Verbinden en verbreden

Transcriptie

1 Verbinden en verbreden EGEM-I Realisatieplan Opdrachtgever Opdrachtnemer Regie adviseur EGEM-i E-adviseur EGEM-I Auteurs: Versie : 2.0 Datum : vrijdag 24 oktober 2008 : Wilma van de Werken : Gertjan van Dijkhuizen (deregulering) en Jan Veenstra (Programma Digitaal Werken) : Henk Wemmenhove : Jan van de Beek : Jan Veenstra en Nienke Vonk

2 VERSIEBEHEER Versie Verspreid aan Datum Wijzigingen Jan Veenstra, Jan van de Beek, Wilma van de Werken, Danny Liemburg, Peter van den Boogaard, Gerben Jansen, Ton Elsendoorn, GertJan van Dijkhuizen, Dietrich van Roest, Rob Prinsen, Ben Taken 1.92 Jan van de beek, Jan Veenstra, Wilma van de Werken 2.0 Jan van de Beek, Jan Veenstra, Wilma van de Werken Nieuwe opzet realisatieplan nav recente ontwikkelingen Aanpassingen nav reviewronde, recente ontwikkelingen binnen de gemeente en input vanuit Jan van de Beek Aanpassingen nav recente ontwikkelingen binnen de gemeente en input vanuit Jan van de Beek Datum: Pagina 2

3 INHOUDSOPGAVE 0. Vooraf en Beslispunten Vooraf Beslispunten Inleiding Aanleiding Doelstelling Realisatieplan Aanpak Leeswijzer Verbinden en verbreden Doelstelling verbinden en verbreden Reeds gerealiseerd Afbakening Afbakening projecten binnen PDW Afbakening project deregulering Afbakening EGEM projecten Relaties andere projecten Samenwerking met andere partijen Resultaten Aspectgebied Informatie en ICT Aspectgebied Processen Aspectgebied Personeel en Organisatie Risico s Fasering, Activiteiten en Planning Inleiding Fasering De gedefinieerde projecten binnen PDW Korte omschrijving projecten gericht op het digitaliseren van de 30 werkprocessen Overige, randvoorwaardelijke projecten Te realiseren Betrokken organisatieonderdelen Aanpak projecten Aannames bij de planning Personele en financiële middelen Relatie met projecten die vanuit de lijn worden uitgevoerd Project Deregulering Korte omschrijving achtergrond en doelstelling project Resultaten Relatie met andere in dit programma benoemde projecten Planning Personele en financiële middelen Prioriteiten gesteld vanuit de Rijksoverheid Datum: Pagina 3

4 Korte omschrijving projecten Planning PDW, deregulering en de overige geprioriteerde EGEM projecten Middelen Financiële middelen Budget Bedrijfsvoering projecten Budget onderzoek deregulering EGEM projecten Personele middelen formatief/kwalitatief Personele middelen voor PDW Personele middelen voor onderzoek Deregulering Personele middelen voor EGEM projecten Faciliteiten Beheersing Programma Organisatie Programmastructuur Rollen, taken en verantwoordelijkheden Overlegstructuur Kwaliteit Rapportage Communicatie Risicobeheersing Bijlage I: Status lopende projecten Bijlage II: Te digitaliseren werkprocessen Datum: Pagina 4

5 0. Vooraf en Beslispunten 0.1. Vooraf Binnen de gemeente Wijk bij Duurstede is reeds eind 2006 het programma digitaal werken van start gegaan. Dit programma bevat de projecten die het merendeel van dit realisatieplan omvatten. Ondanks het feit dat eind 2006 een grote reorganisatie effectief werd en de samenwerking binnen de gemeente niet optimaal liep zijn er op het gebied van de infrastructuur, de website en verschillende projecten bij de afdeling dienstverlening duidelijke resultaten geboekt. De gemeente heeft de afgelopen maanden gewerkt aan een verdieping van het programma digitaal werken. Door deze verdieping en door de link te leggen naar de projecten die door de Rijksoverheid als prioriteit zijn bestempeld is het realisatieplan tot stand gekomen. Het schrijven van het realisatieplan heeft in zekere zin als katalysator gewerkt voor nauwere samenwerking tussen de afdelingen. De kruisverbanden tussen de verschillende projecten zijn door de verdiepingsslag meer boven tafel gekomen. De gemeente Wijk bij Duurstede ziet het realisatieplan als verlengstuk van het programmaplan van het programma digitaal werken en als een dynamisch document. Deze eerste definitieve versie biedt de uitgangspunten voor de realisatie van de verschillende projecten die in dit plan zijn benoemd Beslispunten De gemeente Wijk bij Duurstede en in het bijzonder de directeur bedrijfsvoering Wilma van de Werken als opdrachtgever wordt gevraagd om akkoord te gaan met onderstaande punten ten aanzien van de uitvoering van de realisatie- en gebruiksfase van de invoering van de digitale overheidsvoorzieningen: Doelstelling en verwachte resultaten programma en projecten Met dit realisatieplan zet de gemeente Wijk bij Duurstede uiteen hoe de gemeente op een voor de bedrijfsvoering verantwoorde manier (verbinden) wil komen tot een gemeente die 30 producten digitaal kan aanbieden en verwerken en die aansluiting heeft bij de volgende centrale landelijke voorzieningen: Kadaster, Kamer van Koophandel, Landelijke Voorziening Omgevingsloket, Landelijke GBA-V, Nieuw Handelsregister, Basisregistratie Adressen en Gebouwen, Landelijke voorziening Burger Service Nummer. Hierbij worden de uitkomsten van het uit te voeren onderzoek naar deregulering meegenomen. Ook heeft dit realisatieplan als doel aan te geven hoe en op welke termijn de gemeente aan wil sluiten bij de belangrijkste initiatieven van de landelijke overheid, zoals weergegeven in het Actieprogramma Dienstverlening en e-overheid (verbreden). Datum: Pagina 5

6 Personele middelen De inzet van de volgende medewerkers is vereist: Afdeling Rol Medewerker SBP Programmamanager Jan Veenstra 10 uur per 10 uur per 10 uur per SBP Trekker Deregulering Gertjan van Dijkhuizen 1 uur per 1 uur per OND Trekker Infrastructuur Peter van den Boogaard 4 uur per 4 uur per 4 uur per OND Systeembeheer Divers 4 uur per 4 uur per 2 uur per OND DIV medewerker Cor Schaecken 8 uur per 8 uur per 4 uur per DVL Trekker Front Office Danny Liemburg 2 uur per 2 uur per 2 uur per BCA Webmaster Ben Taken 2 uur per 4 uur per 2 uur per DVL Projectleiders DVL Dietrich van Roest Rob Prinsen Peter de Bree BCA Trekker MidOffice / Informatiemanager BCA Projectleider Gegevensmagazijn BCA Applicatiebeheer / Roel Bakker 2 uur p.w. 2 uur p.w. 1 uur p.w. 4 uur p.w. 4 uur p.w. 2 uur p.w. 2 uur p.w. 2 uur p.w. 1 uur p.w. Nienke Vonk 16 u p.w. 16 u p.w. 16 u p.w. Ntb 32 u p.w. 32 u p.w. 32 u p.w. 20 uur p.w. 20 uur p.w. 20 uur p.w. ICT consulent Per project wordt daarnaast benoemd welke vertegenwoordiging van eindgebruikers wordt betrokken. Binnen het betreffende projectplan wordt daarmee ook de belasting van de eindgebruikers gekwantificeerd. Daarnaast wordt er, wanneer daar behoefte aan is, advies ingewonnen bij externe partijen en andere gemeenten. Financiële middelen Voor PDW is eind 2006 een budget van ter beschikking gesteld. Daarnaast zijn voor het project deregulering de volgende subsidies toegekend: Toegekende subsidies ,-- van de Rijksoverheid Kamer van koophandel 1.750,-- Datum: Pagina 6

7 Tijdsplanning Zie paragraaf Programma- en projectenorganisatie Opdrachtgever: Directeur bedrijfsvoering - Wilma van de Werken Opdrachtnemers: Programmamanager Programma Digitaal Werken - Jan Veenstra Trekker Deregulering - Gertjan van Dijkhuizen Zie verder paragraaf 5.1. Datum: Pagina 7

8 1. Inleiding 1.1. Aanleiding Het is de strategie van Wijk bij Duurstede om in haar ontwikkeling van de dienstverlening binnen de organisatie actief het voortouw te nemen. Tegelijkertijd is gekozen om ten opzichte van andere gemeenten te volgen, geen koploper maar ook geen achterblijver te zijn. Om dit in te vullen is door de gemeente het Programma Digitaal Werken opgesteld. Voor de uitvoering van dit programma heeft de gemeenteraad een budget van 1 miljoen euro beschikbaar gesteld. Het Programma Digitaal Werken betreft realisatie van drie hoofddoelstellingen: 1. Voldoe aan wet- en regelgeving 2. Zorg voor een doelmatig ingerichte bedrijfsvoering 3. Verbeter de dienstverlening naar burger en bedrijf Terwijl het Programma Digitaal Werken al in uitvoering was, heeft de gemeente van EGEM-i het aanbod gekregen om te ondersteunen bij de invoering van e-overheidsprojecten. Dit aanbod was gebaseerd op de Verklaring die de Minister van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen in mei 2006 hebben opgesteld. EGEM-i is de organisatie die de samenhangende en concrete hulp biedt bij de invoering van de elektronische overheid. Dit doet zij door middel van een intake, door een propositie door de regie-adviseur, door het bieden van hulp bij uitvoering van de propositie door gecertificeerde adviseurs (e-adviseurs) en door het aanbieden van opleidingen en instrumenten via het kenniscentrum. De gemeente Wijk bij Duurstede is in augustus 2007 akkoord gegaan met de propositie van EGEM-i. Hierin is een voorstel gedaan hoe de gemeente Wijk bij Duurstede de voorbereiding, inventarisatie en het ontwerp van de elektronische overheid kan uitvoeren, binnen de randvoorwaarden van de Verklaring en in aanvulling op het eigen Programma Digitaal Werken. Hiertoe is een aantal dagen beschikbaar gesteld van de (door EGEM-i gecertificeerde) e-adviseur. Na afloop van deze dagen zijn er vanuit de e-adviseur aanbevelingen gedaan om: 1. Het Programma Digitaal Werken beter te laten verbinden met andere projecten die binnen de organisatie lopen (verbinden). 2. Aan te sluiten bij de initiatieven vanuit de Landelijke Overheid (verbreden) Dit leidt al met al tot het verbreden en het verbinden van het Programma Digitaal Werken. Ad 1.: Het Programma Digitaal Werken kan versterkt worden op de volgende punten: Bewustwording en het creëren van draagvlak bij de medewerkers Het veranderen van de interne organisatie zodat de nieuwe en veranderde taken en verantwoordelijkheden op een goede manier kunnen worden belegd. Datum: Pagina 8

9 Ad 2.: In het kader van het Actieprogramma Dienstverlening en e-overheid is er vanuit de Rijksoverheid een aantal prioriteiten benoemd. Uitgangspunt van dit realisatieplan is dat dit ook de belangrijkste EGEM prioriteiten zijn. Voor zover mogelijk worden deze prioriteiten meegenomen in het realisatieplan Doelstelling Realisatieplan Met dit realisatieplan zet de gemeente Wijk bij Duurstede uiteen hoe de gemeente op een voor de bedrijfsvoering verantwoorde manier (verbinden) wil komen tot een gemeente die 30 producten digitaal kan aanbieden en verwerken en die aansluiting heeft bij de volgende centrale landelijke voorzieningen: Kadaster, Kamer van Koophandel, Landelijke Voorziening Omgevingsloket, Landelijke GBA-V, Nieuw Handelsregister, Basisregistratie Adressen en Gebouwen, Landelijke voorziening Burger Service Nummer. Hierbij worden de uitkomsten van het uit te voeren onderzoek naar deregulering meegenomen. Ook heeft dit realisatieplan als doel aan te geven hoe en op welke termijn de gemeente aan wil sluiten bij de belangrijkste initiatieven van de landelijke overheid, zoals weergegeven in het Actieprogramma Dienstverlening en e-overheid (verbreden) Aanpak Het realisatieplan is tot stand gekomen op basis van: De huidige planning en voortgang van het Programma Digitaal Werken. De prioriteiten aangegeven door het ministerie van Binnenlandse zaken (regiegroep dienstverlening en e-overheid). De input uit de verschillende disciplines die benodigd zijn om het realisatieplan uit te voeren. Hierbij is uitvoerig overleg gepleegd tussen de programmamanager PDW en de beleidsmedewerker ICT, alsmede met de verschillende afdelingshoofden en de directeur bedrijfsvoering van de gemeente Wijk bij Duurstede Leeswijzer Dit document is als volgt opgebouwd: - Hoofdstuk 2 beschrijft de scope van het realisatieplan, geeft aan welk deel al is gerealiseerd en beschrijft de te behalen resultaten. - Hoofdstuk 3 gaat in op de fasering, de activiteiten en de planning voor PDW en de voor voorzieningen die aansluiten bij de belangrijkste initiatieven van de Rijksoverheid. - Hoofdstuk 4 bevat de voor het programma benodigde middelen. - Hoofdstuk 5 beschrijft hoe de beheersing van het programma is georganiseerd. Datum: Pagina 9

10 2. Verbinden en verbreden 2.1. Doelstelling verbinden en verbreden In dit realisatieplan wordt het Programma Digitaal werken uitgebreid met een aantal projecten die door de Landelijke Overheid als prioriteit zijn aangemerkt (verbreden). Ook worden in dit realisatieplan de relatie met andere projecten en de relatie met werkzaamheden in de lijn benoemd (verbinden). Verbinden en verbreden komt samen bij de directeur bedrijfsvoering. Vanuit de positie van opdrachtgever en als directeur bedrijfsvoering stuurt deze het geheel aan. Daaronder worden onder verantwoordelijkheid van Gertjan van Dijkhuizen het project deregulering uitgevoerd. Onder de verantwoordelijkheid van de programmamanager PDW, Jan Veenstra, wordt het Programma Digitaal Werken uitgevoerd. In een schema gezet geeft dat het volgende beeld. Opdrachtgever: Directeur bedrijfsvoering Wilma van de Werken Opdrachtnemer Deregulering Gertjan van Dijkhuizen EGEM projecten Opdrachtnemer PDW Jan Veenstra Programma Digitaal Werken Vanuit de lijn (afdeling SBP en DVL) worden nog een aantal EGEM projecten uitgevoerd die samenkomen bij het afdelingshoofd SBP en bij het afdelingshoofd DVL Reeds gerealiseerd Inmiddels is een bestuursopdracht verstrekt voor het dereguleringsproject. Binnen het Programma Digitaal Werken is er al een aantal activiteiten afgerond: Dit zijn: Uitgifte Burger Service nummer Aanbesteding Document Management Systeem, Workflow management systeem en zakenmagazijn Aanbesteding Sjablonengenerator Implementeren DigID, Internet kassa, VIND Catalogus Internet website conform de standaard overheid.nl, incl Datum: Pagina 10

11 o bekendmakingen o antwoord voor bedrijven o lokale regels op internet(verordeningen). Plaatsen eerste 5 digitale EGEM formulieren op internetsite. GIS viewer en de bijbehorende geografische informatie WKPB ICT Infrastructuur Aanbesteding BAG applicatie Technische implementatie I-Controller, DMS Digitaal WMO loket Onderzoeken/structureren werkprocessen behorende bij de eerste 5 producten 2.3. Afbakening Sinds eind 2006 loopt binnen de gemeente Wijk bij Duurstede het Programma Digitaal Werken. In dit programma zijn de projecten benoemd die binnen de bedrijfsvoering moeten worden uitgevoerd om digitale dienstverlening mogelijk te maken en de eerste 30 producten digitaal te kunnen aanbieden en te kunnen verwerken. Het realisatieplan bevat het resultaat van het verbinden en verbreden van PDW. Hierbij worden de benodigde projecten die vanuit de lijn moeten worden uitgevoerd benoemd evenals de projecten die vanuit de Rijksoverheid (volgens het actieprogramma Dienstverlening en e- overheid) als prioriteit zijn benoemd. Niet alle prioriteiten die vanuit de Rijksoverheid zijn benoemd kunnen binnen dit realisatieplan worden opgenomen. Hiervoor ontbreken vooralsnog de tijd en de middelen. Ook wordt binnen het realisatieplan het onderzoek naar deregulering opgenomen. Voordat de overeenkomst met EGEM hiertoe de gemeente verplicht stelde bestond al concrete belangstelling voor de dereguleringsmogelijkheden. Dit is door de verplichting met EGEM wel versneld geconcretiseerd in een bestuursopdracht en (gehonoreerde) subsidieaanvragen. In de paragrafen hieronder wordt de afbakening verder uiteengezet Afbakening projecten binnen PDW Binnen het Programma Digitaal Werken worden de projecten uitgevoerd die ervoor zorgen dat de gemeente 30 producten digitaal kan aanbieden en verwerken. De in de tijd uit te voeren activiteiten zijn in hoofdlijnen: Upgraden technische infrastructuur Aanbesteden en implementeren Document Management Systeem, Workflow management systeem, zakenmagazijn Aanbesteden en implementeren DigID, VIND, Internetkassa Aanbesteden en implementeren gegevensmagazijn Moderniseren GBA Datum: Pagina 11

12 Implementeren BAG en beschikbaar stellen geo-informatie Implementeren digitale EGEM formulieren Digitale verwerking 30 producten Digitalisering factuurstroom en poststroom Digitaal WMO loket Aanbesteden en implementeren WABO systeem Voorlopig is door het programmateam van PDW besloten de aankoop van een CRM systeem en de brokerfunctionaliteit uit te stellen. Om ervoor te zorgen dat de implementatie van PDW succesvol is wordt er binnen PDW op verschillende momenten met de afdelingshoofden van de betrokken afdelingen afgestemd over de veranderingen in formatie en werkzaamheden op de afdeling. Samen met deze afdelingshoofden wordt er een advies opgesteld richting opdrachtgever welke wijzigingen er moeten doorgevoerd en waarom. Verder is in onderstaande tabel aangegeven of de prioriteiten die genoemd zijn vanuit de regiegroep Dienstverlening en e-overheid opgenomen zijn in PDW: Onderdeel Prioriteit Rijksoverheid Onderdeel van PDW? Toegankelijkheid Toegankelijke websites Nee (al wel gerealiseerd) Mijn overheid.nl Nee (al wel gerealiseerd) Klant contactcentra bij alle Ja gemeenten DiGiD burger Ja DiGiD bedrijven Ja Gemeenschappelijke Nee machtigingsvoorziening Communicatie Overheidstransactiepoort Nee (al wel gerealiseerd) Terugmeldfaciliteit Ja Gemeenschappelijke ontsluiting Ja basisregistraties Basisregistraties Registratie Niet Ingezetenen Ja GBA-V Ja Nieuw Handelsregister Ja BAG Ja Kadaster & Topografie Ja GBKN Ja Koppelingsnummer BSN Ja Voorbeeld projecten Omgevingsvergunning Ja Digitaal klantdossier Ja Datum: Pagina 12

13 Landelijk digitaal loket Schoolverlaten WMO/Regelhulp Verwijsindex Risicojongeren Dienstenrichtlijn 1 loket Nee Ja Nee Nee De prioriteiten vanuit de Rijkoverheid die niet binnen PDW vallen worden vanuit de lijn (afdeling SBP en DVL) uitgevoerd Afbakening project deregulering Het project deregulering wordt los van het Programma Digitaal Werken uitgevoerd. Het resultaat van dit project (wat in dit verband alleen een onderzoek betreft) kan direct gevolgen hebben voor de werkzaamheden binnen PDW. Bijvoorbeeld wanneer er processen komen te vervallen of veranderen die binnen het Programma Digitaal Werken worden gedigitaliseerd. Om de gevolgen voor de werkzaamheden binnen PDW in kaart te brengen wordt verschillende malen tijdens het dereguleringsonderzoek en na afloop van dit onderzoek afgestemd met leden van het programmateam van PDW Afbakening EGEM projecten Van de in de vorige paragraaf genoemde projecten die wel vanuit overheidswege prioriteit hebben maar niet binnen PDW uitgevoerd kunnen worden, worden de volgende projecten in de lijn uitgevoerd: Project Projectleider Afdeling Landelijk digitaal loket schoolverlaten Petra de Kruif SBP Verwijsindex risicojongeren Mascha Heemskerk SBP Dienstenrichtlijn 1 loket Martin Hardijzer SBP Gemeenschappelijke machtigingsvoorziening Dietrich van Roest DVL Het hoofd van de betreffende afdeling houdt de regie over de projecten die in deze afdeling spelen. Ten aanzien van de gemeenschappelijke machtigingsvoorziening zijn nog geen stappen gezet. Zodra vanuit de landelijke overheid wordt aangegeven hoe deze voorziening geïmplementeerd gaat worden kan dit traject worden opgepakt. Datum: Pagina 13

14 2.4. Relaties andere projecten De volgende projecten lopen ook binnen de gemeente, vallen buiten het realisatieplan, maar hebben er wel een relatie mee: Project Projectleider Toelichting Vervanging financieel John Samsen systeem Voorwaarde voor digitalisering factuurstroom, een project wat wel binnen PDW valt. Projectmatig werken Jan Veenstra Voorwaarde voor het goed uitvoeren van het realisatieplan Informatiebeveiliging en Beleid Nienke Vonk Borgen van een continu beveiligingsbeleid binnen de gemeente op basis van een handboek (Informatie) Beveiliging en beleid 2.5. Samenwerking met andere partijen De gemeente Wijk bij Duurstede heeft inmiddels al een aantal intensieve samenwerkingsverbanden met andere gemeenten. Onder meer op het gebied van contentmanagement en inkoop zijn er samenwerkingsverbanden met resp. de gemeente Houten en de gemeente Bunnik. Hierbij wordt ofwel het systeem en/of de medewerker gedeeld tussen de gemeenten. Daarnaast zoekt de gemeente op dit moment samenwerkingsmogelijkheden aangaande de inrichting en het beheer van de Mid Office systemen, aangaande de digitalisering van de werkprocessen en de WABO. Hiervoor is de gemeente regelmatig in overleg met de gemeenten Houten en Utrechtse Heuvelrug Resultaten Aspectgebied Informatie en ICT In de op door de gemeentesecretaris getekende overeenkomst inzet I-teams bij gemeenten versie 1.3 d.d is in artikel 2.2 afgesproken dat minimaal in het realisatieplan is opgenomen, de uitvoering van: a. Het daadwerkelijke aansluiten op de basisvoorzieningen (Kadaster, Kamer van Koophandel, LVO, GBA-V, NHR, BAG, BSN), uiterlijk 2 jaar ná realisatie van deze voorzieningen; b. van tien te benoemen transacties de afdoening elektronisch afdoet vanaf ultimo 2009; Datum: Pagina 14

15 c. de website uiterlijk laten voldoen aan de webrichtlijnen van toegankelijkheid voor alle gebruikers, inclusief mensen met een (visuele) handicap; d. geconsolideerde lokale regelgeving uiterlijk op de website toegankelijk maken; e. alle geldende algemeen verbindende voorschriften die door de gemeente worden bekend gemaakt, eind 2008 volgens het internetpublicatiemodel decentrale regelgeving publiceren; f. aangeven op welk wijze invulling wordt gegeven aan vermindering van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven, waarbij ondermeer de APV wordt aangepast en het aantal vergunningen wordt verminderd Aspectgebied Processen Daarnaast beschouwt de opdrachtgever, Wilma van de Werken, het realisatietraject als afgerond wanneer er 30 producten digitaal kunnen worden aangeboden op internet en het gehele afhandelingproces elektronisch verloopt. Deze processen zijn, eenmaal gedigitaliseerd, herontworpen en vastgelegd in de metadata manager (Icontroller) Aspectgebied Personeel en Organisatie Op basis van de adviezen aan de directie, die zijn samengesteld in overleg tussen het betreffende afdelingshoofd en het programma digitaal werken, worden veranderingen doorgevoerd in formaties en werkzaamheden. Deze veranderingen moeten leiden tot formaties en werkzaamheden die passen bij de digitale dienstverlening. Daarnaast is het de taak van de afdelingshoofden om tijdens de verschillende projecten ervoor te zorgen dat de input die daarvoor van hun medewerkers wordt verwacht ook geleverd kan worden. Ook het omgaan met de weerstand en het uitdragen van de visie achter de veranderingen is een taak voor de afdelingshoofden Risico s Voor de uitvoering van het realisatieplan worden de volgende risico s onderkend: Beperkte inzetbaarheid sleutelfiguren binnen programma. De werkzaamheden moeten naast de reguliere werkzaamheden worden uitgevoerd. Kennisniveau van medewerkers aangaande komende veranderingen en de redenen hiervoor is laag Er worden op verschillende terreinen tegelijk veel projecten uitgevoerd. De hoeveelheid veranderingen en de werkdruk worden hiermee erg groot. De maatregelen voor deze risico s worden in paragraaf 3.2 benoemd. Datum: Pagina 15

16 3. Fasering, Activiteiten en Planning 3.1. Inleiding Om te komen tot een gemeente die al haar diensten elektronisch aan de burger kan aanbieden en de aanvragen van producten elektronisch kan verwerken moeten er op verschillende vlakken projecten worden gedefinieerd en uitgevoerd. Dit betreft projecten binnen de vakafdelingen zoals dienstverlening, beheer, etc. Ook moeten er diverse projecten worden uitgevoerd binnen de bedrijfsvoering om de producten vanuit de vakafdelingen op een efficiënte en klantvriendelijke manier aan te bieden. Deze laatst genoemde projecten noemen we ook wel de organisatiebrede bedrijfsvoering projecten. Deze projecten betreffen naast de activiteiten op het vlak van informatisering en technologie ook activiteiten op het gebied van communicatie, personeel en organisatie. De gemeente Wijk bij Duurstede neemt het Architectuur Model van de Gemeentelijke E- Dienstverlening als uitgangspunt en vertaalt dit naar de eigen situatie. De vertaling van de basis applicatiearchitectuur naar de specifieke toekomstige applicatie architectuur van Wijk bij Duurstede ziet er als volgt uit: Toekomst architectuur Gemeente Wijk bij Duurstede IController FO CMS Broker Workflow / DMS Zakenmagazijn Vind Kassa DigID EGEMformulieren Gegevensmagazijn BackOffice applicaties Datum: Pagina 16

17 Na de digitalisering van de eerste 5 producten is er een evaluatiemoment gepland waarin onder meer ook de gekozen architectuur wordt beoordeeld. Tijdens deze evaluatie zal voor de gemeente Wijk bij Duurstede worden bekeken of de inzet van broker functionaliteit significante efficiency oplevert. Wanneer uit onderzoek blijkt dat de inzet van een broker zinvol is zal dit in een apart traject vanuit de lijn worden ingevoerd. In de paragrafen hieronder zullen de verschillende projecten worden benoemd inclusief hun beoogde resultaten, de betrokken organisatieonderdelen, de activiteiten, de planning en de financiële en personele middelen Fasering De digitalisering van de producten en diensten van de gemeente gebeurt per werkproces. In Bijlage II is een overzicht weergegeven welke werkprocessen als deel van het realisatieplan worden gedigitaliseerd en welke fasering hierbij is toegebracht. Elke fase heeft een andere kleur gekregen. Tevens is bij elk proces aangegeven of er een smartformulier vanuit de EGEM bij hoort en of dit EGEM formulier als aangepast is aan de specifieke werkwijze in Wijk bij Duurstede. De fasering en de aard van de verschillende producten en diensten kan nog veranderen naar aanleiding van voortschrijdend inzicht en nieuwe ontwikkelingen De gedefinieerde projecten binnen PDW Korte omschrijving projecten gericht op het digitaliseren van de 30 werkprocessen Per proces behorend bij een of meer producten van de gemeente worden de volgende activiteiten projectmatig uitgevoerd: Beschrijven van het proces in de Icontroller waarin op hoog niveau het verloop van de processen en de terminologie van processen, applicaties en documenten worden vastgelegd. Uitwerken van de nieuwe processen zoals ze gaan lopen wanneer de afhandeling digitaal verloopt en bepalen consequenties voor de betreffende afdelingen aangaande de personele bezetting en werkzaamheden. Implementeren van het nieuwe proces in de midoffice systemen: wanneer bij het proces een EGEM formulier hoort wordt een koppeling vanuit het EGEM formulier op de website naar het workflowmanagement systeem, het document management systeem, het zakenmagazijn, het gegevensmagazijn gelegd. Afstemmen met de betreffende hoofden van de betrokken afdelingen over consequenties voor formatieplaatsen en werkzaamheden. Samen met de hoofden van de betrokken afdelingen een advies uitbrengen naar de opdrachtgever van PDW over de consequenties voor formatieplaatsen en werkzaamheden. Datum: Pagina 17

18 In paragraaf staat vermeld wat de planning is van de digitalisering van de processen behorend bij de verschillende producten. De planning is gebaseerd op de fasering genoemd in de paragraaf hiervoor (3.2) Overige, randvoorwaardelijke projecten Naast de bovengenoemde activiteiten is er ook een aantal projecten te benoemen die uitgevoerd moeten worden voordat de producten digitaal geleverd kunnen worden. Deze zijn in te delen in: Architectuur Generieke voorzieningen Stelsel basisregistraties Digitale dossiers Loketten Vervanging backoffice systemen Hieronder volgt per onderdeel de projecten die nog uitgevoerd moeten worden en die binnen PDW vallen. Architectuur onderdeel Project Projectleider Einddatum Front-office Implementeren nieuwe Ben Taken afgerond internetsite conform met daarin de internetkassa, VIND catalogus en DigID, antwoord voor bedrijven, lokale regels op internet Mid-Office Zakenmagazijn Nienke Vonk implementeren Gegevensmagazijn Nienke Vonk aanbesteden Gegevensmagazijn Ntb implementeren Gegevensmagazijn koppelen Ntb aan applicaties met BSN, BAG, WABO, etc. WFM en sjablonengenerator Nienke Vonk implementeren Datum: Pagina 18

19 Generieke voorziening Project Projectleider Einddatum EGEM formulieren Plaatsen EGEM formulieren op internetsite Ben Taken Dietrich van Verzend- en ontvangststation (VOA) voor bevraging GBA- V Implementeren VOA en volgen stappenplan om een GABA te worden Roest Rob Prinsen Basisregistratie Project Projectleider Einddatum BAG Implementeren BAG Ton Elsendoorn GBA Creëren authentieke Rob Prinsen Afgerond basisregistratie NHR Aansluiting BAG op NHR Ton Elsendoorn GBKN en Kadaster Aansluiting op GBKN en Ton Kadaster Elsendoorn RNI Aansluiting op RNI Rob Prinsen Digitale dossiers Project Projectleider Einddatum Klantendossiers Digitale Klantendossiers RSD Loketten Project Projectleider Einddatum Omgevingsloket Aansluiting op LVO Peter de Bree Vervanging Backoffice systemen Miles en Provas Project Aanbesteden en implementeren WABO systeem Projectleider Einddatum Peter de Bree De uitvoering van het project klantendossier ligt momenteel volledig bij de Regionale Sociale Dienst. Datum: Pagina 19

20 Te realiseren Resultaten per 31 december 2008 De poststroom verloopt digitaal, waarbij de post wordt gescand en ingevoerd in het document management systeem. Er is een koppeling gemaakt met het BRS waardoor de adressen uit het Gba/Belastingen bestand komen. De uitgaande post verloopt nog handmatig en wordt niet in het DMS opgeslagen. De eerste 10 EGEM formulieren staan op internet volgens de door de overheid.nl voorgeschreven wijze en zijn grotendeels gekoppeld met DigID en de internetkassa. De processen behorend bij de totstandkoming van de eerste 5 producten van fase 1 en de poststroom zijn beschreven in de Icontroller. De aanbesteding en selectie van de gegevensmagazijn functionaliteit heeft plaatsgevonden. Het BAG systeem is technisch geïmplementeerd De gemeente is aangesloten op de Landelijke Voorziening Omgevingsloket Resultaten per 31 december 2009 Reacties op inkomende poststukken worden gemaakt met behulp van een sjablonengenerator en zijn daarmee gestandaardiseerd en voorzien van metadata. Ook registreren andere uitgaande post. De facturen worden digitaal verwerkt. Consequenties van digitalisering processen behorende bij de producten van fase 1 tav formatie en werkzaamheden zijn afgestemd met betrokken afdelingshoofden en zijn als advies aan opdrachtgever gegeven. De processen behorende bij de producten/diensten binnen fase 1 verlopen volledig digitaal waarbij ook gebruik wordt gemaakt van het DMS, het gegevensmagazijn, het zakenmagazijn en de workflow functionaliteit. De processen binnen fase 2 zijn beschreven in de Icontroller en er is een vertaling gemaakt naar de processen zoals ze gaan lopen wanneer de aanvraag van deze producten digitaal wordt verwerkt. Het nieuwe systeem voor de omgevingsvergunning draait, en daarmee zijn de backoffice applicates Miles en Provas vervangen Aansluiting op de Landelijke Voorziening BAG, Kadaster, GBKN en NHR Het gegevensmagazijn is via de Voa aangesloten op de landelijke GBA-V en kan de gegevens van de niet ingezetenen doorsturen naar de verschillende applicaties binnen de gemeente. Het gegevensmagazijn staat centraal binnen de organisatie en is aangesloten op elke applicatie die het BSN gebruikt. De activiteiten ihkv het digitale klantendossier zijn afgerond Datum: Pagina 20

21 Resultaten per 31 december 2010 Consequenties van digitalisering processen behorende bij de producten van fase 2 tav formatie en werkzaamheden zijn afgestemd met betrokken afdelingshoofden en zijn als advies aan opdrachtgever gegeven. De processen van fase 2 verlopen digitaal waarbij ook gebruik wordt gemaakt van het DMS, het gegevensmagazijn, het zakenmagazijn en de workflow functionaliteit. De processen van fase 3 zijn beschreven in de Icontroller en er is een vertaling gemaakt naar de processen zoals ze gaan lopen wanneer de aanvraag van deze producten digitaal wordt verwerkt. Consequenties van digitalisering processen behorende bij de producten van fase 3 tav formatie en werkzaamheden zijn afgestemd met betrokken afdelingshoofden en zijn als advies aan opdrachtgever gegeven. Aansluiting op RNI De processen van fase 3 verlopen digitaal waarbij ook gebruik wordt gemaakt van het DMS, het gegevensmagazijn, het zakenmagazijn en de workflow functionaliteit Betrokken organisatieonderdelen De volgende afdelingen zijn bij de uitvoering van de projecten uit het realisatieplan betrokken: SBP: programmamanagement BCA: kaderstellend advies, projectleiding, ondersteuning vanuit de lijn Ondersteuning: Ondersteuning vanuit de lijn, leveren input bij opstellen nieuwe werkprocessen Beheer: vakinhoudelijk input Dienstverlening: vakinhoudelijke input Veiligheid en Handhaving: vakinhoudelijke input Aanpak projecten Besturing Per project wordt, zoveel mogelijk volgens het gemeentelijk handboek projectmatig werken, een plan van aanpak gemaakt. De verschillende trekkers rapporteren binnen het programmateam over de werkzaamheden binnen hun aandachtsgebied. Ook de afstemming tussen de projecten in de verschillende aandachtsgebieden wordt gedaan door en binnen het programmateam. De programmamanager is eindverantwoordelijk en rapporteert hetgeen in het programmateam is besproken aan de opdrachtgever. Voor de realisatie en inrichting van het gegevensmagazijn inclusief de vele koppelingen (gegevensstromen) die dit met zich mee brengt wordt begin 2009 een informatieanalist/projectleider ingehuurd. Deze medewerker gaat nauw samenwerken met de projectleiders vanuit burgerzaken (Rob Prinsen), de BAG (Ton Elsendoorn), de WABO (Peter de Bree) en met IT beleid. Deze medewerker wordt aangestuurd door de IT beleidsmedewerker, Nienke Vonk. Datum: Pagina 21

22 De beleidsmedewerker IT is bij alle projecten inhoudelijk betrokken en waarborgt op deze wijze de architectuur principes en bewaakt overlap van techniek en/of functionaliteit. Na afloop van de digitalisering van de eerste 5 producten/diensten vindt er een evaluatie plaats. Deze evaluatie zal zich richten op de aspecten project aanpak en architectuur. Aan de hand van de bevindingen kan de project aanpak en/ of de architectuur worden gewijzigd. Communicatie en verandermanagement De projectplanningen worden begin 2009 ingevoerd in een projectmanagement tool waardoor op verschillende niveaus in de organisatie inzicht ontstaat in de stand van zaken binnen de diverse projecten. Daarnaast worden de medewerkers van de gemeente op de hoogte gehouden door het uitbrengen van een nieuwsbrief (PDWeetje). Deze nieuwsbrief wordt uitgebracht wanneer er nieuwe ontwikkelingen zijn te melden. Wanneer nodig wordt een bijeenkomst georganiseerd om de medewerkers nader in te lichten over de komende veranderingen. Deze communicatie wordt vanuit de verschillende projectleiders in overleg met de afdeling Communicatie en de programmamanager georganiseerd. Wanneer nodig wordt daarin een bijdrage geleverd vanuit de directie of het bestuur. Proces herontwerp De afdeling die verantwoordelijk is voor het proces ontwerpt zelf het nieuwe digitale proces. De uitkomst hiervan is de input voor een sessie waarin alle betrokken en gemandateerde medewerkers bij elkaar zitten en het nieuwe proces definitief vaststellen en zo mogelijk ook doorvoeren in het workflow management systeem. Bij deze sessies zijn in ieder geval aanwezig: de programmamanager, de projectleider, de IT beleidsmedewerker, de applicatiebeheerders, een systeembeheerder, de proceseigenaar, vertegenwoordiging van gemandateerde eindgebruikers, de leverancier van het Workflowmanagement systeem. De sessies worden geleid door een onafhankelijke, externe consultant. De uitkomsten van deze sessies worden gebruikt voor verdere implementatie van het proces Aannames bij de planning De proceseigenaren hebben voldoende inzicht en mandaat om het nieuwe digitale proces te ontwerpen. Het is mogelijk om 1 dag een nieuw digitaal proces behorend bij een product of dienst vast te stellen samen met de betrokkenen zoals genoemd in de vorige paragraaf. Er wordt voldoende vervangend personeel ingehuurd om de inzet van de diverse eindgebruikers in het programma te kunnen waarborgen. De implementatie van de verschillende workflow- en document management processen verloopt zonder technische problemen. Datum: Pagina 22

23 De beschikbaarheid van de landelijke voorzieningen verloopt volgens de planning die ten tijde van het schrijven van dit realisatieplan bekend is. De nieuwe systemen en de nieuw gedefinieerde werkprocessen leveren geen problemen (en daarmee vertraging) op bij invoering De vele veranderingen die op de medewerkers in de gemeente afkomen leidt niet tot capaciteitsproblemen voor het reguliere werk of voor de projectwerkzaamheden Personele en financiële middelen Voor PDW heeft de Raad van de gemeente Wijk bij Duurstede eind ter beschikking gesteld. Voor een overzicht van de bestede en nog te besteden kosten zie paragraaf Relatie met projecten die vanuit de lijn worden uitgevoerd De projecten uit het realisatieplan hebben een relatie met een aantal projecten die vanuit de lijn worden uitgevoerd en randvoorwaardelijk zijn. Dit zijn: Vastleggen nieuwe functie-eisen nav veranderde processen en werktaken. De consequenties voor de capaciteit van de betreffende afdeling en de gevolgen van de verandering in het niveau van de werkzaamheden op de afdeling worden besproken met het betreffende afdelingshoofd. Samen met het betreffende afdelingshoofd wordt vervolgens een advies opgesteld aan de opdrachtgever ten aanzien van de capaciteit en opleiding/plaatsing van medewerkers Project Deregulering Korte omschrijving achtergrond en doelstelling project Dit project betreft een onderzoek naar het beperken (terugdringen) van de regeldruk door de overheid voor bedrijven en burgers. De doelstellingen van dit project zijn: Inzetten/versterken van een cultuurverandering voor deregulering en klantgericht denken en handelen. In kaart brengen en kwantificeren van de lasten voor een selectie van belangrijkste gemeentelijke producten voor bedrijven en burgers. Formuleren van voorstellen voor lastenvermindering. Verkrijgen van inzicht in risico s van deze voorstellen en de standpunten van de gemeentelijke organisatie. Opstellen advies over hoe producten kunnen worden (a) afgeschaft of (b) vereenvoudigd. Datum: Pagina 23

24 Resultaten Een concreet dereguleringsadvies als input voor de besluitvorming door B&W en de gemeenteraad Relatie met andere in dit programma benoemde projecten VIND catalogus Het dereguleringsadvies en de maatregelen die op basis hiervan worden genomen hebben directe impact op de werkprocessen behorende bij de 30 producten zoals genoemd in PDW Planning Aanvraag subsidie Gereed Toegekende subsidies ,-- Rijksoverheid Toegekend Kamer van koophandel 1.750,-- Selectie producten die voor deregulering in aanmerking komen. Voor Week 37 bedrijven worden 40 en burgers 20 producten gekozen In kaart brengen huidige situatie producten en scan op eerste Week 40 reductiemogelijkheden Interviews met dossierhouders Week 44 Terugkoppeling interviews Week 48 Opstellen concept dereguleringsadvies met raming lastenreductie financiële Week 49 afwikkeling Workshop SO: afstemmen en consolideren resultaten Week 51 Aanbieden dereguleringsadvies aan B&W en GS met toelichting en beantwoording vragen Eerste kwartaal Personele en financiële middelen Aantal interne uren 200 Dekking: 2008 (afdelingebsbp,bca,dvl) Projectbaten: Bron: 2009 n.t.b. Externe financiering: Bron: 2010 n.t.b. Subsidie: Bron: KVK 1.750,-- Ministerie ,-- De dekking komt voor het overige vanuit het budget bedrijfsvoering. Datum: Pagina 24

25 3.5. Prioriteiten gesteld vanuit de Rijksoverheid Korte omschrijving projecten Project Projectleider Afdeling Landelijk digitaal loket schoolverlaten Petra de Kruif SBP Verwijsindex risicojongeren Mascha Heemskerk SBP Dienstenrichtlijn 1 loket Martin Hardijzer SBP Gemeenschappelijke machtigingsvoorziening Dietrich van Roest DVL Landelijk digitaal loket schoolverlaten: De gemeente zal op korte termijn vanuit de IB groep de informatie moeten kunnen krijgen over de schoolverlaters en over verzuim. De meldingen vanuit de school verlopen dan niet meer rechtstreeks naar de gemeente maar gaan via de IB groep. Het landelijk loket Schoolverlaten wordt per mei 2009 in de gemeente Wijk bij Duurstede geïmplementeerd. Voor die tijd bereidt de gemeente zich hierop voor door naar voorlichtingsbijeenkomsten te gaan en met de verworven kennis een eigen plan hiervoor te maken. Verwijsindex risicojongeren: De gemeente heeft in samenwerking met andere gemeenten een gemeenschappelijke aanbieder gekozen, dit is de firma Multisignaal. Deze firma kan een applicatie hiervoor bij de verschillende maatschappelijke instanties installeren. Deze implementatie is in het eerste kwartaal van 2009 gepland. De gemeente is inhoudelijk betrokken bij het tot stand komen van de SLA die voor alle gemeenten geldt maar wel per gemeente moet worden afgesloten. De gemeente heeft hiervoor zelf overleg gevoerd met de firma Multisignaal. Dienstenrichtlijn - loket: De verschillende onderdelen van het loket zijn aan de voorkant reeds ingericht. Op dit moment vindt de afhandeling van verzoeken en vragen door zowel dienstverlening (relatief simpele vragen) als de accountmanager Bedrijven (complexere vragen) plaats. Bij het digitaliseren van de werkprocessen waar ook bedrijven mee van doen hebben wordt de accountmanager voor bedrijven hierin betrokken. Gemeenschappelijke machtigingsvoorziening: Er is vanuit de Rijksoverheid hierover nog weinig inhoudelijke en termijn- informatie bekend. Wanneer hierover meer duidelijkheid komt zal de gemeente hierop acteren en een plan voor implementatie gaan opstellen. Datum: Pagina 25

26 3.6. Planning PDW, deregulering en de overige geprioriteerde EGEM projecten Onderzoeken/structureren documenten fase 1 DMS Poststroom Aanbesteding GM Vullen I-Controller met processen fase 1 Onderzoeken/structureren werkprocessen fase 2 Advisering over veranderingen in formatie en werkzaamheden binnen afdelingen nav veranderde processen fase 1 Aanbesteding WABO-ICT Voorbereiding invoering BPR Technische installatie BAG Dereguleringsadvies aan B&W Inhuur Pl Gegevensmagazijn Activiteiten ihkv digitale klantendossier afgerond Aansluiting op LVO Verwijsindex risicojongeren Implementatie digitale werkprocessen en documenten fase 1 Vullen I-Controller met processen fase 2 Onderzoeken/structureren documenten fase 2 Onderzoeken/sructureren werkprocessen fase 3 Advisering over veranderingen in formatie en werkzaamheden binnen afdelingen nav veranderde processen fase 2 Implementatie WABO-ICT Invoering BPR en afname BSN Digitalisering facturen Landelijk digitaal loket schoolverlaten Invoering BAG (bronhouderschap) Aansluiting op LV s BAG, Kadaster, GBKN, NHR, GBA-V Evaluatie aanpak en architectuur en evt aanpassingen doorvoeren Implementatie digitale werkprocessen en documenten fase 2 Vullen I-Controller met processen fase 3 Onderzoeken/structureren documenten fase 3 Advisering over veranderingen in formatie en werkzaamheden binnen afdelingen nav veranderde processen fase 3 Voorbereiden Nieuwe handelsregister / Bedrijvenloket / Bedrijven en instellingennummer Digitaal klant dossier Dienstenrichtlijn 1 loket Gegevensmagazijn staat centraal binnen gemeente en aangesloten op applicaties die gebruik maken van BSN Implementatie digitale werkprocessen en documenten fase 3 Advisering over aanpassingen functieeisen nav veranderde processen fase 3 Implementatie nieuwe handelsregister / Bedrijvenloket / Bedrijven en instellingennummer Gemeenschappelijke machtigingsvoorziening Aansluiting op RNI Q Q Q Q Q Q Q Q Q Versie 0.1 Evaluatie projectaanpak en architectuur Datum: Pagina 26

27 4. Middelen 4.1. Financiële middelen Budget Bedrijfsvoering projecten Voor PDW is eind 2006 een budget van ter beschikking gesteld. Reeds gemaakte kosten Onderdeel PDW Interne kosten Externe kosten Totaal Project Besturing Proces Herontwerp Pakket van eisen BSN/BPR GEO Implementatie digitale processen Aanschaf hard- en software BAG Resterende authentieke basisregistraties Zakenmagazijn 0 0 Digitale facturering 0 0 Digitale 0 0 bestemmingsplannen Klantendossier 0 0 Opzetten beheer applicaties 0 0 TOTAAL Nog te maken kosten Onderdeel PDW Interne kosten Externe kosten Totaal Project Besturing Proces Herontwerp Pakket van eisen BSN/BPR GEO Implementatie digitale processen Aanschaf hardware en software MidOffice BAG Resterende authentieke basisregistraties Zakenmagazijn 0 0 Digitale facturering Digitale Versie 0.1 Datum: Pagina 27

28 bestemmingsplannen Klantendossier Opzetten beheer applicaties Inhuur PL gegevensmagazijn TOTAAL Totale kosten Interne kosten Externe kosten Totaal Totale kosten Budget onderzoek deregulering Voor het project deregulering zijn de volgende subsidies toegekend: Toegekende subsidies ,-- van de Rijksoverheid Kamer van koophandel 1.750,-- De dekking voor de overige kosten komt vanuit het budget Bedrijfsvoering EGEM projecten Vanuit de verschillende afdelingen worden de 4 in paragraaf genoemde EGEM projecten gebudgetteerd. Hiervoor is geen gemeenschappelijk budget afgesproken Personele middelen formatief/kwalitatief Personele middelen voor PDW Afdeling Rol Medewerker SBP Programmamanager Jan Veenstra 10 uur per 10 uur per 10 uur per SBP Trekker Gertjan van 1 uur per 1 uur per Deregulering Dijkhuizen OND Trekker Infrastructuur Peter van den Boogaard 4 uur per 4 uur per 4 uur per OND Systeembeheer Divers 4 uur per 4 uur per 2 uur per OND DIV medewerker Cor Schaecken 8 uur per 8 uur per 4 uur per DVL Trekker Front Office Danny Liemburg 2 uur per 2 uur per 2 uur per BCA Webmaster Ben Taken 2 uur per 4 uur per 2 uur per DVL Projectleiders DVL Dietrich van Roest 2 uur p.w. 4 uur p.w. 2 uur p.w. Versie 0.1 Datum: Pagina 28

29 BCA Trekker MidOffice / Informatiemanager BCA Projectleider Gegevensmagazijn BCA Applicatiebeheer / ICT consulent Rob Prinsen Peter de Bree 2 uur p.w. 1 uur p.w. 4 uur p.w. 2 uur p.w. 2 uur p.w. 1 uur p.w. Nienke Vonk 16 u p.w. 16 u p.w. 16 u p.w. Ntb 32 u p.w. 32 u p.w. 32 u p.w. Roel Bakker 20 uur p.w. 20 uur p.w. 20 uur p.w Personele middelen voor onderzoek Deregulering Het onderzoek deregulering zal door een beperkt aantal mensen worden uitgevoerd. De personele bezetting hiervan moet nog bepaald worden Personele middelen voor EGEM projecten De realisatie van de EGEM projecten zal getrokken worden door de afdeling Dienstverlening. Verder geldt dezelfde personele bezetting als die voor PDW Faciliteiten Voor de uitvoering van PDW zijn de volgende middelen vereist: Vergaderruimte Testruimte (met minimaal 4 test Pc s die voldoen aan de standaard binnen de gemeente Wijk bij Duurstede) Opleidingsruimte (met minimaal 4 test Pc s die voldoen aan de standaard binnen de gemeente Wijk bij Duurstede) Testomgeving op serverniveau Versie 0.1 Datum: Pagina 29

30 5. Beheersing Programma 5.1. Organisatie Programmastructuur Opdrachtgever Directeur Bedrijfsvoering Wilma van de Werken Opdrachtnemer Bedrijfsvoerings projecten Jan Veenstra Opdrachtnemer Deregulerings onderzoek Gertjan van Dijkhuizen Trekker BAG Ton Elsendoorn (Coördinator belastingen) Trekker Infrastructuur Peter van den Boogaard (Afdelingshoofd Ondersteuning) Trekker Front Office Danny Liemburg (Afdelingshoofd DVL) Trekker Mid Office Nienke Vonk (Beleidsmedewerker ICT) Onder aansturing van de trekker van de Front Office zijn vervolgens de volgende deelprojectleiders werkzaam: Rob Prinsen, Dietrich van Roest en Peter de Bree. In 2009 wordt een deelprojectleider ingehuurd die onder aansturing komt van de trekker van de MidOffice. Daarnaast is, onder aansturing van de trekker van de Mid Office, Roel Bakker technisch projectleider. Versie 0.1 Datum: Pagina 30

31 Rollen, taken en verantwoordelijkheden Opdrachtgever: Geeft de scope van het programma aan en accordeert eventuele scope wijzigingen inclusief de bijbehorende consequenties voor tijd en geld. Bespreekt de voortgang met de opdrachtnemers/projectmanagers en rapporteert deze voortgang richting het SO Bewaakt de grensvlakken van de verschillende programma s en signaleert het richting de opdrachtnemers en de andere opdrachtgever wanneer deze elkaar overschrijden. Opdrachtnemer: Is verantwoordelijk voor het behalen van het eindresultaat binnen de in dit realisatieplan vermelde condities. Stuurt de verschillende trekkers aan en rapporteert over de voortgang richting de opdrachtgever. Houdt bij welk deel van het budget besteed is en hoeveel budget per voortgangsperiode nog te besteden is. Organiseert het periodieke programmateam overleg en zit deze ook voor. Trekker per aandachtsgebied: Trekt de projecten binnen het betreffende aandachtsgebied of stuurt de projectleiders aan binnen het aandachtsgebied. Houdt de voortgang bij van de projecten binnen het aandachtsgebied en rapporteert hierover in het programmateam overleg Overlegstructuur Twee wekelijks is er een programmateam overleg waarin de opdrachtnemers en de trekkers bijeen zijn om de voortgang van de verschillende projecten te bespreken en te bewaken dat de doelstellingen zoals genoemd in dit realisatieplan gehaald blijven worden Kwaliteit Binnen de gemeente wordt eind 2008 een projectbureau ingericht die de projectgegevens van alle projecten moet gaan registreren. Hiermee wordt een volgende stap gemaakt richting projectmatig werken. Gaandeweg zal de gemeente toewerken naar een situatie waarin de projecten op een professionele manier worden opgestart en gemonitored, waarbij ook de directie altijd een actuele stand van zaken mbt de lopende projecten ter beschikking heeft Rapportage Twee wekelijks wordt gerapporteerd aan de opdrachtgever over de voortgang binnen de programma s. Halfjaarlijks wordt gerapporteerd aan de raad. Versie 0.1 Datum: Pagina 31

32 5.4. Communicatie De communicatie tussen het programma digitaal werken en het onderzoek naar deregulering vindt plaats op het niveau van de opdrachtnemers. Er wordt afgestemd welke producten het eerste worden gedigitaliseerd en of deze in aanmerking komen voor deregulering. Wanneer hier overlap ontstaat wordt daar in de verschillende projecten rekening mee gehouden. De afstemming tussen de EGEM projecten en programma digitaal werken vindt plaats op het niveau van de IT beleidsmedewerker die de overlap tussen de projecten als het gaat informatiestromen bewaakt. Het realisatieplan wordt in november 2008 gepresenteerd aan alle afdelingshoofden, in het bijzijn van de directie. Tijdens deze presentatie zal de afdelingshoofden worden gevraagd om de veranderingen te ondersteunen in personele zin, om te gaan met de weerstand die de veranderingen oproepen en de noodzaak voor deze veranderingen uit te dragen naar hun medewerkers. De gemeente is nog op zoek naar een manier waarop de visie voor de komende 5 jaar gecommuniceerd kan gaan worden. Hierbij gaat het met name om de vraag: Hoe werken wij in 2014? Eind 2008 wordt binnen de gemeente door een aantal mensen hiervoor een aanpak bedacht Risicobeheersing Risico Beperkte inzetbaarheid sleutelfiguren binnen programma. De werkzaamheden moeten naast de reguliere werkzaamheden worden uitgevoerd. Kennisniveau van medewerkers aangaande komende veranderingen en de redenen hiervoor is laag Impact Waarschijnlijkheid Maatregelen Groot Groot - zorgen voor extra resources voor reguliere werkzaamheden Groot Groot - De inhoud van het realisatieplan en de impact van de realisatie hiervan moet bekend zijn bij directie en afdelingshoofden. - Communicatie over komende veranderingen vanuit directie en afdelingshoofden richting medewerkers noodzakelijk Er worden op verschillende terreinen Groot Groot - Duidelijke en Versie 0.1 Datum: Pagina 32

33 tegelijk veel projecten uitgevoerd. De hoeveelheid veranderingen en de werkdruk worden hiermee erg groot. regelmatige communicatie over de op hande zijnde veranderingen - Tijdig opleiden en instrueren van medewerkers in de verschillende projecten - Beperken scope veranderingen door schrappen projecten of verlengen tijdslijn. Versie 0.1 Datum: Pagina 33

34 6. Bijlage I: Status lopende projecten Project DMS Digitalisering Inkomende Post DMS Uitgaande post en sjablonengenerator WABO BPR Vastleggen proces- en documentgegevens in de Icontroller BAG Status Per 4 december 2008 verloopt de verwerking van de inkomende post digitaal. Hiervoor krijgt het DMS een import van de persoonsgegevens vanuit het BRS (voorlopige gegevensmagazijn) en een import van de metagegevens vanuit de Icontroller. Als voorbereiding op de implementatie van de uitgaande post en de sjablonengenerator zal in het najaar van 2008 hiertoe een plan worden opgesteld en is de sjablonengenerator technisch geïnstalleerd. Voor de selectie van een systeem voor de uitvoering van de WABO en de vervanging van de systemen Miles en Provas gaat de gemeente zelf een aanbesteding doen. Het WABO systeem zal moeten kunnen communiceren met onder meer het DMS, de BAG, de BRS en met het workflow management. De gemeente is in het najaar van 2008 van plan aan te sluiten op het LVO. Hoe de aanvragen ihkv het gebruiksbesluit en activiteitenbesluit vervolgens intern worden afgehandeld, moet de gemeente nog bepalen. De GABA autorisatie is aangevraagd en treedt per 1 juni 2009 in werking. De gemeente kan de afnemersindicaties plaatsen bij buitengemeentelijke personen middels een VOA die bij T&T staat. Ook sluit de gemeente aan bij de TMV. De gemeente volgt hierbij het stappenplan zoals deze door het agentschap BPR is opgesteld. Per januari 2009 kan de gemeente gebruik maken van de GBA webservice van T&T waardoor de gemeente de GBA- V ad hoc kan bevragen. De productbegroting, in hoofdlijnen de verschillende processen per product, de documenten per product, de verschillende applicaties per product, de functienamen binnen de gemeente worden allen ingevoerd in de I Controller zodat deze gegevens kunnen worden gebruikt in de verschillende systemen binnen de gemeente. Het voordeel hiervan is dat de terminologie van de gemeente hierin wordt vastgelegd evenals de samenhang van de verschillende systemen bij de realisatie van een product. De BAG applicatie wordt eind dit jaar technisch Versie 0.1 Datum: Pagina 34

35 Aanbesteding en implementatie gegevensmagazijn geïmplementeerd en zal in het tweede kwartaal van 2009 operationeel worden. De noodzaak van het op korte termijn aanschaffen van een nieuw gegevensmagazijn (en vervanging BRS systeem) wordt in het licht van het project BAG, BPR, WABO steeds groter. Er wordt in het najaar van 2008 een centraal aangestuurd project gestart waarin dit gegevens magazijn wordt aanbesteed en ingericht en wordt gekoppeld met de diverse backoffice applicaties waarin het BSN nummer wordt gebruikt. Ook zal het gegevensmagazijn middels de VOA worden gekoppeld aan het GBA-V. Om dit project te trekken wordt er eind 2008/begin 2009 een informatieanalist/projectleider ingehuurd die, onder aansturing van de trekker Midoffice, nauw samen gaat werken met de projectleiders BAG, BPR, WABO. Versie 0.1 Datum: Pagina 35

36 7. Bijlage II: Te digitaliseren werkprocessen Versie 0.1 Datum: Pagina 36

37 Versie 0.1 Datum: Pagina 37