PACT Plekken & ACTiviteiten

Transcriptie

1 PACT Plekken & ACTiviteiten Anca Gosselink Evi De Bruyne Sandra Brunia Marion Beijer Karel Dekker 15 juni 2010 Programma van vandaag 15:00 uur Welkom 15:10 uur Wat is PACT? 15:30 uur Toepassing van PACT uur Aan de slag met PACT 16:30 uur Vragen, afsluiting en drankje Programma

2 Ontstaan en ontwikkeling PACT is tot stand gekomen door onderzoek bij de Belastingdienst (2007, ), SoZaWe gemeente Rotterdam (2008), de IB Groep (2008), de gemeente Delft (2008) Ontwikkeling In 2009 is een grote slag gemaakt in: Opbouw van het model Gebruiksvriendelijkheid Interface Helpfuncties Nieuwe mogelijkheden en functionaliteit PACT Wat is PACT?

3 Wat biedt PACT? Het (reken)model PACT geeft inzicht in: aantallen en soorten benodigde (werk)plekken voor een (activiteitgerelateerde) werkomgeving op basis van activiteitenpatronen in een organisatie consequenties van keuzes in huisvestingsvraagstukken (scenario s) te nemen fysieke en organisatorische beslissingen bij de ontwikkeling van een huisvestingsconcept Wat biedt PACT? Wat biedt PACT? PACT helpt: de betekenis van keuzes te expliciteren een gemeenschappelijke visie te ontwikkelen over de huisvesting draagvlak te creëren op managementniveau Betrokkenen bij PACT Projectteam Beslissend management Facilitair management Wat biedt PACT?

4 Inzetten van het model Bij ontwikkeling werkplekconcept Bij maken van een businesscase Bij ontwikkeling Programma van Eisen Bij organisatieveranderingen die huisvesting raken Inzet PACT Wat doet PACT Helpt expliciete keuzes te maken over de omgang met de werkomgeving en de gevolgen hiervan Rekent gegeven uitgangspunten door Kan simulaties maken van benodigde plekken bij verschillende uitgangspunten (scenario s) Verbindt uitgangspunten vanuit de huisvesting: Beleid Werkproces Huisvestingselementen Geeft de uitkomsten van geformuleerd beleid en helpt omgekeerd om beleid juist te bepalen Wat doet PACT?

5 TOEPASSING Toepassing Opbouw van PACT: 4 elementen BASIS- CASE SCENA RIO S RESUL- TATEN

6 BASIS- Beschrijving van plekken Werkplekken, overlegplekken, faciliteiten, overige Benaming en beschrijving van de plek Aantal personen, aantal werkplekken en oppervlakte Gelegen in zone (in case: steeds zone 3 - backoffice ) Plek al dan niet geschikt bij vaste gebruik plekken CASE Op een andere locatie BASIS- CASE Activiteiten Beschrijving van activiteitenprofielen Activiteitenprofielen = groepering van medewerkers met een vergelijkbaar gemiddelde tijdsbesteding aan verschillende activiteiten gedurende de werkweek (op verschillende manieren te bepalen) Geschiktheid van activiteiten voor: Bureauwerk bij vaste plekken Bureauwerk bij OGH Thuiswerk Onderweg Thuis Algemeen bureauwerk Ongestoord bureauwerk Interactief bureauwerk Overleg 2-4 p. Overleg 5-8 p. Overleg 9-12 p. Overleg p. Overleg >16 p. Telefoneren Archiveren Lezen Overig

7 BASIS- Geschiktheid van plekken voor activiteiten Elke plek is volledig, gedeeltelijk of niet geschikt voor het uitvoeren van bepaalde activiteiten Voorbeeld: open werkplek CASE Algemeen bureauwerk Telefoneren Overige activiteiten Interactief bureauwerk Archiveren en documentverzorging CASE Medewerkers Aantallen medewerkers in fte Per functie en per onderdeel/afdeling/unit Verhouding activiteitenprofielen per functie Werkverband medewerkers % ziekte en verlof Factor parttime (aftrek) Factor fte/medewerkers % thuiswerk per profiel

8 SCENA RIO S Scenario s Benutting (per profiel) Benutting: Ruimtebehoefte bij varianten (werk)plekgebruik 150% 140% 130% 120% 110% 100% 90% 10% 100% 90% 80% 80% 70% 50% 70% Ziekte en verlof (20%) 60% 60% 50% 50% Buitenactiviteiten 40% 40% 30% 20% 10% 0% 40% Voorbeeld activiteitenprofiel 30% 20% 10% 0% A. Vaste werkplek B. Gedeelde werkplek (minus buitenactiviteiten) C. Gedeelde werkplek (minus buitenactiviteiten èn ziekte/verlof) D. Activiteitgerelateerde werkplek Berekening verschillende onderdelen Berekening groei/krimp aantal fte Wijzigingen in invoer/keuzes Berekening specifieke (aanvullende) scenario s E. Activiteitgerelateerde werkplek minus buitenactiviteiten F. Activiteitgerelateerde werkplek minus buitenactiviteiten èn ziekte/verlof RUIMTE voor overige activiteiten RUIMTE voor bureauwerk Gebruiken van PACT: voorbeeldcase Invoer en uitgangspunten 580 fte Aantal fte gelijk aan aantal medewerkers 10 functies in 5 afdelingen Verdeeld over 9 activiteitenprofielen Geen thuiswerk Keuze van bepaalde plekken (met bepaalde activiteitengeschiktheid) 1 zone Voorbeeldcase

9 BASISBEREKENING - Iedereen vaste plek - Geen groei - Totaal alle afdelingen - Geen thuiswerk SCENARIO 1 - Activiteitgerelateerd - Geen groei - Totaal alle afdelingen - Geen thuiswerk SCENARIO 2 - Activiteitgerelateerd - Groei 20% fte - Totaal alle afdelingen - Geen thuiswerk Totaal Totaal Totaal TOTAAL subtotalen: WERKPLEKKEN OVERLEGPLEKKEN FACILITEITEN OVERIGE Aantal ruimten afgerond naar boven Totaal oppervlakte nodig Aantal werkplekken Waarvan vaste plekken , , , , , , ,0 Aantal ruimten afgerond naar boven Totaal oppervlakte nodig Aantal werkplekken , , , , ,0 Waarvan vaste plekken Aantal ruimten afgerond naar boven Totaal oppervlakte nodig Aantal werkplekken , , , , ,0 Waarvan vaste plekken Aan de slag met PACT Basis PACT afstemmen op organisatievraag Elke organisatie een eigen specifieke vraag Samen verder PACT ontwikkelen Nieuwe modules Nieuwe variaties Blijven ontwikkelen

10 Proces inzet van PACT 1. Kennismakingsgesprek uitleg proces/traject, inventarisatie benodigde gegevens. 2. Introductiebijeenkomst introductie PACT aan betrokkenen, bespreken plekken en geschiktheid, activiteitenprofielen en overige gegevens (eventueel vervolg in uitgangspuntenbijeenkomst). 3. Gegevens verzamelen en in PACT verwerken. 4. PACT workshop (1 of 2) presenteren eerste resultaten o.b.v. basisuitgangspunten, manipuleren van dee resultaten (oefenen met het model), event. extra uitwerking scenario s in een 2e workshop. PACT proces 5. Reflectiebijeenkomst presenteren uiteindelijke resultaten, bespreken gebruik resultaten, reflectie op het proces. 6. Opvolging resultaten Wat is er met de resultaten gedaan? PACT blijft volop in ontwikkeling! Elke case bevat nieuwe elementen Vraagstelling en mogelijkheden blijven verkennen en ontdekken We willen meer inzicht verkrijgen in: dynamiek ontwikkelingen en effecten afwegingen in keuzes en besluitvorming ontwikkeling input-variabelen betekenis van keuzes Blijven ontwikkelen

11 Vragen?