Volledige handleiding NS Business Card

Transcriptie

1 Inhoudsopgave: Volledige handleiding NS Business Card 1. Waarom werkt Autoreset met de NS Business Card? pagina 2 2. Onder welke voorwaarden krijg ik een NS Business Card in bruikleen? pagina 2 3. Wat kan ik met de NS Business Card? pagina 2 4. Hoe activeer ik mijn NS Business Card? pagina 3 5. Ik heb geen activerings ontvangen van de NS, wat moet ik doen? pagina 4 6. Bij welke vervoerders en vervoersmiddelen kan ik met de NS Business Card reizen? pagina 4 7. Hoe weet ik of de toevoeging,waarmee u in ook met alle bussen, trams en metro s kan reizen, op de NS Business Card staat? pagina 5 8. Hoe gebruik ik de NS Business Card? pagina 6 9. Wat als ik niet kan inchecken? pagina Wat als ik niet kan uitchecken? pagina Ik ben vergeten uit te checken, wat kan ik doen? pagina Ik ben vergeten in te checken bij een andere vervoerder dan de NS, wat kan ik doen? pagina Wat als ik mijn NS-Business Card ben vergeten? pagina Moet ik in- en uitchecken bij overstappen? pagina Als 65+ inwoner van de gemeente Rotterdam heb ik een pas waarmee ik gratis met het RET kan reizen. Gebruik ik deze kaart of de NS Business Card? pagina Kan ik er voor kiezen om geen gebruik te maken van de NS Business Card en zelf mijn kosten voor te schieten? Pagina Hoe declareer ik mijn rit als ik met de NS Business Card heb gereisd? pagina Ik heb een negatief saldo op mijn NS Business Card staan, wat moet ik doen? pagina Wat moet ik doen als ik de NS Business Card verlies? pagina Wat moet ik doen als mijn NS Business Card door beschadiging niet meer werkt? pagina Wat moet ik doen als ik vertraging heb? pagina Wat moet ik doen als ik mijn NS Business Card per ongeluk privé heb gebruikt? pagina Wat moet ik met de NS Business Card doen als ik langere tijd niet kan/mag werken of wil stoppen? pagina Ik heb een vraag die niet in deze handleiding wordt behandeld, waar meld ik me? Pagina 9

2 1. Waarom werkt Autoreset met de NS Business Card? We steeds vaker dat chauffeurs soms problemen hadden met het altijd moeten voorschieten van de reiskosten, met name wanneer zij meerdere lange en enkele ritten in de week rijden. Ook kon Autoreset door wetswijzigingen geen BTW meer terugvorderen over de reiskosten, omdat dit indirecte kosten zijn (de chauffeur betaalde namelijk in eerste instantie) U kunt zich voorstellen dat 6 % over de totale jaarlijkse reiskosten een behoorlijk bedrag is. De oplossing voor beide problemen werd gevonden in de NS Business Card. De chauffeurs kunnen hiermee op kosten van Autoreset reizen en hoeven dus niks voor te schieten en Autoreset kan de BTW terugvorderen omdat er via de NS Business Card wel sprake is van direct gemaakte kosten. 2. Onder welke voorwaarden krijg ik een NS Business Card in bruikleen? Tijdens uw inschrijving tekent u voor akkoord de Gebruikersovereenkomst. Hierin komt u met Autoreset de volgende artikelen overeen: Artikel 1. De NS Business Card blijft te allen tijde eigendom van Autoreset. Het is alleen toegestaan om de NS Business Card te gebruiken voor opdrachten van Autoreset. Oneigenlijk gebruik zal als fraude worden beschouwd, waarbij Autoreset de kosten vermeerderd met een administratieve toeslag van 15,- zal inhouden op het loon. Tevens kan Autoreset hierbij aangifte doen en besluiten om de samenwerking met u stop te zetten. Het uitlenen van uw NS Business Card aan collega s of derden is uitdrukkelijk verboden. Artikel 2. Het gebruik van de NS Business Card is op uw eigen verantwoording. Alle correcties/boetes/etc. die ontstaan door onjuist gebruik zoals niet uitchecken na een reis, worden nadat u hiervan op de hoogte bent gesteld, ingehouden van uw reserveringen. Artikel 3. Zodra mijn werkzaamheden voor Autoreset stoppen, of ik langdurig (langer dan 3 maanden) niet beschikbaar ben, zal ik de NS Business Card aangetekend retourneren aan Autoreset. Alle kosten voordvloeiend uit het niet retourneren of het niet aangetekend retourneren van de kaart komen voor rekening van ondertekenaar. Artikel 4. Autoreset controleert de kosten die gemaakt worden met de door haar ter beschikking gestelde NS Business Card. Door het ondertekenen van deze gebruikers overeenkomst verleent u Autoreset toestemming om op uw account op in te loggen. 3. Wat kan ik met NS Business Card? Met de NS Business Card kunt u met al het openbaar stads- en streekvervoer en de NS treinen binnen Nederland op kosten van Autoreset reizen. De kosten hiervan hoeft u niet voor te schieten, ook hoeft u de kaart niet op te laden met uw pinpas. De kosten die u namelijk maakt op de NS Business Card worden direct gefactureerd aan Autoreset. 4. Hoe activeer ik mijn NS Business Card? Handleiding NS BC juli

3 Tijdens de inschrijving ontvangt u een NS Business Card met een gebruikersovereenkomst. De overeenkomst vult u in en laat u bij Autoreset achter. De Business Card neemt u mee. Na uw inschrijving melden wij u, aan de hand van de gegevens op de gebruikersovereenkomst, aan op de website van de NS en maken we een account voor u aan. U krijgt hiervan een in uw eigen box waarmee u de NS account bevestigd. U opent de en klikt op de link hier (zie rode cirkel) Vervolgens komt u uit op de website van de NS: Vul bij wachtwoord het wachtwoord in dat u ook voor de website van Autoreset gebruikt. Indien u dit wachtwoord niet meer weet, neemt u dan contact op met Autoreset om dit op te vragen. Handleiding NS BC juli

4 Klik op de blauwe knop opslaan. U krijgt nu de volgende melding: Vanaf nu kunt u via inloggen met als gebruikersnaam uw adres (zoals dat bij Autoreset bekend is) en het wachtwoord dat u zojuist heeft ingevoerd. Dit is dus hetzelfde wachtwoord als dat u gebruikt om in te loggen op de Autoreset website. U kunt deze website nu sluiten. Verander nooit zomaar uw wachtwoord of gebruikersnaam, doe dit alleen in overleg met Autoreset. Het inloggen op kunt u doen als u wilt weten wat een reis precies heeft gekost. Omdat hier een behoorlijke vertraging in zit gebruikt u deze site niet om het in te voeren bedrag voor uw declaraties te bepalen. 5. Ik heb geen activerings ontvangen van de NS, wat moet ik doen? U kunt dit ook zelf via de website van de NS doen. Dit vergt wel een aantal handelingen. U kunt hiervoor het beste even contact opnemen met de servicedesk van Autoreset via telefoonnummer: Of stuur een naar ns@autoreset.nl 6. Bij welke vervoerders en vervoersmiddelen kan ik met de NS Business Card reizen? NS Business Card wel Vervoersmiddel: Regio: gebruiken voor: Aquabus Veerdienst Dordrecht en Drechtsteden Arriva Bus en Veerdienst Friesland, Groningen, Flevoland, Gelderland, Noord Brabant, Zuid Holland Connexxion Bus (ook Aggloliner en Qliner), Tram en Noord Holland, Zuid Holland, Utrecht, Flevoland, Gelderland, Overijssel, Zeeland Veerdienst EBS Bus Amsterdam/Waterland GVB Bus, Tram en Regio Amsterdam Metro GVU Bus Utrecht Hermes Bus Omgeving Eindhoven, Arnhem/Nijmegen en omstreken HTM Tram Den Haag/ Haaglanden NS Trein Landelijk Qbuzz Bus Groningen, Drenthe en Friesland RandstadRail Tram Zuid Holland Handleiding NS BC juli

5 RET Bus, Tram en Rotterdam en omgeving Metro Syntus Bus Twente, Gelderland TCR Bus Renesse, Zeeland Twents Bus Twente Veolia Bus (Ook Brabantliner), Veerdienst Haaglanden, Zeeland, Brabant, Limburg NS Business Card niet Vervoersmiddel: Regio: gebruiken voor: Veolia trein Maaslijn (Roermond, Swalmen, Reuver, Tegelen, Venlo, Blerick, Oostrum, Vierlingsbeek, Boxmeer, Cuijck, Molenhoek, Nijmegen) Heuvellandlijn (Kerkrade, Landrgraaf, Heerlen, Voerendaal, Ransdaal, Schin op Geul, Valkenburg a/d Geul, Meerssen, Maastricht) Treindienst Zutphen-Oldenzaal Connexxion/Syntus/Twents trein Treindienst Valleilijn ( Amersfoort, Barneveld, Ede, Wageningen) Treindienst Syntus (Almelo, Virezenveen, Daalerveen, Vroomshoop, Geerdijk, Mariënberg) tot dec 2013, daarna Arriva Arriva trein Vechtdallijnen (Emmen, Zwolle en Almelo, Mariënberg vanaf dec 2013) MerwedeLingelijn (Geldermalsen, Beesd, Leerdam, Arkel, Gorinchem, Boven Hardinxveld, Hardinxveld- Giessendam, Sliedrecht, Dordrecht) Noordelijke Nevenlijnen (Groningen, Delfzijl, Roodeschool, Leeuwarden, Stavoren, Zuidbroek, Veendam, Harlingen, Leeuwarden, Nieuweschans) 7. Hoe weet ik of de toevoeging,waarmee u ook met alle bussen, trams en metro s kan reizen, op de NS Business Card staat? Als u na 1 augustus 2013 bent ingeschreven dan heeft Autoreset de toevoeging voor u op de kaart gezet. Als u voor die tijd bent ingeschreven dient u dit zelf via de kaartautomaat van de NS te doen. Weet u niet of deze toevoeging op uw kaart staat? Dan adviseren wij u om even contact op te nemen met de helpdesk van de NS via telefoonnummer Zij kunnen aan de hand van uw kaartnummer zien of de bus/tram/metro toevoeging op uw kaart staat. Handleiding NS BC juli

6 8. Hoe gebruik ik de NS Business Card? Met de NS-Business Card reist u met één kaart door in en uit te checken bij de trein, bus, tram en metro. U kunt in- en uitchecken door uw NS-Business Card tegen de kaartlezer op de paaltjes of poortjes te houden. Dit kan direct vanaf het moment dat uw NS-Business Card geldig is; u hoeft de kaart niet eerst te activeren. Let op: Als u niet in- of uitgecheckt bent, heeft u ook geen geldig vervoerbewijs. U kunt alleen inchecken bij de paaltjes of poortjes van de vervoerder waar u mee reist. Bij een kaartautomaat kunt u niet inchecken. Graag geven wij u nog twee tips: Houd altijd de juiste pas voor het in- of uitcheckpunt. Het niet in- of uitchecken kan gevolgen hebben. Houd nooit uw portemonnee voor een in- of uitcheckpunt. De kans dat hij uw NS Business card niet goed pakt, maar bijvoorbeeld een eigen OV Chipkaart is hierbij groot. 9. Wat als ik niet kan inchecken? Indien een poortje of paaltje niet werkt, dan dient u een ander poortje of paaltje te zoeken en in te checken. Indien alle poortjes of paaltjes op een station niet werken, dan kunt u een papieren vervoersbewijs kopen. 10. Wat als ik niet kan uitchecken? Wanneer u niet kunt uitchecken, kan NS de ritprijs niet bepalen en wordt er een correctietarief in rekening gebracht. Dit tarief wordt, conform de gebruikersovereenkomst, door Autoreset ingehouden op uw reserveringen. In sommige gevallen kan dit via de website van de NS worden gecorrigeerd, dit kunt u aangeven via de aan ns@autoreset.nl. Wij regelen dit dan voor u. 11. Ik ben vergeten uit te checken, wat kan ik doen? Als u vergeet uit te checken kunt u dit alsnog doen op dezelfde dag. Wilt u gelijk daarna weer inchecken voor een volgende rit, dan kan dit na 3 minuten wachttijd. Als u niet uitcheckt, wordt een correctietarief (zie vraag 10) in rekening gebracht. 12. Ik ben vergeten in te checken bij een andere vervoerder dan de NS, wat kan ik doen? In- en uitchecken is bij alle OV-vervoerders verplicht. Bent u vergeten in te checken, dan ontvangt u bij controle direct een proces-verbaal (in tegenstelling tot de situatie bij NS, waarbij achteraf een correctietarief op de factuur komt). De reden hiervan is dat de andere OV-vervoerders geen mogelijkheid hebben een notitie te plaatsen in de systemen van NS en zullen daarom de kaarthouder als een gewone klant behandelen. 13. Wat als ik mijn NS-Business Card ben vergeten? Zit u nog niet in de trein, neem dan contact op met Autoreset en koop een kaartje bij een NS verkooppunt. Zit u al in de trein? Voor reizigers met de NS-Business Card worden in principe geen boetes in de trein uitgeschreven. Wanneer u uw NS-Business Card vergeet, bent u voor een conducteur echter niet herkenbaar als zakelijke reiziger. In dit geval wordt u behandeld als een particuliere reiziger en wel beboet met een zogenaamd Uitstel van Betaling (UvB). Handleiding NS BC juli

7 14. Moet ik in- en uitchecken bij overstappen? Stapt u over op een andere NS-trein, dan hoeft u tussentijds niet uit en weer in te checken. Stapt u over op een andere (trein)vervoerder of een ander vervoermiddel, dan moet u wel eerst uitchecken bij NS. Daarna checkt u in bij de andere vervoerder. Let op. Bij het overstappen naar een andere vervoerder of naar een ander vervoermiddel betaalt u in sommige situaties twee keer een opstaptarief. 15. Als 65+ inwoner van de gemeente Rotterdam heb ik een pas waarmee ik gratis met het RET kan reizen. Gebruik ik deze kaart of de NS Business Card? Voor reizen met het RET kunt u gebruik blijven maken van de kaart die u vanuit de gemeente heeft ontvangen. Let hierbij wel op dat als u overstapt op een andere vervoerder dat u niet vergeet in te checken met uw NS Business Card. Bij het declareren mag u de kosten aanhouden zoals wordt omschreven bij vraag Kan ik er voor kiezen om geen gebruik te maken van de NS Business Card en zelf mijn kosten voor te schieten? Autoreset heeft, zoals in vraag 1 te lezen valt, om belangrijke redenen gekozen voor het gebruik van de NS Business Card. De Business Card kunt u voor alle bussen, trams en metro s gebruiken binnen Nederland en voor alle treinen van de NS. Autoreset heeft daarom besloten vanaf 19 augustus 2013 geen reiskosten meer te vergoeden voor OV reizen die op de NS Business Card gemaakt hadden kunnen worden. Alleen wanneer er sprake is van een reis met een andere trein dan van de NS kunt u hiervoor de kosten vergoed krijgen. (Voor een overzicht waar u de NSBC wel/niet voor kunt gebruiken kijkt u bij vraag 6.) Ook wanneer de incheckpaaltjes kapot zijn en u een kaartje bij de automaat moet kopen, kunt u deze kosten declareren. 17. Hoe declareer ik mijn rit als ik met de NS Business Card heb gereisd? Omdat Autoreset moet weten welke kosten er kunnen worden doorbelast aan haar klanten, moeten we weten wat de kosten zijn die u maakt op uw NS Business Card. Wij willen dus graag van u weten hoeveel u op de NS Business Card heeft geboekt. Dit doet u heel eenvoudig als volgt. U bereidt per rit uw reis voor via bij een uitdraai van de Openbaar Vervoersmogelijkheden ziet u halverwege de pagina de kop prijs van je reis staan. Dit is het reguliere tarief zonder korting, schrijf dit bedrag over op bijvoorbeeld uw ritopdracht, of een kladpapier. U mag hier de totale prijs van die rit opschrijven en hoeft dus niet te specificeren per bus/trein,etc. Wanneer u aan het eind van de rit thuis komt en uw uren declareert, voert u bij reiskosten de eerder Handleiding NS BC juli

8 opgeschreven totale kosten per rit in onder de optie NS Business Card. Wanneer u twee ritten op één dag doet, bepaalt u via de kosten per rit en deze voert u in bij de betreffende rit. Gebruik altijd het volle tarief dat de website aangeeft en gebruik nooit het kortingstarief. 18. Ik heb een negatief saldo op mijn NS Business Card staan, wat moet ik doen? Een negatief saldo kan alleen ontstaan als u met een vervoersmiddel reist waar de NS Business Card niet geldig voor is. Als u na 1 augustus 2013 bent ingeschreven kunnen dit alleen treinen van een andere vervoerder dan de NS zijn. Bijvoorbeeld treinen van Arriva of Veolia. Als u voor 1 augustus 2013 bent ingeschreven kan een negatief saldo ook ontstaan als u met een bus/tram/metro reist terwijl u deze vervoersmogelijkheid nog niet op uw NS Business Card heeft geladen. Dit saldo is dan maximaal - 4,-. U lost dit op door naar de kaartautomaat van de NS te gaan en het negatieve saldo af te lossen door het bedrag op de kaart te laden. Dit kan via uw pinpas of met contant geld. De kosten kunt u declareren bij een rit. Zorg er vervolgens voor dat u de toevoeging waarmee u op kosten van Autoreset ook met bus/trein/metro kan reizen toevoegt op uw kaart. Dit doet u ook via de kaartautomaat van de NS. Weet u niet of de toevoeging voor bus/tram/metro op uw NS Business Card staat, neem dan contact op met de helpdesk van de NS via telefoonnummer: Zij kunnen aan de hand van uw kaartnummer zien of deze toevoeging wel of niet op uw kaart staat. 19. Wat moet ik doen als ik de NS Business Card verlies? Maak direct melding van vermissing bij Autoreset. Wij kunnen de NS Business Card direct laten blokkeren zodat hier geen verdere kosten op gemaakt kunnen worden. Ook kan Autoreset een duplicaat van de NS Business Card voor u opvragen. Of een hele nieuwe NS Business Card toesturen. 20. Wat moet ik doen als mijn NS Business Card door beschadiging niet meer werkt? Informeer Autoreset hierover en stuur de defecte kaart aangetekend op naar Autoreset. Autoreset kan een duplicaat van de NS Business Card voor u opvragen. Of een hele nieuwe NS Business Card toesturen. 21. Wat moet ik doen als ik vertraging heb? Als u een vertraging heeft van 30 minuten of meer dan kunt u dit doorgeven aan Autoreset via ns@autoreset.nl. Wij kunnen hier dan restitutie voor terugvragen. Uiteraard belt u ook altijd even met de planning als u door de vertraging uw ophaalof aflevertijd niet meer kunt halen. 22. Wat moet ik doen als ik mijn NS Business Card per ongeluk privé heb gebruikt? Als u er achter komt dat u per ongeluk de NS Business Card heeft gebruikt voor een privéreis, stel Autoreset hiervan dan zo snel mogelijk op de hoogte. Dit kunt u doen door dit te mailen naar NS@autoreset.nl. Geeft u dit niet door aan Autoreset, dan zullen, tijdens de maandelijkse controle aan de hand van de factuur, de kosten voor de privéreis worden vermeerderd met een administratieve toeslag aan u worden doorbelast conform de gebruikersovereenkomst (zie vraag 2). Handleiding NS BC juli

9 23. Wat moet ik met de NS Business Card doen als ik langere tijd niet kan/mag werken of wil stoppen? Bent u wegens omstandigheden (ziekte, vakantie, fase onderbreking van 26 weken, etc) langer dan 3 maanden niet beschikbaar. Stuur dan de NS Business Card aangetekend retour naar Autoreset. Doe dit altijd aangetekend om er zeker van te zijn dat de kaart aankomt. Indien u de kaart niet aangetekend verstuurdt en deze kwijt raakt in de post, worden de kosten van de kaart, conform de gebruikersovereenkomst, op uw reserveringen ingehouden. De kosten voor het aangetekend versturen kunt u declareren. 24. Ik heb een vraag die niet in deze handleiding wordt behandeld, waar meld ik me? Als u een vraag heeft die niet in deze handleiding wordt behandeld dan kunt u het volgende doen: 1. Gaat het om een vraag over: o Voorwaarden waarop de kaart in bruikleen krijgt o o Wat u met de de NS Businesscard kan en/of hoe u deze gebruikt Invoeren van declaraties waarbij u gebruik heeft gemaakt van de NS Business Card Neem dan contact op met Autoreset. U kunt uw vraag mailen naar ns@autoreset.nl of bellen met onze administratie via Heeft u een vraag over: o o Een negatief of positief saldo op uw kaart Of de toevoeging waarmee u met bus/metro/tram op uw business card staat (let op dit geld alleen als u voor 1 augustus 2013 bent ingeschreven, na deze datum heeft u gegarandeerd een kaart gekregen waar deze toevoeging al op staat) Neem dan contact op met de helpdesk van de NS via telefoonnummer Houd uw NS Business Card bij de hand, u heeft namelijk het kaartnummer nodig als u de helpdesk van de NS belt. Handleiding NS BC juli