Verbeterpunten voor het functioneren van de afdeling Grondgebied

Transcriptie

1 Bijlage raadsbrief inzake Actieplan, eerste fase, n.a.v. Feitenonderzoek naar de behandeling van Bouwinitiatieven bij de afdeling Grondgebied (rapport Promes) Verbeterpunten voor het functioneren van de afdeling Grondgebied Onderwerp Toelichting Stand van zaken 1. Cultuur (houding en gedrag) Individuele medewerker. Door de interim-manager zijn intussen met alle 25 medewerkers en inhuurkrachten individuele gesprekken gevoerd. Vaste items daarbij o.a.: - klantgerichte houding en opstelling; -proactieve instelling; -oplossingsgerichte houding Afdeling als collectief. Vast agendapunt in afdelings- en clusteroverleg. Cultuurverandering vraagt de nodige tijd; daarom continu aandachtspunt. Continu aandachtspunt Training verbetering klantgerichtheid afdeling Grondgebied Klanttevredenheidsonderzoek. 2. Structuur Mede i.v.m. komst nieuwe wetgeving (Wabo, WRO) klantgerichtheid en onderlinge afstemming tussen betrokken ambtelijke disciplines z.s.m. optimaliseren. 0-meting gewenst t.a.v. klanttevredenheid over de afdeling Grondgebied. Over 2 jaar een verdiepingsonderzoek te doen in het kader van de burgerparticipatie. Concreet voorstel wordt voorbereid (2 e kwartaal 2008). Uitvoering 3 e kwartaal Concreet voorstel wordt voorbereid in het 2 e kwartaal 2008.

2 2.1. Aansturing afdeling. Qua management zijn intussen personele maatregelen genomen. Externe ondersteuning van de afdeling is per 14 april 2008 gerealiseerd. Voorlopig tot 1 oktober 2008 externe ondersteuning ingehuurd. Organisatiebreed loopt een managementontwikkelings - proces ter versterking van het MT. Aandachtspunten cultuurverandering, afspraak is afspraak en meer structuur in de organisatie Interne organisatie afdeling Aanwijzen probleemeigenaren/ primaathouders Aanwijzen coördinatoren voor de diverse clusters. Tot nu toe is dit aspect onderbelicht gebleven. Naast meer projectmatig werken dient deze aanwijzing op korte termijn te worden gerealiseerd. Werkzaamheden vragen meer onderlinge afstemming en coördinatie binnen het cluster en de afdeling; Integrale benadering van werkzaamheden; noodzaak overleg met betrokken disciplines. Te realiseren m.i.v. 3 e kwartaal Voorstel 2 e kwartaal Verruiming ambtelijke capaciteit. Er is nu al bovenmatige werkdruk. Mede gelet op a. nieuwe wetgeving; b. ambitieniveau van bestuur en c. resultaten benchmarking Is formatie- uitbreiding noodzakelijk Front- en backoffice. Verdere verfijning taakafbakening na de eerste intake/contacten (wie doet wat) gewenst. Organisatiebreed (MT). 3. Bestuursondersteuning Bezien in relatie financiële afweging voorjaarsnota en totale organisatie (MT). 3 e kwartaal Actie 3 e kwartaal 2008

3 3.1. Ambtelijke ondersteuning van de bestuurder(s) in contacten met de klanten Gestructureerd werkoverleg interimmanager Grondgebied en portefeuillehouder VROM. 4. Workshop 4.1. Het mogelijk bijstellen van het planologisch beleid/regelgeving. 5. Bedrijfsvoering afdeling Grondgebied Aandachtspunt uit rapport Promes; gewenningsproces tussen huidige portefeuillehouder VROM en afdeling. Meer structuur van dit overleg is noodzakelijk, ook i.v.m. prioriteitstelling werkvoorraad. Bouwregels analyseren en de vraag: hoe wij daarmee flexibel omgaan. Resultaat zal input zijn voor aanpassing beleidsregels art WRO, omgaan met regels bestemmingsplan en omgaan met bouwwensen van inwoners en bedrijven. Besproken tussen portefeuillehouder/ afdelingsleiding/afdeling. Praktische afspraken zijn intussen gemaakt over ambtelijke ondersteuning bij contacten met inwoners en bedrijven (voor eenvoudige vragen doorverwijzen naar ambtelijke dienst). Verder energie steken in relatie (samenspel). Evaluatie 3 e kwartaal Uitgevoerd. Kaders bespreekbaar gemaakt waarbinnen portefeuillehouder en afdelingsmanagement qua rolverdeling/ verantwoordelijkheid opereren. Workshop Bouwen in Drimmelen wordt gehouden op 12 juni 2008.

4 5.1. Standaardprocesbeschrijving voor de aanpak van planologische initiatieven. Eén van de aanbevelingen in het Promes-rapport. Noodzaak van het opstellen en bewaken wordt onderschreven. Zoals bekend worden de werkprocessen ook in het kader van de introductie van de Wabo (omgevingsvergunning) per januari a.s. en de invoering van de nieuwe WRO (waarschijnlijk per ) opnieuw beschreven. Binnen afdeling Grondgebied is werkgroep opgestart, met opdracht in het 3e kwartaal 2008 met een voorstel te komen. Op MT-niveau wordt het onderwerp: werkprocessen organisatiebreed ook opgepakt in het kader van het procesmanagement Sturen van ontvangstbevestiging Bewaking afhandeling post. 5.4 Telefonische bereikbaarheid..6. Personele aspecten 6.1. Externe ondersteuning van de afdeling. Maatwerk i.p.v. standaard ontvangstbevestiging noodzakelijk. Ook voor contacten met inwoners en bedrijven belangrijk verbeteringspunt. College heeft per 14 april 2008 interim-manager aangetrokken met een tweeledige opdracht: - rust en stabiliteit in het functioneren van de afdeling te bewerkstelligen: - vóór de zomer met een actieplan te komen. Organisatiebreed reeds bijgesteld. Voor Grondgebied wordt afhandelingtermijn afgestemd op concrete verzoek. Zonodig wordt tussenbericht verzonden. Het stelselmatig bewaken (ook via systeem Corsa) blijft continu aandachtspunt. Afspraken ter zake zijn weer opgefrist. Concernbreed loopt traject: verbetering telefonische bereikbaarheid (MT). Verbeterplan- ook voor Grondgebied- is dit kwartaal te verwachten. Interim-manager is gestart en komt versneld met een eerste verkenning van wat tot nu toe aan verbeteringen is opgepakt.

5 6.2. Personele maatregelen binnen de afdeling. Rechtspositie is verantwoordelijkheid van B & W. Genomen zijn die rechtspositionele maatregelen, die in dit stadium te realiseren zijn. 7. Overige 7.1. Verbetering archivering en dossiervorming Stedenbouwkundige supervisie. Onlangs is een nieuwe medewerker met stedenbouwkundige achtergrond in dienst getreden. Zonodig kan externe stedenbouwkundig advies worden in gehuurd. Wordt concernbreed opgepakt. Is continu aandachtspunt. Afgedaan.