Aan de Raad Onderwerp Korte inhoud Voorstel van het College Ter inzage liggende stukken

Transcriptie

1 Aan de Raad Onderwerp Nadere uitwerking Dielde Takomst. Toekomst samenwerking Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel Dit voorstel kan in samenhang worden gezien met het voorstel Gemeenschappelijke Regeling Preferent Partnerschap Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel dat op 13 oktober 2011 in de raad zal worden behandeld. Tijdens de raadsbijeenkomst van 6 oktober 2011 zal de raad geheel worden bijgepraat over onder meer achtergronden en context van zowel deze notitie vervolg Dielde Takomst als de Gemeenschappelijke Regeling. Korte inhoud Op 30 juni 2011, respectievelijk 14 juli 2011 spraken de raden van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel over de toekomst van de samenwerking tussen beide gemeenten. Er is toen afgesproken, dat het onderwerp na de vakanties verder zou worden besproken. Via deze notitie komt de (toekomst van de) samenwerking nu opnieuw aan de orde. Voorstel van het College Kennis te nemen van de nadere informatie die de colleges willen geven naar aanleiding van vragen en opmerkingen in de raden van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel t.a.v. de samenwerking tussen deze gemeenten en een doorkijkje naar het spoorboekje dat kan worden gevolgd om deze samenwerking te realiseren. Ter inzage liggende stukken de intentieverklaring samenwerking Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel van 17 december 2009; informatie bestuurskrachtmeting Twynstra en Gudde m.b.t. BEL-model Motie P6-M5 PvdA Burgemeestersbrief Brief OR-en aan bestuurders Schriftelijke toelichting uitkomsten raadsdebat Achtkarspelen gericht aan T-diel (12 juli 2011) 1

2 Toelichting Inleiding Op 30 juni 2011, respectievelijk 14 juli 2011 spraken de raden van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel over de toekomst van de samenwerking tussen beide gemeenten. De Raad van Achtkarspelen deed dit in het kader van de behandeling van de kadernota Elkenien Dwaande II, waarbij ook de door de colleges van beide gemeenten samen vastgestelde notitie Dielde Takomst aan de orde kwam. De Raad van Tytsjerksteradiel besprak het onderwerp opiniërend, met de notitie als voorgelegd stuk. In de notitie - volledige titel Dielde Takomst. Samenwerking Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel: waar gaan we naar toe - ging het om een koers naar een gedeelde toekomst, waarbij ook een proces werd aangegeven om te komen tot een standpunt over het eindbeeld van de samenwerking. Als eindbeeld werd in de notitie één geïntegreerde ambtelijke organisatie genoemd, die werkt voor beide gemeenten, uiterlijk per 1 januari In beide vergaderingen werden er vragen gesteld over en bezwaren geuit tegen de in de notitie opgenomen voorstellen. Er is toen toegezegd, dat het onderwerp na de vakanties verder zou worden besproken aan de hand van een nadere uitwerking. Daarin zou ook worden ingegaan op de naar voren gebrachte vragen en opvattingen. Deze door de beide colleges samen opgestelde nadere uitwerking wordt nu in deze notitie gegeven. Nadere uitwerking Dielde Takomst Toekomst samenwerking Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel Voorgeschiedenis Op 17 december 2009 spraken de raden van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel beide de intentie uit, dat de gemeenten zouden gaan samenwerken in de vorm van een preferent partnerschap. Aan de basis van deze intentieverklaring lagen de documenten Toekomst in de Wâlden van Achtkarspelen en Taak en Takomst van Tytsjerksteradiel. In de intentieverklaring werden ook de doelen van de samenwerking benoemd. Daarbij staan de vier K s centraal: kostenbesparing, kwetsbaarheid (verminderen), kwaliteit, klanttevredenheid. De colleges en de directies zijn de samenwerking invulling gaan geven volgens een Plan van aanpak voor de preferente samenwerking tussen beide gemeenten. Daarbij kwamen o.a. de volgende taken aan de orde: Dienstverlening Inkoop en aanbesteding, met Subsidiëring Mobiliteit Personeel Beheersfuncties Vergunningverlening, handhaving en toezicht Werk en bijstand/werk, inkomen en zorg/wmo In oktober 2010 werden de raden geïnformeerd over de gezamenlijke lijn van de colleges - als uitvloeisel van een notitie van de burgemeesters Polderman en Van der Zwan - dat er een fase van proefprojecten, een proeftuin, zou komen. Daarbij ging het vooral om vier gestarte proefprojecten: Werk en Bijstand/Inkomen, Klant Contact Centrum (KCC), Handhaving en Sportbeheer. Naderhand is gezamenlijk afgesproken, dat deze proefprojecten vóór 1 juli 2012 worden geëvalueerd. Ook zou er een bestuurlijke afweging worden gemaakt tussen de volgende scenario s: dit was het dan (geen verdere integratie); voorzichtig verder (stapsgewijze integratie van verdere organisatieonderdelen); 2

3 volle kracht verder (algemene samenvoeging van de organisaties). In de gezamenlijke lijn was er ook sprake van een coördinator voor het bestuurlijk proces van de samenwerking. De heer Jo Bosma, oud-burgemeester van Lemsterland, is vanaf het voorjaar van 2011 in deze functie werkzaam. Zijn rol is vooral die van externe adviseur bij het bestuurlijk proces. In de praktijk is namelijk de behoefte naar voren gekomen aan een persoon met een bestuurlijke oriëntatie die vanuit een niet direct betrokken, open kijk op de situatie, mondeling adviezen kan geven en kan reageren op het proces en op concrete onderwerpen. De inzet van de heer Bosma qua tijd is beperkt en zal dat ook blijven. Hij is aanwezig bij de maandelijkse vergaderingen van beide colleges waar de voortgang van de samenwerking wordt besproken. Dat is vooral het gremium waar de heer Bosma zijn inbreng levert. Hij vervult daar ook de rol van voorzitter; daardoor kunnen de beide voorzitters van de colleges beter deelnemen aan het inhoudelijk gesprek. Tussendoor wordt de heer Bosma af en toe (vooral telefonisch) geconsulteerd. Verder neemt hij regelmatig deel aan het directieoverleg van beide gemeenten. Dat richt zich op de operationele voorgang van de samenwerkingsactiviteiten. De ervaringen in de eerste maanden met de inbreng van de heer Bosma zijn positief. Zijn betrokkenheid stijgt uit boven de soms eigen benadering van beide gemeenten. Dat heeft al enige goede impulsen gegeven aan het proces van samenwerking. Samenwerking nu De samenwerking krijgt op een aantal terreinen vorm, vooral in de als zodanig benoemde proefprojecten. Te noemen vallen: er wordt druk gewerkt aan de totstandkoming van één afdeling Werk en Inkomen; in het KCC werkt er nu één team Telefonie; er is één adviseur inkoop en aanbesteding voor beide gemeenten; er is één directieteam dat de samenwerking aanstuurt; er vindt heel geregeld overleg op college-, directie-, management- en operationeel niveau plaats. Ook de ondernemingsraden weten elkaar goed te vinden; er vindt op veel terreinen uitwisseling plaats van kennis en expertise en er is afstemming van regelingen en werkwijzen. Overwegingen bij de situatie van nu De proeftuin is nog in de groeifase. Daarom is voor de evaluatie ook juli 2012 als datum genoemd. Wanneer we de ontwikkeling van de preferente samenwerking van eind 2009 tot nu toe overzien en taxeren, hebben we bij de samenwerking en de context van de samenwerking van nu wel een aantal overwegingen: 1. Groei in de samenwerking Voorop staat dat wij positief zijn over de stappen die tot nu toe zijn gezet in de samenwerking; we gaven die hiervoor aan. We zien groei en het elkaar steeds beter weten te vinden. 2. Geen integrale en meeromvattende aanpak In de loop van het proces van de samenwerking tot nu toe wordt het ons steeds duidelijker, dat samenwerking op een aantal op zichzelf staande onderdelen nogal wat nadelen kent. De bedrijfsvoering van gemeenten is een complexe zaak. Als je echt voordelen uit de samenwerking wilt halen op het niveau van de afgesproken vier K s, is er een integrale en meeromvattende aanpak nodig om deze voordelen te bereiken. Daarbij denken we bijvoorbeeld aan extra voordelen die ontstaan door: goede afstemming van ICT, synchroniseren van arbeidsvoorwaarden, efficiënte huisvesting, strategische personeelsplanning, meer afstemming van werkprocessen, integrale dienstverlening. De agenda van de samenwerking van nu vinden we, met andere woorden, te smal en kan verbreed worden naar andere ondersteunende en uitvoerende taken. 3

4 3. Toekomstige taken De komende jaren worden er omvangrijke taken van het Rijk gedecentraliseerd naar de gemeenten. Het oppakken van die taken zal veel van de gemeenten vragen. Gelet op ons huidige kennisniveau op bepaalde onderdelen, in combinatie met de huidige schaal van onze gemeenten, vraagt dit zeker om maatregelen. Er zijn op verschillende gebieden nu immers al knelpunten (bijvoorbeeld de Wsw) waarop samenwerking een positief effect zal kunnen hebben. Met de gezamenlijke denk- en uitvoeringskracht van onze gemeenten staan we een stuk sterker om de diverse taken op een adequate manier uit te voeren. 4. Begrotingen onder druk We hoeven hier niet uit te leggen, dat de begrotingen als gevolg van de economische crisis onder druk staan. Ook de decentralisatie van taken de komende jaren gaat gepaard met stevige kortingen. Voorop staat, dat we verdergaande ombuigingen in de beleidsambities van de gemeenten en het voorzieningen- en dienstverleningsniveau voor onze burgers - verdergaand dan de ingrepen waartoe al is besloten - zoveel mogelijk willen voorkomen. Met dit doel voor ogen, is het steeds meer de moeite waard en eigenlijk steeds meer nodig om onder ogen te zien wat een gezamenlijke uitvoering van publieke taken, een intensievere ambtelijke samenwerking, misschien als eindpunt wel een ambtelijke integratie (samenvoeging), kunnen opleveren aan voordelen van de samenwerking, die door de raden zijn gevraagd. Voordelen op het gebied van kwaliteit, verminderen van kwetsbaarheid, en klantgerichtheid, maar zeker ook kostenbesparing. 5. Goed werkgeverschap We hebben als goede werkgevers acht te slaan op de opvattingen van onze medewerkers. Zij, vertegenwoordigd in de ondernemingsraden, pleiten er voor, dat de gemeenten zich uitspreken over een helder perspectief, een stip op de horizon, voor de samenwerking. Het is onze bestuurlijke verantwoordelijkheid, dat beide gemeentelijke organisaties duidelijkheid krijgen over het ambitieniveau en de richting waarin de preferente samenwerking wordt vormgeven. Het is ook goed werkgeverschap om deze duidelijkheid tijdig te geven. En wij hechten aan een zorgvuldige invulling van de werkgeversrol met oog voor de complexiteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Het bestaande brede ambtelijke draagvlak voor de samenwerking is een belangrijke succesfactor. Onduidelijkheid over het eindperspectief en stroperigheid in het proces als gevolg daarvan - we zien daar nu soms wat trekjes van - zijn afbreukrisico s. 6. OR Voor beide ondernemingsraden gaat het toekomstperspectief overigens verder dan één uitvoeringsorganisatie, zoals die in Dielde Takomst werd genoemd. Zij spreken een voorkeur uit voor het daadkrachtig werken vanuit één ambtelijke en bestuurlijke organisatie, waarbij zij zich uiteraard bewust zijn van het politieke primaat op dit terrein. Nu werken naar eindbeeld met behoud van zelfstandigheid De bovenstaande overwegingen leiden er toe dat beide colleges vinden dat er nu al stappen moeten gezet. Stappen om te komen tot een weloverwogen beslissing over het eindbeeld van de samenwerking. We moeten niet wachten met het opstarten van dit proces totdat er een evaluatie is afgerond m.b.t. de nu lopende proefperiode. Een te partiële samenwerking leidt tot te weinig voordelen op het gebied van de 4 K s. Meer samenwerking vraagt echter wel dat om extra aandacht voor het bewaken van de autonomie. Het is dan ook van belang dat de gemeenteraad politieke kaderstellende- en controlemiddelen in handen heeft. We willen met een open blik onderzoeken of en in welke mate een samenvoeging van organisatieonderdelen in welke vorm ook een bijdrage kan leveren aan het behalen voor de als doelen gestelde voordelen van de samenwerking tussen onze gemeenten. Daarbij willen we een ruime bandbreedte aanhouden. Op een schaal van samenvoegen van enkele onderdelen via samenvoegen van een samenhangend pakket bedrijfsvoeringstaken naar één uitvoeringsorganisatie. 4

5 Uitgangspunt daarbij is dat beide gemeenten zelfstandig blijven voortbestaan. De mogelijkheden om een eigen gemeentelijk beleid te voeren dienen niet te worden ingeperkt en in volle omvang te blijven bestaan. Uiteraard moeten verschillende onderwerpen op een later moment nog verder worden uitgewerkt. Zowel omdat bepaalde onderwerpen meer gedetailleerd moeten worden uitgeschreven als omdat op sommige onderwerpen nog definitieve keuzes gemaakt moeten worden (hierbij kan worden gedacht aan de wijze van aansturing en de plaats van een eventuele centrale directie van de ambtelijke dienst). Vragen/opvattingen raadsvergaderingen We gaan nu wat meer specifiek in op een aantal vragen en opvattingen die in de raadsvergaderingen van 30 juni en 14 juli 2011 naar voren kwamen. Verschillende vormen van samenwerking Er zijn verschillende manieren om samen te werken. Wij zullen hier de volgende vormen van samenwerking toelichten: - shared service center - centrumgemeenteconstructie voor verschillende diensten - algehele ambtelijke samenvoeging (SETA-model). Op de variant niets doen wordt hier niet verder ingegaan omdat deze variant uiteraard geen bijdrage levert aan enige intensivering van samenwerking of vermindering van kosten, maar bovendien geen recht doet aan uitspraken van de raden. Ook op de variant algehele fusie (dus ambtelijke en bestuurlijke fusie) gaan we hier niet in aangezien een algehele fusie de bestuurlijke beleidsvrijheid zou inperken. Shared service center Onder Shared Service Center (hierna: SSC) kan worden verstaan: een resultaatgericht interorganisationeel samenwerkingsverband dat tot taak heeft om diensten aan te bieden op het gebied van een bepaalde ondersteunende functie (bijvoorbeeld inkoop of juridische diensten) of op het vlak van beleidsontwikkeling of uitvoering aan afzonderlijke partnerorganisaties, op basis van een overeenkomst. Bij de vorming van een SSC worden de diensten en ambtenaren van de betrokken uitvoeringsterreinen ondergebracht in één gemeenschappelijke organisatie. Diensten worden op contractbasis verleend. De medewerkers komen rechtstreeks in dienst bij het SSC of worden vanuit de gemeente gedetacheerd. De voordelen van deze organisatievorm liggen vooral in het behalen van schaalgrootte, het scheiden van beleid en uitvoering en de eenduidige relatie tussen de samenwerkende gemeenten. Juridisch gezien wordt voor de vorming van een SSC vaak gebruik gemaakt van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr). Zonder passend instrumentarium zal de opdrachtgeverrol voor gemeenten, die binnen een samenwerkingsverband diensten en producten afnemen moeilijk te vervullen zijn. Samenwerking en opdrachtverlening behoeven transparantie en verantwoording. Het samenwerkingsverband behoort zo ingericht te worden dat de doelen door de opdrachtgevende gemeente(n) zo goed mogelijk worden gerealiseerd. Centrumgemeenteconstructie Ook de constructie van de centrumgemeente is een vorm van samenwerking op basis van de Wgr en heeft raakvlakken met een SSC. Belangrijk verschil is dat bij de centrumgemeenteconstructie niet een nieuw SSC wordt gecreëerd maar dat een bepaalde dienst geleverd gaat worden door één van de deelnemende gemeenten. Deze centrumgemeente levert in dit geval diensten aan de andere deelnemende gemeente(n) op basis van een dienstverleningsovereenkomst (hierna: DVO). Over het algemeen zal bij 5

6 deze vorm van samenwerking de bestaande afdeling van de centrumgemeente worden uitgebreid met ambtenaren van de andere deelnemende gemeente(n). Bij deze constructie komen de deelnemers overeen dat (uitvoerende) bevoegdheden van een bestuursorgaan van de ene gemeente worden uitgeoefend door een bestuursorgaan van een andere gemeente. Er is sprake van het mandateren van bestuursbevoegdheden door het ene gemeentebestuur aan het andere. Een bekend voorbeeld is het uitbesteden van het ophalen van vuilnis aan een buurgemeente. Omdat er in het kader van de preferente samenwerking binnen de colleges al overeenstemming was over de samenvoeging van het team Telefonie en de samenvoeging van de afdelingen Werk en Inkomen, hebben de colleges al een keuze gemaakt ten aanzien van de door hen gewenste samenwerkingsvorm voor deze samenvoegingen. De colleges opteren om dit (in eerste instantie) vorm te geven via een centrumgemeenteconstructie. Hiervoor is een concept-gemeenschappelijke regeling (hierna: GR) opgesteld die algemene regels geeft over hoe de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel binnen een centrumgemeenteconstructie te werk zullen gaan (deze GR is op dit moment ook ter instemming aan de raden voorgelegd). Ter aanvulling van deze GR worden vervolgens specifieke dienstverleningsovereenkomsten (hierna: DVO s) opgesteld die de afspraken voor een bepaald deelgebied vastleggen. Ten behoeve daarvan is een model DVO opgesteld die als basis kan dienen voor de afzonderlijke DVO s (deze model DVO is op dit moment ook aan uw raad voorgelegd). Zoals al is aangegeven zullen de eerste DVO s betrekking hebben op Telefonie en Werk en Inkomen. Het voordeel van een centrumgemeenteconstructie is dat deze relatief gemakkelijk te organiseren is en dat het de kwetsbaarheid van gemeenten kan verkleinen en schaalvoordelen mogelijk maakt. Het feit dat deze constructie relatief eenvoudig te organiseren is, is ook de reden geweest waarom de colleges daar in eerste instantie voor gekozen hebben. Maar ook de omstandigheid dat de samenwerking nu nog slechts betrekking heeft op een beperkt aantal deelgebieden heeft meegewogen in deze keuze. Een zwaardere samenwerkingsvariant (bv. openbaar lichaam) werd daarom (op dit moment) onnodig geoordeeld. SETA-constructie Dit is de meest vergaande vorm van gemeentelijke samenwerking, waarbij het echter mogelijk is om de verschillende bestuurlijke opdrachtgevers via maatwerk te bedienen. De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren (hierna: BEL-gemeenten) werken vanaf 1 januari 2008 samen volgens de constructie samen en toch apart (dit betreft weliswaar kleinere gemeenten dan de onze maar het model is relevant, niet de grootte van de betreffende gemeenten). Elke gemeente behoudt in deze constructie haar burgemeester, haar college, gemeenteraad en een ambtelijke staf. De beleidsontwikkeling, uitvoering en handhaving worden door een nieuwe gemeenschappelijke ambtelijke organisatie opgepakt (maar hoeven voor de verschillende gemeenten gelijk te zijn). Deze nieuwe organisatie is gevormd uit de medewerkers van de bestaande ambtelijke organisaties van de gemeenten. Op basis van het door de gemeenteraden vastgestelde programma geven de gemeentebesturen bestuursopdrachten aan de werkorganisatie en maken ze bestuurlijke afspraken met de werkorganisatie over de te realiseren diensten en producten. Een van de uitgangspunten is dat de gemeenten zelf kunnen (blijven) bepalen wat de resultaten moeten zijn ten behoeve van hun burgers. De gemeenschappelijke regeling waarbij de nieuwe ambtelijke organisatie in het leven is geroepen bevat het formele, juridische kader waarin de samenwerking tussen de SETA-gemeenten gestalte heeft gekregen. Samengevat kunnen met deze samenwerkingsvariant de voordelen van een grote(re) gemeente (minder kwetsbaar, efficiënter, meer kwaliteit) worden gecombineerd met het voordeel van een kleine gemeente (beleid dat is afgestemd op de lokale behoefte en een 6

7 korte afstand tussen burger en bestuur). Deze variant is dan ook geschikt om de voordelen van gemeentelijke schaalvergroting te koppelen aan het behoud van de bestaande lokaalpolitieke gemeenschappen en gemeentebesturen. De ambtenaren worden samengebracht in een facilitair bedrijf. Daarbij kan beleidsmatige overeenstemming en gemeenschappelijke uitvoering uitgangspunt zijn maar dat hoeft zeker niet. Zoals gezegd blijft het immers mogelijk om de verschillende bestuurlijke opdrachtgevers via maatwerk te bedienen. Bestuurskrachtmeting BEL-gemeenten In juni 2011 heeft Twynstra en Gudde adviseurs een bestuurskrachtmeting gedaan bij de BEL-gemeenten. De conclusie is dat de drie gemeenten hun eigenheid in de samenwerking hebben behouden en dat er in de samenwerking oog is voor de couleur locale van de afzonderlijke gemeenten. Ook wordt geconcludeerd dat samenwerken en krachtenbundeling niet ten koste zijn gegaan van de eigenheid maar dat het heeft bijgedragen aan meer slagkracht bij het realiseren van hun eigen opgaven. Voor meer informatie hierover verwijzen wij graag naar het rapport van Twynstra en Gudde (ligt bij de stukken ter inzage). Positie Kollumerland c.a. De positionering van de gemeente Kollumerland c.a. ten opzichte van de samenwerking Achtkarspelen - Tytsjerksteradiel is een terugkerend thema in het overleg van beide colleges en in beide gemeenteraden. Beide raden hebben zich over dit thema bij de start van de strategische samenwerking uitgesproken in een intentieverklaring, die het kader biedt voor de colleges om die strategsiche samenwerking, met het respecteren van bestaande natuurlijke banden met buurgemeenten, vorm te geven. Hieronder is een citaat uit die verklaring weergegeven. Citaat uit de Intentieverklaring gericht op samenwerking in de vorm van een strategisch partnerschap, die door de gemeneteraden van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel eind 2009 is vastgesteld 3. Door elkaar te beschouwen als strategische partner willen partijen naar elkaar toe benadrukken en uitspreken dat zij ten aanzien van elke voorgenomen vorm van samenwerking primair nagaan of deze met elkaar gerealiseerd kan worden. 4. Het gestelde bij 1 heeft zowel betrekking op bestaande taken van beide gemeenten als op nieuwe taken die eventueel op de gemeenten afkomen waarbij samenwerking bij de uitvoering een optie is. 5. De samenwerking in het kader van het strategisch partnerschap betreft in opzet de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. Andere gemeenten kunnen alleen toetreden tot deze samenwerkingsrelatie waneer beide partners daarmee instemmen. Daarnaast is het mogelijk dat vanuit de samenwerkingsrelatie diensten worden verricht ten behoeve van andere gemeenten. Ook kunnen partijen gezamenlijk besluiten met andere gemeenten samen te werken (b.v. t.a.v. inkoop en aanbesteden, op economisch gebied). 6. Samenwerking tussen Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen laat onverlet dat daarnaast iedere gemeente kan kiezen voor beleidsafstemming c.q. samenwerking met een of meer andere gemeenten. Dit zal vooral het geval zijn ten aanzien van andere buurgemeenten. De inhoud en/of aard van dergelijke vormen van samenwerking kunnen echter niet dezelfde zijn als met de intensieve samenwerking tussen partijen wordt beoogd. Partijen spreken de intentie uit dat zij open staan voor een herziening van bestaande 7

8 samenwerkingsverbanden met buurgemeenten indien zij besluiten op diezelfde terreinen een gezamenlijke uitvoering van taken ter hand te nemen. De strategische samenwerking van beide gemeenten brengt als zodanig geen obstakels met zich mee waardoor bestaande banden met natuurlijke samenwerkingspartners, zoals Kollumerland, zouden moeten worden doorgesneden. Het voorgestelde onderzoek naar de wijze waarop een intensievere ambtelijke samenwerking (uitvoerende taken en bedrijfsvoering) van beide gemeenten vorm kan krijgen, zal dus met respect voor de bestaande relaties met buurgemeenten plaatsvinden. De colleges stellen voor dat thema expliciet aandacht te geven in de voorstellen die zij beide raden in de periode maart/april 2012 willen voorleggen. Die voorstellen dienen ook inzicht te bieden in de wijze waarop buurgemeenten kunnen profiteren van de strategische samenwerking van De Wâlden gemeenten. Dat kan ook in het belang van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel zijn, omdat een groter uitvoeringsvolume uitzicht biedt op lagere uitvoeringskosten. Gelet op de intentieverklaring van beide raden zullen beide gemeenten gezamenlijk het voortouw nemen bij de uitwerking van die voorstellen. Bestaande vormen van samenwerking met Kollumerland c.a. worden met deze aanpak op dit moment op geen enkele wijze geraakt. De dienst Werk & Inkomen van De Wâlden blijft in de huidige situatie (met Achtkarspelen als centrumgemeente) de taken voor Kollumerland c.a. uitvoeren binnen een dienstverlenend contract. De afname van de dienst Handhaving van Kollumerland door Achtkarspelen duurt ook in 2012 voort en is onderwerp van studie in verband met de vorming van een Regionale Uitvoeringsdienst Fryslân (FUMO) per 1 januari Bij de vormgeving van de verdere ambtelijke samenwerking tussen beide De Wâlden-gemeenten zal steeds oog zijn voor de relatie met buurgemeenten en de wijze waarop zij worden geraakt of (mede) kunnen profiteren van die samenwerking. De uitgangspunten van de Intentieverklaring van beide raden gelden daarbij als toetssteen. Dit betekent dus dat vanuit de samenwerkingsrelatie Achtkarspelen - Tytsjerksteradiel dienstverlening mogelijk blijft aan de gemeente Kollumerland c.a. en eventuele andere gemeenten. Wanneer moet het eindbeeld zijn gerealiseerd? In de raadsvergadering van Tytsjerksteradiel is door een deel van de raad aangedrongen op het realiseren van de organisatiestructuur van de samenwerking die uit het eindbeeld voortvloeit, eerder dan 2015; de datum van 1 januari 2014 werd daarbij genoemd. Wij hebben in Dielde Takomst bij de datum van 1 januari 2015 ook steeds het woord uiterlijk genoemd. Het is om allerlei redenen een goede zaak, dat de periode om tot een definitieve structuur te komen zo kort mogelijk wordt gehouden. Ons streven zal er op gericht zijn om nog in deze bestuursperiode zo ver te komen. Komende periode We stellen nu een aantal zaken aan de orde dat de komende periode zal spelen. Het gaat dan vooral om de vraag, hoe we naar de besluitvorming over het eindbeeld van de samenwerking toe werken. Maar eerst iets over de samenwerking zoals die nu plaatsvindt of tot het moment van de besluitvorming nog opgepakt kan worden. Samenwerking tot 1 juli 2012 We noemden eerder de datum van 1 juli 2012, als tijdstip waarop de proefprojecten in het samenwerkingsproces moeten zijn geëvalueerd. Die datum houden wij hiervoor aan. Tot 1 juli 2012 gaat het dan om een voorlopige samenwerking in het kader van vooral de drie proefprojecten. Mogelijk benutten we deze periode ook voor het verder oppakken van samenwerking m.b.t. een aantal taken dat in de sfeer van de bedrijfsvoering ligt. 8

9 Het is de bedoeling dat deze samenwerking wordt ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling met een centrumgemeentenconstructie. Zo is er ook politiek/bestuurlijk de ruimte om tot een zorgvuldige afweging te komen voor een definitief besluit over het eindbeeld van de samenwerking. Een bestuurlijk go-no go - moment. Tot aan dat moment geldt een detachering van medewerkers in organisatieonderdelen die voor beide gemeenten werken, onder voorbehoud of eerst voor bepaalde tijd. Doelen voor de samenwerking In de op 17 december 2009 door beide gemeenten uitgesproken intentieverklaring is een aantal doelen voor de samenwerking benoemd. Deze doelen zullen ook gelden voor een door de gemeenten in te richten gezamenlijke organisatiestructuur voor de samenwerking. Deze doelen zijn: a. verhoging van effectiviteit en efficiëntie, wat zich moet vertalen in lagere kosten; b. verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners; c. opheffing c.q. vermindering van de aanwezigheid van kwetsbare functies en taken binnen beide organisaties; d. het bieden van meer mogelijkheden/kansen voor functiemobiliteit voor de gemeentelijke medewerkers; e. het kunnen uitvoeren van taken die de lokale schaal te boven gaan; f. behoud c.q. versterking van een herkenbaar en toegankelijk bestuur. Definitieve besluitvorming eindbeeld samenwerking Uiterlijk juli 2012 besluiten de colleges en raden van beide gemeenten over hoe de samenwerking verder wordt vormgegeven d.m.v. een plan van aanpak. Daarbij wordt betrokken de evaluatie van samenwerking tot dan toe en dan vooral de proefprojecten van nu: Werk en Bijstand/Inkomen, KCC en Sportbeheer. Planning: 1. oktober/november 2011: nadere uitwerking in raden en gezamenlijke informerende bijeenkomst raden 2. oktober 2011: gemeenschappelijke regeling centrumgemeenten voorleggen aan de raden 3. december 2011: ((informerend) stand van zaken proefprojecten in raden 4. 1 maart 2012; plan van aanpak gereed; wordt in bestuurlijk traject gebracht 5. 1 maart 2012 evaluatie proefprojecten gereed; wordt samen met plan van aanpak in bestuurlijk traject gebracht 6. eerste kwartaal 2012: gemeenschappelijke regeling openbaar lichaam gereed; wordt in bestuurlijk traject gebracht 7. tweede kwartaal 2012: (informerend) plan van aanpak in raden 8. uiterlijk juli 2012 besluitvorming in raden m.b.t. punten plan van aanpak, evaluatie proefprojecten en gemeenschappelijke regeling openbaar lichaam; nadere bepaling datum inwerkingtreden nieuwe organisatiestructuur 9. vanaf juli 2012 tot (streefdatum) 1 januari 2014: uitvoeren punten plan van aanpak; onderbrengen organisatieonderdelen waarin al voor beide organisaties werd gewerkt en waarin voor beide organisaties gewerkt gaat worden in de nieuwe juridische vorm; toegroeien naar organisatiestructuur in eindbeeld; bepalen onderdelen die bij beide organisaties blijven Buitenpost/ Burgum Het college van Achtkarspelen Het College van Tytsjerksteradiel 9

10 10