GRONDWET VAN HOëRSKOOL HENNENMAN ONDERSTEUNERSKLUB

Transcriptie

1 HOK GRONDWET VAN HOëRSKOOL HENNENMAN ONDERSTEUNERSKLUB HOK 1. NAAM: Die Ondersteunersklub, (hierin later genoem die "Klub") sal bekend staan as " Hoërskool Hennenman Ondersteunersklub " met die afkorting HOK". HOK sal as n niewinsgewende organisasie bedryf word. 2. ADRES: Die adres van die Klub is: Hoërskool Hennenman Ondersteunersklub, p/a Hoërskool Hennenman, Posbus 242, Hennenman, HOOFKWARTIER: Die hoofkwartier van die Klub sal op die terrein van die Hoërskool Hennenman, Schlebuschstraat 20, Hennenman, wees. 4. DOELSTELLING: Die Klub se hoofdoelwit is om as ondersteuners van Hoërskool Hennenman, hierin later genoem HSH alle sportkodes by die skool in die regte gees te vestig, te bevorder en te kweek, onder beskerming van HSH op 'n manier wat tot eer strek van die hoogste sport ideale van die skool en sy sportmanne en -vroue. Met die oog hierop het die Klub spesifiek ten doel om: Alle HSH-ondersteuners in n hegte eenheid saam te snoer. 4.2 Met HSH en organisasies van HSH wat dieselfde doel nastreef saam te werk tot voordeel van die leerlinge van HSH. 4.3 By wyse van toetreegelde, jaargelde, skenkings, heffings, verkopings en funksies of op enige gepaste wyse, fondse te bekom en aan te wend vir die volgende doeleindes: Ter finansiële ondersteuning van enige behoeftige sportman/-vrou sover betrekking het op onkostes en uitgawes wat aangegaan moet word ten aansien van betrokkenheid by HSH se sportprogram.

2 4.3.2 Om in die algemeen finansiële ondersteuning te verleen aan HSH vir sover dit betrekking het op bevordering van sport en sportfasilitiete by die skool Om, indien nodig, strukture in plek te stel om bogemelde finansiële doelwitte te bereik vir die gerief en voordeel van sy lede en gaste wat onder meer die volgende insluit: Om 'n sosiale ondersteunersklub daar te stel, te beheer en te administreer Om geselligheidsfunksies en sosiale byeenkomste te reël Om op 'n georganiseerde basis HSH-ondersteuners as lede van HOK se toegang tot en ondersteuning van wedstryde waarby HSH betrokke is te bewerkstellig Om deur HOK 'n groepsidentiteit vir alle ondersteuners van HSH te vestig, uit te bou en uit te dra na buite tot voordeel van HSH se sportspanne Om op sosiale vlak te skakel met soortgelyke ondersteunersklubs van ander skole en daardeur dan sportverbintenisse met daardie skole en hul ondersteuners te vestig, uit te brei en te versterk Fondse mag slegs vir n ander doel aangewend word na die uitroep van n ledevergadering waarvan behoorlik kennis gegee is, n kworum van lede teenwoordig is en die meerderheidstem van 66% ten gunste van die voorstel is uit die lede verteenwoordig. 5. LIDMAATSKAP: 5.1 Lidmaatskap is nie beperk nie en alle persone hetsy manlik of vroulik van goeie karakter wie dit ten doel het om sport by HSH te ondersteun en te bevorder en bereidwillig is om hom of haar te vereenselwig met die doelstellings van HOK, mag lidmaatskap verkry. 5.2 Enige persoon wat die belange van HSH op die hart dra, kan deur n ingeskrewe lid amptelik as n nuwe lid genomineer word. Indien geen beswaar teen sy/haar aansoek om lidmaatskap geopper word nie, kan so n persoon as lid aanvaar word. Lidmaatskap is egter onderhewig aan goedkeuring deur die Komitee van die Klub en mag enige aansoek sonder opgawe van redes deur die Komitee afgewys word. 5.3 Aansoek om lidmaatskap geskied op die voorgeskrewe vorm en teen betaling van die voorgeskrewe intreefooi wat van tyd tot tyd vasgestel mag word. 5.4 Indien 'n aansoek om lidmaatskap van die hand gewys word sal die intreefooi aan die aansoeker terugbetaal word n Persoon wat nie n lid van HOK is nie, mag n lid van die Klub na ope-funksies vergesel Geslote funksies mag gedurende die jaar plaasvind waar slegs lede van HOK teenwoordig mag wees.

3 5.7. Die voorsitter van HOK sal die grondwetreëls onderteken. Afskrifte van die getekende grondwet sal aan elke lid verskaf word. Ontvangserkenning van die grondwet sal geliasseer word om as bewys te dien dat alle lede wel met die inhoud van die grondwet vertroud is. 6. BEËINDIGING VAN LIDMAATSKAP: Lidmaatskap word beëindig deur: Afsterwe. 6.2 Skriftelike kennisgewing aan die Komitee. 6.3 Outomaties, deur versuim om enige opeisbare bedrae aan die Klub te vereffen binne 2 (twee) maand(e) nadat hy/sy versoek is om sodanige skulde te vereffen deur die Komitee. Die Komitee kan egter sodanige lidmaatskap op aansoek herinstel. 6.4 Skorsing as lid deur die Komitee van die Klub ingevolge Artikel hieronder. 7. LIDMAATSKAPGELDE: 7.1 Intree fooi: By aansoek om lidmaatskap moet 'n intreefooi, soos tydens die AJV deur die Komitee bepaal, betaal word. 7.2 Ledegeld: Ledegeld word jaarliks op die AJV op aanbeveling van die Uitvoerende Komitee vasgestel en is deur lede betaalbaar binne 2 (twee) maande na die AJV. Ledegeld word per kwartaal of op n jaarlikse grondslag betaal. Daar is ook n opsie om as lewenslange lid aan te sluit. Lede moet binne twee weke na die AJV van die vasgestelde ledegeld bedrag in kennis gestel word. 7.3 Aanspreeklikhede van lede: Die aanspreeklikheid van 'n lid is beperk tot die bedrag wat hy aan die Klub verskuldig is. 8. BESTUUR: 8.1 Die Klub sal beheer en bestuur word deur 'n Komitee van 7 lede wat verkies sal op die Algemene Jaarvergadering van die Klub. Slegs opbetaalde lede van die HOK mag stem. 8.2 Die Komitee sal bestaan uit 7 lede wat as volg saamgestel is: n Lid van die skool se Beheerliggaam (word deur die BL aangewys) Die Sporthoof of verteenwoordiger van HSH (word deur die skool aangewys).

4 8.2.3 Die Skoolhoof is ipso facto lid van die bestuur Vier ander lede van die gemeenskap. 8.3 Die Voorsitter van die Komitee sal tydens die Algemene Jaarvergadering aangewys word terwyl die volgende Ampsdraers tydens die eerste vergadering van 'n nuwe Komitee uit eie geledere aangewys sal word: Ondervoorsitter, Sekretaris, Tesourier Die Finansiële Beampte van HSH sal ipso facto deel wees van die komitee met die opdrag om die finansies van HOK te hanteer. 8.4 Die Komitee sal onmiddellik na verkiesing sitting neem en sy werksaamhede voortsit. 8.5 Komiteelede tree jaarliks af en uittredende lede kan heraangewys word. 8.6 Alle besluite van die Komitee sal by wyse van 'n meerderheidstem geskied. In die geval van 'n staking van stemming sal die Voorsitter 'n beslissende stem uitbring bykomstig tot sy gewone stem. 8.7 Vier lede van die Komitee vorm 'n kworum by Komiteevergaderings. 8.8 Vergaderings van die Komitee word ten minste een maal per kwartaal gehou. 8.9 Notules sal van alle vergadering gehou word en 'n afskrif daarvan sal aan die Hoof van HSH beskikbaar gestel word Indien enige lid van die Komitee sonder toestemming of redelike oorsaak vir twee agtereenvolgende vergaderings afwesig is kan hy sittingsreg op die Komitee verbeur Die Komitee is geregtig om vakatures wat bestaan op die Komitee aan te vul deur middel van koöptering uit stemgeregtigde lede van die Klub Die Komitee mag indien nodig by geleentheid addisionele komiteelede koöpteer om met spesifieke take behulpsaam te wees Die voorsitter, ondervoorsitter en sekretaris vorm die dagbestuur van die uitvoerende komitee en hanteer dringende sake wat die HOK bind, maar moet by die daaropvolgende vergadering aan die Uitvoerende Komitee verslag lewer Die Uitvoerende Komitee het ten alle tye die reg om n onbetrokke (passiewe) komiteelid wat nie aan die pligte/vereistes voldoen wat aan hom/haar gedurende sy/haar ampstermyn gestel is, ter enige tyd van sy/haar pligte te onthef.

5 9. MAGTE EN PLIGTE VAN DIE KOMITEE: 9.1 Die Komitee is verantwoordelik vir die beleid, administrasie en algemene beheer van die Klub en is bevoeg om na goeddunke op te tree om die doelstellings ooreenkomstig hierdie grondwet na te streef en uit te voer en kan onder meer: enige lid na die mening van die Komitee hom aan wangedrag skuldig maak, of wie se lidmaatskap om welke rede ookal nie vir die gees van die Klub bevorderlik is nie, skors, hetsy tydelik of permanent; verordeninge en huishoudelike reëls opstel, uitbou, wysig of herroep, mits sodanige reëls in die Klub vir inligting van die lede beskikbaar is; die Komitee mag ten enige tyd sub-komitees aanstel vir enige spesifieke doel wat dit nodig ag en enige van sy eie funksies en bevoegdheid oordra soos hy goeddink; in enige noodgeval wat dit noodsaaklik maak vir die Komitee om in belang van die Klub stappe te neem wat nie deur die Grondwet gedek is nie, volgends sy diskresie optree met dien verstande dat verslag insake die aard sodanige optrede aan lede gedoen word; die ondertekening van dokumente en uitgawes reël; enige vakatures wat binne sy geledere mag ontstaan vir die onverstreke tydperk deur koöptering aan te vul; die Komitee sal die uitsluitelike reg en bevoegdheid besit om die Klub se kleure toe te ken; benewens die mag van skorsing het die Komitee ook verdere magte om in gevalle van wangedrag 'n lid aan te spreek na goeddunke; die Komitee het die mag om by funksies kleredrag voor te skryf en reëls ten aansien daarvan neer te lê; die pligte, voordele en magte van die lede sal deur die Komitee vasgestel word: om klubfondse te belê soos dit nodig geag word tot die beste voordeel van die Klub om geld vir en namens die Klub in te samel op voorwaardes soos wat die Komitee wenslik mag ag. 10. ALGEMENE JAARVERGADERING: 10.1 Die Algemene Jaavergadering sal die hoofgesag van die Klub wees en sal jaarliks gedurende die vierde kwartaal gehou word op 'n datum en plek deur die Komitee bepaal Sodanige vergadering sal geskied met 14 dae skriftelike kennisgewing aan alle lede. Vir die doeleindes sal geag word dat 'n lid skriftelik kennis gekry het van die vergadering indien 'n skriftelike kennisgewing minstens 14 dae voor datum van beoogde vergadering aan sy laasbekende adres gepos is of per e-pos gestuur is n Afskrif van finansiële state en die komiteeverslag vir die vorige jaar sal 14 dae voor die AJV by die skoolkantoor beskikbaar wees.

6 10.4 By hierdie vergadering lê die Voorsitter 'n verslag voor van die werksaamhede van die vorige jaar asook die tersaaklike finansiële state vir die voorafgaande jaar opgestel ooreenkomstig die vereistes van die grondwet Die aanwysing en verkiesing van Komiteelede sal tydens hierdie vergadering plaasvind. 11. PROSEDURE BY ALGEMENE JAARVERGADERING: 11.1 Die Voorsitter (in sy afwesigheid die Ondervoorsitter), neem by elke vergadering van lede die Voorsitterskap waar By afwesigheid van die Voorsitter of Ondervoorsitter sal n lid vroegtydig deur die voorsitter aangewys word om die vergadering te lei Die formaat van die Algemene Jaarvergadering sal as volg daaruit sien: Bespreking en bekragtiging van die notule van die vorige Algemene Jaarvergadering en van enige buitengewone vergaderings wat nie bekragtig is nie Voorlegging, oorweging en goedkeuring van die jaarverslag soos deur die voorsitter aangebied Voorlegging deur die Tesourier van die finansiële state vir die vorige jaar vir oorweging en indien nodig bekragtiging daarvan Bespreking van enige wysigings aan die Grondwet Bespreking van enige relevante en algemene sake wat behoorlik op die algemene sakelys geplaas is. Vir dié doeleindes sal 'n aangeleentheid onder die volgende omstandighede as agendapunt aanvaar word: Indien 'n Lid van die Klub kennis gee van 'n agendapunt aan die Voorsitter van die Komitee nie later as 7 dae voor die Jaarvergadering nie Indien 'n agendapunt tydens die Algemene Jaarvergadering deur 'n Lid van die Klub voorgestel word en dit deur 'n meerderheid van lede van die Jaarvergadering gesekondeer word as 'n agendapunt Verkiesing van die Komitee Alle sake wat in die vergadering voorgelê word sal met die opsteek van hande beslis word of as twee lede dit aanvra of as die Voorsitter beslis sal die stemming per stembrief geskied word Tensy anders bepaal in die Grondwet sal alle sake met 'n gewone meerderheid van stemme beslis word In geval van staking van stemme sal die Voorsitter 'n beslissende stem uitbring byeenkomstig tot sy gewone stem Elke gewone lid het een stem en moet hy by die vergadering teenwoordig wees as hy sy stem wil uitbring Geen stem per volmag word toegelaat nie Geen lid op enige vergadering stemreg nie tensy alle gelde of ander bedrae deur u verskuldig vereffen is nie.

7 By 'n Algemene Jaarvergadering of Buitengewone Algemene Jaarvergadering sal die aanwesige lede 'n kworum vorm. 12. WYSIGING VAN DIE GRONDWET: 12.1 Hierdie Grondwet mag te enige tyd gewysig word by 'n Algemene Jaarvergadering of n Buitengewone Algemene Jaarvergadering wat vir hierdie doel belê is In so 'n geval moet die kennisgewing van die vergadering die bewoording van die wysiging wat voorgestel word asook daardie gedeelte wat gewysig staan te word uitdruklik vermeld Die Grondwet kan slegs gewysig word deur 'n twee derde meerderheid van die stemgeregtigde lede wat teenwoordig is by die vergadering Enige wysigings van die Grondwet is onmiddelik van krag Enige saak waaroor daar geen of nie voldoende voorsiening in die Grondwet gemaak is nie, of enige twyfel oor die vertolking van die bepalings van die Grondwet word deur die Komitee beslis en geïnterpreteer in enige sodanige beslissing, interpretasie en besluit van die Komitee is bindend en finaal. 13. BUITENGEWONE VERGADERINGS: 13.1 Die Komitee kan 'n buitengewone vergadering van Lede belê Minstens 10 dae skriftelike kennis moet gegee word van die datum en plek van so 'n buitengewone vergadering met die vermelding van die sake wat oorweeg word Die bepalings van klousules 11.1; 11.2; ; ; ; ; ; ; ; en sal mutates mutandis van toepassing wees tydens 'n buitengewone vergadering. 14. ONTBINDING: 14.1 Die Klub kan ontbind deur 'n besluit geneem deur minstens twee derdes van die stemgeregtigde lede wat in eie persoon op 'n behoorlik gekonstitueerde vergadering van lede teenwoordig is en waarvan kennis gegee is ooreenkomstig die bepalings van die Grondwet Ingeval daar 'n oorskot van fondse of bates sou wees na delging van die Klub se skulde sal gemelde oorskot hanteer word ooreenkomstig die HOK se missie en doelwitte.

8 15. REGSPERSOONLIKHEID: 15.1 Die klub is 'n Regspersoon met ewigdurende regsopvolging en kan in eie naam regte verkry en verpligtinge aangaan eisend en verwerend in dié regte optree Geregtelike stappe namens en ten behoewe van die Klub word deur die gemagtigde van die Komitee ingestel. 16. FINANSIES: 16.1 Die Klub is die wettige eienaar van al sy besittings en alle bates, gelde en inkomste uit welke bron ookal ontvang, word slegs ooreenkomstig hierdie grondwet aangewend. Geen deel daarvan word regstreeks of onregstreeks aan enige persoon as wins, dividend, bonus of andersins oorgedra nie Volledige rekeningboeke word gehou en jaarliks word inkomste en uitgawe rekeninge en 'n balanstaat opgestel Die boek moet jaarliks deur 'n Geoktrooieerde en Geregistreerde Rekenmeester geouditeer word wat 'n verslag daaroor moet indien Die boekjaar van die Klub strek van 1 Oktober tot 30 September van elke jaar n Bankrekening, in die naam van Hennenman Ondersteunersklub, word bestuur waarin alle bedrae gedeponeer en waaruit alle betalings gedoen word. 17. ONDERTEKENING/AANVAARDING Die Grondwet is deur die Beheerliggaam goedgekeur en sal dus bindend vir elke lid/ondersteuner wees. GETEKEN te op hierdie dag van, 20. VOORSITTER: HENNENMAN ONDERSTEUNERSKLUB SEKRETARIS: HENNENMAN ONDERSTEUNERSKLUB