BETALING VAN CERTIFICATEN AAN DE ONTPAKKERS

Transcriptie

1 BETALING VAN CERTIFICATEN AAN DE ONTPAKKERS HANDLEIDING JANUARI

2 2

3 Inhoudstafel 1. VOORWOORD INLEIDING NIEUWIGHEDEN TEN OPZICHTE VAN OPSTARTEN VAN DE APPLICATIE TOEVOEGEN VAN EEN TYPE ZAK OVERZICHT VAN OPERATORZAKKEN EEN RAPPORT VAN DE OPERATORZAKKEN AANMAKEN INGEVEN VAN DE GEGEVENS VAN DE ONTPAKKERS INGEVEN VAN DE CERTIFICATEN VIA DE OPTIE CERTIFICAAT TOEVOEGEN stap 1 : Voor wie wilt u een certificaat toevoegen? Voeg een certificaat toe voor een nieuwe ontpakker Voeg een certificaat toe voor een bestaande ontpakker Voeg een eigen certificaat toe Stap 2 : Administratieve gegevens Stap 3: Voeg de forfaits toe Stap 4: Voeg commentaar naar ontpakker toe Stap 5: Voeg een opmerking toe INVOEREN VAN GEGEVENS VAN DE ONTPAKKER VIA DE OPTIE UPLOAD CSV TEMPLATE OPLADEN VAN DE GEGEVENS VAN HET VORIGE JAAR Een voor een aanpassen van de certificaten Gegevens exporteren naar een csv-bestand BEKIJKEN, WIJZIGEN, VERWIJDEREN EN TOEVOEGEN VAN EEN CERTIFICAAT CERTIFICAAT BEKIJKEN CERTIFICAAT AANPASSEN VERWIJDER CERTIFICAAT CERTIFICAAT TOEVOEGEN VERWIJDER ALLE CERTIFICATEN AANVRAAG VERGRENDELEN WIJZIGEN VAN DE AANVRAAG NA DE CONTROLE RAPPORT OVERZICHT TOTALEN AFDRUKKEN VAN DE CERTIFICATEN DRUK EEN DUPLICAAT AF BIJKOMENDE CERTIFICATEN RAADPLEGINGSFUNCTIE RAADPLEGING VAN DE STATUS VAN DE AANVRAAG EN VAN DE CERTIFICATEN RAADPLEGING VAN DE CONTROLEOPTIES

4 1. Voorwoord Sinds een aantal jaren stelt VAL-I-PAC een computerprogramma ter beschikking van haar operatoren om recyclage- en containerforfaits aan te vragen. Met de tijd zijn de verwachtingen ten opzichte van dit programma enorm toegenomen. Daarom werden jaarlijks een aantal aanpassingen doorgevoerd aan de basisstructuur, met het risico dat op termijn de performantie van het programma in het gedrang zou komen. Uit een bevraging gedaan bij de gebruikers van het programma bleek dat het niet meer beantwoordde aan de noden en verwachtingen van de operatoren. Het programma dat in 2006 ter beschikking wordt gesteld van de operatoren is een webapplicatie. Ten opzichte van een klassiek programma heeft dit het grote voordeel dat interactiviteit mogelijk is. Het is voortaan niet meer nodig om het programma te installeren. Bovendien hebben operatoren nu de mogelijkheid om op elk moment van het proces de status op te volgen van hun certificaten. Zo zullen zij kunnen nagaan of een certificaat reeds werd goedgekeurd door VAL-I-PAC, werd opgestuurd door de ontpakker, werd betaald door VAL-I-PAC, Aangezien het hier gaat om een nieuwe werkmethode, raden wij u aan om deze handleiding aandachtig te lezen. Indien u toch nog problemen zou hebben bij het gebruik van deze applicatie, aarzel dan niet om contact op te nemen met uw dossierbeheerder bij VAL-I-PAC. Met vriendelijke groeten, Francis Huysman Operationeel directeur Johan Sneyers Algemeen directeur 4

5 2. Inleiding Dit is de handleiding bij de webapplicatie Monalisaplus. Met Monalisaplus zal de operator de certificaten voor recyclage- en containerforfait voor zijn klanten/ontpakkers aanvragen en beheren. De handleiding werd opgesteld door VAL I PAC en is bedoeld als leidraad voor de operatoren bij het gebruik van de applicatie. Alle certificaataanvragen moeten gebeuren via deze applicatie. Belangrijk om weten zijn volgende punten: 1) Om alle functionaliteiten van de toepassing zonder problemen te kunnen gebruiken, dient u de site in de browser in te stellen als trusted site ( vertrouwde site ). Klik daarvoor op de optie Tools in de menubalk van uw internetbrowser en selecteer daarna Internet Options. Klik op de tab Security en daarna op het icoon Trusted Sites. Klik daarna op de knop Sites, vink de optie Require server verification ( af, voeg volgend adres toe: vink de optie Require server verification ( opnieuw aan en klik nadien twee maal op OK. Sluit dan de browser af en start hem opnieuw op. 2) De webapplicatie is uitsluitend toegankelijk via de Internet browser Internet Explorer 6 Service Pack 1 of elke hogere versie. Indien u niet over deze versie beschikt, gelieve dan uw netwerk beheerder te contacteren zodat hij kan overgaan tot de nodige upgrade. Een eventuele upgrade kan gratis gedownload worden via: 48f5-b02b-20b602228de6&DisplayLang=en 3) De browser Netscape Navigator wordt NIET ondersteund door de applicatie. 4) De browser Mozilla Firefox wordt in principe ook (nog) niet ondersteund maar kan eventueel wel gebruikt worden indien Internet Explorer geen optie is. Mozilla Firefox kan eveneens gratis gedownload worden via 5) Het is absoluut noodzakelijk om de navigatieknoppen van de applicatie te gebruiken en NIET de knoppen Back en Forward van uw Internet browser. 5

6 3. Nieuwigheden ten opzichte van 2005 De grootste nieuwigheid ten opzichte van 2005 is de overgang naar een webapplicatie. Het grote voordeel daarvan is zonder twijfel de interactiviteit. Het is voortaan niet meer noodzakelijk om meerdere installaties uit te voeren om de verschillende stadia van het aanvraagproces te doorlopen. Behalve dit aspect biedt Monalisaplus in 2006 volgende mogelijkheden: - De applicatie onthoudt alle administratieve gegevens van de ontpakkers waarvoor de operator reeds een aanvraag voor certificaten indiende tijdens het voorgaande referentiejaar (hier dus 2004), - Vanaf het moment dat er een certificaat gecreëerd wordt, worden de administratieve gegevens van de betreffende ontpakker definitief bewaard in de databank, - De operator kan op elk moment de status nagaan van de aanvraag en van de certificaten, - Alle administratieve gegevens van de ontpakker, die vervat zijn in de databank, worden afgedrukt op het certificaat, ook indien de operator ze niet invult (bv. Ondernemingsnummer), - Een foute gegevensinvoer wordt aangeduid via een uitroepteken achter het betreffende invoerveld. Door de muis op het uitroepteken te positioneren, verschijnt de foutmelding via een tooltip, - Het toevoegen van certificaten gebeurt aan de hand van een wizard, die de gebruiker door de verschillende stappen leidt, - De twee door VAL-I-PAC voorgedefinieerde zakken moeten door de operator gebruikt worden om zijn eigen zaktypes te definiëren. - Indien u voor de aanvraag van uw certificaten wenst gebruik te maken van een csv bestandsformaat, dient u eerst het model van het csv-bestand te downloaden. Nadien dient u een ingevuld csv bestand te importeren in de applicatie, - Een aanvraag met certificaten kan door VAL I PAC partieel goedgekeurd worden, waardoor een groot aantal certificaten sneller naar de ontpakkers zou moeten kunnen verstuurd worden. - Alle velden waar een sterretje naast staat, zijn verplicht in te vullen velden. 6

7 4. Opstarten van de applicatie De applicatie is toegankelijk via volgend adres : Dit adres geeft u als volgt in in uw internetbrowser: Dan verschijnt de homepage: Door te klikken op de verschillende tabs (Home, Intro, Contact, Login en Help) heeft u toegang tot de verschillende functionaliteiten van de site. 7

8 Voor elke handeling die betrekking heeft op het beheer van de certificaten, klikt u op de tab «Login». Geef hier de gebruikersnaam en het paswoord in die u van VAL-I-PAC gekregen hebt en klik daarna op de knop Login of op de toets ENTER van uw toetsenbord. De gebruikersnaam en het paswoord zijn persoonlijke codes die garanderen dat niemand anders dan uzelf toegang krijgt tot uw gegevens. Na het ingeven van de toegangscode, komt u in het hoofdmenu terecht: Vanuit dit scherm heeft u toegang tot alle nuttige opties voor het beheer van uw aanvraag voor certificaten. Normaliter is de taal waarin u de applicatie te zien krijgt deze van de gebruiker, zoals die bij VAL I PAC gekend is. Indien u echter toch de taal wenst te wijzigen, kan u dit op elk moment doen via de knop NL FR in de rechterbovenhoek van het hoofdscherm. 8

9 5. Toevoegen van een type zak Tijdens het eerste gebruik van de applicatie is het absoluut noodzakelijk om de gegevens betreffende de folie-/eps zakken in te geven vooraleer u begint met de aanvraag voor certificaten. VAL-I-PAC heeft twee standaard zaktypes gedefinieerd (EPS en folie). De operator heeft de mogelijkheid om met behulp van deze standaard types zijn eigen zaktypes te definiëren op basis van de afmetingen van zijn eigen verkochte zakken. Om één of meerdere zaktypes toe te voegen, klik in het hoofdmenu op de knop Voeg een operatorzak toe. Op het volgende scherm dient u aan te geven of het gaat om een zak bestemd voor de inzameling van plastiek folie of van EPS ( piepschuim ). Kies een type zak en klik daarna op Volgende. U kan nu een naam toekennen aan de zak die u wenst te definiëren. Indien u dit niet doet, zal het systeem zelf een naam toekennen op basis van uw firmanaam en het volume van de zak. De naam van de zak is namelijk een verplicht veld. Voorts zijn alle velden waar een sterretje naast staat, verplicht in te vullen velden. Nadien geeft u de afmetingen van de zak in (in centimeter): hoogte, breedte, diepte. De diepte heeft betrekking op de diepte van de vouw onderaan de zak (één van de vouwen en NIET beide vouwen). Indien de zakken geen vouw hebben, vul dan in het overeenstemmende vak een 0 in. 9

10 Klik op Volgende. Op basis van de afmetingen ingegeven door de operator, zal de applicatie zelf het theoretisch en praktisch volume en het theoretisch en praktisch gewicht berekenen. De operator heeft de mogelijkheid om de praktische waarden te wijzigen. Beide velden zijn trouwens verplicht in te vullen. Opgelet: de applicatie gebruikt de praktische waarden voor de berekening van de forfaits! Eens de gegevens van dit scherm ingevuld zijn, klikt u op voltooien. U zal het nieuw gecreëerde type zak zien verschijnen in het midden van het scherm in overzicht operatorzakken. Belangrijke opmerking in verband met de naamgeving van de zak De applicatie zal automatisch een naam genereren voor de zak waarvan u de waarden hebt ingegeven. Het eerste deel van de naam is het door VAL I PAC voorgedefinieerde type Folie zak of EPS zak, het tweede deel bestaat uit de zes eerste letters van de naam van de operator en het derde deel is het theoretisch volume van de zak. U kan kiezen om de door de applicatie voorgestelde naam te behouden of u kan zelf een naam toekennen. Wat ook de gekozen benaming is, de naam van de zak verschijnt op het certificaat van de ontpakker. Indien u kiest om de naam van de zak aan te passen, kan u enkel het tweede en het derde vak wijzigen. Opgelet: beide vakken moeten ingevuld worden en mogen niet leeg blijven. In voorkomend geval zal de applicatie zelf een naam genereren. Eens u de naam van de zak heeft gewijzigd, klikt u op Voltooien. Nadat u op deze knop heeft geklikt, is het niet meer mogelijk om de naam van de zak te veranderen. Indien u toch de naam van de zak wenst te wijzigen, kan u hem verwijderen (zolang er geen certificaten aan gekoppeld zijn) en een nieuwe creëren. Om een zak te verwijderen, verwijzen wij u door naar het volgende hoofdstuk Overzicht van de operatorzakken. 10

11 6. Overzicht van operatorzakken Via het hoofdmenu krijgt u toegang tot dit overzicht door te klikken op de knop Overzicht van operatorzakken. Dit overzicht laat u toe om de afmetingen en de theoretische en praktische volumes en gewichten van de zakken te raadplegen, te wijzigen en of te verwijderen. Indien u een criterium wenst te sorteren, klik dan op de hoofding van dit criterium. Het pijltje rechts van de hoofding geeft aan volgens welk criterium een rangschikking werd doorgevoerd. Via dit overzicht hebt u ook de mogelijkheid om een nieuw zaktype toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Indien u een nieuw type zak wenst toe te voegen, klik dan op de knop Voeg toe. Volg verder de instructies vermeld in hoofdstuk 5. Indien u een type zak wenst te wijzigen, vink dan het te wijzigen zaktype aan en klik op de knop Update. In het volgende scherm kan u enkel de afmetingen van de zak wijzigen (hoogte, breedte en diepte). Klik op volgende, ga na of de praktische gewichten en volumes correct zijn en bevestig uw wijziging door te klikken op voltooien. Het is onmogelijk om de naam van het zaktype te wijzigen. Indien u dit toch wenst te doen, dient u een nieuw type aan te maken. Indien u een type zak wenst te verwijderen, vink dan dit type aan en klik op de knop verwijder. Bevestig uw keuze door ja te antwoorden op de vraag die nadien verschijnt op het scherm ( Bent u zeker dat u de geselecteerde operatorzak wilt verwijderen? ). Het is echter onmogelijk om zakken te verwijderen of aan te passen, indien zij reeds gebruikt werden in de lopende aanvraag. Zakken die verwijderd worden en die nooit gebruikt werden in certificaten, verdwijnen definitief uit de databank. Opgelet, de opties update en verwijderen zijn enkel toegankelijk vóór de vergrendeling van uw aanvraag. 11

12 7. Een rapport van de operatorzakken aanmaken Indien u een overzicht wenst af te drukken van de gedefinieerde zakken, die opgeslagen zijn in het systeem, activeer dan de optie maak rapport operatorzakken in het hoofdmenu van de applicatie. U kan zelf bepalen volgens welk criterium u een sortering wenst door te voeren. U heeft de mogelijkheid om de informatie te sorteren volgens volgende criteria: Naam Praktisch gewicht Theoretisch gewicht Praktisch volume Theoretisch volume Hoogte Breedte Diepte Eens u een keuze gemaakt hebt, zal u een scherm zien verschijnen met informatie over alle zaktypes die u ooit heeft gedefinieerd. U zal zien dat er zowel actieve als nietactieve zaktypes zijn. Een zaktype wordt niet-actief om het moment dat dit zaktype verwijderd wordt, voor zover het gekoppeld is aan certificaten in een reeds afgesloten aanvraag. De zaktypes die in voorgaande jaren/aanvragen werden aangemaakt, werden default op niet actief gezet. Dit betekent dat deze zakken niet meer kunnen geselecteerd worden bij het toevoegen of aanpassen van certificaten. Om het overzichtsrapport van de operatorzakken af te drukken, klikt u op Print. Het afdrukscherm van Windows zal verschijnen, waarin u de te gebruiken printer kan selecteren. 12

13 8. Ingeven van de gegevens van de ontpakkers Om over te gaan tot het ingeven van de ontpakker gegevens, klikt u op het menu Beheer lopende aanvraag, dat zich links bovenaan in het hoofdscherm bevindt. Het eerste scherm dat u dan te zien krijgt, geeft u algemene informatie over de status van de lopende aanvraag. Indien er nog geen enkel certificaat werd aangemaakt, zal enkel volgende informatie ingevuld zijn: - Naam van de operator - Operator nummer - Referentiejaar - Status van de aanvraag Alle andere waarden staan nog op nul. Indien de naam van de operator, het operatornummer of het referentiejaar niet correct zijn of als de andere waarden initieel niet gelijk zijn aan nul, gelieve dan contact op te nemen met de helpdesk van VAL-I-PAC op het nummer 02/ Om certificaten aan te maken, heeft u de keuze tussen drie mogelijkheden: De certificaten één voor één ingeven (zie hoofdstuk 8.1) Alle certificaten ineens via een csv-bestand importeren (csv: Comma Separated Value) (zie hoofdstuk 8.2), De aanvraag van vorig referentiejaar importeren (zie hoofdstuk 8.3). 13

14 8.1 Ingeven van de certificaten via de optie Certificaat toevoegen Deze optie laat u toe om de certificaten één voor één in te geven. Klik hiervoor op het menu certificaat toevoegen, dat zich links op het scherm bevindt en volg de instructies. Deze procedure verloopt in 5 stappen, die hieronder beschreven worden stap 1 : Voor wie wilt u een certificaat toevoegen? Nadat u op certificaat toevoegen heeft geklikt, verschijnt volgende boodschap op het scherm: voor wie wilt u een certificaat toevoegen? U kan kiezen uit volgende mogelijkheden : - Voeg een nieuw certificaat toe voor een nieuwe ontpakker - Voeg een nieuw certificaat toe voor een bestaande ontpakker - Voeg een eigen certificaat toe Indien u kiest voor de optie Voeg een nieuw certificaat toe voor een bestaande ontpakker, krijgt u toegang tot de administratieve gegevens van de ontpakkers die voorkwamen in de laatste versie van de aanvraag van het vorige referentiejaar. Vink de optie aan die overeenstemt met uw keuze en klik daarna op de knop volgende. Zie hiervoor hoofdstuk (Stap 2: Administratieve gegevens) Voeg een certificaat toe voor een nieuwe ontpakker. Indien u deze optie kiest, zal een blanco fiche verschijnen. Hier kan u de administratieve gegevens invullen van het bedrijf waarvoor u een certificaat wenst op te maken. Zie hoofdstuk (Stap 2: Administratieve gegevens). 14

15 Voeg een certificaat toe voor een bestaande ontpakker Als u deze optie selecteert krijgt u een keuzelijst van ontpakkers voor welke in het vorige referentiejaar een certificaat opgemaakt werd. Indien de lijst meer dan 10 lijnen bevat, wordt ze over verschillende pagina s opgesplitst, waarbij elke pagina bereikbaar is via het paginanummer, via de knoppen Vorige en Volgende of via de specifieke navigatietekens: «: ga naar het eerste blad < : ga naar het voorgaande blad» : ga naar het laatste blad > : ga naar het volgende blad Van de ontpakkers die het certificaat van het vorige referentiejaar naar VAL-I-PAC terugstuurden, bevinden ALLE administratieve gegevens zich in de databank. Van de ontpakkers die hun certificaat van het vorige referentiejaar NIET terugstuurden, is enkel het klantnummer beschikbaar in de databank. (in de keuzelijst van ontpakkers zijn deze te zien als dummy s ). Om in de keuzelijst een ontpakker op te zoeken, bestaan er twee mogelijkheden: - Manuele opzoeking - Opzoeking via een filter Manuele opzoeking van een ontpakker De keuzelijst van ontpakkers is standaard alfabetisch gesorteerd op naam. U kan een ontpakker opzoeken door de verschillende pagina s te doorlopen. Bovendien kan de keuzelijst in dalende of in stijgende volgorde gerangschikt worden door op een van de hoofdingen te klikken die zich boven elke kolom 15

16 bevinden (Naam, referentie bij operator, ondernemingsnummer, straat, huisnummer, postcode, gemeente of land). Het pijltje rechts van de titel geeft aan op welke kolom en in welke volgorde de rangschikking werd doorgevoerd. Opzoeken van een ontpakker via een filter Om een ontpakker op te zoeken via een filter, dient u eerst de gewenste filter te selecteren. Er zijn 3 filtermogelijkheden: op het ondernemingsnummer, op de naam, of op het klantnummer. Kies de gewenste filter in het afrolmenu en geef (een deel van) de gezochte waarde in het vakje rechts van de filter. Klik daarna op de knop Zoek of op de ENTER toets van uw toetsenbord. Hoe kan u de opzoeking via een filter optimaliseren? indien u exacte waarden ingeeft, zal u meteen het gewenste resultaat krijgen bij de opzoeking. Het is echter ook mogelijk om een partiële waarde in te geven. In dit geval zal op het scherm een lijst verschijnen van alle ontpakkers voor wie deze partiële waarde werd gevonden. Indien u bijvoorbeeld een ontpakker zoekt op naam en u in het veldje AB ingeeft, zal een lijst verschijnen van alle ontpakkers waar de lettercombinatie AB in voorkomt (zowel in het begin, in het midden als op het einde van het woord). Bij een opzoeking op basis van het ondernemingsnummer, dient u dit nummer (of een deel ervan) in te geven zonder koppeltekens of punten. De ontpakkers die hun certificaat van vorig referentiejaar NIET hebben teruggestuurd, kunnen enkel opgezocht worden via hun klantnummer. Indien u de gewenste ontpakker gevonden hebt, vinkt u deze aan. Klik daarna op Volgende. U komt in de fiche met administratieve gegevens terecht (zie Stap 2: Administratieve gegevens). 16

17 Voeg een eigen certificaat toe Indien u deze optie kiest, betekent dit dat u voor uzelf een certificaat wenst aan te maken voor de recyclage van bedrijfsmatig verpakkingsafval in hout of kunststof dat door u uitgesorteerd werd uit gemengd klasse II afval. U komt in een blanco fiche terecht waar u uw eigen administratieve gegevens kan invullen. Zie hoofdstuk (Stap 2: Administratieve gegevens) Stap 2 : Administratieve gegevens Naargelang uw keuze in Stap 1 krijgt u in Stap 2 een blanco of een vooraf ingevulde fiche te zien. Ingeval het een blanco fiche betreft, vult u in de lege velden de gevraagde informatie in. Om van het ene veld naar het andere te gaan, klikt u in het gewenste veld of drukt u op de Tab toets van uw toetsenbord. Volgende velden (deze met een * ernaast) dienen verplicht ingevuld te worden: - Klantnummer - Naam - Straat - Postcode - Gemeente - Land Ingeval van een eigen certificaat, krijgt u een nagenoeg blanco fiche waar enkel het klantnummer reeds vooraf ingevuld is, namelijk met de standaard waarde EIGEN CERTIFICAAT/PROPRE CERTIFICAT. Dit is niet wijzigbaar. Als alle velden ingevuld zijn, klikt u op Volgende. Indien u één of meerdere velden niet invult, zal u niet verder naar de volgende stap van de procedure geraken. 17

18 Ingeval u in Stap 1 een bestaande ontpakker geselecteerd had via de keuzelijst, komt u in een volledig ingevulde fiche terecht. Op die manier hoeft u niet alle administratieve gegevens van de ontpakkers opnieuw in te geven, behalve voor de ontpakkers, die hun certificaat van vorig referentiejaar niet terugstuurden. In dit laatste geval zijn er dummy gegevens ingevuld. U kan dus wel best nagaan of de vooraf ingevulde gegevens correct zijn. Indien dit niet het geval is, verbeter deze dan door in de desbetreffende velden de nodige wijzigingen aan te brengen en daarna uw ingave te bevestigen door op Volgende te klikken. Opgelet, het is onmogelijk om het klantnummer te wijzigen. Indien de vooraf ingevulde gegevens wél correct zijn, klik dan onmiddellijk op Volgende. Nadat u op Volgende geklikt hebt, komt u in Stap 3 terecht, waar de forfaitgegevens kunnen ingevuld worden. Zie hoofdstuk (Stap 3: Voeg de forfaits toe) Stap 3: Voeg de forfaits toe In het volgende scherm kunt u gegevens invoeren betreffende de recyclage- en containerforfaits. Om een recyclageforfait aan te maken selecteert u een type materiaal (kunststof, hout of EPS) via het eerste afrolmenu links (onder Recyclage forfait gegevens). Vul rechts in de blanco velden een aantal kg in en klik dan op Toevoegen of op de enter toets van uw toetsenbord. Opgelet: indien u niet op Toevoegen of op enter klikt, worden de gegevens niet bewaard! 18

19 Om een zakforfait of een containerforfait toe te voegen gaat u analoog te werk als voor een recyclageforfait. Voor het containerforfait is er bovendien een extra afrolmenu voorzien om het in de container ingezamelde materiaal te selecteren. Van zodra u een forfait heeft toegevoegd, verschijnt er in het midden van het scherm een Overzicht van forfaits. Dit overzicht laat u toe om na te gaan of de ingevoerde gegevens correct zijn. Indien u een fout opmerkt, kan u de betreffende forfaitlijn wijzigen. Pas de betreffende waarde aan in de kolom Kwantiteit en klik vervolgens op Update of op de enter toets van uw toetsenbord. Opgelet: indien u niet op Update of op enter klikt, worden uw wijzigingen niet bewaard! Indien u een fout opmerkt in het type zak, type container of type materiaal, kan u de betreffende lijn verwijderen in het overzicht van de forfaits en een nieuw forfait creëren. Om een lijn te verwijderen selecteert u de lijn en daarna klikt u op Verwijderen. Na het toevoegen van een forfait worden telkens ook de forfaitbedragen in het Totaaloverzicht aangepast. Indien de gewenste forfaits werden ingevoerd kan u kiezen om naar de volgende stap te gaan door te klikken op Volgende onderaan het scherm of u kan onmiddellijk terugkeren naar het hoofdscherm door op Voltooien te klikken. De volgende stap biedt de mogelijkheid om een commentaar naar de ontpakker toe te voegen op het certificaat (niet verplicht). Zie volgende hoofdstuk Stap 4 Voeg commentaar naar ontpakker toe. 19

20 Stap 4: Voeg commentaar naar ontpakker toe Hier hebt u de mogelijkheid om op het certificaat een commentaar toe te voegen voor de ontpakker. Geef uw commentaar in (maximum 255 lettertekens) en klik daarna op Volgende om naar de volgende stap te gaan of op Voltooien indien u onmiddellijk wil terugkeren naar het hoofdscherm. Voor de volgende stap: zie hoofdstuk Stap 5: Voeg een opmerking toe Stap 5: Voeg een opmerking toe Dankzij deze optie kan u bij het certificaat een opmerking toevoegen voor uw dossierbeheerder bij VAL-I-PAC. Deze opmerking zal NIET afgedrukt worden op het certificaat en is dus NIET ZICHTBAAR voor de ontpakker. Om een opmerking toe te voegen, klikt u op Opmerking toevoegen. 20

21 In het volgende scherm hebt u dan de mogelijkheid om uw opmerkingstekst toe te voegen (maximum 4000 karakters). Klik daarna op Voeg toe. De opmerking verschijnt dan in het overzicht samen met de datum waarop het werd aangemaakt alsook de identiteit van de persoon die de opmerking aanmaakte. Als u een bestaande opmerking selecteert, hebt u ook de mogelijkheid om een opmerking te lezen, een opmerking aan te passen of een opmerking te verwijderen. Via dit overzicht heeft u toegang tot ALLE opmerkingen voor dit certificaat, ook deze die tijdens de controleprocedure door uw dossierbeheerder bij VAL I PAC toegevoegd worden. Van zodra diegene voor wie de opmerking bedoeld is de opmerking gelezen heeft, zal het vakje Is geopend aangevinkt worden. Als u klikt op voltooien, komt u terug in het hoofdscherm terecht met het overzicht van de certificaten en zal u zien dat er een nieuwe certificaatlijn werd aangemaakt. U kunt dan de procedure herbeginnen vanaf Stap 1 (hoofdstuk ) voor elk certificaat dat u manueel wenst aan te maken. In het hoofdscherm in het overzicht van de certificaten wordt trouwens op certificaatniveau aangeduid of er ongelezen opmerkingen zijn (zie afbeelding). 21

22 8.2. Invoeren van gegevens van de ontpakker via de optie Upload csv template Deze optie laat u toe om administratieve gegevens te importeren vanuit uw intern beheersysteem, zodat u niet verplicht bent om de certificaten één voor één in te geven. Het importeren van een csv-bestand is enkel mogelijk als er nog geen certificaten aangemaakt zijn in de lopende aanvraag. Om eventueel reeds aangemaakte certificaten te verwijderen klikt u op Verwijder alle certificaten. Opgelet: - het is enkel mogelijk om certificaten uit een aanvraag te verwijderen als de certificaten de status editeerbaar hebben. - Het is bijgevolg onmogelijk om een csv-bestand te importeren als een aanvraag al eens vergrendeld werd. Om een CSV-bestand zonder problemen te kunnen importeren is het van groot belang om een bepaalde volgorde van kolommen te respecteren. De juiste volgorde kan u vinden in het model csv-bestand dat bekomen wordt door op Download csv template te klikken. Nadat u op de knop Download csv template heeft geklikt, zal volgende boodschap verschijnen op het scherm : Wij raden u aan om dit model csv-bestand te bewaren op een plaats waar u het gemakkelijk kan terugvinden. 22

23 Hoe correct een csv downloaden en terug uploaden Zorg ervoor dat de aanvraag volledig leeg is (geen certificaten). Indien niet, Verwijder alle certificaten. Klik op de knop Kopieer certificaten Klik op de knop Download csv-template Druk op Save of Bewaren 23

24 Selecteer All Files of Alle Bestanden bij Save as type. Vervang de extensie.csv door.txt. Druk op Save of Bewaren. Vervolgens opent u Excel. Open vanuit excel het.txt bestand dat u net bewaard hebt. Volgend scherm zal dan verschijnen: Zoals hierboven aangegeven klikt u op Delimited en dan op Next. Nadien komt u in het 2 de scherm terecht en kiest u voor Comma en/of Semicolon. 24

25 Van zodra u komma en/of puntkomma hebt aangeklikt, zou u de tekst in het Data preview scherm moeten opgesplitst zien in kolommen. Ga dan over naar Next. - Selecteer bij "Column data format" voor elke kolom met administratieve gegevens in de Data preview het item "Text" (tot en met de kolom "Commentaar naar ontpakker") - en klik dan op Finish. 25

26 Normaal gezien zou nu het bestand moeten openen in Excel met alle gegevens mooi in kolommen. Dan kan u in de kolommen voor de container- en recyclageforfaitgegevens de nodige tonnages en/of het aantal dagen invullen. U bewaart het bestand als een Excel document zolang u er wijzigingen wil in doen. Van zodra alle gegevens ingevuld zijn en u het ingevulde bestand wenst op te laden in de applicatie, dient u het opnieuw te bewaren als '.csv'-bestand vooraleer u het kan opladen. De extensie moet dan.csv worden en u moet bij Files of Type CSV selecteren. Indien de applicatie niettemin weigert om het csv-bestand te importeren, neem dan contact op met de helpdesk op het nummer 02/

27 Een csv-bestand kan geëxporteerd worden vanuit eender welke Windows applicatie. Het enige voorbeeld dat wij hier zullen behandelen is een MS Excel bestand. Bij het opmaken van uw bestand is het absoluut noodzakelijk om de volgorde van de velden (kolommen) te respecteren om een correcte invoer van gegevens in de applicatie te garanderen. De te respecteren volgorde van de velden met administratieve informatie is als volgt: Veldnaam Mogelijke waarden Specificatie Verplicht? Klantnummer mag bestaan uit cijfers en/of letters JA Naam naam van de ontpakker JA Straat Huisnummer Industriezone Postcode Gemeente Land Ondernemingsnummer Bankrekeningnummer Geslacht van de contactpersoon Familienaam van de contactpersoon Voornaam van de contactpersoon Telefoonnummer van de contactpersoon van de contactpersoon Taal van de contactpersoon Commentaar naar de ontpakker BE DE FR GB NL LU DK TRUE FALSE leeg veld NL FR leeg veld 2 letters overeenstemmend met de landcode en een reeks van 10 cijfers zonder spaties noch koppeltekens. Voorbeeld: BE letters overeenstemmend met de landcode en een reeks van 12 cijfers zonder spaties noch koppeltekens. Voorbeeld: BE Mannelijk Vrouwelijk Onbekend Nederlandstalig Franstalig Default Nederlandstalig!!!! Tekstveld, maximum 255 karakters JA JA JA JA 27

28 De daaropvolgende velden/kolommen hebben betrekking op de forfaits. Opgelet: - de ondernemings- en rekeningnummers zijn verbonden aan de landcode indien de landcode BE is - Zorg ervoor dat er voor elke lijn een getal staat in de laatste kolom. Indien er geen waarde ingevuld is in functie van een forfaitberekening, geef dan 0 in. - Zorg ervoor dat de verschillende zaktypes die u gebruikt vooraf gedefinieerd zijn. Het model csv-bestand baseert zich namelijk op de informatie vervat in de applicatie op het moment van de download. 28

29 8.3. Opladen van de gegevens van het vorige jaar Deze optie laat u toe om de administratieve gegevens te importeren van ontpakkers voor wie een certificaat werd opgemaakt voor het voorgaande referentiejaar. Van de ontpakkers die hun certificaat van het vorige referentiejaar NIET terugstuurden, is enkel het klantnummer beschikbaar in de databank (in het overzicht te zien als dummy s ). U kan dan wel achterhalen om welke klanten dit gaat. Het klantnummer is immers het eerste cijfer in xxxx_dummyxxx Gelieve de klantnummers voor bestaande klanten te laten zoals ze verschijnen op het scherm of in het csv bestand. Deze klantnummers zullen door VAL I PAC zelf nog gecorrigeerd worden in de loop van Het importeren van een csv-bestand is enkel mogelijk als er nog geen certificaten aangemaakt zijn in de lopende aanvraag. Om eventueel reeds aangemaakte certificaten te verwijderen klikt u op Verwijder alle certificaten. Opgelet: - het is enkel mogelijk om certificaten uit een aanvraag te verwijderen als de certificaten de status editeerbaar hebben. - Het is bijgevolg onmogelijk om een csv-bestand te importeren als een aanvraag al eens vergrendeld werd. U kan de gegevens van het voorgaande jaar invoeren door in het hoofdscherm te klikken op Kopieer certificaten. 29

30 De gegevens met betrekking tot de forfaits van vorig referentiejaar zullen niet geïmporteerd worden. Nu heeft u twee mogelijkheden : De certificaten één voor één wijzigen om de nieuwe forfaitgegevens toe te voegen, De gegevens exporteren naar een csv-bestand en daar de forfaitgegevens toevoegen Een voor een aanpassen van de certificaten Wij raden deze optie aan voor operatoren die in het voorgaande referentiejaar minder dan 10 certificaten hebben aangevraagd. Selecteer een certificaat, klik op Certificaat aanpassen en ga na of de administratieve gegevens correct zijn. U bevindt zich nu niet in een wizard. De gegevens worden hier ingegeven via de verschillende tabbladen bovenaan het scherm (zie hoofdstuk 9). Geef de forfait gegevens in door de juiste tab te selecteren. Doe dit voor alle certificaten. Indien nodig kunt u in het hoofdscherm ook certificaten verwijderen resp. toevoegen door een certificaat te selecteren en te klikken op Verwijder certificaat (zie hoofdstuk 9) resp. Certificaat toevoegen (zie hoofdstuk 8.1) Gegevens exporteren naar een csv-bestand Wij raden deze optie aan voor operatoren die in het voorgaand referentiejaar meer dan 10 en minder dan 150 certificaten hebben aangevraagd. Eens de administratieve gegevens van de ontpakkers geïmporteerd werden via Kopieer certificaten, klik dan op Download csv template. Bewaar het gegenereerde csv-bestand op een plaats waar u het gemakkelijk kan terugvinden. Vul de ontbrekende gegevens aan in het csv-bestand en bewaar uw wijzigingen (steeds onder csv-formaat). Keer nadien terug in de applicatie en verwijder alle certificaten via de optie Verwijder alle certificaten (zie hoofdstuk 9.5). Importeer uw csv-bestand via de optie Upload csv (zie hoofdstuk 8.2). Het is mogelijk dat een foutboodschap verschijnt tijdens het invoeren van uw CSVbestand in de applicatie. Normaliter geeft de foutboodschap aan in welke lijn de fout zich voordeed en om welke fout het gaat. 30

31 Indien de applicatie niettemin weigert om het csv-bestand te importeren, neem dan contact op met de helpdesk op het nummer 02/

32 9. Bekijken, wijzigen, verwijderen en toevoegen van een certificaat 9.1. Certificaat bekijken De optie Certificaat bekijken is toegankelijk als er een certificaat aangevinkt is. Deze optie laat toe om gegevens van een welbepaalde ontpakker te RAADPLEGEN, zonder dat deze kunnen GEWIJZIGD worden. Via tabbladen hebt u toegang tot de vier verschillende onderdelen van het certificaat: Administratieve gegevens, Forfait gegevens, Commentaar naar ontpakker en Opmerkingen Certificaat aanpassen Een certificaat kan enkel aangepast worden indien de status van de aanvraag editeerbaar is en de status van het certificaat editeerbaar of wijzigbaar is. Zie hoofdstuk 16 voor meer details over de statussen. De optie Certificaat aanpassen is toegankelijk als er een certificaat aangevinkt is. Deze optie laat u toe om de gegevens van een welbepaalde ontpakker te WIJZIGEN. Via tabbladen hebt u toegang tot de vier verschillende onderdelen van het certificaat: Administratieve gegevens, Forfait gegevens, Commentaar naar ontpakker en Opmerkingen. Nadat u gegevens gewijzigd hebt, is het absoluut noodzakelijk om deze wijzigingen te bevestigen door op de knop Update of Aanpassen te klikken, al naargelang het soort gegeven dat werd gewijzigd. Indien u dit niet doet, zullen de wijzigingen niet bewaard worden. Belangrijke opmerking in verband met het updaten van forfaitgegevens: Indien u de optie Certificaat aanpassen kiest, kan u enkel volgende forfaitgegevens wijzigen : - Aantal kalenderdagen van een container - Aantal kilo hout/plastiek - Aantal zakken Om het type container, het type zak of de materiaalsoort aan te passen dient u de desbetreffende lijn te verwijderen in het Overzicht van forfaits. Daarna kunt u een nieuw forfait creëren. Voorbeeld: U heeft een forfait aangevraagd voor een container hout. Tijdens de controle blijkt echter dat het gaat om een container voor kunststof. In dit geval dient u zich in de tab Forfait gegevens te positioneren op de overeenstemmende lijn, op de knop Verwijderen te klikken en nadien een nieuwe lijn aan te maken met een container kunststof. 32

33 9.3. Verwijder certificaat Een certificaat kan enkel verwijderd worden indien de status van de aanvraag editeerbaar is en de status van het certificaat editeerbaar of verwijderbaar is. Zie hoofdstuk 16 voor meer details over de statussen. De optie Verwijder certificaat is toegankelijk als het te verwijderen certificaat aangevinkt is. Deze optie laat u toe om een certificaat volledig te verwijderen Certificaat toevoegen Deze optie laat u toe om een nieuw certificaat aan te maken en is steeds toegankelijk, zolang de aanvraag niet vergrendeld is. Zie hoofdstuk Verwijder alle certificaten Deze optie laat u toe om alle certificaten in uw lopende aanvraag te verwijderen. Deze actie kan enkel doorgevoerd worden als de aanvraag editeerbaar is en nog niet vergendeld werd. 33

34 10. Aanvraag vergrendelen Deze optie is toegankelijk via Vergrendel aanvraag onderaan op het hoofdscherm Beheer lopende aanvraag. Deze optie laat u toe om VAL-I-PAC te informeren dat de controle van de aanvraag kan beginnen. Op dat moment verandert de status van de aanvraag van editeerbaar naar vergrendeld en krijgen alle certificaten de status in verwerking. Wanneer u Vergrendel aanvraag aanklikt, start de pre-controle op de aanvraag. De applicatie zal een overzicht weergeven van alle certificaten die niet volledig beantwoorden aan de 5 criteria van de precontrole. Deze lijst kan afgedrukt worden door op de knop print te klikken, die zich onderaan het scherm bevindt. Onderaan de lijst worden de 5 pre-controle regels beschreven. - Regel 1 : Het totaalforfait is kleiner dan 10 - Regel 2 : Het ondernemingsnummer is niet ingevuld - Regel 3 : Het ondernemingsnummer is niet uniek voor deze aanvraag - Regel 4 : Het klantnummer is niet uniek voor deze aanvraag - Regel 5 : De aanvraag bevat geen eigen certificaat 34

35 Het kan zijn dat de lijst van certificaten die niet voldoen aan de criteria van een aanvraag langer is dan één pagina. Om naar het einde van de lijst te gaan drukt u gelijktijdig op de toetsen CTRL en END van uw toetsenbord. Indien u certificaten uit deze pre-controle lijst wenst te wijzigen, antwoord dan Nee op de vraag Bent u zeker dat u de aanvraag wilt vergrendelen? U komt dan opnieuw terecht in het hoofdscherm van beheer lopende aanvraag, waar u de mogelijkheid hebt om de nodige aanpassingen aan te brengen. Indien u geen wijzigingen wenst aan te brengen aan de aanvraag, antwoord dan Ja op de vraag Bent u zeker dat u de aanvraag wilt vergrendelen? Indien u op Ja klikt, zullen de certificaten met een waarde kleiner dan 10 automatisch de status niet afdrukbaar krijgen. Deze certificaten zijn wel degelijk aanwezig in de aanvraag, maar kunnen niet afgedrukt, noch gewijzigd worden. Opmerking: het aanpassen van de certificaten die niet voldoen aan de hierboven vermelde regels is niet verplicht, maar wel wenselijk. Wanneer een aanvraag vergrendeld wordt, is het niet meer mogelijk om er wijzigingen in aan te brengen. Enkel de opties Certificaat bekijken, Download csv template, Overzicht totalen en Opmerkingen aanvraag zijn nog toegankelijk (zie hoofdstuk 9.1). Eens de aanvraag voor certificaten vergrendeld is, krijgt de dossierbeheerder bij VAL-I- PAC een die hem informeert dat de controle mag beginnen. De certificaten hebben dan als status in verwerking of niet afdrukbaar (in het geval de waarde van de certificaten kleiner is dan 10.) 35

36 11. Wijzigen van de aanvraag na de controle Eens de aanvraag voor de certificaten vergrendeld is, zal de auditor bij VAL-I-PAC overgaan tot de controle ervan. De goedkeuring van de aanvraag verloopt op certificaatniveau (ipv op aanvraagniveau). Dat heeft als voordeel dat de aanvraag partieel kan goedgekeurd worden. Certificaten die goedgekeurd werden, wijzigen van status in verwerking naar status goedgekeurd. Certificaten die eventueel wijzigingen dienen te ondergaan of die integraal dienen verwijderd te worden, krijgen de status te wijzigen resp. te verwijderen. Opdat de operator in voorkomend geval de nodige wijzigingen zou kunnen aanbrengen, zal de auditor bij VAL-I-PAC de aanvraag terug ontgrendelen. De status van de aanvraag wordt dan opnieuw editeerbaar. De certificaten die op dat moment nog niet gecontroleerd/goedgekeurd werden, blijven in de status in verwerking staan en zijn niet toegankelijk voor de operator. Bij het ontgrendelen van de aanvraag, wordt de operator hiervan per op de hoogte gesteld. Alle opmerkingen bij de controle kunnen opgenomen worden in de applicatie. Tijdens de controle kan de operator op het scherm beheer lopende aanvraag opvolgen hoeveel opmerkingen er door de auditor werden geformuleerd, hoeveel certificaten er gewijzigd of verwijderd moeten worden, hoeveel certificaten er werden goedgekeurd en hoeveel certificaten nog niet gecontroleerd werden en nog de status In verwerking hebben (zie verder hoofdstuk 16). De auditor bij VAL-I-PAC kan op twee verschillende niveaus opmerkingen formuleren: op het niveau van de aanvraag en op het niveau van de certificaten. Om de opmerkingen te raadplegen op het niveau van de aanvraag, dient u op de knop Bekijk opmerkingen aanvraag te klikken in het hoofdmenu. Deze opmerkingen hebben betrekking tot de kwaliteit van de aanvraag in het algemeen. Om een opmerking te raadplegen op het niveau van de certificaten, kan u het certificaatoverzicht filteren op ongelezen opmerkingen of het overzicht rangschikken door te klikken op de hoofding ongelezen opmerkingen. Op die manier kan u snel zien voor welke certificaten een opmerking werd gemaakt. Om een specifieke opmerking te raadplegen, klikt u op het desbetreffende certificaat en nadien op certificaat bekijken of Certificaat aanpassen. In de rubriek opmerkingen heeft u toegang tot de opmerkingen opgesteld voor dit specifieke certificaat. Om een opmerking in zijn totaliteit te lezen, selecteert u de opmerking en klikt u op opmerking lezen. Op die manier wordt in de applicatie geregistreerd dat u kennis genomen heeft van de opmerking. Om het doorvoeren van correcties te vergemakkelijken, raden wij u aan om te werken met de filters in het hoofdscherm. Zo kan u filteren op de status van een certificaat. De gecontroleerde certificaten, die moeten gecorrigeerd/verwijderd worden kregen de status wijzigbaar resp. verwijderbaar. Wij raden u aan om achtereenvolgens te filteren op beide statussen. Voor meer informatie omtrent de statussen wijzigvbaar en verwijderbaar, verwijzen wij naar hoofdstuk

37 12. Rapport overzicht totalen Dit rapport geeft u op elk moment een algemeen totaal van de forfaits die aangevraagd werden tijdens de procedure (aantal kilo, aantal zakken, aantal dagen, waarden in ). In dit rapport worden eveneens de pre-controle regels gegeven. Op die manier kunt u nagaan of uw certificaten wel degelijk overeenstemmen met deze regels voordat u overgaat tot de vergrendeling van uw aanvraag. Dit rapport kan afgedrukt worden door op de knop afdrukken te klikken. 37

38 13. Afdrukken van de certificaten Deze optie kan aangeklikt worden via het hoofdmenu en is enkel bruikbaar wanneer de status van een aantal certificaten op Afdrukbaar staat. Deze functie laat u toe om de certificaten af te drukken, die u naar de ontpakkers dient op te sturen. Eens de certificaten definitief goedgekeurd worden door VAL-I-PAC, zal u met de post evenveel originele certificaten toegestuurd krijgen als het aantal goedgekeurde certificaten. Verder krijgt u ook een aantal test -certificaten (specimens). Om na te gaan of u de originele certificaten correct in de printer legt, bent u verplicht om eerst een afdruktest uit te voeren op de testcertificaten (specimen). Plaats een specimen in de lade van uw printer, klik op Genereer certificaat in het hoofdmenu en daarna op de knop Druk testcertificaat af. Met deze afdruktest is geen kalibratie mogelijk van de printer, maar garandeert dat het papier op de correcte manier in de printer werd geplaatst. Er wordt een pdf document gegenereerd. Als u dit document afdrukt, verschijnt er afdrukscherm van Windows op het scherm. Selecteer de gewenste printer alsook de plaats waar het specimen werd ingebracht (via Properties, Paper, Source ). Als deze afdruktest geslaagd is, kan u de originele certificaten in de printer leggen en afdrukken via de knop Druk certificaat af. Hier wordt eveneens een pdf document gegenereerd. In de lijst van afdrukbare certificaten heeft u de mogelijkheid om te bepalen welke certificaten eerst zullen afgedrukt worden. De lijst van de afdrukbare certificaten kan eventueel gerangschikt worden door een filter toe te passen of te sorteren op volgende waarden: taal van de ontpakker, totaal forfait, klantnummer en naam van de ontpakker. Nadat een certificaat afgedrukt werd, verdwijnt het uit de lijst van de afdrukbare certificaten en komt het in de lijst van duplicaat certificaten terecht. Om ervoor te zorgen dat alle gegevens op de juiste plaats op het certificaat afgedrukt worden, moet u erop letten dat - in het Printer dialoogvenster Page Scaling op None staat. - bij de Properties : op de tab Paper size A4 geselecteerd is. 38

39 39

40 40

41 14. Druk een duplicaat af Deze optie, die kan aangeklikt worden via het hoofdmenu, is enkel bruikbaar wanneer een aantal certificaten de status afgedrukt heeft. Indien de ontpakker zijn certificaat is kwijtgeraakt of het niet heeft ontvangen, mag u hem een kopie (duplicaat) ervan opsturen. Om op deze optie beroep te kunnen doen, is het bijgevolg noodzakelijk dat het originele certificaat reeds werd afgedrukt. Wanneer u klikt op de knop druk een duplicaat af verschijnt er een overzicht van alle reeds afgedrukte certificaten. Deze optie laat u toe om via een pdf document duplicaten te genereren van de gewenste certificaten, door de overeenkomstige lijnen ervan te activeren. Om de duplicaten van de geselecteerde certificaten te doen verschijnen, klikt u op de knop druk een duplicaat af onderaan het scherm. Deze duplicaten zullen afgedrukt worden op blanco papier. Wanneer u een duplicaat afdrukt, zal de applicatie automatisch een achtergrond genereren met de banner Duplicaat. 41

42 15. Bijkomende certificaten De applicatie laat u toe om na de verwerking van de aanvraag op eenvoudige wijze nog certificaten toe te voegen aan een aanvraag zolang VAL-I-PAC het desbetreffende jaar niet definitief heeft afgesloten. U dient dezelfde procedure te volgen als voor de initiële aanvraag voor certificaten. De aanvraag voor bijkomende certificaten kan enkel gebeuren via de manuele optie certificaat toevoegen (zie hoofdstuk 8.1) en niet via het importeren van een csvbestand. 42

43 16. Raadplegingsfunctie Deze nieuwe functie laat de operator op elk moment toe om na te gaan in welk stadium van de procedure de aanvraag en de certificaten zich bevinden Raadpleging van de status van de aanvraag en van de certificaten De operator kan op elk ogenblik de status van zijn aanvraag en van de certificaten raadplegen. Deze informatie is toegankelijk via de header van het hoofdmenu. Een aanvraag kan drie verschillende statussen hebben : - Editeerbaar : De aanvraag kan nog gewijzigd worden door de operator - Vergrendeld : De aanvraag wordt gecontroleerd door VAL-I-PAC - Afgesloten : De aanvraag die betrekking heeft op het huidig referentiejaar is definitief afgesloten De certificaten kunnen volgende statussen hebben : Editeerbaar In verwerking Wijzigbaar Gewijzigd Verwijderbaar Verwijderd Goedgekeurd Niet afdrukbaar Afdrukbaar Afgedrukt Teruggestuurd Te betalen Betaald Vernietigd Certificaten kunnen gewijzigd, verwijderd en toegevoegd worden De aanvraag wordt door VAL-I-PAC gecontroleerd. De operator kan een certificaat wijzigen Certificaten werden door de operator gewijzigd na controle De operator kan een certificaat verwijderen Certificaten werden verwijderd door de operator na controle Het certificaat werd goedgekeurd door VAL-I-PAC Certificaten kleiner dan 10 kunnen niet afgedrukt worden De goedgekeurde certificaten kunnen afgedrukt worden De goedgekeurde certificaten werden afgedrukt Certificaten werden door ontpakkers teruggestuurd Certificaten werden door ontpakkers teruggestuurd, maar nog niet betaald. Certificaten werden door VAL-I-PAC betaald Certificaat zal niet betaald worden 43

44 Afhankelijk van de status van de aanvraag en de certificaten, zullen bepaalde functies al dan niet actief zijn. Zo is de knop Certificaat aanpassen slechts actief als de aanvraag editeerbaar is en het certificaat editeerbaar of wijzigbaar is. De knop verwijderen is slechts toegankelijk wanneer de aanvraag editeerbaar is en de status van het certificaat editeerbaar of verwijderbaar is Raadpleging van de controleopties De operator heeft de mogelijkheid om de controleopties van zijn aanvraag te raadplegen. Deze informatie is toegankelijk via het hoofdmenu Totaal aantal certificaten Opmerking(en) niet gelezen door een key-account of coördinator Opmerking(en) niet gelezen door een operator Totaal aantal nieuwe certificaten Totaal aantal te wijzigen certificaten Totaal aantal gewijzigde certificaten Totaal aantal te verwijderen certificaten Totaal aantal verwijderde certificaten Totaal aantal certificaten in verwerking Totaal aantal goedgekeurde certificaten Totaal aantal teruggekeerde certificaten Totaal aantal certificaten ongeacht de status De dossierbeheerder heeft een aantal opmerkingen die door de operator werden geformuleerd, nog niet gelezen. De operator heeft een aantal opmerkingen, die door VAL-I-PAC werden geformuleerd, nog niet gelezen Aantal certificaten die door de operator werden toegevoegd na goedkeuring van de aanvraag door VAL-I-PAC. Aantal certificaten die door VAL-I-PAC werden gecontroleerd, maar niet kunnen goedgekeurd worden zonder wijzigingen Aantal certificaten die gewijzigd werden door de operator nadat VAL-I-PAC de aanvraag controleerde. Totaal aantal certificaten die gecontroleerd en niet goedgekeurd werden door VAL-I-PAC en die integraal dienen verwijderd te worden. Aantal certificaten die door de operator verwijderd werden nadat de aanvraag werd gecontroleerd door VAL-I-PAC Aantal certificaten die worden gecontroleerd door VAL-I-PAC, maar die nog niet goedgekeurd werden Aantal certificaten die gecontroleerd en goedgekeurd werden door VAL-I-PAC Aantal door VAL-I-PAC goedgekeurde certificaten, die door de operator afgedrukt en verstuurd werden naar de ontpakker en die door deze laatste werden teruggestuurd naar VAL-I-PAC 44