- 2013/ april Uitnodiging AB 24 april 2013 Agenda en vergaderstukken N. Kaim

Transcriptie

1 Concern Aan de leden en deelnemers van het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Uw kenmerk Ons kenmerk Datum / april 2013 Onderwerp Bijlage(n) Behandeld door Uitnodiging AB 24 april 2013 Agenda en vergaderstukken N. Kaim Geachte leden en deelnemers van het Algemeen Bestuur Veiligheidsregio, Graag nodig ik u namens de voorzitter uit voor de vergadering van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid op woensdag 24 april 2013 van 09:30 uur tot 11:30 uur in de Merwedezaal van Politie Zuid-Holland-Zuid aan de Vissersdijk te Dordrecht. Bijgaand ontvangt u de agenda en stukken behorend bij deze vergadering. Indien u verhinderd bent, kunt u dit doorgeven aan mevrouw A.R. Wagemans op telefoonnummer of per mail ar.wagemans@vrzhz.nl. Met vriendelijke groeten, A.M. van den Berg Secretaris Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid a.i. Postbus 350, 3300 AJ Dordrecht, Bezoekadres: Romboutslaan 105, 3312 KP Dordrecht, T , F , E mail@vrzhz.nl, I wwww.vrzhz.nl

2

3 Agendapunt I-1 Registratienummer 2013/1886 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 24 april 2013 Onderwerp: Gevraagd besluit: Vaststellen agenda Het algemeen bestuur wordt gevraagd: de agenda d.d. 24 april 2013 vast te stellen Vergaderstuk: 2013/1886/A - agenda d.d. 24 april 2013 Toelichting: Financiële consequenties: Vervolgstappen Geen Geen Niet van toepassing Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Controller Directie-secretaris Concern A.E.T. Wepster A.E.T. Wepster dd dd

4

5 Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Agenda 2013/1886/A 24 april 2013 I Opening 1. Vaststellen agenda 2013/ Mededelingen 2013/ Besluitenlijst 2013/1888 II Ter behandeling 1. Presentatie Regionaal Militair Commandant West (max. 20 min.) 2013/ Risico inventarisatie 2013/ Jaarstukken / Nacalculatie concernbegroting / Bezuinigingsopties Brandweer 2013/ Regionalisering brandweerkazernes 2013/ Beleidsvisie Expertise & Advies 2013/ Kredietaanvraag hulpverleningsvoertuigen 2013/ Sluiting post Oud-Alblas 2013/ Portefeuilleverdeling 2013/ Presentatie OZHZ-DCMR (max. 20 min.) 2013/1901 III Ter kennisname of Hamerstukken 1. Instructie algemeen directeur 2013/ Treasurystatuut 2013/1900 IV Overig 1. Rondvraag en sluiting

6

7 Agendapunt I-2 Registratienummer 2013/1887 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 24 april 2013 Onderwerp: Gevraagd besluit: Mededelingen Het algemeen bestuur wordt gevraagd: Niet van toepassing Vergaderstuk: Toelichting: Financiële consequenties: Vervolgstappen Geen De leden van het AB krijgen gelegenheid tot het doen van mededelingen. Geen Niet van toepassing Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Controller Directie-secretaris Concern A.E.T. Wepster A.E.T. Wepster dd dd

8

9 Agendapunt I-3 Registratienummer 2013/1888 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 24 april 2013 Onderwerp: Gevraagd besluit: Besluitenlijst Het algemeen bestuur wordt gevraagd: - de besluitenlijst AB d.d. 7 december 2012 vast te stellen; - het beknopt verslag van de retraite 7 en 8 maart 2013 vast te stellen. Vergaderstuk: 2013/1888/A - besluitenlijst AB d.d. 7 december /1888/B - beknopt verslag retraite 7 en 8 maart 2013 Toelichting: Financiële consequenties: Vervolgstappen Geen Geen De besluitenlijst AB wordt op Viadesk (intern) en de internetsite geplaatst. Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Controller Directie-secretaris Concern A.E.T. Wepster A.E.T. Wepster dd dd

10

11 Vergaderstuk 2013/1888/A Besluitenlijst Overleg: Vergadering van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio ZHZ Datum: 7 december 2012 Vastgesteld op: Aanwezig Gemeente Alblasserdam DHR B. Blase burgemeester Gemeente Binnenmaas DHR A.J. Borgdorff burgemeester Gemeente Cromstrijen DHR J.J. Luteijn burgemeester Gemeente Dordrecht DHR A.A.M. Brok burgemeester, voorzitter Gemeente Giessenlanden MW E. Boot burgemeester Gemeente Gorinchem DHR P. IJssels burgemeester, vicevoorzitter Gemeente Graafstroom DHR D.R. van der Borg burgemeester Gemeente Hardinxveld-Giessendam DHR B. Blase burgemeester Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht DHR J. Heijkoop burgemeester Gemeente Korendijk MW R.W.J. Melissant-Briene burgemeester Gemeente Leerdam DHR V.J.H. Molkenboer burgemeester Gemeente Liesveld DHR T.C. Van Gelder burgemeester Gemeente Nieuw-Lekkerland DHR M. Houtman burgemeester Gemeente Oud-Beijerland DHR K. Tigelaar burgemeester Gemeente Papendrecht DHR C.J.M. de Bruin burgemeester Gemeente Sliedrecht DHR A.P.J. van Hemmen burgemeester Gemeente Strijen DHR A.J. Moerkerke burgemeester Gemeente Zwijndrecht MW M. Wiebosch-Steeman burgemeester Arrondissementsparket Dordrecht DHR G.P. Beek hoofdofficier van justitie Veiligheidsregio ZHZ DHR P.L.J. Bos secretaris Afwezig Gemeente Zederik DHR C.J.J. van Ee burgemeester Waterschap Hollandse Delta DHR J.M. Geluk dijkgraaf Waterschap Rivierenland DHR R.W. Bleker dijkgraaf I Opening Agendapunt I /2779 Besluit Vaststellen agenda Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: - de agenda d.d. 7 december 2012 vast te stellen Conform Agendapunt I /2780 Toelichting Mededelingen De voorzitter deelt het volgende mede: steller: A.E.T. Wepster datum: telefoon: aet.wepster@vrzhz.nl op de agenda van dit overleg staat een aantal financiële zaken. Hoewel de nieuwe GR nog niet van kracht is, heeft het DB gemeend dat het goed is als de Auditcommissie wel al haar licht laat schijnen over deze stukken. De vergadering van de Auditcommissie kon echter pas plaatsvinden ná het versturen van de AB- Pagina 1/9

12 Vergaderstuk 2013/1888/A vergaderstukken naar de leden. Daarom is het standpunt van de Auditcommissie niet meer verwerkt in de stukken. De voorzitter van de Auditcommissie (de heer Tigelaar) zal, indien nodig, het standpunt van de Auditcommissie daarom bij de agendpunten mondeling toelichten; de vacature algemeen directeur VRZHZ staat momenteel open. De begeleiding van de werving en selectie is niet uitbesteed, maar wordt door de VR zelf uitgevoerd. De vacature is onder andere geplaatst bij Binnenlands Bestuur en NRCcarrière. Kandidaten hebben tot 23 december 2012 de gelegenheid te reageren. De voorzitter roept de leden op mogelijk geschikte kandidaten op de vacature te attenderen. Het DB vormt de selectiecommissie en zal in januari 2013 de brievenselectie en de eerste gesprekken voeren. Daarna voeren maximaal drie kandidaten gesprekken met de adviescommissie personeel en de adviescommissie partners, waarna de selectiecommissie de laatste gesprekken voert. Mogelijk kan de benoeming in het AB van maart 2013 (retraite) plaatsvinden; in de eerste helft van 2013 speelt er een aantal belangrijke zaken binnen de VRZHZ. Denk aan regionalisering van de brandweer, ontvlechten SCD, inhuizen dienstverlening op het gebied van P, F en ICT, het opstellen van voorstellen tot bezuinigingen & reorganisatie binnen de brandweer. Om dit goed te kunnen opvangen en begeleiden is voor de periode tussen het vertrek van de huidige directeur en de komst van de nieuwe algemeen directeur gezocht naar een interim-directeur. Gesprekken met mogelijke kandidaten vinden momenteel plaats. De verwachting is dat de interim begin januari kan zijn aangesteld voor een periode van vier tot zes maanden. De heer Slofstra zal de functie van regionaal commandant gedurende de interimperiode invullen; de heer Bos vertrekt 2 januari 2013 naar de VR Utrecht. De voorzitter geeft aan dat de heer Bos leidend is geweest in het succes van de VRZHZ en dankt hem hiervoor. Op 10 januari 2013 is er gelegenheid om de heer Bos de hand te schudden. Een officiële uitnodiging volgt zeer binnenkort, de secretariaten zijn al over de datum geïnformeerd. De voorzitter roept de leden op bij de receptie aanwezig te zijn; eerder dit jaar is bestuurlijk besloten dat de Regionale AmbulanceVoorziening (RAV) overkomt van de (oude) GR Regio naar de GR VRZHZ. Gestreefd werd naar een overgangsdatum van 1/1/2013. Voorwaarde hiervoor was echter dat de RAV schoon over zou komen. Een aantal dossiers is momenteel nog niet op orde. Daarnaast komt de timing voor de VRZHZ slecht uit (immers tegelijk met regionaliseren brandweer en ontvlechten SCD). Dit maakt dat beide DB s volgende week zullen besluiten de RAV uiterlijk 1/1/14 te laten overgaan. steller: A.E.T. Wepster datum: telefoon: aet.wepster@vrzhz.nl Pagina 2/9

13 Vergaderstuk 2013/1888/A De secretaris licht toe dat de Inspectie Veiligheid & Justitie (IVJ) jaarlijks aan de Tweede Kamer rapporteert over de staat van de rampenbestrijding in Nederland. Deze week heeft hierover in aanwezigheid van de voorzitter een gesprek met de VRZHZ plaatsgevonden. IVJ heeft aangegeven tevreden te zijn en VRZHZ te beschouwen als de absolute top. De secretaris heeft hierop aangegeven dat de eerstvolgende crisis zal laten zien of dit daadwerkelijk zo is. Agendapunt I /2781 Toelichting Besluitenlijst Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: - de besluitenlijst AB d.d. 26 september 2012 vast te stellen De heer Borgdorff ziet bij de tekst op bladzijde 6 bij het vierde gedachtestreepje graag het door hem concreet genoemde voorbeeld (brandweerposten) terug. Op bladzijde 7, eerste gedachtestreepje staat dat de BBC nogmaals helder de plustaken zal formuleren. De heer Borgdorff verzoekt hieraan toe te voegen dat het AB deze notitie ter verduidelijking krijgt toegezonden. De heer Van Gelder heeft moeite met de onderaan pagina 7 genoemde besparing voor Molenwaard. Hij is van mening dat de begroting niet verlaagd is en dat er afspraken zijn gemaakt. De voorzitter geeft aan dat hier kennis van wordt genomen en dat de tekst onveranderd blijft. Besluit II De heer Van Gelder geeft aan dat de Raad in Molenwaard op 11 december vergadert over de regionalisering van de brandweer. De zienswijze van de Raad kan derhalve niet in deze AB-vergadering worden besproken. Hoe wordt hiermee omgegaan? De voorzitter geeft aan dat met alle zienswijzen zorgvuldig zal worden omgegaan en dat deze indien nodig nog worden verwerkt. Gevraagd wordt of er een verschuiving in de AB-vergaderdata heeft plaatsgevonden. Dat is niet het geval. Conform, waarbij het voorbeeld op bladzijde 6 vierde gedachtestreepje wordt toegevoegd en op bladzijde 7 bij het eerste gedachtestreepje wordt aangegeven dat de notitie ter verduidelijking aan het AB wordt toegezonden. Ter behandeling Agendapunt II-1 Burap /2782 Het algemeen bestuur wordt gevraagd: kennis te nemen van de tweede bestuurlijke rapportage evenals de prognose van het resultaat 2012 in te stemmen met de volgende begrotingswijzigingen: o Directie VR o Directie VR o Risico en crisisbeheersing steller: A.E.T. Wepster datum: telefoon: aet.wepster@vrzhz.nl Pagina 3/9

14 Vergaderstuk 2013/1888/A Toelichting o Bedrijfsvoering o Gemeenten o Brandweer o GHOR o GMC o Projecten De secretaris licht toe dat de prognose op het jaarresultaat bij het versturen van de stukken nog niet kon worden gegeven. Dit omdat de afronding van de meerpartijenovereenkomst eerst moest plaatsvinden. Recent is hierover overeenstemming bereikt. Dit is verwerkt en agendastuk 2012/2782/B toelichting rekeningresultaat 2012 VRZHZ wordt toegevoegd aan de stukken. De secretaris licht het stuk inhoudelijk toe en geeft aan dat de leden het stuk nagezonden krijgen. De bandbreedte voor de totale frictielasten voor de VRZHZ bedroeg en Uiteindelijk is in gezamenlijkheid gekomen tot een frictiebedrag van voor de VRZHZ. Daarnaast is er nog een aantal aanvullende SCD-kosten voor de VRZHZ (onder andere p-dienstverlening 1 e kwartaal 2013 en inrichting p-administratie regionalisering brandweer). Totaal aan SCD-kosten voor de VRZHZ bedraagt Gezien de frictielasten is binnen de VRZHZ gestuurd op het behalen van een positief resultaat De prognose voor het resultaat 2012 is positief. Als daar de frictiekosten van worden afgetrokken resteert een negatief resultaat van Daarnaast is bestuurlijk afgesproken aan te wenden ten gunste van het weerstandsvermogen. Hiermee wordt het negatieve resultaat Het algemeen bestuur (AB) heeft over het resultaat 2011 ( ) afgesproken dat deze aan de algemene reserve wordt toegevoegd en mogelijk, na nadere besluitvorming, voor de frictielasten kan worden aangewend. Voorgesteld wordt dan ook het resultaat 2011 aan te wenden om de te dekken, zodat het resultaat van 2012 nul is. De heer Borgdorff geeft aan dat het College van Binnenmaas een toevoeging heeft op de taakovereenkomst brandweer. Daarnaast verzoekt hij de AGV aan de voorkant financiële mensen van de gemeenten bij de besluitvorming rondom de regionalisering te betrekken. Hiermee wordt voorkomen dat het stil blijft (pag 2). De heer IJssels licht toe dat de BBC in het leven is geroepen ter bestuurlijke begeleiding van de regionalisering van de brandweer. Dit heeft goed gewerkt. Echter na de regionalisering moet de normale DBstructuur weer haar werk doen. Besloten wordt derhalve de BBC tot juni/juli 2013 te laten voortbestaan en daarna op te heffen. steller: A.E.T. Wepster datum: telefoon: aet.wepster@vrzhz.nl Meerdere leden geven aan dat de toonzetting van de bestuursrapportage niet productief is. De secretaris is het eens en zegt toe dat hier in het vervolg op gelet wordt. Hij geeft aan dat hard gewerkt wordt aan de bevolkingszorg, maar dat het lastig van de grond Pagina 4/9

15 Vergaderstuk 2013/1888/A komt. De Wet Veiligheidsregio s zegt niets over bevolkingszorg, maar het is wel een belangrijk punt. De secretaris nodigt het AB uit hierover met elkaar van gedachten te wisselen en een extra impuls aan bevolkingszorg te geven. De voorzitter memoreert aan de recente themasessie voor burgemeesters en gemeentesecretarissen en geeft aan teleurgesteld te zijn door de lage opkomst. Besluit De secretaris licht naar aanleiding van vragen / opmerkingen toe dat: het risico omtrent de p-dienstverlening is weg genomen. Het SCD blijft de p-dienstverlening verzorgen tot 1 april De brandweermensen kunnen op 1 januari 2013 over naar de VRZHZ; er is landelijk nog geen meerpartijenakkoord voor de samenvoeging van meldkamers. Dit wordt begin 2013 verwacht. Er is nog geen overeenstemming over het dekking van de transitiekosten. In het aansluitende Regionaal College wordt de voortgang in ZHZ besproken. Conform, waarbij het resultaat 2011 aan de algemene reserve mag worden onttrokken ter dekking van de frictielasten SCD. Agendapunt II /2783 Toelichting Overdracht roerende activa regionalisering brandweer VRZHZ Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: In te stemmen met de begrotingswijzigingen in verband met de overname van de roerende activa van de gemeenten in het kader van de regionalisering brandweer VRZHZ. Er zijn twee lijsten met roerende activa die overgaan van gemeenten naar de VRZHZ: één die gepaard gaat met begrotingswijzigingen en één waarvan de activa om niet overgaan. De lijst om niet ontbreekt bij de stukken. Toegezegd wordt dat deze lijst vóór 1 maart 2013 volgt. Besluit Conform, waarbij de lijst overdracht roerende activa om niet voor 1 maart 2013 volgt. Agendapunt II /2784 Toelichting Besluit Agendapunt II /2785 Nacalculatie concernbegroting 2013 VRZHZ Het algemeen bestuur wordt gevraagd: in te stemmen met de nacalculatie over de concernbegroting 2013 VRZHZ in te stemmen met de begrotingswijziging van de directie veiligheidsregio na vaststelling door het algemeen bestuur de begrotingswijziging van de directie veiligheidsregio voor zienswijze via de colleges voor te leggen aan de gemeenteraden Gesproken wordt over het wellicht volgen van de nullijn voor wat betreft de nacalculatie. De voorzitter geeft aan dat tijdens de retraite de discussie over de bezuinigingen zal worden gevoerd. Conform Begrotingsrichtlijnen 2014 Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: 1. De begrotingsrichtlijnen 2014 vast te stellen, waarin de volgende uitgangspunten zijn opgenomen: a. Voor de bepaling van de gemeentelijke bijdrage over 2014 wordt de nullijn vastgehouden in plaats van indexatie met de prijsontwikkeling van het Bruto Binnenlands Product (BBP), zoals weergegeven in de septembercirculaire gemeentefonds 2013 (zijnde 1,75% over de gemeentelijke bijdrage van 2013), steller: A.E.T. Wepster datum: telefoon: aet.wepster@vrzhz.nl Pagina 5/9

16 Vergaderstuk 2013/1888/A Toelichting Besluit Agendapunt II /2786 Besluit Agendapunt II /2787 Besluit Agendapunt II /2788 Toelichting Besluit onder de voorwaarde dat het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regelingen Omgevingsdienst ZHZ, Publieke Gezondheid & Jeugd en Drechtsteden hiertoe ook besluiten. b. De rentevoet van de kapitaalinvesteringen in basis op een rentevoet van 4% houden of het rentepercentage voor een actief te hanteren, waarmee het actief is gefinancierd. Gesproken wordt over de voorwaarde dat de nullijn geldt voor alle GRen. Besloten wordt aan deze koppeling vast te houden en middels voorliggend besluit een signaal af te geven naar andere GR-en (zodat zij ook de nullijn hanteren). Conform Nota reserves en voorzieningen Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: In te stemmen met de nota Reserves en voorzieningen Conform Nota weerstandsvermogen en risicomanagement Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: In te stemmen met de nota Weerstandsvermogen en risicomanagement Conform DB-lidmaatschap Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: de burgemeester van Hendrik-Ido-Ambracht te benoemen als lid van het DB VRZHZ. Volgens de GR VRZHZ is het DB-lidmaatschap gekoppeld aan enkele gemeenten. De voorzitter is van mening dat ook andere bestuursleden de gelegenheid moeten krijgen deel te nemen. Derhalve heeft hij naar aanleiding van het vertrek van de heren Scholten en IJssels in het AB van 26 september 2012 de leden opgeroepen zich te melden als zij geïnteresseerd zijn. De heer Heijkoop heeft hierop gereageerd. De voorzitter zegt toe tijdens de retraite met elkaar in beschouwende zin van gedachten te wisselen over het DB-lidmaatschap (gemeente, zittingsduur, et cetera). De heer IJssels vertrekt per 1/4/13. Mevrouw Boot wordt ter vergadering gevraagd in ieder geval tijdelijk het DB te willen versterken. Zij geeft aan dit graag te willen doen. Conform, waarbij het onderwerp DB-lidmaatschap terug komt tijdens de retraite (maart 2013) en mevrouw Boot het DB in ieder geval tijdelijk zal versterken. III Hamerstukken Agendapunt III /2789 Toelichting Financiële verordening VRZHZ Het algemeen bestuur wordt gevraagd: In te stemmen met de aangepaste Financiële verordening Veiligheidsregio Zuid- Holland Zuid Mevrouw Melissant heeft een aantal aanvullingen ter verscherping van de tekst bij de artikelen 7 en 9. Afgesproken wordt dat deze bepalingen kunnen worden opgenomen en hier nader naar gekeken wordt. steller: A.E.T. Wepster datum: telefoon: aet.wepster@vrzhz.nl Pagina 6/9

17 Vergaderstuk 2013/1888/A Besluit Agendapunt III /2790 Toelichting Besluit Agendapunt III /2791 Besluit Agendapunt III /2793 Toelichting Besluit Artikel 14.2 moet niet zijn ter kennisgeving naar het AB, maar ter vaststelling. Dit wordt aangepast. Conform waarbij artikelen 7, 9 en 14.2 worden aangepast. Controleprotocol 2012 Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: In te stemmen met de aangepaste Financiële verordening Veiligheidsregio Zuid- Holland Zuid Het advies van de auditcommissie met betrekking tot bijlage 2 is om bij de pre-auditgesprekken met de accountant zo mogelijk een DB-lid en/of een lid van de auditcommissie aanwezig te laten zijn. Conform, waarbij het advies van de auditcommissie wordt overgenomen dat bij pre-auditgesprekken met de accountant zo mogelijk een DB-lid en/of een lid van de auditcommissie aanwezig is. Schenken afgeschreven brandweermateriaal Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: In te stemmen met het naar behoefte schenken van afgeschreven materiaal in het kader van stedenbanden en vriendschappelijke banden met brandweerkorpsen in het buitenland. In te stemmen met de voorwaarde dat schenkingen die een (inruil)waarde hebben vanuit de gemeente te compenseren aan de regionale brandweer Zuid-Holland Zuid via box 3 van het afgesproken boxenstelsel, maar per geval de consequenties te bespreken en hierover te besluiten. Conform Auditcommissie Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: In te stemmen met de benoeming van de heer J.J. Luteijn, de heer B. Blase en de heer D.R. van der Borg als leden van de auditcommissie VRZHZ onder voorzitterschap van de portefeuillehouder bedrijfsvoering, de heer K. Tigelaar. Het Reglement taken en bevoegdheden Auditcommissie Veiligheidsregio Zuid- Holland Zuid vast te stellen Het reglement zal op een tweetal punten worden aangepast: 1. de Auditcommissie kan indien gewenst een gesprek met de accountant hebben. 2. Voor wat betreft de procedure vindt behandeling van de stukken in de Auditcommissie plaats vóór het DB-overleg. Het advies van de Auditcommissie wordt derhalve meegenomen naar zowel het DB als het AB. Conform, waarbij in het reglement wordt opgenomen dat: 1. de Auditcommissie indien gewenst een gesprek met de accountant kan hebben. 2. Voor wat betreft de procedure behandeling van de stukken in de Auditcommissie plaatsvindt vóór het DB-overleg. Het advies van de Auditcommissie wordt derhalve meegenomen naar zowel het DB als het AB. steller: A.E.T. Wepster datum: telefoon: aet.wepster@vrzhz.nl Pagina 7/9

18 Vergaderstuk 2013/1888/A Agendapunt III /2794 Besluit Vergaderschema 2013 Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: In te stemmen met het vergaderschema Conform IV Ter kennisname Agendapunt IV /2795 Besluit Treasurystatuut Het algemeen bestuur wordt gevraagd: conform het gestelde in artikel 14 lid 2 van de financiële verordening kennis te nemen van het geactualiseerde treasurystatuut VRZHZ Conform Agendapunt IV /2792 Besluit Meldkamer Het algemeen bestuur wordt gevraagd te besluiten: Kennis te nemen van de voortgang van het project fusie meldkamers Zuid-Holland Zuid en Rotterdam-Rijnmond Conform V Overig Agendapunt V-1 Toelichting Rondvraag De heer Borgdorff verzoekt ten behoeve van de Raad om een korte besluitenlijst direct na de vergadering. Toegezegd wordt dat het conceptverslag binnen 10 dagen na de vergadering wordt verspreid onder de leden. De heer Luteijn geeft aan bij de nota reserves en voorzieningen vergeten te zijn te vragen of de rente niet langer aan de reserve hoeft te worden toegevoegd. De voorzitter geeft aan dat dit bij de bespreking van de bezuinigingen kan worden meegenomen. De heer Molkenboer memoreert aan een brief die Leerdam heeft ontvangen van RTVRijnmond over de radiofrequentie van Zederik en Leerdam (ter dekking van de rampenzender). Zij wilden eerst een bedrag van in rekening brengen bij de gemeente Leerdam en daarna bij de VRZHZ. RTVRijnmond kan echter aansluiten bij de lokale omroep Lek & Waal. Er hoeft daarmee niets betaald te worden. Vanaf 1 januari 2013 worden de gemeenten Liesveld, Nieuw-Lekkerland en Graafstroom één gemeente (Molenwaard). Als gevolg hiervan is dit de laatste AB-vergadering voor de heren Houtman en Van Gelder. De voorzitter dankt hen voor hun inbreng in het AB en wenst hen alle goeds. steller: A.E.T. Wepster datum: telefoon: aet.wepster@vrzhz.nl Pagina 8/9

19 Vergaderstuk 2013/1888/A De voorzitter nodigt de leden uit voor het jaarconcert en het afscheid van de heer IJssels. De heer Bos is hier ook van harte welkom. Uitnodigingen zijn hiervoor separaat verzonden. Mevrouw Melissant heeft de functie van Directeur Stadsbeheer bij de gemeente Dordrecht geaccepteerd en verlaat vanaf 1 februari 2013 de gemeente Korendijk. Hiermee is dit het laatste AB in aanwezigheid van mevrouw Melissant. De voorzitter en secretaris danken mevrouw Melissant hartelijk voor haar inzet in de afgelopen zes jaar en wensen haar veel succes in haar nieuwe baan. Zoals gezegd is het tevens het laatste AB voor de secretaris, de heer Bos. Hij gaat een nieuwe uitdaging aan bij VR Utrecht en verlaat na 7 jaar de regio Zuid-Holland Zuid. Hij geeft aan terug te kijken op een fijne periode waarin hij met plezier terugkijkt op de samenwerking. Hij heeft Zuid-Holland Zuid als een steunende en positief kritische omgeving ervaren, waarin hij zich altijd veilig heeft gevoeld en plezierige interpersoonlijke contacten heeft gehad. Hij dankt de leden voor het vertrouwen en de door hem verkregen steun. De heer Van der Borg meldt dat hij zojuist van de CdK het bericht heeft ontvangen vanaf 1 januari 2013 als waarnemend burgemeester van de gemeente Molenwaard te starten. Het AB feliciteert hem hartelijk met deze benoeming. steller: A.E.T. Wepster datum: telefoon: aet.wepster@vrzhz.nl Pagina 9/9

20

21 Vergaderstuk 2013/1888/B Retraite Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid 7 en 8 maart 2013 Beknopt concept-verslag Op 7 en 8 maart 2013 heeft het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) tijdens haar retraite stilgestaan bij een aantal strategische onderwerpen. Zij is over verschillende onderwerpen geïnformeerd en heeft hierover ter nadere uitwerking van gedachten gewisseld. Er heeft geen definitieve besluitvorming plaatsgevonden, hiertoe komen alle onderwerpen in het bestuur terug. Hieronder vindt u een beknopte weergave van hetgeen is besproken en de daarbij behorende conclusies, aandachtspunten en vervolgopdrachten. Benoeming algemeen directeur De heer drs. C.H.W.M. Post Mcm is benoemd tot algemeen directeur VRZHZ. De heer Post start op 1 mei Strategische visie Mevrouw Van den Berg, algemeen directeur VRZHZ a.i. heeft middels een presentatie het bestuur overzicht gegeven van de relevante ontwikkelingen in relatie tot de VRZHZ. De omgeving is turbulent en het is belangrijk dat de VR haar uitvoerende functie maar ook platformfunctie en regiefunctie op goede wijze invulling geeft. Hiermee heeft zij het kader geschetst waarbinnen de VRZHZ momenteel functioneert en dat van invloed is op alle tijdens de retraite behandelde onderwerpen. De strategische visie van het MT van de VRZHZ en het essay van directeuren van VR-en heeft als input voor de discussie gediend. De presentatie geeft aanleiding om de dijkgraven te vragen in een volgend AB een presentatie te geven omtrent het onderwerp waterveiligheid. Naar aanleiding van de presentatie is gesproken over de vraag of het algemeen bestuur / de gemeenten voldoende het gevoel hebben dat de GR VRZHZ van hen is. De algemene mening is dat de VRZHZ een professionele organisatie is, die op een adequate wijze de belangen van de gemeenten behartigt. De VRZHZ staat echter relatief ver van de colleges en raden. Zij weten vaak onvoldoende wat er speelt bij de VRZHZ. Hierdoor is het soms lastig voor de AB-leden (burgemeesters) om zaken uit te leggen in de gemeenteraad. Aan de andere kant wordt afgevraagd in hoeverre de gemeenteraad nauw betrokken moet zijn. Zij moet in ieder geval haar kaderstellende en controlerende functie goed kunnen vervullen. Voor wat betreft de colleges van B en W is belangrijk te onderscheiden dat veiligheid betrekking heeft op meerdere beleidsterreinen dan alleen de portefeuille van de burgemeesters. Het AB acht het wenselijk dat de gemeenten het gevoel hebben dat de VRZHZ hun dienst is. Er mag echter wel enige afstand zijn, gemeenten zouden op hoofdlijnen op de hoogte moeten zijn van de ontwikkelingen ( focus in informatievoorziening< houdt overzivht voor de rade ). Belangrijk is hierbij dat binnen de gemeentelijke ambtelijke organisaties het crisisbesef voldoende aanwezig blijft. Crisispartners (gemeenten, VRZHZ, Politie, etc) moeten elkaar goed kennen en weten wie, wat levert ten tijde van een crisis. De verbindingen tussen partijen moet verankerd worden. Dit betekent dat 1

22 Vergaderstuk 2013/1888/B belang wordt gehecht aan de investering in goede ambtelijke en bestuurlijke verbindingen. De VRZHZ en de gemeenten zetten gezamenlijk in op het verbeteren van de verbindingen. Zo wordt als voorbeeld afgesproken dat een AB-lid zich bij verhindering zal laten vervangen door de loco-burgemeester en neemt iedere burgemeester bij strategische sessies een wethouder mee wiens portefeuille past bij het onderwerp. Publieke witte keten De heer Van de Poel, directeur publieke gezondheid (DPG), geeft een toelichting op de samenhang tussen de diensten en publieke gezondheid en publieke veiligheid. In Zuid- Holland Zuid zijn de verantwoordelijkheden verdeeld over twee GR-en (DGJ: GGD en VR: GHOR en RAV (vanaf 1 januari 2014)). Belangrijk is dat vanuit de verschillende verantwoordelijkheden afstemming van beleid en operationele zaken plaatsvindt. Het AB verzoekt de DPG samen met de VRZHZ een strategische agenda op te stellen aangaande: afstemming in beleidsvoering GGD (DGJ) en GHOR en RAV (VRZHZ); bestuurlijke verantwoordelijkheidsverdeling; positionering RAV; visie op het taakveld sociale veiligheid binnen domein VR in relatie tot publieke gezondheid. De positie van de DPG dient uitgewerkt en verankerd te worden. Momenteel heeft de DPG geen formele bevoegdheden. De DPG is in Zuid-Holland Zuid hiërarchisch ondergeschikt aan de algemeen directeur van de VRZHZ. Bij wet is dit nevengeschikt; beiden gelden als adviseur van het bevoegd gezag. Het onderwerp komt terug op de agenda van het Veiligheidshuis om zo verbindingen te kunnen leggen. Mevrouw Batenburg, manager GHOR, geeft een toelichting op de heroriëntatie van het meerjarenbeleid van de GHOR en stelt voor: de focus te leggen op afspraken tussen organisaties in de acute zorgketen; de GHOR-crisisorganisatie in te richten op de behoeften van de ketenpartners; de adviesfunctie van de GHOR door te ontwikkelen in de AWBZ-sector; VAVAZ als project door te ontwikkelen tot methode om de juiste zorgvraag te stellen op basis van het zorgrisicoprofiel. Het AB benadrukt dat het voor de GHOR gaat om het uitvoeren van hetgeen in de Wet verankerd is. Opgepast moet worden voor het overnemen van taken die onder de verantwoordelijkheid van andere partners vallen. De GHOR is er primair voor de coördinatie. Ook bij het anderen wijzen op hun taken moet dit er niet op gericht zijn deze taken door de GHOR over te nemen. De heroriëntatie van het beleidsplan van de GHOR komt op een later moment ter besluitvorming terug in algemeen bestuur. Reorganisatie van de brandweer De brandweer is in Zuid-Holland Zuid vanaf 1 januari 2013 geregionaliseerd. De gehele organisatie zal vanaf 1 juli 2013 zijn gereorganiseerd. De directeur brandweer, de heer Slofstra, informeert middels een presentatie over de reorganisatie. De uitgangspunten bij de inrichting zijn geweest: basisbrandweerzorg centraal; 2

23 Vergaderstuk 2013/1888/B uitvoering dicht bij de klant (gemeenten); uniformiteit waar mogelijk; combinatie warme en koude functies mogelijk; aandacht voor personeel; rekening houden met bezuinigingen. Vanaf 1 juli a.s. zal gewerkt worden vanuit vier clusters: Hoeksche Waard, Zwijndrechtse Waard / Dordrecht, Drechtsteden Noord / Molenwaard en Gorinchem, Hardinxveld- Giessendam / Giessenlanden, Leerdam, Zederik. Daarnaast kent de organisatie drie afdelingen: expertise & advies, operationele zaken en materieel & logistiek. Het bestuur geeft aan dat deze reorganisatie nog uitgaat van het ouderwets uitrukken. Ontwikkelingen als minder vrijwilligers, meer semiprofs, etcetera vragen mogelijk om het werken met minder uitrukposten. Hier zitten mogelijkheden waar met de gemeenteraden over overlegd dient te worden aan de hand van een te formuleren visie. Hier ligt ook een belangrijke rol voor bestuurders om dit op onder andere cultuuraspecten te begeleiden. Zo is het belangrijk dat medewerkers / vrijwilligers zich eigen worden met de clusters. In positieve zin dient dan ook gewerkt te worden aan de identiteit van de clusters. Het biedt ook positieve effecten voor de semiprofs / vrijwilligers; zij kunnen bijvoorbeeld vaker uitrukken. Mochten gemeenten posten in stand willen houden, dan kan dat uiteraard. Zij blijven hier echter zelf de kosten voor betalen (geen bezuiniging op dit punt). Aan de andere kant dienen de voordelen (voor 1 januari 2013) van het sluiten van een post naar de betreffende gemeente te gaan (minus de mogelijke kosten die aangrenzende gemeenten wellicht maken om de dekking te verzorgen). Afgesproken wordt dat opnieuw naar het dekkingsplan wordt gekeken en zo bekeken wordt welke posten mogelijk kunnen sluiten. Uiteraard dient het veiligheidsniveau in stand te blijven en vraagt dit om een zorgvuldig (ambtelijk en bestuurlijk) traject. Bezuinigingsopties brandweer Het bestuur heeft de brandweer gevraagd twee bezuinigingsopties uit te werken; 10% en 15% per 1/1/16. De heer Slofstra informeert het bestuur over de eerste verkenning en het te doorlopen proces om te komen tot de bezuinigingsopties. In de vergadering van april 2013 komt het onderwerp ter bekrachtiging terug op de bestuursagenda, in oktober 2013 zal in het algemeen bestuur een tussenrapportage plaatsvinden en in het voorjaar van 2014 vindt besluitvorming plaats. Er komt een bestuurlijke klankbordgroep vanuit het algemeen bestuur om het proces te begeleiden (als opvolging van de BBC). In de vergadering van april zal hier een voorstel voor gedaan worden. Als belangrijk aandachtspunt wordt meegegeven dat de colleges en raden tijdens het proces op verstandige en pro-actieve wijze geïnformeerd moeten worden. Ook dit komt terug in het voorstel van april. Naast voorstellen rond efficiencywinst vanwege de regionalisering vraagt het bestuur de brandweer ook na te denken over mogelijke innovatieve manieren van werken (bijvoorbeeld combinaties van voertuigen, het verwerven van inkomsten, etc.). Meldkamer ontwikkelingen De meldkamers van Zuid-Holland Zuid en Rotterdam-Rijnmond zullen worden samengevoegd. Hier ligt een aantal redenen aan ten grondslag: 3

24 Vergaderstuk 2013/1888/B de vorming van de nationale politie (hierdoor meerdere meldkamers per uitvoeringsregio); regeerakkoord: één landelijke meldkamer met 10 locaties; taakstelling nieuwe meldkamerorganisatie; urgentie meldkamers ZHZ en RR: - economisch en technisch feitelijk afgeschreven; - kwetsbaarheid personele bedrijfsvoering en ICT; - ontbreken reële uitwijk en fallbackvoorziening. De heer Bron, hoofd risico- en crisisbeheersing informeert het bestuur over de stand van zaken en de planning. De gezamenlijke meldkamer zal te Rotterdam in het WPC worden gehuisvest. Nader overleg over de verdeling van kosten vindt op landelijk niveau momenteel plaats. ZHZ houdt hierbij vast aan het standpunt dat de minister de transitie betaalt. De globale planning is dat de meldkamers van ZHZ en RR per september 2014 zijn samengevoegd. Besluitvorming dient plaats te vinden in het AB van de VRZHZ. Bovenregionale samenwerking Naar aanleiding van onder andere de brand in Moerdijk heeft een landelijke werkgroep de werking van de bovenregionale samenwerking onderzocht en hierover geadviseerd. De heer Bron informeert het bestuur over de inhoud van het rapport en de adviezen. In hoofdlijnen luidt het advies: unité de doctrine: - eenduidige toepassing GRIP; - landelijke afsprakenkader bovenregionale leiding (Grip 5 en Grip Rijk); rol rijksoverheid: faciliteren, richting geven en sturen; één loket (horizontale en verticale afstemming): - Nationaal Coördinatie Centrum (NCC); - harmonisering adviesstructuur; eenduidig organisatie crisiscommunicatie. Er zal op landelijke niveau een implementatieplan worden opgesteld en behandeld in het Veiligheidsberaad (mei 13). Implementatie dient uiteraard ook in ZHZ plaats te vinden. Hierdoor zal het Regionaal Crisisplan moeten worden aangepast en is het de vraag of dit leidt tot extra piketfunctionarissen. Expertise en advies brandweer In aanwezigheid van de heer Visser van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ) geeft de heer Slofstra een toelichting op de ontwikkelde beleidsvisie expertise & advies brandweer. Inzicht is gegeven in de beoogde taakverdeling tussen gemeentelijke afdelingen bouw- en woningtoezicht en de VRZHZ. Hierbij is tevens ingezoomd op de situatie waarin de gemeentelijke taken op het gebied van bouw- en woningtoezicht zijn overgedragen aan de OZHZ, zoals binnen Dordrecht het geval is en in de toekomst ook binnen Leerdam en Alblasserdam gaat plaatsvinden. Het stuk komt ter definitieve besluitvorming terug in het AB VRZHZ. Bevolkingszorg De coördinerend gemeentesecretaris, de heer Beek, geeft een toelichting op de bevolkingszorg / gemeentelijke kolom binnen de VRZHZ. Bevolkingszorg is geen overgedragen taak; deze taak ligt bij de gemeenten waarbij de VRZHZ een adviserende rol heeft. Aangegeven wordt dat noodzaak bestaat om de 4

25 Vergaderstuk 2013/1888/B bevolkingszorg te professionaliseren door meer gezamenlijk te organiseren. De doelstelling van de Adviesgroep Gemeentesecretarissen Veiligheid (AGV) is om meer te bereiken (effectiviteit, efficiency, uniformiteit, professionaliteit en robuustheid) door samenwerking op (sub)regionaal niveau met behoud van lokale autonomie en kwaliteit en versterking van de regionale slagkracht (bureau gemeenten) met behoud van lokale capaciteit voor lokale taken. Subregio s worden gevraagd 3,5 fte bij bureau Gemeenten te detacheren voor de koude taken. Voor de warme situatie wordt voorgesteld 3 subregionale crisisorganisaties te realiseren met 4 Copi-piketgebieden en 1 ROT-piket. Naar aanleiding van de presentatie gaat het bestuur met name in op: 1. De rol van de coördinerend gemeentesecretaris (CGS). De CGS is de schakel tussen de VRZHZ (algemeen directeur) en de gemeenten (gemeentesecretarissen). Het leveren van de afgesproken diensten van de VRZHZ naar de gemeenten is een verantwoordelijkheid van de algemeen directeur van de VR ZHZ. 2. Het niveau waarop de taken belegd dienen te worden. De onderbouwing van het voorstel wordt gemist; welke efficiency- en kwaliteitswinst levert het op? Het bestuur ziet de VRZHZ als onze dienst, derhalve maakt het niet uit waar de medewerkers in dienst zijn. Belangrijk is heldere afspraken te maken over de verantwoordelijkheden en coördinatie. Het AB hecht er aan twee varianten in beeld te hebben, regionaal beleggen en subregionaal beleggen, met de voor- en nadelen van beide varianten. Het is belangrijk dat de link tussen de gemeente en de VRZHZ geborgd is. Momenteel is er sprake van inefficiency (iedere gemeente doet hetzelfde en binnen kleine gemeenten is er weinig tijd beschikbaar). Het gaat erom dat kennis en kunde op het juiste moment kan invliegen. Hierbij dient de burgemeester de ambtenaar te kennen waarmee hij/zij samenwerkt. De arb-taak zou dan ook op regionaal niveau kunnen worden belegd. Naast het efficiënter organiseren van de taak kan eveneens betere professionalisering plaatsvinden (vanuit de regio de beste mensen beschikbaar hebben). Het gaat om kennen en gekend worden, het gaat niet om de kennis van de lokale situatie. Het bestuur vraagt, alvorens een besluit te nemen over de organisatiewijze bij Bureau Gemeenten, beide bovenstaande aspecten nader uit te werken en in het bestuur van de VRZHZ te brengen. DB-lidmaatschap Volgens de GR VRZHZ hebben de burgemeester van de gemeenten Gorinchem, Oud- Beijerland en Zwijndrecht naast de voorzitter zitting in het DB VRZHZ. Omdat in korte tijd twee DB-leden ZHZ verlaten is er bestuurlijk voor gekozen om omwille van de continuïteit in ieder geval tijdelijk hiervan af te wijken. Tot de zomer van 2014 zullen de burgemeesters van Oud-Bijerland, Hendrik-Ido-Ambacht en Giessenlanden naast de voorzitter het DB VRZHZ vormen. Vóór de zomer van 2014 zal de samenstelling worden geëvalueerd en zal tot definitieve besluitvorming worden gekomen. De voorzitter zal dit eveneens met nieuwe burgemeesters van Gorinchem en Zwijndrecht bespreken. Mocht hiertoe aanleiding zijn, dan zal hij hierover in het bestuur terugkoppeling geven. In het volgend DB VRZHZ zal nader worden ingegaan op de portefeuilleverdeling en het vice voorzitterschap, waarna dit in het AB wordt gebracht. 5

26 Vergaderstuk 2013/1888/B Regionalisering brandweerkazernes De brandweer is op 1 januari 2013 geregionaliseerd. Over de huisvesting (kazernes) is nog geen besluit genomen. In 2013 zal een keuze worden gemaakt op welke wijze de huisvesting vanaf 2014 zal worden belegd. Om tijdig tot besluitvorming te kunnen komen wordt een projectorganisatie (met specifieke deskundigheid) in het leven geroepen die een en ander zal uitwerken en voorbereiden. Vier inbrengarrangementen zullen nader worden uitgewerkt: 1. Verkoop/koop. 2. Erfpacht met opstalrecht. 3. Huur/verhuur. 4. Bruikleen om niet. Er is een zestal uitgangspunten geformuleerd voor de verdere uitwerking. Dit komt ter definitieve vaststelling terug in de AB-vergadering van april Het bestuur verzoekt de projectkosten te minimaliseren en aan de voorkant ook de bedragen vast te stellen in geval van terug levering aan de gemeente (uitgangspunt: gemeente heeft eerste recht om kazerne terug te nemen). Conclusie Het AB VRZHZ concludeert dat het een goede en informatief verdiepende retraite is geweest, waarbij het bestuur op meerdere onderwerpen richting ter nadere uitwerking heeft gegeven. 6

27 Agendapunt II-1 Registratienummer 2013/1902 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 24 april 2013 Onderwerp: Presentatie Regionaal Militair Commandant West Gevraagd besluit: Het algemeen bestuur wordt gevraagd: 1. Kennis te nemen van de presentatie van kolonel M.J.H.M Bastin. 2. Van gedachten te wisselen over de mate waarin, en de wijze waarop civiel-militaire samenwerking in de Veiligheidsregio ZHZ is geïmplementeerd, en de wijze waarop dit kan worden doorontwikkeld. Vergaderstuk: Geen Toelichting: De kolonel M.J.H.M Bastin verzorgt een presentatie (max. 20 minuten) over de werkzaamheden van het Regionaal Militair Commando West, met als doel u te informeren over de (verdere) mogelijkheden tot civielmilitaire samenwerking en van gedachten te wisselen over de verdere doorontwikkeling. Financiële consequenties: Niet van toepassing Vervolgprocedure: Het voorstel wordt bij de volgende overleggen ingebracht: - Het operationeel veiligheidsoverleg d.d. 17 mei 2013 Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Controller Directie-secretaris Concern A.E.T. Wepster A.E.T. Wepster dd dd

28

29 Agendapunt II-2 Registratienummer 2013/1889 Voorstel voor de vergadering van: Het algemeen bestuur Datum vergadering: 24 april 2013 Onderwerp: Risico inventarisatie Gevraagd besluit: Het algemeen bestuur wordt gevraagd: 1. De notitie risicomanagement vast te stellen. Vergaderstuk: 2013/1889/A Concept-notitie risicomanagement Toelichting: In de vergadering van het algemeen bestuur van 7 december 2012 is de Nota Weerstandsvermogen en risicomanagement vastgesteld. Deze nota geeft de kaders aan waarop op basis van een risico inventarisatie kan worden bepaald over welk weerstandsvermogen de VRZHZ dient te beschikken om de risico s te kunnen afdekken. Risico inventarisatie kent overigens een cyclisch karakter, aangezien nieuwe risico s kunnen ontstaan en bestaande risico s niet meer relevant kunnen zijn. De accountant van de VRZHZ heeft de risico-inventarisatie afgerond, welke u bijgaand ontvangt. Het dagelijks bestuur heeft deze op 12 april jongstleden vastgesteld. De VRZHZ beschikt per 31 december 2012 over een weerstandsvermogen van (zijnde het totaal van het eigen vermogen ad minus de algemene reserve DVO Dordrecht ad ). Uitgaande van positieve bestuurlijke besluitvorming aangaande de bestemming van het negatieve resultaat over 2012 ad heeft het weerstandsvermogen een omvang van In 2013 zal door aanhouden van vacatures, met name vacatures uit box 5 van de productgroep brandweer, maximaal worden gestort in de algemene reserve. Het bedrag van betreft namelijk het bedrag van de personele frictielast van de P-dienstverlening. Dit bedrag is in 2012 mede gedekt middels een onttrekking uit de algemene reserve. Per 31 december 2013 beschikt de VRZHZ daarmee over een algemene reserve van circa (inclusief rente). Daarmee heeft het weerstandsvermogen op basis van de huidige risico-inventarisatie voldoende omvang. Afhankelijk van de besluitvorming omtrent de hoogte van het weerstandsvermogen kan dit bedrag eventueel neerwaarts worden bijgesteld.

30 Het éénmalig inventariseren en analyseren van de risico's als basis voor de beoordeling van het weerstandsvermogen wordt als onvoldoende beoordeeld. Er moet een continu proces van identificatie, prioritering en beheersing van risico's worden ingericht. Door het invoeren van risicomanagement is de veiligheidsregio in staat een gedegen en goed onderbouwde invulling te geven aan de paragraaf weerstandsvermogen. Binnen het managementteam van de VRZHZ worden de risico s gekoppeld aan een MT-lid, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de benoemde acties en het treffen van beheersmaatregelen. Periodiek zal de voortgang van de afwikkeling van de risico s in de managementen bestuursrapportages worden gemonitord. Eenmaal per jaar zal de geactualiseerde risico-inventarisatie worden voorgelegd aan de auditcommissie en het bestuur. Het onderwerp is ter advisering voorgelegd aan de Auditcommissie VRZHZ d.d. 22 maart De Auditcommissie VRZHZ adviseert als organisatie toe te werken naar een factor 1 als weerstandsvermogen (momenteel factor 0,6). Een zogenaamde factor 1 betekent dat het weerstandsvermogen een omvang heeft dat gelijk is aan de totale, in euro s, gekwantificeerde risico s. Dit is in lijn met het reeds in gang gezette beleid. De auditcommissie vindt het van belang het bestuur inzicht te geven in ontwikkelingen aangaande de risico s voor de komende jaren en de consequenties hiervan op het weerstandsvermogen. De actualisatie van de risico-inventarisatie is onderdeel van de jaarlijkse planning en control-cyclus. Financiële consequenties: Vervolgstappen: Het aanvullen van het weerstandsvermogen in 2013 met circa naar circa of eventueel naar een omvang met een factor 1. Geen Organisatie eenheid Indiener niveau 2 Controller Directie-secretaris Concern A.P.E. van Deijck A.E.T. Wepster dd dd pagina 2 van 2

31 Vergaderstuk 2013/1889/A Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Notitie risicomanagement versie 3.2

32

33 1. Inleiding 1.1 Aanleiding Het management van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (hierna: VR ZHZ) wil inzicht in de belangrijkste risicogebieden en de financiële consequenties van die betreffende risico s. Het verkregen inzicht moet aanknopingspunten geven voor de sturing en beheersing van risico s en het beoordelen van het weerstandsvermogen van de gemeenschappelijke regeling. 1.2 Opdracht U heeft Deloitte gevraagd de veiligheidsregio te ondersteunen bij het inventariseren van de belangrijkste risicogebieden en te rapporteren over de onderkende risico s en de daarmee samenhangende financiële gevolgen, waaronder de impact op het weerstandsvermogen van de VR ZHZ. 1.3 Verrichte werkzaamheden Voor de inventarisatie hebben interviews plaatsgevonden met eerste- en tweedelijnsverantwoordelijke functionarissen. Van de belangrijkste risico s is een analyse gemaakt, waaronder de (financiële) impact van de risico s, de kans van optreden en de eventueel te treffen beheersmaatregelen. Deloitte heeft de risico-analyse uitgewerkt en deze vertaald naar de gevolgen voor het weerstandsvermogen van de VR ZHZ. De risico-analyse en de beschouwing van het weerstandsvermogen zijn in deze rapportage verwerkt. 1.4 Reikwijdte van deze rapportage De voorliggende risico-analyse is uitgewerkt op basis van door de VR ZHZ aangereikte informatie. Wij hebben hierop geen accountantscontrole toegepast of een beoordelingsopdracht uitgevoerd. De besluitvorming over en de verantwoordelijkheid voor beheers- en beleidsbevoegdheden naar aanleiding van onze rapportage blijft te allen tijde voorbehouden aan de VR ZHZ.

34 2. Risico analyse 2.1 Aanpak Een risico wordt gedefinieerd als een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn door vertegenwoordigers van VR ZHZ diverse risico s en aandachtsgebieden benoemd in de interviews. Per benoemd risico is vervolgens met de medewerkers een analyse gemaakt op de volgende aspecten: Risico: omschrijving van de mogelijke gebeurtenis. Oorzaak en gevolg: een korte toelichting op het risico. Tijd: wanneer doet het risico zich voor. Impact: kwantificering en/of kwalificering van het risico. Kans: hoe reëel is het dat het risico zich voordoet. Beheersing: maatregelen om het risico te beperken of te voorkomen. Voor ieder risico is vervolgens bepaald in welke risicocategorie (benoemd in de notitie risicomanagement en weerstandsvermogen) het geïdentificeerde risico geplaatst kan worden. Hierbij zijn veelal schattingen gemaakt.tevens is bepaald of sprake is van een incidenteel of structureel risico. Structurele risico s worden voor een periode van 4 jaar meegenomen in de berekeningen. Dit vanuit het uitgangspunt dat de VR ZHZ binnen 4 jaar in staat moet zijn om toereikende maatregelen te treffen om het gesignaleerde risico af te dekken. Op basis van de uitkomsten van het classificeren en het kwantificeren kan de financiële impact worden bepaald. Vervolgens wordt bepaald welk benodigde weerstandsvermogen noodzakelijk is. Hierbij wordt het volgende schema gehanteerd: Risicoprofiel Benodigde omvang weerstandsvermogen Zeer laag 0% Laag 5,0% Gemiddeld 10,0% Hoog 20,0% Het risicobedrag (benodigde bedrag aan weerstandsvermogen) wordt als volgt bepaald: Incidentele risico s: risicobedrag x kans x bijbehorende % voor weerstandsvermogen Structurele risico s: risicobedrag x 4 jaar x kans x bijbehorende % voor weerstandsvermogen 2.2 Risicokaart na inventarisatie risico s Uit de interviews is een groslijst samengesteld van de belangrijkste risico s voor VR ZHZ. Deze risico s zijn vervolgens geclassificeerd naar kans en impact. Uit de interviews blijkt risicomanagement binnen de veiligheidsregio complex te zijn. Een groot deel van de benoemde risico s kennen geen directe beïnvloeding door de VR ZHZ zelf, maar worden vooral extern bepaald. Deze risico s komen voort uit het karakter van het samenwerkingsverband als gemeenschappelijke regeling of worden veroorzaakt door externe ontwikkelingen. De geïnventariseerde risico s zijn daarom in een drietal categorieën onderverdeeld: risico s in de interne bedrijfsvoering, risico s verbonden aan het karakter van een gemeenschappelijke regeling, en risico s vanuit de externe omgeving. Pagina 4 van 13