GS1 Kennisgroep Traceerbaarheid

Transcriptie

1 GS1 Kennisgroep Traceerbaarheid Welkom! 19 September 2017

2 Agenda Opening ADC; wat betekent dit voor een ieder? Logistiek als laaghangend fruit Updates 2

3 ADC ondertekend op 21 juni 2017 NVZ, NFU, ZKN Nefemed, FHI, FMT 3

4 Werkgroep uniforme (bar)codering medische hulpmiddelen 4

5 De afspraken op hoofdlijnen: Makkelijk scanbare barcode op de verpakking Zo min mogelijk barcodes Juiste informatie in de barcodes Gebruik van GS1 Data Source Healthcare Ziekenhuizen scannen om de implantaten te registreren en te traceren 5

6 Doel Volledige traceerbaarheid van medische hulpmiddelen van producent tot en met patiënt en weer terug (recall) Patiëntveiligheid! Efficiency Extra voordeel: logistieke optimalisatie 6

7 Scope Alle implantaten zoals vastgesteld door FMS voor het Landelijk Implantaten Register (LIR) Implementatie eind juli 2018 Ziekenhuizen Na juli 2018: kijken naar de volgende groep medische hulpmiddelen Na juli 2018: beginnen met andere zorginstellingen 7

8 Medische hulpmiddelen naar risicoklasse 8

9 Raakvlak met Landelijk Implantaten Register Verplichte aanlevering per juli 2018 NVZ masterclasses Met ADC voldoen aan LIR 9

10 Kwaliteitsregisters in beweging Landelijk Register Orthopedische Implantaten (LROI) - NOV Dutch breast Implant Registry (DBIR) NVPC National Cardiovascular Data Registry (NCDR) Deze registers worden al gebaseerd op de UDI 10

11 Wat betekent dit voor leveranciers? Perspectief vanuit Zimmer Biomet nederland BV, Oscar van der Ende. Commercieel Operations & Contract Manager Voorzitter cluster orthopedie, Nefemed 11

12 Wat moeten leveranciers doen? 1 De afspraken zijn in lijn met Europese Medical Device Regulation MDR behalve de implementatietijdlijn. Plaatsen van Unique Device Identification UDI op verpakking - Te gebruiken barcode standaarden: GS1 en HIBC Voorbeeld: Global Trade Item Number: Expiratiedatum: Lotnummer: 12

13 Wat moeten leveranciers doen? 2 Delen productgegevens via GS1 Data Source Healthcare Delen productgegevens via EUDAMED Delen productgegevens via GHX Ziekenhuizen ondersteunen bij implementatie proces Attenderen op training ziekenhuis personeel Zorgen voor beperkt aantal barcodes, soms is meer dan 1 nodig 13

14 Beschikbare middelen voor leveranciers EU MDR art 27 over UDI Voor vragen over aanbrengen UDI: GS1 helpdesk en GS1 Testservice barcodes Interne feed back loop voor kwaliteit barcodes Onboarding proces voor aansluiten op GS1 Data Source Healthcare: Bedrijfsbezoeken, stappenplan en handleiding 14

15 Discussie Wat hebben leveranciers nodig? Hoe loopt de afstemming met de internationale hoofdkantoren en productielocaties? Wie moet wie aansporen? Extra aandacht nodig voor distributeurs Welke rol heeft de werkgroep/ondertekenaars? Wat kan GS1 doen aan ondersteuning? 15

16 Wat betekent dit voor ziekenhuizen? Perspectief vanuit het Maxima Medisch Centrum, Hennie Mulder. Operatieassistent Bestuurslid LVO Voorzitter GS1 kennisgroep traceerbaarheid 16

17 Wat moeten ziekenhuizen doen? Scannen de UDI op verpakking Ontvangen de productgegevens vanuit GS1 Data Source Healthcare/GHX 17

18 Implementatie voor ziekenhuizen: interoperabiliteitsmodel Nictiz 18

19 Ondersteuning van ICT cruciaal Verwerken in ERP, EPD/ZIS van: - Uniek Productnummer - Lot nummer - Expiratie datum - Serienummer UDI - Naam en details leverancier - Leveranciers Referentienummer - Product naam - Verpakkingstype - Aantal in verpakking 19

20 Hoe op te starten? Enkele tips: Niet bang zijn, gewoon beginnen Zorg voor plan van aanpak Niet tijdens productie Begin met de inclusielijst Continue verbeterproces Trainen van ziekenhuis personeel: wat te scannen 20

21 Raakvlakken met VIPP Koppelen met EPD intern Registratie implantaten in EPD en meegeven aan patiënt Uitwisselen met andere ziekenhuizen VIPP = Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional 21

22 Beschikbare middelen voor ziekenhuizen Zorg voor Plan van Aanpak en Business Case Stappenplan traceerbaarheid Quickscan Feedback service non-scans Overzicht ziekenhuizen Onboarding proces GS1 Data Source Healthcare Individueel advies 22

23 Discussie Hoe loopt de implementatie nu? Wat is nodig om klaar te zijn in juli? Wie moet wie aansporen? Welke rol heeft de werkgroep/ondertekenaars? Wat kan GS1 doen aan ondersteuning? 23

24 Beoogde resultaten Naadloze registratie implantaten in ziekenhuissystemen Faciliteren van 100% recall procedure binnen het ziekenhuis en daarbuiten Kwaliteit van geregistreerde implantaten verbetert Uitwisseling met registers zoals LIR, LROI, DBIR etc verbetert Meer grip op voorraadbeheer en goederenstroom Minder work-arounds zoals omlabelen Meer rust en tijd voor zorgprofessional om aan de patiënt te besteden Draagt bij aan meer patiëntveiligheid 24

25 Logistiek voor betere zorg Annelies van der Ham GS1 kennissessie 19 september 2017

26 Even voorstellen 1999: Wij helpen zorgorganisaties met beter en efficiënter werken. Master scriptie TU Delft in Westeinde ziekenhuis : Logistiek onderzoeker TNO 2006-heden: Adviseur zorginnovatie SQwin: ICT en logistiek in ziekenhuizen ( heden: Promotie onderzoek Universiteit Maastricht naar logistiek in strategie van ziekenhuizen ( Samenwerkingspartners: OKCN, Dutch Hospital Design en ArgusI 26

27 Welk plaatje hoort er niet bij? X In de offshore, fruit en zorgsector is logistiek geen core business en werken veel vakspecialisten met specialistische kennis van hun product of dienst Een supermarkt maakt niks zelf en houdt zich alleen bezig met verkoop, marketing en logistiek 27

28 Nog eentje... X Een luchthaven, zeehaven en ziekenhuis (of operatiekamer) zijn maar een schakeltje in een keten waarin de afhankelijkheid van andere, min of meer autonome partijen heel groot is terwijl de zwakste schakel bepaalt hoe goed het gaat. Apple heeft ervoor gekozen alles in 1 hand te houden: van productie tot verkoop. 28

29 De laatste... X In commerciele sectoren zijn logistieke doelstellingen vaak duidelijker en zijn keuzes mogelijk ten aanzien van kosten en logistieke prestaties Er is meer bekend over wat de klant wil of de klantvraag is te sturen met marketing en PR 29

30 Compacter bouwen aanleiding voor JIT op de OK 30

31 Betere zorg is (of zou) het doel (moeten zijn) 31

32 Hoe het nu werkt Centrale berging voorraadartikelen 20 decentrale bergingen inkoopartikelen 40 tot 60 algemene grijpvoorraad wagens 60 implantaatwagens en manden 150 OK-assistenten en anesthesiemedewerkers > artikelen Groot ziekenhuis OK s Middelgroot ziekenhuis 8-10 OK s Klein ziekenhuis 4-6 OK s

33 Vanuit OK-planning op pad met boodschappenlijstje titel Cholecystectomie OK datum : specialisme OK nummer : Heelkunde opmerkingen / extra's patienten sticker overlegd met : aantal omschrijving artikel ruimte straat rek/ lade/ af- aan opmerkingen nr kast plank wezig gevuld 2 lampedoppen steriel magazijn AC diathermie met rookafzuig steriel magazijn AC electrode verlengd(rookafzuig) steriel magazijn AC los schort poly steriel magazijn AG 01 1 Buiktray steriel magazijn AG instrumentensets 1 Buikblad steriel magazijn AW 13/14 1 Spreiderblad steriel magazijn AW 11/12 1 omnitract 2009/2000 kader steriel magazijn AW 01 1 omnitract 2009/2000 haken steriel magazijn AW 01 apotheek hulpmiddelen voor ligging apparatuur Hoofdlamp extra

34 >1000 verrichtingen OKGY X OK Gynaecologie OKGYB X Beg.partus HELLPsyndroom OKGYB11 X B11 Beg.partus HELLPsyndroom uitzetkaart OKGYB11H X Beg.partus HELLPsyndroom hysteroscopie OKGYB11H01 X Hyst.scopie therapeutisch therapeutische hysteroscopie G uterus-verw.placentarest dmv hysterosc OKGYB11T X Beg.partus HELLPsyndroom laparotomie OKGYB11T01 X Lap-tomie sectio caesarea corporeel sectio sect.caesar.- corporaal OKGYB11T02 X Lap-tomie sectio caes laag cervicaal sectio sect.caesar.- laag cervicaal OKGYB11T03 X Lap-tomie abd uterus-extirpatie abdominale uterusextirpatie B uterus-extirpatie-abdominaal totaal OKGYB11T04 X lap-tomie, supravaginaal ut ext abdominale uterusextirpatie A uterus-extirpatie supravaginaal OKGYB11T05 X Lap-tomie sterilisatie bij sectio sectio, filsheytang tuba uterina - sect.caes.-kraamb. ster OKGYB11T06 X Lap-tomie onderbinden bloedvat abdominale uterusextirpatie A Spectrum Gynaecologie abdomen-occlusie a.uterina-a.iliaca in

35 Bijna 1000 boodschappenlijstjes met meer dan 5000 artikelen of toch minder? 35

36 Problematiek De huidige werkwijze kan alleen door hoog opgeleide medewerkers gedaan worden, die schaars zijn Alle OK-assistenten en anesthesiemedewerkers doen allemaal een beetje logistiek, niemand is all-round Het kost veel tijd om de juiste materialen op tijd bij de juiste ingreep te krijgen (en dat lukt ook niet) Ingrepen beginnen vaak niet op tijd waardoor OK s niet optimaal benut worden Als voorraad niet meer bij de OK ligt is dat te onveilig Het levert heel veel stress op in een omgeving waar rust en overzicht belangrijk zijn 36

37 OK-assistent: held(in) of stresskip? 37

38 Visie MUMC 38

39 Van werkconcept naar implementatie Gestart in 2014, volledige livegang in Werkconcept: manifest waarin staat hoe we gaan werken 2. Simulatie en legospel: spelen en ontdekken 3. Ontwikkelen: Werkprocessen ICT Rollend materieel Personeel Werkinstructies 4. Implementeren 39

40 Werkconcept Bottom-up maken met klein team van medewerkers OK, CSA, FB, Inkoop, ICT 40

41 Leuk, zo n werkconcept maar.. hoe ga ik dan werken? kunnen we dan per ingreep materialen krijgen? hoeveel karren hebben we dan straks? hebben we wel genoeg ruimte voor al die karren? waar staan de spullen dan klaar? hoe laat? hoe werkt het dan bij spoed ingrepen? welke informatie krijg ik dan? wat voor ICT systeem moeten we dan maken? hoe groot moeten de karren dan zijn?.. 41

42 Eerst rekenen: kan het? willen we dit? hoe dan precies? 42

43 Spelen en ontdekken 43

44 Ontwikkelen Gebruikersinteractie met vakspecialisten (ICT, leveranciers wagens, aannemer, architect) Periodiek multidisciplinair overleg plannen Testen, testen en hertesten: In ICT systeem In de werkelijkheid door pilots of dummy sessies Neem de tijd: inzichten ontstaan niet op commando 44

45 Implementeren, de moeilijkste stap Gefaseerd Wat je nu kan implementeren, meteen doen, maar wel met beleid Het werkt alleen als alle elementen van het werkconcept goed zijn ingericht: Mensen getraind en geinformeerd ICT en data Materieel Voorraad (locaties) Gebouw 45

46 Taal is zeg maar een ding 46

47 Beheer data is een vak apart Boodschappenlijstjes Dialoog tussen artsen en OK Voorraden Dialoog tussen OK, CSA en Facilitair Bedrijf Artikelen Dialoog tussen Facilitair Bedrijf en Inkoop Zet hier mensen voor in op HBO niveau ICT, communicatieve vaardigheden in complexe politieke omgeving 47

48 Vereenvoudiging door standaardisatie Inzicht geven aan artsen Artsen opereren niet samen dus kennen elkaars precieze werkwijze niet altijd! 48

49 Processen op elkaar afstemmen Werktijden afstemmen Piekmomenten voorkomen Afstemmingsmomenten slim kiezen 49

50 Beeldvorming en feiten Er is weinig objectieve informatie over hoe goed het nu werkt Verbruik? Voorraadhoogte? Verspilling? Is een andere werkwijze beter? Samen praten over feiten Veranderingen in kleine stapjes en alleen als de tijd rijp is 50

51 Continue verbeteren Methodisch en systematisch Data oordelen niet: een thermometer bepaalt niet hoe warm je het hebt Open en veilige cultuur Teamwork: zonder OK geen logistiek en zonder logistiek geen OK 51

52 Eureka? Open deur? Wat zijn jullie ervaringen? 52

53 Updates 53

54 Interoperabiliteit Tussen systemen binnen ziekenhuis Kwaliteitsregisters (LROI, DBIR,..) Landelijk Implantaten Register (LIR) Voor: traceerbaarheid, toedieningsregistratie en voorraadbeheer Wat helpt? Een IHE profiel voor automatisch verwerken gestandaardiseerde (bar)codes. 54

55 IHE/GS1/NICTIZ werkgroep ErasmusMC, Bravis, MCL, Bernhoven Ascom, EPIC, Chipsoft, Type to Solutions, Swisslog, Repoint, Mintsolutions Eind september klaar voor public comment April 2018 IHE Connectathon? Veel aandacht vanuit ministeries 55

56 Registratie Borstimplantaten 56

57 Samenwerking om registratie borstimplantaten te verbeteren Doel: eenduidige registratie borstimplantaten en Europees vergelijkbaar Ondersteuning vanuit GS1 Healthcare, betrokken landen: VS, GB, NL, FR, ZW, OOS, AUS, NL om leveranciers te ondersteunen bij aanbrengen GS1 barcode en aansluiten op Global data Synchronisation Network, GDSN Europees Netwerk: subsidie aangevraagd binnen COST European Cooperation in Science and Technology Juliette Hommes, plastisch chirurg MUMC, spreekt in Chicago 57

58 Internationale projectgroep - Borst implantaten Wat doen wij in Nederland? - Contact leverancier - Ondersteuning (checken barcode, aansluiten op Data Source Healthcare) - Internationale collega s inschakelen (indien nodig) - Issues Voorbeeld barcode 58

59 Feedback leveranciers Feedback service non-scans 59

60 Focusgroep data-uitwisseling Amanda delaroque, Projectmanager Gezondheidszorg, GS1 Nederland Lambert van Eekelen, Icon healthcare, voorzitter focusgroep

61 GS1 focusgroep data-uitwisseling We brengen de diverse partijen bijeen (leveranciers, implementatie partners, ziekenhuizen, intermediaire, enz.). Kennis wordt gedeeld over hoe om te gaan met artikelgegevens en barcodering. De focusgroep richt zich op een goede uitwisseling van data in de gezondheidszorg om onder andere de traceerbaarheid van medische hulpmiddelen en geneesmiddelen te kunnen waarborgen. Een volgende focus is gericht op de EPD-leveranciers. Wat is nodig om data op te slaan en in systemen te verwerken? Eerste gesprekken met de grote EPDleveranciers hebben inmiddels plaatsgevonden. 61

62 Stappen zetten met elkaar In minder dan 1 jaar tijd: Landschap van data-uitwisseling in de zorg in kaart gebracht Data Source - Voorbereidende vragenlijst opgesteld voor ziekenhuizen en implementatie partners Nederlandse GZHZ dataset bepaald FMD impact analyse wordt getoetst op de Nederlandse markt Volgende vergadering: werkgroep samenstellen voor ADC onboarding implementatie partners 62

63 GS1 Healthcare Reference Book 2017/ Focus on healthcare Provider implementation Michiel Duyvendak Antonius Zorggroep Sneek Antonius Hospital makes safer medication administration a priority 63

64 Events GS1 healthcare Conference Chicago, Okt Masterclasses NVZ over LIR, incl ADC Medisch Informatica Congres MIC GS1 NL Gezondheidszorg event, 7 dec 64

65 65