstens die afdeling self. Die selfevaluerings-verslag behoort n lewende dokument te wees waarna die afdeling op deurlopende basis verwys in die beplanning en uitvoering van alle aktiwiteite. 3.6 Steundiensafdeling selfevalueringskomitee Aanwysing en samestelling Die afdelingshoof wys ten minste ses maande voor die eksterne evalueringspersoneel se besoek die selfevalueringskomitee aan. Die selfevalueringskomitee word soos volg saamgestel: a. die afdelingshoof, b. verteenwoordigers van die steundienspersoneel, aangewys deur die afdelingshoof in oorleg met n volle afdelingsvergadering, met dien verstande dat personeel op verskillende vlakke van senioriteit in die selfevalueringskomitee verteenwoordig is. In kleiner afdelings is dit verkieslik dat alle steundienspersoneellede in die selfevalueringskomitee dien; c. een of meer verteenwoordigers van die belangegroepe/kliënte van die afdeling d. een of meer verteenwoordigers uit die akademiese omgewing e. een of meer verteenwoordigers uit die studente omgewing Die afdelingshoof kan self as sameroeper van die komitee optree, of hy/sy kan n senior personeellid daarvoor aanwys Status en Rol van die self-evalueringskomitee a. Die afdeling se selfevalueringskomitee versamel alle toepaslike inligting, b. Die komitee evalueer die gehalte van die afdeling se aktiwiteite aan die hand van die kriteria, 7

8 c. Die komitee stel die self-evalueringsverslag saam en rapporteer aan die afdelingshoof, d. Die afdelingshoof is finaal verantwoordelik vir die goedkeuring van die selfevalueringsverslag Ondersteuning aan die afdeling se selfevalueringskomitee Nadat die selfevalueringskomitee aangewys is (m.a.w. ten minste ses maande voor die besoek van die eksterne evalueringspaneel) kan die komitee versoek dat die Afdeling vir Institusionele Navorsing en Beplanning n voorbereidingsgesprek organiseer wat op hulle spesifieke behoeftes gerig is. Hierbenewens is die personeel van die Afdeling vir Institusionele Navorsing en Beplanning deurlopend beskikbaar om ondersteuning en advies aan die komitee te verleen. 4. EKSTERNE EWEKNIE-EVALUERING 4.1 Samestelling van die paneel a. Die VS-hoof stel n paneel van die voorste kundiges saam in oorleg met die betrokke afdeling. Die VS-hoof versoek normaalweg die afdeling om n lys name saam te stel waaruit moontlike paneellede gekies kan word. Die VS-hoof win alle nodige inligting in om te verseker dat die paneel uit werklik uitnemende kundiges saamgestel word. Die VS-hoof dra ook sorg dat paneellede nie botsende belange het nie en dat daar nie herhaaldelik van dieselfde paneellede gebruik gemaak word nie. b. Die paneellede word ten minste ses maande voor die evalueringsbesoek deur die VS-hoof aangewys. Die paneellede word deur die VS-hoof uitgenooi om in die paneel te dien. c. n Aanstellingsbrief word deur die Afdeling vir Institusionele Navorsing en Beplanning opgestel en via die VS-hoof se kantoor aan die evalueerders gestuur. n Afskrif van die aanstellingsbrief word aan die Assistent Direkteur: Gehalteversekering gestuur. d. n Kopié van hierdie beleid en prosedure word saam met die aanstellingsbrief aan die paneellede gestuur, tesame met die Gehalteversekering aan die Universiteit van Stellenbosch: Uitgangspunte en Raamwerk ( siklus). e. n Maksimum van een paneellid mag tydens die vorige evaluering in die eksterne evalueringspaneel gedien het. f. Die paneel bestaan uit minstens twee lede. g. Die VS-hoof wys tydens die aanstellingsproses een van die paneellede as voorsitter van die paneel aan. h. Die paneel bring n tweedag-besoek aan die afdeling (dit staan afdelings vry om in oorleg met die VS-hoof meer dae te gebruik) en doen die evaluering aan die hand van die opdragbestek soos gespesifiseer in hierdie beleid en prosedure. 8

9 4.2 Pligte van die Voorsitter van die Eksterne Paneel Die voorsitter is verantwoordelik vir die volgende: a. Sien toe dat die paneel se aktiwiteite as geheel voldoen aan die beginsels, prosedures en verwagte uitkomste van die US se evalueringstelsel (soos vervat in hierdie dokument), b. Voor die evalueringsbesoek: i. Indien versoek, kan die voorsitter n voorbereidende telefoonkonferensievergadering skeduleer met die paneellede, minstens n week voor die besoek plaasvind. n Personeellid van die Afdeling vir Institusionele Navorsing en Beplanning is verantwoordelik vir die logistiese en tegniese ondersteuning om die telefoniese konferensie-fasiliteit beskikbaar te stel. Tydens hierdie vergadering, indien die voorsitter dit versoek, finaliseer die paneel die program vir die besoek, identifiseer addisionele inligting wat die paneel vereis (wat nie in die afdeling se selfevalueringsverslag en getuienisportefeulje verskaf is nie), maak afsprake oor werksverdeling tussen paneellede (bv. om verantwoordelikheid te neem vir die voorbereiding van vrae oor spesifieke temas). c. Tydens die besoek i. Tree die aangewese persoon as voorsitter op tydens die gesprekke van die paneel en die onderhoude wat gevoer word; ii. Lei die proses om die paneel se bevindings te identifiseer en te formuleer; iii. Gee aan die einde van die besoek namens die paneel mondelinge terugvoer aan die afdeling oor die paneel se bevindings; iv. Stel teikendatums vas vir die skryf en finalisering van die skriftelike verslag; v. Besluit op die werksverdeling tussen die paneellede om die skriftelike evalueringsverslag te finaliseer (die skryf van die konsepverslag, kontrole, die redigering van die finale verslag). d. Ná afloop van die besoek i. Aanvaar die voorsitter aanspreeklikheid vir die finalisering en indiening van die evaluerings-verslag binne vier weke ná afloop van die evalueringsbesoek. 4.3 Opdragbestek van die paneel Die eksterne paneel is verantwoordelik vir die volgende: a. Voor die evalueringsbesoek: i. Werk die afdeling se selfevalueringsverslag deur, ii. Werk die afdeling se vorige eksterne evalueringsverslag asook die opvolgverslag van die afdeling deur, iii. Berei vrae en gesprekspunte voor vir gebruik tydens die besoek, iv. Identifiseer voorlopige sake waaraan die afdeling aandag behoort te gee, 9

10 v. Stel in oorleg met die afdeling die program/onderhoudskedule op wat gevolg gaan word tydens die besoek, vi. Neem deel aan n voorbereidende telefoonkonferensie vergadering van die paneel wat minstens n week voor die besoek plaasvind, indien versoek. b. Tydens die besoek: i. Neem deel aan die gesprekke met die onderskeie persone en belangegroepe soos vasgestel in terme van die Universiteit se prosedure en program vir hierdie doel, ii. Versamel aanvullende inligting (indien die inligting in die selfevalueringsverslag onduidelik of onvolledig is), iii. Beoordeel die geldigheid van die afdeling se eie beoordeling, iv. Die paneel kommunikeer sy bevindinge aan die afdelingshoof aan die einde van die besoek, v. Stel n voorlopige verslag oor die paneel se bevindings saam wat aan die einde van die besoek mondelings deur die voorsitter van die paneel aan die afdeling gekommunikeer word. c. Ná afloop van die besoek: i. Die samesteller skryf n konsepverslag, ii. Die samesteller sirkuleer die konsepverslag aan die lede van die paneel, iii. Paneellede lewer kommentaar en keur daarna die finaal-geredigeerde verslag goed. Dit word afgeteken deur die voorsitter van die paneel, iv. Die voorsitter van die paneel dien die verslag nie later nie as vier weke ná afloop van die besoek by die VS -hoof in. 4.4 Inligting aan die paneel a. Die paneellede ontvang die selfevalueringsverslag met die kern stawende dokumentasie ten minste vier weke voor hulle besoek aan die afdeling. Die getuienisportefeulje wat saam met die verslag aan die evalueerders gestuur word, bevat ten minste die volgende: i. die visiestelling van die Universiteit, ii. die afdeling se strategiese plan, iii. die eksterne verslae van die afdeling se vorige evaluering, iv. n lys van dokumente wat tydens die besoek beskikbaar gestel word. 4.5 Die besoek deur die eksterne paneel Gedurende die paneel se besoek, volg die eksterne evalueringspaneel n program waarvan ten minste die volgende elemente deel sal wees: a. Paneel-werksessies waartydens die paneellede die volgende doen: i. hulle voorlopige evalueringsresultate as paneellede met mekaar vergelyk, 10

11 ii. n lys maak van die sake waaroor hulle aanvullende inligting wil vra, iii. n voorlopige lys maak van die sake vir aandag wat hulle wil uitwys, iv. die materiaal wat ter plaatse beskikbaar gestel is, bestudeer, v. die beoordelingsproses wat hulle gaan gebruik vir die verifikasie van die geselekteerde getuienis, hersien, vi. kontroleer of die sake wat tydens die vorige evaluering van die afdeling vir aandag geïdentifiseer is, opgevolg is, vii. spesifieke gesprekspunte vir die onderhoude met die voorsitter, personeel en studente, identifiseer. b. gesprekke met VS-hoof en ander bestuurders; c. onderhoud(e) met die afdelingshoof, hoofde van spesifieke eenhede binne die afdeling; personeel van die afdeling, studenteleiers en ander belanghebbers; d. besigtiging van die afdeling se fasiliteite; e. een of meer geslote paneelvergaderings waartydens hulle die volgende doen: i. finaliseer die beoordeling van die afdeling se kriteria en die bekragtiging/bevestiging van die afdeling se selfevalueringsbesluite, ii. identifiseer en formuleer die sake vir aandag en die sake waarvoor die afdeling aangeprys word, iii. stel die konsepverslag saam. f. n vergadering van die paneellede saam met die afdeling om terugvoer aan die afdeling te gee. Die dokumente wat tydens die terplaatse besoek aan die paneellede beskikbaar gestel word moet ten minste die volgende insluit: a. Die afdeling se bestuurstrukture en leierskap b. Strategiese beplanning c. Lys van belangegroepe/kliënte/diensverskaffers d. Ontwikkelingsinligting e. Personeelprosesse f. Bestuursprosesse en -sisteme g. Kwaliteit van uitkomstes 4.6 Verslagdoening deur die paneel Die paneel stuur binne vier weke ná afloop van die besoek die gekonsolideerde, skriftelike verslag volgens voorgeskrewe formaat aan die VS-hoof, wat n kopié in die US se gehalteversekeringsdatabasis laat opneem asook verseker dat dit op die agenda van die Gehaltekomitee geplaas word. 11

12 Die verslag bevat ten minste die volgende: a. n een bladsy bestuursopsomming, b. die paneel se gemotiveerde bevestigingsbesluite oor die afdeling se selfevaluering aan die hand van die kriteria, c. die sake waarvoor die afdeling volgens die paneel aangeprys moet word, met motivering, d. die sake wat die paneel identifiseer vir verdere aandag, met motivering. 5. VS-HOOF SE BEOORDELING VAN DIE EVALUERINGSVERSLAE EN DIE ADVIES VAN DIE GEHALTEKOMITEE 5.1 Ná ontvangs van die eksterne paneel se finale verslag, stuur die VS-hoof dit aan die afdelingshoof wat skriftelik reageer op die verslag en dit aan die VS-hoof stuur. 5.2 Die VS-hoof lê die volgende dokumentasie aan die GK voor: a. die volledige selfevalueringsverslag, b. die paneel se volledige verslag, en c. die afdeling se kommentaar 5.3 Die VS-hoof, saam met die afdelingshoof, woon die GK-vergadering by waartydens die bogenoemde verslae voorgelê word. Tydens die vergadering word opvolgaksies en die sake waaroor die afdeling spesifieke vermelding en waardering verdien, uitgewys. 5.4 Die GK het die verantwoordelikheid om: a. die integriteit van die evalueringsproses te verseker deur te bevestig dat die afdeling se evaluering ooreenkomstig die US-beleid en regulasies gedoen is, b. vanuit n institusionele perspektief n opinie uit te spreek oor die gehalte en aanvaarbaarheid/geldigheid van die vier verslae wat tydens die evalueringsproses gegenereer is, (die GK ontwikkel o.g.v. die verslae wat ingedien word algaande n stel standaarde waaraan die verslae beoordeel kan word), c. te kontroleer dat die sake vir aanprysing sowel as die sake vir aandag duidelik geformuleer is en voldoende gemotiveer is (o.g.v. die relevante getuienis), d. institusionele yking te doen, e. aanbevelings aan die UK(S) voor te berei. 5.5 Die volgende dokumente vorm deel van die GK se verslag aan die UK(S): a. die verslag van die eksterne paneel; b. die reaksie van die afdeling op die verslag van die eksterne paneel; c. die kommentaar en aanbevelings van die VS-hoof, en d. die opsomming en aanbevelings van die Gehaltekomitee; 12

13 5.6 Die volledige verslae word geberg in die elektroniese dokumentestoor wat die Afdeling vir Institusionele Navorsing en Beplanning in stand hou. 6. EVALUERINGSBESLUIT DEUR DIE UITVOERENDE KOMITEE VAN DIE SENAAT, MET IDENTIFISERING VAN SPESIFIEKE OPVOLGAKSIES WAARAAN DIE AFDELING MOET AANDAG GEE 6.1 Die UK(S) oorweeg die GK se verslag en besluit op grond van die advies van die GK hoe sake wat uit die evalueringsprosesse voortspruit, hanteer word, bv.: a. deur die UK(S) self afgehandel word, b. aan die Senaat gerapporteer word, c. eers deur die UK(S) vir aandag na ander komitees van die Senaat verwys word, d. deur die UK(S) na die RBS verwys word vir institusionele hantering. 6.2 Die VS-hoof is verantwoordelik om ná afloop van die UK(S)-vergadering terugvoer aan die afdeling te gee (waardering, kritiek, aanmoediging, ens.). 6.3 Die Afdeling Institusionele Navorsing en Beplanning hou n register van die besluite van die UK(S) oor gehalteversekering, en lê nuwe besluite deurlopend vir kennisname en bespreking aan die GK voor. 7. IMPLEMENTERING VAN DIE OPVOLGAKSIES Die VS-hoof, in samewerking met die afdelingshoof, is verantwoordelik vir die implementering van die opvolgaksies wat deur die UK(S) vasgestel is. 8. OPVOLG-EVALUERING EN VERSLAGDOENING DEUR DIE AFDELING Die VS-hoof, in samewerking met die afdelingshoof, lê binne twee jaar ná die UK(S) se afhandeling van die evalueringsverslag, n opvolgverslag tesame met die oorspronklike volledige GK-verslag en UK(S) besluite aan die GK voor wat dan weer daaroor aan die UK(S) rapporteer. 9. OPVOLG-EVALUERINGSBESLUIT DEUR DIE UITVOERENDE KOMITEE VAN DIE SENAAT Die UK(S) neem die opvolgverslag in oorweging en neem n besluit om dit te aanvaar/nie te aanvaar nie. 10. KOSTEDEKKING VAN STEUNDIENSAFDELING EVALUERING 13

14 1. Die VS-hoof begroot vir die eksterne evaluering van steundiensafdelings, en ken fondse vir hierdie doel aan afdelings toe. 2. Afdelingshoofde bestuur die besteding van fondse en is verantwoordelik vir begrotingsbeheer. 3. Die Senior Direkteur: Institusionele Navorsing en Beplanning speel n ondersteunings- en koördineringsrol ten opsigte van die begroting vir gehalteversekering. Die Afdeling vir Institusionele Navorsing en Beplanning hou ook rekord van alle uitgawes wat met die steundiensafdeling se evalueringsprosesse verband hou. 4. Die fondse word uitsluitlik aangewend vir die volgende items: a. die honoraria betaalbaar aan die eksterne paneellede, b. die reiskoste van die eksterne paneellede, c. die verblyfkoste van die eksterne paneellede, d. die formele onthaal wat die Universiteit vir die paneel gee; en e. kopieer- en versendingskoste wat spesifiek verband hou met die werk van die eksterne paneel. 5. Alle aktiwiteite van die afdeling se selfevalueringskomitee word gedek uit afdelings fondse. Afdelings begroot daarvoor in die jaar voordat hulle geëvalueer word. 6. Tariewe (vanaf 2011 tot 2016): 1 a. Die honorarium per plaaslike evalueerder (vir die taak as 'n geheel) is R2 633 vir 2013, en word jaarliks aangepas met die algemene salarisverhoging binne die Universiteit. Die honorarium vir internasionale paneellede word bereken as Rand bedrag x 2 (Rx * 2 / die wisselkoers), bv indien die bedrag betaalbaar aan Suid-Afrikaners R1 820 is, is die dollar bedrag, gegewe 'n wisselkoers van $ 1 = R8, R1820 * 2 / R8 = $ en / of na die oordeel van die VS-hoof; b. reiskoste van buite die Wes-Kaap: retoervliegtuigkaartjie (ekonomiese klas); c. reiskoste binne die Wes-Kaap: normale universiteitstarief per km; en d. universiteitsonthaal (in ooreenstemming met die Universiteit se reglement vir onthale deur uitvoerende bestuurslede). 1 Hierdie tariewe word jaarliks deur die UK(S) op aanbeveling van die Gehaltekomitee hersien. 14

15 11. VLOEIDIAGRAM: VERSLAGDOENING A. STEUNDIENSAFDELING EVALUERING A B C D STEUNDIENSAFD (selfevalueringskriteria) SE GEHALTEKOMITEE (goedkeuring van kriteria) STEUNDIENSAFD (selfevalueringsverslag & bestuursopsomming EKSTERNE PANEEL (verslag & bestuursopsomming) VS-HOOF (goedkeuring van kriteria) STEUNDIENSAFDELING (skriftelike kommentaar) VS-HOOF (mondelinge kommentaar) Senaat (waar van toepassing) UK(S) (vir afhandeling of verwysing) GEHALTEKOMITEE (aanbevelingsrapport) B. OPVOLGVERSLAG VS-HOOF EN AFDELING GEHALTEKOMITEE (vir aanbevelings) UK(S) (vir afhandeling) terugvoer via VS-hoof 15