Uitwerkingen cases hoofdstuk 14

Transcriptie

1 Uitwerkingen cases hoofdstuk Spellenfabrikant Game Not Over 1 a Welke AO/IC-maatregelen dienen genomen te worden ter beheersing van de ontwerpactiviteiten? kostenbegroting voor de afdeling ontwerp; opstellen voorcalculaties van de verwachte bestede tijd voor het ontwikkelen van een spel, enzovoort; autorisatie door het directieteam; uniek coderen van de spellen/activiteiten; medewerkers dienen wekelijks een urenverantwoording op te stellen en in te dienen bij het hoofd van de afdeling; fiattering van de weekstaten na beoordeling toelaatbaarheid en juistheid; vastleggen van de bestede uren per activiteit (ontwerpen/aanpassen) per spel; wekelijkse aansluiting job = shop door de afdeling administratie; periodieke cijferbeoordeling directe/indirecte uren in totalen per medewerker; periodieke recapitulatie van de bestede uren per spel door de afdeling administratie; vergelijking werkelijkheid versus voorcalculaties; analyse van de verschillen per spel met rapportage aan het directieteam; periodieke afstemming werkelijke kosten afdeling ontwerp versus kostenbegroting; teneinde een mogelijk verschuivingsgevaar tussen opdrachten zoveel als mogelijk tegen te gaan, dienen de medewerkers van de ontwerpafdeling zoveel als mogelijk achtereen aan een spel te werken. 1 b Geef daarnaast specifiek voor de ontwerpafdeling aan welke informatie het directieteam dient te ontvangen. maximalisatie baten/lasten; regelen van interne financiering (kostenbegroting); marktgroei (ontwikkelen producten die aanspreken en waar de onderneming beter van wordt); klanttevredenheid (zowel extern als intern); verbeteren productiviteit; bevorderen inspraak afdeling verkoop bij ontwerpproces; ontwikkelen innovatieve producten; handhaven van een aantrekkelijk assortiment producten; doorlooptijd ontwerpproces; scheppen van een positief arbeidsklimaat voor werknemers; actualiseren/ontwikkelen vaardigheden. 2 Beschrijf de administratieve organisatie met betrekking tot de productie van spellen. Denk erom alle fasen van het productieproces te behandelen. Studenten zullen dit onderdeel uitgewerkt hebben in de vorm van een AO-beschrijving. De navolgende onderdelen dienen verwerkt te zijn in hun beschrijving: investeringsbegroting voortvloeiend uit verkoopbegroting/productiebegroting; verzamelen leveranciersdocumentatie door afdeling inkoop; aanvragen offertes door afdeling inkoop; uitvoeren investeringscalculaties door afdeling bedrijfsbureau; Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging 1

2 investeringsselectie onder verantwoordelijkheid van de afdeling inkoop in overleg met afdeling bedrijfsbureau; aangaan huurcontracten met leveranciers door afdeling inkoop dan wel directieteam; contractenregistratie door afdeling administratie; vastlegging van de ontvangstmelding van de machines; vastlegging van de ingebruikneming van de machines; geautomatiseerde vaste activa administratie (registratie per machine), waarin opgenomen een capaciteitsregistratie voor planning, voortgangscontrole en verantwoordingsinformatie; geautomatiseerde onderhoudsplanning en -registratie onder verantwoordelijkheid van de afdeling bedrijfsbureau; geautomatiseerde registratie van de verwerkte aantallen producten per soort per machine door de productieafdelingen; geautomatiseerde berekening per machine alsook per leverancier van de maandelijks verschuldigde huur (vast deel + variabel deel naar gelang productie); factuurcontrole door de afdeling administratie, waarbij ten aanzien van de vaste component gebruik wordt gemaakt van een standenregister en ten aanzien van de variabele component van een verbandlegging met de maandelijkse productiegegevens; betaalbaarstelling van de facturen; ten aanzien van de machineonderdelen dient registratie plaats te vinden per machine; door de afdeling bedrijfsbureau vindt planning plaats van het preventieve onderhoud, waarmee in de productieplanning rekening wordt gehouden; afroep van de onderdelen geschiedt door de afdeling inkoop op signaal van de afdeling bedrijfsbureau; hantering van de geldende prijslijsten, waarin opgenomen de geldende levertijden per machineonderdeel tijdige bestelling van de onderdelen bij de leveranciers; registratie ontvangstmelding; factuurcontrole en betaalbaarstelling; beoordeling door de administratie van de gebruikte onderdelen per machine. 3 Beschrijf de administratieve organisatie met betrekking tot de personeelswinkel. Administratief organisatorische hulpmiddelen (bijvoorbeeld richtlijnen, functiescheiding) dienen, mits van toepassing, in de uitwerking te worden verwerkt. Studenten zullen dit onderdeel uitgewerkt hebben in de vorm van een AO-beschrijving. De navolgende onderdelen dienen verwerkt te zijn in hun beschrijving: directieteam geeft richtlijnen met betrekking tot de calculatie/vaststelling van de verkoopprijzen en voor de mate van afprijzing van de op te ruimen producten; directieteam geeft richtlijnen met betrekking tot wat wordt verstaan onder beschadigingen; directieteam geeft richtlijnen met betrekking tot het maximumaantal te verkopen producten per periode per personeelslid; directierichtlijnen met betrekking tot kasprocedures (afstorten geld, enz.); afsluiten van contract met leverancier personeelspasjes; registreren personeelsgegevens en koppeling pasnummer met personeelsidentificatie; beveiliging toegang bestanden; bij verkoop scannen van pasjes en afhankelijk van reeds verkochte producten fiatteren verkoop; verkoopprijzen worden in de vorm van prijskaartjes op de producten aangebracht en prijzen worden opgenomen in prijzenbestand, gekoppeld aan voorraadbestand (unieke nummering per product); via een kasregister worden alle verkooptransacties geregistreerd en in de voorraadadministratie verwerkt; registratie vindt plaats van de verkopen op personeelsniveau; 2 Uitwerkingen cases hoofdstuk 14

3 door de afdeling administratie toetsen van de naleving van de richtlijnen (prijsstelling, aantal verkopen niet meer dan maximum, enz.); periodiek door de afdeling administratie beoordelen van extreme verkopen; periodiek integrale inventarisatie van de winkelvoorraden, waarbij tevens wordt beoordeeld de mate van de beschadigingen; periodiek door de afdeling administratie beoordelen van de voorraadniveaus in de winkel (indicatie kwaliteitsproblemen); periodiek opstellen verbandleggingen in de geld- en goederenbeweging door de afdeling administratie; cijferbeoordeling verkopen en marges personeelswinkel en koppeling met geprognosticeerde cijfers dienaangaand. 4 Beschrijf de AO/IC-maatregelen ter beheersing van de naleving van de inkoopcontracten Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten raming inkoopbehoefte van de onderscheiden grondstoffen, waarbij in het bijzonder rekening wordt gehouden met de economische voorraden van de grondstoffen, seizoenseffecten wat betreft noodzakelijkheid van de grondstoffen, kwaliteit en de wisselende inkoopprijzen; inkoopcontracten worden afgesloten door de afdeling inkoop binnen het kader van de geautoriseerde inkoopbegroting (prijs, hoeveelheden, kwaliteit en levertijden); contractenbestand; inkoop door de afdeling inkoop op signalering van de afdeling bedrijfsbureau in geval van noodzakelijkheid voor de productie alsook op basis van minimumvoorraadsignalering (massaproductie), maar tevens mogelijke speculatieve inkoop (verwachtingen prijsontwikkeling) en inkoop ten behoeve van optimaliseren contractvoorwaarden; plaatsen afroep (hoeveelheden en levertijd, daarbij rekening houdend met de beschikbare voorraden); richtlijnen van het directieteam terzake van de bevoegdheden van de afdeling inkoop ten aanzien van voornoemde speculatieve inkopen en dergelijke; bewaking levertijden; bewaking voorraadposities; bepaling kwaliteit van de ontvangen grondstoffen; controle op ontvangen kwantiteiten grondstoffen; registratie van de economische voorraadpositie alsook van de inkopen per contract opdat de nog af te roepen hoeveelheden blijken; verbandlegging door de afdeling administratie van de afgeroepen, ontvangen en gefactureerde hoeveelheden grondstoffen; verbandlegging tussen de afgesproken en de gefactureerde prijzen; periodieke beoordeling van de contractposities en de daaruit voortvloeiende openstaande verplichtingen; beoordeling van de naleving van de directierichtlijnen inzake inkoop. 5 Geef een opsomming van de informatiebehoeften van het bedrijfsbureau. Planning productinformatie (onderdelen waaruit spel bestaat, vorm en samenstelling en verpakking); orderinformatie (afgesloten verkooporders met verwachte afleverdata ten aanzien van seriestukproductie); orderinformatie (ten aanzien van massaproductie vanuit de productiebegroting zoals afgeleid vanuit de verkoopbegroting verwachte orders); capaciteitsinformatie (o.a. planning onderhoud machines); bezetting productiecapaciteit in de tijd (uren/per afdeling) aanwezige capaciteit/gereserveerde capaciteit/beschikbare capaciteit; bottleneckinformatie/planningsafwijkingen; voorraadinformatie (noodzakelijke grondstoffen wanneer beschikbaar); Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging 3

4 geautoriseerde tarieven volgens de begroting voor mens- en machine-uren; prijzen grondstoffen en dergelijke. Voortgangscontrole informatie inzake bestede tijd productieorder; informatie inzake vertragingen en consequenties voor tijdige afwikkeling; informatie inzake status productieorder (terugmelding versus gereedmelding). 6 Beschrijf de AO/IC-maatregelen ter beheersing van de juistheid van de personeelskosten van de vertegenwoordigers. richtlijnen directieteam met betrekking tot aanname- en ontslagprocedure, functieomschrijvingen, arbeidsvoorwaarden; richtlijnen directieteam met betrekking tot provisiepercentages; ten aanzien van de vaste salariscomponent toepassing van een standenregister; afstemming van de periodiek betaalde salarissen met het saldo volgens het standenregister (brutoloon); mutaties in het standenregister op basis van door het directieteam geautoriseerde arbeidscontracten dan wel opzeggingsbrieven/ontslagbrieven; registratie van de verkopen per vertegenwoordiger; periodieke aansluiting van de verkopen per vertegenwoordiger in totalen met de totale verkoop, zoals blijkend uit de financiële administratie (en zoals deze is aangesloten met verbandleggingen binnen de geld- en goederenbeweging); bij de toepassing van de provisie periodieke aanpassing van de verkopen per vertegenwoordiger met de debiteurenposities zoals uitstaand (provisie enkel over verkopen die ook zijn betaald); verbandlegging door het hoofd van de afdeling administratie dat de basis voor de provisieberekeningen per periode overeenstemt met: beginstand debiteuren + verkopen eindstand debiteuren afboekingen = betaalde omzet; periodieke cijferbeoordeling van de gerealiseerde omzetten en provisies per vertegenwoordiger in de tijd en ten opzichte van de vertegenwoordigers onder elkaar door de afdeling administratie; bij tussentijdse resultatenoverzichten dient rekening te worden gehouden met de verschuldigde provisies; berekening van de uit te keren provisies door de afdeling administratie met toepassing van de door het directieteam geautoriseerde provisierichtlijnen en fiattering van de provisies door het directieteam; hoofd administratie stelt vast dat de uitgaande geldstroom inzake provisies overeenkomt met de geautoriseerde provisiebedragen; periodiek dienen de vertegenwoordigers bij de afdeling administratie rittenoverzichten in te dienen met daarop vermeld onder meer datum, aantal kilometers gereden, van/naar, privé/zakelijk; autorisatie van de rittenoverzichten door het hoofd van de afdeling verkoop; verificatie door de afdeling administratie van de overlegde rittenoverzichten op steekproefbasis, waarbij onder meer koppelingen worden gelegd met bijvoorbeeld bezoekrapportages, algemene kilometertabellen, enzovoort; door de afdeling administratie vindt cijferbeoordeling plaats van de verantwoorde kilometers per vertegenwoordiger per periode(privé/zakelijk), mede als basis voor het uitvoeren van voornoemde steekproef; aan het einde van het jaar wordt door de afdeling administratie per vertegenwoordiger een afrekening opgesteld inzake het kilometerverbruik, waarbij de privékilometers meer dan worden doorbelast; autorisatie van deze overzichten door directieteam/commercieel directeur; vaststelling door de afdeling administratie dat afwikkeling van de betreffende bedragen plaatsheeft; evaluatie door de afdeling administratie in hoeverre de in rekening gebrachte kosten opwegen tegen de daadwerkelijke kosten voor de onderneming; 4 Uitwerkingen cases hoofdstuk 14

5 ten aanzien van de onkostenvergoeding toepassing van een standenregister (aantal vertegenwoordigers maal 500 = uitbetaalde vergoeding); vaststelling richtlijnen ten aanzien van additioneel te declareren bedragen door het directieteam; beoordeling door de afdeling administratie van de ingediende declaraties aan de vigerende richtlijnen (waarbij bijvoorbeeld ook beoordeling mogelijk privékarakter); betaalbaarstelling door de commercieel directeur van de declaraties en betaling via bank; cijferbeoordeling van de ingediende declaraties per vertegenwoordiger door de afdeling administratie. Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging 5