Hoe verskil n projek van dag-tot-dag werk?

Transcriptie

1 MEER OOR PROJEKBESTUUR Jy of julle wil n verskil maak. Hoe nou gemaak? Die ATKV verleen graag hulp aan skole met die die beplanning en verloop van n projek met behulp van instrumente. Hiermee dus n bietjie meer oor projekte en die beginsels van projekbestuur. Let wel: Die onderstaande is slegs n riglyn of andersins aanvullende leesstof. Wat is n projek? n Tydelike onderneming wat: n spesifieke doel het wat duidelik omskryf kan word, n definitiewe begin- en einddatum het, n gedefinieerde begroting het en deur n spesifieke span uitgevoer word. Wat is projekbestuur? n Dinamiese proses waartydens gefokus word op: die bereiking van gedefinieerde doelwitte, binne n bepaalde tydraam en binne n bepaalde begroting. Tegnieke om: die projekplan uit te voer en by die projekplan te bly. Hoe verskil n projek van dag-tot-dag werk? Projekte Eenmalig (uniek) Gewoonlik nie roetine Eindigend Verandering Oor afdelings heen Wisselende hulpbronne Dag-tot-dag werk Herhalend Roetinetake Aaneenlopend Status quo Binne afdelings Vaste hulpbronne 1

2 Hoe verskil n projek van n sakeplan? Projek Bring iets nuuts tot stand Eenmalig (uniek) Korter termyn Gebruik geld Sakeplan Begin n nuwe besigheid Deurlopend Lang termyn Genereer geld Wat is die beginsels van projekbestuur? 1. Plan the work and work the plan Beplan die werk deeglik deur die geheel op te breek in beheerbare, logiese eenhede (komponente, doelwitte, take). Onthou! Die belang van die eenhede is altyd ondergeskik aan die belang van die geheel. Elke element word duidelik en presies omskryf sodat daar geen vaaghede is nie. Stel SMART -doelwitte: Spesifiek: Wat is die presiese omvang? Meetbaar: Hoe gaan jy meet of die taak afgehandel is? Achievable: Is dit bereikbaar? Realisties: Hoe lank gaan dit werklik duur? Tydgebonde: Realistiese teikendatums. As die realiteit nie dieselfde is as die plan nie, pas die PLAN aan! 2. Handhaaf n balans tussen omvang, tyd en koste Moenie op een aspek met uitsluiting van die ander fokus nie. Ken en verstaan jou instansie se besigheidsprioriteite! Een van die drie is altyd die mees kritieke een. Bereken vooraf wat verloor gaan word as die projek nie die mas opkom nie. Verwys belangrike besluite na die bestuur. 3. Fokus op probleemoplossing Moenie vassteek op hoe die probleem ontstaan het nie. Fokus op die oplossing! Wees ontvanklik en positief dan ontwikkel spanlede die vrymoedigheid om probleme betyds na vore te bring. Projekbestuur gaan tot n groot mate oor probleemoplossing. Indien jy betyds bewus is van n probleem, kan dit nog opgelos word. 4. Projekbestuur is spangerig met duidelike rolle en verantwoordelikhede Die span moet die regte vaardighede hê. Persoonlikhede en werkstyl speel n belangrike rol binne spanverband. Hou dit in gedagte by die keuse van spanlede. 5. Kommunikeer, kommunikeer, kommunikeer! 6. Doen verslag oor die wáárheid! 2

3 Die projeksiklus Die term projeksiklus verwys na die fases waardeur n projek gewoonlik gaan van sy begin tot sy einde. Fase 0 is n informele fase, nl. regverdiging. Daarna volg vyf formele fases, nl. inisiëring, beplanning, uitvoering, kontrole en afsluiting. Regverdiging Hierdie fase is informeel waartydens die idee vir n projek binne n omgewing bespreek word om die haalbaarheid en wenslikheid daarvan te toets. Dit is ook tydens hierdie fase wat die omgewing besluit op hoe die projek benader gaan word en tot watter mate hierdie instrument vir projekbestuur van die ATKV gevolg gaan word. In laasgenoemde besluit speel die skaal, omvang en begroting van die projek n belangrike rol. Inisiëring Maak genoeg inligting bymekaar om te besluit of die projek voortgaan of nie (GO of NO GO). Beplanning Identifiseer die regte probleem en die regte oplossing. Ontwikkel n implementeerbare plan wat die regte oplossing bied. Uitvoering Projektake word georden en gestruktureerd uitgevoer. Projekbestuursprosesse speel n belangrike rol. Kontrole Evalueer voortdurend die vordering. Skryf die vorderingsverslag. Afsluiting Evalueer en hersien die projek se uitsette. Skryf finale projekverslag. 3

4 Projekbestuursprosesse Risikobeheer Beplan om mislukking te voorkom! Tydsbestuur Die projekspan se tyd moet doeltreffend aangewend word. Veranderingsbestuur Indien toegelaat word dat die inhoud van n projek vrylik verander, sal die tempo van verandering die tempo van vordering oorskry. Finansiële en kostebestuur Verseker dat die projek binne die goedgekeurde begroting voltooi word en hou rekords van transaksies, betalings, ensovoorts. Kwaliteitsbeheer Dit kos minder om die taak die eerste keer reg te doen as om dit te herhaal. Mensehulpbronbestuur Ontwikkeling van die span sodat hulle as individue sowel as span optimaal kan funksioneer en hul bydrae lewer. Kommunikasiebestuur Die prosesse wat nodig is om te verseker dat die gepaste projekinligting op die regte tyd geskep, versamel en versprei word. Statusverslagdoening Wat nie op papier is nie, is nie gesê nie. Riglyne vir belangrike dokumente Drie baie belangrike dokumente is ter sprake tydens die verloop van ATKV- Handevat: n Oorspronklike projekplan (daarvolgens bepaal die ATKV watter skole die R3 000 aanvangskapitaal ontvang), n vorderingsverslag en n finale projekverslag. Die riglyne wat gegee word hoef nie presies nagekom te word nie; dit bevat slegs die belangrikste punte wat in ag geneem moet word wanneer die verslae opgestel word. Die klem van ATKV-Handevat moet definitief nie lê by die administrasie nie - alhoewel dit gedoen moet word. Die belangrike onbaatsugtige doelwitte wat beoog word moet steeds eerste prioriteit geniet en dit is ook wat Handevat so n hart - projek maak. Wanneer die verslae opgestel word, kan u gerus kreatief wees en die projek skriftelik tot sy volle glorie laat kom dit is tog die dokumente wat die beoordelaars ook sal ontvang. 4

5 Projekplan Ook die beplanningsdokument genoem. 1. Omvang van die spesifieke inisiatief Noem die twee betrokke partye: die inisiatiefnemende skool asook die vennootskapskool in n minder bevoorregte gemeenskap. Dit sal interessant wees as daar genoem kan word waarom die inisiatiefnemende skool besluit het om uit te reik met bietjie meer inligting oor die vennootskapskool. Lys al die beoogde praktiese en finansieel uitvoerbare doelwitte van die Handevat-projek. Bepaal die begin- en einddatums van die doelwitte. n Tentatiewe begroting kan ook ingesluit word vir die bepaling van die bekostigbaarheid van die projek. 2. Beperkings en afhanklikhede Noem die moontlike beperkings en afhanklikhede wat mag bestaan in die voorgestelde projek. 3. Spanlys vir die projek Interne personeel wat bestaan uit opvoeders, leerders en ouers van die twee vennootskapskole, asook moontlike of definitiewe rolle wat die persone speel in die projek. Eksterne spanlede wat bestaan uit enige persoon uit die breër gemeenskap wat enige bydrae lewer. 4. Kommunikasiestruktuur Projekinligting moet verspei word om bewustheid te skep en ondersteuning te werf. Noem die geteikende interne en eksterne belangegroepe en moontlike maniere van kommunikasie met die groepe. Vorderingsverslag Status en vordering. 1. Vordering teenoor mylpale en sleuteldoelwittte Lys die mylpale wat reeds bereik is en inisiatiewe wat nie volgens plan verloop nie. Gee n verduideliking of redes vir die betrokke status. 2. Finansiële status Verskaf begroting, werklike besteding, asook moontlike ander inkomste. Noem die beskikbare bedrag vir inisiatiewe wat steeds voorlê. 3. Kwessies Lys enige kwessies en probleme, asook moontlike oplossings. 5

6 4. Wysigings Enige veranderings aan die oorspronklike projekkonsep moet weergegee word. 5. Projeksuksesse Lys die sukses wat reeds behaal is met die projek asook spesiale aangeleenthede. Finale projekverslag Afsluiting. 1. Einddatum Dui aan wat die beoogde en werklike einddatums was. Onthou dat Handevat nie werklik n einddatum het nie en dat hierdie projek volhoubaar moet wees met n langtermynoogmerk. As die inisiatiefnemende skool graag vir nog n jaar wil deelneem mag hulle met n projek saam met dieselfde vennootskapskool, die volgende jaar weer inskryf. 2. Omvang en doelwitte Wat is werklik behaal, gemeet aan wat die aanvanklike verwagtings. 3. Finale finansiële status Heg die volledige begrotingsblad aan wat aandui wat die werklike besteding was teenoor die begroting. 4. Kwessies Dui aan watter kwessies of probleme opgeduik het en hoe dit binne die projek bestuur is. 5. Wysigings Dui aan wat die invloed van enige wysigings op die projek was. 6. Personeel Lewer kommentaar oor die doeltreffendheid van die span. 7. Algehele sukses behaal Wat is werklik behaal deur die verloop van die projek? Hoe voel die deelnemers en ander betrokke persone oor die projek? Voldoen die afgehandelde projek aan die volgende kriteria (brei asseblief uit): 1. Die projek moet gesamentlik deur die twee skole beplan en uitgevoer word dus is albei skole medeverantwoordelik. 2. Hierdie projek moet ten uitvoer gebring word in die minder bevoorregte gemeenskap. 3. Die projek moet tot voordeel wees van die breë minder bevoorregte gemeenskap. 4. Dit is baie belangrik dat hierdie projek volhoubaar moet wees. 6

7 Die beoordelaars ontvang hierdie dokument as eerste indruk van die projek en daarom is die volgende aspekte uiters belangrik: - voorblad, - inhoudsopgawe, - projekagtergrond (ontstaan van die projek), - bondige en duidelike doelstellings, - verloop van die projek, gerugsteun deur duidelik en relevante foto s waar van toepassing, - hoe (kwalitatief) en in watter mate (kwantitatief) is die uitkomste bereik? 7