REGLEMENT VAN DIE ADMINISTRATIEWE PERSONEELVERENIGING

Transcriptie

1 REGLEMENT VAN DIE ADMINISTRATIEWE PERSONEELVERENIGING 1. NAAM Die naam van die vereniging is die Administratiewe Personeelvereniging (hierna genoem "die Vereniging") van die Universiteit van Stellenbosch (hierna genoem "die Universiteit"). 2. DOELSTELLINGS 2.1 Die bevordering van die belange van die lede van die Vereniging deur: verteenwoordiging van die Vereniging, waar van toepassing, in beleidmakende strukture van die Universiteit; artikulering van Verenigingsbelange by sodanige strukture; monitering van en optrede tov beleidsaspekte wat ledebelange raak; ondersteuning van lede in sake van belang. 2.2 Die reël van geleenthede om die samehorigheidsgevoel onder lede van die Vereniging te versterk. 3. DELEGERING VAN BEVOEGDHEDE Die Vereniging delegeer tydens verkiesing en by verstek bevoegdheid aan die Bestuur om aksies te loods en uitsprake te lewer namens die Vereniging tov enige saak wat deur die Vereniging gehanteer moet word en waaroor besluite geneem moet word, uitgesonderd dié genoem in par Sodanige sake sal by 'n jaarvergadering aan die Vereniging gerapporteer word. 4. LIDMAATSKAP EN LEDEGELD 4.1 Alle administratiewe personeellede aan die Universiteit kan lede van die Vereniging word. Lidmaatskap is opsioneel en word verkry deur by die Sekretaris van die Vereniging daarom aansoek te doen. 4.2 Lidmaatskap van die Vereniging behels betaling van ledegeld soos van tyd tot tyd deur die Bestuur van die Vereniging bepaal. Ledegeld word aangewend vir bedryfsuitgawes van die Vereniging en vir ander uitgawes soos deur die Bestuur goedgekeur, met verslag aan die Vereniging. 4.3 Invordering van ledegeld geskied deur outomatiese maandelikse aftrekking van die betrokke lid se salaris. Magtiging hiertoe word outomaties deur die lid gegee wanneer hy/sy aansoek om lidmaatskap doen.

2 2 5. BEHEERSTRUKTUUR 5.1 Samestelling Die Vereniging word beheer deur 'n verkose Bestuur bestaande uit: Voorsitter Ondervoorsitter Sekretaris Tesourier Vier addisionele lede, insluitend een van Bellvillepark-kampus en een van Tygerberg-kampus Die Bestuur het die reg tot koöptering van lede van die Vereniging op grond van hulle kundigheid om spesiale funksies te verrig. Gekoöpteerde lede van die Bestuur het geen stemreg tov bestuursbesluite nie Slegs lede van die Vereniging mag tot die Bestuur verkies word. 5.2 Verkiesing en termyn van Bestuur Verkiesing van Bestuurslede, waar hulle termyne verstryk het, geskied tydens 'n jaarvergadering van die Vereniging. Slegs lede van die Vereniging mag tydens sodanige verkiesing stem Nominasies vir Bestuurslede moet 14 dae voor die datum van 'n verkiesing deur die Sekretaris aangevra word en moet skriftelik by hom/haar ingedien word. Nominasies moet deur 'n ander lid van die Vereniging gesekondeer en skriftelik deur die genomineerde aanvaar wees Stemming geskied dmv geslote stembriewe en geen lid sal daarop geregtig wees om vir meer persone te stem as die maksimum getal wat nodig is om die betrokke vakatures te vul nie Stemming word beslis met 'n meerderheid van stemme van lede wat teenwoordig is en stem Die Voorsitter, Ondervoorsitter en Sekretaris word verkies vir 'n termyn van twee jaar en ander lede vir 'n termyn van een jaar. Hierdie termyne neem 'n aanvang op die eerste van die maand wat volg op die maand waarin die verkiesing plaasgevind het Bestuurslede mag hulleself na die verstryking van hulle termyne herkiesbaar stel Indien 'n Bestuurslid sy/haar portefeulje ontruim voordat sy/haar termyn verstryk het, word 'n waarnemende bestuurslid deur die Bestuur aangewys en

3 3 dien so 'n waarnemende lid tot die eersvolgende jaarvergadering waar 'n verkiesing dan plaasvind. So 'n waarnemende lid het stemreg Bestuurslede wat vir twee vergaderings sonder verskoning afwesig is, sal outomaties hul sitting op die Bestuur verloor. 5.3 Funksies en bevoegdhede Die Bestuur sal verantwoordelik wees vir: Nastreef en uitvoering van die doelstellings van die Vereniging Beheer en bestuur van die Vereniging se finansies Jaarlikse rapportering aan die Vereniging van die aktiwiteite deur die jaar onderneem en van die besteding van Verenigingsgelde Die vul van vakatures op die Bestuur tussen jaarvergaderings Die aanwys van 'n Dagbestuur bestaande uit drie lede van die Bestuur vir die hantering van roetinesake en van sake van spoedeisende belang. 5.4 Werkwyse Die Bestuur vergader minstens een maal per semester en soos omstandighede dit genoodsaak Die kworum vir 'n vergadering is twee-derdes van die lede Besluite word geneem dmv 'n meerderheid van stemme van lede wat teenwoordig is en stem. In die geval van 'n staking van stemme, het die Voorsitter 'n beslissende stem Notules van besluite word gehou en by 'n volgende vergadering goedgekeur. 6. VERGADERINGS EN PROSEDURES VAN DIE VERENIGING 6.1 Algemene jaarvergaderings Die Vereniging hou minstens een algemene jaarvergadering per jaar. 6.2 Buitengewone vergaderings Die Voorsitter kan te eniger tyd uit eie beweging 'n buitengewone vergadering van die Vereniging belê, en moet op skriftelike versoek van minstens een derde van die lede van die Vereniging so 'n vergadering belê. Die doel van so 'n vergadering moet duidelik in die versoek uiteengesit word.

4 Geen ander sake as dié waarvan kennis gegee is, word op die vergadering behandel nie. 6.3 Voorsitter op vergaderings In die afwesigheid van die Voorsitter, tree die Ondervoorsitter in sy/haar plek as voorsitter op Indien nòg die Voorsitter nòg die Ondervoorsitter by 'n vergadering as voorsitter kan optree, wys die Bestuur 'n voorsitter vir daardie betrokke vergadering aan. 6.4 Kworum en prosedure Die kworum vir 'n vergadering is twintig lede. 'n Register van bywoning word van elke vergadering gehou Kennis van 'n algemene jaarvergadering sal minstens een maand voor die datum van die vergadering gegee word en kennis van onderwerpe vir bespreking moet binne een week daarna skriftelik by die Sekretaris ingedien word Die Sekretaris van die Vereniging sal minstens vyf werksdae voor 'n algemene jaarvergadering en drie werksdae voor 'n buitengewone vergadering die lede van die Vereniging skriftelik in kennis stel van die tyd en plek waarop so 'n vergadering gehou word en van alle sake wat aan die vergadering voorgelê sal word. Elektroniese kommunikasie word ook as skriftelike kommunikasie beskou Sake van dringende aard kan op 'n algemene jaarvergadering sonder vooraf kennisgewing oorweeg word, slegs met die toestemming van 'n meerderheid van die aanwesige lede Die notule van enige vorige vergadering(s) word vir goedkeuring aan die vergadering voorgelê Besluite word op die vergadering geneem per geslote stembriewe of, indien die Voorsitter dit so reël, dmv stemming per hand Alle sake word beslis met 'n meerderheid van die stemme van die lede wat aanwesig is en stem In die geval van 'n staking van stemme, het die Voorsitter 'n beslissende stem Alle voorstelle en voorgestelde amendemente daarop moet skriftelik aangebied en gesekondeer word Die beslissing van die Voorsitter oor enige punt van orde of prosedure is finaal.

5 Alle besluite van 'n jaarvergadering is bindend op alle lede van die Vereniging. 7. FINANSIES 7.1 Die Tesourier hou volledig boek van alle inkomste en uitgawes van die Vereniging. 7.2 Die Bestuur lewer aan elke algemene jaarvergadering verslag van die finansiële stand van die Vereniging dmv opgesomde state wat aan die vergadering voorgelê word. Lede van die Vereniging kan egter deurentyd insae in die volledige state wat deur die Tesourier gehou word, verkry. 7.3 Die jaarvergadering wys jaarliks 'n ere-ouditeur aan vir die ouditering van die Vereniging se boeke. 7.4 Geen betalings van meer as 'n bepaalde bedrag, soos jaarliks deur die Bestuur bepaal, mag sonder die goedkeuring van die Bestuur gemaak word nie. 7.5 Die Voorsitter of Ondervoorsitter en die Tesourier moet enige onttrekkings bo die bedrag soos in par 7.4 hierbo gespesifiseer uit die rekening van die Vereniging skriftelik magtig. 7.6 Onderworpe aan bekragtiging deur die jaarvergadering word die Bestuur gemagtig om die geld van die Vereniging na goeddunke te bestuur. 8. VERANDERING VAN REGLEMENT 8.1 Enige verandering van die reglement geskied deur die oorweging deur die jaarvergadering op aanbeveling van die Bestuur van skriftelike voorstelle in hierdie verband. 8.2 Besluite rakende wysiging van die reglement moet deur 'n meerderheid van twee derdes van die lede wat by 'n jaarvergadering aanwesig is en stem, aangeneem word. 6 April 2004 LB\c:\Adm Personeelvereniging\Reglement APV 2004