Kennisgroep Traceerbaarheid Ziekenhuis Gelderse Vallei Ede 17 juni 2016

Transcriptie

1 Kennisgroep Traceerbaarheid Ziekenhuis Gelderse Vallei Ede 17 juni 2016 Aanwezig: Hennie Mulder (voorzitter) Maxima Medisch Centrum Esther Peelen (procesmanager) GS1 Nederland Ruud Vrolijk Copernicare Frans Martens H2W Fenno Passet Johnson & Johnson Medical BV Erik-Jan Bulthuis CB-logistics Tanja Zenel OLVG West Twan van Dijk B Braun Oscar van der Ende Biomet Rob Slootmans Stichting Pantein Jaap Boomsma AMC Amsterdam Lambert van Eekelen icon Healthcare Twee collega s uit MC Haaglanden en Bronovo-Nebo Chris Oude Luttikhuis Medscan Karel Dietz 66-Control Jan Middelhoven ZGV (deskundige medische hulpmiddelen) Christa Wiegman ZGV (projectmedewerker) Annick Burema ZGV (Administratief medewerker Inkoop en Logistiek) Fred Klaassen ZGV (teamleider Logistiek en Services) Rien Neijenhuis ZGV (Sr medewerker Financien) Norman Regtering ZGV (Hoofd Inkoop, Logistiek en CSA) Daniëlle Cantin ZGV (Unithoofd OKC Planning en Bedrijfsvoering) Herman de Smit ZGV/Dstiny (Projectleider goederenlogistiek ) Judith de Witte Type2Solutions Femke Couperus Antonius Ziekenhuis Eddy Veuger Johnson & Johnson Jon Massop Meander Medisch Centrum Melanie Meier Meander Medisch Centrum Maayke Fluitman Care2Create

2 Timothy Allom Amanda delaroque Hans Lunenborg Elisa Zwaneveld UMC Utrecht GS1 Nederland GS1 Nederland GS1 Nederland Afwezig mk: Hans Dielissen Liesbeth van Oudenallen Patrick Molendijk Jeroen van Winden Stefke Oskam Ger-Jan Keetman Annemarie van Loon Alex van der Putten Mark Ligtvoet Tim Levens Tom Pereboom Edwin Erica Ingeborg Wanrooij Frank Raijmaekers Hans Nijhout Justin Bitter Tom Prinsen Henk Ansink Baxter Biomet Maasstad Ziekenhuis TweeSteden Ziekenhuis Sanquin Stryker Bernhoven Ziekenhuis Radboudumc Radboudumc Maxima Medisch Centrum Ziekenhuis Amstelland Maxima Medisch Centrum OLVG-West Seamill MC Haaglanden Bernhoven Ziekenhuis ZGV (logisticus) ZGV (applicatiebeheerder Inkoop) 1. Ontvangst We worden ontvangen door Herman de Smit. Vandaag zijn we te gast in Ziekenhuis Gelderse Vallei in Ede, waar het projectteam toelichting zal geven op de implementatie van registratie van implantaten dmv 2/9

3 barcodescanning. 2. Opening en mededelingen Hennie verwelkomt alle deelnemers en geeft toelichting op de agenda waarna alle aanwezigen zich kort voorstellen. 3. Introductie nieuwe deelnemers. Deze bijeenkomst is de eerste waarbij ook consultants en software bedrijven zijn uitgenodigd. Vanaf nu staat de kennisgroep, naast leveranciers en ziekenhuizen ook open voor deze bedrijfstak. Vanwege de hoge opkomst stelt iedereen zich kort voor. 4. Presentatie en discussie team ZGV Herman de Smit is de projectleider goederenlogistiek OK en is verantwoordelijk voor de implementatie van scanning binnen ZGV. Aan de hand van een presentatie bespreekt hij wat en hoe geïmplementeerd is binnen het ziekenhuis. De presentatie wordt rondgestuurd. Waarom? In 2014 is ZGV live gegaan met scanning van de heupimplantaten. Er zijn verschillende aanleidingen voor het project: financieel, medisch en logistiek. 3/9

4 Belangrijk bij het starten van een nieuwe inrichting is het enthousiasmeren van het team, bedenk een leuke start om medewerkers te motiveren! Probeer het project niet uit te besteden aan één afdeling. De waarde van het project is dat alle disciplines met elkaar om tafel zitten. Probleem: Ontbreken uniforme en correcte barcodes. Het team heeft dit opgelost door software van Medscan te gebruiken: hiermee kan ZGV zoveel mogelijk barcodevariaties scannen. Project ZGV Bij goederenontvangst worden de relevante goederen voor de OK binnen geboekt d.m.v. scanning. De codes worden op artikelniveau gescand en ingevoerd in de systemen. Het artikel wordt vervoerd naar de OK en gescand tijdens verbruik. Het implantaat wordt geregistreerd in het EPD en van de voorraad afgeboekt in het ERP. Ook de producten die niet de patiënt ingaan, maar vervallen of niet (meer) steriel zijn worden gescand. Een mail wordt verstuurd naar logistiek om aan te vullen. Ook worden de bestelaanvraag en order geautomatiseerd verstuurd. In de toekomst zullen meer processen worden geautomatiseerd. Artikelen worden gestickerd op het moment dat de barcode afwezig of beschadigd is. Men scant zowel GS1 als HIBC barcodes. GS1 DataMatrix is in opkomst, maar bevat helaas vaak niet altijd de correcte gegevens. Inmiddels is ZGV live met 2657 artikelen. ERP: Oracle EPD: NORMA Scanning: Medscan Tanja Zenel vraagt wat het percentage van implantaten is dat niet te scannen is. 4/9

5 Van de implantaten heeft alles een barcode. Van de verbruiksartikelen moet tussen de 5-10% een eigen sticker worden aangebracht. Momenteel wordt barcodering opgenomen in het pakket van eisen bij de afdeling inkoop. Ook bij wisseling van het assortiment wordt dit meegenomen. Hennie meldt dat ook humane producten een probleem zijn. Hiervoor wordt een andere standaard gebruikt, ICCBBA. Wat is er geleerd? Opvoeren van artikelinformatie is arbeidsintensief, er zijn veel issues rond barcodering, vaak ontbreekt kennis bij partners, er zijn specifieke productgroepen die een eigen behandeling dienen te krijgen. Maar, uiteindelijk zijn problemen er om op te lossen. Consignatie is een volgende uitdaging, net als leensets. Omdat consignatie zo n administratieve last is streeft ZGV ernaar minder van consignatie gebruik te maken. Een probleem is onder andere dat niet elke leverancier kan factureren op basis van verbruiksrapporten. Oscar meldt dat zij 10 jaar geleden al ziekenhuizen hebben aangeschreven om dit te regelen. Bij leensets is het belangrijk om vast te stellen hoe sets samengesteld zijn en om wijzigingen in samenstelling bij te houden. Ad hoc zaken zijn de uitdaging. Heel soms worden er producten achteraf gekoppeld aan de patiënt, maar dit blijkt steeds minder nodig. Ook een uitdaging is dat niet alle partijen in de zorg even ver zijn. ZGV wil bijvoorbeeld graag via scanning ook de registratie in de LROI doen, maar deze registratie werkt (nog) met referentienummers in plaats van unieke productnummers. Esther zegt dat de LROI er samen met GS1 aan werkt om de registratie gebaseerd te krijgen op het Unique Device Identification (UDI) van de implantaten. Fred Klaassen geeft een demo van de scantool. Belangrijk is dat de tool verschillende codes kan verwerken. De materiaalstatus kan aangepast worden, dubbel scannen wordt voorkomen. De producten worden afgeboekt op specialisme. De informatie wordt geregistreerd in het EPD. Op deze manier wordt diverse management informatie verzameld: kosten per maand per specialisme, per specialist, per ingreep etc. Hennie bedankt het team voor hun presentatie. Herman ligt toe dat het project vanuit de OK gestart is, maar dat verschillende afdelingen al snel aangehaakt zijn en dat met steeds verder kijkt naar optimalisatie en uitbreiding naar andere afdelingen. 5/9

6 5. Nieuwe webomgeving voor ziekenhuizen GS1 heeft ontwikkelt een webomgeving, onder om ziekenhuizen op weg te helpen traceerbaarheid in te richten. Esther laat een aantal pagina s zien. Deze zijn ontwikkeld op basis van het stappenplan, de brainstormsessies met de kennisgroep en ervaringen vanuit verschillende ziekenhuizen die een implementatietraject hebben doorlopen. Er wordt uitgegaan van drie fases: planning, oriëntatie en implementatie. Daarnaast worden ervaringsverhalen gedeeld. Ook is een overzichtskaart van verschillende ziekenhuizen in Nederland te zien met de status van implementatie van traceerbaarheid. Website gaat eind juli live. In het najaar zullen 2 tools ontwikkeld zijn: een quickscan en opstarthulp. Met de quickscan krijgt een ziekenhuis snel beeld van zijn uitgangspositie: wat moet ik regelen voor implementatie en wat is het besparingspotentieel. Met de opstarthulp kan het ziekenhuis zijn boodschappenlijstje samenstellen: wat en wie heb ik nodig voor implementatie? 6. Uitslag survey Kennisgroep en indeling subgroepen Esther heeft een survey uitgestuurd om te kunnen bepalen wat de wensen van de groep zijn. We zijn namelijk met te veel mensen om echt aan projecten te werken. Het idee is de groep op te delen in kleinere werkgroepen om een specifieke vraagstelling te kunnen bespreken. Momenteel zijn er tien reacties binnengekomen. De volgende bijeenkomst gaan we dieper in op de uitkomsten. Het verzoek aan iedereen de survey in te vullen! Is er interesse voor de volgende twee subgroepen? 1. Uitwisselen productgegevens en EDI Binnen deze groep willen we het uitwisselen van productgegevens via GDSN stimuleren. Twan meldt dat dit een topic is dat meer zou moeten leven. Wij van GS1 kunnen niet bepalen wat we precies in de werkgroepen moeten bespreken. We hebben daar de input van de deelnemers van de kennisgroep voor nodig. Duidelijk is dat deze groep nog veel vragen oproept, er is meer richting nodig. 2. Software leveranciers Dialoog met softwareleveranciers kan beter. Ziekenhuizen vragen aan software leveranciers of ze GS1 compliant zijn. Wat betekent dat dan? Ruud stelt dat het als softwareleverancier belangrijk is om GS1 standaarden goed in te kunnen zetten. Hier blijft het echter niet bij. Het gaat niet alleen over GS1 artikelen, wil je een goed systeem, dan moet je alle standaarden kunnen gebruiken. Tanja: Sommige gebruikers hebben een tussenoplossing nodig. 6/9

7 Erik-Jan: Het is belangrijk is de werkelijkheid te omschrijven. Welke processen wil je ondersteunen? Daarna ga je het pas over de technische specificaties hebben. Je hebt informatiearchitecten nodig. Moet hier expertise voor ingehuurd worden? Judith stelt dat dit onderdeel is van de eerste werkgroep. We spreken af dat we starten met een werkgroep en hierin tijdens de eerste bijeenkomst vaststellen welke onderwerpen opgepakt moeten worden. Er zal terugkoppeling plaatsvinden naar de kennisgroep. Graag bij Esther aanmelden voor de groepen! 7. GS1 Data Source status en voortgang Amanda delaroque van GS1 presenteert een inventarisatie over het gebruik van DAS Light en GS1 Data Source Healthcare. Naar aanleiding van vragen vanuit de kennisgroep en de Business Council heeft GS1 een inventarisering onder de gebruikers naar de wensen gedaan. De DAS light is een nationale tool die is opgericht om traceerbaarheid te ondersteunen. Ziekenhuizen hebben hiermee de beschikking hebben over een minimale basisset aan artikelgegevens die voldoende is om producten binnen het ziekenhuis te kunnen traceren. De belangrijkste conclusie is dat leveranciers het liefst data uitwisselen via het internationale GDSN, maar dat er tot nu toe weinig vraag vanuit de ziekenhuizen is. Momenteel is een groot deel van de producten van alle belangrijke leveranciers al aanwezig in het GDSN. Chris Oude Luttikhuis meldt dat je wel eerst contact moet hebben met je leveranciers over het uitwisselen van data. Dat klopt; je moet afspraken maken over welk deel van het assortiment je als ziekenhuis wilt ontvangen. Nu communiceer je hier echter ook over via Excels en andere formaten, wat meer tijd kost. Advies van GS1: - Vraag creëren naar leveranciers door ziekenhuizen - GS1 faciliteert implementatie van het GDSN binnen de Nederlandse markt, maar kan geen projectrekker zijn. De vraag moet vanuit de ziekenhuizen komen. 8. Ontwikkelingen werkgroepen VWS update Hennie en Esther lichten toe: De werkgroep voor uniforme codering medische hulpmiddelen zit in de eindfase. Ondertekening wordt verwacht dit najaar. Dit betekent dat de klasse III medische hulpmiddelen binnen 2 jaar een GS1- of HIBC-barcode moeten hebben met een productidentificatie, een batchnummer (of serienummer) en een vervaldatum. Voor ziekenhuizen geldt dat zij binnen 2 jaar in tenminste één 7/9

8 proces of afdeling deze middelen moeten kunnen registreren via barcodescanning en hun ICT-systemen (EPD en ERP) hierop zijn ingericht. De werkgroep uniforme codering geneesmiddelen heeft wat meer tijd nodig: hier wordt nu eerst een analyse gemaakt van de totale kosten die gemaakt moeten worden om iedere pil of ampul van een barcode en informatie te voorzien en wat dit oplevert aan opbrengsten in termen van patiëntveiligheid. 9. Internationale ontwikkelingen I.v.m. tijdsnood opgeschoven naar de volgende vergadering. 8/9

9 NR Actiepunten Actie Gereed op: Hennie oppert om de opleidingen te betrekken: Fontys Hogeschool (Paul Meijsen), Hennie heeft contact met Fontys hierover. HAN in opleiding voor operatie-assistenten. Justin 1 heeft een gastcollege op de HAN gegeven aan Anesthesiemedewerkers. Esther en Elisa hebben een aantal Allen Doorlopend gastcolleges gegeven bij Hogeschool Windesheim over traceerbaarheid (studenten (zorg-)logistiek). Esther heeft contact met NHTV-Breda. Verder 2 GS1 compliancy document voor ziekenhuis-software. Nieuwe versie toetsen EP opnemen in subgroep, na 17-6 Bij eigen apotheek vragen of er behoefte is aan GS1- EP/WF/KS On hold 3 standaard voor procesoptimalisatie Ziekenhuisverplaatste Zorg (ZVZ) Geef svp aan Esther of Elisa door welke leveranciers nog Allen Doorlopend. 4 niets met barcodering doen! ZGV, OLVG en MMC zijn actief! 5 Toesturen passage 162 uit het IGZ-rapport over steriele implantaten aan de FG JB /9