Office huisstijl. Werkwijze

Transcriptie

1 Office Huisstijl

2 Office huisstijl Dagelijks worden documenten, correspondentie gemaakt met behulp van Microsoft Office. Vreemd genoeg worden vanuit één bedrijf verschillende versies van bijvoorbeeld brieven, formulieren en faxen verstuurd. Door te werken met Office huisstijl/sjablonen zorgt u ervoor dat alle documenten identiek zijn, ongeacht door wie het document is gemaakt. Daarnaast kan tijd en geld worden bespaard door de Office sjablonen en automatisering voor u te laten werken. Werkwijze Wij zijn zeer ervaren in het ontwikkelen van Office sjablonen. Wij werken met checklists om het aanleveren van de juiste huisstijlspecificaties en formaten soepel te laten verlopen. Doordat wij gewend zijn met vormgevers te werken, kunnen wij hen goed in dit proces begeleiden. Bij het opleveren van de sjablonen leveren wij een korte installatiehandleiding en/of cursus aan de gebruiker(s). De Compu Act huisstijl is een, waarbij Office in het bijzonder het werken vergemakkelijkt, in de volgende onderdelen: - Office algemeen - Word - Excel - Outlook

3 Office Algemeen In Office 2013 en 2010 kan een extra Tabblad in het Office Lint opgenomen worden, zie voorbeeld hieronder het Compu Act Tab. De indeling kan met meerdere groepen worden ingedeeld en verschillende pictogrammen kunnen de functie van de opdracht verduidelijken. In deze groepen opdrachten zien we een aantal pictogrammen, waarmee de volgende acties kunnen worden uitgevoerd: - Een sjabloon aan roepen/starten voor meerdere bewerkingen - Een nieuw bestand openen - Een aantal standaard handelingen laten uitvoeren - Een ander programma starten Naast een Tabblad toevoegen, kan ook een bestaand Tabblad worden aangepast in het standaard Lint, groepen toevoegen of opdrachten verwijderen. Centrale locatie voor sjablonen of Add-ins in het bedrijfsnetwerk, heeft vanuit de beheers kant de voorkeur, kleine aanpassingen kunnen door lokale beheerders uitgevoerd worden. Deze veranderingen zijn direct beschikbaar voor alle gebruikers.

4 Word Sjablonen Een sjabloon dient als mal voor het document. Ieder nieuw document wordt op basis van de sjabloon gemaakt. Zo zorgt een sjabloon ervoor dat ieder document er identiek uitziet. In een sjabloon (template) is de opmaak van ieder document vastgelegd, bijvoorbeeld lettertype, lettergrootte, marges. Ook bevat de sjabloon de verschillende stijlen die in een document kunnen worden gebruikt, bijvoorbeeld titel, paragraafkopje, voettekst. Vaak zijn deze opmaakspecificaties door een vormgever bepaald. Automatisering met VBA Het automatiseren van Word is met macro s (VBA) een zeer doeltreffende manier om terugkomende werkzaamheden te vergemakkelijken. Bovenstaande screenshot geeft een voorbeeld van een uitnodigingsbrief voor een gesprek, die elke keer weer gemaakt dient te worden. De inhoud van de invulvelden of variabelen zullen, na het klikken op OK, op de juiste plaats in het document geplaatst worden, in het juiste lettertype en de juiste datum en ondertekening. Een ander voorbeeld van de Word automatisering is bijv: - Standaardbrieven - Declaratieoverzicht - Aanvraagformulier - Afdruk Samenvoegen

5 Word Formulieren Een formulier in Word is een document gebaseerd op een sjabloon, waarin formuliervelden zijn opgenomen. Deze onderdelen (velden, besturingselementen) zijn met de eigenschappen Datum, tekst, getal of selectievakje een ideale manier om een digitaal formulier te gebruiken. Het formulier is in de beveiligde vorm alleen op de vooraf gedefinieerde posities in te vullen, zie onderstaand voorbeeld Declaratie formulier. In dit formulier is de periode met een maandoverzicht eenvoudig te kiezen en worden de berekeningen automatisch uitgevoerd. Na volledig invullen van het formulier kan gekozen worden aanvullende acties te laten uitvoeren, bijv. het formulier op te slaan, te printen of te verzenden.

6 Outlook & Excel Outlook Huisstijl in Outlook wordt als eerste duidelijk in een , De handtekening in Outlook dient universeel en volgens de huisstijl onder de uitgaande duidelijk leesbaar terug te vinden. Na een migratie of nieuwe installatie van Office kan het zijn dat de handtekening opnieuw ingesteld moet worden. Met onderstaand voorbeeld kan, op maat volgens de huisstijl, een Outlook handtekening gemaakt worden. Na het aanklikken van Handtekening maken is de handtekening in Outlook beschikbaar in 3 vormen, Alleen tekst, RTF en HTML opmaak. Excel Automatisering in Excel kan de opmaak in de huisstijl weergegeven worden. Een andere methode is, het samenstellen van functies. Deze door de gebruiker gedefinieerde functie kan alleen voor deze gebruiker dienen, of in een Add-in (*.XLA) centraal aangeboden worden.

7 Contact Compu Act Opleidingen Haarlem (Hoofdkantoor) Wilhelminastraat VJ Haarlem Telefoon: Compu Act Opleidingen Almere Bezoekadres: De Steiger AE Almere Telefoon: Compu Act Opleidingen Zaandam Parklaan AK Zaandijk Telefoon: Compu Act Opleidingen Nijmegen Bedrijvencentrum Groenestraat Groenestraat JC Nijmegen Telefoon: Compu Act Opleidingen Rotterdam Slinge 303 (LCC Larenkamp, zaal 103) 3085 ER Rotterdam Telefoon Compu Act Opleidingen Heythuysen Compu Act Opleidingen Limburg Park EL Heythuysen Telefoon: : info@computraining.nl