Wendbaar aan het werk

Transcriptie

1 Wendbaar aan het werk DRAAIBOEK ONDERZOEK WERKGEVERS Annet de Lange, Marc Gersen HOGESCHOOL VAN ARNHEM EN NIJMEGEN

2 Draaiboek : Wendbaar aan het Werk. Datum 23 augustus 2017 Inhoud Inleiding... 2 Achtergrond van het... 2 Betrokken ers... 2 Externe wetenschappelijk commissie... 3 Fasen van het... 4 Verwachte resultaten... 7 Samenvattend... 8 Bijlage 1, lijst... 9 Bijlage 2, Voorbeeldtekst communicatie over het Bijlage 3, Poster Bijlage 4, Algemene voorwaarden HAN Bijlage 5, Codeboek Bijlage 6, Themarapport

3 Inleiding Uw organisatie heeft zich als deelnemer aangemeld voor het project: Wendbaar aan het Werk. Om het wetenschappelijke deel van het project soepel te laten verlopen vindt u hier een draaiboek dat bestemd is voor de HR professional/projectleider binnen de organisatie/instelling. In dit draaiboek staat de achtergrond van het sdeel van het project, de betrokken ers en het proces van de van de beschreven. In de bijlage kunt u bovendien extra communicatie materiaal terug vinden om het in uw eigen organisatie te introduceren of op latere momenten over te kunnen communiceren. Omdat u als contactpersoon en intern projectleider binnen de instelling een coördinerende rol binnen het project vervuld is het belangrijk dat u weet wat er van u wordt verwacht. Tevens fungeert dit draaiboek als een checklist (tabel 1, pagina 6) voor zowel de ers van de HAN als uw organisatie. Het is belangrijk voor het slagen van het dat u voor uw eigen organisatie een planning opstelt die gebaseerd is op tabel 1 (zie pagina 6) van deze notitie. Achtergrond van het Binnen de werkgeversverenigingen WGV Zorg en Welzijn en Transvorm is aandacht voor het thema duurzame inzetbaarheid. Onderzoek binnen de werkgeversverenigingen laat bijvoorbeeld zien dat de afgelopen jaren ongeveer 1 op de 5 zorgorganisaties beleid heeft geformuleerd op duurzame inzetbaarheid (Transvorm, 2015). De betrokken zorg- en welzijnsinstellingen hebben door diverse ontwikkelingen (bezuinigingen, capaciteit wisselingen, technologische ontwikkelingen, reorganisaties en fusies etc.) echter weinig tijd om het thema duurzame inzetbaarheid en het opgestelde beleid door te ontwikkelen en gerealiseerde best practices te borgen in de instellingen. Om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers binnen de zorg en welzijn sector blijvend te kunnen versterken hebben de gemeente Enschede en de werkgeversverenigingen WGV Zorg & Welzijn en Transvorm daarom de handen inéén geslagen om twee ESF DI subsidieaanvragen in te dienen bij het Agentschap SZW. De huidige aanvraag richt zich op het versterken van de duurzame inzetbaarheid van werkenden binnen zorg en welzijn via goed werkgeverschap en goed werknemerschap. Binnen de zorg en welzijn sector zijn verschillende arbeidsmarkttrends en ontwikkelingen gaande die hun invloed hebben op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. De belangrijkste zijn (Azw actueel, 2016; Transvorm, 2015): 1. De sector kampt met vergrijzing van het personeelsbestand en ontgroening (te weinig instroom van jongere medewerkers); 2. Hoewel de economie aantrekt en het aantal banen groeit, is er geen groei van de werkgelegenheid binnen de sector zorg & welzijn (overigens is er een omslag gaande, zo zijn er al tekorten in de zorg gesignaleerd). 3. Transities en bezuinigingen vragen andere manieren van werken van zorg- en welzijnsorganisaties; 4. Er vinden taakverschuivingen plaats tussen de zorgprofessional en de mantelzorger; 5. De vraag naar medewerkers met competenties voor de complexere zorgvraagstukken stijgt, de vraag naar laagopgeleide medewerkers daalt; 6. Arbeidsrelaties veranderen: meer flexibilisering van werk. Betrokken ers Het wetenschappelijk wordt uitgevoerd door de lector en ers van het Lectoraat Human Resource Management van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Dr. Annet de Lange is werkzaam als lector Human Resource Management en duurzame inzetbaarheid aan de HAN en als affiliate professor HRM bij de Vrije Universiteit Amsterdam. Zij is een (inter)nationaal erkend expert op het terrein van duurzame inzetbaarheid en hoofd van het Nederlands Kennisnetwerk Duurzame Inzetbaarheid ( Annet de Lange is eindredacteur van het 2

4 handboek over duurzame inzetbaarheid (2016): een leven lang inzetbaar: Duurzame inzetbaarheid op het werk, interventies, best practices en integrale benaderingen, maar heeft ook een lange lijst wetenschappelijke publicaties op haar naam staan. Zij verricht al jaren toegepast wetenschappelijk longitudinaal naar de implementatie van duurzaam inzetbaarheidsbeleid in organisaties en begeleidt diverse promovendi over dit thema. Marc Gersen MMHR (senior er) heeft veel praktijkervaring opgedaan in diverse HR functies bij zowel profit als non profit bedrijven. Marc werkt als beleidsmedewerker bij de service unit HR van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen en heeft de onderwerpen duurzame inzetbaarheid, medewerkerstevredenheidsen, managementinformatie en HR analytics in zijn portefeuille. Hij is ruim 8 jaar werkzaam voor het lectoraat en heeft diverse en op het gebied van duurzame inzetbaarheid verricht. Karen Pak MSc, promovendus: t de invloed van HR activiteiten op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Als promovendus is Karen zowel aan de Universiteit van Tilburg als aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen verbonden. Dr. Eghe Osagie, is gepromoveerd op het thema maatschappelijk verantwoord ondernemen. Naast er bij het lectoraat, is ze docente aan de HAN. Zo doceert Eghe op het gebied van persoonlijk leiderschap, praktijk en HRM. Zij is uitgebreid onderlegd in smethodieken. Externe wetenschappelijk commissie De kwaliteit van het is geborgd door een externe wetenschappelijke adviescommissie die bestaat uit de volgende leden: Naam Prof. Dr. Juhani Ilmarinen Catrien Funke Drs. Leon Hupkens Prof. Dr. Beate van der Heijden Prof. Dr. Marc van Veldhoven Dr. Dorien Kooij Peggy Voets Pieternel van Heijst Dr. Josephine Engels Prof. Dr. Tinka van Vuuren Drs. Marcel Haverkamp Dr. Sarah Detaille Werkzaam bij Juhani Ilmarinen Consulting Ltd, Finland Blik op Werk Blik op Werk Radboud Universiteit Nijmegen Universiteit van Tilburg (UVT); VBBA- expert Universiteit van Tilburg (UVT) HR St. Jozefsoord WZW Lectoraat Arbeid en Gezondheid HAN Loyalis Prismant Hogeschool van Arnhem en Nijmegen 3

5 Fasen van het Om het goed te kunnen uitvoeren werken wij met de volgende fases van het : Fase 1: Planning Fase 5: Analyse en rapportage Fase 2: Communicatie Fase 4: Herinnering Fase 3: Afname 1 Planning en organisatie (periode augustus- september 2017): Om het goed te kunnen starten moet de planning en start van het georganiseerd worden in de eigen organisatie. Zie hieronder tijdschema en zie vaststaand codeboek in de bijlage voor het (dit betreft de vragen die online aan alle respondenten gesteld zullen worden. Elke organisatie mag 2-3 schalen met vragen eventueel toevoegen aan het codeboek (deadline 15 september 2017). De HAN heeft een contract opgesteld over het met Transvorm en WGV Zorg en Welzijn. Meer informatie over bijvoorbeeld de eigenaarschap van de data is in de Algemene Voorwaarden van de HAN terug te vinden (Bijlage 5). Aangezien het twee metingen kent, zal Marc Gersen (hoofder) met elke HR professional de technische details van het verder bespreken. Advies is een interne planning op te stellen voor het wat draagvlak kent onder de stakeholders binnen de eigen organisatie. 2 Communicatie (september 2017): Om het goed te kunnen uitvoeren, is een goede interne communicatie over het erg belangrijk. Zie bijlage 2 met voorbeeld tekst die u kunt gebruiken voor het. U mag deze tekst uiteraard verder aanpassen of bewerken zodat het geschikt is voor uw eigen organisatie. Advies is om de communicatie begin september 2017 te starten en de betrokken teams en teamleiders hiervan op de hoogte te stellen. 3 Afname (oktober november 2018): Het wordt in de periode oktober 2017 tot 1 november 2018 tweemaal voor alle instellingen afgenomen. De organisatie krijgt 2 weken de tijd om het online uit te zetten. Voor het correct afnemen van het is het van belang dat u zelf meehelpt met het versturen van de. Voor het panel is het belangrijk dat u een lijst opstelt met de adressen van de betrokken medewerkers en een daaraan gekoppelde unieke ID-code (bijvoorbeeld in de vorm van een afkorting van de instelling en een nummer). Deze lijst is, met het oog op de privacy alleen toegankelijk voor de ers van de HAN. Na afloop van het worden de adressen door de ers van de HAN gewist. De overige gegevens blijven alleen voor wetenschappelijk beschikbaar. 4

6 De ers werken alleen met de unieke ID-codes van de respondenten om een koppeling van de eerste en tweede meting mogelijk te maken. Wij begrijpen dat dit misschien niet meteen duidelijk is en zullen tijdens de werkgroep begin september meer uitleg geven. Een voorbeeld lijst met adressen en codes is in bijlage 1 terug te vinden. Voor het kunnen invullen van de moet uw organisatie de online link voor de niet als spam waarnemen. Dit kunt u oplossen door bij uw eigen ICT afdeling de link naar het kenbaar te maken. Tijdens het vullen de deelnemers voorafgaande aan de training nog een keer extra een (korte) in. Deze wordt beschikbaar gesteld door de trainers. Op iedere vermeld de trainer de unieke ID-code en stelt deze aan de ers beschikbaar in verband met het koppelen van de data aan de twee metingen. 4 Herinnering (periode oktober 2017-januari 2018; 1 week na start ): Via de online zullen wij naar respondenten die nog niet de lijst hebben ingevuld een herinnering sturen 1 week na de start van het. De loopperiode van het is in totaal 2 weken. De totale invultijd voor respondenten is geschat op 20 minuten. Wij communiceren dit in de inleiding van de direct naar de betrokken respondenten. Wij weten echter uit ervaring dat een herinnering voor het vanuit de teams en teamleiders zeer effectief kan zijn (zie hiervoor voorbeeld communicatie bijlage 2). Zou u hiervoor s.v.p. intern communicatie willen uitsturen naar de betrokken teamleiders 1 week na de start van de? 5 Data analyse en rapportage (januari-maart 2018): De data zal na gedownload worden door de ers en verwerkt worden in een rapportage en infographic (zie voorbeeld in bijlage 3). U kunt deze stukken na 3-4 maanden verwachten vanaf Maart De betrokken ers zullen deze rapportages en infographic in de werkgroep HR voor bespreken zodat u inspraak heeft over hoe deze rapportages eruit komen te zien voor uw organisatie en vergelijkbaar zijn met andere ESF betrokken organisaties. De onderdelen 1 t/m 5 worden herhaald in meting 2 tussen april-juni Belangrijkste data schematisch weergegeven: Meting Meting December 2018 Regionale bijeenkomst: presentatie resultaten Fase 1: Planning en organisatie: september 2017 Fase 3: Start : Oktober december 2018 Fase 5: Data analyse en rapportage januari 2018 Fase 1: Planning en organisatie: februarimaart 2018 Fase 3: Start : april-juni 2018 Fase 5: Data analyse en rapportage Septembernovember

7 In Tabel 1 staan de belangrijkste acties per fase nog en keer voor uw samengevat. Tabel 1. Checklist Organisatie Onderzoek Werkgevers Fasen Activiteit Datum deadline Voltooid? Contactpersoon Fase 1 Planning & organisatie Onderzoek Aanleveren gegevens contactpersoon binnen instelling (naam, mailadres en telefoonnummer) Fase 2: Communicatie Onderzoek ja (Interne) communicatie Interne communicatie opstarten waarin medewerkers, en met name de deelnemers, geïnformeerd blijven over het. Bijeenkomst voor eigen deelnemers organiseren (optioneel) Instellingen gebruiken zelf de gebruikelijke kanalen voor communicatie over het Folder en/ of poster voor op mededelingenbord (Optioneel) 3 wkn voor start 2 wkn voor start 1-2 wkn voor start 1-2 wkn voor start Fase 3: Afname (dataverzamelen) Voorbereidingen voor de Testen van de Aanleveren van Excel bestand voorzien van mailadres en uniek medewerkersnummer van de deelnemers (zie ook bijlage 1). Zorg via de ICT-afdeling dat op de whitelist * van de instelling komt. Controleer of de genoemde HRinstrumenten in de relevant en volledig zijn voor uw instelling. Evt. wijzigingen en akkoord per mail doorgeven. Aanleveren logo van instelling voor de. In jpg-bestand! (Optioneel) Eventueel aanleveren eigen vragen (max. 3) voor in de Voorafgaande aan het uitzetten van de wordt deze door enkele testpersonen binnen de instelling getest. Tevens is dit een test of de whitelist goed werkt. adressen aanleveren van betreffende testpersonen. 3 wkn voor start 2-3 wkn voor start 3 wkn voor start 3 wkn voor start 15 sept week voor start 3 wkn voor start 6

8 Afname De contactpersoon binnen de instelling is het aanspreekpunt voor deelnemers aan het. Bij calamiteiten en andere relevante zaken overlegd de contactpersoon met het aanspreekpunt binnen de HAN. Looptijd van de meting afstemmen met de HAN. Doorlopend Fase 4: Herinnering Onderzoek Herinnering sturen Tijdens de invulperiode van het wetenschappelijk worden, indien nodig, 2 herinneringsmails aan deelnemers voor het invullen van de gestuurd. Fase 5: Analyse en rapportage Analyse Rapportage resultaten De ers van de HAN analyseren de verzamelde data De sresultaten worden door de HAN gerapporteerd aan de Instelling in de vorm van een beknopt thema rapportage en een presentatie aan het management Evalueren (en kwaliteitsscan) verloop 1 e meting en tweede meting bespreken Na beëindiging Na 3 maanden Direct na afloop Verwachte resultaten Wat vragen wij van uw organisatie Wij gaan er vanuit dat minimaal 13 leidinggevenden en minimaal 5 leden van hun team deelnemen aan het. De deelnemers vullen tweemaal een in (circa 20 minuten per keer). Daarnaast worden minimaal 13 leidinggevenden en minimaal 5 leden van hun team die niet aan de interventie deelnemen gevraagd om de tweemaal in te vullen (circa 20 minuten per keer). Mogelijk worden enkele deelnemers ook geïnterviewd, maar dat is nog niet zeker en wordt in een later stadium van het besloten. Meer respondenten zijn erg welkom. Dus u mag het ook organisatie breed uitzetten bijvoorbeeld. 1 HR-professional fungeert als interne projectleider voor het project Wendbaar aan het Werk (aanspreekpunt). Standaardgericht versus maatwerkgericht De en die aan de deelnemers worden voorgelegd zijn gestandaardiseerde lijsten. U kunt de niet wijzigen. Wel kunt u gebruik maken van de optie om maximaal 3 losse items toe te voegen aan de en om bijvoorbeeld relaties te leggen met bijv. het MTO of om MTO kosten te besparen. 7

9 Wat krijgt u hiervoor terug In het wordt een antwoord gegeven op de volgende svragen: Wat is het huidige werkvermogen, de inzetbaarheid en vitaliteit van uw huidige medewerkers Wat is het effect van effectief leiderschap op de duurzame inzetbaarheid (gemeten als werkvermogen, vitaliteit en employability) van medewerkers in de zorg en welzijn? Welke interventies (intervisie, leiderschapstraject, HR coaching) werkt het beste bij welk type werknemer? Welke HR activiteiten versterken het effect van de interventies (intervisie, leiderschapstraject, HR coaching)? Samenvattend Wij danken u alvast voor het samenwerken binnen dit mooie ESF project. Indien er nog vragen zijn over het, zijn deze te stellen via aan: m.vdheuvel@transvorm.org voor Transvorm of m.damhuis@wgvzorgenwelzijn.nl voor WGV Zorg en Welzijn. Als afsluiting nog een keer de sresultaten die u ontvangt na afloop van het : 1. Beknopt themarapport (zie bijlage 6, indien nodig voorzien van een mondelinge toelichting) waarin inzicht wordt gegeven in: a. waar de instelling staat met betrekking tot bovengenoemde svragen en b. inzicht in de effectiviteit van de ingezette interventie Deze inzichten worden onderbouwd vanuit literatuur, theoretische modellen en fundamenteel wetenschappelijk 2. Praktische handreiking voor HR-professionals 8

10 Bijlage 1, lijst Aflbeelding 1. Voorbeeld van aanleveren gegevens voor de. 9

11 Bijlage 2, Voorbeeldtekst communicatie over het Voorbeeldtekst die u naar eigen inzicht kunt aanpassen. Onderzoek naar duurzame inzetbaarheid In mei 2017 is het project Wendbaar aan het werk van start gegaan. Gedurende 18 maanden is beschikbaar om te werken aan wendbare medewerkers en een gezonde organisatiecultuur in zorg en welzijn. Annet de Lange is verguld dat ze mag doen naar de effecten ervan. Een unieke kans om twee jaar lang te zien wat maatregelen teweeg brengen als het gaat om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. WGV Zorg en Welzijn werkt bij de uitvoering van dit project nauw samen met collega werkgeversorganisatie Transvorm uit Noord-Brabant. Het project is verdeeld in twee deelprojecten: goed werkgeverschap en goed werknemerschap. Annet is lector Human Resource Management, Faculty of Economics and Management aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN). Haar richt zich op projecten bij aanbieders van zorg en welzijn. Voor die projecten en het is vanuit het ESF een fikse subsidie gekomen. Zestien leden van WGV Zorg en Welzijn krijgen ondersteuning op het terrein van het blijvend en zo optimaal mogelijk inzetten van hun personeel. Dit gebeurt door middel van interventies, zoals leiderschapstrainingen en zelfleiderschapstrajecten. Uitval Preventie is volgens Annet het belangrijkste oogmerk. De laatste landelijke cijfers werkvermogen zorg en welzijn geven weer dat dertien procent van de medewerkers in zorg en welzijn een slecht tot matig werkvermogen heeft. Dat kun je met de workability-index meten. Die mensen hebben een grote kans op uitval en lopen op fysiek, sociaal en psychisch vlak tegen beperkingen aan. Die groepen worden in kaart gebracht en een gerichte aanpak moet de vitaliteit van de medewerkers vergroten. Die interventies kunnen allerlei vormen hebben die zijn gericht op de specifieke situatie binnen een organisatie. Ik ga twee jaar lang meten of er effecten zijn. 10

12 Bijlage 3, Poster Voorbeeld poster communicatie. 11

13 Bijlage 4, Algemene voorwaarden HAN Zie aparte bijlage. Bijlage 5, Codeboek Zie aparte bijlage. Bijlage 6, Themarapport 55-plus.pdf 12