FUNCTIEPROFIEL. Functie: Directeur financiën en ICT. A. Functiebeschrijving. 1. Context van de functie

Transcriptie

1 FUNCTIEPROFIEL Functie: Directeur financiën en ICT A. Functiebeschrijving 1. Context van de functie Naar aanleiding van de persoonsvolgende financiering is de wijze waarop Ter Heide gefinancierd wordt grondig veranderd. Ter Heide staat dan ook voor een cruciale omslag. De veilige subsidieomgeving is immers ingeruild voor een omgeving met een toenemende marktwerking en concurrentie. 2. Doel van de functie Je ontwikkelt een financiële strategie die inspeelt op deze realiteit door Ter Heide om te bouwen van een subsidiemodel naar verdienmodel. Je zet hierbij een kostprijsmodel op zodat de woon en leefkosten, de kostprijs voor de zorg en de ondersteuning en de nodige investeringsruimte op een transparante manier berekend kunnen worden. Na het verankeren en ten uitvoer brengen van de nieuwe financieringsvorm op korte termijn, analyseer je eveneens de financiële mogelijkheden op langere termijn en bekijk je het investeringsbeleid van Ter Heide in een zo ruim mogelijk kader. Naast je mandaat op financieel vlak, sta je ook in voor het uitbouwen van de centrale aankoopdienst (aankoop en voorraadbeheer) en een modern en klantgericht ICT-beleid. Je stuurt de (verbeter)projecten op vlak van financiën, ICT en aankoop zelfstandig aan en je trekt binnen de verschillende diensten op een vlotte manier verfrissende initiatieven op gang. 3. Plaats in de organisatie Je wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan de algemeen directeur Je vormt een team met de overige directeurs en ondersteunt hen in het voeren van hun beleid met financiële data, aankoopprocedures, ICT oplossingen, beheer van voorraden en materialen. Je geeft aansturing aan de medewerkers van de financiële dienst, de verantwoordelijke economaat, de verantwoordelijke ICT en de verantwoordelijke informatiebeheer Je ondersteunt via je medewerkers de co-sturingen van de woonbuurten en de verantwoordelijken en hoofden van de afdelingen. 4. Kwalificatievereisten Licentiaat of master, bij voorkeur in een financiële richting. 5. Resultaatgebieden en taken

2 Resultaatgebied 1: Je staat mee aan het roer van een boeiende en succesvolle organisatie en bepaalt samen met de andere directieleden de richting (missie, waarden, visie) waarin de organisatie moet evolueren rekening houdend met de actuele ontwikkelingen binnen de organisatie en de externe omgeving. - Inzicht verwerven in Ter Heide en dit vanuit diverse perspectieven: organisatie van de zorg, structuur, cultuur, competenties, financiële onderbouw, kwaliteit, etc. - Samen met de andere directieleden de missie, waarden en visie van de organisatie expliciteren en actualiseren volgens de vastgelegde beleidscyclus - Samen met de andere directieleden de missie, waarden en visie vertalen in strategische en operationele doelstellingen - Samen met de verantwoordelijken de doelstellingen die horen tot het beleidsdomein waarvoor men verantwoordelijk is verder vertalen in beleidsplannen met concrete (jaar)doelstellingen en projecten en dit zowel voor de ondersteunende (staf)diensten als de woonbuurten - Opvolgen, bijsturen en evalueren van de doelstellingen binnen de eigen domeinen/afdelingen - Informeren van het directieteam over de stand van zaken met betrekking tot de eigen projecten die afgeleid zijn van de operationele doelstellingen Resultaatgebied 2: Je bouwt een effectief, efficiënt en concurrentieel verdienmodel uit met als doel Ter Heide op korte termijn financieel veilig te stellen. Op wat langere termijn dwing je nieuwe kansen en opportuniteiten af. - Inzicht verwerven in het financieringskader Persoonsvolgende Financiering - Nauwgezet de ontwikkelingen met betrekking tot de Persoonsvolgende Financiering opvolgen - Ontwikkelen en inzetten van een alomvattend kostprijsmodel met inbegrip van kostprijsberekening, prijsopbouw en prijssetting - Berekenen van de woon en leefkosten - Berekenen van de kosten voor zorg en ondersteuning - Creëren van ruimte voor investeringen - Het eigen kader en de kostprijs toetsen aan de marktprijs Resultaatgebied 3: Je brengt samen met de directeur personeel een solide samenwerking op gang tussen de financiële medewerkers en de medewerkers van de afdeling personeel en organisatie zodat de personeelskost, als belangrijkste kost binnen Ter Heide, optimaal ingeschat, beheerst en beheerd kan worden. - Inzicht krijgen in alternatieve vormen van loonfinanciering - Opstellen van een begroting van de personeelskost - Opvolgen van de personeelskost - Afstemmen rond de optimale inzet van personeelsmiddelen vanuit financieel standpunt

3 - Vervullen van een knipperlichtfunctie met betrekking tot personeelskost - Resultaatgebied 4: Je beheert en optimaliseert de financiële processen binnen de organisatie teneinde een goed financieel beleid te kunnen voeren dat wettelijk en efficiënt is en zich vertaalt in sterke financiële resultaten. - Coördineren en opvolgen van de verschillende financiële processen zoals de begrotingsopmaak, budgetbeheer, etc. - Optimaliseren van de financiële activiteiten met betrekking tot financiële planning, budgetcontrole en liquiditeitsbeheer - Ondersteunen van collega-directieleden in het voeren van hun financieel beleid bv. op vlak van budgetopvolging en -bewaking - Adviseren en ondersteunen van het zorg- en afdelingsmanagement bij het implementeren en verankeren van financiële processen, procedures en instrumenten in hun afdeling of dienst - Structureren en op elkaar afstemmen van onderliggende administratieve processen - Zoeken naar mogelijkheden tot besparing en het verhoging van opbrengsten - Opvolgen van projecten vanuit financieel oogpunt bv. budgetbewaking Resultaatgebied 5: Je staat in voor inrichten, opvolgen en bijsturen van een efficiënte boekhouding en zorgt voor financiële analyses teneinde steeds een correcte weergave van de financiële situatie van de organisatie te kunnen geven en te verzekeren dat aan alle wettelijke bepalingen is voldaan. - Toezien op het correct beheer en toepassing van de boekhoudkundige activiteiten bv. opmaak jaarrekening - Zorgen voor opmaak en controle van de maand-, kwartaalafsluitingen en van de jaarrekeningen - Ontwikkelen van methoden en instrumenten voor financiële analyse en rapportering - Informeren van het directieteam over de financiële situatie en positie van de organisatie - Voorzien van rapporten en analyses in functie van te nemen beslissingen Resultaatgebied 6: Je beheert en volgt de volledige verzekeringsportefeuille van de organisatie op, met uitzondering van de arbeidsongevallenverzekering en de verzekering gezondheidszorg. - Beheren van verzekeringscontracten - Zorgen voor de juiste uitvoering en naleving van de wettelijke en interne richtlijnen op het gebied van verzekeringen - Zorgen voor een juiste en tijdige aangifte van een aantal typen schadegevallen bv. met betrekking tot wagens, brand, etc. Resultaatgebied 7:

4 Je zorgt voor het indienen, opvolgen, optimaliseren en op touw zetten van subsidiedossiers en sponsordossiers teneinde bijkomende financiële opbrengsten te generen - Administratief opvolgen en beheren van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Indienen van volledige en correcte dossiers rekening houdend met de wettelijke voorschriften en termijnen die gerespecteerd moeten worden - Opvolgen en controleren van afrekeningen van subsidiedossiers - Signaleren en benutten van kansen om subsidies te optimaliseren - Zorgen voor afstemming met de directeur logistiek met betrekking tot logistieke dossiers Resultaatgebied 8: Je staat in voor het opvolgen en bijsturen van de werking van de dienst ICT om de kwaliteit van het ICT-beleid, de efficiëntie en de continuïteit te verzekeren. - Nagaan of de gewenste resultaten bereikt worden binnen de dienst ICT in overleg met de verantwoordelijke ICT en de verantwoordelijke informatiebeheer - Op de hoogte blijven van de actuele ontwikkelingen met betrekking tot informatie- en communicatietechnologie - Samen met de verantwoordelijke ICT en de verantwoordelijke informatiebeheer zorgen dat relevante, nieuwe ontwikkelingen op vlak van ICT geïmplementeerd worden de organisatie - Plannen, opvolgen en bijsturen van dienstgebonden doelstellingen in overleg met de verantwoordelijke ICT en de verantwoordelijke informatiebeheer Resultaatgebied 9: Je bent verantwoordelijk voor het opvolgen en bijsturen van de werking van de centrale aankoopdienst om de kwaliteit van het aankoopbeleid en het voorraadbeheer, de efficiëntie en de wettelijkheid te verzekeren. - Nagaan of de gewenste resultaten bereikt worden binnen de dienst economaat in overleg met de verantwoordelijke economaat - Op de hoogte blijven van de actuele ontwikkelingen met betrekking tot het aankoopbeleid (wet op de overheidsopdrachten) en vooraadbeheer - Samen met de verantwoordelijke economaat zorgen dat relevante, nieuwe ontwikkelingen geïmplementeerd worden binnen het economaat en de organisatie - Plannen, opvolgen en bijsturen van dienstgebonden doelstellingen in overleg met de verantwoordelijke economaat - Samen met de verantwoordelijke economaat zorgen voor een vereenvoudiging van de onderliggende (administratieve) processen in de gehele organisatie die gelinkt zijn aan het aankoopbeleid of het voorraadbeheer Resultaatgebied 10:

5 Je stuurt en begeleidt de medewerkers van de financiële dienst, de verantwoordelijke ICT, de verantwoordelijke informatiebeheer en de verantwoordelijke economaat teneinde hen betrokken en deskundige te maken. - Houden van opvolgings- en ontwikkelingsgesprekken - Coachend aansturen van medewerkers - Opstellen van vormingsplannen - Informeren van medewerkers over functie-, dienst- of organisatiegebonden zaken Resultaatgebied 11: Je ondersteunt en begeleidt de co-sturingen van de woonbuurten en de verantwoordelijken en hoofden van de afdelingen inzake het beleid rond financiën, ICT en aankoop- en voorraadbeheer teneinde de efficiëntie en kwaliteit hieromtrent te bewaken of te verbeteren en hen betrokken en deskundig te maken. - Ondersteunen van de costuring van een woonbuurt in het opmaken van een beleidsplan met (jaar)doelstellingen op vlak van financiën, ICT en aankoop- en voorraadbeheer - Begeleiden en adviseren van de costuring in het uitvoeren van de beleidsplannen en het organiseren van de dagelijkse werking met betrekking tot financiën, ICT en aankoopen voorraadbeheer - Opvolgen van de resultaten die voortvloeien uit de beleidsvoering en werking - Samen met de andere directieleden het beleid en de werking van de woonbuurt in zijn totaliteit regelmatig evalueren aan de hand van de beleidsplannen Resultaatgebied 12: Je vertegenwoordigt de organisatie vanuit financieel oogpunt proactief naar diverse externe partners bv. (subsidiërende) overheden, banken, bedrijfsrevisor, andere organisaties, verenigingen, sponsors, etc. - Vertegenwoordigen van de organisatie op externe overleggen met betrekking tot financiën, ICT, aankoop en voorraadbeheer in functie van wederzijdse informatieuitwisseling - Fungeren als aanspreekpunt voor externe partners met betrekking tot financieeleconomische aspecten Resultaatgebied 13: Je bevordert je eigen professionele ontwikkeling teneinde het rendement van de functie en de domeinen waarvoor men verantwoordelijk is te handhaven en/of te verbeteren en in te spelen op relevante actuele ontwikkelingen. - Berichtgeving volgen rond vakgebonden onderwerpen op en communiceert hierover - Op zoek gaan naar relevante (achtergrond)informatie binnen de organisatie of in de externe omgeving - De nodige opleidingen volgen en deze integreren in het eigen handelen - De werkuitvoering aanpassen in functie van de wijzigende ontwikkelingen

6 B. Competenties 1. Kerncompetenties van Ter Heide Bewonersgerichtheid: De bewoner als een individu in zijn eigenheid respecteren en erkennen. De behoeften van de bewoner(s) als leidraad beschouwen en er adequaat op reageren. Betrokkenheid en verantwoordelijkheid: Zich inzetten vanuit een gevoel van verantwoordelijkheid, nauwgezetheid, engagement, fierheid, genegenheid en dit gevoel meedragen over de muren van de instelling en de werkuren heen. Transparantie en openheid: De wil tonen om te communiceren op een open en heldere manier en hiervoor de nodige inspanningen leveren. Zorgen dat informatie en kennis voor iedereen toegankelijk is. Talent en creativiteit: Gebruik maken van de ruimte die geboden wordt aan talent en creativiteit door initiatief te nemen en oog te hebben voor vernieuwing. Samenwerken en samen leren: Een actieve bijdrage leveren om een gemeenschappelijke opdracht te realiseren. Samen doelen nastreven, met respect voor ieder zijn kwaliteiten en beperkingen. 2. Functiespecifieke gedragscompetenties Overtuigingskracht: Instemming verkrijgen van anderen voor een mening, aanpak of visie door gebruikt te maken van goed onderbouwde argumenten en beïnvloedingsmethoden Netwerken: Ontwikkelen en handhaven van formele en informele contacten binnen en buiten de eigen dienst/organisatie en deze benutten om informatie, steun en medewerking te verkrijgen Visie (conceptueel denken): De dagdagelijkse praktijk overstijgen door feiten te bekijken van op een afstand en door ze in een ruimere context en in een langetermijnperspectief te plaatsen Organisatiesensitiviteit: Handelen met oog voor de invloeden en gevolgen van (eigen) beslissingen, voorstellen of acties op andere onderdelen van de organisatie Beslissen Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen

7 Richting geven: Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de organisatie/afdeling/dienst op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen): Medewerkers begeleiden tot optimale prestaties en groei in hun functie door hen te ondersteunen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen 3. (Vak)technische competenties - Algemeen management - Financieel management (sturen met boordtabellen) - Technieken van boekhouding - Wetgeving inzake boekhouding (intergemeentelijk samenwerkingsverband en CVBA), financiën en overheidsopdrachten - Inzicht in het systeem van de Persoonsvolgende Financiering - Toepasselijke reglementering van de subsidiërende overheden (VAPH, onderwijs, VDAB, ESF) - Informaticapakketten o.a. Microsoft Office en Cubic Pro C. Aanbod Een voltijdse betrekking voor onbepaalde duur Verloning volgens salarisschaal A5a A5b (lokale besturen) Overname van relevante anciënniteit Minimum 24 vakantiedagen, aangevuld met bijkomende dagen in functie van de leeftijd Verzekering gezondheidszorgen Tweede pensioenpijler Maaltijdcheques Fietsvergoeding en tussenkomst kosten openbaar vervoer D. Interesse? Deze vacature verloopt exclusief via Ascento. Stuur je CV & motivatiebrief voor 12 juli 2017 naar jobs.hasselt@ascento.be. Meer info kan je verkrijgen bij Cathy Devos, senior HR consultant, via