Uitwerkingen cases hoofdstuk 1

Transcriptie

1 Uitwerkingen cases hoofdstuk Eurowinkel 1 Welke informatie heeft de directeur annex inkoper nodig om goed in te kopen? Maak een onderscheid in externe en interne informatie en geef aan met welke periodiciteit deze informatie beschikbaar moet komen. Externe informatie: leveranciers; prijzen per leverancier; levertijden per leverancier; bijzondere afspraken met leveranciers; wensen van klanten. Interne informatie: voorraadniveau per artikel; vermogensbeslag huidige voorraad; bestedingsruimte op basis van liquiditeitsprognose; omzetsnelheid per artikel. Deze informatie is nodig op de momenten dat de directeur/inkoper op pad gaat om in te kopen. 2 De directeur evalueert periodiek of het ééneuroconcept nog wel winstgevend is. Welke informatie heeft hij nodig om deze evaluatie uit te voeren? Benodigde informatie: aantallen verkochte artikelen in de desbetreffende periode; voorraad per artikel aan het begin en einde van de periode; inkoopprijzen per artikel; overheadkosten toegerekend aan de desbetreffende periode. 3 Welke informatie kan de boekhouder periodiek aanleveren aan de directeur op basis van de gegevens die hij tot zijn beschikking heeft? De boekhouder kan aanleveren: crediteurenoverzicht met vervaldatum; liquiditeitspositie en liquiditeitsprognose; voorraadpositie in totalen; overzicht belastingaangiften; kasstroomoverzicht. NB. De boekhouder kan geen informatie geven over de verkoopresultaten over een bepaalde periode omdat daarvoor inventarisaties moeten plaatsvinden aan het begin en einde van die periode. 4 Hoe kan de directeur ervoor zorgen dat zijn medewerkers hun best doen om (a) zo veel mogelijk te verkopen en (b) geen goederen weggeven of zonder betaling mee naar huis nemen? Een samenstel van maatregelen moet (a) en (b) tezamen ondervangen, bijvoorbeeld: Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging 1

2 De directeur moet een incentivesysteem opzetten waarbij een registratie van de verkopen per verkoopmedewerker wordt bijgehouden en deze een beloning krijgt die daarvan afhankelijk is. De directeur moet een systeem inrichten waarbij er een controletechnische functiescheiding is tussen de kassabediende en het verkooppersoneel en waarbij verkopen slechts via de kassabediende mogen worden afgerekend. De boekhouder moet periodiek naar de winkel gaan en de voorraad artikelen per soort tellen (partieel roulerend) en vaststellen of dit aansluit bij de kantoorvoorraadadministratie. De directeur laat de boekhouder periodiek analyses maken van de omzet per moment van de dag, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de momenten waarop de directeur wel en niet aanwezig is. Als hieruit blijkt dat de omzet bij zijn afwezigheid lager is, zal hij de boekhouder tijdens zijn afwezigheid vaker naar de winkel laten gaan om te inventariseren. De boekhouder houdt de kantoorvoorraadadministratie (in hoeveelheden) bij op basis van de ontvangstmeldingen die hij van het verkooppersoneel krijgt en die hij aansluit met de inkoopfacturen en inkooporders die hij van de eigenaar ontvangt. De beloning van de kassabediende wordt afhankelijk gesteld van de omvang van de voorraadtekorten; hoe hoger het tekort hoe lager de beloning. De kassabediende krijgt hiertoe mede als taak oogtoezicht uit te oefenen op klanten die de winkel verlaten zonder te betalen. De directeur zorgt ervoor dat hij betrouwbaar personeel aanneemt en dit personeel goed behandelt (goede werkomgeving, goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, kortom loyaliteit kweken). De directeur houdt oogtoezicht gedurende de momenten dat hij er is. 5 Hoe kunnen het computernetwerk en het POS-systeem bijdragen aan een verbeterde bedrijfsvoering? Door artikelen die worden verkocht en artikelen die worden ontvangen te scannen, wordt de kantoorvoorraadadministratie meteen bijgewerkt en kan op elk moment de aansluiting met de feitelijk aanwezige voorraad worden vastgesteld. De voorraad kan dan ook sneller worden aangevuld en controle op de volledigheid van de verkopen kan daardoor eenvoudiger plaatsvinden. De directeur krijgt de benodigde stuurinformatie eerder (rechtstreeks van de bron naar zijn computer) en bovendien is deze informatie minder gevoelig voor manipulatie doordat er geen sprake meer is van menselijke tussenkomst. Informatie van de directeur en de verkoopmedewerkers wordt elektronisch aan de boekhouder doorgegeven waardoor de foutenkans kleiner wordt en het hele proces efficiënter verloopt. 2 Uitwerkingen cases hoofdstuk 1

3 1.2 Besturingsparagdigma 1. Auto van A naar B Locatie Strategieformulering Bedrijfsdomein Informatiedomein IT-domein Strategieimplementatie Chauffeur Auto Informatiesysteem Informatiestromen Gegevensverwerking 2. Voetbalvereniging Mate van doelrealisatie Strategieformulering Bedrijfsdomein Informatiedomein IT-domein Strategieimplementatie Bestuur Leden van de vereniging Informatiesysteem Informatiestromen Gegevensverwerking Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging 3

4 1.3 Managementcyclus 1. Met de auto op vakantie Planning: route uitzetten Inrichting: auto gereedmaken Uitvoering: rijden Evaluatie: gearriveerd? Bijsturing: eventueel route aanpassen 2. Garagebedrijf organisatieniveau Planning: organisatiedoelstellingen Inrichting: investeren in mensen en apparatuur Uitvoering: reparaties Evaluatie: organisatiedoelstellingen gehaald? Bijsturing: beter werk, efficiënter werken, eventueel doelstellingen aanpassen 4 Uitwerkingen cases hoofdstuk 1

5 2. Garagebedrijf transactieniveau 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten Planning: werkuitgifte door receptie Inrichting: mensen vrijmaken, materialen gereedzetten Uitvoering: reparatie Evaluatie: reparatie gereed? Bijsturing: klant informeren over langere reparatietijd, extra kosten, enz. Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging 5

6 1.4 Grondpatroon van de informatieverzorging 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten 1. Inkooptransactie bij een bestaande leverancier Artikelbestand (opvragen) Inkoopmodule Voorraadmodule Voorraadbestand (opvragen) Leveranciersbestand (opvragen) Inkooporderbestand (bijwerken) Procedures Gegevensverzamelingen Invoer Verwerking Uitvoer Artikelcode Leverancierscode Kwantiteit Inkooporder 2. Inkooptransactie bij een nieuwe leverancier Artikelbestand (opvragen) Inkoopmodule Voorraadmodule Voorraadbestand (opvragen) Leveranciersbestand (bijwerken) Inkooporderbestand (bijwerken) Procedures Gegevensverzamelingen Invoer Verwerking Uitvoer Artikelcode Inkooporder Naam, adres leverancier, leveringsvoorwaarden, enz. Kwantiteit 6 Uitwerkingen cases hoofdstuk 1

7 3. Verkooptransactie met een bestaande klant Artikelbestand (opvragen) Voorraadbestand (opvragen) Verkoopmodule Voorraadmodule Klantenbestand (opvragen) Debiteurenbestand (bijwerken) Verkooporderbestand (bijwerken) Procedures Gegevensverzamelingen Invoer Verwerking Uitvoer Artikelcode Klantcode Magazijnafgifteopdracht Factuur Kwantiteit 4. Verkooptransactie met een nieuwe klant Artikelbestand (opvragen) Voorraadbestand (opvragen) Verkoopmodule Voorraadmodule Klantenbestand (bijwerken) Debiteurenbestand (bijwerken) Verkooporderbestand (bijwerken) Procedures Gegevensverzamelingen Invoer Verwerking Uitvoer Artikelcode Naam, adres, bijzonderheden klant Magazijnafgifteopdracht Factuur Kwantiteit Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging 7

8 1.5 Diamantair 1 Gevraagd wordt naar de AO/IC van de diamantair. Er is een zeer lage automatiseringsgraad, waardoor moet worden uitgegaan van handmatige controles en traditionele controletechnische functiescheiding. AO/IC-beschrijving De inkoper koopt over de hele wereld in. Hij legt voor elke inkooptransactie vast wat hij heeft besteld en tegen welke condities (waaronder de prijs, levertijden, kwaliteitsbepalingen) en geeft deze gegevens door aan de centrale financiële administratie Bij levering aan een van de vijf vestigingen legt de vestigingsleider vast welke diamanten hij heeft ontvangen en stuurt daarvan bericht naar de lokale administratie, die de voorraadadministratie bijwerkt. Een keer per week maken de lokale administraties een recapitulatie van de ontvangen diamanten en sturen die (via USB-stick) naar de centrale financiële administratie. De centrale administratie controleert dan of de ontvangen diamanten overeenstemmen met de bestelde diamanten. Bij ontvangst van de factuur door de centrale administratie controleert deze of de factuur overeenstemt met de levering en de bestelling en of de condities (vooral de prijzen) overeenstemmen met de hierover gemaakte afspraken, waarna de factuur voor betaling wordt vrijgegeven. De directeur tekent voor de betalingen. Bij verkopen toetst de verkoper de code van de diamant in, waarna de prijs op het scherm verschijnt. Bij contante betaling doet de verkoper het ontvangen geld in de kassalade. Bij verkopen op rekening stuurt de verkoper een bericht naar de lokale factureringsafdeling waar de factuur wordt aangemaakt. Een keer per week stuurt de lokale factureringsafdeling een overzicht van gefactureerde bedragen naar de centrale administratie. De centrale financiële administratie controleert of het aantal facturen overeenstemt met het aantal verkooptransacties volgens de berichten uit de lokale vestigingen. Dagelijks controleren de lokale administraties of de voorraadverminderingen overeenstemmen met de ontvangen gelden en de factuurgegevens. Periodiek voert de directeur een inventarisatie uit in de lokale vestigingen. Dit kan partieel roulerend gebeuren. 2 Aangezien het hier gaat om waardevolle goederen die bovendien meestal uniek zijn, is een voorraadadministratie per stuk hier noodzakelijk. Dit betekent dat elke diamant bij opname in de voorraad een unieke code moet krijgen. Deze code is vermeld op een label dat aan de diamant wordt bevestigd (minder waardevolle stukken) dan wel op het doosje waarin de diamant is vastgemaakt door middel van een klemmechanisme dat slechts door de directeur en de verkopers kan worden geopend (duurdere stukken). 3 a Een treasurer houdt zich vooral bezig met het managen van in- en uitgaande kasstromen, het managen van het werkkapitaal, het managen van financiële risico s en het managen van de toegang tot de kapitaalmarkt. Bij een diamantair is er sprake van een omvangrijke kasgeldstroom; er is behoefte aan werkkapitaalmanagement omdat de organisatie op veilingen tijdig moet kunnen betalen en de eigen klanten mogelijk te laat betalen; doordat in verschillende valuta wordt ingekocht en verkocht, loopt de organisatie valutarisico waardoor er behoefte is aan het managen daarvan. Er is dus een duidelijke rol voor de treasurer. Ook voor het managen van de toegang tot de kapitaalmarkt is er mogelijk in deze organisatie een rol voor een treasurer. De informatie in de casus geeft hierover echter geen uitsluitsel. 3 b Een controller houdt zich vooral bezig met het verzorgen van managementrapportages en het adviseren over voorgenomen beslissingen die substantiële financiële gevolgen kunnen hebben. Bij de diamantair is er een groot probleem op het terrein van de informatieverzorging. Een controller in de betekenis van managementaccountant kan hier een belangrijke rol spelen. Daar staat tegenover dat de directeur in de casus waarschijnlijk zélf een groot deel van de noodzakelijke bestuurlijke informatie zal 8 Uitwerkingen cases hoofdstuk 1

9 verzamelen door middel van zijn interactieve beheersingssystemen. Wel kan de controller een belangrijke rol spelen bij het adviseren over investeringen in andere locaties, in andere landen, in IT, in andere bedrijfsmodellen. 3 c Een informatiemanager koppelt informatieverzorging aan IT. Aangezien er nauwelijks IT is in deze organisatie, is er vooralsnog geen rol voor de informatiemanager Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten 4 Personeelscontroles die hier van toepassing zijn: werving en selectie van alle personeel door de directeur; training in het herkennen van waardevolle diamanten (inkoop en verkoop), training in het omgaan met strenge beveiligingsmaatregelen, integriteittraining als cultuurbeïnvloedingsinstrument; goede faciliteiten regelen voor het personeel, waardoor ze hun werk naar behoren kunnen doen. NB. Doordat er vestigingen in verschillende landen zijn, kan hier per vestiging worden gedifferentieerd. Hoofdlijnen bestuurlijke informatieverzorging 9