Handleiding Algemene vergadering

Transcriptie

1 Handleiding Algemene vergadering

2

3 Inhoud Zo werkt Webhelp... 3 In de teksten kunt u nog volgende effecten tegenkomen... 3 Welke versie gebruikt u?...3 Navigatie via de knoppen Terug - Vooruit... 3 Zoeken op woorden in de tekst... 3 Werkwijze... 4 Feedback... 4 Werkwijze... 5 Volgorde van creëren documenten... 5 Documenten wijzigen...5 Via de invulschermen... 5 Via de standaardtekst... 5 Algemene gebruiksregels... 6 Algemene gebruiksregels... 6 Muis... 6 Toetsenbord... 6 Werking van het hoofdscherm... 7 Menubalk... 7 Knoppenbalk... 9 Boomstructuur...9 Een dossier openen Werkwijze Een dossier sluiten Werkwijze Boekjaren beheren Een nieuw boekjaar creëren Werkwijze Een boekjaar toevoegen Werkwijze Een ander boekjaar kiezen Werkwijze Een boekjaar wijzigen Werkwijze Een boekjaar verwijderen uit de boomstructuur Werkwijze Wijze van oproeping beheren Werkwijze Stap Wijze van oproeping -Stap Een nieuwe wijze van oproeping toevoegen Een bestaande wijze van oproeping bewerken Een nieuwe wijze van oproeping toevoegen iii

4 Handleiding: Algemene vergadering Oproepingsmodaliteiten instellen Stap Wijze oproeping - Stap Wijze oproeping per bestemmeling aanduiden Bestemmelingen beheren Stap Wijze oproeping - Stap Een agenda opstellen - Procedure Een agenda opstellen Agenda gewone algemene vergadering Agenda bijzondere algemene vergadering Agenda buitengewone algemene vergadering Opstellen agenda - Stap Opstellen agenda - Stap Invoervelden Opstellen agenda - Stap Opstellen agenda - Stap De agenda afdrukken De agenda opslaan (als) Agendapunten per type vergadering Gewone algemene vergadering Bijzondere algemene vergadering Buitengewone algemene vergadering Opstellen oproepingsbrief - Procedure Werkwijze Opstellen oproepingsbrief - Stap Opstellen oproepingsbrief - Stap Opstellen oproepingsbrief - Stap 2bis Opstellen oproepingsbrief - Stap 2ter Opstellen oproepingsbrief - Stap Opstellen oproepingsbrief - Stap Opstellen verzoek tot publicatie - Procedure Werkwijze Opstellen verzoek tot publicatie - Stap Opstellen verzoek tot publicatie - Stap Opstellen verzoek tot publicatie - Stap Opstellen verzoek tot publicatie - Stap Opstellen verzoek tot publicatie - Stap Leverancier Zelf Opstellen verzoek tot publicatie - Stap Opstellen verzoek tot publicatie - Stap Adressen: toevoegen Type iv

5 Inhoud Contactpersoon Opstellen notulen algemene vergadering - Procedure Werkwijze Opstellen notulen algemene vergadering Stap Opstellen notulen algemene vergadering Stap Aandelen aan toonder Data publicatie Aandelen op naam Geen formaliteiten vervuld en alle aandeelhouders aanwezig/vertegenwoordigd Opstellen notulen algemene vergadering Stap Verhouding stemmen/aandelen Meerderheid Opstellen notulen algemene vergadering Stap Opstellen notulen algemene vergadering Stap Opstellen aanwezigheidslijst - Procedure Werkwijze Opstellen aanwezigheidslijst - Stap Opstellen aanwezigheidslijst - Stap Opstellen gegevens voor notaris - Procedure Werkwijze Opstellen gegevens voor de notaris - Stap Opstellen gegevens voor de notaris - Stap Opstellen gegevens voor de notaris - Stap Opstellen gegevens voor de notaris - Stap Over de historiek van de vennootschap Detailscherm latere wijzigingen Detailscherm Statutenwijziging Opstellen gegevens voor de notaris - Stap Opstellen gegevens voor de notaris - Stap Agendapunten en bijhorende scherminformatie Agendapunten en bijhorende scherminformatie Wijziging van de naam van de vennootschap Wijziging van het doel van de vennootschap Wijziging van de duur van de vennootschap Wijziging van de afsluitingsdatum van het boekjaar Kapitaalverhoging Fusie door overneming Fusie door oprichting van een nieuwe vennootschap Splitsing door overneming Splitsing door oprichting van een nieuwe vennootschap Splitsing door overneming en door oprichting van een nieuwe vennootschap Omzetting Uitgifte converteerbare obligatielening Bestemmelingen beheren Selectiescherm: werking v

6 Handleiding: Algemene vergadering Werking Overige agendapunten Werking Taal wijzigen Werkwijze Keuze tekstverwerker instellen Werkwijze Onderhoudsroutine draaien vi

7 Welkom bij Algemene vergadering Wij danken u voor het vertrouwen dat u ons schenkt en heten u welkom als gebruiker van Algemene vergadering. Algemene vergadering stelt u in staat om alle documenten die u nodig heeft voor het houden van een algemene vergadering in het Nederlands en in het Frans op te stellen en af te drukken. Wenst u te weten hoe dit hulpsysteem werkt? Klik dan hier voor meer info. Wenst u de handleiding integraal af te drukken? Klik hier om het pdf-bestand in te laden. Met Algemene vergadering kunt u: een dossier openen wijze van oproeping beheren een agenda opstellen een oproepingsbrief opstellen een verzoek tot publicatie opstellen de notulen algemene vergadering opstellen een aanwezigheidslijst opstellen de gegevens voor de notaris opstellen 1

8

9 Hulp gebruiken Zo werkt Webhelp De on-line hulp van dit programma is een Webhelp-systeem. Het biedt u meer informatie over de kenmerken van Algemene vergadering. Daarnaast biedt het u ook stap voor stap begeleiding bij de meest gebruikte functionaliteiten. Dit helpsysteem bevat de volgende grafische effecten: In de teksten kunt u nog volgende effecten tegenkomen Een horizontale roltekst met een verdere verduidelijking van een begrip of term. Klik op het gekleurde woord om het effect te zien. Klik opnieuw op het woord om de tekst weer in te korten. Een verticale roltekst. Klik op het gekleurde woord of op het symbool om het effect te zien. Klik opnieuw op het woord om de tekst weer in te korten. Deze tekst wordt onder het klikwoord geplaatst en bevat de langere uitleg. Een popup kader dat meer uitleg bevat. Klik op het onderlijnde woord om het effect te zien. Een popup venster dat de volledige inhoud van een andere pagina toont. Klik op het onderlijnde woord om het effect te zien. Klik binnen of buiten het popup venster om het te sluiten. In een tekst kan ook een snelkoppeling of hyperlink opgenomen zijn naar een andere pagina zoals Welkom bij Algemene vergadering. Klik op de onderlijnde snelkoppeling om naar de pagina te gaan. Om terug te keren naar de oorspronkelijke pagina, klikt u op de Terug-knop in de knoppenbalk van deze help. Dit is een voorbeeld van een tip. Dit is een voorbeeld van een opmerking. Dit is een voorbeeld van een waarschuwing. Welke versie gebruikt u? Help - Info Om te weten welke versie u gebruikt, klik dan op de opdracht Info in het menu Help. Een infodialoogvenster wordt geopend en u krijgt er de namen en de versienummers te zien van de modules waarover u beschikt. of Kijk in Algemene vergadering rechtsonder uw scherm naar de cijfers die achter V: staan Navigatie via de knoppen Terug - Vooruit In deze hulpfile kunt u, net zoals voor webpagina's, navigeren aan de hand van de knoppen Terug en Vooruit. De Terug-knop brengt u naar de pagina die u voordien consulteerde pagina. Als u de Vooruit-knop gebruikt, dan keert u naar de volgende geconsulteerde pagina terug. U springt dan met andere woorden "vooruit" naar de volgende pagina. De knop Vooruit wordt enkel actief als u de Terug-knop minimaal één keer hebt gebruikt. Zoeken op woorden in de tekst Om snel een oplossing te vinden op uw vragen, kunt u heel eenvoudig gebruikmaken van de zoekfunctie binnen deze hulp. 3

10 Handleiding: Algemene vergadering Werkwijze U gaat hiervoor als volgt te werk: 1. Klik in het Zoekveld bovenaan uw hulpscherm. 2. Tik nu in het invoerveld de term waarvoor u meer informatie wenst op te zoeken. 3. Klik vervolgens op de knop Go. In de linkerkolom verschijnen de zoekresultaten. 4. Klik op het zoekresultaat dat het meest aansluit bij de informatie die u wenst te krijgen. Feedback Bij Kluwer software streven we naar de best mogelijke kwaliteit voor onze producten. We vinden het ook belangrijk wat de gebruikers van onze producten vinden. Hebt u suggesties of opmerkingen bij deze hulp, laat het ons dan weten op [email protected]. Onderaan elke pagina vindt u trouwens overal een handige link die u in staat stelt vanuit de geconsulteerde pagina een mail te versturen. Zo weten we meteen waar we de handleiding nog kunnen verbeteren en verfijnen. 4

11 Aan de slag Werkwijze Bij het opstellen van de documenten voor het houden van een algemene vergadering, vormt de agenda steeds de basis van alle andere documenten. Dit wil zeggen dat er eerst een agenda moet zijn vooraleer u de andere documenten kunt opstellen. U zult zien dat het opstellen van de documenten in verschillende stappen gebeurt. Op die manier wordt u als het ware door de procedure geleid; het enige dat u nog hoeft te doen, is de nodige informatie invullen in de verschillende schermen. Bovendien wordt er maximaal gebruik gemaakt van de gegevens die reeds beschikbaar zijn in Centraal dossierbeheer, waardoor sommige informatie automatisch ingevuld wordt. Op elk moment in de procedure kunt u terugkeren naar een vorig scherm of de procedure afbreken zonder dat er iets bewaard wordt. Dit betekent natuurlijk wel dat u de procedure tot het einde moet doorlopen voordat de informatie die u ingegeven hebt, bewaard kan worden. Op basis van de informatie die u ingeeft bij het doorlopen van de procedures wordt er een standaardtekst opgebouwd. Achteraf hebt u nog altijd de mogelijkheid om deze standaardtekst aan te passen aan uw behoeften en wensen. De volgorde waarin de documenten opgesteld moeten worden ligt vast en ziet er als volgt uit: 1. Agenda 2. Oproepingsbrief - Verzoek tot publicatie 3. Notulen - Aanwezigheidslijst - Gegevens voor de notaris Dit is ook de volgorde waarin de procedures in deze hulp besproken worden. Volgorde van creëren documenten In dit hoofdstuk worden de procedures voor het opstellen van de verschillende documenten van een algemene vergadering stap voor stap doorlopen, in de correcte volgorde waarin dit moet gebeuren, zodat u een duidelijk beeld krijgt van de werking van het programma Algemene vergadering. De volgorde waarin de documenten opgesteld moeten worden, ziet er als volgt uit : 1. Agenda 2. Oproepingsbrief - Verzoek tot publicatie 3. Notulen - Aanwezigheidslijst - Gegevens voor de notaris. Documenten wijzigen Wanneer de documenten eenmaal opgesteld zijn, kunt u ze natuurlijk nog wijzigen. Dit kan op twee manieren: Via de invulschermen Open in het deelscherm Inhoud van het hoofdscherm het bestand Invulscherm <naam te wijzigen document>. Dit is een bestand voorafgegaan door het pictogram. De wizard voor het opstellen van het document in kwestie wordt opgestart en u kunt opnieuw alle invulschermen van de procedure doorlopen en waar nodig wijzigingen aanbrengen. Wijzigingen die u op deze manier aanbrengt, worden automatisch doorgevoerd in de andere documenten. Via de standaardtekst Open in het deelscherm Inhoud van het hoofdscherm het bestand <naam te wijzigen document>. Dit is een bestand voorafgegaan door het pictogram. De standaardtekst voor dit document wordt op het scherm getoond en u kunt deze waar nodig aanpassen aan uw behoeften. 5

12 Handleiding: Algemene vergadering Wijzigingen die u op deze manier aanbrengt, hebben geen invloed op de andere documenten. Algemene gebruiksregels Algemene gebruiksregels Algemene vergadering is volledig menugestuurd. De diverse menu's en de opdrachten van elk van deze menu's kunt u zowel met de muis als via het toetsenbord selecteren. Muis Het gebruik van de muis is eenvoudig en levert u een aanzienlijke tijdwinst op. Deze werkwijze is dan ook veruit te verkiezen boven de werkwijze met het toetsenbord. U wil... Een menu selecteren Een opdracht selecteren. Een invulscherm verlaten. Het programma verlaten. Een invoerveld selecteren. U doet het volgende... Klik op het gewenste menu. Klik op het gewenste menu en klik daarna op de gewenste opdracht. Klik op de knop Annuleren van het invulscherm. Of Dubbelklik in het sluitblokje (rechtsboven) van het invulscherm. Klik op het menu Dossier in het hoofdscherm en klik daarna op de opdracht Verlaten. Of Klik in het sluitblokje (rechtsboven) van het hoofdscherm. Klik in het gewenste invoerveld. Toetsenbord In de hulp wordt alleen de snelste werkwijze gedocumenteerd. U wil... Een menu selecteren uit de menubalk. Een opdracht in een menu selecteren. Een invulscherm verlaten. Het programma verlaten. De cursor naar het volgende invoerveld U doet het volgende... Elk menu bevat een sneltoets (een onderlijnde letter). Typ die letter in combinatie met de <Alt>-toets om het overeenkomstige menu te openen: b.v. typ <Alt>-<E> om het menu Extra te openen. Selecteer het gewenste menu of typ de sneltoetsvan het gewenste menu en typ de sneltoets van de gewenste opdracht: b.v. typ Alt+<D> om het menu Dossier te selecteren en selecteer het gewenste menu en gebruik de verticale pijltjestoetsen om de verlichte balk naar de gewenste opdracht te verplaatsen en druk op <Enter>. Selecteer de knop Annuleren met behulp van de toets <Tab> en druk op <Enter>. Keer terug naar het hoofdmenu en selecteer de opdracht Verlaten in het menu Dossier. Druk op <Tab>. 6

13 Aan de slag verplaatsen. Werking van het hoofdscherm Het hoofdscherm van het programma Algemene vergadering bestaat uit verschillende onderdelen, die van elkaar gescheiden worden door een splitbalk. Wanneer u de muisaanwijzer over de splitbalk beweegt, verandert deze van vorm om aan te geven dat u de splitbalk kunt verslepen en zo het deelscherm groter of kleiner kunt maken. Het hoofdscherm bestaat uit de volgende schermen: Inhoudstafel <naam dossier> Inhoudstafel van het geselecteerde boekjaar Inhoud van de geselecteerde (sub)map Menubalk Boevenaan het hoofdscherm ziet u de menubalk. Dossier Openen Om een dossier te openen Sluiten Om een dossier te sluiten Verlaten Om het programma te verlaten Document Opgelet! Afhankelijk van waar de cursor zich bevindt in de boomstructuur én van welke documenten reeds eerder werden gecreëerd, zullen in dit menu sommige opdrachten al dan niet actief zijn. Niet-actieve opdrachten staan in het grijs aangeduid. Nieuw boekjaar Om een boekjaar toe te voegen in dit programma. Enkel actief als u zich in de boomstructuur op de hoogste node bevindt. Nieuwe algemene vergadering Enkel actief als u zich in de boomstructuur op de node van boekjaar bevindt. Om een nieuwe agenda m.b.t. een algemene vergadering te creëren. Nieuwe vergadering bestuursorgaan Enkel actief als u zich in de boomstructuur op de node van boekjaar bevindt. Om een nieuwe agenda m.b.t. het bestuursorgaan te creëren. Nieuw Enkel actief als u zich in de boomstructuur op de node van een type vergadering bevindt én als de juiste documenten reeds eerder werden gecreëerd (zie Volgorde van creëren documenten). Hier vindt u diverse onderdelen terug van de nieuw te creëren documenten: Agenda 7

14 Handleiding: Algemene vergadering Oproepingsbrief Verzoek tot publicatie Aanwezigheidslijst Notulen Gegevens voor de notaris Wijze oproepingsbrief Enkel actief als u zich in de boomstructuur op de hoogste node bevindt. Om de wijze van oproeping te beheren. Openen Enkel actief als u zich onder <Inhoud van...> op een gecreëerd document bevindt. Om een reeds eerder gecreëerd document te openen. Verwijderen Enkel actief als u zich onder <Inhoud van...> op een gecreëerd document bevindt. Om een reeds eerder gecreëerd document te verwijderen Naam wijzigen Enkel actief als u zich onder <Inhoud van...> op een gecreëerd document bevindt. Om de naam van een reeds eerder gecreëerd document te wijzigen. Afdrukken Enkel actief als u zich onder <Inhoud van...> op een gecreëerd document bevindt. Om een document af te drukken. Vernieuwen afdruk Enkel actief als u zich onder <Inhoud van...> op een gecreëerd document bevindt. Om een vernieuwde afdruk van uw document te maken. Extra Taal veranderen Om de werktaal van uw programma te wijzigen. Opgelet! De reeds gecreëerde documenten zullen niet automatisch vertaald worden. Hiervoor dient u opnieuw de wizard te doorlopen en een nieuw document te creëren. Keuze tekstverwerker Selecteer de gewenste viewer: Explorer Word HTML-viewer 8

15 Aan de slag Onderhoudsroutine Om een onderhoudsroutine te laten lopen. Help Help Om de handleiding te consulteren. Info Om het infodialoogvenster te openen. Licentieovereenkomst Om de licentieovereenkomst te consulteren. Knoppenbalk De knoppenbalk heeft standaard een aantal knoppen, waarmee u snel bepaalde opdrachten kunt uitvoeren door op de knop te klikken. Knoppen die (tijdelijk) niet beschikbaar zijn, worden in het grijs weergegeven. Als u de muis op een knop plaatst, verschijnt er een geel tekstbalkje dat de functie van de knop toelicht; als er een toetsencombinatie gekoppeld is aan de opdracht, dan staat deze eveneens in de tekstbalk. Knop Functie Om een dossier te openen. Om een nieuw document te creëren. Om een document af te drukken. Om de werktaal te wijzigen. Om de handleiding te consulteren. Boomstructuur Aan de linkerzijde van het hoofdscherm vindt u een boomstructuur. Bovenaan staat er als tekst Inhoudstafel <naam dossier>. Hoogste node: inhoudstafel <naam dossier> Algemene vergadering (dit krijgt u standaard altijd meegeleverd). De map Algemene vergadering in de boomstructuur wordt vervolgens opgevuld met boekjaren (zie Boekjaren beheren). Wijze van oproeping: u kunt de wijze van oproeping zelf instellen naar eigen wens (zie Procedure wijze van oproeping beheren). Inhoudstafel van het geselecteerde boekjaar Dit scherm bevat de mappen van de verschillende algemene vergaderingen voor het geselecteerde boekjaar. U kunt zelf mappen aanmaken door het boekjaar te selecteren en de optie Nieuwe algemene vergadering te kiezen in het menu Document of op de knop het hoofdmenu te klikken. in de knoppenbalk van Om documenten toe te voegen aan een map, selecteert u de map en kiest u het juiste document in het submenu Nieuw van het menu Document of klikt u op de knop hoofdmenu. in de knoppenbalk van het Navigatie 9

16 Handleiding: Algemene vergadering Gevulde boekjaren herkent u aan het plusteken vooraan:. U kunt dit mapje openen: door te dubbelklikken op de map: door op het plusteken te klikken. Omgekeerd kunt u een dergelijk mapje ook terug sluiten. U doet dit door op het minteken te klikken. Onder een gevuld boekjaar zitten nog mapjes, die van het gekozen soort vergadering. Deze mapjes kunt u openen door erop te klikken. 10

17 Dossiers beheren Een dossier openen Dossier - Openen Binnen dit programma kunt u een ander dossier openen, het is niet nodig om hiervoor via het Centraal dossierbeheer te gaan. Werkwijze Om een dossier te openen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op het icoontje of Klik op de opdracht Openen in het menu Dossier. 2. Het scherm Overzicht dossiers verschijnt. Deze lijst toont al uw dossiers. 3. Dubbelklik op het gewenste dossier. Een dossier sluiten Dossier - Sluiten U kunt op elk moment uw dossier sluiten. Werkwijze Om uw dossier te sluiten, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Sluiten in het menu Dossier. 2. Het dossier wordt gesloten. Wenst u opnieuw aan de slag te gaan, open dan opnieuw een dossier. 11

18

19 Boekjaren beheren Boekjaren beheren In dit programma kunt u naar wens boekjaren toevoegen en verwijderen: Een boekjaar toevoegen Een ander boekjaar kiezen Een boekjaar uit Algemene vergadering verwijderen U krijgt via de rechtsklik in de boomstructuur ook toegang tot de boekjarentabel waar u dan weer de volgende zaken kunt uitvoeren: Een nieuw boekjaar creëren Een boekjaar wijzigen Opgelet! Als u een boekjaar verwijdert, dan wordt dit enkel verwijderd voor Algemene vergadering. In Centraal dossierbeheer blijft de boekjarentabel altijd intact. Een nieuw boekjaar creëren Als er nog geen boekjaar bestaat als u het dossier opent, dan gaat het programma u vragen om de begindatum en einddatum van het boekjaar op te geven. Vervolgens kunt u gewoon doorstarten. Werkwijze Om een nieuw boekjaar toe te voegen in de boekjarentabel, gaat u als volgt te werk: 1. Open het gewenste dossier door deze te selecteren in het overzicht dossiers (zie Een dossier openen). 2. Rechtsklik op de hoogste node Algemene vergadering in de boomstructuur. Selecteer de opdracht Nieuw boekjaar in het afrolmenu. of Selecteer de hoogste node Algemene vergadering en klik op de knop. 3. Het scherm Boekjaren verschijnt. 4. Klik op de knop Nieuw. Het scherm Boekjaar verschijnt. Vul het boekjaar in dat u wenst aan te maken, en ga met de <Tab>- of <Enter>-toets naar het volgende invoerveld. 5. Standaard wordt de begin- en einddatum resp. op 01/01/XXXX en 31/12/XXXX gezet. U kunt deze wijzigen door in het invoerveld een andere datum te tikken. De datum moet altijd van het formaat dd/mm/jjjj zijn. 6. Klik op OK. In het scherm Boekjaar selecteren wordt een lijn toegevoegd met boekjaar, begin- en einddatum en aanslagjaar. Een boekjaar toevoegen U kunt in dit programma een boekjaar toevoegen in de boomstructuur. Werkwijze Om een boekjaar toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Rechtsklik in de boomstructuur op de hoogste node Algemene vergadering. 2. Klik in het afrolmenu dat verschijnt op de opdracht Nieuw boekjaar. 13

20 Handleiding: Algemene vergadering 3. Het scherm Boekjaren verschijnt. 4. Selecteer uit de boekjarentabel het boekjaar dat u wenst toe te voegen in het programma. of Indien het boekjaar nog niet beschikbaar is in de boekjarentabel, maak dan dit boekjaar dan nieuw aan. 5. Klik op de knop OK. 6. Het boekjaar verschijnt aan de linkerzijde in de boomstructuur. U kunt nu de gewenste documenten beginnen creëren. Een ander boekjaar kiezen Het kan om diverse redenen nuttig zijn om terug te keren naar een vorig boekjaar om bepaalde gegevens te bekijken of zelfs aan te passen. Werkwijze Om een (beschikbaar) boekjaar te selecteren, gaat u als volgt te werk: 1. Open het dossier waarvoor u een ander boekjaar wenst te kiezen (zie Een dossier openen). 2. Alle beschikbare boekjaren staan in de boomstructuur. Selecteer het gewenste boekjaar. Indien het gewenste boekjaar nog niet beschikbaar is binnen het programma, dan dient u dit eerst toe te voegen (zie Een boekjaar toevoegen). 3. Het boekjaar van uw keuze wordt geopend. Een boekjaar wijzigen U kunt vanop het scherm Boekjaar de begin- en einddatum van het boekjaar gaan wijzigen. U dient erop te letten dat de einddatum van het voorgaande boekjaar en de begindatum van het daaropvolgende boekjaar aansluitend zijn. Is dit niet het geval, dan zal het programma u daarop attent maken. In principe zorgt het programma hier automatisch voor. Werkwijze Om een nieuw boekjaar toe te voegen in de boekjarentabel, gaat u als volgt te werk: 1. Open het gewenste dossier door deze te selecteren in het overzicht dossiers (zie Een dossier openen). 2. Rechtsklik op de hoogste node Algemene vergadering in de boomstructuur. 3. Selecteer de opdracht Nieuw boekjaar in het afrolmenu. 4. Het scherm Boekjaren verschijnt. 5. Klik op de knop Wijzigen. U kunt enkel het meest recente of het minst recente boekjaar wijzigen. Dit komt omdat elke begindatum boekjaar moet aansluiten op de einddatum van het vorige boekjaar. 6. Het scherm Boekjaar wijzigen verschijnt. Wijzig de gewenste gegevens. 7. Als u hebt nagekeken dat alle gegevens kloppen, klikt u op de OK-knop om te bevestigen. of Als u toch geen boekjaar wenst te wijzigen, klikt u op Annuleren. U keert terug naar het scherm Boekjaren. 8. De wijzigingen worden doorgevoerd. Een boekjaar verwijderen uit de boomstructuur U kunt in dit programma ook een volledig boekjaar uit de boomstructuur verwijderen. 14

21 Boekjaren beheren Opgelet! Ook alle onderliggende, reeds gecreëerde documenten worden hierbij ook verwijderd. U riskeert dus gegevens te verliezen als u het boekjaar uit de boomstructuur verwijderd. Werkwijze Om een boekjaar te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Rechtsklik in de boomstructuur op het boekjaar dat u uit het programma wenst te verwijderen. 2. Selecteer de opdracht Verwijderen in het afrolmenu. 3. De volgende melding verschijnt: Doorgaan met schrappen? De volledige map wordt verwijderd! Klik op Ja om door te gaan en de map te schrappen. Ga naar stap 4. Klik op Nee om te annuleren. Ga naar stap Het boekjaar wordt verwijderd. 5. U keert terug naar het hoofdscherm. 15

22

23 Wijze van oproeping beheren Wijze van oproeping beheren Via de functie Wijze oproeping kunt u bepalen hoe de bestemmelingen voor uw algemene vergaderingen kunnen worden opgeroepen. Het is de bedoeling dat u de wijze van oproeping beheert voor al uw aandeelhouders en bestuurders/zaakvoerders. Met deze Wizard creëert u alle documenten die nodig zijn om een soort van 'vraagronde' bij uw bestemmelingen te organiseren. In deze vraagronde bevraagt u hen over de wijze waarop ze willen worden opgeroepen. Hun antwoord slaat u vervolgens op in het programma en vanaf dat moment genereert het programma automatisch alle documenten die u nodig hebt op maat van al uw bestemmelingen. In eerste instantie selecteert u de oproepingsmodaliteiten en in tweede instantie beheert u de bestemmelingen. Werkwijze Om de wijze van oproeping te beheren, gaat u als volgt te werk : 1. Selecteer in het deelscherm Inhoudstafel <naam dossier> van het hoofdscherm de map Algemene vergadering. 2. Open het menu Document en selecteer de optie Wijze oproeping. Of Klik met de rechtermuisknop op de map Algemene vergadering en selecteer Wijze oproeping. 3. Het scherm Nieuw - Wijze oproeping: Stap 1 verschijnt (zie Wijze oproeping - Stap 1). Stap 1 Wijze van oproeping -Stap 1 Op dit scherm vindt u vier standaard wijzen van oproeping. U kunt hier: een nieuwe wijze van oproeping gaan toevoegen een zelf toegevoegde wijze van oproeping gaan bewerken een zelf toegevoegde wijze van oproeping gaan verwijderen Vervolgens kunt de verschillende oproepingsmodaliteiten gaan instellen (via Brief wijze oproeping). Navigatie in het overzicht Klik op deze knop om naar de eerste oproepingsvorm uit de lijst te gaan. Klik op deze knop om naar de vorige oproepingsvorm uit de lijst te gaan. Klik op deze knop om naar de volgende oproepingsvorm uit de lijst te gaan. Klik op deze knop om naar de laatste oproepingsvorm uit de lijst te gaan. Een nieuwe wijze van oproeping toevoegen Document - Wijze oproeping Om een nieuwe wijze van oproeping toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Wijze oproeping in het menu Document. 17

24 Handleiding: Algemene vergadering Indien deze opdracht niet actief is, vergewis u er dan van dat u met de cursor op de hoogste node zit of dat u reeds eerder een Wijze oproeping hebt gecreëerd. In dit laatste geval opent u de Wizard Wijze oproeping (zichtbaar in het rechterscherm). 2. De wizard wordt gestart (zie ook Wijze oproeping - Stap 1). 3. Klik op de knop Nieuw. 4. Het scherm Wijze oproeping verschijnt. 5. Geef een omschrijving op, zowel in het Nederlands als in het Frans. 6. Duid aan of er voor deze wijze van oproepring ook een oproepingsbrief moet worden gemaakt. U kiest voor Ja of Nee. 7. Klik vervolgens op OK. 8. De nieuwe wijze van oproeping verschijnt in het overzicht. 9. Klik op Verder om de volgende stap te nemen. Een bestaande wijze van oproeping bewerken Document - Wijze oproeping U kunt een zelf toegevoegde wijze van oproeping gaan bewerken. Werkwijze Om een zelf toegevoegde wijze van oproeping te bewerken, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Wijze oproeping in het menu Document. Indien deze opdracht niet actief is, vergewis u er dan van dat u met de cursor op de hoogste node zit of dat u reeds eerder een Wijze oproeping hebt gecreëerd. In dit laatste geval opent u de Wizard Wijze oproeping (zichtbaar in het rechterscherm). 2. De wizard wordt gestart (zie ook Wijze oproeping - Stap 1). 3. Klik op de knop Bewerken. 4. Het scherm Wijze oproeping verschijnt. 5. Wijzig de omschrijving naar eigen wens. 6. Wijzig eventueel ook of er al dan niet een oproepingsbrief moet worden gemaakt. 7. Klik vervolgens op OK. 8. De gewijzigde wijze van oproeping verschijnt in het overzicht. 9. Klik op Verder om de volgende stap te nemen. Een nieuwe wijze van oproeping toevoegen Document - Wijze oproeping U kunt een zelf toegevoegde wijze van oproeping verwijderen uit het overzicht. Werkwijze Om een wijze van oproeping te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Wijze oproeping in het menu Document. Indien deze opdracht niet actief is, vergewis u er dan van dat u met de cursor op de hoogste node zit of dat u reeds eerder een Wijze oproeping hebt gecreëerd. In dit laatste geval opent u de Wizard Wijze oproeping (zichtbaar in het rechterscherm). 18

25 Wijze van oproeping beheren 2. De wizard wordt gestart (zie ook Wijze oproeping - Stap 1). 3. Selecteer de wijze van oproeping die u wenst te verwijderen en klik op de knop Verwijderen. 4. De volgende melding verschijnt: Doorgaan met schrappen? Klik op Ja om te bevestigen. Het item wordt verwijderd uit het overzicht. Ga naar stap 5. Klik op Nee om te annuleren. U keert terug naar het overzicht 5. Klik op Verder om de volgende stap te nemen. Oproepingsmodaliteiten instellen Document - Wijze oproeping Via de knop Brief wijze oproeping kunt u de oproepingsmodaliteiten gaan instellen. Werkwijze Nadat u de wizard voor Wijze oproeping hebt opgestart, komt u op het scherm Nieuw - Wijze oproeping: Stap 1 terecht: 1. Klik op de knop Brief wijze oproeping. 2. Het scherm Nieuw - Wijze oproeping: Stap 1bis verschijnt. 3. Op dit scherm kunt u: aanvinken of u een brief wenst mee te verzenden waarop de bestemmeling de wijze van oproeping kan meedelen aanvinken of u ook nog een begeleidende brief wenst mee te sturen bij de oproeping. aanduiden welke oproepingsvormen aan de bestemmelingen worden aangeboden. 4. Nadat u de gewenste wijzigingen hebt doorgevoerd, klikt u op OK. 5. U keert terug naar het scherm Nieuw - Wijze oproeping: Stap 1 waar u vervolgens op de knop Verder kunt klikken. 6. Het scherm Nieuw - Wijze oproeping: Stap 2 verschijnt (zie Wijze oproeping - Stap 2). Stap 2 Wijze oproeping - Stap 2 In stap 2 duidt u de bestemmelingen voor de brief wijze oproeping aan: Zie Selectiescherm: werking voor meer informatie over hoe u bestemmelingen selecteert. Zie Wijze oproeping per bestemmeling aanduiden voor informatie over hoe u de gewenste wijze van oproeping per bestemmeling kunt aanduiden en opslaan. Zie Bestemmelingen beheren om te zien hoe u bestemmelingen beheert (toevoegen, bewerken en verwijderen). Nadat u hier de gewenste bestemmelingen hebt geselecteerd en geparametreerd, bent u klaar voor de laatste stap. Wijze oproeping per bestemmeling aanduiden Op het scherm Nieuw - Wijze oproeping: Stap 2 kunt u per bestemmeling de wijze van oproeping aanduiden en bewaren. Werkwijze U gaat hiervoor als volgt te werk: 19

26 Handleiding: Algemene vergadering 1. Selecteer de bestemmeling waarvoor u de wijze van oproeping wenst aan te duiden door erop te klikken. 2. Klik vervolgens op de knop Wijze oproeping. 3. Het scherm Wijze oproeping verschijnt. 4. Selecteer aan de hand van de keuzelijst de gewenste wijze van oproeping. 5. Klik op OK om te bevestigen. 6. U keert terug naar het scherm Nieuw - Wijze oproeping: Stap U kunt nu naar stap 3 gaan. Bestemmelingen beheren U kunt niet rechtstreeks bestemmelingen toevoegen in dit programma. U dient daarvoor naar Centraal dossierbeheer te gaan en daar de gewenste bestemmelingen toe te voegen. U doet dit bij het onderdeel Aandeelhouders en/of Bestuurders/Zaakverders. Stap 3 Wijze oproeping - Stap 3 Als u op het scherm Nieuw - Wijze oproeping: Stap 3 bent aangekomen, kunt u de wijze oproeping afdrukken en opslaan. De wijze van oproeping afdrukken 1. Vink hiervoor het aankruisvakje Wijze oproeping nu afdrukken aan. 2. Duid aan hoeveel exemplaren u wenst af te drukken. 3. Klik op Einde om (naast het opslaan) de afdruk te starten. De wijze van oproeping opslaan (als) 1. Geef een naam op voor uw document in het invoerveld Opslaan als. Standaard wordt er altijd een naam voorgesteld. Als u al eerder de wizard hebt doorlopen en wijzigingen hebt doorgevoerd, slaat u dit nieuw document best onder een andere naam op. Zo bewaart u altijd uw oorspronkelijke document. 2. Klik op de knop Einde om het document op te slaan. U keert na afloop terug naar het hoofdscherm van het programma. 20

27 Agenda opstellen Een agenda opstellen - Procedure Een agenda opstellen Dit programma geeft u de mogelijkheid een agenda op te stellen voor zowel een gewone algemene vergadering, een bijzondere algemene vergadering als een buitengewone algemene vergadering: Agenda gewone algemene vergadering Agenda bijzondere algemene vergadering Agenda buitengewone algemene vergadering In deze uitwerking wordt het opstellen van een agenda voor een GEWONE algemene vergadering behandeld, daar dit in de praktijk het meest voorkomende type van algemene vergadering is. De procedure voor het opstellen van een agenda voor een bijzondere en een buitengewone vergadering verloopt op gelijkaardige wijze. Agenda gewone algemene vergadering Zoals reeds eerder vermeld, vormt de agenda de basis van alle andere documenten voor het houden van een algemene vergadering. Opgelet! Het is heel belangrijk dat u het correcte onderdeel in de boomstructuur selecteert alvorens u op de knop drukt. De werking van deze knop zal anders zijn afhankelijk van waar u zich precies bevindt in de boomstructuur. Lees aandachtig onderstaande procedure voor meer informatie. Werkwijze Om een agenda op te stellen, gaat u als volgt te werk : 1. Selecteer in het deelscherm Inhoudstafel <naam dossier> van het hoofdscherm het boekjaar van de map Algemene vergadering waarvoor u de agenda wil opstellen. 2. Open het menu Document en selecteer de optie Nieuwe algemene vergadering. Of Klik op de knop in de knoppenbalk van het hoofdmenu. Of Klik met de rechtermuisknop op het boekjaar en selecteer Nieuwe algemene vergadering. 3. Selecteer de optie Gewone algemene vergadering en klik op Verder. Het tweede scherm van de wizard (Stap 2) verschijnt. 4. In dit scherm kunt u invullen waar en wanneer de algemene vergadering zal plaatsvinden. Deze informatie wordt overgenomen uit Centraal dossierbeheer, maar kan gewijzigd worden, indien nodig. Bovendien kan u door middel van aankruisvakjes aangeven of er aandelen, obligaties, warrants en certificaten op naam, aan toonder of gedematerialiseerd zijn, en waar en wanneer aandelen gedeponeerd moeten worden. 5. Klik op Verder. Het derde scherm van de wizard (Stap 3) verschijnt. 6. Selecteer de aankruisvakjes van de agendapunten die in de algemene vergadering behandeld zullen worden. Wanneer het om een publieke vennootschap gaat, moet u bovendien voor de geselecteerde agendapunten het voorstel stemming aangeven. 7. Als u bijkomende agendapunten wenst toe te voegen, selecteert u het aankruisvakje naast de knop Overige agendapunten. Het venster Overige agendapunten verschijnt. 21

28 Handleiding: Algemene vergadering Of Als u geen agendapunten wenst toe te voegen, ga naar stap Voer de agendapunten in die u wenst toe te voegen en klik op OK. Het venster wordt gesloten en u keert terug naar het derde scherm van de wizard (Stap 3). 9. Klik op Verder. Het vierde en laatste scherm van de wizard (Stap 4) verschijnt. 10. Als u de agenda nu reeds wil afdrukken, kan u het aantal af te drukken exemplaren invoeren. Bovendien kan u aangeven onder welke naam u deze agenda wil opslaan. Klik op Einde om de procedure te beëindigen. Voor gedetailleerde scherminformatie bij het opstellen van een agenda, zie Opstellen agenda - Stap 1 en verder. Agenda bijzondere algemene vergadering Het opstellen van een agenda voor een bijzondere algemene vergadering gebeurt op dezelfde manier als voor een gewone algemene vergadering; enkel Stap 3 van de wizard ziet er enigszins anders uit. Het aantal agendapunten dat u kunt selecteren, is beperkter dan voor een gewone algemene vergadering. Agenda buitengewone algemene vergadering Het opstellen van een agenda voor een buitengewone algemene vergadering gebeurt op dezelfde manier als voor een gewone algemene vergadering; enkel Stap 3 van de wizard ziet er enigszins anders uit. De agendapunten die u kunt selecteren, verschillen van de agendapunten voor een gewone algemene vergadering. Speciale agendapunten 1. Wanneer u Kapitaalverhoging selecteert als een agendapunt, wordt het venster Kapitaalverhoging geopend, waarin u de details van de verhoging kunt invoeren. 2. Wanneer u Kapitaalvermindering selecteert als een agendapunt, wordt het venster Kapitaalvermindering geopend, waarin u de details van de vermindering kunt invoeren. Vanuit dit venster kunt u eveneens details invoeren met betrekking tot de terugbetaling van de aandeelhouders, de incorporatie van de verliezen en de vrijstelling van de stortingsverplichting. Opstellen agenda - Stap 1 Zie ook Een agenda opstellen voor meer informatie over de volledige procedure. Selecteer het gewenste type algemene vergadering door het betreffende aankruisvakje aan te vinken: Gewone algemene vergadering Bijzondere algemene vergadering Buitengewone algemene vergadering De keuze van het type vergadering is bepalend voor de schermen die nadien zullen volgen. Opstellen agenda - Stap 2 22

29 Agenda opstellen Nadat u het type vergadering hebt geselecteerd komt u terecht op het scherm Nieuw - Agenda: Stap 2. Dit scherm is hetzelfde ongeacht wel type vergadering u hebt gekozen. Invoervelden Algemene vergadering op om... De datum en het uur waarop de algemene vergadering zal plaatsvinden. Plaats De plaats waar de algemene vergadering zal plaatsvinden: op de zetel van de vennootschap of op een zelf in te vullen plaats. Aandelen - op naam - aan toonder - gedematerialiseerd Geeft aan of er aandelen op naam, aan toonder en/of gedematerialiseerd zijn. Obligaties - op naam - aan toonder - gedematerialiseerd Geeft aan of er obligaties op naam, aan toonder en/of gedematerialiseerd zijn. Warrants - op naam - aan toonder - gedematerialiseerd Geeft aan of er warrants op naam, aan toonder en/of gedematerialiseerd zijn. Certificaten - op naam - aan toonder - gedematerialiseerd Geeft aan of er certificaten op naam, aan toonder en/of gedematerialiseerd zijn. Aantal dagen voor de algemene vergadering Geeft aan hoeveel dagen voor de algemene vergadering aandelen gedeponeerd moeten worden. Plaats van deponering De plaats waar de aandelen gedeponeerd moeten worden. Opstellen agenda - Stap 3 Afhankelijk van het type vergadering u hebt geselecteerd bij de eerste stap, zal deze derde stap verschillend verlopen. Dit komt door de specifieke types agendapunten die er bijvoorbeeld bij een buitengewone algemene vergadering aan bod kunnen komen. Klik op het eerder gekozen type vergadering voor meer informatie over de te kiezen agendapunten: Gewone algemene vergadering Bijzondere algemene vergadering Buitengewone algemene vergadering Voor de Overige agendapunten verloopt de procedure dan weer wél gelijk. Opstellen agenda - Stap 4 Na de selectie van de agendapunten komt u ten slotte op het scherm Nieuw - Agenda: Stap 4 terecht. Hier kunt u de agenda afdrukken en opslaan (als). De agenda afdrukken 1. Vink hiervoor het aankruisvakje Agenda nu afdrukken aan. 2. Duid aan hoeveel exemplaren u wenst af te drukken. 3. Klik op Einde om (naast het opslaan) de afdruk te starten. De agenda opslaan (als) 1. Geef een naam op voor uw document in het invoerveld Opslaan als. Standaard wordt er altijd een naam voorgesteld. 23

30 Handleiding: Algemene vergadering Als u al eerder de wizard hebt doorlopen en wijzigingen hebt doorgevoerd, slaat u dit nieuw document best onder een andere naam op. Zo bewaart u altijd uw oorspronkelijke document. 2. Klik op de knop Einde om het document op te slaan. U keert na afloop terug naar het hoofdscherm van het programma. Agendapunten per type vergadering Gewone algemene vergadering Voor de gewone algemene vergadering (per slot van rekening het meest voorkomende type algemene vergadering), zijn dit de mogelijke agendapunten. Selecteer de onderdelen die u wenst op te nemen in de agenda en klik vervolgens op Verder. Voorstelling van het jaarverslag Voorstelling controleverslag van de commissaris Goedkeuring van de jaarrekening Vaststelling van het resultaat van het boekjaar en goedkeuring van de bestemming van het resultaat Verslag bij aanmerkelijke verliezen Kwijting van de zaakvoerder(s) - commissaris(sen) - bestuurder(s) Goedkeuring van de vergoeding van de zaakvoerder(s) - bestuurder(s) Bestuurder(s)/Zaakvoerder(s) : benoeming, herbenoeming, bekrachtiging coöptatie, ontslag Commissaris: benoeming, herbenoeming, bezoldiging, ontslag Overige agendapunten Diversen Voorstel stemming Dit onderdeel is enkel van toepassing wanneer het om een publieke vennootschap gaat. Voor elk van de geselecteerde agendapunten moet u het voorstel stemming aangeven: ja, nee of onthouding. Bijzondere algemene vergadering Voor de bijzondere algemene vergadering zijn dit de mogelijke agendapunten. Selecteer de onderdelen die u wenst op te nemen in de agenda en klik vervolgens op Verder. Verslag bij aanmerkelijke verliezen Bestuurder(s)/Zaakvoerder(s) : benoeming, herbenoeming, bekrachtiging coöptatie, ontslag Commissaris: benoeming, herbenoeming, bezoldiging, ontslag Overige agendapunten Diversen Dit onderdeel is enkel van toepassing wanneer het om een publieke vennootschap gaat. Voor elk van de geselecteerde agendapunten moet u het voorstel stemming aangeven: ja, nee of onthouding. Buitengewone algemene vergadering Buitengewone algemene vergadering 24

31 Agenda opstellen Voor de buitengewone algemene vergadering zijn dit de mogelijke agendapunten. Selecteer de onderdelen die u wenst op te nemen in de agenda en klik vervolgens op Verder. Wijziging: naam - doel - duur van de vennootschap - afsluitingsdatum van het boekjaar - aandelen Kapitaalverhoging Kapitaalvermindering Fusie door: o o Splitsing door: o o o Ontbinding Omzetting in overneming oprichting van een nieuwe vennootschap overneming oprichting van een nieuwe vennootschap overneming en oprichting van een nieuwe venootschap Uitgifte van een converteerbaren obligatielening Overige agendapunten Diversen Voorstel stemming Kapitaalverhoging Kapitaalverhoging Wanneer u bij het opstellen van de agenda van de buitengewone algemene vergadering het aankruisvakje Kapitaalverhoging aanvinkt, komt u na de muntkeuze terecht op het scherm Nieuw - Agenda: Stap 3bis - detail kapitaalverhoging. Op dit scherm ziet u: de situatie voor kapitaalverhoging, de kapitaalverhoging zelf en de situatie na kapitaalverhoging. Situatie voor kapitaalverhoging Op dit detailscherm voert u bovenaan de situatie voor kapitaalverhoging in. Hierbij worden de fractiewaarde en de intrinsieke waarde automatisch berekend. Kapitaal Voer het totale kapitaal in voor uw firma voor de kapitaalverhoging. Eigen vermogen Voer hier het eigen vermogen in (voor de kapitaalverhoging), dit maakt integraal deel uit van het kapitaal. Aantal aandelen Het aantal aandelen voor de kapitaalverhoging. Door middel van de bijbehorende keuzerondjes kunt u aangeven of de aandelen zonder vermelding van nominale waarde zijn of een bepaalde nominale waarde hebben. Fractiewaarde Dit is de waarde per aandeel. De berekening gebeurt automatisch. Berekening fractiewaarde 25

32 Handleiding: Algemene vergadering Intrinsieke waarde Dit is de intrinsieke waarde per aandeel voor de kapitaalverhoging. De berekening gebeurt automatisch. Berekening intrinsieke waarde Op basis van deze gegevens en de gegevens van de feitelijke kapitaalverhoging wordt de eindsituatie van de kapitaalverhoging berekend. Feitelijke kapitaalverhoging Inbreng in speciën Geef de kapitaalverhoging weer voor de Inbreng in speciën Inbreng in natura Geef de kapitaalverhoging weer voor de Inbreng in natura Incorporatie van reserves Geef de kapitaalverhoging weer voor de Incorporatie van reserves Verschillende situaties zijn mogelijk met telkens implicaties voor de berekening. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de situatie voor kapitaalverhoging en hoe de verhoudingen kapitaal, eigen vermogen was vóór de kapitaalverhoging, e.d.m. Om de berekening te kunnen uitvoeren, dient u te klikken op de knop Berekenen onderaan het scherm. Telkens u een bepaalde parameter wijzigt, dient u opnieuw de berekening uit te voeren. Situatie na kapitaalverhoging Onderaan het detailscherm voor kapitaalverhoging vindt u de situatie na kapitaalverhoging terug. Dit is -ongenuanceerd uitgedrukt- de eindsituatie die een resultaat is van een berekening op basis van de oude situatie en de feitelijke kapitaalverhoging. Op basis van deze berekening verkrijgt u het nieuwe kapitaal, het nieuwe eigen vermogen, het nieuwe aantal aandelen, de nieuwe fractiewaarde en de nieuwe intrinsieke waarde. Kapitaal Het kapitaal in de geselecteerde munt na de kapitaalverhoging. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de situatie voor de kapitaalverhoging en het bedrag van de kapitaalverhoging. Eigen vermogen Het eigen vermogen in de geselecteerde munt na de kapitaalverhoging. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de situatie voor de kapitaalverhoging en het bedrag van de kapitaalverhoging. Aantal aandelen 26

33 Agenda opstellen Het aantal aandelen na de kapitaalverhoging. Dit aantal wordt automatisch berekend op basis van de situatie voor de kapitaalverhoging en het bedrag van de kapitaalverhoging. Fractiewaarde De fractiewaarde van een aandeel na de kapitaalverhoging. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de situatie voor de kapitaalverhoging en het bedrag van de kapitaalverhoging. Intrinsieke waarde De intrinsieke waarde van een aandeel na de kapitaalverhoging. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de situatie voor de kapitaalverhoging en het bedrag van de kapitaalverhoging. Om de berekening te kunnen uitvoeren, dient u te klikken op de knop Berekenen onderaan het scherm. Telkens u een bepaalde parameter wijzigt, dient u opnieuw de berekening uit te voeren. Kapitaalvermindering Kapitaalvermindering Wanneer u bij het opstellen van de agenda van de buitengewone algemene vergadering het aankruisvakje Kapitaalvermindering aanvinkt, komt u na de muntkeuze terecht op het scherm Nieuw - Agenda: Stap 3bis - detail kapitaalvermindering. Op dit scherm ziet u: De situatie voor de kapitaalvermindering De kapitaalvermindering (te vernietigen aandelen) De situatie na de kapitaalvermindering Situatie voor de kapitaalvermindering Om de kapitaalvermindering correct te kunnen berekenen, dient u eerst de situatie voor de kapitaalvermindering op te geven, de zgn. 'oude' situatie. Hierbij wordt de fractiewaarde en intrinsieke waarde automatisch berekend: Kapitaal Voer het totale kapitaal in voor uw firma voor de kapitaalvermindering. Eigen vermogen Voer hier het eigen vermogen in (voor de kapitaalvermindering), dit maakt integraal deel uit van het kapitaal. Aantal aandelen Het aantal aandelen voor de kapitaalvermindering. Door middel van de bijbehorende keuzerondjes kunt u aangeven of de aandelen zonder vermelding van nominale waarde zijn of een bepaalde nominale waarde hebben. Fractiewaarde Dit is de waarde per aandeel. De berekening gebeurt automatisch. Berekening fractiewaarde Intrinsieke waarde Dit is de intrinsieke waarde per aandeel voor de kapitaalvermindering. De berekening gebeurt automatisch. Berekening intrinsieke waarde 27

34 Handleiding: Algemene vergadering De kapitaalvermindering (te vernietigen aandelen) Kapitaalvermindering - Te vernietigen aandelen Bij kapitaalvermindering en het vernietigen van aandelen zijn er verschillende mogelijkheden: Terugbetaling aandeelhouders Incorporatie verliezen: Aandelen met nominale waarde Vrijstelling stortingsverplichting: Aandelen met nominale waarde Terugbetaling aandeelhouders Voor de terugbetaling van de aandeelhouders beschikt u over de werkwijze via: Loting Gelijkberechtiging Door loting Wanneer u kiest voor de terugbetaling aandeelhouders via loting, dan komt u op het scherm Terugbetaling aandeelhouders: Loting terecht. Klik op het invoerveld waarover u meer informatie wenst. Bedrag van de kapitaalvermindering door terugbetaling Het bedrag van de kapitaalvermindering door terugbetaling in de geselecteerde munt. Volgende nummers van aandelen zullen worden terugbetaald De nummers van de aandelen die zullen worden terugbetaald. Terugbetaling volgens nominale waarde fractiewaarde andere waarde Geeft aan volgens welke waarde van de aandelen de terugbetaling zal gebeuren: volgens de nominale waarde, de fractiewaarde of een andere (zelf in te vullen) waarde. Door gelijkberechtiging Wanneer u kiest voor de terugbetaling aandeelhouders via gelijkberechtiging, dan komt u op het scherm Terugbetaling aandeelhouders: gelijkberechtiging terecht. Klik op het invoerveld waarover u meer informatie wenst. Bedrag van de kapitaalvermindering door terugbetaling Het bedrag van de kapitaalvermindering door terugbetaling in de geselecteerde munt. Totaal aantal aandelen Het totaal aantal aandelen. Dit aantal wordt automatisch overgenomen uit het veld Aantal aandelen van het scherm Kapitaalvermindering. Terugbetaling per aandeel Het bedrag van de terugbetaling per aandeel in de geselecteerde munt. Dit bedrag wordt automatisch ingevuld zodra de velden Bedrag van de kapitaalvermindering door terugbetaling en Totaal aantal aandelen ingevuld zijn. Nominale waarde per aandeel voor kapitaalvermindering 28

35 Agenda opstellen De nominale waarde per aandeel voor de kapitaalvermindering in de geselecteerde munt. Dit veld wordt is enkel toegankelijk en wordt automatisch ingevuld wanneer in het scherm Kapitaalvermindering aangegeven werd dat de aandelen een nominale waarde hebben. Terugbetaling per aandeel Het bedrag van de terugbetaling per aandeel in de geselecteerde munt. Dit veld wordt automatisch ingevuld op basis van het gelijknamige veld iets erboven en is enkel toegankelijk wanneer in het scherm Kapitaalvermindering aangegeven werd dat de aandelen een nominale waarde hebben. Nominale waarde per aandeel na kapitaalvermindering De nominale waarde per aandeel na de kapitaalvermindering in de geselecteerde munt. Dit veld wordt automatisch ingevuld op basis van de velden Nominale waarde per aandeel voor kapitaalvermindering en Terugbetaling per aandeel en is enkel toegankelijk wanneer in het scherm Kapitaalvermindering aangegeven werd dat de aandelen een nominale waarde hebben. Kapitaal na kapitaalvermindering Het kapitaal in de geselecteerde munt na de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van het veld Kapitaal van het scherm Kapitaalvermindering en het veld Bedrag van de kapitaalvermindering door terugbetaling van dit scherm. Aantal aandelen Het aantal aandelen. Dit aantal wordt automatisch overgenomen uit het veld Aantal aandelen van het scherm Kapitaalvermindering. Nieuwe fractiewaarde De nieuwe fractiewaarde van een aandeel na de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de velden Kapitaal na kapitaalvermindering en Aantal aandelen. Incorporatie verliezen Wanneer u bij een kapitaalvermindering kiest voor incorporatie van verliezen, dan beschikt u over verschillende mogelijkheden. Hierbij is het belangrijk of u bij de beginsituatie voor de kapitaalvermindering hebt opgegeven of u aandelen met nominale waarde of zonder vermelding van nominale waarde hebt opgegeven. Aandelen zonder vermelding van nominale waarde: Incorporatie verliezen: fractiewaarde Kapitaal voor kapitaalvermindering Het kapitaal in de geselecteerde munt voor de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch overgenomen uit het veld Kapitaal van het scherm Kapitaalvermindering. Incorporeerbaar verlies Het bedrag dat geïncorporeerd moet worden in de geselecteerde munt. Kapitaal na incorporatie Het kapitaal in de geselecteerde munt na incorporatie. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de velden Kapitaal voor kapitaalvermindering en Incorporeerbaar verlies. Aantal aandelen Het aantal aandelen. Dit aantal wordt automatisch overgenomen uit het veld Aantal aandelen van het scherm Kapitaalvermindering. Nieuwe fractiewaarde per aandeel De nieuwe fractiewaarde per aandeel na de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de velden Kapitaal na incorporatie en Aantal aandelen. Aandelen met een nominale waarde Mogelijkheid 1: wijzigen nominale waarde 29

36 Handleiding: Algemene vergadering Klik op het invoerveld waarover u meer informatie wenst. Kapitaal voor kapitaalvermindering Het kapitaal in de geselecteerde munt voor de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch overgenomen uit het veld Kapitaal van het scherm Kapitaalvermindering. Incorporeerbaar verlies Het bedrag dat geïncorporeerd moet worden in de geselecteerde munt. Kapitaal na incorporatie Het kapitaal in de geselecteerde munt na incorporatie. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de velden Kapitaal voor kapitaalvermindering en Incorporeerbaar verlies. Aantal aandelen Het aantal aandelen. Dit aantal wordt automatisch overgenomen uit het veld Aantal aandelen van het scherm Kapitaalvermindering. Nieuwe nominale waarde per aandeel De nieuwe nominale waarde per aandeel. Deze waarde wordt automatisch berekend op basis van de velden Oude nominale waarde per aandeel en Vrijstelling per aandeel. Ruil: 1 nieuw aandeel voor 1 oud aandeel Waarde van de oude aandelen overstempelen Geeft aan hoe de aanpassing van de nominale waarde zal gebeuren: door de omruiling van 1 nieuw aandeel tegen 1 oud aandeel of door een overstempeling van de waarde van de oude aandelen. Mogelijkheid 2: niet wijzigen van nominale waarde Klik op het invoerveld waarover u meer informatie wenst. Incorporeerbaar verlies Het bedrag dat geïncorporeerd moet worden in de geselecteerde munt. Vernietiging van aandelen Geeft aan dat de incorporatie van verliezen gebeurt door vernietiging van aandelen indien aangekruist. De bijbehorende velden worden automatisch ingevuld op basis van reeds eerder ingevoerde gegevens. Ruil Geeft aan dat de incorporatie van verliezen gebeurt door een aandelenruil indien aangekruist. De bijbehorende velden worden automatisch ingevuld op basis van reeds eerder ingevoerde gegevens. Vrijstelling stortingsverplichting Wanneer u bij een kapitaalvermindering kiest voor vrijstelling stortingsverplichting, dan beschikt u over verschillende mogelijkheden. Hierbij is het belangrijk of u bij de beginsituatie voor de kapitaalvermindering hebt opgegeven of u aandelen met nominale waarde of zonder vermelding van nominale waarde hebt opgegeven. Aandelen zonder vermelding van nominale waarde: Vrijstelling stortingsverplichting: fractiewaarde Kapitaal voor kapitaalvermindering Het kapitaal in de geselecteerde munt voor de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch overgenomen uit het veld Kapitaal van het scherm Kapitaalvermindering. Bedrag van de vrijstelling 30

37 Agenda opstellen Het bedrag dat vrijgesteld wordt in de geselecteerde munt. Kapitaal na incorporatie Het kapitaal in de geselecteerde munt na incorporatie. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de velden Kapitaal voor kapitaalvermindering en Bedrag van de vrijstelling. Aantal aandelen Het aantal aandelen. Dit aantal wordt automatisch overgenomen uit het veld Aantal aandelen van het scherm Kapitaalvermindering. Nieuwe fractiewaarde per aandeel De nieuwe fractiewaarde per aandeel na de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de velden Kapitaal na incorporatie en Aantal aandelen. Aandelen met een nominale waarde Mogelijkheid 1: wijzigen nominale waarde Klik op het invoerveld waarover u meer informatie wenst. Bedrag van de vrijstelling Het bedrag dat vrijgesteld wordt in de geselecteerde munt. Aantal aandelen Het aantal aandelen. Dit aantal wordt automatisch overgenomen uit het veld Aantal aandelen van het scherm Kapitaalvermindering. Vrijstelling per aandeel De vrijstelling per aandeel. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de velden Bedrag van de vrijstelling en Aantal aandelen. Oude nominale waarde per aandeel De oorspronkelijke nominale waarde per aandeel. Deze waarde wordt automatisch overgenomen uit het scherm Kapitaalvermindering. Nieuwe nominale waarde per aandeel De nieuwe nominale waarde per aandeel. Deze waarde wordt automatisch berekend op basis van de velden Oude nominale waarde per aandeel en Vrijstelling per aandeel. Ruil: 1 nieuw aandeel voor 1 oud aandeel Waarde van de oude aandelen overstempelen Geeft aan hoe de aanpassing van de nominale waarde zal gebeuren: door de omruiling van 1 nieuw aandeel tegen 1 oud aandeel of door een overstempeling van de waarde van de oude aandelen. Mogelijkheid 2: niet wijzigen van nominale waarde Klik op het invoerveld waarover u meer informatie wenst. Bedrag van de vrijstelling Het bedrag dat vrijgesteld wordt in de geselecteerde munt. Vernietiging van aandelen Geeft aan dat de vrijstelling van stortingsverplichting gebeurt door vernietiging van aandelen indien aangekruist. De bijbehorende velden worden automatisch ingevuld op basis van reeds eerder ingevoerde gegevens. Ruil Geeft aan dat de vrijstelling van stortingsverplichting gebeurt door een aandelenruil indien aangekruist. De bijbehorende velden worden automatisch ingevuld op basis van reeds eerder ingevoerde gegevens. Situatie na kapitaalvermindering 31

38 Handleiding: Algemene vergadering Onderaan het detailscherm voor kapitaalvermindering vindt u de situatie na kapitaalvermindering terug. Dit is -ongenuanceerd uitgedrukt- de eindsituatie die een resultaat is van een berekening op basis van de oude situatie en de feitelijke kapitaalvermindering. Op basis van deze berekening verkrijgt u het nieuwe kapitaal, het nieuwe eigen vermogen, het nieuwe aantal aandelen, de nieuwe fractiewaarde en de nieuwe intrinsieke waarde. Kapitaal Het kapitaal in de geselecteerde munt na de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de situatie voor de kapitaalvermindering en het bedrag van de kapitaalvermindering. Eigen vermogen Het eigen vermogen in de geselecteerde munt voor de kapitaalvermindering. Aantal aandelen Het aantal aandelen na de kapitaalvermindering. Dit aantal wordt automatisch berekend op basis van de situatie voor de kapitaalvermindering en het bedrag van de kapitaalvermindering. Fractiewaarde De fractiewaarde van een aandeel na de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de situatie voor de kapitaalvermindering en het bedrag van de kapitaalvermindering. Intrinsieke waarde De intrinsieke waarde van een aandeel na de kapitaalvermindering. Dit bedrag wordt automatisch berekend op basis van de situatie voor de kapitaalvermindering en het bedrag van de kapitaalvermindering. 32

39 Oproepingsbrief opstellen Opstellen oproepingsbrief - Procedure Nadat de agenda voor de algemene vergadering opgesteld werd, kan de oproepingsbrief opgesteld worden. Er kan alleen een oproepingsbrief opgesteld worden wanneer er aandelen, obligaties, warrants of certificaten op naam zijn. Werkwijze Om een oproepingsbrief op te stellen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer in het deelscherm Inhoudstafel <naam dossier> van het hoofdscherm de submap van het boekjaar van de map Algemene vergadering waarvoor u de oproepingsbrief wilt opstellen. 2. Open het menu Document, klik op Nieuw en selecteer de optie Oproepingsbrief in het submenu. Of Klik op de knop in de knoppenbalk van het hoofdmenu. Selecteer Oproepingsbrief en klik op OK. Het eerste scherm van de wizard (Stap 1) voor het opstellen van de oproepingsbrief verschijnt. Of Klik met de rechtermuisknop op de submap onder de map van het boekjaar en klik op Nieuw en selecteer de optie Oproepingsbrief. 3. In dit scherm kunt u invullen welke gegevens er in de hoofding van de oproepingsbrief zullen gebruikt worden. Deze informatie wordt overgenomen uit Dossierbeheer, maar kan gewijzigd worden, indien nodig. 4. Klik op Verder. Het tweede scherm van de wizard (Stap 2) verschijnt. 5. Geef aan voor wie de oproepingsbrief bestemd is en of u een volmacht wil meesturen door de overeenkomstige keuzerondjes en aankruisvakjes te selecteren. 6. Klik op de knop Selectie bestemmelingen om het scherm met de beschikbare bestemmelingen te openen (Stap 2bis). Alle bestaande aandeelhouders/vennoten/leden en alle bestuurders/zaakvoerders worden automatisch in de lijst met bestemmelingen opgenomen. Om bestemmelingen uit de lijst te verwijderen, selecteert u de bestemmeling in de rechterkolom en klikt u op de knop. 7. Klik op OK. Het venster voor de selectie van de bestemmelingen wordt gesloten en u keert terug naar het tweede scherm van de wizard (Stap 2). 8. Klik op de knop Stembrief Het scherm Stap 2ter verschijnt. 9. Alle bestaande aandeelhouders/vennoten en alle bestuurders/zaakvoerders worden automatisch in de lijst met bestemmelingen opgenomen. Om bestemmelingen uit de lijst te verwijderen, selecteert u de bestemmeling in de rechterkolom en klikt u op de knop. 10. Klik op Verder. Het derde scherm van de wizard (Stap 3) verschijnt. 11. Selecteer de persoon die als ondertekenaar van de oproepingsbrief vermeld wordt en voer de naam en voornaam van deze persoon in. 12. Klik op Verder. Het vierde en laatste scherm van de wizard (Stap 4) verschijnt. 13. Als u de oproepingsbrief nu reeds wil afdrukken, kan u het aantal af te drukken exemplaren invoeren. 33

40 Handleiding: Algemene vergadering Bovendien kan u aangeven onder welke naam u deze oproepingsbrief wil opslaan. Klik op Einde om de procedure te beëindigen. Voor gedetailleerde scherminformatie bij het opstellen van een oproepingsbrief, zie Opstellen oproepingsbrief - Stap 1 en verder. Opstellen oproepingsbrief - Stap 1 Naam De naam van de firma die het onderwerp vormt van de vergadering. Rechtsvorm Voer manueel de rechtsvorm in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren. Straat Nr. Bus De adresgegevens van de firma die het onderwerp vormt van de algemene vergadering. Postcode Gemeente De postcode en de gemeente van de firma die het onderwerp vormt van de vergadering. Klik op de zoekknop om de gepaste postcode te selecteren; de gemeente wordt dan automatisch ingevuld. Type Het registertype van de firma die het onderwerp vormt van de vergadering. Klik op de zoekknop om het gepaste type te selecteren. Griffie Nr. De griffie en het nummer van de firma die het onderwerp vormt van de algemene vergadering. Klik op de zoekknop om de gepaste griffie te selecteren; het nummer wordt dan automatisch aangepast. BTW- of nationaal nummer Het BTW- of nationaal nummer van de firma die het onderwerp vormt van de vergadering. Postdatum brief De postdatum voor de oproepingsbrief. Deze moet minstens 15 dagen vroeger zijn dan de datum van de algemene vergadering. Opstellen oproepingsbrief - Stap 2 Aandeelhouders - Vennoten - Leden Geeft aan wie de bestemmelingen zijn. Obligatiehouders Warranthouders Certificaathouders Geeft aan naar wie het document verstuurd zal worden. Deze aankruisvakjes zijn slechts toegankelijk wanneer respectievelijk obligaties op naam, warrants op naam en certificaten op naam geselecteerd werden in Stap 2 bij het opstellen van de agenda. Wilt u een volmacht meesturen met de oproepingsbrief? Geeft aan of u een volmacht wil meesturen met de oproepingsbrief. Selectie bestemmelingen Wanneer u op deze knop klikt, wordt er een scherm geopend waarin u de bestemmelingen van de oproepingsbrief kunt selecteren. Zolang er geen bestemmelingen geselecteerd zijn, kan de procedure niet verdergezet worden. Stembrief 34

41 Oproepingsbrief opstellen Wanneer u op deze knop klikt, wordt er een scherm geopend waarin u de bestemmelingen van de stembrief kunt selecteren. Zolang er geen bestemmelingen geselecteerd zijn, kan de procedure niet verdergezet worden. Opstellen oproepingsbrief - Stap 2bis U kunt niet rechtstreeks bestemmelingen toevoegen in dit programma. U dient daarvoor naar Centraal dossierbeheer te gaan en daar de gewenste bestemmelingen toe te voegen. U doet dit bij het onderdeel Aandeelhouders en/of Bestuurders/Zaakverders. Zie verder ook nog Selectiescherm: werking. Opstellen oproepingsbrief - Stap 2ter U kunt niet rechtstreeks bestemmelingen toevoegen in dit programma. U dient daarvoor naar Centraal dossierbeheer te gaan en daar de gewenste bestemmelingen toe te voegen. U doet dit bij het onderdeel Aandeelhouders en/of Bestuurders/Zaakvoerders. Zie verder ook nog Selectiescherm: werking. Stuur ook een stembrief naar aandeelhouders Indien u deze checkbox aanvinkt komt op de tekst van de oproepingsbrief een extra lijn. Wijze oproeping Klik op deze knop om de wijze van oproeping te kiezen. Zie ook Selectiescherm: werking voor meer info hieromtrent. Opstellen oproepingsbrief - Stap 3 De raad van bestuur De gedelegeerd bestuurder De zaakvoerder De commissaris De voorlopige bewindvoerder Een gemachtigde derde De sekwester Geeft aan wie op de oproepingsbrief als ondertekenaar vermeld zal worden. Naam Voornaam De naam en de voornaam van de ondertekenaar. Klik op de zoekknop om de gepaste naam en voornaam te selecteren. Natuurlijk kunt u deze gegevens ook zelf invullen. Functie De functie van de ondertekenaar. Deze wordt automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde ondertekenaar. Vertegenwoordigd door Geeft aan door wie de ondertekenaar vertegenwoordigd wordt, wanneer dit van toepassing is. Opstellen oproepingsbrief - Stap 4 Oproepingsbrief nu afdrukken Geeft aan dat u de oproepingsbrief nu wil afdrukken indien aangekruist. Wanneer het hoofdaankruisvakje aangekruist is, kunt u eveneens aangeven hoeveel exemplaren u wil afdrukken. Opslaan als Maakt het mogelijk het document in kwestie op te slaan onder een door u gekozen naam. 35

42

43 Verzoek tot publicatie opstellen Opstellen verzoek tot publicatie - Procedure Nadat een agenda is aangemaakt, kan een verzoek tot publicatie opgesteld opgesteld worden. Deze optie kan zowel voor aandelen, obligaties, warrants en certificaten aan toonder/gedematerialiseerd gebruikt worden. Werkwijze Om een verzoek tot publicatie op te stellen, gaat u als volgt te werk : 1. Selecteer in het deelscherm Inhoudstafel van het hoofdscherm de submap van de map Algemene vergadering waarvoor u het verzoek tot publicatie wil opstellen. 2. Open het menu Document, klik op Nieuw en selecteer de optie Verzoek tot publicatie in het submenu. Of Klik op de knop in de knoppenbalk van het hoofdmenu. Selecteer Verzoek tot publicatie en klik op OK. Of Klik met de rechtermuisknop op de submap onder de map van het boekjaar en klik op Nieuw en selecteer de optie Verzoek tot publicatie. Het eerste scherm van de wizard (Stap 1) voor het opstellen van het verzoek tot publicatie verschijnt. 3. In dit scherm kunt u invullen welke gegevens er in de hoofding van het verzoek zullen gebruikt worden. Deze informatie wordt overgenomen uit Dossierbeheer, maar kan gewijzigd worden, indien nodig. 4. Klik op Verder. Het tweede scherm van de wizard (Stap 2) verschijnt. 5. Geef aan naar wie het verzoek verstuurd zal worden en of u een modelvolmacht wil meesturen door de overeenkomstige keuzerondjes en aankruisvakjes te selecteren. 6. Klik op de knop Verder. Het derde scherm van de wizard (Stap 3) verschijnt. 7. Selecteer de persoon die als ondertekenaar van de oproepingsbrief vermeld wordt en voer de naam en voornaam van deze persoon in. 8. Klik op Verder. Het vierde scherm van de wizard (Stap 4) verschijnt. 9. Selecteer het keuzerondje van de verantwoordelijke van de publicatie: Leverancier of Zelf, en klik op OK. Het vijfde scherm van de wizard (Stap 5) verschijnt. Dit scherm verschilt naargelang de gekozen optie. 10. Selecteer de juiste leverancier. Indien nodig, kan u een nieuwe leverancier aanmaken door middel van de knop Nieuw of de gegevens van een bestaande leverancier aanpassen door middel van de knop Detail. Of Selecteer de bladen waarin de aankondiging moet verschijnen in de linkerkolom, en klik op de knop. Indien nodig, kan u bladen toevoegen door middel van de knop Nieuw of de gegevens van een blad aanpassen door middel van de knop Detail. 11. Klik op Verder. Het zesde scherm van de wizard (Stap 6) verschijnt. 12. Vul de gegevens in van de persoon die door de leverancier of de krant gecontacteerd mag worden voor bijkomende informatie en klik op Verder. Het zevende en laatste scherm van de wizard (Stap 7) verschijnt. 13. Als u het verzoek tot publicatie nu reeds wil afdrukken, kan u het aantal af te drukken exemplaren invoeren. Bovendien kan u aangeven onder welke naam u dit verzoek tot publicatie wil opslaan. Klik op Einde om de procedure te beëindigen. 37

44 Handleiding: Algemene vergadering Voor gedetailleerde scherminformatie bij het opstellen van een verzoek tot publicatie, zie Opstellen verzoek tot publicatie - Stap 1 en verder. Opstellen verzoek tot publicatie - Stap 1 Naam De naam van de firma die het onderwerp vormt van de vergadering. Rechtsvorm Voer manueel de rechtsvorm in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren. Straat Nr. Bus De adresgegevens van de firma die het onderwerp vormt van de algemene vergadering. Postcode Gemeente De postcode en de gemeente van de firma die het onderwerp vormt van de vergadering. Klik op de zoekknop om de gepaste postcode te selecteren; de gemeente wordt dan automatisch ingevuld. Type Het registertype van de firma die het onderwerp vormt van de vergadering. Klik op de zoekknop om het gepaste type te selecteren. Griffie Nr. De griffie en het nummer van de firma die het onderwerp vormt van de algemene vergadering. Klik op de zoekknop om de gepaste griffie te selecteren; het nummer wordt dan automatisch aangepast. BTW- of nationaal nummer Het BTW- of nationaal nummer van de firma die het onderwerp vormt van de vergadering. Opstellen verzoek tot publicatie - Stap 2 Aandeelhouders - Vennoten - Leden Geeft aan wie de bestemmelingen zijn. Obligatiehouders Warranthouders Certificaathouders Geeft aan naar wie het document verstuurd zal worden. Deze aankruisvakjes zijn slechts toegankelijk wanneer respectievelijk obligaties op naam, warrants op naam en certificaten op naam geselecteerd werden in Stap 2 bij het opstellen van de agenda. Inclusief modelvolmacht voor personen die erom vragen Geeft aan of u een modelvolmacht wil meesturen met het verzoek tot publicatie. Opstellen verzoek tot publicatie - Stap 3 De raad van bestuur De gedelegeerd bestuurder De zaakvoerder De commissaris De voorlopige bewindvoerder Een gemachtigde derde De sekwester Geeft aan wie op het verzoek tot publicatie als ondertekenaar vermeld zal worden. Naam Voornaam De naam en de voornaam van de ondertekenaar. Klik op de zoekknop om de gepaste naam en voornaam te selecteren. Natuurlijk kunt u deze gegevens ook zelf invullen. Functie De functie van de ondertekenaar. Deze wordt automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde ondertekenaar. 38

45 Verzoek tot publicatie opstellen Vertegenwoordigd door Geeft aan door wie de ondertekenaar vertegenwoordigd wordt, wanneer dit van toepassing is. Opstellen verzoek tot publicatie - Stap 4 Leverancier - Zelf Geeft aan wie voor de publicatie zal zorgen: een externe leverancier of de firma zelf. Opstellen verzoek tot publicatie - Stap 5 In deze stap kunt u kiezen wie zich gaat bezighouden met het opstellen voor het verzoek tot publicatie. Leverancier Lijst van leveranciers De lijst van bestaande leveranciers. Nieuw Klik op deze knop om een nieuwe leverancier aan te maken. Detail Klik op deze knop om de gegevens van een bestaande leverancier die u in de lijst geselecteerd hebt, te consulteren, en indien nodig te wijzigen. Zelf Lijst van bladen De lijst van bestaande bladen waarin de aankondiging kan verschijnen. Bestemmelingen De lijst van bladen waarin de aankondiging moet verschijnen. Zie ook Selectiescherm: werking Nieuw Klik op deze knop om een nieuwe leverancier aan te maken. Detail Klik op deze knop om de gegevens van een bestaande leverancier die u in de lijst geselecteerd hebt, te consulteren, en indien nodig te wijzigen. Voor meer informatie over hoe een adres kunt toevoegen, klikt u hier. Opstellen verzoek tot publicatie - Stap 6 Mevrouw De heer Geeft de aanspreekvorm aan van de persoon die door de leverancier of het dag- of weekblad gecontacteerd kan worden voor bijkomende informatie. Naam - Voornaam De naam en voornaam van de persoon die door de leverancier of het dag- of weekblad gecontacteerd kan worden voor bijkomende informatie. 39

46 Handleiding: Algemene vergadering Telefoon Fax Het telefoon- en faxnummer van de persoon die door de leverancier of het dag- of weekblad gecontacteerd kan worden voor bijkomende informatie. Het adres van de persoon die door de leverancier of het dag- of weekblad gecontacteerd kan worden voor bijkomende informatie. Opstellen verzoek tot publicatie - Stap 7 Verzoek tot publicatie nu afdrukken Geeft aan dat u het verzoek tot publicatie nu wil afdrukken indien aangekruist. Wanneer het hoofdaankruisvakje aangekruist is, kunt u eveneens aangeven hoeveel exemplaren u wil afdrukken. Opslaan als Maakt het mogelijk het document in kwestie op te slaan onder een door u gekozen naam. Adressen: toevoegen Type Leverancier Dag- of weekblad Geeft aan of het om een leverancier of een dag- of weekblad gaat. Het gepaste keuzerondje wordt automatisch geselecteerd. Naam De naam van de leverancier of het dag- of weekblad. Straat Nr. Bus De adresgegevens van de leverancier of het dag- of weekblad. Postcode Gemeente De postcode en de gemeente van de leverancier of het dag- of weekblad. Klik op de zoekknop om de gepaste postcode te selecteren; de gemeente wordt dan automatisch ingevuld. Tel Fax Het telefoon- en faxnummer van de leverancier of het dag- of weekblad. Het adres van de leverancier of het dag- of weekblad. Contactpersoon Naam - Voornaam De naam en voornaam van de contactpersoon bij de leverancier of het dag- of weekblad. Aanspreking adres Aanspreking brief De aanspreekvorm die respectievelijk in het adres en de brief gebruikt moet worden. Klik op de zoekknop om de gepaste aanspreking te selecteren. Tel Fax Het telefoon- en faxnummer van de contactpersoon bij de leverancier of het dag- of weekblad. Het adres van de contactpersoon bij de leverancier of het dag- of weekblad. 40

47 Notulen opstellen Opstellen notulen algemene vergadering - Procedure Van zodra de agenda en een oproepingsbrief of het verzoek tot publicatie is opgemaakt, kunnen de notulen van de algemene vergadering opgesteld worden. Werkwijze Voor het opstellen van de notulen van de algemene vergadering gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer in het deelscherm Inhoudstafel van het hoofdscherm de submap van de map Algemene vergadering waarvoor u de notulen algemene vergadering wil opstellen. 2. Open het menu Document, klik op Nieuw en selecteer de optie Notulen in het submenu. Of Klik op de knop in de knoppenbalk van het hoofdmenu. Selecteer Notulen en klik op OK. Of Klik met de rechtermuisknop op de submap onder de map van het boekjaar en klik op Nieuw en selecteer de optie Notulen. Het eerste scherm van de wizard (Stap 1) voor het opstellen van de notulen verschijnt. 3. Vul de namen van de Voorzitter, Secretaris en Stemopener in, in de overeenstemmende vakken. De aanspreektitel (De heer of Mevrouw) selecteert u door het juiste item aan te klikken (standaardwaarde is "De heer"). 4. Klik op Verder. Het tweede scherm van de wizard (Stap 2) verschijnt. 5. Selecteer de gewenste optie en vul de nodige gegevens in. Afhankelijk of er aandelen aan toonder of aandelen op naam zijn (zie Opstellen agenda - Stap 2 en verder), zijn de overeenkomstige keuzevakken "Aandelen aan toonder" of "Aandelen op naam" beschikbaar. Het derde keuzevak is altijd beschikbaar. 6. Klik op Verder. Het derde scherm van de wizard (Stap 3) verschijnt. 7. Selecteer voor de twee rubrieken "verhouding stemmen/aandelen" en "meerderheid" het gewenste item (er dient per rubriek één item geselecteerd te worden) en vul, indien vereist, de nodige gegevens in. 8. Klik op Verder. Het vierde scherm van de wizard (Stap 4) verschijnt. 9. Vul de nodige gegevens in en klik op Verder indien klaar. Het vierde scherm uit deze wizard verschijnt voor elk agendapunt dat werd geselecteerd en waar een stemming vereist is (zie Opstellen agenda - Stap 3 en verder). Indien tijdens het opmaken van de agenda (zie Opstellen agenda - Stap 3 en verder), bepaalde items werden geselecteerd waarvoor beslissingen moeten worden genomen betreffende personen, verschijnen tijdens stap 4 van deze wizard selectieschermen waar de gebruiker de nodige personen moet selecteren die betrekking hebben op de daar bijhorende items. Het eigenlijke scherm uit stap 4 van deze wizard zal verschijnen voor elke geselecteerde persoon. Om verder te gaan bij het invullen van deze stap, klikt u telkens op Verder. 10. Nadat alle schermen uit stap 4 zijn ingevuld klikt u op Verder. Het vijfde scherm van de wizard (Stap 5) verschijnt. 41

48 Handleiding: Algemene vergadering 11. Duidt aan of er al dan niet "diversen" werden besproken tijdens de algemene vergadering. Indien dit het geval is, hebt u de mogelijkheid deze te vermelden in het bijhorende tekstvlak. 12. Klik op Verder. Het zesde en laatste scherm van de wizard (Stap 6) verschijnt. 13. Als u de notulen van de algemene vergadering nu reeds wil afdrukken, kunt u het aantal af te drukken exemplaren invoeren. Bovendien kunt u aangeven onder welke naam u deze notulen wil opslaan. Klik op Einde om de procedure te beëindigen. Voor gedetailleerde scherminformatie bij het opstellen van de notulen van de algemene vergadering, zie Opstellen notulen algemene vergadering Stap 1 en verder. Opstellen notulen algemene vergadering Stap 1 Voorzitter van de algemene vergadering De naam (voornaam) en aanspreektitel van de voorzitter van de vergadering. Stemopnemer van de algemene vergadering De naam (voornaam) en aanspreektitel van de stemopnemer van de vergadering. Secretaris van de algemene vergadering De naam (voornaam) en aanspreektitel van de secretaris van de vergadering. Opstellen notulen algemene vergadering Stap 2 Aandelen aan toonder Data publicatie Het aankruisvakje Aandelen aan toonder - Data publicatie is slechts toegankelijk indien er aandelen aan toonder geselecteerd werden in Stap 2 bij het opstellen van de agenda. Belgisch Staatsblad De datum van publicatie van de aandelen aan toonder in het Belgisch Staatsblad. Landelijk dagblad Naam van het landelijk dagblad waarin gepubliceerd werd. Data Twee data van publicatie in het landelijk dagblad. Blad uit de streek Naam van het blad uit de streek waarin gepubliceerd werd. Data Twee data van publicatie in het blad uit de streek Aandelen op naam Het aankruisvakje Aandelen op naam is slechts toegankelijk indien er aandelen op naam geselecteerd werden in Stap 2 bij het opstellen van de agenda. 42

49 Notulen opstellen Datum verzending aangetekend schrijven Vul de datum in waarop de aangetekende zending is verstuurd. Geen formaliteiten vervuld en alle aandeelhouders aanwezig/vertegenwoordigd Er werden geen formaliteiten vervuld en alle aandeelhouders zijn aanwezig of vertegenwoordigd Selecteer deze optie wanneer van toepassing. Opstellen notulen algemene vergadering Stap 3 Verhouding stemmen/aandelen 1 aandeel = 1 stem Klik dit aankruisvakje aan wanneer een aandeelhouder per aandeel recht heeft op 1 stem.... aandelen = 1 stem Klik dit aankruisvakje aan wanneer een aandeelhouder meerdere aandelen nodig heeft om recht te hebben op 1 stem. Als dit aankruisvakje wordt aangeklikt, kan de gebruiker in het bijhorende invoerveld aangeven hoeveel aandelen nodig zijn om recht te hebben op 1 stem. Meerderheid Gewone meerderheid Klik dit aankruisvakje aan wanneer een gewone meerderheid vereist is. ¾ meerderheid Klik dit aankruisvakje aan wanneer ¾ meerderheid vereist is. Unanimiteit Klik dit aankruisvakje aan wanneer unanimiteit vereist is. Andere Klik dit aankruisvakje aan wanneer een ander type van meerderheid is voorzien. Als dit aankruisvakje wordt aangeklikt, kan de gebruiker in het bijhorende invoerveld onder breukvorm aangeven welk type meerderheid is vereist. Opstellen notulen algemene vergadering Stap 5... ja Selecteer het keuzevak ja indien er "diversen" werden besproken tijdens de algemene vergadering. In dit geval kunt u in het onderstaande tekstvak deze punten vermelden.... nee Selecteer het keuzevak nee indien er geen "diversen" werden besproken tijdens de algemene vergadering. In dit geval is het onderstaande tekstvak niet toegankelijk. Uur sluiting algemene vergadering Vul het uur van sluiting van de algemene vergadering in, onder de vorm UU:MM. Opstellen notulen algemene vergadering Stap 6 Notulen nu afdrukken 43

50 Handleiding: Algemene vergadering Geeft aan dat u de notulen van de vergadering nu wilt afdrukken indien aangekruist. Wanneer het hoofdaankruisvakje aangekruist is, kunt u eveneens aangeven hoeveel exemplaren u wil afdrukken. Opslaan als Maakt het mogelijk het document in kwestie op te slaan onder een door u gekozen naam. 44

51 Aanwezigheidslijst opstellen Opstellen aanwezigheidslijst - Procedure Nadat een agenda, een oproepingsbrief en een verzoek tot publicatie werden aangemaakt, moet u alleen nog de aanwezigheidslijst invullen, en uw reeks documenten voor het houden van een algemene vergadering is klaar. Werkwijze Om een aanwezigheidslijst op te stellen, gaat u als volgt te werk : 1. Selecteer in het deelscherm Inhoudstafel van het hoofdscherm de submap van de map Algemene vergadering waarvoor u de aanwezigheidslijst wil opstellen. 2. Open het menu Document, klik op Nieuw en selecteer de optie Aanwezigheidslijst in het submenu. Of Klik op de knop in de knoppenbalk van het hoofdmenu. Selecteer Aanwezigheid en klik op OK Of Klik met de rechtermuisknop op de submap onder de map van het boekjaar en klik op Nieuw en selecteer de optie Aanwezigheidslijst. Het eerste scherm van de wizard (Stap 1) voor het opstellen van de aanwezigheidslijst verschijnt. 3. Selecteer de aandeelhouders/vennoten en/of bestuurders zaakvoerders die u op de aanwezigheidslijst wil plaatsen in de linkerkolom en klik op de knop. Om alle aandeelhouders/vennoten en/of bestuurders/zaakvoerders in één beweging op de aanwezigheidslijst te plaatsen, klikt u op de knop. Indien nodig, kunt u nieuwe aandeelhouders/vennoten en/of bestuurders/zaakvoerders aanmaken door middel van de knop Nieuw of de gegevens van bestaande aandeelhouders/vennoten aanpassen door middel van de knop Detail. 4. Klik op Verder. Het tweede scherm van de wizard (Stap 2) verschijnt. 5. Klik op Verder. Het derde en laatste scherm van de wizard (Stap 3) verschijnt. 6. Als u de aanwezigheidslijst nu reeds wil afdrukken, kunt u het aantal af te drukken exemplaren invoeren. Bovendien kunt u aangeven onder welke naam u deze aanwezigheidslijst wil opslaan. Klik op Einde om de procedure te beëindigen. Voor gedetailleerde scherminformatie bij het opstellen van een aanwezigheidslijst, zie Opstellen aanwezigheidslijst - Stap 1 en verder. Opstellen aanwezigheidslijst - Stap 1 Om aanwezigen te selecteren, zie Selectiescherm: werking Wijze oproeping Klik op deze knop om de wijze van oproeping te kiezen. Opstellen aanwezigheidslijst - Stap 2 Aanwezigheidslijst nu afdrukken Geeft aan dat u de aanwezigheidslijst nu wil afdrukken indien aangekruist. Wanneer het hoofdaankruisvakje aangekruist is, kunt u eveneens aangeven hoeveel exemplaren u wil afdrukken. 45

52 Handleiding: Algemene vergadering Opslaan als Maakt het mogelijk het document in kwestie op te slaan onder een door u gekozen naam. 46

53 Gegevens notaris opstellen Opstellen gegevens voor notaris - Procedure Enkel indien het gaat om een buitengewone algemene vergadering, kunnen er ook gegevens voor de notaris worden opgesteld. Van zodra de agenda en een oproepingsbrief of het verzoek tot publicatie is opgemaakt, kunnen de gegevens voor de notaris opgesteld worden. Werkwijze Om de gegevens voor de notaris op te stellen, gaat u als volgt te werk : 1. Selecteer in het deelscherm Inhoudstafel van het hoofdscherm de submap van de map Algemene vergadering waarvoor u de gegevens voor de notaris wil opstellen. 2. Open het menu Document, klik op Nieuw en selecteer de optie Gegevens voor de notaris in het submenu. Of Klik op de knop in de knoppenbalk van het hoofdmenu. Selecteer Gegevens voor de notaris en klik op OK. Of Klik met de rechtermuisknop op de submap onder de map van het boekjaar en klik op Nieuw en selecteer de optie Gegevens voor de notaris. Het eerste scherm van de wizard (Stap 1) voor het opstellen van de gegevens voor de notaris verschijnt. 3. In dit scherm vult u de gegevens met betrekking tot de aard van de buitengewone algemene vergadering in. Klik het gewenste en beschikbare keuzevak aan en vul de gegevens in, voor zover Algemene vergadering dit al niet voor u heeft gedaan. 4. Klik op Verder. Het tweede scherm van de wizard (Stap 2) verschijnt. 5. Vul de gegevens met betrekking tot de notaris in. 6. Klik op Verder. Het derde scherm van de wizard (Stap 3) verschijnt. 7. Selecteer diegene die u op de brief naar de notaris wilt vermelden als ondertekenaar (klik het gewenste en beschikbare keuzevak aan) en vul de gegevens in. 8. Klik op Verder. Het vierde scherm van de wizard (Stap 4) verschijnt. 9. Vul de nodige gegevens in met betrekking tot de oprichting van de vennootschap voor zover Algemene vergadering dit al niet voor u heeft gedaan. Wanneer de gebruiker op de knop Latere wijzigingen klikt verschijnt een overzichtsscherm waarop latere statutenwijzigingen opgenomen zijn. Wanneer nog geen latere statutenwijzigingen zijn opgenomen verschijnt automatisch een detailscherm waarop alle wijzigingen met betrekking tot een statutenwijziging kunnen ingevuld worden. 10. Klik op Verder. Het vijfde scherm van de wizard (Stap 5) verschijnt. 11. Scherm 6 is afhankelijk van de agendapunten die geselecteerd werden tijdens het opmaken van de agenda van de buitengewone algemene vergadering (zie Bijzonderheden voor het opstellen van een agenda voor een buitengewone algemene vergadering). Wanneer er meerdere agendapunten geselecteerd werden, verschijnt een bijhorend scherm 5 voor elk geselecteerde agendapunt. Om verder te gaan bij het invullen van deze stap, klikt u telkens op Verder. 12. Klik op Verder. Het zesde en laatste scherm van de wizard (Stap 6) verschijnt. Klik op Einde om de wizard te beëindigen. De ingevulde gegevens worden opgeslagen in twee documenten : - Gegevens voor de notaris - Bijlage Gegevens voor de notaris. 47

54 Handleiding: Algemene vergadering Voor gedetailleerde scherminformatie bij het opstellen van de gegevens voor de notaris, zie Opstellen gegevens voor de notaris - Stap 1 en verder. Opstellen gegevens voor de notaris - Stap 1 Buitengewone algemene vergadering van Het programma selecteert automatisch het keuzevak dat overeenstemt met de rechtsvorm van de vennootschap. Op De datum die opgegeven is in de agenda van de buitengewone algemene vergadering wordt automatisch overgenomen. De gebruiker heeft evenwel de mogelijkheid om manueel deze datum aan te passen. Om Het uur dat opgegeven is in de agenda van de vergadering wordt automatisch overgenomen. De gebruiker heeft evenwel de mogelijkheid om manueel dit uur aan te passen. Voorzitter van de algemene vergadering De naam (voornaam) en aanspreektitel van de voorzitter van de vergadering. Stemopnemer van de algemene vergadering De naam (voornaam) en aanspreektitel van de stemopnemer van de vergadering. Secretaris van de algemene vergadering De naam (voornaam) en aanspreektitel van de secretaris van de vergadering. Opstellen gegevens voor de notaris - Stap 2 de heer - mevrouw Klik op het keuzevak van de gepaste aanspreektitel van de notaris bij wie de buitengewone algemene vergadering plaatsvindt. Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Vul de naam, voornaam en adresgegevens van de notaris in. U kunt de zoekknop gebruiken om een postcode en een bijhorende gemeente te selecteren. Opstellen gegevens voor de notaris - Stap 3 Ondertekenaar Niet alle keuzevakken zijn beschikbaar (dit hangt af van de rechtsvorm van de vennootschap. Het programma duidt automatisch een standaardkeuzevak aan). De gebruiker kan manueel een ander keuzevak dan het standaardkeuzevak selecteren. Detail 1: Naam Voornaam Functie Vertegenwoordigd door Voer de gegevens in (naam, voornaam en functie) van de persoon in kwestie. Behalve indien u als ondertekenaar "de voorlopige bewindvoerder" of "de sekwester" invoert, is de zoekknop beschikbaar. Indien u van deze knop gebruik maakt, worden automatisch de naam, voornaam, functie en het eerste vak "vertegenwoordigd door" ingevoerd. Indien u als ondertekenaar "de voorlopige bewindvoerder" of "de sekwester" invoert zal dit respectievelijk in het invoerveld van functie "voorlopige bewindvoerder" of "sekwester" ingevuld worden Minstens één ondertekenaar dient te worden aangeduid, anders kunt u niet op Verder klikken. 48

55 Gegevens notaris opstellen Detail 2: Naam Voornaam Functie Vertegenwoordigd door Voer de gegevens in (naam, voornaam en functie) van de persoon in kwestie. Behalve indien u als ondertekenaar "de voorlopige bewindvoerder" of "de sekwester" invoert, is de zoekknop beschikbaar. Indien u van deze knop gebruik maakt, worden automatisch de naam, voornaam, functie en het tweede vak "vertegenwoordigd door" ingevoerd. Indien u als ondertekenaar "de voorlopige bewindvoerder" of "de sekwester" invoert zal dit respectievelijk in het invoerveld van functie "voorlopige bewindvoerder" of "sekwester" ingevuld worden Opstellen gegevens voor de notaris - Stap 4 Over de historiek van de vennootschap Historiek van de vennootschap Indien deze gegevens gekend zijn, vult het programma de datum van oprichting automatisch in ; zoniet dient de gebruiker ze zelf in te vullen. Voor de heer - mevrouw Klik op het keuzevak van de gepaste aanspreektitel van de notaris. Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Vul de naam, voornaam en adresgegevens van de notaris in. U kunt de zoekknop gebruiken om een postcode en een bijhorende gemeente te selecteren. Publicatie Belgisch Staatsblad Vul respectievelijk de datum en het nummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. Kapitaalbedrag Geef het kapitaal op waarmee het bedrijf oorspronkelijk werd opgericht.... aandelen Vul het aantal aandelen in die werden uitgegeven. Indien er een nominale waarde is, selecteer het keuzevak "met een nominale waarde van", vul de waarde in en selecteer het keuzevak van de overeenstemmende munt. Indien er geen nominale waarde is, selecteer het keuzevak "zonder nominale waarde". Latere wijzigingen Wanneer de gebruiker op deze knop klikt, verschijnt een overzichtsscherm waarop de latere statutenwijzigingen zijn opgenomen (indien dit scherm leeg is, verschijnt onmiddellijk het "detailscherm latere wijzigingen", dat hieronder wordt beschreven). Als de gebruiker nieuwe wijzigingen wil toevoegen, is dit mogelijk via de knop detailscherm latere wijzigingen.. U komt dan eveneens terecht in het Detailscherm latere wijzigingen Wanneer u klikt op de knop Latere wijzigingen dan komt u eerst in een overzicht met Statutenwijzigingen terecht. Klik op de knop statutenwijziging te gaan. om naar het detailscherm voor de Detailscherm Statutenwijziging Statutenwijziging op Vul de datum van de statutenwijziging in. Voor de heer - mevrouw Klik op het keuzevak van de gepaste aanspreektitel van de notaris. Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente 49

56 Handleiding: Algemene vergadering Vul de naam, voornaam en adresgegevens van de notaris in. U kunt de zoekknop gebruiken om een postcode en een bijhorende gemeente te selecteren. Publicatie Belgisch Staatsblad Vul respectievelijk de datum en het nummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. Opstellen gegevens voor de notaris - Stap 5 Het aantal en de aard van de schermen die in deze stap verschijnen is afhankelijk van de agendapunten die geselecteerd werden tijdens het opmaken van de buitengewone algemene vergadering (zie Bijzonderheden voor het opstellen van een agenda voor een buitengewone algemene vergadering). Voor elke geselecteerd agendapunt verschijnt een bijhorend scherm 5. Zie ook Agendapunten en bijhorende scherminformatie. Opstellen gegevens voor de notaris - Stap 6 In dit scherm wordt aan de gebruiker gemeld dat alle gegevens die nodig zijn om de gegevens voor de notaris te creëren zijn ingevuld. De gebruiker moet op Einde klikken om deze procedure af te sluiten. Gegevens voor de notaris nu afdrukken Geeft aan dat u de gegevens voor de notaris nu wil afdrukken. Wanneer het hoofdaankruisvakje aangekruist is, kunt u eveneens aangeven hoeveel exemplaren u wil afdrukken. Opslaan als Maakt het mogelijk het document in kwestie op te slaan onder een door u gekozen naam. Agendapunten en bijhorende scherminformatie Agendapunten en bijhorende scherminformatie Er zijn diverse combinaties van agendapunten mogelijk. Hierbij vindt u scherminformatie voor elk van deze afzonderlijke agendapunten: Wijziging van de naam van de vennootschap Wijziging van het doel van de vennootschap Wijziging van de duur van de vennootschap Wijziging van de afsluitingsdatum van het boekjaar Wijziging van de aard van de aandelen Kapitaalverhoging Fusie door overneming Fusie door oprichting van een nieuwe vennootschap Splitsing door overneming Splitsing door oprichting van een nieuwe vennootschap Splitsing door overneming en door oprichting van een nieuwe vennootschap Omzetting Uitgifte converteerbare obligatielening Wijziging van de naam van de vennootschap Geef de nieuwe naam van de vennootschap Voer de nieuwe naam van de vennootschap in. Wijziging van het doel van de vennootschap 50

57 Gegevens notaris opstellen Geef het nieuwe doel van de vennootschap Voer het nieuwe doel van de vennootschap in. Wijziging van de duur van de vennootschap Geef de nieuwe duur van de vennootschap Voer de datum in waarop de vennootschap ophoudt te bestaan of selecteer "Onbepaalde duur" (in dit geval is het datumveld ontoegankelijk). Wijziging van de afsluitingsdatum van het boekjaar Geef de nieuwe afsluitingsdatum van het boekjaar Voer de nieuwe datum in waarop het boekjaar van de vennootschap wordt afgesloten. Kapitaalverhoging Types van intekening De huidige aandeelhouders hebben verklaard in te tekenen, ieder in zijn verhouding tot zijn actueel aandelenbezit en deze in geld af te betalen ten belope van Indien dit keuzevak geselecteerd : Vul het percentage in en/of vul het bedrag in (selecteer tevens het keuzevak van de overeenstemmende munt). Andere formulering intekening Indien dit keuzevak geselecteerd : Formuleer de formule van intekening. Gegevens van de bedrijfsrevisor Firmanaam bedrijfsrevisor Voer de firmanaam in van de bedrijfsrevisor. Aanspreektitel Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Selecteer het keuzevak van de aanspreektitel en voer de nodige adresgegevens in van de bedrijfsrevisor. Wanneer u de postcode van de persoon met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, wordt de gemeente automatisch ingevuld. Natuurlijk kunt u deze gegevens ook zelf invullen. Datum verslag Voer de datum in van het verslag van de bedrijfsrevisor. Bij kapitaalverhoging met inbreng in natura: scherm 1 Dit scherm verschijnt enkel wanneer de kapitaalverhoging gepaard gaat met inbreng in natura. In dit scherm dient u de vaste activa aan te duiden die aan de kapitaalverhoging in natura gerelateerd is. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen materiële vaste activa en immateriële vaste activa. De gebruiker kan de posten m.b.t. de inbreng in natura (immateriële of materiële vaste activa) aangeven door de desbetreffende keuzevakken aan te klikken (meerdere selecties zijn mogelijk). Van 51

58 Handleiding: Algemene vergadering zodra een item aangeklikt wordt verschijnt telkens een gelijkaardig tekstvak, waar de gebruiker de nodige omschrijving kan invoeren. Immateriële vaste activa Kosten van onderzoek en ontwikkeling Concessies, octrooien, licenties, know-how, merken en soortgelijke rechten Goodwill Vooruitbetalingen Materiële vaste activa Terreinen en gebouwen Keuzelijst Het eerste scherm is een keuzelijst, waar de gebruiker reeds ingevoerde gegevens betreffende gebouwen en terreinen kan selecteren. Als de gebruiker bijkomende terreinen of gebouwen wil toevoegen, klikt hij op de knop Toevoegen, indien hij bestaande gegevens wenst te wijzigen, klikt hij op de knop Wijzigen. Hij krijgt in beide gevallen het onderstaande scherm te zien. Nieuw toevoegen: scherminformatie Omschrijving Geef een bondige omschrijving van het terrein of gebouw. Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Voer de nodige adresgegevens in van het terrein of het gebouw. Wanneer u de postcode met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, wordt de gemeente automatisch ingevuld. Natuurlijk kan u deze gegevens ook zelf invullen. Kadastrale legger Selecteer de gegevens betreffende de kadastrale legger (Sectie en Nr.) in de keuzelijst. Installaties, machines en uitrusting Keuzelijst Het eerste scherm is een keuzelijst, waar de gebruiker reeds ingevoerde gegevens betreffende installaties, machines en uitrustingen kan selecteren. Als de gebruiker bijkomende installaties, machines en uitrustingen wil toevoegen, klikt hij op de knop Toevoegen, indien hij bestaande gegevens wenst te wijzigen, klikt hij op de knop Wijzigen. Nieuw toevoegen: scherminformatie Meubilair Omschrijving Voer een korte omschrijving in betreffende de installatie, machine of uitrusting. Merk - Bouwjaar Voer het merk en het bouwjaar van de installatie, machine of uitrusting in. Memozone In dit tekstvak geeft u een omschrijving op van het meubilair dat u wenst in te brengen als kapitaalverhoging in natura. Rollend materieel Keuzelijst Het eerste scherm is een keuzelijst, waar de gebruiker reeds ingevoerde gegevens betreffende rollend materieel kan selecteren. Als de gebruiker bijkomend rollend materieel wil toevoegen, klikt hij op de knop Toevoegen, indien hij bestaande gegevens wenst te wijzigen, klikt hij op de knop Wijzigen. 52

59 Gegevens notaris opstellen Nieuw toevoegen: scherminformatie Omschrijving Voer een korte omschrijving in van het rollend materieel. Merk Type Bouwjaar - Chassisnummer Voer de gegevens betreffende het rollend materieel in. Vaste activa in leasing of soortgelijke rechten Keuzelijst Het eerste scherm is een keuzelijst, waar de gebruiker reeds ingevoerde gegevens betreffende vaste activa in leasing of soortgelijke rechten kan selecteren. Als de gebruiker bijkomende activa wil toevoegen, klikt hij op de knop Toevoegen, indien hij bestaande gegevens wenst te wijzigen, klikt hij op de knop Wijzigen. Hij krijgt in beide gevallen het onderstaande scherm te zien. Nieuw toevoegen: scherminformatie Omschrijving Voer een korte omschrijving in van de vaste activa in leasing of soortgelijke rechten. Merk Type Bouwjaar - Chassisnummer Voer de gegevens betreffende de vaste activa in leasing of soortgelijke rechten in. Andere materiële vaste activa Keuzelijst Het eerste scherm is een keuzelijst, waar de gebruiker reeds ingevoerde gegevens betreffende andere materiële vaste activa kan selecteren. Als de gebruiker bijkomende activa wil toevoegen, klikt hij op de knop Toevoegen, indien hij bestaande gegevens wenst te wijzigen, klikt hij op de knop Wijzigen. Nieuw toevoegen: scherminformatie Omschrijving Voer een korte omschrijving in van de bijkomende andere materiële vaste activa. Merk Type Bouwjaar - Chassisnummer Voer de gegevens betreffende de bijkomende andere materiële vaste activa. Vaste activa in aanbouw en vooruitbetaling Keuzelijst Het eerste scherm is een keuzelijst, waar de gebruiker reeds ingevoerde gegevens betreffende vaste activa in aanbouw en vooruitbetaling kan selecteren. Als de gebruiker bijkomende activa wil toevoegen, klikt hij op de knop Toevoegen, indien hij bestaande gegevens wenst te wijzigen, klikt hij op de knop Wijzigen. Nieuw toevoegen: scherminformatie Omschrijving Geef een bondige omschrijving van de nieuwe activa. Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Voer de nodige adresgegevens in van de nieuwe activa. Wanneer u de postcode met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, wordt de gemeente automatisch ingevuld. Natuurlijk kan u deze gegevens ook zelf invullen. Kadastrale legger Selecteer de gegevens betreffende de kadastrale legger (Sectie en Nr.) in de keuzelijst. Financiële vaste activa Keuzelijst 53

60 Handleiding: Algemene vergadering Wanneer de gebruiker Overige beleggingen aanklikt, is het eerste scherm een keuzelijst, waar hij reeds ingevoerde gegevens betreffende aandelen kan selecteren. Als de gebruiker bijkomende gegevens betreffende overige beleggingen wilt toevoegen, klikt hij op de knop Toevoegen, indien hij bestaande gegevens wenst te wijzigen, klikt hij op de knop Wijzigen. Hij krijgt in beide gevallen het onderstaande scherm te zien. Nieuw toevoegen: scherminformatie Omschrijving Geef een bondige omschrijving van de nieuwe activa. Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Voer de nodige adresgegevens in van de nieuwe activa. Wanneer u de postcode met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, wordt de gemeente automatisch ingevuld. Natuurlijk kan u deze gegevens ook zelf invullen. Rechtsvorm Voer manueel de rechtsvorm in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren. Oprichting op Voer de datum van oprichting in. Publicatie in het Belgisch Staatsblad op Voer de datum en het referentienummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. aandelen op naam/aan toonder Voer het aantal aandelen op naam en/of toonder in. Waarde op het ogenblik van de inbreng Voer de desbetreffende waarde in ; nominaal en fractiewaarde (selecteer eveneens de muntwaarde). Klik op het invoerveld waarover u meer informatie wenst. Bij kapitaalverhoging met inbreng in natura: scherm 2 Dit scherm verschijnt enkel wanneer de kapitaalverhoging gepaard gaat met inbreng in natura. In dit scherm dient u aan te duiden waarop de inbreng in natura betrekking heeft. U beschikt over een aantal aankruisvakjes om aan te duiden waarop de inbreng in natura betrekking heeft (meerdere selecties zijn mogelijk). Van zodra een item aangeklikt wordt verschijnt telkens een gelijkaardig tekstvak, waar de gebruiker de nodige omschrijving kan invoeren. Vorderingen op meer dan één jaar Van zodra de gebruiker dit item aanklikt verschijnt een tekstvak, waar hij de nodige omschrijving kan invoeren. Voorraden en bestellingen in uitvoering Grondstoffen Hulpstoffen Goederen in bewerking Gereed product 54

61 Gegevens notaris opstellen Handelsgoederen Onroerende goederen bestemd voor de verkoop Vooruitbetalingen op voorraadinkopen Bestellingen in uitvoering Van zodra de gebruiker een van deze items aanklikt verschijnt telkens een gelijkaardig tekstvak, waar hij de nodige omschrijving kan invoeren. Vorderingen op ten hoogste één jaar Van zodra de gebruiker een van deze items aanklikt verschijnt telkens een gelijkaardig tekstvak, waar hij de nodige omschrijving kan invoeren. Geldbeleggingen Aandelen: Keuzelijst Wanneer de gebruiker aandelen aanklikt, is het eerste scherm een keuzelijst, waar hij reeds ingevoerde gegevens betreffende aandelen kan selecteren. Als de gebruiker bijkomende gegevens betreffende aandelen wilt toevoegen, klikt hij op de knop Toevoegen, indien hij bestaande gegevens wenst te wijzigen, klikt hij op de knop Wijzigen. Hij krijgt in beide gevallen het onderstaande scherm te zien. Nieuw toevoegen: scherminformatie Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Voer de nodige adresgegevens in van de nieuwe activa. Wanneer u de naam met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, worden de gegevens m.b.t. de adressering automatisch ingevuld. Natuurlijk kan u deze gegevens ook zelf invullen. Rechtsvorm Voer manueel de rechtsvorm in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren. Oprichting op Voer de datum van oprichting in. Publicatie in het Belgisch Staatsblad op Voer de datum en het referentienummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. aandelen op naam/aan toonder Voer het aantal aandelen op naam en/of toonder in. Waarde op het ogenblik van de inbreng Voer de desbetreffende waarde in ; nominaal en fractiewaarde (selecteer eveneens de muntwaarde). Overige beleggingen (looptijd in jaren) Keuzelijst Wanneer de gebruiker Overige beleggingen aanklikt, is het eerste scherm een keuzelijst, waar hij reeds ingevoerde gegevens betreffende aandelen kan selecteren. Als de gebruiker bijkomende gegevens betreffende overige beleggingen wilt toevoegen, klikt hij op de knop Toevoegen, indien hij bestaande gegevens wenst te wijzigen, klikt hij op de knop Wijzigen. Hij krijgt in beide gevallen het onderstaande scherm te zien. Nieuw toevoegen: scherminformatie Omschrijving Voer een omschrijving in van de belegging. Looptijd Vervaldatum - Interestpercentage 55

62 Handleiding: Algemene vergadering Voer de nodige gegevens in betreffende de belegging. Klik op het invoerveld waarover u meer informatie wenst. Fusie door overneming Gegevens over te nemen vennootschap: scherm 1 Naam - Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Voer de nodige adresgegevens in van de over te nemen vennootschap. Wanneer u de naam met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, worden de gegevens m.b.t. de adressering automatisch ingevuld. Natuurlijk kunt u deze gegevens ook zelf invullen. Rechtsvorm Voer manueel de rechtsvorm in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren. Register Maak een keuze "register" uit de keuzelijst. Griffie Nummer Voer de griffie in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren (het nummer wordt in dit geval automatisch ingevuld). BTW-nummer Voer het BTW-nummer in van de over te nemen vennootschap. Gegevens over te nemen vennootschap: scherm 2 Historiek van de vennootschap Indien deze gegevens gekend zijn, vult het programma de datum van oprichting automatisch in ; zoniet dient de gebruiker ze zelf in te vullen. Voor de heer - mevrouw Klik op het keuzevak van de gepaste aanspreektitel van de notaris. Naam Voornaam - Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Vul de naam, voornaam en adresgegevens van de notaris in. U kunt de zoekknop gebruiken om een postcode en een bijhorende gemeente te selecteren. Publicatie Belgisch Staatsblad Vul respectievelijk de datum en het nummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. Kapitaalbedrag Vul de waarde in van het kapitaalbedrag van de vennootschap en selecteer het keuzevak van de overeenstemmende munt.... aandelen Vul het aantal aandelen in die werden uitgegeven. Indien er een nominale waarde is, selecteer het keuzevak "met een nominale waarde van", vul de waarde in en selecteer het keuzevak van de overeenstemmende munt. Indien er geen nominale waarde is, selecteer het keuzevak "zonder nominale waarde". Latere wijzigingen Wanneer de gebruiker op deze knop klikt, verschijnt een overzichtsscherm waarop de latere statutenwijzigingen zijn opgenomen (indien dit scherm leeg is, verschijnt onmiddellijk het "detailscherm latere wijzigingen", dat hieronder wordt beschreven). Als de gebruiker nieuwe 56

63 Gegevens notaris opstellen wijzigingen wil toevoegen, is dit mogelijk via de knop detailscherm latere wijzigingen.. U komt dan eveneens terecht in het Volgende vennootschap Door het klikken op deze knop komt de gebruiker terug in scherm 1 om gegevens van een volgende vennootschap in te vullen. Detailscherm latere wijzigingen Wanneer u klikt op de knop Latere wijzigingen dan komt u eerst in een overzicht met Statutenwijzigingen terecht. Klik op de knop statutenwijziging te gaan. om naar het detailscherm voor de Detailscherm Statutenwijziging Statutenwijziging op Vul de datum van de statutenwijziging in. Voor de heer - mevrouw Klik op het keuzevak van de gepaste aanspreektitel van de notaris. Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Vul de naam, voornaam en adresgegevens van de notaris in. U kunt de zoekknop gebruiken om een postcode en een bijhorende gemeente te selecteren. Publicatie Belgisch Staatsblad Vul respectievelijk de datum en het nummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. Fusie door oprichting van een nieuwe vennootschap Vennootschap waarmee gefusioneerd wordt: scherm 1 Naam - Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Voer de nodige adresgegevens in van de vennootschap waarmee gefusioneerd wordt. Wanneer u de naam met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, worden de gegevens m.b.t. de adressering automatisch ingevuld. Natuurlijk kunt u deze gegevens ook zelf invullen. Rechtsvorm Voer manueel de rechtsvorm in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren. Register Maak een keuze "register" uit de keuzelijst. Griffie Nummer Voer de griffie in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren (het nummer wordt in dit geval automatisch ingevuld). BTW-nummer Voer het BTW-nummer in van vennootschap waarmee gefusioneerd wordt. Vennootschap waarmee gefusioneerd wordt: scherm 2 57

64 Handleiding: Algemene vergadering Historiek van de vennootschap: oprichting op Indien deze gegevens gekend zijn, vult het programma de datum van oprichting automatisch in ; zoniet dient de gebruiker ze zelf in te vullen. Voor de heer - mevrouw Klik op het keuzevak van de gepaste aanspreektitel van de notaris. Naam Voornaam - Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Vul de naam, voornaam en adresgegevens van de notaris in. U kunt de zoekknop gebruiken om een postcode en een bijhorende gemeente te selecteren. Publicatie Belgisch Staatsblad Vul respectievelijk de datum en het nummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. Kapitaalbedrag Vul de waarde in van het kapitaalbedrag van de vennootschap en selecteer het keuzevak van de overeenstemmende munt.... aandelen Vul het aantal aandelen in die werden uitgegeven. Indien er een nominale waarde is, selecteer het keuzevak "met een nominale waarde van", vul de waarde in en selecteer het keuzevak van de overeenstemmende munt. Indien er geen nominale waarde is, selecteer het keuzevak "zonder nominale waarde". Latere wijzigingen Wanneer de gebruiker op deze knop klikt, verschijnt een overzichtsscherm waarop de latere statutenwijzigingen zijn opgenomen (indien dit scherm leeg is, verschijnt onmiddellijk het "detailscherm latere wijzigingen", dat hieronder wordt beschreven). Als de gebruiker nieuwe wijzigingen wil toevoegen, is dit mogelijk via de knop detailscherm latere wijzigingen.. U komt dan eveneens terecht in het Volgende vennootschap Door het klikken op deze knop komt de gebruiker terug in scherm 1 om gegevens van een volgende vennootschap in te vullen. Gegevens nieuwe vennootschap: scherm 1 Naam - Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Voer de nodige adresgegevens in van de over te nemen vennootschap. Wanneer u de naam met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, worden de gegevens m.b.t. de adressering automatisch ingevuld. Natuurlijk kunt u deze gegevens ook zelf invullen. Rechtsvorm Voer manueel de rechtsvorm in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren. Gegevens nieuwe vennootschap: scherm 2 Doel Omschrijf het doel van de nieuwe vennootschap. Kapitaalbedrag Vul de waarde in van het kapitaalbedrag van de vennootschap en selecteer het keuzevak van de overeenstemmende munt.... aandelen 58

65 Gegevens notaris opstellen Vul het aantal aandelen in die werden uitgegeven. Indien er een nominale waarde is, selecteer het keuzevak "met een nominale waarde van", vul de waarde in en selecteer het keuzevak van de overeenstemmende munt. Indien er geen nominale waarde is, selecteer het keuzevak "zonder nominale waarde". Begindatum/Einddatum boekjaar Vul deze respectievelijke data in van de nieuwe vennootschap. Het huidige boekjaar loopt uitzonderlijk van tot Vul deze respectievelijke data in indien het boekjaar afwijkt van een normaal boekjaar. Bestuurders/zaakvoerders Klik op deze knop om bestuurders/zaakvoerders te selecteren. U krijgt toegang tot een selectiescherm waar u de bestuurders en zaakvoerders van de vennootschap kunt selecteren. Detailscherm latere wijzigingen Wanneer u klikt op de knop Latere wijzigingen dan komt u eerst in een overzicht met Statutenwijzigingen terecht. Klik op de knop statutenwijziging te gaan. om naar het detailscherm voor de Detailscherm Statutenwijziging Statutenwijziging op Vul de datum van de statutenwijziging in. Voor de heer - mevrouw Klik op het keuzevak van de gepaste aanspreektitel van de notaris. Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Vul de naam, voornaam en adresgegevens van de notaris in. U kunt de zoekknop gebruiken om een postcode en een bijhorende gemeente te selecteren. Publicatie Belgisch Staatsblad Vul respectievelijk de datum en het nummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. Splitsing door overneming Bestaande vennootschap die overneemt: scherm 1 Naam - Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Voer de nodige adresgegevens in van de vennootschap die overneemt. Wanneer u de naam met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, worden de gegevens m.b.t. de adressering automatisch ingevuld. Natuurlijk kunt u deze gegevens ook zelf invullen. Rechtsvorm Voer manueel de rechtsvorm in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren. Register Maak een keuze "register" uit de keuzelijst. Griffie Nummer Voer de griffie in of maak gebruik van de zoekknop om een rechtsvorm te selecteren (het nummer wordt in dit geval automatisch ingevuld). BTW-nummer 59

66 Handleiding: Algemene vergadering Voer het BTW-nummer in van de vennootschap die overneemt. Bestaande vennootschap die overneemt: scherm 2 Historiek van de vennootschap Indien deze gegevens gekend zijn, vult het programma de datum van oprichting automatisch in ; zoniet dient de gebruiker ze zelf in te vullen. Voor de heer - mevrouw Klik op het keuzevak van de gepaste aanspreektitel van de notaris. Naam Voornaam - Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Vul de naam, voornaam en adresgegevens van de notaris in. U kunt de zoekknop gebruiken om een postcode en een bijhorende gemeente te selecteren. Publicatie Belgisch Staatsblad Vul respectievelijk de datum en het nummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. Kapitaalbedrag Vul de waarde in van het kapitaalbedrag van de vennootschap en selecteer het keuzevak van de overeenstemmende munt.... aandelen Vul het aantal aandelen in die werden uitgegeven. Indien er een nominale waarde is, selecteer het keuzevak "met een nominale waarde van", vul de waarde in en selecteer het keuzevak van de overeenstemmende munt. Indien er geen nominale waarde is, selecteer het keuzevak "zonder nominale waarde". Latere wijzigingen Wanneer de gebruiker op deze knop klikt, verschijnt een overzichtsscherm waarop de latere statutenwijzigingen zijn opgenomen (indien dit scherm leeg is, verschijnt onmiddellijk het "detailscherm latere wijzigingen", dat hieronder wordt beschreven). Als de gebruiker nieuwe wijzigingen wil toevoegen, is dit mogelijk via de knop detailscherm latere wijzigingen.. U komt dan eveneens terecht in het Volgende vennootschap Door het klikken op deze knop komt de gebruiker terug in scherm 1 om gegevens van een volgende vennootschap in te vullen. Detailscherm latere wijzigingen Wanneer u klikt op de knop Latere wijzigingen dan komt u eerst in een overzicht met Statutenwijzigingen terecht. Klik op de knop statutenwijziging te gaan. om naar het detailscherm voor de Detailscherm Statutenwijziging Statutenwijziging op Vul de datum van de statutenwijziging in. Voor de heer - mevrouw Klik op het keuzevak van de gepaste aanspreektitel van de notaris. 60

67 Gegevens notaris opstellen Naam Voornaam Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Vul de naam, voornaam en adresgegevens van de notaris in. U kunt de zoekknop gebruiken om een postcode en een bijhorende gemeente te selecteren. Publicatie Belgisch Staatsblad Vul respectievelijk de datum en het nummer van de publicatie in het Belgisch Staatsblad in. Splitsing door oprichting van een nieuwe vennootschap De werkmethode is nagenoeg analoog als deze beschreven bij Fusie door oprichting van een nieuwe vennootschap. Het enige onderscheid bevindt zich in Gegevens nieuwe vennootschap : scherm 2, waar de gebruiker via de knop Volgende vennootschap onmiddellijk terug naar Gegevens nieuwe vennootschap : scherm 1 keert en zo gegevens van een bijkomende vennootschap kan invullen. Splitsing door overneming en door oprichting van een nieuwe vennootschap Deze methode is een combinatie van de vorige twee methodes : Splitsing door overneming en Splitsing door oprichting van een nieuwe vennootschap. De gebruiker krijgt dan ook analoge invoerschermen te zien als in deze vorige methodes. Omzetting De vennootschap wordt omgezet van een in een Naam Kapitaal Het programma vult automatisch deze gegevens in, in functie van bestaande gegevens en gegevens door de gebruiker ingevuld bij het opstellen van de agenda. Verslag accountant bedrijfsrevisor Selecteer het keuzevak van respectievelijk accountant of bedrijfsrevisor en vul de naam van zijn kantoor in. Naam Voornaam - Straat Nr. Bus Postcode - Gemeente Voer de nodige adresgegevens in van de over te nemen vennootschap. Wanneer u de postcode met behulp van de zoekknop geselecteerd hebt, wordt automatisch de overeenkomende gemeente ingevuld. Natuurlijk kan u deze gegevens ook zelf invullen. Datum verslag Voer de datum van het verslag van omzetting van de vennootschap in. Conclusies Voer de conclusies in van het verslag van omzetting van de vennootschap. Historiek van de vennootschap De gebruiker krijgt toegang tot een scherm waar hij de historiek van de vennootschap kan ingeven. De methode is identiek zoals beschreven op Opstellen gegevens voor de notaris - Stap 4 Bestuurders/zaakvoerders Klik op deze knop om bestuurders/zaakvoerders te selecteren. U krijgt toegang tot een selectiescherm waar u de bestuurders en zaakvoerders van de vennootschap kunt selecteren. Uitgifte converteerbare obligatielening 61

68 Handleiding: Algemene vergadering Bepaling van de conversiefactor Selecteer het gewenste keuzevak: Conversie op basis van intrinsieke waarde; Conversie op basis van een andere waarde dan de intrinsieke waarde. Bedrag van de lening Vul het bedrag in van de lening. Bedrag van de conversie Vul het bedrag in van de conversie. Aantal uitgegeven titels Vul het aantal uitgegeven titels in. Waarde van één titel Vul de waarde in van één titel. Intrinsieke waarde per aandeel Deze knop is enkel beschikbaar als de gebruiker "Conversie op basis van intrinsieke waarde" geselecteerd heeft. Als de gebruiker op deze knop klikt, komt hij terecht in een subscherm, waar hij respectievelijk : Eigen vermogen van de onderneming; Aantal aandelen van de vennootschap; Intrinsieke waarde per aandeel dient in te geven. Waarde van 1 aandeel waartegen geconverteerd zal worden Voer deze waarde in. Dit invoervak is niet toegankelijk wanneer de conversie gebeurt op basis van de intrinsieke waarde. Ruilverhouding; Dus : aandelen voor obligaties Deze waarden worden automatisch door het programma berekend. 62

69 Frequent gebruikte schermen Bestemmelingen beheren U kunt niet rechtstreeks bestemmelingen toevoegen in dit programma. U dient daarvoor naar Centraal dossierbeheer te gaan en daar de gewenste bestemmelingen toe te voegen. U doet dit bij het onderdeel Aandeelhouders en/of Bestuurders/Zaakverders. Selectiescherm: werking Op diverse plaatsen in het programma krijgt u een selectiescherm te zien voor bijvoorbeeld bestemmelingen van de oproepingsbrief, de aanwezigen van de algemene vergadering, enz. De werking van dit selectiescherm verloopt in al deze gevallen vrij analoog. In onderstaand overzicht vindt u meer uitleg terug over de werking van dit selectiescherm en de bijhorende knoppen. Werking Naam veld/knop Uitleg Klik op deze knop om een geselecteerd bestaand item toe te voegen aan de lijst. Klik op deze knop om een geselecteerd item uit de lijst te verwijderen (en terug in de lijst van bestaande items te plaatsen). Klik op deze knop om alle bestaande items in één beweging toe te voegen aan de lijst. Klik op deze knop om alle bestemmelingen in één beweging uit de lijst te verwijderen (en terug in de lijst van bestaande items te plaatsen). Overige agendapunten Wanneer u de agenda voor een algemene vergadering (om het even welk type) aan het opstellen bent, dan kunt u ook Overige agendapunten aanduiden. Dit zijn agendapunten die u vrij kunt kiezen. Werking Dit scherm bestaat enkel uit tekstvelden waarin u de bijkomende agendapunten gewoon kunt invoeren. 63

70

71 Overige functionaliteiten Taal wijzigen Extra - Taal wijzigen Dit programma is tweetalig opgebouwd, zowel wat de werking betreft als wat de taal van de documenten betreft. Werkwijze Om de taal te wijzigen waarin u aan het werken bent, gaat u als volgt te werk: 1. Zorg ervoor dat u de wizard gesloten hebt. 2. Klik op de knop, of Klik op de opdracht Taal veranderen in het menu Extra. 3. De taal van het programma en van de invulschermen wijzigt. Keuze tekstverwerker instellen Extra - Keuze tekstverwerker U kunt zelf kiezen welke tekstverwerker u als standaard wenst in te stellen. Werkwijze U gaat hiervoor als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Keuze tekstverwerker in het menu Extra. 2. Een submenu ontvouwt zich. 3. Kies de gewenste tekstverwerker. U hebt hierbij de keuze tussen: Explorer Word HTML-viewer 4. U keert terug naar het hoofdscherm. Naast uw keuze staat nu een vinkje in het menu. Onderhoudsroutine draaien Extra - Onderhoudsroutine Meer info volgt. 65

72

73 Helpdesk Bij elk probleem Voordat u telefonisch contact opneemt met de helpdesk, zorgt u ervoor dat u voor uw pc zit, met het programma Algemene vergadering opgestart. U doet daarnaast nog het volgende : Noteer de versie van Algemene vergadering die u gebruikt: Klik op de opdracht Over in het menu Hulp of Kijk rechtsonder uw scherm naar de cijfers die achter V: staan Noteer uw klantnummer dat rechtsonder uw scherm staat achter K: Noteer de hoeveelheid RAM geheugen, en de vrije plaats op de harde schijf van uw computer. Noteer de exacte verwoording van de eventuele meldingen die op het scherm verschijnen, of druk de inhoud van het scherm af: Druk op (<Alt>-)<PrintScreen>. Ga naar Word, druk op <CTRL>-V om het beeld in het document te plakken en druk dan af. Noteer wat er juist gebeurd is, en waarmee u bezig was toen het probleem zich voordeed. Bij printproblemen Bij printproblemen doet u het volgende: 1. Gelieve de printer in Windows nogmaals als standaard in te stellen nadat u Algemene vergadering hebt afgesloten. U doet dit via het Windows-menu Start, vervolgens selecteert u de opdracht Printers in het submenu Settings (Instellingen). Hierin klikt u met de rechtermuisknop op de gewenste printer en selecteert u de optie "Set as default" (als standaard instellen). 2. Wanneer uw afdruk grafisch niet correct oogt, kunt u via de printeroptie "True Type Mode" of "Font Settings" (Lettertype-instellingen) de layout van de afdruk aanpassen. Deze specifieke printeroptie vindt u terug in de Properties (Eigenschappen) van de printer via Start>Settings (Instellingen)>Printers. In de printereigenschappen gaat u op zoek naar deze optie en kruist "Print True Type as Graphics/Bitmap" of dergelijke aan. Deze optie moet echter wel door uw printer ondersteund worden, wat meestal het geval is voor Hewlett Packard en Brother printers. 3. Wanneer uw afdruk grafisch niet correct oogt, kunt u via de printeroptie "True Type Mode" of "Font Settings" (Lettertype-instellingen) de layout van de afdruk aanpassen. Deze specifieke printeroptie vindt u terug in de Properties (Eigenschappen) van de printer via Start>Settings (Instellingen)>Printers. In de printereigenschappen gaat u op zoek naar deze optie en kruist "Print True Type as Graphics/Bitmap" of dergelijke aan. Deze optie moet echter wel door uw printer ondersteund worden, wat meestal het geval is voor Hewlett Packard en Brother printers. 4. Indien nodig kunt u steeds de meest recente printerdriver installeren vermits deze een optimale werking garandeert. De meest recente printerdrivers vindt u terug via de officiële websites van uw printermerk. Bereikbaarheid U kunt de helpdesk als volgt bereiken: Telefoon: Fax: [email protected] De helpdesk is permanent bemand van maandag tot en met vrijdag tussen 08.30u tot 12.30u en 13.30u tot 17.30u. 67