De laatste jaren zijn er steeds meer eisen gesteld

Transcriptie

1 PROAZ II GMP-Z Hexibel ondersteund In dit artikel worden eigenschappen en functionaliteit beschreven van PROAZ II, de opvolger van PROAZ Uitgangspunt van dit geheel herziene programma was dat de basisfunctionaliteiten van PROAZ 1.04 gehandhaafd zouden blijven. PROAZ II is ontwikkeld in nauwe samenwerking met mensen uit de dagelijkse praktijk, waarbij steeds de GMP-Z-richtlijnen als leidraad hebben gefunctioneerd. bereiding&analyse De laatste jaren zijn er steeds meer eisen gesteld aan de wijze van bereiden van geneesmiddelen en de kwaliteitsborging van alle onderdelen van het productieproces. Deze eisen zijn geformuleerd vanuit verschillende invalshoeken, zoals GMP-Z, arbeidsomstandigheden en productaansprakelijkheid. Voorbeelden van systemen die de apotheek bij de kwaliteitsborging van eigen bereidingen ondersteunen, zijn weegsystemen en protocolleringsprogramma s, maar een aantal pakketten waaronder PROAZ II is die categorie ontstegen. Algemene eigenschappen en technische aspecten PROAZ II ( Productie en Receptuur Ondersteunende Applicatie voor Ziekenhuizen ) is een clientserver -applicatie die draait in een Windows-omgeving. De communicatie tussen de cliënt (werkstation) en de server loopt via een computernetwerk (bij voorkeur via Van der Kuy PHM, Lange R, Deckers RHM. GMP-Z flexibel ondersteund. PROAZ II. Pharm Weekbl 2002;137(11): Keywords Drug compounding Good manufacturing practice Pharmacy service, hospital Quality control Software Abstract GMP-Z flexibly supported. PROAZ II Computerization is becoming increasingly important for the quality assurance of manufacturing practice of hospital pharmacies. In the present article, we describe the manufacturing support software PROAZ II. The facilities and Hexibility of PROAZ II support the implementation of the hospital version of good manufacturing practices. The following aspects are discussed: a few technical aspects; stock preparation and patient related preparation; weighing and in process controls; design, maintenance and use of instructions, protocols and labels; statistical controls and the lab module. Some attention is given to data management, authorization and the use of a warning system. Finally, the possibility of working without paper at diferent locations is discussed. Correspondentie kan worden gericht aan P-H.M. van der Kuy, Apotheek Academisch Ziekenhuis Maastricht, Postbus 5800, 6202 AZ Maastricht. het tcp/ip-protocol). In principe kan het programma draaien op elke computer waarop Windows 95, Windows NT 4.0 of een hogere versie van deze systemen draait. De koppeling met balansen geschiedt via seriële communicatie; via het netwerk kan ook een balans uitgelezen worden die niet rechtstreeks is gekoppeld aan het werkstation waarmee op dat moment gewerkt wordt. Dit maakt het mogelijk computers te weren uit ruimten waar zij een verstorende factor kunnen vormen en deze ruimten te betreden met draagbare en minder stofproducerende computers zoals laptops of handheld computers. Het programma is geschreven in Microsoft Visual Basic en maakt gebruik van Sybase Adaptive Server Anywhere 7 als - database-engine. Voor het genereren van voorschriften, protocollen en etiketten maakt het programma gebruik van Microsoft Word97 (of een hogere versie). Overzichten worden gegenereerd met Seagate Crystal Reports 7. Het gebruik van de laatste twee applicaties zorgt ervoor dat gegevens gemakkelijk kunnen worden uitgewisseld met andere computerprogramma s zoals bijvoorbeeld Microsoft Excel, of kunnen worden verzonden via fax en . Met enige basiskennis van de programma s Word en Crystal Reports kunnen voorschriften en overzichten naar eigen inzicht worden aangepast, waarbij alle functionaliteiten van de desbetrefende programma s kunnen worden benut. Voorraadbereiding Voorraadbereidingen worden conform de GMP-richtlijnen uitgevoerd volgens een vooraf vastgelegd voorschrift, waarvan de opmaak vrijwel volledig door de gebruiker bepaald kan worden. Door het werken met tabbladen kan gedurende de gehele bereiding makkelijk tussen de verschillende stappen heen en weer geschakeld worden. Hierbij blijft de normale productieroute duidelijk zichtbaar. Alleen geautoriseerde bereidingsvoorschriften kunnen worden gekozen, waarbij het mogelijk is de chargegrootte vast te zetten of te laten variëren binnen bepaalde (gevalideerde) grenzen. In het laatste geval past PROAZ II zelf de benodigde hoeveelheden van de artikelen (grondstofen, emballage en etiketten) aan. P-H.M. van der Kuy Ziekenhuisapotheker/ klinisch farmacoloog, Apotheek Academisch Ziekenhuis Maastricht R. Lange Ziekenhuisapotheker, Apotheek Ziekenhuis Eemland, Amersfoort R.H.M. Deckers Apotheker, Torex Health Nederland, Nieuwegein 15 maart 2002 Jaargang 137 Nr. 11 Pharmaceutisch Weekblad [397]

2 Figuur 1 Voorbeeldscherm van het weegprogramma Gedurende de gehele bereiding kunnen op ieder gewenst moment twee soorten protocollen en twee soorten etiketten worden afgedrukt (zie Voorschriften, protocollen en etiketten). Voorafgaand aan de wegingen worden de bij de grondstofen behorende waarschuwingen en voorzorgsmaatregelen op het scherm getoond, alsmede de zelgngevoerde opmerkingen (respectievelijk de R-zinnen, de S-zinnen en de E-zinnen). Door het werken met tabbladen kan gedurende de gehele bereiding makkelijk tussen de verschillende stappen heen en weer geschakeld worden Behalve de ondersteuning bij de wegingen biedt PROAZ II de begeleiding van het vervolg van de bereiding met de instructies voor de bereiding enerzijds en in-proces-controles anderzijds. Deze bereidingsteksten en in-proces-controles kunnen worden toegepast op tabbladen met zelfgekozen namen, zoals bijvoorbeeld spoelen, bereiden, uitvullen, autoclaveren, schouwen, etiketteren enzovoort. Ook kunnen in het bereidingsvoorschrift verwijzingen worden opgenomen naar werkinstructies en procedures, hetgeen de samenhang in het kwaliteitssysteem ten goede komt. Nadat de wegingen en de in-proces-controles zijn genoteerd, dient het bereidingsgedeelte vrijgegeven te worden door de productieapotheker. Indien er van deze bereiding een geautoriseerd analysevoorschrift bestaat, zal de analyse van het product automatisch bij de openstaande analyses in de laboratoriummodule verschijnen. Individuele bereiding Bereidingen op naam van een patiënt kunnen in PROAZ II op twee verschillende manieren worden uitgevoerd. Als het een gestandaardiseerde individuele bereiding betreft, verdient het de voorkeur deze als voorraadbereiding met variabele chargegrootte vast te leggen. Voorafgaand aan de bereiding kan de chargegrootte dan worden aangepast aan de voor de patiënt benodigde hoeveelheid. De patiëntgegevens kunnen worden ingevoerd als in-proces-controles. Bij een niet-gestandaardiseerde individuele bereiding wordt gebruikgemaakt van referentievoorschriften die vooraf zijn opgesteld en geautoriseerd. Deze voorschriften bevatten alle stappen die bij een dergelijke bereiding dienen te worden doorlopen. De voorschriften zijn bedoeld als moedervoorschrift en dienen dus als voorzet voor het werkelijke voorschrift. Bij het opstellen van zo n referentievoorschrift kan gekozen worden voor een voorschrifttype waarbij later (bij het opstellen van het werkelijke voorschrift) een rekenhulp voor capsule- of zetpilberekeningen verschijnt. Het aantal referentievoorschriften is onbeperkt, zodat een verdere verdeling naar bijvoorbeeld bereidingen van zetpillen met spuithes of mortier tot de mogelijkheden behoort. PROAZ II maakt in beide gevallen verregaande standaardisatie van individuele bereidingen mogelijk, in de geest van de GMP-Z-richtlijnen. De patiëntgegevens kunnen worden ingevoerd als in-process-controles Voordat een opgesteld voorschrift voor een bereiding kan worden gebruikt, dient het door een daartoe bevoegd persoon te worden geautoriseerd. Wegingen Bij het starten van een bereiding wordt eventueel eerst de tarra bepaald van het bereidingsvat (in het geval van een zogenaamde aanvullen tot -bereiding), waarna de verschillende grondstofen kunnen worden geïdentigceerd en afgewogen. De volgorde van de wegingen is vastgelegd in het voorschrift, maar hiervan kan worden afgeweken. Naast de normale weging is het mogelijk verschilwegingen uit te voeren. Ook is het mogelijk een vooraf opgegeven aantal wegingen van een grondstof uit te voeren. Als de grondstofcharge beschikbaar is voor gebruik (goedgekeurd in de laboratoriummodule en houdbaarheidstermijn niet verstreken), is het mogelijk zonder controle door een tweede assistent gewone grondstofen te verwerken. In enkele gevallen is een tweede controle nodig: bij het verwerken van vergiften en opiaten, als het analysenummer dan wel chargenummer niet bekend is in het systeem en bij stuks of volumina. Voor identigcatie van de grondstofcharge kan gebruikgemaakt worden van een barcode die zich op de grondstofverpakking bevindt. Bij elke weging kiest het systeem automatisch voor de balans met het juiste weegbereik en geeft het de per [398] 15 maart 2002 Jaargang 137 Nr. 11 Pharmaceutisch Weekblad

3 balans ingestelde weeggrenzen aan van de af te wegen hoeveelheid stof. Indien balansen met een overlappend weegbereik beschikbaar zijn, kan gewisseld worden van balans. Indien de hoeveelheid grondstof in een grondstofpot niet toereikend is, kan tijdens de weging, na identigcatie, een volgende charge van een grondstof worden gebruikt. Bij weging wordt vastgelegd welke hoeveelheid van welke charge op welke balans door welke assistent is afgewogen. Het is mogelijk PROAZ II Gebruikersvereniging Bij het optimaliseren van het programma en het gebruik ervan spelen de gebruikersvereniging en haar technische commissie een centrale rol. Voor meer informatie over PROAZ II kunt u zich wenden tot het secretariaat van de PROAZ gebruikersvereniging, mevr. T. Feberwee, Ziekenhuisapotheek Reinier de Graaf Groep, Postbus 5010, 2600 GA Delft, telefoon , Feberwee@rdgg.nl. zo in te stellen dat na iedere weging (ook na een deelcharge) een weegetiket wordt geprint. Halfabrikaten of reagentia die zijn geproduceerd met PROAZ II worden automatisch herkend als artikelcharges en kunnen hierdoor direct na vrijgifte gebruikt worden. Het systeem maakt het mogelijk automatisch de af te wegen hoeveelheid van grondstofen om te rekenen naar aanleiding van het op het laboratorium vastgestelde gehalte, het zogenaamde factoriseren. Controles Controles kunnen worden opgenomen in bereidingsvoorschriften (in-proces-controles) en analysevoorschriften (eindcontroles), waarbij iedere keer de keuze kan worden gemaakt het resultaat wel in de computer in te vullen (een zogenaamde verplichte controle) of niet. Alleen de resultaten van de verplichte controles worden in de computer vastgelegd en zijn derhalve later digitaal oproepbaar of in overzichten weer te geven. Er zijn twee soorten controles: alfanumerieke en numerieke. Bij verplichte controles worden de alfanumerieke onderverdeeld in drie soorten invoer: vrije invoer, paraaf en selecteer resultaat. Bij de numerieke controles zijn er twee soorten invoer: handmatige invoer en uitlezen van randapparatuur. Uiteraard is het mogelijk zelf controles aan de keuzelijst toe te voegen of eruit te verwijderen. Met behulp van de functie overzichten is via een paar korte handelingen een overzicht te maken van de resultaten van de controles. Met name voor het laboratorium kan dit handig zijn voor zogenaamde trendanalyses. Aangezien overzichten gemakkelijk kunnen worden geëxporteerd naar bijvoorbeeld Microsoft Excel, kan iedereen de gewenste informatie uit het systeem halen en weergeven op zijn eigen manier. Het PROAZ weegprogramma in gebruik in Apotheek Ziekenhuis Eemland 15 maart 2002 Jaargang 137 Nr. 11 Pharmaceutisch Weekblad [399]

4 Voorschriften, protocollen en etiketten Voor het printen van voorschriften, protocollen (gedeeltelijk of geheel ingevulde voorschriften, terminologie conform GMP-Z-richtlijnen) en etiketten wordt gebruikgemaakt van de functionaliteiten van Microsoft Word. Alle mogelijkheden zoals lettertypes of velden kunnen binnen de opmaak van het desbetrefende document worden gebruikt. Het is mogelijk twee verschillende soorten voorschriften of protocollen te printen: een voorlopig en een degnitief voorschrift of protocol. Hieraan kan naar eigen inzicht invulling worden gegeven. Een voorbeeld van zo n invulling is een voorlopig bereidingsprotocol als picklijst voor het artikelmagazijn met daarbij vermeld eventuele waarschuwingszinnen en een eerste deel van de bereidingstekst. Op een degnitief bereidingsprotocol verschijnen de geregistreerde wegingen en bereidingsteksten met (in-proces)controles. Behalve voorschriften en protocollen is het mogelijk via PROAZ II etiketten af te drukken. Een extra etikettenprogramma is derhalve niet meer nodig, hetgeen de kans op overneemfouten sterk vermindert. Het is mogelijk per bereiding twee verschillende etiketten te koppelen, één voor de primaire en één voor de secundaire verpakking. Statistiek De statistische gewichtscontrole van capsules, poeders, tabletten en zetpillen kan op geprotocolleerde wijze worden verricht als controle tijdens de bereiding en/of de analyse. Er vindt toetsing plaats van de gewichtsspreiding (niet van toepassing voor zetpillen) en van de afwijking van het gemiddelde gevonden gewicht ten opzichte van het theoretische gewicht. Na het verrichten van de benodigde wegingen kunnen alle individuele gewichten en de berekeningen op een overzichtelijk rapport worden afgedrukt. Uiteraard worden de resultaten in het gegevensbestand opgeslagen, zodat deze later weer zijn op te vragen, bijvoorbeeld ten behoeve van trendanalyse. Laboratorium Met behulp van de laboratoriummodule kunnen artikelen en eigen bereidingen worden gekeurd en herkeurd en kan houdbaarheidsonderzoek worden gepland. Het onderhoud (aanmaken, wijzigen, autoriseren) van de analysevoorschriften gaat op dezelfde wijze als het maken van voorschriften voor voorraadbereidingen. Er kan hier van hetzelfde systeem van (in-proces)controles gebruikgemaakt worden als bij de bereidingen (zie paragraaf Controles ). Uiteraard kunnen voor het uitvoeren van de analyse uitsluitend geautoriseerde analysevoorschriften worden opgeroepen. Indien het een analyse van een met het systeem gemaakte bereiding betreft, verschijnt de analyse automatisch in de planningslijst van het laboratorium. Betreft het een analyse van een extern geleverd product (bijvoorbeeld grondstof, verpakking, bereiding), dan kan deze handmatig aan de planningslijst worden toegevoegd. Na vrijgifte van een analyse worden het chargenummer van de desbetrefende artikelcharge, het door het systeem gegenereerde analysenummer en het gehalte doorgeboekt naar het centrale artikelenbestand. Het gehalte kan bij de wegingen desgewenst gebruikt worden voor factoriseren. Indien op de analyseetiketten het analyse- of chargenummer met behulp van een barcode wordt afgedrukt, kan deze barcode door het systeem gebruikt worden om artikelcharges te identigceren. De bereiding van reagentia kan met de bereidingsmodule geprotocolleerd uitgevoerd worden. Een van de voordelen hiervan is dat de houdbaarheid van reagentia zo door PROAZ II bewaakt kan worden. Papierloos Bij het gebruik van PROAZ II kan ervoor gekozen worden volledig op papier te werken. Het is ook mogelijk volledig papierloos te werken; bereidingen en analyses kunnen te allen tijde worden onderbroken om op een ander werkstation te worden voortgezet. Via wat geavanceerdere netwerken kan zelfs draadloos gewerkt worden. Er kan ook voor een mengvorm van beide werkwijzen worden gekozen waarbij de wegingen worden geregistreerd, waarna met behulp van papieren protocollen verder wordt gewerkt. Eventueel kan men er dan nog voor kiezen de resultaten van dwingende controles achteraf in de computer in te voeren, zodat hiermee managementoverzichten of overzichten voor trendanalyses gegenereerd kunnen worden. Bestandsonderhoud Binnen de module Bestandsonderhoud is het mogelijk bereidings- en analysevoorschriften in te voeren, te wijzigen, te raadplegen en te archiveren. Nieuwe voorschriften kunnen als afgeleide van een reeds bestaand voorschrift worden ingevoerd. Op deze manier is het mogelijk met behulp van een goed doordacht referentievoorschrift alle voorschriften van een bepaalde productgroep ehciënt in te voeren. Na invoeren en eventueel aanbrengen van correcties wordt het voorschrift conform de GMP-richtlijnen door de drie verantwoordelijke personen geautoriseerd: productie, kwaliteitscontrole en kwaliteitsgarantie. Bij autorisatie wordt de eventuele vorige versie van het voorschrift, in overeenstemming met de GMP-richtlijnen, weggeschreven naar het archiejestand. Door steeds te omschrijven wat de reden van wijzigen is en het hiertoe uitgevoerde onderzoek, wordt de historie van een voorschrift netjes gedocumenteerd bewaard. Er kan zelfs voor gekozen worden de ontwerpmonogrageën geheel in het programma op te stellen en te beheren. Met de module Bestandsonderhoud wordt ook het lokale artikelenbestand opgebouwd en onderhouden. Dit bestand is de ruggengraat van het systeem en bestaat niet alleen uit grondstofen in engere zin, maar ook uit [400] 15 maart 2002 Jaargang 137 Nr. 11 Pharmaceutisch Weekblad

5 verpakkingen, alle standaardbereidingen en reagentia. Aan de artikelen kunnen bereidings- en analysevoorschriften worden gekoppeld. Een van de voordelen van deze opzet is dat bereidingen zelf weer als grondstof voor andere bereidingen kunnen dienen. In het artikelenbestand worden alle benodigde gegevens van een artikel vastgelegd, zoals de leverancier, de houdbaarheid, de herkeurtermijn, de gehaltegrenzen, het al dan niet factoriseren, de R- en de S-zinnen of zelf opgestelde waarschuwingszinnen (E-zinnen), een codering voor vergift of opiaat, de soortelijke dichtheid, de verdringingswaarde (ten behoeve van zetpilbereidingen) en de vanuit de laboratoriummodule doorgeboekte analysegegevens. Bevoegdheden In PROAZ II worden de bevoegdheden van gebruikers toegekend per functie. Iedere functie heeft bepaalde rechten in het pakket. Door aan te geven welke functie(s) een bepaalde gebruiker heeft, worden automatisch de daarbij behorende bevoegdheden toegekend. De bevoegdheden variëren van het kiezen van menuonderdelen tot het klikken op knoppen. Overzichten In PROAZ II is een groot aantal overzichten standaard aanwezig. Enkele voorbeelden zijn overzichten met te herkeuren artikelen, overzichten met verplichte in-proces-controles en hun resultaten. Aangezien gebruikgemaakt wordt van rapporten die zijn gedegnieerd met een rapportgenerator, kunnen naar eigen inzicht en op eenvoudige wijze overzichten aan de standaardlijst worden toegevoegd. Twee bijzondere overzichten binnen de module zijn het opzoeken van een artikel in bereidings- of analysevoorschriften en de recall-procedure. Met behulp van de eerste optie kan op eenvoudige wijze nagegaan worden of een grondstof in voorschriften voorkomt en zo ja, in welke. Met de recall-procedure kan nagegaan worden in welke bereidingen een bepaalde grondstof(charge) is verwerkt. Er kan hierbij geselecteerd worden op het ingevoerde analysenummer of het chargenummer. Indien bij individuele bereidingen de patiëntgegevens zijn ingevoerd, kunnen ook deze snel achterhaald worden. Instellingen Vele opties in het pakket zijn naar eigen inzicht aan of uit te zetten, zodat het systeem gemakkelijk in diverse werksituaties kan worden ingezet. Beschouwing De nieuwe versie van PROAZ is, zoals hierboven is beschreven, een zeer uitgebreid pakket en uitermate Hexibel. Deze Hexibiliteit heeft echter als nadeel dat men vóór implementatie van het pakket zeer goed moet overwegen wat men ermee wil. Aanpassingen in geautoriseerde voorschriften leiden onherroepelijk tot het uit autorisatie vallen van het desbetrefende voorschrift, dat kan derhalve veel extra werk met zich meebrengen. Even snel een kleine wijziging voor een bereiding doorvoeren is er met dit systeem niet meer bij. De uitgebreide functionaliteiten maken het mogelijk een groot deel van de kwaliteitsborging volgens GMP-Z-richtlijnen in één systeem onder te brengen. Niet alleen kunnen voorraadbereidingen en individuele bereidingen op eenduidige wijze worden begeleid (ondersteund door in-proces-controles en verwijzingen naar andere onderdelen van het kwaliteitssysteem), ook voorziet PROAZ II in een naadloze aansluiting op de analyse. Voorbeelden van gebruiksmogelijkheden zijn het geheel papierloos werken en het opstellen van ontwerpmonogrageën. Even snel een kleine wijziging voor een bereiding doorvoeren is er met dit systeem niet meer bij De integriteit van het gegevensbestand is sterk gewaarborgd. Daarnaast worden alle handelingen gelogd met een zogenaamde time-stamp, waardoor het ook mogelijk is bepaalde handelingen chronologisch te reconstrueren. De openheid van het gegevensbestand creëert de mogelijkheid van gegevensuitwisseling met andere pakketten. Door de Windows-look en het gebruik van bekende applicaties als MS Word, is PROAZ II zeer gebruikersvriendelijk en is het mogelijk er in korte tijd voldoende ervaring mee op te doen en mensen met weinig computerervaring ermee te laten werken dankwoord Onze dank gaat uit naar alle personen die een rol hebben gespeeld bij de ontwikkeling en het in de praktijk testen van PROAZ II en naar Anja Blokland en Marcel de Ridder voor het doornemen van het manuscript. literatuur 1 Lange R, Rupert A. PROAZ: een flexibel kwaliteitsborgingssysteem voor bereidingen in de ziekenhuisapotheek. Ziekenhuisfarmacie 1996(4): Werkgroep GMP-Ziekenhuisfarmacie. GMP Ziekenhuisfarmacie. Den Haag: Nederlandse Vereniging voor Ziekenhuisfarmacie; bereiding&analyse 15 maart 2002 Jaargang 137 Nr. 11 Pharmaceutisch Weekblad [401]