Masterclass Implantatenregistratie

Transcriptie

1 Masterclass Implantatenregistratie Voorbereiding op de invoering van het Landelijk Implantaten Register (LIR) Donderdag 11 en vrijdag 12 januari 2018 Hotel De Wageningsche Berg, Wageningen

2 Programma donderdag 11 januari uur Start bijeenkomst uur Justin Bitter, Wet- en regelgeving/aanzet tot standaardisatie Hans Lunenborg, sectormanager GS1 NL uur Lunch uur Justin Bitter, de financiële kant van de zaak uur Jan Vink, Business Case de Wageningsche Berg uur Informele borrel (inchecken) uur Diner uur Jan Vink, Vertaling naar de praktijk uur Afsluiting dag 1 2

3 Programma vrijdag 12 januari uur Ontbijt (uitchecken) uur Evalueren dag uur Justin Bitter, Opzet eigen businesscase (kwalitatief) uur Jan Vink, Doorkijk naar de toekomst uur Uitwerken BC in groepen uur Lunch uur Cherry Ponsen, presentatietechnieken uur Presentatie eigen businesscase + terugkoppeling uur Einde programma 3

4 4

5 Introductie Jan Vink MBA B(l)oeiend Leven Geniet-Verbaas-Leer 5

6 Introductie Dr. Justin Bitter Achtergrond als operatieassistent Momenteel bedrijfsleider Zorgmodel Interventie Zorgstraten Bedrijfskunde en promotietraject Radboud Universiteit 5 jaar voorzitter GS1 Nederland ( ) Sinds juli 2014: Global member of GS1 Healthcare Leadership Team 6

7 Inleiding 7

8 Eerste aanraking met traceerbaarheid Najaar 2009, logistiek manager afdeling operatiekamers Radboudumc Nijmegen 8

9 Noodzaak wordt door overheid onderkend! Werkbezoek delegatie VWS 5 juli 2017 jl. Integratie binnen de keten verplicht tot standaardisatie en uniformering. 9

10 Waarom deze Masterclass (I) Er ontstaan problemen met implantaten, zoals met de PIPborstimplantaten. Het is dan belangrijk dat patiënten met een dergelijk implantaat snel worden opgespoord; dat is nu nog niet altijd mogelijk. (Bron: IGZ, mrt12) De meeste interne registraties zijn nog niet rechtstreeks bruikbaar voor het nationale implantatenregister. De informatie over patiënt en implantaat is meestal wel beschikbaar, maar het kost veel tijd om de gegevens op te zoeken. (Bron: RIVM nationaal rapport 27nov14) Implantaten worden op zeer uiteenlopende manieren geregistreerd. Ook zijn de huidige systemen nog niet waterdicht, waardoor patiënten kunnen worden 'gemist. (Bron: Rapport Nivel 2015/2016) 10

11 Waarom deze Masterclass (II) De inrichting van een Landelijk Implantatenregister(LIR) gaat vanaf 1 juli 2018 gefaseerd plaatsvinden in Nederland (Bron: Een nationaal register met landelijke dekking, snelle traceerbaarheid en een gewaarborgde privacy Iedere persoon heeft het recht te weten welk implantaat in zijn of haar lichaam is geïmplanteerd Kortom: Wat betekent dit voor jouw ziekenhuis? Hoe schrijf je een businesscase en welke keuzes dienen er gemaakt te worden? 11

12 Wat brengt deze masterclass niet? 12

13 Wat brengt deze masterclass wel! U bent op de hoogte van internationale wetgeving en status in Nederland/Europa Inzicht in de complexiteit en keuzes van belang voor uw organisatie Zicht op verborgen (indirecte) kosten, verbruik, aanwezige courante voorraad, derving en verspilling. U kunt dit uitleggen en onderbouwen binnen uw organisatie. Voorstel verbeteren patiëntveiligheid in geval van een recall Handvatten om kosten beter te kunnen beheersen Een leidraad voor een business case voor het LIR 13

14 Realiteit 14

15 15

16 Enkele praktijkvoorbeelden PIP schandaal 2012 Metaal op Metaal (MOM) Heupprothese J&J 2010 ICD St Jude Medical

17 De problemen van registratie in de praktijk Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) Enterprise Resource Planning (ERP) 17

18 Registratieplicht blijft toenemen Druk op kostenreductie neemt niet af Inkomsten blijven onder druk staan Patiënten komen echt centraal te staan Concurrentie neemt toe Aantoonbare kwaliteit 18

19 Leren van andere sectoren Luchtvaart Traceerbaarheid in de keten Express (e-commerce) Automotive 19

20 Subtiel samenspel tussen ziekenhuizen en leveranciers van medische hulpmiddelen en software 20

21 Bescherming patiënt (als zorgconsument) Veilige genees-en hulpmiddelen Veilige (zorg)processen Bescherming lokale markten (counterfeiting) Internationale afstemming Stimulans voor continue verbeteren door (internationale) incidenten Wet- en regelgeving aanscherpen met veiligheid als uitganspunt om: 1. Risico s verminderen 2. Garantie voor patiënten: Juiste producten Juiste ingrediënten in de juiste samenstelling Geen vervuilingen 21

22 22

23 Standaardisatie wereldwijd (wet- en regelgeving) 23

24 Barcodering in de praktijk 24

25 Wet- en regelgeving Een mondiale uitdaging voor (grote) multinationals om te komen tot uniforme barcodering Uitdaging industrie: reductie barcodes op verpakkingen in lijn met verschillende wetgevingen en richtlijnen per land waar aan ziekenhuizen wordt geleverd. Wet- en regelgeving praat niet over kosten(reductie), maar uitsluitend over patiëntveiligheid 25

26 Classificatie medische hulpmiddelen Klasse 3 Klasse 2B Klasse 2A Klasse 1 Actieve en Passieve Implantaten AO materiaal, anesthesieapparaat Injectienaalden Rolstoel, gipsverband, tongspatel 26

27 27

28 Internationale (UDI) wetgeving (USA) Leveringen in de USA moeten voldoen aan UDIwetgeving (FDA). Deze wetgeving vereist dat fabrikanten van medische hulpmiddelen een Unique Device Identifier (UDI) aan producten toevoegen en artikelgegevens met de FDAdatabase (GUDID) delen. Door producten uniek te identificeren en artikelgegevens te delen, kunnen producten makkelijker worden getraceerd. UDI omvat het unieke itemnummer, expiratiedatum en lot/batchnummer 28

29 FDA in USA: wetgeving via Senaat september september 2014: leveranciers klasse III medische hulpmiddelen. 24 september 2015: leveranciers klasse II/I medische hulpmiddelen. 24 september 2016: leveranciers klasse II medische hulpmiddelen. 24 september 2020: leveranciers klasse I medische hulpmiddelen alle middelen die geen klasse toegewezen hebben gekregen. 29

30 Voordelen UDI-registratie Informatievoorziening meer accuraat Afname vergissingen met hulpmiddelen Gegevens direct in medische dossier, klinische informatiesystemen en registraties Ondersteuning bij onderzoek naar adverse events Uitvoeren van recalls van producten (snelle response) Post market surveillance Basis voor een wereldwijde veilige distributieketen Traceerbaarheid Aanpakken van vervalsingen 30

31 Standaard barcodering HIBCC ( GS1 ( ISBT 128 ( 31

32 Traceerbaarheid en patientveiligheid starten bij 15 min 34 sec. 32

33 Korte break 33

34 Presentatie GS1 Hans Lunenborg 34

35 Masterclass Implantatenregistratie 11 januari 2018 Hans Lunenborg, sectormanager Gezondheidszorg GS1

36 Agenda Even voorstellen Gezondheidszorg, de uitdagingen! Wetgeving Medische hulpmiddelen - USA, UDI regulation - Europa:Medical Device Regulation(MDR) - NHS Afspraken Document Codering Landelijk Implantatenregister (LIR) Falsified Medicines Directive (FMD) GS1 Nederland

37 Even voorstellen:gs1 GS1 is een non-profit organisatie die zich inzet voor wereldwijde standaardisatie 40 jaar ervaring 111 landelijke GS1-organisaties Standaards worden gebruikt in meer dan 30 branches 6 miljard scantransacties per dag! GS1 Nederland 2017

38 Wereldwijde samenwerking GS1 Nederland

39 GS1 Healthcare: Voluntary, Global Healthcare User Group To lead the healthcare sector to the successful development and implementation of global standards by bringing together experts in healthcare to enhance patient safety and supply chain efficiencies. GS1 Nederland 2017

40 GS1 standaarden GS1 Nederland

41 GS1 identificatie in Healthcare Item Location GTIN Global Trade Item Number GLN Global Location Number Unieke nummers Wereldwijd geaccepteerde standaard Relation GSRN Global Service Relation Number GS1 Nederland

42 Gezondheidszorg, de uitdagingen GS1 Nederland 2017

43 GS1 Nederland 2017

44 GS1 Nederland 2017

45 GS1 Nederland

46 GS1 Nederland

47 Wetgeving voor Medical Devices GS1 Nederland 2017

48 Requirements for medical devices identification and UDI Canada EU Russia U.S.A. Turkey Qatar UAE China S.Korea Japan Saudi Arabia India Chinese Taipei Singapore Brazil Argentina Australia And more coming GS1 3Nederland 2017

49 Wet- en regelgeving in de zorg <2020 Internationale deadlines: 2015, 2016, 2020 (24 sep): U.S. FDA - UDI regulation for medical devices 2017, 2018, 2019 (30 sep): UK s NHS 2020 (25 mei): EU - Medical Device Regulation 2019 (9 feb): EU - Falsified Medicines Directive 2020 : Medical devices regulations China, Japan, Canada, Australia + Nationale regelgeving en focusprojecten LIR, LROI, DBIR ADC NFU NEVI zorg GS1 Nederland

50 UDI-wetgevingen > 4400 GLN s (bedrijven) zijn zorg gerelateerde data aan het publiceren > 2.1 Miljoen GTIN s (producten) in de zorg > 85% van de artikelen in de GUDID volgens GS1 standaarden > 1.5 Miljoen UDI s in de U.S. FDA GUDID U.S. FDA U.K. NHS (nu 2020) : 100% GS1 Nederland

51 EU - UDI: the Medical Device Regulation (MDR) 2012 EC proposals MD & IVD Regulations 2013 EC Recommendation to Member States 5 May 2017 EU Regulations published 26 May 2020 UDI assignment, registration and data delivery EUDAMED All classes 2021 UDI marking Class III 2023 UDI marking Class II 2025 UDI markingcl ass I Development of EUDAMED 26 May 2022 UDI assignment, registration and data delivery EUDAMED 2023 UDI marking Class D 2025 UDI marking Class B & C 2027 UDI marking Class A + 2 years for DPM, when applicable GS1 Nederland 2017

52 UDI Example - #1 Medtronic US FDA UDI required ISO 8601 date format Device Identifier (DI) Static portion GTIN (product identifier) Production Identifier (PI) Dynamic portion Application Identifiers (e.g. serial, lot number & expiry date) GS1 Nederland

53 UDI system in EU Assignment of a UDI made of a Device Identifier (DI) and a Production Identifier (PI) Application of the UDI on the label or the package of the device. The UDI carrier shall be placed on the label and on all higher levels of packaging (not incl. shipping containers) Storage of the UDI by the economic operators, the health institutions and the healthcare professionals Data submission in a UDI database (EUDAMED) GS1 Nederland

54 Eudamed Basic UDI-DI is the main key linking device data across Eudamed GS1 Nederland

55 NHS GS1 Nederland

56 Wat houden deze wetgevingen in? Barcodering op labels Data aanleveren GS1 Nederland

57 GS1 barcodes Op de label GS1 Nederland

58 GS1 barcodering in de zorg: GS1 128 indien er voldoende ruimte op de verpakking is: Voorkeur gaat naar de GS1 DataMatrix: (01) (17)091231(10)A1345B(21)1234 GS1 Nederland 2017

59 GS GS1 DataMatrix GS1 Nederland

60 GS1 barcodering voor UDI UDI Unique Device Identification GS1 Standard Product identification Bron DI Device Identifier GTIN Global Trade Item Number Barcode + productdata PI Production Identifier AI Application Identifier Lot/batchnummer: AI (10), bijv Serienummer: AI (21), bijv XYZ Expiratiedatum: AI (17), bijv Productiedatum: AI (11), bijv Barcode DI + PI = UDI GTIN of GTIN + AI s = UDI Barcode GS1 Nederland

61 GS1 Data Source Healthcare Data aanleveren GS1 Nederland

62 GS1 Data Source Healthcare Global Data Synchronisation Network (GDSN) is de standaard voor het uitwisselen van productdata. Deze standaard voorziet bestaande systemen van correcte data. GS1 Data Source Healthcare is de Nederlandse dienst voor de zorg om gebruik te maken van GDSN. - Ondersteuning, webinterfaces, trainingen, contacten, enz. GS1 Nederland

63 Welke basisdata wordt uitgewisseld? - GTIN - Eenduidig Omschrijving - THT-datum op verpakking - Versie or Model - Productiedatum - Vervaldatum - Kit of combinatie - Aantal per doos - Contactgegevens - Afmetingen en gewicht - Verpakkingstype - Besteleenheden (per doos/per artikel) - Brand Name - Type barcode - Verpakt als Steriel (of steriliseren voor gebruik en hoe) - Additionele identificaties (UNSPC, RVG/RVH) - MRI veilig? - Voor enkel gebruik? - Bevat het Latex? - Bevat het Menselijke stoffen? - Indicatie directe identificatiemerken - Bewaarinstructies (temperatuur, luchtvochtigheid, luchtdruk, speciaal) - Gebruikersinstructies - GMDN code - Per voorschrift of OTC? - Klinische afmetingen - Inhoud GS1 Nederland

64 GS1 Data Source Healthcare - datastroom GLN fabrikanten GS1 Data Source webinterface GDSN XML direct GS1 Data Source datapool GS1 Data Source webinterface GDSN XML XML-feed via sftp of AS2 verbinding GLN ontvanger(s) Ziekenhuis - ERP LIR - database Internationale UDI s (geen interne art.-/ref.nummers) Eén secure datastroom (vermindering administratieve last) Ingebouwde validaties (kwaliteit data verhogen) EUDAMED GS1 Nederland

65 De realiteit er is werk aan de winkel GS1 Nederland

66 Fabrikanten bereiden zich voor Fabrikanten die nog niet op GS1 standaarden aangesloten zijn: Intern de juiste persoon vinden Contact opnemen met GS1 Labels aanpassen(barcode erop) - Nieuwe CE-markering - Marketing afdeling - QA afdeling - Barcode software aanschaffen - Productielijnen inrichten - Procedures en trainingen Data eisen en verantwoordelijken verzamelen en waar nodig ERP software aanpassen Change management procedures aanpassen Data invoeren en publiceren Fabrikanten hebben hier gemiddeld 9 maanden de tijd voor nodig! GS1 Nederland

67 Fabrikanten bereiden zich voor Fabrikanten die data wel al via GDSN versturen maar nog niet naar NL hebben gepubliceerd Intern de juiste persoon vinden Labels moeten worden aangepast (barcode erop) - Nieuwe CE-markering - Marketing afdeling - QA afdeling Data eisen en verantwoordelijken verzamelen en waar nodig ERP software aanpassen Data invoeren en publiceren Fabrikanten hebben hier gemiddeld 2 maanden de tijd voor nodig! GS1 Nederland

68 Nieuw in Nederland. (1) Afspraken Document Codering (ADC) GS1 Nederland

69 ADC ondertekend op 21 juni 2017 NVZ, NFU, ZKN Nefemed, FHI, FMT GS1 Nederland

70 Werkgroep uniforme (bar)codering medische hulpmiddelen GS1 Nederland 2017

71 Doel Volledige traceerbaarheid van medische hulpmiddelen van producent tot en met patiënt en weer terug (recall) Patiëntveiligheid! Efficiency door logistieke optimalisatie GS1 Nederland

72 De afspraken op hoofdlijnen: Makkelijk scanbare barcode op de verpakking Zo min mogelijk barcodes Juiste informatie in de barcodes Gebruik van GS1 Data Source Healthcare Ziekenhuizen scannen om de implantaten te registreren en te traceren Global Trade Item Number: Expiratiedatum: Lotnummer: GS1 Nederland

73 Goed voorbeeld GS1 Nederland

74 Scope Lijst met implantaten Implementatie eind juli 2018 Ziekenhuizen Na juli 2018: kijken naar de volgende groep medische hulpmiddelen en zelfstandige klinieken GS1 Nederland

75 Raakvlak met Landelijk Implantaten Register Nationaal Register voor bepaalde implantaatgroepen: - Hart - Gewricht - Vaat - Long - Borst - Hersenstimulatoren Wettelijk verplichte registratie implantaten per juli 2018 Met ADC voldoen aan LIR GS1 Nederland

76 Nieuw in Nederland. Het Landelijke Implantaten Register (LIR) GS1 Nederland

77 Landelijke Implantatenregister (LIR) GS1 Nederland

78 LIR communicatielijnen? GS1 Nederland

79 LIR wat kunnen fabrikanten verwachten? Barcodering (UDI) op labels: Unieke artikelcode (GTIN) (01) Het batch/lotnummer (10) Het serienummer (21) De expiratiedatum (17) (let op: het LIR vereist geen expiratiedatum) Data aanleveren via GDSN: Uniek fabrikantsnummer Fabrikantsnaam Unieke artikelcode (UDI) Productnaam Referentienummer Producttype Indicatie lotnummer/batch J/N Indicatie serienummer J/N Information Provider GLN Information Provider Name Trade Item Identification GTIN Trade Item Description Additional Trade Item Identification (MODEL_NUMMER) Additional Trade Item Classification System Code (GMDN code) Has Batch Number Serial Number Location Code GS1 Nederland

80 Veldenlijst met de specifieke velden voor NL GS1 Nederland

81 Europese wetgeving voor Geneesmiddelen GS1 Nederland 2017

82 82 Falsified Medicines Directive in Europa Op 9 februari 2016 is de Europese richtlijn: 'Falsified Medicines Directive (Directive 2011/62/EU)' officieel gepubliceerd door de Europese Unie. Vanaf die datum zijn de tijdlijnen voor de implementatie gaan lopen, dit betekent dat de farmaceutische markt tot 9 februari 2019 de tijd heeft om volledig te voldoen aan deze nieuwe wetgeving. Deze verordening omvat een aantal maatregelen om vervalsingen tegen te gaan - Het aanbrengen van unieke kenmerken op de consumentenverpakking van elk geregistreerde geneesmiddel en de verificatie hiervan - Een verplicht keurmerk voor legale internet apotheken - GMP ( Good Manufacturing Practice) richtlijnen voor actieve stoffen en risico taxaties - API (Active Pharmaceutical Ingredient) manufacturing assessments voor landen buiten de EU GS1 Nederland 2017

83 FMD GTIN Global Trade Item Number Plus attributes Lot number Expiry date Serial number EU In a GS1 DataMatrix GS1 Nederland 2017

84 VWS Werkgroep geneesmiddelen Patiëntveiligheid door toedienregistratie met barcode Wie: Pharmaceutische industrie Ziekenhuisapothekers Brancheverenigingen Ministerie VWS GS1 Nederland

85 Statement ziekenhuisapothekers juni % minder toedienfouten door inzet barcodes GS1 Nederland 2017

86 Wat biedt GS1 aan ziekenhuizen? Business Case Stappenplan invoeren traceerbaarheid Quickscan Feedback service non-scans Overzicht ziekenhuizen: wie doet wat? Onboarding proces GS1 Data Source Healthcare Individueel advies Expert rol GS1 Nederland

87 Wat biedt GS1 aan Leveranciers? EU MDR art 27 over UDI Voor vragen over aanbrengen UDI: GS1 helpdesk en GS1 Testservice barcodes Onboarding proces voor aansluiten op GS1 Data Source Healthcare: Bedrijfsbezoeken, stappenplan en handleiding Expert rol GS1 Nederland

88 Vragen??? GS1 Nederland 2017

89 Afspraken Document Codering (medische hulpmiddelen) 89

90 Brede interesse 15/11/13 en 19/11/13 18/02/14 24/01/14 20/03/14 90

91 Afspraken eenduidige codering medische hulpmiddelen (ADC) Den Haag, Ministerie VWS, 21 juni

92 Richtlijnen - afspraken Aanleiding ADC = wetsvoorstel tot wijziging Wkkgz (31mei16) Voldoen aan de afspraken eenduidige codering (ADC). Gelden voor leveranciers en zorgaanbieders. Onder regie van het ministerie van VWS hebben de brancheorganisaties uit de zorg (Nefemed, FHI, FME, NFU, NVZ en ZKN) afspraken ondertekend voor het eenduidig coderen van medische hulpmiddelen (ADC). Deze codering maakt eenduidig scannen van barcodes mogelijk zodat altijd traceerbaar is bij welke patiënt welk medisch hulpmiddel is gebruikt. De nieuwe afspraken sluiten aan op de registratie in het Landelijk Implantatenregister (LIR), VIPP en lopen vooruit op de Europese Medical Device Regulation (MDR). 92

93 Verplichtingen In stand houden Landelijk Implantaten Register (VWS) Toezicht op nalevering (IGZ) Verzorgt een standaard gegevensset over de medische hulpmiddelen (DI) Verantwoordelijk voor juiste codering (UDI: eenmalige scanning + tekst) Opstellen procedures (inbedding VMS, gebruik eenduidige codering, etc.) Volledige registratie en tracking binnen ziekenhuis Melding maken implantatie in patiëntendossier (traceerbaarheid) Beschikbaar stellen gegevens over geïmplanteerde hulpmiddelen aan patiënt (VIPP) Aanleveren gegevens over geïmplanteerde hulpmiddelen aan LIR + kwaliteitsregisters 93

94 94

95 De financiële kant van de zaak 95

96 Traceerbaarheid en kostenefficiency Financiële aspecten in de dagelijkse bedrijfsvoering 96

97 De rol van samenwerking binnen een organisatie 97

98 Financiële aspecten in de praktijk Geen controle op uitgaven Kostenreductie en bewustzijn is noodzaak Patiëntveiligheid transparant maken Interne samenwerking verbeteren Kosten vaak gelijk in exploitatie ipv op balans Besparingspotentieel wordt onvoldoende benut 98

99 Belang en noodzaak Belang = effectieve voorraadvoering hoog risico afdelingen Noodzaak: standaardisatie en interne ketenintegratie 99

100 360-focus 80/20 verhouding Hoog Electief (planbaar) Hoog complex Kennis Hoog beschikbaar Onvoorspelbaar Alert Acuut (trauma) Hoog complex Complexiteit Voorspelbaar Routine-rust Standaard Kosten Electief (planbaar) Laag complex Acuut (trauma) Laag complex Laag Onzekerheid Hoog 100

101 Observaties OK-assortiment ad-hoc bepaalt Verschillende orderstromen Direct CM-logistiek CSA-SMH AM-goederen (OK) Apotheek (ZAS 2012) Wie bepaalt Handmatig proces = foutgevoelig Veel verborgen herstelwerk Voorraad = kostenpost Voorraadhoogte en waarde onbekend Reactieve controle expiratie Derving niet inzichtelijk Veel niet-catalogus artikelen Veel voorraadlocaties 101

102 Supply Chain van Medische Hulpmiddelen 102

103 Hoge indirecte kosten door suboptimale processen 103

104 Goede organisatie van planning helpt! Rekening houden met complexiteit snijdend specialismen Voorspelbaarheid door planning Standaardisatie door planning Kostenbeheersing door planning Degelijke voorbereiding en sturing door planning Ruimte maken voor opvang onvoorzien door planning 104

105 Goede organisatie van goederen-logistiek helpt! 1. Niet langer gekochte implantaten gelijk in de kosten nemen en zichtbaar maken van voorraden is noodzaak geworden ( beperkte en dure ruimte binnen OK-nieuwbouw) 2. Voorraadwaardering op balans (vlottende activa) onderneming 3. Sturen op voorraadaantallen (en dus waarde) 4. Sturen op expiratie (structureel opbrengsten) 5. Meer liquide middelen door lagere voorraad en minimale derving 6. Verborgen handelingen inzichtelijk maken 105

106 Voorraadhoogte afdeling operatiekamers Gemiddeld ziekenhuis heeft een surplus op de maximale voorraad van circa 25% Is veelal vanuit historie bepaald (zowel hoogte als locaties) Sterk afhankelijk van kennis vakoudsten Door grote variabiliteit het zekere voor het onzekere nemen (orthopedie!) qua maatvoeringen In zomerperiode stijging voorraad waarneembaar terwijl productie afneemt door reductieperioden Voorraden staan onder druk, opslag vaak beperkt ivm dure vierkante meters Verlies tijdens omzettingen assortiment 106

107 Voorraadwaarde afdeling operatiekamers Het op voorraad leggen van medische hulpmiddelen is een kostbare aangelegenheid voor een instelling Gemiddeld per operatiekamer ,- voorraad aanwezig Vaak geen inzicht in totale hoogte voorraad Locaties van voorraden zijn veelal niet digitaal inzichtelijk Problemen bij het activeren van vlottende activa op balans Onduidelijkheid wat consignatievoorraad is en wat niet Houdbaarheid (expiratie) dure voorraad niet inzichtelijk, reactief beleid 107

108 Balansversterking: Vlottende Activa (eenmalig) De voorraden grond- en hulpstoffen, evenals de handelsvoorraden, worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs dan wel lagere marktwaarde voor zover nodig onder aftrek van een voorziening voor incourantheid. Twee voorbeelden vanuit jaarrekening instelling (online): Radboudumc Nijmegen 2009: 2 Mio. Radboudumc Nijmegen 2012: 16 Mio. Bernhoven Uden 2011: 467K Bernhoven Uden 2015: 1.2 Mio. 108

109 Consignatie voorraden en waardering Vaak onduidelijk wat consignatie is en wat niet Meestal tellen leveranciers de voorraad en vaak is er gedoe Voor de accountant van belang om te weten wat consignatie is en wat niet ivm het waarderen van de voorraad Consignatievoorraad mag niet gewaardeerd worden, het is immers nog niet betaald en geen eigendom Hoe houd je expiratie in de gaten en ruil je op tijd om? 109

110 Incourantheid (OK-)voorraden 110

111 Cycle count van voorraden (balansen) Ziekenhuizen?! 111

112 Hoe helpt een barcode hierin? Item data Leverancier Verzending data van gebruikte artikelen GLN GLN GLN UDI GLN GLN GLN GLN GLN GLN GLN GLN GLN GLN GLN GLN GLN Vanaf leverancier Tot en met in de patient 112

113 Korte break 113

114 Business Case Ziekenhuis De Wageningsche Berg 114

115 Historie Hotel De Wageningsche Berg 1874: opening hotel De Wageningsche Berg. 1910: door blikseminslag verwoest en opnieuw opgebouwd. 26 maart 1943: een deel van het hotel doet dienst als noodziekenhuis voor de opvang van slachtoffers. Het ziekenhuis kreeg de naam Waterland. 1944: Duitse bezetter eist het hotel op. 1944: door de geallieerden in brand geschoten. 1954: hotel wordt herbouwd in het kader van Marshall-plan. 1970: overname door Amev (conferentieoord). 2001: bestemming hotel-restaurant. 2012: sloop en nieuwbouw oude hotel. 2013: opening huidige hotel-restaurant. 2018: voor twee dagen ons virtuele ziekenhuis 115

116 Business Case (zin en onzin) 116

117 Aanleiding voor een BC Een business case wordt om uiteenlopende redenen gemaakt: Een business case is een zakelijke overweging om een 1. Het management wil inzicht hebben in de kosten en opbrengsten van de oplossing voor een knelpunt of van een investering verbetering. Bovendien wel of niet wil te deze doen. een inschatting Deze beslissing kunnen valt maken van de haalbaarheid, complexiteit en looptijd van het betreffende project (top down). positief uit wanneer het resultaat van de investering voldoende toegevoegde waarde aan de organisatie 2. de opsteller wil een beeld schetsen van de waarde van de beoogde verbetering en tevens een inschatting geven van wat levert. er bij Een de realisatie business ervan case moet is dus gebeuren. eigenlijk De opsteller een weet dat er met een business case verwachtingen worden gewekt en budgetten worden toegekend (bottom up). investeringsplan of investeringsbegroting. 3. Wijzigingen zijn noodzakelijk (eis-verplichting) en moeten op efficiënte wijze worden ingevoerd. 117

118 Eigenschappen BC 1. aanpasbaar - maatwerk afhankelijk van omvang en risico's van het voorstel. 2. zakelijk - kijkt meer naar de bedrijfsmatige aspecten dan naar de technische kant van de zaak. 3. volledig - alle relevante factoren om een complete evaluatie te maken zijn inbegrepen. 4. begrijpelijk - de inhoud is duidelijk, relevant, logisch, eenvoudig uit te voeren en te evalueren. 5. meetbaar - alle belangrijke aspecten kunnen gekwantificeerd worden om de voortgang te traceren en te meten. 6. transparant - het is helder wie voor elk onderdeel verantwoordelijk is. 7. verantwoord - eventuele randvoorwaarden worden genoemd (verantwoordelijkheden en toezeggingen die nodig zijn voor de oplevering van de voordelen en het beheersen van kosten en risico's). 8. consistent - business cases worden steeds op dezelfde manier gemaakt (onderling vergelijkbaar). Is een aandachtpunt voor het ziekenhuis (van uniformiteit is geen sprake in de praktijk). 118

119 Complexiteit Opbrengsten en kosten zijn niet altijd even makkelijk in kaart te brengen Voorraadwaarde duidelijk? Derving duidelijk? Interne handelingen (verborgen fabriek) Businesscase gebaseerd op reductie personeel is een illusie Schaarste Kwaliteit Taakspecialisatie Uitdaging: (abstracte) voordelen op een concrete wijze zichtbaar te maken. Deze uitdaging wordt vergroot doordat de beoogde baten mede afhankelijk zijn van factoren die buiten de reikwijdte van de business case liggen. Door hierover expliciete en onomstreden aannames te formuleren wordt het mogelijk de bijdrage van de voorgestelde investering inzichtelijk te maken. 119

120 Gevolg afname (OK-)productie 120

121 Valkuilen BC onvoldoende betrokkenheid (geïsoleerde business case: geen teamwork) eigen doel bedenken en rechtvaardigen (suboptimale verbeteringen) wachten tot alle details bekend zijn (geldt vooral voor ziekenhuizen) alleen op basis van cijfers beslissen (zachte factoren worden faalfactoren) omstandigheden uit het oog verliezen Patiëntveiligheid is bijvoorbeeld een moeilijk te meten gegeven. We weten wel dat als het fout gaat alle zeilen worden bijgezet om het zo snel mogelijk op te lossen. Kosten zijn dan van ondergeschikt belang. 121

122 Verschil business case en plan 1. Een business case onderbouwt de investeringsbeslissing: kern is een kosten- en batenanalyse. 2. Een business plan werkt op systematische wijze een plan uit om bedrijfsdoelen te realiseren. 3. Een business case is heel wat anders dan een business plan, maar hebben een relatie. 4. Succes heb je grotendeels zelf in de hand: verwachtingsmanagement is een belangrijk onderdeel. 5. Beslissers kijken anders tegen de materie aan: houdt daar vooraf al rekening mee. 6. Wees realistisch in de resultaten en wees je er van bewust dat jij de expert bent. 7. Eigenaar business case (= investering) is meestal ook de eigenaar (business) plan (= realisatie). 122

123 Stap-voor-stap OK Locatie Oost Eigendom Consignatie Totaal Voorraad tbv vakgroep Artikelen Stuks Waarde Artikelen Stuks Waarde Artikelen Stuks Waarde Algemene Chirurgie , , ,19 Cardio-Vasculair , ,64 Gynaecologie , ,86 OK , ,2 OK-logistiek , , ,14 Oogheelkunde , ,98 Orthopedie , , ,37 Plastische Chirurgie , , ,16 Urologie , ,06 Eindtotaal

124 Waarom ipv hoe of wat Het klinkt gemakkelijk, maar. (probeer het waarom eens te formuleren) Patiënt gaat altijd beter van het OKcomplex af 124

125 Gouden cirkel HELDERHEID (overtuiging) DISCIPLINE RESULTATEN Hoe kom je van de huidige naar de gewenste situatie ( as-is naar to-be of van ist naar soll ) 125

126 Volgorde WAAROM HOE WAT 126

127 Scope Achterliggende gedachte (visie True North ) Fase 3 Fase 2 Beslissing goedkeuring (binnen 12mnd) Fase 1 127

128 Verloop BC Voorstel Goedkeuring Projectopdracht Selectie Planning en bemensing Kosten-baten(analyse) Projectuitvoering Oplossingsrichtingen (gewenste oplossing) Projectoplevering Knelpunten(analyse) Operationaliseren Probleemstelling (noodzaak of uitdaging)??? Acceptatie (business as usual) 128

129 Inzicht Allerbelangrijkste onderdelen (onderbelicht) Jij hebt de expertrol Meten = weten (nulmeting of goede inschatting) Van gestructureerde chaos naar een helder voorstel Kern problematiek helder Laag hangend fruit identificeren Lange termijn resultaat op de radar houden 129

130 Beheersing WHY Organisatie-mensen HOW Processen WHAT Middelen-systemen 130

131 Verbetering 1 e stap: Lean Six Sigma Verbreden draagvlak binnen afdeling-organisatie Meten = bijsturen van bestaande processen Overzichtelijk proces en knelpunten direct zichtbaar Inzet middelen = ondergeschikt Patiënt gebonden kosten belangrijker dan kosten Onderweg naar vraag gestuurd werken 131

132 Innovatie Continue verbeteren (PDCA) Middenkader: bepalende succesfactor Onderdeel bedrijfsvoering ziekenhuis Frontoffice = patiënt excellence Backoffice = operational excellence Business cases zijn overbodig 132

133 133

134 Goedemorgen! 134

135 Programma vrijdag 12 januari uur Terugkoppeling uitwerking groepjes gisteravond (uitchecken tot 11.00u) uur Justin Bitter, Opzet eigen businesscase (kwalitatief) uur Jan Vink, Vertaling naar praktijk uur Koffiebreak uur Jan Vink, Doorkijk naar de toekomst uur Jan Vink, Terugkoppelen vragen dag uur Lunch uur Opzet businesscase LIR uur Einde programma 135

136 Zaken om rekening mee te houden 136

137 Kwalitatieve onderdelen Uitvoering recall procedure op ziekenhuisniveau Uitvoering recall op afdelingsniveau Registratie issues Aanwezige voorraad en recall Probleem EPD-ERP en het gat daartussen in 137

138 Voordelen standaardisatie barcodes Draagt bij aan patiëntveiligheid Eliminatie van niet waarde toevoegende activiteiten Sneller traceren van recalls op patiënt- en voorraadniveau Verhoogde efficiency in de keten Door digitaal inzicht sterke reductie incourante voorraden Voorraadreductie 10% tot 30% 138

139 Verbeteren patiëntveiligheid Recall procedure: volledig en snel beschikbaar Waste of time: zoek/vind proces Een uniform proces voor de gehele supply chain Risico op vervalsingen (Insuline naalden IGZ) Risico op misgrijpen van medische hulpmiddelen 139

140 Vervalsing voorbeeld Nederland 140

141 Keuze Handmatige werkzaamheden vereenvoudigen Eén barcode (GS1-standaard) Uniformeren naamgeving Gebruik brondata Integrale toepassing Controle vooraf 141

142 Keuze Bernhoven 142

143 143

144 Ketenintegratie en standaardisatie Leveranciers leveren correcte barcode aan met uniek itemnummer, expiratiedatum en lot- en/of batchnummer Verbinden van unieke producten, locaties en belangrijke stuurinfo in barcode (GTSH-128) Eventueel ook patiënten en medewerkers Software accepteert barcodes en leest correct uit 1D en 2D scanners voor registratie Interface met patiënt data en datum/tijdstip 144

145 Vertaling naar praktijk 145

146 Opbouw Managementsamenvatting Inleiding en aanleiding onderwerp Definieer de scope van de BC Onderzoeksmethodiek Kwalitatief Kwantitatief Beschrijving situatie as-is Nulmeting inclusief aanpak: observaties Beschrijving situatie to-be Financieel: Return-On-Investment (ROI) / Netto-Contante-Waarde (NCW) Voorstel met roadmap 146

147 Helder 147

148 Waarom De Wageningsche Berg is voor patiënten een voorspelbaar ziekenhuis waar met passie en trots door alle medewerkers en specialisten gewerkt wordt aan continue verbetering van de kwaliteit van leven. 148

149 Knelpunt 149

150 Gevolg en kans 150

151 Uitdaging: integratie patienten- en goederenlogistiek 151

152 Samenhang bedrijfsvoering 152

153 Argumenten BC LIR -> patiëntveiligheid Patiënt verlaat beter het OK-complex Focus is volledig gericht op de patiënt OK-personeel heeft recht op een goede werkomgeving 153

154 Argumenten BC LIR -> patiëntveiligheid Patiënt verlaat beter het OK-complex Focus is volledig gericht op de patiënt OK-personeel heeft recht op een goede werkomgeving Ketenintegratie binnen het OK-complex Taakspecialisatie OK-personeel (focus op kernactiviteiten) Eenmalige scanning productcodes medische hulpmiddelen Volledige registratie van goederenstromen binnen het OKC Investeren in voorbereiding i.p.v. herstellen en corrigeren Barcodescanning vervangt alle huidige registraties 154

155 Argumenten BC LIR -> patiëntveiligheid Patiënt verlaat beter het OK-complex Focus is volledig gericht op de patiënt OK-personeel heeft recht op een goede werkomgeving Ketenintegratie binnen het OK-complex Taakspecialisatie OK-personeel (focus op kernactiviteiten) Eenmalige scanning productcodes medische hulpmiddelen Volledige registratie van goederenstromen binnen het OKC Investeren in voorbereiding i.p.v. herstellen en corrigeren Barcodescanning vervangt alle huidige registraties Volledige registratie geïmplanteerde hulpmiddelen (+ koppeling) Zicht op aanwezige OK-voorraad (vuistregel K per OKkamer) Derving-verspilling wordt met 75%-80% gereduceerd Gebruik van eenduidige artikelinformatie (GS1) Incourante OK-voorraad wordt gereduceerd Materiaalkosten per OK-ingreep zijn inzichtelijk Bestelproces wordt automatisch uitgevoerd o.b.v. min-max 155

156 Proces as-is Knelpunten: - Geen actueel inzicht - Onvoldoende (bij)sturing - Veel beslispunten - Geen aansluiting LIR - LROI, ea. handmatig - Geen vastlegging - Hoge verborgen kosten - Geen proceseigenaar - Afhankelijkheid personeel - Geen (keten)integratie - Suboptimale oplossing - Hoog risico herstelwerk - Verbetering niet gericht - Incidentele opbrengsten - Derving onzichtbaar - Leveringen-verbruik vaag 156

157 Taakverdeling helpt (RAsCI) Taak-activiteit Responsible Accountable Supported Consulted Informed 1 = specialisme/vakgroepen 1 OK-beleid opstellen/executeren = specialisme-oudste 2 Besparingen realiseren 8 9 7,8 1,2,3,4 allen 3 = OK-assistent 3 Bepalen OK-assortiment 7 2 4,5 1 3,4,8,10 4 = OK-logistiek 4 Vaststellen voorraadhoogte 7 2 1,4 1 3,8 5 = OK-secretariaat 5 Installatie OK-voorraadsysteem ,3,8,10 6 = OK-support (ICT) 6 Koppeling artikelbestand ,6 2 1,3,8 7 = OK-teamleider(s) 7 Aanbrengen voorraadparameters 9 2 4,11,12 1, = OK-management 8 Aanbrengen recht van retour 7 2 4, ,8,9 9 = OK-projectleider 9 Labels tbv uniforme barcodering 7 4 3, 11,12 allen 10 = inkoop-financien 10 Inrichten voorraadlocaties OK 7 4 2,3 9 11= CSA 11 Inventarisatie OK-voorraad (ORTH) ,8 12= Goederen beheer 12 Registratie ontvangst ,12 3,8 13 OK-voorraadbeheer ,3 14 Controle expiratie 7 2 4, ,9 15 Registratie verbruik ,9 16 Registratie derving ,9 17 Inventarisatie OK-voorraad (overig) ,8 18 Opstellen inventarisatiedossier 8 4 2,3,5, Bijstellen voorraadparameters Klaarzetprotocollen up to date 7 2 3,6 11 8,9 21 Beheer voorraadsysteem 7 4 2, Jaarlijks inventarisatie OK-voorraad 8 7 4,5 2 1,10 23 Evalueren kritische artikelen Bestelproces optimaliseren 8 7 4,6 10 allen 157

158 Onzichtbare proceskosten as-is (taken) 158

159 Proces to-be Opbrengsten: - Overzichtelijk proces - Taakspecialisatie - Gesloten systeem - Structurele vastlegging - 100% verbruiksregistratie - Koppeling LIR ea - Bestelproces automatisch - Voorbereid op toekomst - Expiratiecontrole - Derving onder controle - Minder keuzemomenten - Brondata artikelen - Werken volgens standaard - Gerichte (bij)sturing - Vaste meetpunten - Minder voorraad - Lage derving - Waarde OK-voorraad - Waarde verbruik (PGK) 159

160 Taakverdeling to-be 160

161 Netto Contante Waarde (NCW) 161

162 Nulmeting 162

163 Waarde nulmeting Totaal incl. btw Kolomlabels Leveranciers Wageninsche Berg Zuidvleugel Noordvleugel Eindtotaal 3M NEDERLAND APPLIED MEDICAL DISTRIBUTION E ATOS MEDICAL B.V B. BRAUN MEDICAL B.V BOSTON SCIENTIFIC NEDERLAND B BSN MEDICAL B.V. 6 6 C.R. Bard Netherlands Sales Cemex Trescon bv h.o.d.n. Schi COLOPLAST B.V COOK NEDERLAND B.V Dentsply Benelux b.v DePuy Synthes DISPO MEDICAL B.V DORC Nederland BV EMDAPLAST B.V ENTERCARE B.V Erbe Benelux BV FMH MEDICAL B.V Gannet B.V Halyard Health Nederland. B.V HOLOGIC NETHERLANDS B.V Hospital innovations INTEGRA LS (BENELUX) N.V J.B. IMPLANTS SERVICES B.V JOHNSON & JOHNSON MEDICAL B.V Kebomed NL KIMBERLY-CLARK B.V LOHMANN & RAUSCHER B.V MARTIN NEDERLAND / MARNED B.V MATHYS ORTHOPAEDICS B.V MEDELA BENELUX B.V MEDICA EUROPE B.V MEDICAL DYNAMICS MEDICO-CARE INTERNATIONAL B.V MEDIPLAST BENELUX B.V MEDISIZE B.V MEDLINE INTERNATIONAL NETHERLA MEDTRONIC TRADING NL B.V MOLNLYCKE HEALTH CARE B.V MundoMed OLYMPUS NEDERLAND B.V SMITH & NEPHEW NEDERLAND B.V SMITHS MEDICAL NEDERLAND B.V STOPLER B.V STRYKER NEDERLAND B.V Sure Medical N.V TAUREON TELEFLEX MEDICAL B.V TERUMO EUROPE THE SURGICAL COMPANY B.V VASCUTEK NEDERLAND Verdi Health care W.L. GORE & ASSOCIATES B.V ZIMMER NETHERLANDS B.V Eindtotaal OK-complex Magazijnartikelen Koopartikelen Totale waarde Zuidvleugel Noordvleugel Totaal Leverancier Wageninsche Berg Zuidvleugel Noordvleugel Eindtotaal Percent. MATHYS ORTHOPAEDICS B.V ,3% DePuy Synthes ,4% MEDTRONIC TRADING NL B.V ,2% ZIMMER NETHERLANDS B.V ,9% STRYKER NEDERLAND B.V ,3% MARTIN NEDERLAND / MARNED B.V ,9% INTEGRA LS (BENELUX) N.V ,7% W.L. GORE & ASSOCIATES B.V ,6% EMDAPLAST B.V ,4% VASCUTEK NEDERLAND ,9% Hospital innovations ,9% JOHNSON & JOHNSON MEDICAL B.V ,8% Gannet B.V ,7% ATOS MEDICAL B.V ,6% C.R. Bard Netherlands Sales ,5% OLYMPUS NEDERLAND B.V ,2% STOPLER B.V ,2% Kebomed NL ,2% APPLIED MEDICAL DISTRIBUTION E ,1% Verdi Health care ,1% Sure Medical N.V ,1% HOLOGIC NETHERLANDS B.V ,1% ENTERCARE B.V ,1% SMITHS MEDICAL NEDERLAND B.V ,1% THE SURGICAL COMPANY B.V ,1% TAUREON ,1% 3M NEDERLAND ,1% MEDICA EUROPE B.V ,1% TELEFLEX MEDICAL B.V ,1% MundoMed ,1% MOLNLYCKE HEALTH CARE B.V ,0% B. BRAUN MEDICAL B.V ,0% Erbe Benelux BV ,0% DORC Nederland BV ,0% COLOPLAST B.V ,0% MEDLINE INTERNATIONAL NETHERLA ,0% MEDICAL DYNAMICS ,0% MEDIPLAST BENELUX B.V ,0% J.B. IMPLANTS SERVICES B.V ,0% KIMBERLY-CLARK B.V ,0% SMITH & NEPHEW NEDERLAND B.V ,0% COOK NEDERLAND B.V ,0% BOSTON SCIENTIFIC NEDERLAND B ,0% TERUMO EUROPE ,0% Cemex Trescon bv h.o.d.n. Schi ,0% FMH MEDICAL B.V ,0% MEDISIZE B.V ,0% Halyard Health Nederland. B.V ,0% Dentsply Benelux b.v ,0% MEDELA BENELUX B.V ,0% LOHMANN & RAUSCHER B.V ,0% MEDICO-CARE INTERNATIONAL B.V ,0% DISPO MEDICAL B.V ,0% BSN MEDICAL B.V ,0% Totaal

164 Resultaat Telling locatie 1 + accountantscontrole op 1 dag Telling locatie 2 niet nodig en geen controle Derving was 85K (2015), verwachting 2018 < 20K 61% verbruik wordt gescand adhv standaard barcode OK-voorraad Locatie Mutatie Onderwerp Stuks Waarde Stuks Waarde Stuks Waarde Stuks Waarde 1. eigendom consignatie totaal locatie OK-voorraad Locatie Mutatie Onderwerp Stuks Waarde Stuks Waarde Stuks Waarde Stuks Waarde 1. eigendom consignatie totaal locatie Consignatie Ja Nee Totaal Stuks Totaal Waarde OK-locatie Stuks Waarde Stuks Waarde Eindtotaal Verschil Oost-West Onderwerp Stuks Waarde 1. eigendom consignatie totaal NB-1 aan resultaat OK locatie Oost toevoegen: 1. procedure trays (DSH) (zie tabblad 3) niet geregistreerde voorraad (zie tabblad 3) Totale voorraadwaarde in eigendom OK-locaties dec-17 jan-18 feb-18 mrt-18 Q Locatie 100% 75% 50% 25% derving Derving Derving Derving Q

165 Planning (onderdeel BC) 165

166 Korte break 166

167 Business case = doorkijk naar de toekomst 167

168 3-fasenplan 168

169 Fase 1 169

170 Fase 2 170

171 Fase 3 171

172 Resultaat 172

173 Succesbepalend 173

174 Terugkoppeling vragen dag 1 Hoe dient men informatie aan te leveren aan de LIR (minimale set)? Moeten we cliëntgegevens aanleveren? Vanuit welk systeem levert een zorginstelling aan richting LIR? Opbouw artikel stambestand ERP? 174

175 Hoe dient men informatie aan te leveren aan de LIR (minimale set)? In dit stadium wordt voor het registreren van implantaten een combinatie van de naam van de fabrikant, de productnaam, het producttype en het serie- of lotnummer van het implantaat, de datum van implantatie en eventueel explantatie en de zorgaanbieder gehanteerd (Bron: Kamerstuk WWKKGZ nr 3, zie gearceerde onderdelen) Voor wat betreft frequentie nog geen duidelijkheid. Wel wordt gesproken over direct. Kun je opvatten als in batch dagelijks met directe koppeling (beoogde eindsituatie) of handmatige invoer webportal. 175

176 Moeten we cliëntgegevens aanleveren? Het is voor de IGZ, als gebruiker van het register, voldoende dat zij weet welke zorgaanbieder welk implantaat heeft ingebracht. Het is aan de zorgaanbieder om zijn clie nten te benaderen en, indien daartoe aanleiding is, te behandelen. Langs deze weg kan de clie ntveiligheid worden vergroot, terwijl de bescherming van de privacy van de clie nt zoveel mogelijk wordt gewaarborgd. (Bron: Kamerstuk WWKKGZ nr 3, zie gearceerde onderdelen) 176

177 Vanuit welk systeem levert een zorginstelling aan richting LIR? Om dit doel te bereiken wordt voorgesteld wettelijk te verplichten om een bepaalde gegevens set vast te leggen in het dossier van de clie nt, en vervolgens de vastgelegde gegevens aan te leveren aan het landelijk implantatenregister. Artikel 7b De zorgverlener houdt in het dossier van een clie nt aantekening van bij of krachtens algemene maatregel van bestuur bepaalde gegevens van een bij die clie nt ingebracht implantaat op een wijze dat het ingebrachte implantaat kan worden herleid tot die clie nt. De zorgaanbieder verstrekt de geregistreerde gegevens, bedoeld in het eerste lid, over een bij een clie nt ingebracht implantaat uit een bij algemene maatregel van bestuur aangewezen categorie, ten behoeve van het register, bedoeld in artikel 7a. De zorgverlener verstrekt schriftelijk aan een clie nt de gegevens, bedoeld in het eerste lid, over een bij die clie nt ingebracht implantaat. (Bron: Kamerstuk WWKKGZ , nr. 2 artikel 7B pagina 2) 177

178 178

179 179

180 Opbouw artikel stambestand ERP? Wanneer aan een artikelstambestand onvoldoende zorg wordt besteed, zal het na verloop van tijd (en dat kan best wel snel gaan) verouderen en onjuiste informatie bevatten. Er moet dan ook voor worden gezorgd dat iemand, in beginsel de (hoofd)verantwoordelijke, voldoende op de hoogte is van alle ontwikkelingen van de vigerende wet-en regelgeving. Statische data: sleutel UDI (GS1) en leverancier, consignatie ja/nee, omschrijving, omverpakking Dynamische data: expiratiedatum, lot-batchnummer 180

181 181

182 BC 0-situatie EPD LIR ERP Voordelen: - Weinig Nadelen: - Handmatig proces - Beheerskosten hoog - Geen inzicht - Verborgen fabriek - Handmatige invoer LIR: foutenkans - Extra administratieve inzet - Weinig voorspelbaar 182

183 BC scenario (1) EPD ERP LIR verbruik Voordelen: - Koppeling LIR etc Nadelen: - Handmatig proces - Beheerskosten hoog - Geen gebruik mogelijkheden ERP - Lokaal handmatig voorraadbeheer - Afhankelijkheid registratie invoer - Controle op compleetheid - Mogelijk extra werkdruk - Suboptimale oplossing 183

184 BC scenario (2) EPD ERP verbruik artikel Voordelen: - Koppeling LIR etc - Lage handmatige invoer - Brondata ERP - Uniforme data - Registratie verbruik geautomatiseerd - Lage herstelkosten - Patient gebonden kosten Nadelen: - Geen mutatie voorraad (balans) - Hoge exploitatie - Extracomptabele waardering voorraad - Betrouwbaarheid invoer verbruik - Eigen invoer brondata LIR 184

185 BC scenario (3) EPD LIR verbruik artikel verbruik ERP Voordelen: - Koppeling LIR etc - Geen handmatige invoer - Brondata ERP-EPD - Uniforme data - Geautomatiseerd voorraadbeheer - Beperkte beheerskosten - Lage herstelkosten - Automatisch controle proces - Integrale toepassing - Verbruik = exploitatie - Patient gebonden kosten Nadelen: - Afhankelijkheid systeem intern - Betrouwbaarheid invoer verbruik - Eigen invoer brondata 185

186 BC scenario (3) EPD LIR verbruik artikel verbruik artikel artikel ERP Leverancier Voordelen: - Gesloten systeem - Brondata leidend - Geautomatiseerd proces - Minimale invoer - Geen herstelkosten - Focus op primaire proces - Lage proceskosten: achtergrond - Datastromen inzichtelijk - Goederenstromen inzichtelijk - Ketenintegratie Nadelen: - Afhankelijkheid syteem - Betrouwbaarheid invoer verbruik 186

187 Alle verandering is moeilijk Filmpje Alles moet blijven zoals het is 187

188 Opzet businesscase LIR 188

189 Uitwerken BC Definieer de scope (kort) Wat ga je onderzoeken Kwalitatief Kwantitatief Herken je de as-is Nulmeting: wie ga je daarbij betrekken Herken je de to-be Breng globaal opbrengsten in kaart Bepaal twee oplossingsrichtingen Voorstel met roadmap Bijkomende voordelen om te investeren in de koppeling met het LIR 189

190 Hoe ga jij nu verder? 1. Blijf rustig, laat je niet opjagen 2. Vul jouw businesscase 3. Presenteer jouw businesscase aan jouw leidinggevenden 4. Stel een werkgroep samen 5. Inventariseer de stand van zaken samen 6. Win verdere informatie in 7. Laat jouw werkgroep leden ook informeren 8. Aan de slag! Heel veel succes! 190

191 Vervolg 1. Volop kansen op verbetering (veiligheid EN kostenreductie) 2. Standaardisatie en ketenintegratie versnellen 3. Afwezigheid eenduidige barcode hindert acceptatie 4. Hoe voldoende massa te creëren 5. Voorlopers in Nederland gaan over tot verdere invoering 191

192 Noteer in de agenda! Masterclasses Coördineren rond het Operatieve proces Reeks van zes masterclasses over hoe jij je staande houdt tijdens de opvolgende verandertrajecten op de afdeling Persoonlijk Leiderschap maandag 5 februari 2018 Persoonlijke Communicatie 12 maart 2018 Procesmanagement 9 april 2018 Verandermanagement maandag 16 april 2018 Financieel Management 15 mei 2018 Outsourcing in de Zorg 4 juni

193 Noteer in de agenda! Implantatenregistratie Weet u al hoe u het gaat doen in uw organisatie? Nederlandse Vereniging voor Leidinggevende Operatiekamer nodigt u uit voor een conferentie over Implantatenregistratie Utrecht, dinsdag 13 maart

194 Noteer in de agenda! TOPpen of Tobben met een nieuw jasje! Jaarlijks symposium voor Operatieassistenten, Anesthesiemedewerkers, Recovery/Holding verpleegkundigen en Deskundigen Infectiepreventie. Woensdag 8 Juni 2018 Leerlingen begeleiden doe je niet 1, 2, 3 Landelijk symposium voor Werkbegeleiders op de OK Donderdag 4 oktober

195 195