Aangifte bedrijfsvoorheffing

Transcriptie

1 Aangifte bedrijfsvoorheffing Deze handleiding omvat de procedure voor het opmaken en versturen van de fiches /18/50. Deze aangifte mag enkel nog via de website van belcotaxonweb opgeladen worden (via naar ons gestuurd worden) Voor wie moet er een fiche aangemaakt worden? Voor alle personeelsleden welke prestaties hebben geleverd gedurende het aangiftejaar 2016 moet een fiche /18/50 aangemaakt worden. Voor ieder personeelslid mag per administratie slechts 1 loonfiche en eventueel een bijkomende fiche aangemaakt worden. Voor een personeelslid dat meerdere opdrachten uitoefent zal dus ook maar 1 fiche aangemaakt worden, waarop de bedragen van alle opdrachten worden samengevoegd. Opmerking! Als enige uitzondering kunnen voor personeelsleden die zowel in categorie 4 (erelonen) als in een andere categorie een opdracht uitvoeren, 2 tot 3 fiches (per administratie één met eventueel bijkomende en één ) aangemaakt worden. Welke fiche voor welk personeelslid gebruiken? Voor alle personeelsleden, uitgezonderd deze in categorie 4 (erelonen) moet een fiche aangemaakt worden. De fiche wordt gebruikt voor het aangeven van erelonen en kan enkel gebruikt worden voor personeelsleden welke een opdracht in categorie 4 uitoefenen. Daarnaast moeten er fiches aangemaakt worden voor personeelsleden waarvoor vervangingsinkomsten wegens ziekte of bestaanszekerheidvergoedingen gedurende 2016 berekend werden.. Deze fiches moeten dus aangemaakt worden voor alle personeelsleden welke een gewaarborgd maandloon of een bestaanszekerheidvergoeding ontvangen hebben gedurende Opgelet! U kan enkel een fiche aanmaken indien er tijdens het berekenen van de erelonen geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Het gebruik van de fiches veronderstelt dat er op de uitgekeerde erelonen geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Is dit wel het geval dan zal er voor het betreffende personeelslid waaraan erelonen werden uitbetaald alsnog een fiche moeten aangemaakt worden ipv een fiche. Om te voorkomen dat u voortaan bedrijfsvoorheffing inhoudt op erelonen kan u best in de opdrachtfiche van deze personeelsleden op het tabblad Bedrijfsvoorheffing de optie Automatisch berekenen van de bedrijfsvoorheffing uitvinken. 1

2 1.1 Ingeven van de parameters Er moeten in verschillende secties parameters gecontroleerd en waar nodig aangevuld of gewijzigd worden : Sectie instellinggegevens Selecteer het menu pad Bestand -> Parameters. Selecteer in het dialoogkader Parametereditor de sectie instellinggegevens. Controleer de naam en het adres van de werkgever in deze sectie. Deze gegevens worden gebruikt als adres van de afzender op de 281.XX Fiches. Belangrijk!!! Alle velden in deze sectie moeten ingevuld zijn (dus ook de velden telefoonnummer, faxnummer, contactpersoon en adres. De ontvangstmelding en het bericht van verwerking worden steeds verstuurd naar het hier vermelde adres. ) Sectie RSZ In het dialoogkader Parametereditor opent u vervolgens de sectie rsz. Vervolgens kan u volgende parameters controleren en waar nodig aanvullen of aanpassen : Ondernemingsnummer werkgever : Hier moet het ondernemingsnummer van de scholengroep ingevuld staan. Is dit niet geval vul het dan hier in. Het ondernemingsnummer is steeds 10 cijfers lang en wordt voorafgegaan door een nul indien het geen 10 tekens lang is Sectie belastingfiches In het dialoogkader Parametereditor opent u vervolgens de sectie belastingfiches. Vervolgens kan u volgende parameters controleren en waar nodig aanvullen of aanpassen : Schuldenaar van de inkomsten : In dit veld moet het nationaal nummer van de schuldenaar ingevuld worden. (Dit is het NN van de scholengroep) Dit nummer is steeds 11 posities lang. (Indien het aan U toegekende NN korter is dan 11 posities dan moet u het steeds vooraf laten gaan door nullen.) Indien U dit nummer niet kent mag u het blanco laten (vanaf 2004 wordt standaard het ondernemingsnummer gebruikt zie 1.1.2) 2

3 Schuldenaar van de inkomsten detail : Vul hier het volledige adres in van de schuldenaar van de inkomsten. (Dit is het officiële adres waaronder de scholengroep geregistreerd staat bij de federale overheidsdienst financiën) U kan achtereenvolgens benaming en adres in dit vak intikken gescheiden door komma s. Nummer gewest : Vul hier het nummer in van de gewestelijke directie waartoe U als schuldenaar behoort.dit nummer vindt U terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien dit nummer niet gekend is, dan kan U dit nummer terug vinden via het PCR-nummer waarop de scholengroep de bedrijfsvoorheffing stort. Raadpleeg hiervoor de tabel in bijlage. Nummer ontvangstkantoor : Vul hier het nummer in van het ontvangstkantoor waartoe U als schuldenaar behoort.dit nummer vindt U terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien dit nummer niet gekend is, dan kan U dit nummer terug vinden via het PCR-nummer waarop de scholengroep de bedrijfsvoorheffing stort. Raadpleeg hiervoor de tabel in bijlage. Nummer taxatiedienst : Vul hier het nummer van de taxatiedienst in. Dit nummer vindt U normaal terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien het nummer niet gekend is, dan mag u hier 0 invullen.. Naam taxatiedienst : Vul hier de naam in van het taxatiedienst in. Deze naam vindt U normaal terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien de naam niet gekend is, dan mag u dit veld leeg laten. Registratienummer bij AOIF Vul hier het registratienummer in aan dat aan U toegekend werd. Dit nummer moet hetzelfde zijn als het ondernemingsnummer van de scholengroep. (10 posities lang, eventueel nummer laten vooraf gaan door 0 indien geen 10 posities lang) Erkenningsnummer sociaal secretariaat : U mag dit veld leeglaten, niet van toepassing indien u niet bent aangesloten bij een Soc. Secr. 3

4 Nummer werkgever : Enkel van toepassing indien u bent aangesloten bij een Soc. Secr. Mag blanco blijven Schuldenaar inkomsten detail (BELCOTAX) : Vul hier de naam van de schuldenaar van de inkomsten in. (Idem als schuldenaar inkomsten detail, maar dan zonder adresgegevens.) Afdelingnr voor belcotax bestand Vul hier het uniek afdelingnummer in dat voor deze administratie gebruikt moet worden voor het aanmaken en verzenden van belcotax bestanden. Voor scholengroepen die uitsluitend met één administratie werken is het afdelingnummer steeds 0 (dit is ook de standaardwaarde). Voor scholengroepen die met meerdere administraties werken (vb. één hoofdadministratie en één administratie woon/werk) moet per administratie een uniek afdelingnummer ingegeven worden. Dit uniek afdelingnummer moet steeds aan dezelfde administratie gekoppeld worden. Door het gebruik van deze afdelingnummers is het voortaan niet meer nodig de fiches / samen te voegen in één administratie. Per administratie kan een afzonderlijk belcotax bestand aangemaakt en verzonden worden. Opmerking! Indien u parameters wijzigt die gebruikt worden als default waarden op de 281.XX fiches nadat er reeds fiches aangemaakt werden dan kan u in de module overzicht loonfiches /281.18/ op de knop bijwerken klikken om de gewijzigde parameters op de reeds bestaande fiches bij te werken. 1.2 Aanmaken van de /281.18/ loonfiches Belangrijk!!! Genereer eerst de fiches /18/50 automatisch via de software. Controleer vervolgens de totale bedrijfsvoorheffing en belastbare basis met de loonberekeningen van 2016 zoals beschreven in punt 1.3 Pas na het uitvoeren van de controles aanpassingen maken aan de fiches of fiches toevoegen. Nadat u de parameters ingegeven heeft, kunnen de loonfiches , en aangemaakt worden. 4

5 1.2.2 Aanmaken van de fiches Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche De module Overzicht loonfiches verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches te berekenen. Om een fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : In eerste instantie maakt u best gebruik van de optie alle berekenen. In dit geval worden alle fiches automatisch aangemaakt. U controleert dan (zie 2.3) indien het totaal van deze fiches overeenkomt met het berekende totaal in het programma. Daarna kan u nog fiches toevoegen of wijzigen. Het kan voorkomen dat er geen fiches automatisch aangemaakt worden; In dit geval komen er geen berekeningen voor in het referentiejaar waarvoor fiches aangemaakt moeten worden. Tijdens het automatisch aanmaken van fiches wordt enkel vak 10 a) uitkering naar aanleiding van ziekte of invaliditeit (269) ingevuld. Alle overige vakken blijven steeds leeg. De bedrijfsvoorheffing (286) en de Bijzondere bijdrage voor de sociale zekerheid (287) worden steeds vermeld op de overeenkomende vakken op de fiche van het betreffende personeelslid Aanmaken van de fiches Belangrijk : Er wordt voor de fiches een onderscheid gemaakt tussen een fiche voor een natuurlijk persoon en een fiche voor een rechtspersoon. Indien het een natuurlijk persoon betreft : Steeds het rijksregisternummer vermelden van deze natuurlijke persoon in het vak INSZ nummer. Indien deze natuurlijke persoon ook een KBO-nummer heeft dan mag dat eveneens vermeld worden in het vak Ondernemingsnummer (niet verplicht). Indien het een rechtspersoon betreft : Steeds het KBO nummer vermelden in het vak ondernemingsnummer. (Geen rijksregister nummer vermelden in het vak INSZ nummer) Fiches die automatisch door het systeem aangemaakt worden staan standaard ingesteld als zijnde van een natuurlijk persoon. Indien nodig kan deze status steeds gewijzigd worden op de fiche. (Via selectiebox Aard verkrijger : ) 5

6 Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche De module Overzicht loonfiches verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches te berekenen. Om en fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : Er kunnen enkel fiches aangemaakt worden voor personeel tewerkgesteld in categorie 4, indien er voor deze personeelsleden geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Is dit wel het geval dan moet er een fiche voor deze personen opgemaakt worden. Het programma controleert dit automatisch en zal een melding geven indien voor een opgegeven personeelslid wel bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. (Indien u opteert voor het aanmaken van fiches ipv fiches voor personeelsleden uit categorie 4, dan moet ook overeenkomend deze optie gekozen worden bij het aanmaken van fiches; In de praktijk zullen er voor deze gevallen echter geen fiches voorkomen) Aanmaken van de fiches Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche De module Overzicht loonfiches verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches te berekenen. Om een fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : In eerste instantie maakt u best gebruik van de optie alle berekenen. In dit geval worden alle fiches automatisch aangemaakt. U controleert dan (zie 2.3) indien het totaal van deze fiches overeenkomt met het berekende totaal in het programma. Daarna kan u nog fiches toevoegen of wijzigen Controleren van de totale belastbare basis en de bedrijfsvoorheffing Vooraleer handmatig wijzigingen aan de fiches aan te brengen of fiches toe te voegen kan best eerst gecontroleerd worden indien de totale belastbare basis en bedrijfsvoorheffing van de fiches , en overeenkomt met de 6

7 berekende belastbare basis en bedrijfsvoorheffing voor het aangiftejaar. Ga hiervoor als volgt te werk : Selecteer vanuit het menu Afdrukken -> Totaaloverzichten -> Totaaloverzicht per maand. Dit rapport geeft een overzicht van de berekende belastbare basis en bedrijfsvoorheffing per maand met onderaan het eindtotaal. Op dit rapport zijn onderaan op de pagina de waarden voor belastbaar en bedrijfsvoorheffing belangrijk. De kolom bedrijfsvoorheffing moet hier gebruikt worden in de vergelijking. (dit is de BV Berekend BV verminderingen) We refereren verder in deze controle naar deze waarden als berekend belastbaar (a ) en bedrijfsvoorheffing (b ). Deze waarden moeten vergeleken worden met de totalen van de , en fiches. Om het totaal van de fiches te bepalen selecteert U vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> fiche Op de laatste pagina van dit rapport staan onderaan de totalen. Belangrijk hier zijn de bedragen voor het totaal van de belastbare inkomsten (7) en het totaal van de bedrijfsvoorheffing (8). Ook het totaal van tussenkomst in de reiskosten (5a) is belangrijk. Op de aangifte wordt deze immers meegeteld bij de belastbare inkomsten, terwijl deze voor de onderwijssector niet belastbaar is. Deze moet dus afgetrokken worden van het vak 7 om de totale belastbare basis van de fiches te vergelijken met de berekende basis. Aangezien de lonen uitbetaald voor ziekte op fiches vermeld worden alsook de bestaanszekerheidvergoeding op de fiches vermeld worden, moeten deze bedragen ook in de controle mee opgenomen worden. Selecteer vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> fiche Op de laatste pagina van dit rapport staan onderaan de totalen. Belangrijk hier is het vak (6) Bedrag van de belastbare inkomsten. Dit bedrag moet ook nog bij het belastbaar inkomen opgeteld worden om te kunnen vergelijken met de totale belastbare berekende inkomsten. Indien er ook nog fiches aangemaakt werden moet ook de totale belastbare basis van deze fiches in rekening worden gebracht. Om deze te bepalen selecteert U vanuit het menu Rapporten -> loonfiches -> fiche Op de laatste pagina van dit rapport staat onderaan in vak 3 het totaal van deze fiches. Voer nu volgende controles uit : Indien de controles (b ) = (8) en (a ) = (7 5a ) niet in orde zijn gelieve dan eerst de verschillen te achterhalen en indien nodig te corrigeren. Mocht u de verschillen niet kunnen verklaren, neem dan contact op met HyperSoft Indien alle controles in orde zijn dan kunnen er eventueel nog bijkomende fiches ingegeven worden waarna de aangifte aangemaakt en verstuurd kan worden. 7

8 Berekend Fiches /281.18/ Bedrijfsvoorheffing Totaal bedrijfsvoorheffing (b') = Totaal bedrijfsvoorheffing fiches (8) Belastbare basis Totaal belastbare inkomsten fiches (7) Totaal tussenkomst in reiskosten fiches - (5a) + Totaal belastbare inkomsten fiches (6) + Totaal belastbare inkomsten fiches (3) Totaal belastbare inkomsten berekend (a ) = Totaal belastbare inkomsten fiches (7-5a ) 1. 4 Hernummeren fiches Nadat u alle fiches ingegeven heeft moeten deze soms opnieuw gesorteerd worden. De dienst belastingen wil namelijk alle fiches eerst gesorteerd op postcode en vervolgens alfabetisch op naam. Indien u de fiches automatisch gegenereerd heeft, is dit al in orde. Heeft u echter handmatig fiches toegevoegd dan moeten de fiches opnieuw gesorteerd en hernummerd worden. Doe dit vooraleer met het afdrukken of het aanmaken van het belcotax bestand te beginnen. 1.5 Afdrukken van de /18/50 fiches De individuele , en fiches moeten wel nog op papier aan de betrokken werknemers overgemaakt worden. U kan deze afdrukken of mailen naar de betreffende instelling waar deze dan lokaal kan afgedrukt worden. Om de fiches af te drukken selecteert U uit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche Klik vervolgens op de knop Bereik afdrukken om alle fiches of een bepaald bereik van fiches af te drukken 8

9 Om de fiches te mailen klikt U op de knop Fiches Mailen. Selecteer vervolgens naar welke instellingen U fiches wil mailen en klik vervolgens op de knop Verzenden (Indien een personeelslid tewerkgesteld is in meer dan 1 instelling, zal de fiche naar meerdere instellingen verstuurd worden) Opgelet! De loonfiche bestaat dit jaar uit 3 pagina s (deze zijn rechtsboven steeds genummerd als pagina 1 van 3, pagina 2 van 3 en pagina 3 van 3) 2.0 Aangifte bedrijfsvoorheffing digitaal De aangifte van loonfiches kan enkel nog via de website gebeuren. Versturen van aangiftes via diskette of andere media (cdrom, dvd) is niet meer toegelaten.. Om het bestand te laten versturen via de website kan U het aangemaakte belcotax bestand naar HyperSoft mailen op het adres info@hypersoft.be. U ontvangt van ons steeds 2 pdf bestanden. Het eerste is het ontvangstbewijs dat uw bestand opgeladen werd. Het 2 de bestand is het bericht van verwerking dat vermeld indien uw bestand al dan niet aanvaard werd. Indien u binnen de 2 werkdagen deze bestanden niet heeft ontvangen, gelieve dan contact met ons op te nemen. 2.1 Aanmaken van het belcotaxbestand Van zodra alle fiches ingegeven en indien nodig gesorteerd zijn kan het belcotax bestand aangemaakt worden. Selecteer vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Bestand belgotax. Vervolgens verschijnt het scherm Belcotax. U moet in principe alle knoppen op dit scherm doorlopen van links naar rechts (uitgezonderd de knop Wijzigingen). Klik op de knop Nieuw Bestand. Het dialoogkader om een nieuw belcotax bestand aan te maken verschijnt. Er wordt slechts 1 bestand aangemaakt waarin alle , en fiches opgenomen worden. In te vullen gegevens : Etiketlabel : Zorg dat er een etiketlabel ingevuld is De software vult normaal automatisch SGRXX (XX = nummer scholengroep) in. Dit mag eventueel gewijzigd worden. Volgnr : Het volgnr voor het eerste te verzenden bestand moet 1 zijn. Telkens er een bijkomend bestand aangemaakt moet worden (vb. omwille van een weigering van een eerder aangemaakt bestand, of een bijkomende zending) moet het volgnr met 1 9

10 verhoogd worden. De software controleert normaal automatisch welk het laatst gebruikte nummer is en verhoogt dit met 1. Afdeling Het afdelingnr van deze administratie. (zie ook Afdelingnr voor belcotax bestand). Het nummer kan op deze plaats niet gewijzigd worden, maar wordt hier ter informatie weergegeven. Nadat alle gegevens ingevuld werden klikt U vervolgens op de knop Bestand maken. Klik nadat het bestand aangemaakt werd op de knop terug om terug te keren naar het scherm Belcotax Klik vervolgens op de knop Validatie van bestand om het aangemaakte bestand nog eens op juistheid te controleren. In het log scherm rechts verschijnen eventuele foutmeldingen. Indien U een aantal van deze fouten wil verhelpen, klik dan eerst op de knop Bestand verwijderen om de fiches weer vrij te geven. Daarna kan U dan de fouten op de individuele /18/50 fiches verbeteren waarna U weer de procedure voor het aanmaken van het bestand herhaalt (waarbij het volgnr steeds behouden blijft). Met de knop Bestand Bekijken kan U de inhoud van het aangemaakte bestand op een grafische manier bekijken. Zo kan U zien welke personen in de aangifte opgenomen zijn. Indien na de validatie het bestand geen fouten bevat kan het bestand verzonden worden. U kan het bestand opslaan op een te kiezen locatie Indien U het bestand wil opslaan op een op te geven locatie drukt U op de knop Opslaan. In het dialoogkader opslaan als Kiest u vervolgens de locatie waar het bestand opgeslagen moet worden. U kan het bestand daar later ophalen om het via mail te verzenden. 2.2 Statussen van een belcotax bestand Een belcotax bestand kan afhankelijk van de toestand waarin het zich bevindt één van volgende statussen hebben : Open : Zodra een bestand aangemaakt wordt met de knop Bestand maken heeft dit bestand de status OPEN. U kan het bestand valideren en in geval van fouten nog verwijderen door op de knop Verwijderen de klikken. Op dat ogenblik worden dan alle opgenomen fiches weer vrijgegeven en kunnen deze waar nodig gewijzigd worden. Daarna kan U dan een nieuw bestand aanmaken. 10

11 Verzonden : Zodra U op de knop Opslaan klikt wijzigt de status van het belcotax bestand van OPEN naar VERZONDEN. Het bestand kan nu niet meer verwijderd worden en de gekoppelde fiches blijven geblokkeerd. Geweigerd : Als een bestand de status VERZONDEN heeft, dan zijn er op het scherm 2 bijkomende knoppen zichtbaar, nl. bestand aanvaard en bestand geweigerd. Werd het verzonden bestand geweigerd dan kan door het klikken op de knop bestand geweigerd de status van het bestand gewijzigd worden van VERZONDEN naar geweigerd. Zodra U op deze knop klikt worden de gekoppelde fiches weer vrijgegeven en kan na eventuele verbeteringen een nieuw bestand aangemaakt worden. Aanvaard : Als een bestand de status VERZONDEN heeft, dan zijn er op het scherm 2 bijkomende knoppen zichtbaar, nl. bestand aanvaard en bestand geweigerd. Werd het verzonden bestand aanvaard, dan kan door het klikken op de knop bestand aanvaard de status van het bestand gewijzigd worden van VERZONDEN naar AANVAARD. Vanaf dit ogenblik is het verzenden van dit bestand volledig afgehandeld. 3. Wijzigingen aan fiches /18/50 nadat belcotax verzonden en aanvaard werd. Van zodra fiches /18/50 opgenomen worden in een belcotax bestand kunnen deze in principe niet meer gewijzigd worden. Dit om te voorkomen dat de fiches aanwezig in de loonsoftware niet in overeenstemming zouden zijn met de gegevens in het verzonden bestand. Om toch nog wijzigingen aan fiches toe te laten nadat het belcotax bestand verzonden en aanvaard werd, is er nu een mogelijkheid voorzien om reeds verstuurde fiches toch opnieuw te wijzigen en deze gewijzigde gegevens opnieuw te versturen via belcotax. Om fiches die reeds verzonden werd te kunnen wijzigen moet eerst aan volgende voorwaarden voldaan zijn : Het originele bestand waarin de fiches opgenomen werd moet verzonden en aanvaard zijn door de dienst belcotax. Controleer indien in de module Rapporten -> Loonfiches -> Bestand belcotax de status van het bestand op AANVAARD staat. Is dit niet het geval volg dan de stappen in punt 2.2 om de status van het bestand te wijzigen van VERZONDEN naar AANVAARD) Er mag geen enkel ander bestand nog in verwerking zijn. Het systeem is erop voorzien om slechts per keer 1 enkel bestand te verwerken. Dus indien er nog een bestand met originele of gewijzigde fiches in verwerking is, dan moet 11

12 eerst de verwerking van dit bestand volledig afgehandeld worden (zodat de status uiteindelijk AANVAARD is) vooraleer wijzigingen door te voeren. Er dient opgemerkt dat indien bepaalde bedragen gewijzigd worden in de fiches het kan voorkomen dat de berekende bedragen vanuit de loonsoftware hierdoor niet meer in overeenstemming zijn met de bedragen op de loonfiches (zie punt 1.3). 3.1 Fiches /18/50 vrijgeven voor wijziging. Vooraleer fiches vrij te geven voor wijziging steeds eerst controleren indien er geen belcotax bestanden in verwerking staan als volgt : Open de module Rapporten -> Loonfiches -> Bestand belcotax. Controleer indien de status van alle aanwezige bestanden GEWEIGERD of AANVAARD is. Is dit niet het geval volg dan de procedure in punt 2.2 om de status van verzonden bestanden te wijzigen naar AANVAARD) Vervolgens moet er ook nog gecontroleerd worden dat er geen originele fiches open staan die nog verzonden moeten worden. Klik hiervoor op de knop Nieuw bestand. Indien in de module BELCOTAX Nieuw bestand maken geen fiches getoond worden (linkerhelft is leeg), dan zijn er geen openstaande originele fiches meer die nog verzonden moeten worden. Is dit wel het geval dan moet hiervoor eerst een bestand aangemaakt en verzonden worden vooraleer aan het wijzigen van fiches begonnen mag worden (zie punt 2.1). (In dit geval moet eerst het nieuwe aangemaakte bestand verwerkt en aanvaard zijn door de dienst belcotax alvorens een bestand met wijzigingen mag verstuurd worden!) Opmerking! Er wordt een onderscheid gemaakt tussen originele fiches en gewijzigde fiches. Originele fiches zijn fiches die voor de eerste keer aangemaakt worden en nog opgenomen moeten worden in een belcotax bestand voor verzending (zie punt 2.1). Gewijzigde fiches zijn fiches welke reeds eerder verzonden werden en die naderhand gewijzigd werden (na vrijgave). Deze fiches moeten in een afzonderlijk belcotax bestand opgenomen worden en verzonden worden (zie punt 3.2). Er kunnen in éénzelfde bestand dus nooit originele en gewijzigde fiches voorkomen. Er kan steeds maar één bestand onderweg zijn (in verwerking zijn), ofwel een bestand met originele fiches ofwel een bestand met gewijzigde fiches! Sluit vervolgens de module belcotax 12

13 Open de module Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiches Selecteer in de module Overzicht loonfiches de fiche die gewijzigd moet worden. Klik vervolgens op de knop Vrijgeven. Bevestig vervolgens met Ja om deze fiche zeker vrij te geven. Vervolgens kan via de knop Wijzigen de fiche gewijzigd worden Herhaal deze procedure voor iedere fiche die gewijzigd moet worden. Op gelijkaardige wijze kunnen ook fiches en gewijzigd worden. Nadat alle gewenste fiches gewijzigd werden kan dan een belcotax bestand aangemaakt worden waarin al deze gewijzigde fiches opgenomen worden (zie punt 3.2) 3.2 Aanmaken van het belcotaxbestand met gewijzigde fiches Belangrijk! U moet in principe enkel een belcotax bestand aanmaken met gewijzigde fiches indien er iets gewijzigd werd aan de vakken 9 tem 23. Indien er adresgegevens of gegevens in de gezinstoestand gewijzigd werden (vakken 1 tem 6) volstaat het de fiche opnieuw af te drukken en te versturen naar het betreffende personeelslid. U hoeft in dit geval deze wijzigingen niet via een belcotax bestand door te sturen. Van zodra alle vrijgegeven fiches gewijzigd werden kan het belcotax bestand met gewijzigde fiches aangemaakt worden. Selecteer hiervoor vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Bestand belgotax. Vervolgens verschijnt het scherm Belcotax. U moet in principe alle knoppen op dit scherm doorlopen van links naar rechts (uitgezonderd de knop Nieuw bestand). Klik op de knop Wijzigingen. Het dialoogkader BELCOTAX Bestand met wijzigingen aanmaken verschijnt vervolgens. Er wordt slechts 1 bestand aangemaakt waarin alle gewijzigde , en fiches opgenomen worden. In te vullen gegevens : Etiketlabel : Zorg dat er een etiketlabel ingevuld is De software vult normaal automatisch SGRXX (XX = nummer scholengroep) in. Dit mag eventueel gewijzigd worden. Volgnr : Het volgnr van het te verzenden bestand moet 1 hoger zijn dan het volgnummer van het laatste aanvaarde bestand. De software controleert normaal automatisch welk het laatst gebruikte nummer is en verhoogt dit met 1. 13

14 (Het volgnr moet enkel verhoogd worden nadat een bestand daadwerkelijk geweigerd werd. Een bestand dat eerst aangemaakt wordt en vervolgens weer verwijderd wordt vooraleer het verzonden wordt zal geen verhoging van het volgnummer tot gevolg hebben.) Referentienummer originele zending : Hier moet het referentienummer van de originele zending vermeld worden van het bestand dat de originele aangiften van deze wijzigingen bevat. Dit nummer is terug te vinden op het ontvangstbewijs of bericht van verwerking van de originele aangifte. Nadat alle gegevens ingevuld werden klikt U vervolgens op de knop Bestand maken In het logscherm rechts worden eventuele fouten weergegeven. Klik nadat het bestand aangemaakt werd op de knop terug om terug te keren naar het scherm Belcotax Klik vervolgens op de knop Validatie van bestand om het aangemaakte bestand nog eens op juistheid te controleren. In het log scherm rechts verschijnen eventuele foutmeldingen. Indien U een aantal van deze fouten wil verhelpen, klik dan eerst op de knop Bestand verwijderen om de fiches weer vrij te geven. Daarna kan U dan de fouten op de individuele /18/50 fiches verbeteren waarna U weer de procedure voor het aanmaken van het bestand herhaalt (waarbij het volgnr steeds behouden blijft). Opmerking!!! Tijdens de validatie zal de foutmelding Volgnummer van de fiche Nummering fiches niet correct meermaals verschijnen. Dit komt omdat in het bestand met gewijzigde fiches het volgnummer van de originele fiche aangehouden wordt en de fiches niet intern opnieuw vanaf 1 genummerd worden. U mag deze foutmelding negeren. Met de knop Bestand Bekijken kan U de inhoud van het aangemaakte bestand op een grafische manier bekijken. Zo kan U zien welke personen in de aangifte opgenomen zijn. Indien na de validatie het bestand geen fouten bevat kan het bestand verzonden worden. U kan het bestand opslaan op een te kiezen locatie. Indien U het bestand wil opslaan op een op te geven locatie drukt U op de knop Opslaan. In het dialoogkader opslaan als Kiest u vervolgens de locatie waar het bestand opgeslagen moet worden. U kan het bestand daar later ophalen om het via mail te verzenden. U kan eventueel ook een ontvangst & controleborderel afdrukken maar dit is niet noodzakelijk. 14

15 4. Negatieve bedrijfsvoorheffing In vak 23. (bedrijfsvoorheffing) van de fiches mag geen negatief bedrag vermeld worden. Indien dit het geval is zal de aangifte geweigerd worden. Mochten er toch 1 of meerdere fiches voorkomen met negatieve bedrijfsvoorheffing dan moeten deze negatieve bedragen op 0 gebracht volgens volgende procedure : Wijzig de fiches(s) handmatig en vervang het negatieve bedrag in vak 23. door 0 Door deze wijziging is de berekende en aangegeven bedrijfsvoorheffing voor 2016 niet meer in overeenstemming met de fiches. Daarom moet voor het op 0 gebrachte negatieve bedrag een bijkomende aangifte gedaan worden voor boekjaar Op deze wijze wordt de aangegeven bedrijfsvoorheffing voor 2016 (via 274 fiches) in overeenstemming gebracht met het totaal aan bedrijfsvoorheffing op de loonfiches. U moet eveneens het op 0 gebrachte bedrag aan bedrijfsvoorheffing terugvorderen van de betreffende werknemer. De werknemer heeft reeds of zal deze bedrijfsvoorheffing recupereren via zijn belastingsaangifte. 5. Fiches en gegevens vak 5 en 6 Het bericht aan de werkgevers vermeld dat in deze vakken de situatie op 1 januari 2016 moet ingevuld worden. De procedure die bepaalt welke opdracht van een personeelslid gebruikt wordt voor het invullen van de gegevens in vak 5 (gezinstoestand) en vak 6 (burgerlijke stand) in de fiches en werd verder geoptimaliseerd. Indien voor een bepaald personeelslid meer dan 1 opdracht voorkomt in de referentieperiode, dan kunnen de gegevens slechts uit 1 bepaalde opdracht gehaald worden. Het systeem bepaalt de te gebruiken opdracht via de volgende procedure : Alle opdrachten van het betrokken personeelslid worden oplopend gesorteerd volgens opdrachtnummer. Vervolgens zoekt het systeem de eerste opdracht waarvan de begindatum van het contract voor 01/01/2016 valt en waarvan de einddatum na 31/12/2016 valt of waarvoor geen einddatum bestaat indien het een contract van onbepaalde duur betreft. Voldoet geen enkele opdracht aan deze criteria dan wordt de laatste opdracht genomen (hoogste opdrachtnummer). Aan de overzichtstabel van de fiches en werd achteraan een bijkomend veld opdr toegevoegd. In dit veld wordt het opdrachtnummer weergegeven dat het systeem gebruikt heeft om de informatie voor vak 5 en 6 te bepalen en in te vullen. Deze info wordt enkel ter informatie weergegeven en heeft verder geen bijkomende functie. Ook dient opgemerkt dat de dienst belcotax de inhoud van vak 5 en 6 initieel ter controle overneemt. Deze info wordt steeds door de dienst belcotax geverifieerd aan 15

16 de hand van verschillende andere databanken en waar nodig automatisch gecorrigeerd. (zie ook punt 3.2) 16

17 Bijlage : nr gewest en ontvangskantoor adhv rekeningnummer REKENINGNUMMER DIR ONTV REKENINGNUMMER DIR ONTV

18

19 19