Hoe gebruikt u de Exchange?

Transcriptie

1 Hoe gebruikt u de Exchange? Een handleiding voor nieuwe leden Klussen zoeken Een klus uitbesteden Uw eerste klus DOs & DON Ts

2 Welkom bij de Exchange Gefeliciteerd met uw abonnement op de nummer één vrachtuitwisseling De Transport Exchange Group heet u hartelijk welkom aan boord. De Exchange kent vele handige functies, gericht op het optimaliseren van uw bedrijf, maar voordat u begint vragen wij u om het ledenmanifest zorgvuldig te lezen en te ondertekenen. Dit zal verschijnen zodra u voor de eerste keer inlogt op uw Exchange account. Door de online versie van dit ledenstatuut te ondertekenen, gaat u akkoord met de onderlinge omgangsregels voor leden van de Exchange. Neemt u alstublieft ook kort de tijd om deze beknopte handleiding door te nemen, zodat u de basisprincipes van de Exchange begrijpt. In deze handleiding staat onder andere hoe u klussen zoekt, hoe u een lading uitbesteedt, en wat u moet doen als u eenmaal een klus geboekt hebt. Ten slotte wijzen wij u op het belang van het doornemen van de Do's en Don'ts, deze lijst is samengesteld op basis van veel feedbackberichten van leden en zal u zeker helpen. Mocht u nog vragen hebben na het lezen van deze handleiding, bel ons dan op om een Account Manager te spreken. Het Exchange team 1

3 Klussen zoeken Een terugrit plaatsen Plaats een terugrit op de Exchange om geschikte ladingen op uw route te vinden. Voer de details in van uw terugrit, zoals route, tijden en beschikbare laadcapaciteit. Deze gegevens zijn zichtbaar voor andere leden. Selecteer de Alle Bestemmingen optie als u ook notificaties wilt ontvangen over ladingen die zich bevinden op de route die u hebt ingevoerd maar waarvan de bestemmingen afwijken van uw route (mogelijk zelfs terug naar de locatie waar u net vandaan komt). Als u klaar bent, klik dan op zetten. om uw rit in de Exchange te 2

4 Log in op de Mobiele App om uw beschikbaarheid aan te geven Log in op de Mobiele App van de Courier Exchange en zet Tracking aan om uw real-time locatie bekend te maken op de Live Beschikbaarheidskaart (LAM). De LAM is alleen zichtbaar voor gebruikers met een bedrijfsabonnement, maar het is belangrijk dat u weet hoe bedrijven uw locatie, status en details kunnen zien op de LAM. De status van klussen wordt automatisch aangepast in de Exchange als een chauffeur gebruik maakt van de Mijn Boeking functie van de Mobiele App. Belangrijk! Eigenrijders loggen in op de App onder hun Exchange gebruikersnaam en wachtwoord terwijl bedrijven aparte inloggegevens voor al hun chauffeurs krijgen. Netwerken met het Ledenregister Het Ledenregister is de eenvoudigste manier om leden in uw omgeving te vinden, contact met hen op te nemen en zakenrelaties met hen aan te gaan. Bedrijven werken liever samen met leden over wie ze iets weten dan met leden van wie ze niets weten. Chauffeurs kunnen bedrijven vinden voor wie ze zouden willen werken en bedrijven kunnen chauffeurs vinden met wie ze samen zouden willen werken. 3

5 Door op de naam van een lid of het "Info" icoontje te klikken, wordt hun Accreditatiescherm geopend. Dit bevat de bedrijfsgegevens, feedbackscores, specialistische diensten etc. van desbetreffend lid. Deze informatie stelt leden in staat om een weloverwogen keuze te maken met betrekking tot met wie ze samen werken. Vind ladingen Onze Ladingen sectie geeft alle ladingen weer die op dat moment op de Exchange staan. U kunt alle actieve ladingen zien in een Lijstweergave, gesorteerd op tijd van plaatsen, of bekijk alle ladingen op de "Ladingenradar. Deze kaart is beschikbaar voor leden met een Onderneming+, Expediteur+, Goederenvervoers- of een Euro Bedrijfsabonnement. 4

6 Op de kaart zijn ladingen weergegeven door middel van turquoise en paarse pijlen. Turquoise pijlen geven ladingen weer die de afgelopen 15 minuten zijn geplaatst, paarse pijlen geven ladingen weer die langer dan 15 minuten geleden zijn geplaatst. Sterretjes geven aan dat er zich meerdere ladingen binnen een afstand van 8 kilometer van elkaar bevinden. Als u op een lading klikt, verschijnt er een ballon met informatie over de lading, zoals afhaallocatie en bestemming, benodigde afmetingen van het gezochte voertuig, betaaltermijn en contactgegevens. Als u op de 'Details knop klikt, ziet u het Accreditatiescherm van het betreffende lid. Dit bevat de bedrijfsgegevens, feedbackscores etc. van dit lid. Als u interesse hebt in de klus neemt u contact op met het lid en noemt u de prijs waarvoor u het werk wilt aannemen. 5

7 Een klus uitbesteden Bekijk de Live Beschikbaarheidskaart (LAM) De Live Beschikbaarheidskaart laat de real-time locatie en beschikbaarheid van elke Exchange chauffeur zien die ingelogd is op de Mobiele App van de Courier Exchange en de Tracking functie aan heeft gezet, of die gebruik maakt van een geïntegreerd tracking systeem. Bedrijven maken gebruik van de Live Beschikbaarheidskaart omdat ze op deze manier gemakkelijker en sneller een beschikbare chauffeur kunnen vinden in een bepaald gebied. - Beschikbaar voertuig - Niet-beschikbaar voertuig - Voertuig met onbekende status - Meerdere voertuigen die zich binnen 8 kilometer van elkaar bevinden. Klik op een voertuig en er opent zich een venster met informatie over de chauffeur, het voertuig en de contactgegevens. Bekijk de terugritten In deze sectie kunt u door alle geplaatste Terugritten scrollen om diegene te vinden die past bij uw opdracht. Als u de oranje "Track" knop ziet onder een Terugrit, betekent dit dat de chauffeur gebruik maakt van de Mobiele App van de Courier Exchange of gelinkt is aan een tracking partner van de Exchange en dat u de locatie van deze chauffeur kunt bekijken op de kaart. 6

8 Plaats een lading Als u een lading wilt plaatsen op de Exchange gaat u naar de ladingen-pagina. Klik op en vul het formulier in om uw lading op de Exchange te zetten. Als de belangrijkste gegevens (Locaties, Voertuiggrootte etc.) van uw ladingen vaak hetzelfde zijn kunt u tijd besparen door op "Plaats Lading en Onthoud voor Later te klikken. Het Plaats Lading formulier en de details worden dan opnieuw gebruikt als u de lading later bevestigt en u de aanvullende informatie in moet vullen die te zien zal zijn in de aanvullende secties. Als u de lading eenmaal heeft aangeboden zal het systeem zoeken naar geschikte leden om het vervoer te regelen. 7

9 Uw eerste klus Stuur / ontvang een bevestiging Als u een klus boekt via het systeem, zorg er dan voor dat u een bevestiging stuurt/ontvangt en deze checkt. De bevestiging bevat belangrijke informatie. Zorg dat u een leveringsbewijs hebt Het leveringsbewijs is een essentieel document, dat u nodig hebt om te kunnen aantonen dat u de lading succesvol heeft afgeleverd. Datum en tijd van levering moeten duidelijk in dit document vermeld staan, net als de naam en handtekening van de ontvangende partij. Sommige partijen zullen weigeren te betalen als u geen fysiek ontvangstbewijs kunt overhandigen! Contacteer uw opdrachtgever daarnaast direct nadat u de lading hebt afgeleverd. U kunt ook gebruik maken van de Mobiele App van de Courier Exchange om de opdrachtgever te informeren. Belangrijk! LAAT uw gegevens NIET achter op de afhaal- of afleveringslocaties. Gebruik een blanco ontvangstbewijs waar uw details niet op staan vermeld. Deze formulieren zijn te koop bij leveranciers van kantoorbenodigdheden. 8

10 Verzend facturen en ontvangstbewijzen zo snel mogelijk Probeer uw factuur zo snel mogelijk nadat u een lading heeft geleverd op te stellen en verstuur deze samen met de ontvangstbevestiging. Verwacht geen vlotte betaling als u pas na drie weken een factuur verstuurt! De Exchange heeft een facturatiemodule die u voor zowel uw eigen klanten als andere leden van de Courier Exchange kunt gebruiken. Onthoud dat communicatie het belangrijkste is Om een succesvolle courier te zijn, moet u in elk stadium van de levering communiceren en flexibel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. Als u werk uitvoert in opdracht van een ander vervoersbedrijf, houd dan in gedachten dat u hun reputatie 'uitdraagt'. Ze zullen regelmatige updates verwachten, vooral omtrent het afhalen en afleveren van de zending. Vooral als er zich problemen voordoen, zoals pech of files, is het belangrijk om hen hier zo snel mogelijk van op de hoogte te stellen. DOs & DON Ts DO: Stel uzelf voor aan andere leden. DO: Wees te allen tijde beleefd naar andere leden. DO: Communiceer zo vaak als nodig is als u een klus uitvoert voor iemand anders (dit houdt onder andere in dat u de opdrachtgever belt wanneer de goederen aan boord zijn, als ze afgeleverd zijn en als er zich complicaties voordoen). DO: Bevestig alle klussen via het systeem. DO: Markeer een klus als verkocht als deze niet langer beschikbaar is. DO: Geef feedback voor elke opdracht die u via het systeem uitvoert DO: Zorg dat u een ondertekend leveringsbewijs ontvangt voor elke klus (zonder contactgegevens). DO: Verstuur uw factuur en leveringsbewijs tegelijkertijd per post, tenzij er anders overeen is gekomen. 9

11 DO: Voer Terugritten in voor elke klus. DO: Maak gebruik van de verschillende functies van de Exchange. DO: Gebruik de Kennisbank om antwoorden te vinden op uw vragen. DO: Stuur een supportticket of bel ons als u vragen heeft waarop u het antwoord niet kunt vinden in de Kennisbank. DO: Betaal de partij waaraan u een klus uitbesteedt binnen de afgesproken termijn. DO: Voer een zorgvuldig debiteurenbeheer. DO: Hernieuw uw abonnement vóór het verloopt. DO: Houd uw persoonlijke gegevens en verzekeringen up-to-date. DO: Lees u in in de huisregels van het forum. DO: Stuur ons uw opmerkingen & suggesties via het ledenportal. DO: Zorg dat uw bankgegevens bekend zijn op de site en dat ze op elke factuur staan. DO: Update uw status en locatie door middel van de Mobiele App. DO: Factureer direct na elke klus om vertragingen in de betalingen te voorkomen. DON'T: Wees niet onbeleefd, beledigend of agressief naar andere leden, klanten of personeel. DON'T: Vraag niet op het forum wat u moet vragen voor een klus. DON'T: Steel geen klanten van andere leden. DON'T: Laat uw gegevens niet achter op de afhaallocatie of de bestemming. DON'T: Doe niets wat u niet bent overeengekomen met de opdrachtgever. DON'T: Laat u niet negatief uit over andere leden op het forum, maak gebruik van het Feedbacksysteem. DON'T: Besteed klussen die u aanneemt op de Exchange niet uit door deze opnieuw aan te bieden op de Exchange of een ander netwerk. DON'T: Plaats geen spoedklussen als u niet bereid bent een conforme prijs te betalen. DON'T: Dien geen klachten in over late betalingen zonder er eerst zelf alles aan gedaan te hebben om uw betaling te krijgen. DON'T: Maak geen misbruik van nieuwe leden. DON'T: Overtreed de regels van het forum niet. DON'T: Stel geen vragen aan de supportafdeling via het forum. DON'T: Gebruik uw overeenkomstbevestiging niet als een leveringsbewijs of als bewijs bij de afhaal- of afleverlocatie. 10

12