Opgave diamantair (behandeld op 23 oktober 2015)

Transcriptie

1 Opgave diamantair (behandeld op 23 oktober 2015) Vraag: Welke AO/IC maatregelen zijn nodig in deze organisatie? Hoe kunnen we deze bekende vraag aanpakken? Bedenk dat het in principe gaat om alle meest relevante hoofdprocessen. Stap 1 Belangrijk is om de volgende (hoofd)processen te onderkennen: Inkopen Bewerken Verkopen Voorraden Stap 2 (=procesanalyse) Stap 3 Inkopen functiematrix behorend bij de interne beheersing (IB) van het (deel)proces Toepassing 5 clustermodel zonder gebruik te maken van de (deel) processen. 1 Directie (beschikkend), Inkoper (Beschikkend), magazijn (bewarend), adm. (registrerend) /controller (Controlerend) Bestellingen inkoper Ontvangst ruwe diamanten magazijn 2 Administraties/informatiesy Inkoopadministratie (vastlegging stemen inkooptransacties Ontvangst inkoopfacturen centrale administratie Voorraadadministratie (controle) Prijzenadministratie (ink.p) Betaling Directie Crediteurenadm. Financiele administratie

2 3 Richtlijnen (RL) en Taak- en functiebeschrijvingen Richtlijnen van boven administraties, Taak- en functiebeschrijvingen van de onder 1 4 Interne controle preventief preventief: controletechnische cheidinngen tussen de, maar oook de RL, een gesloten kluis en vitrines (van gewapend glas), camera's, gesloten tussendeuren. Interne controle repressief verbandscontroles: BV ruwe edelstenen (per stuk) + inkopen - in bewerking = Eindvoorraad ruwe stenen Cijferbeoordeling: overzichten inkopen per veiling op de hele wereld, verloop voorraden en inkopen INventarisatie ruwe stenen (Q) Detailcontrole gehanteerde inkoopprijzen (P) Centrale administratie controleert of inkoopfactuur=bestelling + prijzen/afspraken 5 Bestuurlijke Informatievoorziening=> managementinfo Verloop inkopen Hoogte voorraden en verloop onbewerkte en bewerkte edelstenen verloop prijzen en hoogte p Saldo crediteuren Etc.

3 Met gebruikmaking van Hoofdproces Bewerken 1) 2) 3) 4) IC=Preventief 4)IC=repressief 5) BIV/managementinfo 0 Vaststellen tarieven bewerken Directie Prijsadministratie RL + TFBS ctfs detailcontrole P prijzen, verloop 1 ingang bewerking ruwe stenen Magazijn voorraadadministratie (verlenen kwijiting magazijn) ruwe stenen RL + TFBS ctfs Uitgang ruwe stenen = ingang afdeling bewerrking aantal te werken stenen stenen 2 bewerking afdeling bewerking bewerkingsadministratie RL + TFBS ctfs Ingang bewerking - bewerking stenen=uitgang bewerkte stenen 3 uitgang bewerking Q1 bewerkte edelstenen tegen kwijting aan magazijn/winkel magazijn voorraadadministratie bewerkte edelstenen RL + TFBS ctfs uitgang bewerkte stenen= ingang magazijn aantal bewerkte stenen voorraden bewerkte stenen, verloop (=procesanalyse) Met gebruikmaking van

4 Hoofdproces Verkopen 1) 2) 3) 4) IC=Preventief 4)IC=repressief 5) BIV/managementinfo 0 Vaststellen verkoopprijzen Vaststellen verkoopprijzen directie (beschikkend) kredietwaardigheid als proces in de meeste boeken, maar mijn visie=beheersmaatregel afdeling kredietbeoordeling (controle) prijzenadministratie/systee m klantadministratie (eventuele koppeling deb.adm. RL prijzen en kortingen + Taak-en functiebeschrijvingen van de onder 1 RL kredietwaardigheid klanten + TFBS Detailcontrole P + naleving RL beoordeling kredietpositie/onder zoek kredietwaardigheid hoogte P (prijzen en kortingen) en verloop in de tijd aantal afgewezen klanten wegens slechte kredietwaardigheid 1 orders verkoop op rekening aantal orders (Q) x P =bedrag op rekening afdeling Verkoop (beschikkend) verkoop/orderadministrati e RL verkoop + TFBS Omspannende VBC: verkoop op rekening (Q x P) + verkoop (QxP) contant aantal orders (Q) x P =bedrag op rekening 2 Orders verkoop contant Aantal orders verkoop contant afdeling Verkoop (beschikkend) verkoop/orderadministrati e RL verkoop + TFBS Omspannende VBC : verkoop contant= tellingen kasregister Aantal orders verkoop contant 2 afgifte magazijn/beveiligde winkelvitrine afgifte magazijn/beveiligde winkelvitrine afdeling Magazijn (bewarend) voorraadadministratie RL voorraden/magazijn + TFBS Kwijtingen bij afgifte+ naleving RL, gesloten ruimte=kluis, sleutelbeheer, inventarisatie periodiek Hoogte voorraad per soort en verloop, omloop/omzetsnelheid voorraad 3 facturering facturering FA (registerend) fin. Admninstratie RL facturering + TBFS VBC verkoop=facturering =ontvangen geld per bank en kas aantal gefactureerde bedragen (Q x P) 4 debiteuren Opgeboekte debiteuren afdeling debiteuren debiteurenadministratie RL debiteuren + TFBS naleving RL, ouderdomsanalyse, + VBC verkoop op rekening=ingang debiteuren Saldo en verloop debiteuren (veredeling=achterstandsanaly se)

5 5 ontvangsten Ontvangst geld in kas/elektronische kasregister+ ontvangsten bank FA (registerend) Financiele administratie RL ontvangsten + TFBS naleving RL, VBC: totaal ontvangsten (QxP)=totaal verkoop op rekening en contant (Q xp) Geldontvangsten via de bank en via de kas (=procesanalyse) Met gebruikmaking van Hoofdproces Voorraden bewerkte edelstenen Uitgang magazijn=levering aan de vestigingen 1) 2) 3) 4) IC=Preventief 4)IC=repressief 5) BIV/managementinfo OEFENING== > zelf invullen Ontvangen diamanten door de vestigingen (=procesanalyse) Met gebruikmaking van

6 Hoofdproces Verzenden en ontvangst USB sticks 1) 2) 3) 4) IC=Preventief 4)IC=repressief 5) BIV/managementinfo financiele gegevens op USB stick zettern Verzenden USB sticks medewerker winkel medewerker winkel OEFENING== > zelf invullen Ontvangst USB sticks Uitlezen financiele gegevens centrale administratie centrale administratie