Betrouwbaarheidstypologie. Inleiding betrouwbaarheidstypologie en Handelsbedrijven op rekening

Transcriptie

1 Betrouwbaarheidstypologie Inleiding betrouwbaarheidstypologie en Handelsbedrijven op rekening 1

2 Doel betrouwbaarheidstypologie Typologie van Starreveld is gericht op het vaststellen van de betrouwbaarheid van informatie: Volledigheid van opbrengsten Juistheid van kosten 2

3 Samenhang met andere typologieën 3

4 Indelingscriteria Soort criterium: kenmerkende bedrijfsactiviteiten Volgorde criterium: - hoe hoger in het schema des te sterker is het verband tussen opgeofferde en verkregen waarden, des te lager hoe zwakker. 4

5 Implicaties volgorde criterium voor maatregelen van interne controle Des te zwakker het verband is tussen opgeofferde en verkregen waarden, des te meer maatregelen van interne controle noodzakelijk zijn om de gewenste betrouwbaarheid te verkrijgen. 5

6 Interne controle (interne betrouwbaarheid) Controle door of namens de leiding op de actviteiten en oordeelsvorming van anderen Kent inherente beperkingen (zie verder hoorcollege over betrouwbaarheid) moet dus aangevuld worden door externe controle 6

7 Interne controlemaatregelen Preventieve: organisatorische Repressieve: gericht op de werking en naleving van de preventieve 7

8 Opzet colleges betrouwbaarheidstypologie Per type bedrijf de kenmerkende maatregelen van interne controle Bespreken korte toepassingscasus die je van te voren moet maken. 8

9 Preventieve IC maatregelen 1.1 Begroting, normen, tarieven 1.2.Controletechnische functiescheiding 1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen 1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie in relatie tot begroting en vorige periode 1.5 Essentiële bestanden 9

10 Repressieve IC-maatregelen 2.1 Cijferanalyse 2.2 Verbandscontroles 2.3 Detailcontroles 2.4 Waarneming ter plaatse 10

11 Handelsbedrijf op rekening 11

12 Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid Door directie geautoriseerde brutomarge, prijsprocedure Functiescheiding tussen inkoop, opslag, verkoop, administratie Beginvoorraad + Inkoop Eindvoorraad = Verkocht Inventarisatie als sluitstuk van de geldgoederenbeweging 12

13 Toepassingsvraag 1 Wat bedoelt Starreveld met toestanden en wat bedoelt hij met gebeurens? Wat wordt bedoeld met de samenhang tussen toestand en gebeuren? 13

14 Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico s Verschuivingsgevaar van periodes met een hoge naar periodes met een lage prijs Juistheid verkoopkortingen Volledigheid inkoopkortingen Oninbaarheid debiteuren 14

15 Preventieve IC maatregelen 1.1 Begroting, normen, tarieven 1.2.Controletechnische functiescheiding 1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen 1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie in relatie tot begroting en vorige periode 1.5 Essentiële bestanden 15

16 Begroting, normen en tarieven 16

17 1.1 Begroting, normen, tarieven Verkoopbegroting Inkoopbegroting Begrote Brutomarge Begrote oninbare debiteuren liquiditeitsbegroting 17

18 Toepassingsvraag 2 Stel je bent pas aangenomen als controller bij een handelsbedrijf in valschermbeveiliging. Je constateert dat de voorraden van de artikelen of te hoog zijn of te laag. Zou dit probleem kunnen samenhangen met de slechte samenhang in het stelsel van begrotingen? 18

19 Functiescheiding houdt vaak verband met organisatiestructuur 19

20 1.2 CT functiescheiding Inkoop (beschikkend), Magazijn (bewarend), Verkoop (beschikkend), Debiteurenbeheer (bewarend), Administratie (registrerend & controlerend) 20

21 Toepassingsvraag 3 Welke illegitieme belangen kun je onderscheiden bij de afdeling inkoop, magazijn en verkoop? Op welke wijze kan de functiescheiding deze illegitieme belangen compenseren? 21

22 1.3 Procedures, wet- en regelgeving, Prijsprocedure richtlijnen Kortingsprocedure Offerte en contractprocedure bij inkoop Inventarisatieprocedure Wet- en regelgeving ten aanzien van BTW 22

23 23

24 Toepassingsvraag 4 Stel dat je als accountant bij een handelsbedrijf op rekening de kortingprocedure moet beoordelen. Wat vind je belangrijke punten? Welke rol kan automatisering in dit kader spelen? 24

25 Managementinformatie 25

26 1.4 Belangrijke managementinformatie Exploitatie: Omzet Kostprijs verkopen Bruto marge Overige kosten Netto marge Balans gerelateerd: Omloopsnelheid van de voorraad Ouderdom debiteuren, Openstaande crediteuren Voorraadverschillen 26

27 Gegevens in bestanden Informatie 27

28 1.5 Essentiële bestanden Inkoopbestand Artikelbestand met daarin de prijs Voorraadbestand Crediteurenbestand Verkoopbestand Debiteurenbestand 28

29 Toepassingsvraag 5 Wat is de inhoud van het artikelbestand en waarom is dit voor een handelsbedrijf zo n belangrijk bestand? 29

30 Repressieve IC-maatregelen 2.1 Cijferanalyse 2.2 Verbandscontroles 2.3 Detailcontroles 2.4 Waarneming ter plaatse 30

31 Cijferanalyse 31

32 2.1 Cijferanalyse Werkelijke brutomarges versus begrote brutomarges per productcategorie Werkelijke omloopsnelheid van de voorraad versus begroot 32

33 Toepassingsvraag 6 Waarom speelt de beoordeling van brutomarges niet alleen een rol bij het analyseren van de winstgevendheid maar ook bij het analyseren van de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie? 33

34 Verbandscontroles 34

35 2.2 Verbandscontroles Beginvoorraad + Inkopen Eindvoorraad = Kostprijs verkopen; Kostprijsverkopen + Bruto marge = Omzet; Omzet =bijboeking debiteuren; Afboeking debiteuren = ontvangsten op de bank + oninbaar Inkopen = bijboeking crediteuren; Afboeking crediteuren = Afboeking bank 35

36 Toepassingsvraag 7 Stel je moet als accountant de verbandscontroles nalopen voor een handelsbedrijf. De verbandscontrole Afboeking debiteuren = ontvangsten op de bank + oninbaar sluit goed. Je controleleider raakt echter geïrriteerd en zegt: Moet je niet nog eens naar die hoge post oninbare debiteuren kijken of geloof jij dat zo maar? Leg uit wat hij bedoelt. 36

37 2.3 Detailcontroles Controle op juistheid van de inkoopprijzen Controle op juistheid van de verkoopprijzen in het artikelbestand Controle op juistheid verkoopkortingen Controle op naleving offerteprocedure voor inkopen Controle op naleving BTW regelgeving 37

38 Toepassingsvraag 8 Stel je bent pas aangenomen als controller van postorderbedrijf en ziet dat de offerteprocedure voor inkoop zoals die in het handboek ao/ic staat nauwelijks wordt nageleefd. Wanneer je het hoofd Inkoop hier mee confronteert, antwoordt zij hoofdschuddend: Uit welke tijd kom jij eigenlijk? Onze leveranciers willen meteen boter bij de vis, anders zoeken ze een ander! Hoe zou je reageren? 38

39 Waarneming ter plaatse 39

40 2.4 Waarneming ter plaatse Inventarisatie Saldobiljetten versturen aan debiteuren die nog niet betaald hebben 40

41 Casus Pommes 41

42 Pommes BV is een groothandel in aardappelen. Men koopt bij boeren in en verkoopt aan groenteboeren en de voedingsindustrie. Onder de directie ressorteren de volgende afdelingen: In koop (10) Verkoop ( 5) Receptie (2) Kwaliteitskeuring (3) Magazijn (2) Administratie (4) De inkopers sluiten oogstcontracten af met de boeren in den lande. Indien de boer zich garant stelt voor de af te leveren kwantiteit en kwaliteit ontvangt hij een risicopremie die aanzienlijk is. De meeste boeren leggen het risico echter (binnen contractueel gestelde grenzen) bij Pommes 42

43 43

44 De aardappelen worden gerooid door loonbedrijven waarmee Pommes contracten heeft afgesloten en door derden naar de centrale opslag vervoerd. Daar worden de aardappelen gekeurd, gewogen en opgeslagen. Er zijn verschillende kwaliteitsklassen. Afgekeurde partijen worden als varkensvoer verkocht. De opslag van de aardappelen vindt onder klimatologisch geregelde omstandigheden plaats. De verkoopprijs wordt bepaald door omstandigheden en overige contractvoorwaarden. De voedingsindustrie heeft in langlopende contracten met Pommes kwantumkortingen bedongen. De laatste tijd komt het door de opmars van supermarkten regelmatig voor dat groenteboeren niet aan hun verplichtingen kunnen voldoen. 44

45 45

46 Toepassingsvraag 9 Welke attentiepunten (risico s) zijn er in de casus aanwezig? Maak een onderscheid tussen de attentiepunten met betrekking tot het inkoop-, het verkoop-, en het voorraadproces. 46

47 Toepassingsvraag 10 Starreveld onderscheidt drie soorten inkoop. Welke zijn dit? Hoe zou je de aard van het inkoopproces bij Pommes benoemen? 47

48 Toepassingsvraag 11 Wat is een inkoopresultaat? Wat is een prijsverschil? Is er bij Pommes altijd sprake van een inkoopresultaat? Welke vastleggingen heb je nodig om een inkoopresultaat te kunnen bepalen? 48

49 Toepassingsvraag 12 Hoe ziet het stelsel van begrotingen er uit bij Pommes? Hoe komen deze tot stand? 49

50 Toepassingsvraag 13 Hoe zou men bij Pommes de voorraad het beste kunnen registreren? Welke functies heeft een voorraadadministratie? 50

51 Toepassingsvraag 14 Het hoofd administratie bij Pommes is overspannen! De directie heeft op interimbasis via een financieel adviesbureau een controller aangetrokken. Deze stelt voor om de aardappelen voortaan tegen vaste verrekenprijs te registreren (was historische kostprijs). Wat is uw mening? 51

52 Toepassingsvraag 15 De controller stelt op grond van zijn ervaring voor om de voorraad partieel roulerend te laten inventariseren door de magazijnmeester. Welke eisen stelt deze vorm van inventarisatie aan de voorraadregistratie en welke vormen van inventarisatie kent u nog meer? Wat zou u adviseren gegeven de casus? 52

53 Toepassingsvraag 16 Welke maatregelen van interne controle (preventief en repressief) zou u de directie adviseren gegeven het verkoopproces? Besteed zowel aandacht aan de verkoop aan groenteboeren als aan de voedingsindustrie. 53

54 Toepassingsvraag 17 Welke informatie zou de directie van Pommes willen ontvangen? 54

55 Toepassingsvraag 18 Geef 2 kritische succesfactoren voor het inkoopproces en bepaal de daarbij behorende prestatie-indicatoren. 55