Over P-Direkt en Kennislab

Transcriptie

1 Over P-Direkt en Kennislab NVBI - 20 september 2011 ir. Auke Bloembergen (HEC) 1

2 Het Expertise Centrum 2 Opgericht in 1988 Doel: verbeteren van de organisatie en informatisering van de overheid Middel: contra-expertises en QA Later ook: advisering, managementdiensten en opleidingen Ca. 60 medewerkers en trainees Samen met ROI onderdeel van een stichting die alleen voor de publieke sector werkt

3 Kennismaking Auke Bloembergen Sinds 2001 bij HEC Voordien werkzaam als ICT-er in bedrijfsleven (bouw) Competentiemanager Systemen en Technologie Huidige projecten - Rijksbreed stimuleringsprogramma voor digitaal werken (Kennislab Digitale Informatiehuishouding) - Aanbesteding infrastructuur Elker (jeugdzorg) - Onderzoek naar internationale standaards voor het Forum standaardisatie - Groene ICT (intern traject) 3

4 Onderwerpen van vandaag P-Direkt Kennislab Digitale Informatiehuishouding Rijk Discussie 4

5 P-Direkt mijn rol Projectadviseur in het project Digitalisering Personeelsdossiers. Belast met: het ontwerp van een rijksbrede structuur voor de personeelsdossiers het programma van eisen voor en het doen realiseren van een centrale Records Management Applicaties (RMA) de implementatie van de RMA bij de ministeries 5

6 P-Direkt - aandachtspunten de eigen applicaties van de ministeries de medewerking van de ministeries de aansturing van het consortium, voor ontwikkeling en beheer, inclusief de aanbestedingsperikelen infrastructuur van een RMA (bekend om performancerisico s), in een rijksbrede infrastructuur (onder andere de Haagse Ring) en de vereiste informatiebeveiliging 6

7 P-Direkt 7

8 Wat doet P-Direkt? Dienstverlening voor rijksambtenaren Salarisservice Zelfbediening P-Direktportaal Rijksportaal-Personeel Het contactcenter Informatie Digitaal personeelsdossier 8

9 P-Direkt 9

10 Eerste poging P-Direkt Doel: efficiëntere en effectievere HRM Door: SSC-HRM met zelfbedieningsconcept en bundeling in één centraal servicecenter Ambitieuze politieke tijdsplanning ( af!) Planning dominante stuurfactor Aanbesteding aan marktpartij; prestatiecontract Big-bang scenario Breuk in okt 2005 met de marktpartij Bezinningsperiode: lessons learned opgesteld 10

11 Aanpak kenmerken 11 Groeimodel Gebruikmakend bestaande kennis, ervaring en mensen Introductie uniforme HR processen hele rijksdienst Aanbod afnamemodel met masterplanning (2011 klaar) Aansluiten bij verschillende startposities en behoeften van ministeries Aandacht voor verandermanagement Heldere verdeelsleutel in wie wat betaalt Sterke regie door rijksdienst

12 Mijn project: Digitaal personeelsdossier ministeries maken hun P-dossiers digitaal (toen nog 13 minus Defensie) Samenwerking via project o.l.v. P-Direkt Uitwisseling van kennis, over o.a.: - omgaan met vertrouwelijke documenten - schonen en digitaliseren - vervanging van papier door digitaal ( substitutie ) - opslagstructuur (metagegevens) - bewaren en vernietigen -.. Functioneel ontwerp RMA (records management) Realisatie RMA voor een deel van de ministeries

13 Wat is substitutie? Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties: De originele bescheiden worden vernietigd Reproducties nemen de volledige plaats in van de oorspronkelijke bescheiden en vormen daarmee de archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 13

14 Structuur P-dossier BSD Niveau 2 Rubriek Niveau 3 Subrubriek Niv. 4 Niv. 4 Dossier-map Documenten Vernietigen 04. Werven en Selecteren 01. Indiensttreding 000 Transitiedocume nten 001 Sollicitatie Sollicitatiebrief, Sollicitatieformulier, Correspondentie.m.b.t. vacature V 75 j na geb. 002 Arbeidsvoorwaar den Gespreksnotities arbeidsvoorwaardengesprek V 75 j na geb. 010 Curriculum C. V. /Overzicht staat van dienst V 75 j na geb. 011 Getuigschriften Getuigschriften V 75 j na geb Diploma Diploma s, bull, cijferlijsten, overzicht genoten onderwijs en/of opleidingen V 75 j na geb.

15 15 Structuur P-dossier in Documentum

16 16 Realisatie RMA

17 17

18 Realisatie RMA Op basis van Documentum-software (EMC) Opdrachtgever naar LogicaCMG (via IBM) - Inhoud functioneel en technisch ontwerp - Tariefstelling - Implementatie bij ministeries - Beheer en ondersteuning Onderhandelen i.v.m. rijksbrede infrastructuur - Beveiliging - Haagse Ring (netwerk voor rijksinstellingen) - Infra en technisch beheer problematisch 18

19 Standaarden en normeringen voor RMA DoD STD is de oudste standaard voor functionele eisen voor RMA s, opgesteld door het Amerikaanse Department of Defence (1997) MoReq (Model Requirements for the management of electronic records) zijn de modelspecificaties voor RMA s, opgesteld door de Europese Commissie. (2002) NEN-ISO (nl) is Nederlandse vertaling van de internationale norm voor informatie- en archiefbeheer, gebaseerd op de Australische norm voor Archiefmanagement (AS ) ReMANO (Records Management Applicaties voor de Nederlande Overheid) is in opdracht van BZK opgesteld ARCHIEFWET Wet Bescherming Persoonsgegevens 19

20 Beveiligingsperikelen Partij Rol P-Direkt crma functioneel en technisch SLA coördinatie uitwerking overige gebieden Ministerie infrastructuur ministerie aansluiting H. Ring (voldoet aan NIR-afnemer) AO/IC Leverancier RMA realisatie beveiligingseisen in RMA Beheerder RMA beheertaken conform maatregelen KPMG aansluiting H. Ring (voldoet aan NIR-aanbieder) ICTU verantwoordelijk voor Normenkader Rijksweb (NIR) 20 Audit dienst DAD controle maatregelen per ministerie EDP audit pool advisering over aanpak

21 21

22 P-Direkt - aandachtspunten de eigen applicaties van de ministeries de medewerking van de ministeries de aansturing van het consortium, voor ontwikkeling en beheer, inclusief de aanbestedingsperikelen infrastructuur van een RMA (bekend om performancerisico s), in een rijksbrede infrastructuur (onder andere de Haagse Ring) en de vereiste informatiebeveiliging 22

23 Onderwerpen van vandaag P-Direkt Kennislab Digitale Informatiehuishouding Rijk Discussie 23

24 Kennislab mijn rol Projectadviseur in het programma. Belast met: het opstellen van de Baseline Digitale Informatiehuishouding Rijk het opstellen van het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid het begeleiden van deskundigen van de ministeries bij de digitalisering van de documentaire informatie het opstellen van het Referentieontwerp voor een applicatie voor digitale documenten 24

25 Kennislab aandachtspunten Enorme invloed van digitaal werken voor vrijwel alle processen in de lijn En dus: de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement Onduidelijkheid over het veelkoppige onderwerp ( ECM ) Raakvlakken met andere kaders (zoals informatiebeveiliging) De noodzaak en de taaiheid van rijksbrede standaardisatie van metagegevens en opslagstructuur voor documenten Diversiteit aan huidige applicaties en infrastructuren, en de initiatieven deze samen te voegen 25

26 Baseline Toepassingsprofiel Metagegevens Rijk Ontwerp voor digitaal werken 26

27 Informatie op orde! 27

28 Wat is de Basline? Het is het (minimaal vereiste) normenkader, waaraan een informatiehuishouding moet voldoen vanwege de wet. Door het waarderen van processen wordt het normenkader verder uitgebreid. Dit is afhankelijk van eisen betreffende: - Beveiliging - Risico - Verantwoording - Toegankelijkheid 28

29 Risico-inschatting op drie niveaus 1. Organisatie / processen Bij welke processen liggen de prioriteiten (politiek, imago, bedrijfsvoering, cultuurhistorie) en van welke processen is de organisatie minder afhankelijk, althans op dit moment? 2. Informatie Welke informatie hoeft niet het hoogste kwaliteitsniveau te hebben, en kan dus toe met een minder systeem? Informatiesysteem (incl. AO, mensen, enz) Welke bedreigingen vormen het grootste risico (product van kans en effect) voor de informatie in het systeem en vereisen dus de snelste / beste maatregelen?

30 Toevoeging NORA Digitale duurzaamheid 30

31 Standaarden en normeringen voor RMA DoD STD is de oudste standaard voor functionele eisen voor RMA s, opgesteld door het Amerikaanse Department of Defence (1997) MoReq (Model Requirements for the management of electronic records) zijn de modelspecificaties voor RMA s, opgesteld door de Europese Commissie. (2002) NEN-ISO (nl) is Nederlandse vertaling van de internationale norm voor informatie- en archiefbeheer, gebaseerd op de Australische norm voor Archiefmanagement (AS ) ReMANO (Records Management Applicaties voor de Nederlande Overheid) is in opdracht van BZK opgesteld ARCHIEFWET Wet Bescherming Persoonsgegevens 31

32 De 7 normen van de Baseline Verantwoordelijkheden zijn belegd 2. Organisatie is adequaat ingericht 3. Informatiebeleid is ingericht 4. Er is een analyse gemaakt van de informatie in de processen 5. Informatiesysteem voldoet 6. Creatie en gebruik van informatie werkt goed 7. Beheer van informatie is geregeld

33 33

34 Het woud der standaarden Het mooie van standaarden is dat er zoveel zijn om uit te kiezen 34

35 Onder andere 35 Terminologie: NEN-ISO , ISO Algemene principes en concepten (waarom): NEN-ISO , NEN-ISO (metadata) Praktische richtlijnen (hoe) NEN-ISO NEN-ISO (metadata) ISO (werkproces analyse) ISO (lange termijn) Functionele Eisen (wat) NEN 2082 (concept) Remano, Moreq1 Webrichtlijnen Technische standaarden XML, PDF/A, TIFF, JPEG2000, METS, Dublin Core, Overheid metadata (nl)

36 36

37 Kwaliteit van informatie Duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid 37 van informatie

38 38

39 ICT en DIV: twee werelden ICT Beheermethoden (ITIL) Beveiligingsvoorschriften (Cobit, VIR) Architecturen (NORA, MARIJ, Gemma, ) DIV Beheersregeling Uitgangspunt: Archiefwet Voor en door DIV-ers Nog niet optimaal voor digitale wereld Selectielijsten Gegevensmodellen? Vooral gericht op systemen, veel minder op de informatie 39 Nog in het papieren tijdperk

40 Samenwerken DIV-er en ICT-er Digitale toekomst van de DIV-er Digitale archiefwereld kent veel denkers en weinig doeners ICT-er houdt rekening met duurzame toegankelijkheid van de informatie ICT-ers zijn meestal doeners en denken soms te weinig 40

41 De gouden driehoek Manager / proceseigenaar Informatiemanager / record manager IT-manager 41

42 42 FILMPJE!

44 44

45 Doel metagegevens (in de wereld van record keeping ) Identificatie Interpretatie Authenticiteit Gebruikersgemak (re)presentatie Beheersbaarheid Traceerbaarheid 45

46 46 Metagegevens in de wereld van het web

47 Toepassingsprofiel Metagegevens Rijk Internationale omgeving e-overheid (NORA) Rijksoverheid (MARIJ, Baseline) Ministeries NEN/ISO Richtlijn Toepassingsprofiel Rijk Metagegevensschema s Webmetadata Pas toe of leg uit Ingewikkelde materie 47

48 Resultaat metagegevens 48 Nr Elementnaam - sub(sub)element 1 Entiteittype 2 Identificatiekenmerk 3 Aggregatieniveau 4 Naam 5 Classificatie Code Omschrijving Bron Datum 6 Omschrijving 7 Plaats 9 Dekking In tijd Geografisch gebied 10 Externe identificatiekenmerken 10.1 Naam of identificatie van extern systeem 10.2 Nummer/code binnen betreffende systeem 11 Taal

50 Ontwerp voor centrale applicatie maar ook voor departementen 3 smaakjes Filenet - Variant Digidoc - Variant DigiJust - Variant Marjolein Open Text / e-docs HP Trim 50

51 Complexiteit: Applicatiearchitectuur 51

52 Verwarring ECM Wikipedia: Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. 52 Ongestructureerde informatie is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is.

53 Verwarring ECM Wikipedia: De term ECM is waarschijnlijk afkomstig uit de marketingkoker van één van de vooraanstaande leveranciers in dit vakgebied. 53 Het vakgebied is ontstaan toen document management systemen (zie: Documentmanagementsysteem ) bredere oplossingen gingen aanbieden voor het beheren van ongestructureerde informatie, bijvoorbeeld voor het ontsluiten van deze informatie richting websites.

54 54

55 En nu concreet: gemeente Oss Post Scannen Registreren Eigen documenten Balie Inbox afdeling Procesafhandeling E-loket 55 Zoeken

56 Welke content is informatie? Enterprise content Repositories met gestructureerde content (informatieobject) Complexer Steeds minder content Steeds meer regels en wetten Handmatig metadata toevoegen Organisatie/procesbreed Fileplan Verantwoording afleggen Eigen content Repositories met ongestructureerde content Simpel Niet formeel Veel content Weinig regels Automatische metadata op basis profiel Persoonlijk Fileplan 56

57 57

58 58

59 59

60 Rijksstandaarden voor drie klassentypen Processen GWR (cf. MARIJ) Rijksthema (subthema s) Nog niet beschikbaar Classificatieschema 1. Kerntaak / proces 2. Thema / onderwerp 3. Organisatie / -onderdeel 60

61 61

62 Bouwstenen Samenhang van de bouwstenen 62

63 63 Rijksbreed standaardproces

64 Kennislab aandachtspunten Enorme invloed van digitaal werken voor vrijwel alle processen in de lijn En dus: de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement Onduidelijkheid over het veelkoppige onderwerp ( ECM ) Raakvlakken met andere kaders (zoals informatiebeveiliging) De noodzaak en de taaiheid van rijksbrede standaardisatie van metagegevens en opslagstructuur voor documenten Diversiteit aan huidige applicaties en infrastructuren, en de initiatieven deze samen te voegen 64