1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Innveren en Ondernemen zekt een Directiesecretaresse Secretariaat administrateur-generaal via een bevrderingsprcedure binnen het niveau B f via hrizntale mbiliteit Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: Hfddeskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: VDAB /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Deze belangrijke functie betreft het verzrgen van het algemeen secretariaat van het Agentschap Innveren en Ondernemen en het persnlijk secretariaat van de leidend ambtenaar. Kan jij bijdragen tt een vltte en efficiënte administratieve werking en kan je instaan vr het beheer van de lpende zaken zdat dssiers tijdig en crrect kunnen behandeld wrden, dan is deze functie iets vr ju. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Innveren en Ondernemen is een intern verzelfstandigd agentschap dat behrt tt het beleidsdmein Ecnmie, Wetenschap en Innvatie (EWI). Het Agentschap vert het Vlaams en deels het Eurpees ecnmische beleid uit en staat in vr de peratinele vrbereiding ervan. Het agentschap staat ten dienste van de ndernemingen, de ndernemers en de kandidaat-ndernemers. Het Agentschap Innveren en Ondernemen heeft als missie, namens de Vlaamse verheid, bij te dragen tt een versterkt klimaat van duurzame ecnmische grei en jbcreatie in Vlaanderen. Dat den we dr: 1. het stimuleren van alle vrmen van ndernemerschap;

2 2. het verhgen van het greiptentieel en het innverend vermgen van de Vlaamse ndernemingen; 3. het creëren van stimulerende mgevingsfactren vr het ndernemen. Het Agentschap Innveren en Ondernemen vert dit beleid niet alleen uit. We gaan partnerschappen aan met andere verheden, bedrijfsrganisaties, kennisinstellingen,..m de beleidsdelstellingen van de Vlaamse verheid te verwezenlijken. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ndersteunende diensten aan één f meer persnen binnen de entiteit met als del bij te dragen tt een vltte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Meer bepaald gaat het m het verzrgen van het algemeen secretariaat van het Agentschap Innveren en Ondernemen en het persnlijk secretariaat van de leidend ambtenaar teneinde bij te dragen tt een vltte, efficiënte administratieve werking. In het kader van klantgerichtheid, instaan vr het beheer van de lpende zaken zdat dssiers crrect en tijdig behandeld kunnen wrden. Dit mvat: - Binnen het secretariaat de cördinatie uitefenen ver de pvlging van dssiers. - Op het secretariaat van de administrateur-generaal instaan vr kwaliteitscheck van dcumenten, nta s naar de betrkken afdelingen. - Tezien p de gestelde antwrdtermijnen, cntrleren van antwrden en instaan vr het vermaken aan de belanghebbenden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Infrmatieverzameling en verwerking Verzamelen, inveren, verwerken en actueel huden van gegevens met betrekking tt een duidelijk mlijnd nderwerp f vraagstuk met als del p elk genblik crrecte en recente infrmatie ter beschikking te hebben. - Peridiek verzamelen en inveren van gegevens. - Nagaan f de gegevens crrect en vlledig zijn. - Detecteren, lezen en samenvatten van relevante dcumenten. - Een adressenbestand van cntactpersnen en rganisaties bijhuden. - Inf verzamelen met het g p het vrbereiden van aanpassingen aan (beleids)dcumenten, - Nakijken van dcumenten p vlledigheid, crrectheid en wettelijkheid. - Opzekwerk p internet, pagina 2 van 12

3 - Statistieken pmaken en verwerken. - Zelf inlichtingen inwinnen (telefnisch, schriftelijk f via ). Infrmatiebeheer Verzrgen en ntsluiten van een klassement met als del zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde infrmatie terug te vinden. Dssierbehandeling ndersteunen Dssiers helpen pmaken, administratief verwerken en aan de verantwrdelijke bezrgen met als del bij te dragen tt een crrecte en vlledige afhandeling van een dssier. Cntext: Cnfrm prcedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van dcumenten Vrbereiden, pstellen en nazien van dcumenten (verslagen, rapprten, frmulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) - Verzrgen van klassement en archiefbeheer. - Artikels rnd één bepaald nderwerp verzamelen in een dcumentatiemap f p een elektrnische drager. - Verslagen van vergaderingen archiveren. - Dcumenten en infrmatie p PC bewaren in een gerdend systeem (bv. Sharepint, netwerkschijven, internet favrieten, ). - Opvragen van (elektrnische) gegevens. - Cllega s infrmeren ver waar (elektrnische) gegevens terug te vinden zijn. - Administratief pvlgen van dssiers: bv. pvlgen van timing, cördineren en tijdig versturen van dcumenten, - Nagaan welke frmulieren ntbreken in een dssier en eventueel vervlledigen. - Drsturen van gegevens naar de administratie. - Beantwrden van vragen met betrekking tt een bepaald dssier. - Dssiers inschrijven in pvlgingssystemen. - Briefwisseling drnemen en relevante zaken aanduiden. - Opvlgen van crrespndentie. - Pririteiten stellen en alles in zijn juiste cntext kunnen plaatsen vr een gede inschatting van wat belangrijk en wat minder belangrijk is. - Overleg met de administrateur-generaal. - Infrmatieverstrekking dr dagelijks verleg ver knelpunten, pprtuniteiten, ntwikkelingen en aanpak. - Opstellen f vervlledigen van briefwisseling, mem s, kennisgevingen, - Synthese maken van rapprten, afleveren standaardrapprten en resultaten zekpdrachten. pagina 3 van 12

4 met als del de infrmatie vast te leggen vr verder gebruik dr anderen. - Opmaken van lay-ut van typedcumenten. Ondersteunende taken Uitveren van allerhande peratineel ndersteunende taken met als del bij te dragen tt een vltte werking van de dienst f afdeling. Crrespndentie Ontvangen, filteren, en pvlgen van brieven, mails, faxen, telefns, met als del de crrespndentie snel en crrect aan de betrkkenen entiteiten f ambtenaren te bezrgen. - Verzrgen van persnlijke crrespndentie vr de administrateur-generaal. - Verzrgen van allerlei typewerk vr de administrateur-generaal. - Ftkpies nemen / inscanwerk. - Versturen van dringende zendingen. - Infrmatie pzeken en tijdig bezrgen aan betrkkenen. - Zrgen vr de lgistieke ndersteuning bij bv. vergaderingen. - Openen van briefwisseling en drsturen aan betrkkenen. - Mails drnemen en relevante zaken aanduiden. - Opvlgen van crrespndentie in een elektrnisch pvlgsysteem. - Zelfstandig crrespndentie pstellen. Onthaal / Telefn Verzrgen van een vriendelijk en crrect nthaal met als del bij te dragen tt een psitief en klantgericht imag van het agentschap. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende f grep van medewerkers met als del bij te dragen tt een ged beheer van hun tijd en een efficiënte rganisatie van het werk. Organisatie- en samenwerkingsvrm - Ontvangen en begeleiden van bezekers. - Telefnisch verschaffen van inlichtingen. - Beantwrden en gericht drgeven van telefnische prepen. - Afspraken vastleggen, vergaderingen beken. - Signaleren f herinneren aan afspraken. - Vergaderingen beken. - Bij agendawijzigingen, de betrkkenen infrmeren en de ndige stappen zetten m afspraken te verzetten, derden te verwittigen, - Verplaatsingen rganiseren. - Reserveren van zalen, htels, vliegtickets, - Cördineren van de werkzaamheden: pagina 4 van 12

5 Plannen, rganiseren, cördineren, pvlgen en bijsturen van de werkzaamheden van het secretariaat en dit als hiërarchische leidinggevende met als del een efficiënte en effectieve uitvering van de pdrachten te verzekeren. Plannen en pvlgen van de dagelijkse werking van het secretariaat. Behandelen en plssen van allerhande rganisatrische prblemen. Bepalen van pririteiten, taakverdeling en tijdslimieten. Organiseren van werkverleg. - Aansturen van medewerkers: Plannings-, functinerings-, pvlgings- en evaluatiegesprekken veren. Begeleiden en cachen van medewerkers. Stimuleren en pvlgen van het leerprces van medewerkers. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum vlde je fwel aan de vrwaarden vr bevrdering fwel aan de vrwaarden vr hrizntale mbiliteit: Vrwaarden vr een bevrdering binnen het niveau - Je bent een ambtenaar (p pref f vastbenemd) van rang B1 in de graad deskundige f prgrammeur binnen het Agentschap Innveren en Ondernemen OF je bent een cntractueel persneelslid (al dan niet in preftijd) binnen het Agentschap Innveren en Ondernemen én geslaagd vr een bjectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wrdt betaald in een salarisschaal binnen de graad deskundige f prgrammeur. - Je beschikt p datum van afsluiting van de kandidaturen ver minstens 6 jaar relevante berepservaring met betrekking tt de activiteiten van de resultaatsgebieden zals pgenmen in punt 3.2 van dit selectiereglement. 1 Cntractuele selecties die aan de vrwaarden, vermeld in deel III, hfdstuk II vlden, én die tussen 1 januari 2006 en 31 ktber 2014 p de website van de VDAB en/f p de website van Jbpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, wrden gelijkgesteld met een bjectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 12

6 - Je laatste functineringsevaluatie mag niet beslten zijn met een nvldende. Vrwaarden vr hrizntale mbiliteit: - Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde f een hgere rang dan de rang van de vacature binnen het Agentschap Innveren en Ondernemen. OF je bent cntractueel tewerkgesteld binnen het Agentschap Innveren en Ondernemen in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een vereenstemmende f gelijkwaardige inhud als die van de vacante functie én geslaagd vr een bjectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2. OF je bent cntractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die vereenkmt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Agentschap Innveren en Ondernemen en je hebt een vrijstelling 3 vr het generieke gedeelte bij aanwerving vr de graad van de vacature (VPS art. III 22). - Je hebt minimaal 6 jaar functierelevante berepservaring 4 met betrekking tt de resultaatsgebieden zals pgesmd in punt 3.2 van het selectiereglement.. Vr extra infrmatie ver de deelnemingsvrwaarden kun je cntact pnemen met de selectieverantwrdelijke (Eric Min, eric.min@ewi.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische cmpetenties Ervaring met het cördineren van secretariaatswerkzaamheden. Kennis en ervaring met functineel dssierbeheer / dssierstrm. - Grndige kennis van, en ervaring binnen, de rganisatie en inzicht in frmele en infrmele structuren: Degelijke kennis van en ervaring met het werkdmein en de werking van het agentschap en het secretariaat van de leidend ambtenaar. De Vlaamse verheid, in het bijznder de entiteiten van het beleidsdmein EWI. Aanspreekpunten binnen de verschillende entiteiten van het beleidsdmein EWI. 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprcedure binnen de diensten van de Vlaamse verheid. 4 Enkel werkervaringen nderhevig aan het RSZ stelsel wrden meegenmen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages f studentenjbs beantwrden hier niet aan. pagina 6 van 12

7 - Vlt werken met pc en hedendaagse sftware (MS Office, - en agendabeheer, Sharepint, ). Kennis van het Engels en het Frans. Og vr administratieve efficiëntie. Persnsgebnden cmpetenties Verantwrdelijkheid nemen: Je handelt in vereenstemming met de belangen, waarden en nrmen van de rganisatie (niveau 2) Cmmuniceren: Je brengt infrmatie en ideeën schriftelijk en/f mndeling begrijpelijk ver (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team f prject, k als dat niet meteen van persnlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je nderkent kansen en nderneemt f stelt uit eigen beweging acties vr (niveau 2) Klantgerichtheid: Je nderkent de wensen en beheften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de rganisatie en je kan er adequaat p reageren (niveau 2) Plannen & rganiseren: Je kan p effectieve wijze delen en pririteiten bepalen en de ndige acties, tijd en middelen aangeven m deze p een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Bijkmende infrmatie ver de gedragscmpetenties bij de Vlaamse verheid kan je p vlgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van verplaatsing dien je te vlden aan vlgende vrwaarden: Je bent geslaagd in de selectieprcedure. Je bent burger van een lidstaat van de Eurpese Ecnmische Ruimte (de EU-lidstaten + Nrwegen, Ijsland en Liechtenstein) f Zwitserland. Je bevindt je in de administratieve testand van dienstactiviteit. Om tegelaten te wrden tt de preftijd in de bevrderingsbetrekking met je: Je vldet aan de bvenvermelde relevante berepsvrwaarde en/f anciënniteitsvrwaarde. pagina 7 van 12

8 Je bent geslaagd in de selectieprcedure. Je bent ambtenaar buiten preftijd f cntractueel persneelslid buiten preftijd. je bevindt je in dienstactiviteit. Je bent burger van een lidstaat van de Eurpese Ecnmische Ruimte (de EU-lidstaten + Nrwegen, Ijsland en Liechtenstein) f Zwitserland. Juw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkmst, leeftijd, geaardheid, handicap f chrnische ziekte. Stel je kandidaat en buw mee aan het diverse Vlaanderen van mrgen. 5 AANBOD De functie is aantrekkelijk wegens de inhudelijke uitdagingen die je gebden wrden. Je krijgt de kans m met je pgedane kennis en ervaring dr te greien in ns agentschap. Je wrdt vergeplaatst f bevrderd in de graad van hfddeskundige (rang B2) met de bijbehrende salarisschaal B211. Relevante berepservaring in de private sectr f als zelfstandige kan wrden erkend dr de lijnmanager p basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2966,10 eur (brutmaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire telagen niet inbegrepen. Op /salarissimulatr kan je je nettsalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De functie f bevrderingsbetrekking wrdt pgenmen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Je eerste 9 maanden vrmen een prefperide met een individueel vrmingsprgramma. De preftijd is niet van tepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde f een hgere rang bent tewerkgesteld. Je wrdt pas definitief bevrderd nadat je met ged gevlg de preftijd hebt drlpen (VPS art. VI 36). Meer weten ver werken bij de Vlaamse verheid? 6 SELECTIEPROCEDURE pagina 8 van 12

9 6.1. SCREENING KANDIDATUURSTELLING De kandidatuurstelling mvat een mtivatiebrief, die mstandig ingaat p de redenen vr de kandidatuur en de affiniteit met de functie en het ingevulde sllicitatiefrmulier. Aan de hand van het dr ju ingevuld sllicitatiefrmulier gaan we na f je al dan niet aan de frmele deelnemingsvrwaarden zals vermeld in hfdstuk 4.1. vldet. Enkel de kandidaten die aan deze vrwaarden vlden, kunnen deelnemen aan het vervlg van de selectieprcedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 4 december Eventueel: vrselectie Indien vr deze vacture meer dan vijf kandidaten vlden aan de frmele deelnemingsvrwaarden, kan een bijkmende inhudelijke pref wrden ingelast. De inhudelijke pref test je technische cmpetenties, zals vermeld in punt van dit selectiereglement Deze selectiefase wrdt geverd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwrdelijke. Alleen wie minstens 50% behaalt p de inhudelijke pref én wie behrt tt de 5 hgst scrende kandidaten, kan deelnemen aan de vlgende selectiefase Als er een inhudelijke pref gerganiseerd wrdt, streven we er naar m deze pref te laten drgaan in de week van 11 f 18 december PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Elke kandidaat wrdt geacht de standaard-persnlijkheidsvragenlijst in te vullen, die in de week van 11 f 18 december 2017 via de website van Hudsn wrdt aangebden. De resultaten en cnclusies van deze persnlijkheidsvragenlijst zijn adviserend. pagina 9 van 12

10 6.4. EINDSELECTIE Het eindgesprek wrdt geverd met een jury die bestaat uit een selectiedeskundige, twee leidinggevenden van de wervende entiteit en eventueel een externe expert in de inhudelijke materie van de functie. Het eindgesprek wrdt vrafgegaan dr het vrbereiden van een casus, die tijdens het eindgesprek aan bd kmt. Tijdens deze selectiefase wrden vlgende punten berdeeld: Je visie p en inzicht in de functie Je mtivatie en verwachtingen Je technische cmpetenties Je inzetbaarheid in de functie en de rganisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in januari f februari Op basis van het verkregen ttaalbeeld wrd je geschikt f niet geschikt bevnden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest vr de functie. Wie geschikt wrdt bevnden, wrdt pgenmen in een wervingsreserve. De Vlaamse verheid wil de samenleving waarvr zij zich inzet z ged mgelijk weerspiegelen. Je wrdt geselecteerd p basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ngeacht je geslacht, gender, afkmst, leeftijd f handicap. Als je een handicap hebt, laat ns dat vraf weten. De Vlaamse verheid vrziet redelijke aanpassingen vr persnen met een handicap tijdens de selectieprcedure. Heb je bepaalde aanpassingen ndig m deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan z vreg mgelijk in de prcedure cntact p met de cntactpersn vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprcedure bij de diensten van de Vlaamse verheid en werd je ten psitief berdeeld p gelijkaardige cmpetenties, dan kan dit aanleiding geven tt tepassing van het principe niet ndels hertesten in deze prcedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen wrden. Het is echter de selectr die in verleg met de lijnmanager daarver beslist. Veg bij je sllicitatie de stavende dcumenten te, d.w.z. een rapprt van de eerder afgelegde testen. pagina 10 van 12

11 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Slliciteer ten laatste p 1 december Je stuurt je mtivatiebrief en sllicitatiebrief via mail naar aanwervingen@ewi.vlaanderen.be en HR@VLAIO.be. Vermeld in het nderwerp van je mail f brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wrdt enkel in aanmerking genmen als: je het sllicitatiefrmulier gebruikt zals pgenmen in het vacaturebericht je gelijktijdig met het sllicatiefrmulier k een mtivatiebrief tevegt aan je kandidatuur je je kandidatuur uiterlijk p 1 december 2017 naar de hiervr vermelde mailadressen stuurt. Het sllicitatiefrmulier kan je terugvinden bij deze vacature p 8 VRAGEN Indien je bijkmende uitleg ver de functie-inhud wenst, kun je cntact pnemen met: Bernard De Ptter Administrateur-generaal Bernard.deptter@vlai.be Indien je bijkmende uitleg ver de selectieprcedure en deelnemingsvrwaarden wenst, kun je cntact pnemen met: Eric Min Adviseur hr & vrming / selectieverantwrdelijke eric.min@ewi.vlaanderen.be Indien je bijkmende uitleg ver de arbeidsvrwaarden wenst, kan je terecht p 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze prcedure kan wrden afgernd tegen eind januari f februari pagina 11 van 12

12 Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen aan de selectieverantwrdelijke. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wrdt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve znder rangschikking aangelegd vr de functie van Directiesecretaresse Secretariaat administrateur-generaal bij het Agentschap Innveren en Ondernemen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 3 jaar en gaat in vanaf de datum van het prces-verbaal van de selectieprcedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze peride vrstellen m in dienst te kmen als Directiesecretaresse Secretariaat administrateur-generaal. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen m de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan ptineel beslissen m kandidaten uit de wervingsreserve uit te ndigen vr een bijkmend gesprek waarin mtivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bd kunnen kmen. Indien je in eerste instantie een aanbd accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst kmt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tt de reserve behrt. pagina 12 van 12