F2Report Handleiding

Transcriptie

1 F2Report Handleiding

2

3 Inhoud Zo werkt Webhelp... 3 In de teksten kunt u nog volgende effecten tegenkomen... 3 Feedback... 3 Welke versie gebruikt u?...3 Zoeken op woorden in de tekst Aanbevolen werkwijze... 5 Visuele voorstelling... 5 F2Report opstarten... 5 Algemene gebruiksregels... 5 Algemene gebruiksregels... 5 Basisterminologie...6 Datums invullen...6 Gegevens wijzigen... 6 Invoervelden invullen... 6 Muis... 7 Sneltoetsen... 7 Toetsenbord... 8 Navigatie en werking hodscherm... 8 Menubalk... 8 Knoppenbalk... 9 De boomstructuur Het invoerscherm Het hodscherm F2Report verlaten Dossiers beheren Onderdelen Een dossier openen Een dossier sluiten Beheren van boekjaren in dossiers Boekjaren beheren Een nieuw boekjaar creëren Boekjaar wijzigen Boekjaar verwijderen Boekjaar toevoegen aan dossier Werkdocumenten beheren iii

4 F2Report Handleiding Wat wenst u te doen? Een werkdocument creëren Wat wenst u te doen? Een werkdocument nieuw creëren Een werkdocument van vorig boekjaar overnemen Een werkdocument openen Importeren gegevens uit werkdocument Werkdocument opslaan als nieuwe boomstructuur Mappen toevoegen aan werkdocument Submappen toevoegen aan werkdocument Kluwer bijlage toevoegen Andere bijlagen toevoegen Bijlagen verwijderen Lijst van gekoppelde FinFisc programma's Cijfers importeren op basis van een proef- en saldibalans Balans importeren uit ACCON Plus De balans importeren uit uw boekhoudpakket Cijfers inlezen naar F2Report Navigatie en algemene werking Beheer proef- en saldibalans Beheer proef- en saldibalans: het hodscherm Menubalk Beheer proef- en saldibalans Knoppenbalk Beheer proef- en saldibalans Navigeren binnen dit scherm Balans: presentatiemogelijkheden Beheersmodule proef- en saldibalans gebruiken Beheersmodule proef- en saldibalans gebruiken Een proef- en saldibalans openen Een proef- en saldibalans opslaan Een proef- en saldibalans opslaan als Module Beheer relatietabellen Relatiebeheer Een nieuwe relatietabel creëren Een relatietabel wijzigen iv

5 Inhoud Een relatietabel verwijderen Rubriek toevoegen in de relatietabel Rubriek wijzigen in de relatietabel Een rubriek verwijderen in de relatietabel Niet gekoppelde rekeningen koppelen Werken met diverse operaties Over het scherm Diverse operaties Navigeren binnen het overzicht diverse operaties Een diverse operatie toevoegen Een diverse operatie bewerken Een diverse operatie verwijderen Opslaan wijzigingen aan de diverse operaties Samenstellingen beheren Selecteren onderdelen Schematisch Onderdelen selecteren deselecteren Onderdelen van plaats en niveau veranderen Een nieuwe samenstelling creëren Een samenstelling opslaan Een samenstelling opslaan als Boomstructuren beheren Boomstructuren beheren Een eigen boomstructuur creëren Templates voor rapporten beheren Onderdelen Het redactiescherm opstarten Een rapport redigeren in het redactiescherm Rapporten beheren Een rapport creëren in het redactiescherm Een rapport openen in het redactiescherm Een rapport opslaan Een rapport opslaan als in het redactiescherm Een rapport exporteren Een afdrukvoorbeeld van een rapport maken v

6 F2Report Handleiding Een rapport afdrukken Tip! Snel meerdere rapporten creëren Navigatie en werking scherm Navigatie en werking redactiescherm Boomstructuur redactiescherm Menubalk redactiescherm Knoppenbalk redactiescherm Invoerscherm redactiescherm Werken met templates Templates voor rapporten beheren Beheren van voorbladen Beheren van Inhoudstafel Beheren van kop- en voetteksten Beheren van stijlen Beheren van pagina-instellingen Toevoegen, wijzigen verwijderen voor (sub)templates Een rapport bewerken Een bewerking ongedaan maken (Undo) Een bewerking opnieuw uitvoeren (Redo) Een (stuk) tekst selecteren Knippen, kopiëren en plakken Een rapport doorzoeken Zoek- en vervang Een pagina einde verwijderen (Page break) Een pagina einde invoeren (Page break) Een rapport vorm geven Uw eigen huisstijl gebruiken Achtergrondkleuren gebruiken Lettertype en lettergrootte wijzigen Logo's en andere afbeeldingen toevoegen Een afbeelding als achtergrond gebruiken Kleuren aanpassen Marges wijzigen Afdrukstand pagina wijzigen Kop- en voetteksten invoeren Over paginanummering RGB-waarden instellen Werken met tabellen Tabellen toevoegen Tabelbreedte wijzigen Een afbeelding als tabelachtergrond gebruiken Cellen samenvoegen in een tabel Een kolom invoegen Een kolom verwijderen vi

7 Inhoud Een rij invoegen Een rij verwijderen Een titelrij vastzetten Instellen celranden Instellen tabelranden De celvulling van een tabel instellen Een vulkleur voor een tabel selecteren Instellen van ruimte tussen cellen van een tabel Een rapport afdrukken In het redactiescherm Integratie met MS Office Rapport exporteren naar Word Word opstarten en doc-bestand aanhechten Excel opstarten en excelbestand aanhechten Taken beheren Taken beheren Taken beheren Taak toevoegen Een taak als afgewerkt markeren Een takenlijst afdrukken Taalinstellingen wijzigen Werktaal wijzigen Doe de demo! Nieuw werkdocument - bekijk het filmpje Werkdocument op basis van gegevens vorig boekjaar - bekijk het filmpje Inlezen cijfers uit de balans Kluwer stware bijlages toevoegen vii

8

9 Welkom bij F2Report Eerst en vooral willen we u danken voor het vertrouwen dat u in ons stelt en wensen we u van harte welkom in dit programma. F2Report is hét programma bij uitstek om uw jaarrapport voor te bereiden, vorm te geven en klaar te maken voor publicatie. Ga naar Aanbevolen werkwijze om een vliegensvlugge start in dit programma te nemen! Nieuw! Handleiding integraal afdrukken? Klik dan hier. Doe de demo om veelgebruikte procedures te bekijken. Wenst u te weten hoe dit hulpsysteem werkt? Klik dan hier voor meer info. Last edited 23/11/2010 1

10

11 Hulp gebruiken Zo werkt Webhelp De on-line hulp van dit programma is een Webhelp-systeem. Het biedt u meer informatie over de kenmerken van F2Report. Daarnaast biedt het u ook stap voor stap begeleiding bij de meest gebruikte functionaliteiten. In de teksten kunt u nog volgende effecten tegenkomen Een horizontale roltekst. Klik op het gekleurde woord om het effect te zien. Klik opnieuw op het woord om de tekst opnieuw in te korten. Een verticale roltekst. Klik op het gekleurde woord op het symbool om het effect te zien. Klik opnieuw op het woord om de tekst weer in te korten. Deze tekst wordt onder het klikwoord geplaatst en bevat de langere uitleg. Een pop-up kader dat meer uitleg bevat. Klik op het onderlijnde woord om het effect te zien. In een tekst kan ook een snelkoppeling hyperlink opgenomen zijn naar een andere pagina zoals Aanbevolen werkwijze. Klik op de onderlijnde snelkoppeling om naar de pagina te gaan. Om terug te keren naar de oorspronkelijke pagina, klikt u op de Terug-knop in de knoppenbalk van deze help. Dit is een voorbeeld van een tip. Dit is een voorbeeld van een opmerking. Dit is een voorbeeld van een waarschuwing. Feedback Bij Kluwer stware streven we naar de best mogelijke kwaliteit voor onze producten. We vinden het ook belangrijk wat de gebruikers van onze producten vinden. Hebt u suggesties opmerkingen bij deze hulp, laat het ons dan weten op [email protected] Onderaan elke pagina vindt u trouwens overal een handige link die u in staat stelt vanuit de geconsulteerde pagina een mail te sturen. Zo weten we meteen waar we de hulp nog kunnen verbeteren en verfijnen. Welke versie gebruikt u? Help - Info Om te weten welke versie u gebruikt, klik dan op de opdracht Info in het menu Help. Een infodialoogvenster wordt geopend en u krijgt er de namen en de versienummers te zien van de modules waarover u beschikt. Zoeken op woorden in de tekst Om snel een oplossing te vinden op uw vragen, kunt u heel eenvoudig gebruikmaken van de zoekfunctie binnen deze hulp. U gaat hiervoor als volgt te werk: 1. Klik in het Zoekveld bovenaan uw hulpscherm. 3

12 F2Report Handleiding 2. Tik nu in het invoerveld de term waarvoor u meer informatie wenst op te zoeken. 3. Klik vervolgens op de knop Go. In de linkerkolom verschijnen de zoekresultaten. 4. Klik op het zoekresultaat dat het meest aansluit bij de informatie die u wenst te krijgen. 4

13 Aan de slag Aanbevolen werkwijze Het verzamelen en hergebruiken van informatie die al beschikbaar is binnen uw FinFiscprogrammasuite is voortaan echt kinderspel. F2Report valt uit elkaar in drie grote delen: het creëren van een werkdocument. Dit is een verzameling "bouwstenen" waarmee u achteraf rapporten kunt genereren (meerdere versies zelfs). U voert hiervoor cijfergegevens (uit balans jaarrekening), en aangiften, documenten, FinFisc-pdf's etc. Doe de demo voor Nieuw werkdocument Doe de demo voor Nieuw werkdocument op basis van de gegevens vorig boekjaar Doe de demo voor Inlezen cijfers uit balans Doe de demo voor FinFisc bijlages toevoegen het bewerken van een werkdocument u kunt vervolgens de gegevens controleren, commentaarteksten tikken bij de cijfers van de balans, to do's toevoegen, en diverse operaties boeken. het redigeren van een rapport ten slotte kunt u met deze bouwstenen rapporten genereren. Visuele voorstelling Klik op de blok waarover u meer informatie wenst. F2Report opstarten F2Report wordt opgestart vanuit Centraal dossierbeheer. Wat wenst u te doen? Een nieuw werkdocument creëren Een werkdocument openen Een rapport redigeren in het redactiescherm Een rapport afdrukken Algemene gebruiksregels Algemene gebruiksregels 5

14 F2Report Handleiding F2Report is volledig menugestuurd. De diverse menu's en de opdrachten van elk van deze menu's kunt u zowel met de muis als via het toetsenbord selecteren. Basisterminologie Klik op het onderdeel waarover u meer wenst te weten. Opdrachtknoppen Opdrachtknoppen kunt u gebruiken om bepaalde opdrachten binnen een dialoogvenster uit te voeren: klik op de opdrachtknop om de overeenkomstige opdracht uit te voeren. Tekstvakken Tekstvakken kunt u gebruiken om bepaalde informatie te typen. Als u de cursor naar een tekstvak verplaatst, verandert de cursor in een knipperend verticaal streepje. Keuzelijsten Een keuzelijst bevat een reeks van mogelijke keuzen. Als u niet alle keuzen tegelijkertijd op het scherm ziet, kunt u de schuifbalk gebruiken om de niet-getoonde keuzen te raadplegen. Vervolgkeuzelijsten Een vervolgkeuzelijst verschijnt in eerste instantie als een rechthoekig vak dat de huidige selectie bevat. Als u op de pijl rechts van het vierkante vak klikt, wordt er een keuzelijst geopend die alle mogelijke keuzen bevat. Als u niet alle keuzen tegelijkertijd op het scherm ziet, kunt u de schuifbalk gebruiken om de niet-getoonde keuzen te raadplegen. Keuzerondjes Keuzerondjes duiden een groep van opties aan die elkaar uitsluiten: u kunt dus telkens slechts op één keuzerondje klikken. Als u reeds op een andere optie geklikt had, wordt deze selectie door de nieuwe selectie vervangen. De geselecteerde optie kunt u herkennen aan de zwarte stip binnen het keuzerondje. Opties die (tijdelijk) niet beschikbaar zijn, worden in het grijs weergegeven. Aankruisvakjes Aankruisvakjes duiden een groep van opties aan die u gelijktijdig kunt aankruisen: u kunt dus op zoveel aankruisvakjes klikken als u wil. Opties die (tijdelijk) niet beschikbaar zijn, worden in het grijs weergegeven. Datums invullen De datums hebben altijd het volgende formaat: DD/MM/JJJJ De sjabloontekens / / hoeft u niet in te tikken. Tikt u het sjabloonteken / toch in, dan springt u naar het volgende deelveld van de datum. Gegevens wijzigen Om gegevens te wijzigen klikt u met de muisaanwijzer in het veld waarin u wilt wijzigen. Hierdoor wordt dit veld actief en staat de cursor in dit veld: U kunt ook een deel van de tekst wijzigen door met de linkermuisknop ingedrukt over dat deel van de tekst te slepen. Dit heet markeren. U verwijdert dit deel van de tekst vervolgens met <DEL> u tikt de nieuwe tekst eroverheen. Ten slotte kunt u nog de <SHIFT>+<CTRL>+<HOME> en <SHIFT>+<CTRL>+<END> toetsencombinaties gebruiken. Klik in de tekst na de laatste letter die u wil verwijderen en druk op <SHIFT>+<CTRL>+<HOME>. De tekst wordt vanaf het begin tot en met de letter voor de cursor verwijderd. Klik voor de laatste letter die u wil verwijderen en druk op <SHIFT>+<CTRL>+<END>. De tekst wordt vanaf deze letter tot aan het eind verwijderd. Op uw klavier vindt u enkel een INS-toets om de schrijfmodus te wijzigen. Dit is een zogenaamde wisseltoets. Telkens u er op drukt, schakelt de INS-mode over naar de OVRmode en weer terug. Invoervelden invullen Het overgrote deel van de invoervelden van dit programma kunt u invullen volgens een standaardmethode. Er zijn echter ook velden die een speciale invoermethode vereisen. 6

15 Aan de slag Om van het ene naar het andere invoerveld te gaan, maakt u gebruikt van de <TAB>- <ENTER>toets gebruikt u de verticale pijltjestoetsen. Standaardmethode Om de cursor te verplaatsen, hebt u de volgende mogelijkheden: binnen een invoerveld: <pijltje naar rechts> en <pijltje naar links>; naar het volgende invoerveld: <Tab> <Enter>; naar het vorige invoerveld: <Shift>-<Tab>. Om tekstverbeteringen aan te brengen in een veld, kunt u de volgende toetsen gebruiken: <Backspace> om het karakter vóór de cursor te wissen; <Delete> om het karakter te wissen waarop de cursor zich bevindt. Speciale invoervelden Dit programma bevat een aantal invoervelden die u via een vervolgkeuzelijst kunt invullen: Klik op de pijl rechts van de vervolgkeuzelijst druk op <Alt>-<pijltje naar beneden> om de vervolgkeuzelijst te openen. Gebruik de schuifbalk verplaats de verlichte balk met de volgende toetsen naar de gewenste lijn: <pijltje naar beneden>, <pijltje naar boven>, <PgDn>, <PgUp>, <Home> en/ <End>. Klik druk op <Enter> op de gewenste lijn. De vervolgkeuzelijst wordt gesloten en het gegeven van de geselecteerde lijn wordt automatisch in het invoerveld gekopieerd. Memovelden Een memoveld is een veld waarin u doorlopende tekst kunt invullen: Gebruik de pijltjestoetsen om de cursor binnen een memoveld te verplaatsen. Tekstvelden Een tekstveld is een veld waarin u bijvoorbeeld de naam van een persoon gemeente invult. Het aantal karakters dat u in een tekstveld kunt invullen is beperkt en verschilt van veld tot veld. Muis Het gebruik van de muis is eenvoudig en levert u een aanzienlijke tijdwinst op. Deze werkwijze is dan ook veruit te verkiezen boven de werkwijze met het toetsenbord. In de help wordt alleen de snelste werkwijze gedocumenteerd. U wil Een menu selecteren Een opdracht selecteren. Een invulscherm verlaten. Het programma verlaten. Een invoerveld selecteren. U doet het volgende Klik op het gewenste menu. Klik op het gewenste menu en klik daarna op de gewenste opdracht. Klik op de knop Annuleren van het invulscherm. Of Dubbelklik in het sluitblokje (rechtsboven) van het invulscherm. Klik op het menu Dossier in het hodscherm en klik daarna op de opdracht Afsluiten. Of Klik in het sluitblokje (rechtsboven) van het hodscherm. Klik in het gewenste invoerveld. Sneltoetsen 7

16 F2Report Handleiding U kunt ook gebruikmaken van een aantal sneltoetsen die steeds dezelfde functie vervullen, met name in het menu Bewerken. Als u vergeten bent welke sneltoets u nodig hebt, kunt u steeds de menu's uit deze menubalk openen. Naast de diverse opdrachten van het menu ziet u de overeenkomstige toetsencombinatie. DRUK OP <CTRL>+<C> <CTRL>+<X> <CTRL>+<V> OM... de geselecteerde tekst te kopiëren. de geselecteerde tekst te knippen. de selectie te plakken. Toetsenbord U WIL Een menu selecteren uit de menubalk. Een opdracht in een menu selecteren. Een invulscherm verlaten. U DOET HET VOLGENDE Elk menu bevat een sneltoets (een onderlijnde letter). Typ die letter in combinatie met de <Alt>-toets om het overeenkomstige menu te openen: b.v. typ <Alt>-<E> om het menu Extra te openen. Selecteer het gewenste menu typ de sneltoetsvan het gewenste menu en typ de sneltoets van de gewenste opdracht: b.v. typ Alt+<D> om het menu Dossier te selecteren en selecteer het gewenste menu en gebruik de verticale pijltjestoetsen om de verlichte balk naar de gewenste opdracht te verplaatsen en druk op <Enter>. Selecteer de knop Annuleren met behulp van de toets <Tab> en druk op <Enter>. Het programma verlaten. De cursor naar het volgende invoerveld verplaatsen. Keer terug naar het hodmenu en selecteer de opdracht Verlaten in het menu Dossier. Druk op <Tab>. Navigatie en werking hodscherm Menubalk Bovenaan het hodscherm ziet u de menubalk. Standaard worden hierin de volgende zaken meegeleverd: Dossier Openen Om een dossier te openen. Sluiten Om een dossier te sluiten. Afsluiten Om het programma af te sluiten. Werkdocument Nieuw Om een nieuw werkdocument te creëren. Opslaan als nieuwe boomstructuur Om een werkdocument op te slaan als een nieuwe boomstructuur Programma's Zie Lijst van gekoppelde FinFisc programma's Bewerken Knippen Om een stuk tekst (in de notities meestal) weg te knippen. 8

17 Aan de slag Kopiëren Om een stuk tekst (in de notities meestal) weg te kopiëren. Plakken Om een stuk tekst (in de notities meestal) te plakken. Extra Overzicht van de taken Om de lijst van taken te beheren. Boomstructuren beheren Om boomstructuren te beheren. Redactiescherm Om het redactiescherm op te starten. Beheer templates Om de templates voor rapporten te beheren Importeren Inlezen balansen ACCON Plus Inlezen vanuit boekhoudpakket Importeer gegevens uit werkdocument Help F2Report Help F2Report Online Licentieovereenkomst Info Een menu-item staat lichtgrijs in het menu als het inactief is. Dit betekent dat het op dat ogenblik niet mogelijk is het gevraagde uit te voeren. Knoppenbalk De knoppenbalk heeft standaard een aantal knoppen, waarmee u snel bepaalde opdrachten kunt uitvoeren door op de knop te klikken. Knoppen die (tijdelijk) niet beschikbaar zijn, worden in het grijs weergegeven. Als u de muis op een knop plaatst, verschijnt er een geel tekstbalkje dat de functie van de knop toelicht; als er een toetsencombinatie gekoppeld is aan de opdracht, dan staat deze eveneens in de tekstbalk. Knop Functie Een nieuw werkdocument creëren Een nieuw boekjaar creëren Een dossier openen Een werkdocument structuur naar boomstructuren exporteren De balans importeren uit uw boekhoudpakket Een werkdocument creëren op basis van een proef- en saldibalans To do overzicht oproepen 9

18 F2Report Handleiding Het redactiescherm opstarten Taal wijzigen Word opstarten en doc-bestand aanhechten Excel opstarten en excelbestand aanhechten Instellingen wijzigen De boomstructuur Aan de linkerzijde van het hodscherm treft u een boomstructuur aan. In deze boomstructuur zitten alle bouwstenen om in het redactiescherm een rapport te genereren. Afhankelijk van de gekozen boomstructuur zullen andere mappen te vinden zijn in de linkerzijde van het scherm. We lichten de standaard meegeleverde "Balans - rechtspersoon" toe in het volgende voorbeeld. Navigatie boomstructuur Het onderdeel Balans bestaat uit meerdere onderliggende rubrieken. U kunt deze folders en rubrieken open- en dichtklappen. Aan de hand van de verticale pijltjestoetsen kunt u navigeren binnen dit overzicht. Openklappen folders Als er een "+"-teken voor een folder staat, betekent dit dat er nog onderliggende rubrieken kunnen getoond worden. U kunt deze folder dus openklappen. Klik op het "+"-teken om de onderliggende rubrieken te visualiseren Dubbelklik op het woord "Balans". Dichtklappen folders Als er een "-"-teken voor een folder staat, betekent dit dat er onderliggende rubrieken worden getoond. U kunt deze folder dus dichtklappen. Klik op het "-"-teken om de onderliggende rubrieken te laten verdwijnen van uw scherm; Dubbelklik op het woord "Balans". Het invoerscherm Er zijn verschillende types invoerschermen, met elk hun eigen typische werking. Notitiescherm Op de notitieschermen kunt u tekstblokken opnemen, in beide landstalen (zichtbaar aan de tabs onderaan). Deze teksten kunnen vet, cursief en onderlijnd worden weergegeven. Balansonderdelen Op het invoerscherm van de balansonderdelen, beschikt u over drie luiken: luik diverse operaties (zie ook Een diverse operatie toevoegen) 10

19 Aan de slag luik to do luik notities Het hodscherm Het hodscherm van het programma F2Report bestaat uit verschillende onderdelen, die van elkaar gescheiden worden door een splitbalk. Wanneer u de muisaanwijzer over de splitbalk beweegt, verandert deze van vorm om aan te geven dat u de splitbalk kunt verslepen en zo het deelscherm groter kleiner kunt maken. Het hodscherm bestaat uit de volgende delen: de menubalk de knoppenbalk van het hodscherm de boomstructuur het invoerscherm F2Report verlaten Dossier - Afsluiten Om F2Report te verlaten, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Afsluiten in het menu Dossier. 2. U verlaat het programma. 11

20

21 Dossiers beheren Dossiers beheren Dossier U kunt binnen F2Report een dossier openen, een boekjaar toevoegen als eerste stap in de creatie van uw uiteindelijk rapport, en tenslotte een dossier sluiten. Onderdelen Dossier openen Dossier sluiten Boekjaar toevoegen aan dossier Een dossier openen Dossier - Openen Binnen dit programma kunt u een ander dossier openen, het is niet langer nodig om hiervoor via het Centraal dossierbeheer te gaan. Om een dossier te openen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op het icoontje, Klik op de opdracht Openen in het menu Dossier 2. Het scherm Overzicht dossiers verschijnt. Deze lijst toont al uw dossiers. 3. Als u het gewenste dossier gevonden hebt in het overzicht, klikt u dat aan met de linkermuisklik en klikt u vervolgens op OK. Dubbelklik op het gewenste dossier. 4. Het dossier wordt geopend. U kunt nu eventueel een eerder gecreëerd werkdocument openen kiezen dadelijk een nieuw werkdocument creëren. 13

22 F2Report Handleiding Indien er nog geen boekjaar bestaat voor het geselecteerde dossier, dan dient u eerst een nieuw boekjaar toe te voegen. Een dossier sluiten Dossier - Sluiten U kunt binnen dit programma rechtstreeks van dossier veranderen. U kunt bijgevolg ook een dossier sluiten binnen dit programma. Om een dossier te sluiten, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Sluiten in het menu Dossier. 2. Het dossier wordt gesloten. U dient nu eerst een ander dossier te openen. Beheren van boekjaren in dossiers Binnen dit programma kunt u binnen dossiers boekjaren toevoegen. Binnen het aangemaakte boekjaar kunt u dan 1 meerdere werkdocumenten toevoegen. 14

23 Boekjaren beheren Boekjaren beheren Binnen dit programma kunt u de boekjaren beheren. We zetten de mogelijkheden op een rijtje: een nieuw boekjaar creëren een boekjaar verwijderen het wijzigen van de gegevens van een bestaand boekjaar Verder kunt u 1 meerdere boekjaren aan dossiers toevoegen. Een nieuw boekjaar creëren Als er nog geen boekjaar voor een dossier bestaat, kan u dit eenvoudig door begindatum en einddatum van het boekjaar op te geven. Vervolgens kunt u gewoon doorstarten door het boekjaar aan het dossier toe te voegen. Om een nieuw boekjaar toe te voegen in de boekjarentabel, gaat u als volgt te werk: 1. Open het dossier waarvoor u een nieuw boekjaar wil creëren. 2. Klik op het icoontje Rechtsklik op het dossier F2Report: naam dossier. Selecteer de opdracht Nieuw Boekjaar uit de afrolmenu die verschijnt. Het scherm Boekjaren verschijnt. 3. Klik op de knop Nieuw. Het scherm Nieuw Boekjaar verschijnt. Vul het boekjaar in dat u wenst aan te maken, en ga met de <Tab>- <Enter>-toets naar het volgende invoerveld. Standaard wordt de begin- en einddatum op 01/01/XXXX en 31/12/XXXX gezet. U kunt deze wijzigen door in het invoerveld een andere datum te tikken, u kunt ook gebruik maken van de datumkiezer. De datum moet altijd van het formaat dd/mm/jjjj zijn. 4. Klik op OK. In het scherm Boekjaren wordt een lijn toegevoegd met boekjaar, begin- en einddatum en aanslagjaar. Boekjaar wijzigen U kunt vanop het scherm Boekjaar de begin- en einddatum van het boekjaar gaan wijzigen. U dient erop te letten dat de einddatum van het voorgaande boekjaar en de begindatum van het daaropvolgende boekjaar aansluitend zijn. Is dit niet het geval, dan zal het programma u daarop attent maken. In principe zorgt het programma hier automatisch voor. Om de gegevens van een boekjaar te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Open het dossier waarvoor u een boekjaar wenst te wijzigen (zie Een dossier openen). 2. Rechtsklik op het dossier F2Report: naam dossier. Selecteer de opdracht Nieuw Boekjaar uit de afrolmenu die verschijnt 15

24 F2Report Handleiding Klik op het icoontje. Het scherm Boekjaren verschijnt. 3. Klik op de knop Wijzigen. U kunt enkel het meest recente het minst recente boekjaar wijzigen. Dit komt omdat elke begindatum boekjaar moet aansluiten op de einddatum van het vorige boekjaar. 4. Het scherm Boekjaar wijzigen verschijnt. Wijzig de gewenste gegevens. 5. Als u hebt nagekeken dat alle gegevens kloppen, klikt u op de OK-knop om te bevestigen. Als u toch geen boekjaar wenst te wijzigen, klikt u op Annuleren. U keert terug naar het scherm Boekjaren. 6. De wijzigingen worden doorgevoerd. Boekjaar verwijderen U kunt vanop het scherm Boekjaar een boekjaar verwijderen. Als er werkdocumenten aan dit boekjaar gekoppeld zijn, worden die eveneens verwijderd. Om een boekjaar te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Open het dossier waarvoor u een boekjaar wil verwijderen (zie Een dossier openen). 2. Rechtsklik op het dossier F2Report: naam dossier. Selecteer de opdracht Nieuw Boekjaar uit de afrolmenu die verschijnt Klik op het icoontje. Het scherm Boekjaren verschijnt. 3. Klik op de knop Verwijderen. Een waarschuwingsboodschap verschijnt. Als u bevestigt, worden alle werkdocumenten die aan het boekjaar gekoppeld zijn, verwijderd. 4. Het boekjaar wordt verwijderd. Boekjaar toevoegen aan dossier U kunt een nieuw boekjaar aan uw dossier toevoegen en van daaruit kunt u een werkdocument opmaken. Om een nieuw boekjaar toe te voegen aan uw dossier, gaat u als volgt te werk: 1. Open het dossier waaraan u een boekjaar wil toevoegen (zie Een dossier openen). 2. Klik op het icoontje Rechtsklik op het dossier F2Report: naam dossier. Selecteer de opdracht Nieuw Boekjaar uit de afrolmenu die verschijnt. Het scherm Boekjaren verschijnt. 16

25 Boekjaren beheren 3. Selecteer uit de lijst het gewenste boekjaar. 4. Klik op OK. Het boekjaar wordt als map toegevoegd aan het dossier. U kunt meerdere boekjaren toevoegen aan uw dossier. 17

26

27 Werkdocumenten beheren Werkdocumenten beheren Werkdocument Werkdocumenten zijn in feite dé bouwstenen voor uw rapport. Achteraf kunt u aan de hand van deze bouwstenen eigen samenstellingen maken en op basis hiervan rapporten genereren. Wat wenst u te doen? een werkdocument creëren een werkdocument naar inhoud en structuur aanpassen een werkdocument structuur exporteren naar nieuwe boomstructuur een werkdocument openen. Een werkdocument creëren Werkdocument- Nieuw Met F2Report kunt u nu ook een werkdocument overnemen van het dossier van het vorige boekjaar. Een werkdocument kunt u natuurlijk ook volledig nieuw creëren als u dat wenst. Wat wenst u te doen? een compleet nieuw werkdocument creëren een nieuw werkdocument creëren op basis van een werkdocument vorig boekjaar U kunt een werkdocument creëren met een standaard boomstructuur die u vervolgens aanvult met de invoer via een proef- en saldibalans, u kunt ook zelf een eigen boomstructuur creëren en gebruiken. U kunt vervolgens uw werkdocument verder vervolledigen door Kluwer stware bijlagen toe te voegen Andere bijlagen toe te voegen. Een werkdocument nieuw creëren Werkdocument- Nieuw Met F2Report kunt u een compleet nieuw werkdocument aanmaken. Om een werkdocument vanaf nul te creëren, gaat u als volgt te werk: 1. Positioneer binnen het dossier op het boekjaar waarvoor u een werkdocument wenst te creëren. 2. Klik op het icoontje Klik op de opdracht Nieuw... in het menu Werkdocument Rechtsklik en selecteer de opdracht Nieuw werkdocument uit de afrolmenu die verschijnt. Het scherm Nieuw werkdocument verschijnt. 3. Selecteer als type werkdocument Een blanco werkdocument. 4. Klik op de knop Volgende. Het scherm Nieuw blanco werkdocument verschijnt. 5. Kies uit de lijst Boomstructuur een boomstructuur. 19

28 F2Report Handleiding Bij klik op de boomstructuur verschijnt rechts de detail boomstructuur. 6. In het tekstvak Naam werkdocument geeft u een nieuwe unieke naam aan het werkdocument. Indien de naam van het werkdocument al bestaat, verschijnt een melding. 7. klik op OK om te bevestigen. Het werkdocument verschijnt onder het gekozen boekjaar. Als u klikt op het werkdocument, verschijnt onmiddellijk de boomstructuur. Wilt u de boomstructuur wijzigen, dan kunt u bijvoorbeeld mappen toevoegen mappen hernoemen. Een werkdocument van vorig boekjaar overnemen Werkdocument- Nieuw Met F2Report kunt u nu ook een werkdocument aanmaken met overname werkdocument gegevens van het vorige boekjaar. Een werkdocument Overdracht boekjaar neemt de cijfergegevens en structuur over van een werkdocument uit het vorige boekjaar. Bijkomend kunt u notities, taken bijlagen overnemen uit het vorige boekjaar. Om een werkdocument te creëren met overname gegevens vorig boekjaar, gaat u als volgt te werk: 1. Positioneer binnen het dossier op het boekjaar waarvoor u een werkdocument wenst te creëren. 2. Klik op het icoontje Klik op de opdracht Nieuw... in het menu Werkdocument Rechtsklik en selecteer de opdracht Nieuw werkdocument uit de afrolmenu die verschijnt. Het scherm Nieuw werkdocument verschijnt. 3. Selecteer als type werkdocument Een overdracht boekjaar. 4. Klik op de knop Volgende. Het scherm Nieuw werkdocument: Overdracht boekjaar verschijnt. 5. Kies uit de lijst Werkdocument een werkdocument. Bij klik op het werkdocument verschijnt rechts de detail werkdocument. 6. In het tekstvak Naam werkdocument geeft u een nieuwe unieke naam aan het werkdocument. Indien de naam van het werkdocument al bestaat, verschijnt een melding. 7. Klik op de knop Volgende. Een vraagscherm verschijnt: Wenst u bijlagen, notities, taken uit bestaande werkdocumenten over te nemen? 20

29 Werkdocumenten beheren Klik op Ja als u de gegevens wenst te importeren. Het scherm Importeren gegevens uit werkdocument verschijnt. 1. Selecteer de bijlagen, notities taken die u wenst te importeren uit werkdocument vorig(e) boekja(a)r(en). Hoe selecteren? Selecteer het aankruisvakje om alle gegevens in één klap te selecteren Selecteer uit de uitklaplijst Selecties de gegevens die u wilt selecteren: Bijlagen uit de balans, Bijlagen uit de standaardmappen, Taken voor het boekjaar, Taken die nog niet afgewerkt zijn, Notities uit de balans, Notities uit de standaardmappen, Notities uit de programmamappen, Alles. Het aankruisvakje wordt automatisch geselecteerd:. Selecteer geen gegevens:. 2. Klik op de knop om de geselecteerde gegevens te importeren. 3. Klik op OK om te bevestigen. Wilt u achteraf toch nog bijlagen, notities taken toevoegen, dan gebruikt u de opdracht Importeer gegevens uit werkdocument... uit het menu Importeren. Klik op Nee als u de gegevens niet wenst te importeren. 8. Het nieuwe werkdocument op basis van het werkdocument van het dossier vorig boekjaar verschijnt onder de boekjaarmap (met zonder overname bijlagen, notities taken). Een werkdocument openen Werkdocument - Openen U kunt diverse werkdocumenten opslaan binnen één boekjaar van een dossier. Achteraf kunt u elk opgeslagen werkdocument terug openen om vervolgens verder te bewerken. Importeren gegevens uit werkdocument Importeren - Importeer gegevens uit werkdocument... U kunt gegevens uit werkdocumenten vorige boekjaren importeren in uw nieuwe werkdocument. U kunt gegevens uit werkdocumenten vorig boekjaar ook importeren bij de creatie van een nieuw werkdocument Overdracht boekjaar. Om gegevens uit een werkdocument uit vorig ander boekjaar te importeren in het nieuwe werkdocument, gaat u als volgt te werk: 1. Positioneer op het werkdocument binnen een boekjaar van een dossier, waaraan u gegevens uit werkdocumenten vorige boekjaren wil toevoegen. 2. Klik op de opdracht Importeer gegevens uit werkdocument... in het menu Importeren. Het scherm Importeren gegevens uit werkdocument verschijnt. Rechts verschijnt de boomstructuur van het huidige werkdocument. Links kunt u kiezen uit werkdocumenten van de andere boekjaren van het dossier. 3. Klik op het werkdocument waaruit u de gegevens wilt importeren. De boomstructuur schuift op scherm. 4. Selecteer de gegevens die u wenst te importeren. Hoe selecteren? 21

30 F2Report Handleiding Selecteer het aankruisvakje om alle gegevens in één klap te selecteren Selecteer uit de uitklaplijst Selecties de gegevens die u wilt selecteren: Bijlagen uit de balans, Bijlagen uit de standaardmappen, Taken voor het boekjaar, Taken die nog niet afgewerkt zijn, Notities uit de balans, Notities uit de standaardmappen, Notities uit de programmamappen, Alles. Het aankruisvakje wordt automatisch geselecteerd:. Selecteer geen gegevens:. Om één specifiek bestand toe te voegen aan het nieuwe werkdocument, kunt u ook rechtsklikken op het bestand in het werkdocument vorig ( ander) boekjaar, en de opdracht Bestand in geselecteerde map toevoegen selecteren, óf u sleept het bestand naar de juiste map in het nieuwe werkdocument. 5. Vervolgens gebruikt u de knop om de geselecteerde gegevens naar het huidige werkdocument te importeren. 6. Klik op OK om dit te bevestigen. De gegevens zijn nu geïmporteerd in het nieuwe werkdocument. Om deze gegevens in het nieuwe werkdocument weer te verwijderen, gebruikt u de knop. Werkdocument opslaan als nieuwe boomstructuur Werkdocument- Opslaan als nieuwe boomstructuur U heeft voor uw dossier een eigen boomstructuur in een werkdocument vastgelegd. U kan deze structuur hergebruiken door deze op te slaan als algemene template in het beheer boomstructuren. Om de aangepaste boomstructuur in een werkdocument binnen een boekjaar van een dossier vast te leggen als boomstructuur template, gaat u als volgt te werk: 1. Positioneer binnen een boekjaar van een dossier op het werkdocument waarvan u de structuur wil opslaan. 2. Klik op het icoontje. Selecteer de opdracht Opslaan als nieuwe boomstructuur uit de menu Werkdocument. Het scherm Exporteer structuur naar boomstructuur verschijnt. 3. In het tekstvak Naam boomstructuur geeft u een naam op voor de nieuwe algemene boomstructuur. 4. Klik op de knop OK om te bevestigen. Een bevestigingsboodschap verschijnt. 5. Klik nogmaals op OK. 6. De boomstructuur uit het werkdocument is opgeslagen als eigen template in Beheer boomstructuren... Mappen toevoegen aan werkdocument Werkdocument - Map toevoegen... Eens u een werkdocument binnen een boekjaar van een dossier heeft, kan u mappen submappen naar believen toevoegen. 22

31 Werkdocumenten beheren Om mappen toe te voegen aan de boomstructuur van een werkdocument, gaat u als volgt te werk: 1. Rechtsklik binnen het werkdocument op de boomstructuur die u wil uitbreiden met mappen. Een uitklapmenu verschijnt. 2. Klik op de opdracht Map toevoegen Het scherm Nieuwe map verschijnt: In het tekstvak Naam Nederlands Naam Frans tikt u een naam voor de map. Selecteer bij Type een Standaard map een Programma map. Indien u kiest voor Programma map, selecteert u ook een programma map uit de uitklaplijst. 4. Klik op OK om te bevestigen. De nieuwe map verschijnt in de boomstructuur. De submappen die u toevoegt, worden enkel bewaard met het werkdocument, en niet doorgevoerd naar de boomstructuur waarop het werkdocument gebaseerd is. U kunt echter ook de structuur van het aangepaste werkdocument opslaan als nieuwe boomstructuur (zie Werkdocument opslaan als nieuwe boomstructuur). Submappen toevoegen aan werkdocument Werkdocument - Submap toevoegen... Eens u een werkdocument heeft, kan u naar believen mappen submappen toevoegen. Om submappen toe te voegen aan de boomstructuur van het werkdocument, gaat u als volgt te werk: 1. Rechtsklik binnen het werkdocument op een map in de boomstructuur die u wil uitbreiden met submappen. Een uitklapmenu verschijnt. 2. Klik op de opdracht Toevoegen submap Het scherm Nieuwe map verschijnt: In het tekstvak Naam Nederlands Naam Frans tikt u een naam voor de map. Selecteer bij Type een Standaard map een Programma map. Indien u kiest voor Programma map, selecteert u ook een programma map uit de uitklaplijst. 4. Klik op OK om te bevestigen. De nieuwe submap verschijnt onder de map in de boomstructuur. De submappen die u toevoegt, worden enkel bewaard met het werkdocument, en niet doorgevoerd naar de boomstructuur waarop het werkdocument gebaseerd is. U kunt echter ook de structuur van het aangepaste werkdocument opslaan als nieuwe boomstructuur (zie Werkdocument opslaan als nieuwe boomstructuur). Kluwer bijlage toevoegen U beschikt met dit programma eindelijk over de mogelijkheid om de documenten die u met de overige Kluwer stware programma's hebt gegenereerd toe te voegen als bijlage aan F2Report. De bijlage(s) worden standaard toegevoegd in de overeenkomstige programmamappen. Als u een bijlage wilt toevoegen aan een andere map, dan dient u eerst te navigeren naar de map in de boomstructuur waaraan u de bijlage(s) wenst toe te voegen. Om een Kluwer bijlage toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 23

32 F2Report Handleiding 1. Rechtsklik in de boomstructuur (op de map waaraan u het document wenst toe te voegen). Een afrolmenu verschijnt. 2. Selecteer de opdracht Kluwer bijlages toevoegen. 3. Het scherm Kluwer bijlages toevoegen verschijnt. Op dit scherm vindt u alle beschikbare Kluwer bijlages voor dat dossier en dat boekjaar terug. Alle beschikbare bijlage(s) zijn automatisch geselecteerd. Om enkel de bijlage(s) te selecteren die u wenst, vinkt u het aankruisvakje Alles selecteren uit. 4. Selecteer de bijlage(s) die u wenst op te nemen in het werkdocument. Als u het aankruisvakje Bijlagen in de geselecteerde map toevoegen selecteert, zullen de bijlagen toegevoegd worden aan de map in de boomstructuur waarop u gepositioneerd bent. 5. Klik op OK om te bevestigen. 6. De Kluwer bijlage(s) worden nu opgenomen in het werkdocument. Andere bijlagen toevoegen U kunt ook niet-finfisc-documenten toevoegen in F2Report. Het gaat hier om de volgende types documenten: word-documenten excel-documenten txt-bestanden html-bestanden rtf-bestanden pdf-bestanden Om een andere bijlage toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Navigeer in de boomstructuur naar de plaats waar u het document wenst toe te voegen. 2. Klik rechts op het document waar u het bestand wenst toe te voegen. Een afrolmenu verschijnt. 3. Selecteer de opdracht Andere bijlage toevoegen in dit afrolmenu. 4. Het scherm Bijlage toevoegen verschijnt: Klik op de knop om te bladeren naar de locatie waar uw bestand zich bevindt. Selecteer het bestand dat u wenst toe te voegen aan het werkdocument in F2Report en klik op Open. Het pad naar het bestand en de naam van het bestand worden getoond in de velden Bijlage en Omschrijving. 5. Klik nu op de knop OK. 6. Het bestand wordt toegevoegd aan het werkdocument van F2Report. Bijlagen verwijderen Om een bijlage te verwijderen in F2Report gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer in het hodscherm van F2Report in de boomstructuur aan de linkerzijde de bijlage die u wenst te verwijderen door erop te klikken. 2. Rechtsklik nu op deze bijlage. Een afrolmenu verschijnt. 3. Selecteer de opdracht Bijlage verwijderen in dit afrolmenu. 24

33 Werkdocumenten beheren 4. De melding "Bent u zeker dat u deze bijlage wilt verwijderen" verschijnt: Klik op Ja om te bevestigen. Ga naar stap 5. Klik op Nee om de actie te onderbreken. Ga rechtstreeks naar stap De bijlage wordt verwijderd. 6. U keert terug naar het hodscherm. Lijst van gekoppelde FinFisc programma's F2Report is gekoppeld aan de meeste FinFisc programma's. Afhankelijk van het type dossier (natuurlijke persoon rechtspersoon) zal deze lijst verschillend zijn. Een overzicht van de gekoppelde programma's. Accoms Fiskobel ACT - Activa Algemene vergadering Checklists Expert/M Plus Fiscale bijlagen ACCON Plus Jaarverslag Publicaties Personenbelasting Vennootschapsbelasting Waardebepaling Indiciaire taxatie Beroepskosten zelfstandigen Leasen lenen Uitstelaanvraag Wedde-administratie Woonlening 25

34

35 Cijfers importeren Cijfers importeren op basis van een proef- en saldibalans Importeren U beschikt over diverse mogelijkheden om een proef- en salidbalans te importeren. U kunt een proefen saldibalans importeren vanuit Accon Plus vanuit uw eigen boekhoudpakket. U volgt hiervoor twee stappen: Stap 1 - Balans inlezen vanuit Accon Plus inlezen vanuit uw eigen boekhoudpakket Stap 2 - Balans inlezen naar F2Report Balans importeren uit ACCON Plus Importeren - Inlezen balansen ACCON Plus U heeft uw werkdocument geopend en vervolgens kunt u een balans inlezen die u uit ACCON Plus ( Vennootschapsbelasting) haalt. Als u geabonneerd bent op ACCON Plus en/ Vennootschapsbelasting, dan beschikt u over verschillende balansen die licht verschillend zijn van elkaar (voor na resultaatverdeling, enz.). U kunt snel wisselen van balans binnen het beheer van proef- en saldibalans en vervolgens de balans van uw keuze importeren naar F2Report. Om dit te doen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. U start door naar het scherm Beheer proef- en saldibalans. 2. De balans die daar getoond wordt is een balans die al beschikbaar is uit ACCON Plus en/ Vennootschapsbelasting. 3. Selecteer de gewenste balans, en lees in. De balans wordt ingelezen in Beheer proef- en saldibalans. 4. U kunt de balans nu gaan inlezen naar F2Report. Het rechtstreeks bewerken van de proef- en saldibalans is niet mogelijk binnen de module Beheer proef- en saldibalans. Na het inlezen kunt u wel eventuele D.O. aanbrengen in F2Report. De balans importeren uit uw boekhoudpakket Importeren - Inlezen vanuit boekhoudpakket U kunt in uw werkdocument een balans inlezen vanuit uw boekhoudpakket. Een balans importeren vanuit uw boekhouding doet u als volgt: 1. Klik op de knop. 2. Het scherm Inlezen boekhouding verschijnt. 3. Selecteer het gewenste boekhoudpakket. Afhankelijk van het type boekhoudpakket zal de procedure anders verlopen. 27

36 F2Report Handleiding 4. Vul eventuele gegevens verder aan en klik op de knop Inlezen. 5. De cijfers uit de boekhouding worden ingelezen. Cijfers inlezen naar F2Report Extra - Inlezen naar F2Report Nadat u de balans ingelezen hebt, bent u nu klaar om vanuit het Beheer proef- en saldibalans de cijfers te gaan inlezen in F2Report. U gaat hiervoor als volgt te werk: 1. Klik in het scherm Beheer proef- en saldibalans op de knop. Klik op de opdracht Inlezen naar F2Report in het menu Extra. 2. De cijfers worden ingelezen naar de balansmappen van het werkdocument. U kunt uw werkdocument nu verder aanvullen (zie werkdocumenten wijzigen). Navigatie en algemene werking Beheer proef- en saldibalans Beheer proef- en saldibalans: het hodscherm Het hodscherm van de beheersmodule van proef- en saldibalans bestaat uit volgende onderdelen: menubalk knoppenbalk algemene gegevens balans: overzicht van de gegevens van de op dat moment getoonde balans presentatiemogelijkheden van de balans de balans zelf Menubalk Beheer proef- en saldibalans Menu Balans Openen Om een andere proef- en saldibalans te openen voor het geopende dossier. Opslaan Om de balans en diverse operaties op te slaan. Opslaan als Een proef- en saldibalans opslaan als Sluiten Om de beheersmodule Beheer proef- en saldibalans te sluiten. Menu Beeld Balans + D.O. Om de balans inclusief de diverse operaties te tonen op het scherm. Balans Om uitsluitend de balans, dus zonder de diverse operaties te tonen op het scherm. Diverse operaties Om uitsluitend de diverse operaties te laten zien op het scherm Extra 28

37 Cijfers importeren Inlezen naar F2Report Om de balans in te lezen naar F2Report. Beheer van relatietabellen Om naar het beheer van relatietabellen te gaan. Inlezen vanuit boekhoudpakket Om een balans te importeren uit uw boekhoudpakket Inlezen vanuit ACCON Plus Om een balans in te lezen vanuit ACCON Plus. Knoppenbalk Beheer proef- en saldibalans Overzicht knoppenbalk Knop Functie Om een balans te openen. Om een proef- en saldibalans te importeren vanuit een boekhoudpakket. Om een proef- en saldibalans uit ACCON Plus VenB te halen. Om de balans op te slaan. Om de balans op te slaan onder een andere naam. Om de balans in te lezen naar F2Report. Om naar het beheer van de relatietabellen te gaan. Hier kunt u rekeningreeksen gaan toewijzen aan rubrieken van het jaarrapport. Navigeren binnen dit scherm Als er een balans geselecteerd werd, dan ziet u in het onderste gedeelte van het scherm Beheer proef- en saldibalans een overzicht met alle rekeningen. Om hierbinnen te navigeren, beschikt u over de volgende mogelijkheden: Aan de hand van de pijltjestoetsen navigeert u binnen dit overzicht. Met de toetsen <home> en <end> springt u naar bovenaan, resp. onderaan het overzicht. Met de toetsen <PageUp> en <PageDown> springt u scherm per scherm naar boven, resp. naar beneden in dit overzicht. Balans: presentatiemogelijkheden Er zijn verschillende presentatiemogelijkheden voor uw proef- en saldibalans. U hebt de keuze tussen: Balans inclusief de D.O. (diverse operaties). Enkel de balans. Enkel de D.O. Om te switchen tussen de verschillende presentatiemogelijkheden, gaat u als volgt te werk: 1. Via het menu Beeld duidt u de gewenste lay-out aan. Door te navigeren met de pijltjes binnen deze keuzelijst: 29

38 F2Report Handleiding 2. Zodra u de gewenste presentatie hebt geselecteerd, wordt deze getoond op het scherm. Door te klikken op de knop diverse operaties)., kunt u werken met diverse operaties (zie ook Werken met Beheersmodule proef- en saldibalans gebruiken Beheersmodule proef- en saldibalans gebruiken Met deze module kunt u de beschikbare proef- en saldibalans voor het geopende dossier consulteren. Volgende bewerkingen zijn mogelijk: Een balans inlezen naar F2Report Een balans openen; Een balans opslaan; Een balans opslaan als; Er zijn verschillende presentatiemogelijkheden voor uw balans beschikbaar: Balans inclusief de D.O. (diverse operaties). Enkel de balans. Enkel de D.O. Vanuit dit beheer kunt u vervolgens: de balans rechtstreeks inlezen naar jaarrapport; naar het beheer van de relatietabellen gaan. Het bewerken van de proef- en saldibalans is niet mogelijk binnen de module Beheer proef- en saldibalans. Na het inlezen kunt u wel eventuele D.O. aanbrengen in F2Report. Een proef- en saldibalans openen Balans - Openen Om een bestaande proef- en saldibalans te openen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. 2. Het scherm Open verschijnt. Ga naar de locatie waar de proef- en saldibalans zich bevindt en selecteer de gewenste proef- en saldibalans. Deze heeft altijd als extensie *.psb *.xml. 3. Als u de gewenste proef- en saldibalans hebt geselecteerd, dan klikt u op de knop Open. 4. De proef- en saldibalans wordt ingeladen en u kunt deze consulteren. Een proef- en saldibalans opslaan Balans - Opslaan Om de eventuele wijzigingen op te slaan die u via de diverse operaties op het scherm Beheer proefen saldibalans doorvoert, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. 2. De proef- en saldibalans wordt opgeslagen. Een proef- en saldibalans opslaan als Balans - Opslaan als 30

39 Cijfers importeren Dit programma biedt u de mogelijkheid om een bestaande proef- en saldibalans te openen, deze te wijzigen via diverse operaties en vervolgens op te slaan onder een andere naam. Om een bestaande proef- en saldibalans op te slaan als, gaat u als volgt te werk: 1. Open de gewenste proef- en saldibalans (zie Openen proef- en saldibalans). 2. Klik op de knop. Het scherm Proef- en saldibalans opslaan als verschijnt. 3. Ga naar de gewenste locatie om op te slaan en geef een naam op voor de nieuwe proef- en saldibalans. 4. Klik op de knop Save om op te slaan. U keert terug naar het overzichtsscherm van de proefen saldibalans. Module Beheer relatietabellen Relatiebeheer Extra - Beheer van relatietabellen Binnen dit programma beschikt u over de mogelijkheid om op een systematische wijze de gegevens uit de boekhouding over te brengen naar F2Report. U doet dit aan de hand van een welbepaalde relatietabel die u kunt kiezen wanneer u de proef- en saldibalans inleest. Relatiebeheer opstarten Om de relatietabel te gaan toevoegen wijzigen, beschikt u over een apart gedeelte: het zgn. "Relatiebeheer". Er zijn twee manieren om naar het relatiebeheer vanuit het scherm Beheer proefen saldibalans te gaan: 1. Via de knop 2. Via Extra - Beheer van relatietabellen. Werking beheer relatietabellen Binnen het beheer van de relatietabellen kunt u de volgende zaken uitvoeren: 1. een nieuwe relatietabel creëren. 2. een relatietabel wijzigen, waarbij u: Een rubriek toevoegen in de relatietabel Een rubriek wijzigen in de relatietabel Een rubriek verwijderen in de relatietabel Niet gekoppelde rekeningen koppelen Een nieuwe relatietabel creëren Binnen het relatiebeheer kunt u een nieuwe relatietabel gaan toevoegen. nieuwe relatietabel Om een nieuwe relatietabel te creëren in het relatiebeheer, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. 2. Het scherm Nieuwe relatietabel verschijnt: Naam 31

40 F2Report Handleiding Geef de relatienaam op. Dit kan om het even wat zijn. Soms is het handig dat de relatienaam een indicatie geeft van de dossiernaam. Bijvoorbeeld in het geval bepaalde dossiers een welbepaalde relatie nodig hebben. Leeg / Afgeleid van U kunt altijd vertrekken van de Kluwer stware relatietabel, gebaseerd op het M.A.R. (Minimum Algemeen Rekeningenstelsel). Als u naderhand al enkele gepersonaliseerde relatietabellen beschikt, dan zullen deze ook in het afrolmenu verschijnen. Aantal digits Hier geeft u het aantal digits op voor uw rekeningen. Dit is maximaal 15 digits. 3. Klik op de knop OK om te bevestigen. De relatietabel wordt gecreëerd en de naam staat nu bovenaan het overzicht aan de rechterzijde van het scherm. 4. Vervolgens kunt u rekeningen gaan toewijzen aan rubrieken van de jaarrekening, wijzigingen gaan doorvoeren indien u vertrekt van een bestaande relatietabel. Een relatietabel wijzigen Om een relatietabel te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de gewenste relatietabel in het overzicht bovenaan uw scherm. 2. Klik op de knop. 3. Het scherm Relatiebeheer verschijnt. 4. Op dit scherm krijgt u een overzicht met de rubrieken die voor deze relatietabel reeds zijn toegewezen. 5. U kunt in dit overzicht rubrieken gaan toevoegen, wijzigen, verwijderen. Een relatietabel verwijderen Om een relatietabel te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. In het Beheer proef- en saldibalans selecteert u de relatietabel die u wenst te verwijderen. 2. Klik op. Het scherm Relatiebeheer verschijnt. 3. Klik op de knop Verwijderen onderaan uw scherm.. 4. De volgende melding verschijnt: Wenst u de huidige relatie te verwijderen? Klik op Ja om te bevestigen. Klik op Nee om de handeling te onderbreken. 4. De relatietabel wordt verwijderd uit het overzicht. Herhaal stappen 1 t.e.m. 3 om nog een relatietabel te verwijderen. Rubriek toevoegen in de relatietabel Om een nieuwe rubriek toe te voegen in de relatietabel gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. 2. Het scherm Rubriek toevoegen in de relatietabel verschijnt: Van rekening... tot rekening... Geef de begin- en eindrekening in van de rekeningreeks om deze toe te wijzen naar een rubriek van de jaarrekening. 32

41 Cijfers importeren Rubriek Kies uit de keuzelijst de rubriek van de jaarrekening waaraan de rekeningreeks dient te worden toegewezen. 3. Klik op OK om te bevestigen en om actief te blijven binnen dit detailscherm. Klik op Annuleren om terug te keren naar het relatiebeheer Rubriek wijzigen in de relatietabel Om een rubriek in een welbepaalde relatietabel te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de gewenste rekening(reeks) in het overzicht onderaan uw scherm door erop te klikken en klik vervolgens op de knop. Dubbelklik op de gewenste rubriek. 2. Het scherm Rubriek wijzigen in de relatietabel verschijnt. 3. Wijzig de gewenste gegevens. 4. Klik op de knop OK om de wijzigingen op te slaan en terug te keren naar het overzicht. Klik op de knop Annuleren om terug te keren naar het relatiebeheer. Een rubriek verwijderen in de relatietabel Om een rubriek in een welbepaalde relatietabel te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de gewenste rubriek in het overzicht onderaan uw scherm door erop te klikken en klik vervolgens op de knop. 2. De rubriek wordt verwijderd uit het overzicht. Herhaal stappen 1 en 2 om eventueel nog een andere reeks te verwijderen. Opgelet! De reeds toegewezen rekeningen kunnen niet worden verwijderd uit de standaard relatietabel van Kluwer stware. Niet gekoppelde rekeningen koppelen Na het inlezen van de proef- en saldibalans, kan het voorkomen dat er niet-gekoppelde rekeningen zijn. F2Report relatiebeheer laat u toe deze rekeningen te koppelen. Een niet-gekoppelde rekening is een rekening die nog niet gekoppeld is aan een rubriek binnen de Kluwer Stware relatietabellen. Bij het inlezen van de balanscijfers naar F2Report wordt u gevraagd óf u de desbetreffende nietgekoppelde rekeningen wil koppelen via het relatiebeheer. Doet u dit niet, dan worden de nietgekoppelde rekeningen niet ingelezen naar F2Report. Om niet-gekoppelde rekeningen te koppelen, gaat u als volgt te werk: 1. In het scherm Relatiebeheer klikt u in de lijst Niet gekoppelde rekeningen op de niet gekoppelde rekening die u wilt linken aan een rubriek. 2. Klik vervolgens op de gewenste rubriek in de lijst Gekoppelde rekeningen. Klik op de knop om de koppeling door te voeren. 33

42 F2Report Handleiding Klik op de knop. Het scherm Rubriek wijzigen in de relatietabel verschijnt. Wijzig de Van rekening Tot rekening. 3. Sla de wijzigingen op. 4. Lees vervolgens de nu gekoppelde rekeningen in naar F2Report. 5. De rekeningen verschijnen onder de nieuw gekoppelde rubriek in de balansmappen van het werkdocument. 34

43 Werken met diverse operaties Werken met diverse operaties Toegang via knop Het is niet mogelijk om de proef- en saldibalans te gaan wijzigen, tenzij u dit via diverse operaties doet. Het voordeel hiervan is dat de oorspronkelijke proef- en saldibalans blijft behouden en u altijd een spoor terugvindt van de wijzigingen die u in dit stadium hebt aangebracht. De diverse operaties moeten altijd in evenwicht zijn. Debet is altijd gelijk aan credit. Indien u dit evenwicht niet bereikt, zult u de diverse operatie niet kunnen toevoegen. Om naar de module van de diverse operaties te gaan, gaat u als volgt te werk: 1. Na het inlezen van de balans krijgt u in de boomstructuur de verschillende balansonderdelen te zien. Navigeer naar een dergelijk balansonderdeel en klik op de knop 2. Het scherm Diverse operaties verschijnt (zie Over het scherm Diverse operaties). 3. U kunt nu diverse operaties gaan toevoegen, bewerken en verwijderen. Diverse operaties kunt u ook oproepen in het scherm Beheer proef- en saldibalans (zie ook Balans: presentatiemogelijkheden). Over het scherm Diverse operaties Op dit scherm ziet u: een knoppenbalk Knop Functie Om de diverse operaties op te slaan Om een diverse operatie toe te voegen Om een diverse operatie te bewerken Om een diverse operatie te verwijderen een overzicht met de diverse operaties; en onderaan een invoergedeelte voor het invoeren van diverse operaties. Navigeren binnen het overzicht diverse operaties In de het bovenste gedeelte van het scherm Diverse operaties vindt u het overzicht terug van alle diverse operaties die in de geopende proef- en saldibalans werden geboekt: Aan de hand van het "+"-teken klapt u de volledige journaalpost open van de diverse operatie. 35

44 F2Report Handleiding Aan de hand van het "-"-teken klapt u de journaalpost terug dicht. Aan de hand van de pijltjestoetsen navigeert u binnen dit overzicht. Met de toetsen <home> en <end> springt u naar bovenaan, resp. onderaan het overzicht. Een diverse operatie toevoegen Om een diverse operatie toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar de module Diverse operaties via de knop.. U kunt dit na het inlezen van een proef- en saldibalans rechtstreeks gaan doen in het hodscherm van F2Report, maar dan dient u wel in de boomstructuur af te zakken naar rubriekniveau. 2. Klik op de knop. 3. Het schermgedeelte onderaan wordt actief. 4. Voer volgende zaken in: Nummer journaalpost, automatisch wordt het eerstvolgende nummer voorgesteld. Rekeningnummer Het rekeningnummer bestaat uit 6 cijfers Aanpassing aan het saldo Omschrijving in de gewenste talen. 5. U beschikt nu over de volgende knoppen: Aan de hand van de knop slaat u de diverse operatie op en kunt u meteen een nieuwe diverse operatie toevoegen. Aan de hand van de knop slaat u een gewijzigde diverse operatie opnieuw op en keert u terug naar het overzicht., indien u de toevoeging ongedaan wenst te maken, dan klikt u op deze knop 6. Sla nu deze wijzigingen nog op.. 7. U kunt deze nu ook inlezen naar F2Report. Een diverse operatie bewerken Om een diverse operatie te bewerken, gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar de module Diverse operaties via de knop.. 36

45 Werken met diverse operaties U kunt dit na het inlezen van een proef- en saldibalans rechtstreeks gaan doen in het hodscherm van F2Report, maar dan dient u wel in de boomstructuur af te zakken naar rubriekniveau. 2. Selecteer in het overzicht bovenaan de diverse operatie die u wenst te bewerken en klik op. Dubbelklik op de diverse operatie. 3. Het invoerscherm onderaan wordt actief. Voer de gewenste wijzigingen uit. 4. Om de wijzigingen op te slaan, klikt u op. Klik op om terug te keren naar het overzicht zonder verdere wijzigingen. 5. Sla nu deze wijzigingen nog op. Een diverse operatie verwijderen Om een diverse operatie te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar de module Diverse operaties. 2. Selecteer in het overzicht bovenaan de diverse operatie die u wenst te verwijderen en klik op. 3. De volgende schermboodschap verschijnt: Wenst u deze lijn te wissen? 4. Klik op Ja om te bevestigen. Klik op Nee om te annuleren. 5. Sla nu deze wijzigingen nog op. Opslaan wijzigingen aan de diverse operaties Nadat u de gewenste bewerkingen aan de diverse operaties hebt uitgevoerd, slaat u best deze wijzigingen op. U doet dit als volgt: 1. Klik op de knop. 2. De wijzigingen worden opgeslagen. 37

46

47 Rapporten op maat samenstellen Samenstellingen beheren Het linkergedeelte van uw hodscherm bevat uw boomstructuur. Helemaal onderaan ziet u twee tabs, eentje voor het Werkdocument, en eentje voor de Samenstelling. Deze twee verhouden zich tot elkaar zoals een bouwdoos met een bouwsel. In uw werkdocument vindt u de bouwstenen en in de samenstelling gaat u met deze bouwstenen aan de slag. U laat er weg, voegt er toe, wisselt ze van plaats, van niveau enz. Selecteren onderdelen De beschikbare onderdelen staan standaard aangevinkt in het overzicht. Een geselecteerd onderdeel ziet er zo uit: Omgekeerd kunt u dit onderdeel deselecteren. Nadat u de gewenste onderdelen van uw rapport hebt geselecteerd, kunt u uw rapport gaan genereren (Zie ook Een rapport creëren in het redactiescherm). Schematisch Onderdelen selecteren deselecteren U kunt onderdelen selecteren deselecteren. Vervolgens slaat u dit op als een nieuwe samenstelling, zodat u dit 'beeld' opnieuw kunt gebruiken voor toekomstige dossiers werkdocumenten. Om onderdelen te selecteren te deselecteren, gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar de tab Samenstelling door erop te klikken (onderaan in de boomstructuur). 2. U krijgt opnieuw de boomstructuur te zien, maar deze keer met aankruisvakjes erbij. 3. Voor de default samenstelling staan al deze aankruisvakjes aangevinkt. 4. Vink de onderdelen uit die u niet wenst op te nemen in uw rapport: 39

48 F2Report Handleiding Helemaal bovenaan ziet u een algemeen aankruisvakje staan, waarbij volgende keuzes beschikbaar zijn: (alle onderdelen geselecteerd), (enkel de onderdelen met informatie geselecteerd) en (niets geselecteerd). 5. Sla vervolgens deze samenstelling onder een naam van uw keus. Onderdelen van plaats en niveau veranderen U kunt onderdelen van plaats en/ niveau veranderen als u dit wenst. U legt de volgorde vast vooraleer u een rapport genereert in het redactiescherm, zodat u in het redactiescherm niet teveel werk meer heeft (met knippen en plakken). De gewijzigde volgorde slaat u op als nieuwe samenstelling. Zo blijft deze volgorde ook bruikbaar voor andere dossiers en werkdocumenten Om de volgorde en/ titleniveaus van de onderdelen te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar de tab Samenstelling door erop te klikken (onderaan in de boomstructuur). 2. Selecteer het onderdeel van de boomstructuur dat u van plaats wenst te veranderen en/ waarvan u het titelniveau wenst te wijzigen: : hiermee schuift het geselecteerde onderdeel één positie naar boven : hiermee schuift het geselecteerde onderdeel één positie naar beneden : hiermee schuift het geselecteerde onderdeel één titelniveau hoger : hiermee schuift het geselecteerde onderdeel één titelniveau lager Dit werkt zowel voor één individueel onderdeel als een volledige map waarin meerdere onderdelen zitten. 3. Indien u tevreden bent met de gewijzigde samenstelling, slaat u deze best op. Een nieuwe samenstelling creëren U kunt een nieuwe samenstelling creëren op basis van de standaard samenstelling die altijd wordt meegeleverd en die u niet kunt overschrijven. Om een nieuwe samenstelling te creëren, gaat u als volgt te werk: 1. In het linkerpaneel van uw scherm, klikt u op de tab Samenstelling. 2. U komt op het scherm voor de samenstelling van uw rapport terecht. U beschikt nu over een knoppenbalk:. 3. De standaard samenstelling op basis van uw werkdocument wordt getoond op het scherm. 4. Vink de onderdelen uit die u niet wenst mee te nemen in uw rapport. 5. Klik op de knop om de samenstelling op te slaan voor toekomstig gebruik. 6. Het scherm Samenstelling opslaan verschijnt waar u een omschrijving voor deze template kunt opnemen. 7. De naam van uw samenstelling verschijnt bovenaan in de keuzelijst. 8. U kunt nu uw rapport gaan genereren. 40

49 Rapporten op maat samenstellen Een samenstelling opslaan Als u uw samenstelling hebt aangepast, dient u deze op te slaan. De standaardsamenstelling kunt u niet wijzigen. U kunt ze wel wijzigen, maar dan dient u ze daarna op te slaan onder een andere naam. Om een samenstelling op te slaan, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. 2. De gewijzigde samenstelling wordt opgeslagen. Een samenstelling opslaan als U kunt een samenstelling opslaan onder een andere naam. Het meest logische is het dat u een betekenisvolle naam geeft aan al uw samenstellingen. Concreet betekent dit dat u bijvoorbeeld een samenstelling Klant hebt om een rapport voor uw klant te genereren, een samenstelling Bank om een rapport voor uw bank te genereren, een samenstelling Fiscus hebt om een rapport voor de fiscus te genereren. Als vertrekbasis gebruikt u heel waarschijnlijk de standaardsamenstelling die dezelfde is als het werkdocument (dat alle mogelijke bouwstenen bevat). U kunt de standaardsamenstelling wijzigen, maar deze dient u achteraf wel op te slaan onder een andere naam. Om een samenstelling op te slaan onder een andere naam, gaat u als volgt te werk: 1. Voer eerst de gewenste wijzigingen door aan uw basissamenstelling. 2. Klik vervolgens op de knop. 3. Het scherm Samenstelling opslaan verschijnt. 4. Voer de gewenste naam in. 5. Klik op de knop OK om op te slaan. 6. De samenstelling wordt opgeslagen onder de gekozen naam en is voortaan beschikbaar in het keuzelijst. 41

50

51 Boomstructuren beheren Boomstructuren beheren Extra - Boomstructuren beheren Boomstructuren zijn een soort van "blauwdruk voor samenstelling" van uw werkdocument. U legt een blauwdruk voor boomstructuur vast zodat u dit achteraf nog opnieuw kunt gebruiken voor andere werkdocumenten. U beschikt over: Kluwer boomstructuren, deze structuren liggen vast en kunnen niet worden verwijderd Eigen boomstructuren Boomstructuren beheren Via de opdracht Boomstructuren beheren in het menu Extra gaat u naar het boomstructuurbeheer van F2Report. Hier kunt u een eigen boomstructuur creëren. Opgelet! De boomstructuren van Kluwer kunt u niet rechtstreeks bewerken en ook niet verwijderen. Dit scherm bestaat uit drie grote onderdelen: het overzicht met Kluwer boomstructuren templates het overzicht met Eigen boomstructuren de preview van de boomstructuur die u geselecteerd hebt. Een eigen boomstructuur creëren Extra - Boomstructuren beheren Om een eigen template te creëren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op Boomstructuren beheren in het menu Extra. 2. Klik vervolgens op de knop. 3. Het scherm Nieuwe template verschijnt. 4. Selecteer hoe u uw template wenst te creëren: hetzij op basis van een blanco document, hetzij op basis van een reeds bestaande template. 5. Geef een naam op voor uw template. 6. Klik op OK om te bevestigen. 7. De template wordt gecreëerd en verschijnt in het overzicht. 8. Door rechts te klikken op de boomstructuur beschikt u over de volgende opties om de boomstructuur op uw maat te maken: mappen toevoegen submappen toevoegen mappen verwijderen mappen van naam wijzigen Balansmap toevoegen. Als u een wijziging doet aan de boomstructuur, bijvoorbeeld door een map toe te voegen te verwijderen, wordt dit ook doorgevoerd naar de werkdocumenten die op de boomstructuur gebaseerd zijn. 43

52

53 Templates beheren Templates voor rapporten beheren Voortaan is het mogelijk om templates voor rapporten te beheren en te hergebruiken. Een template is in feite een meer gestructureerde manier om een document van een bepaalde lay-out te voorzien. Onderdelen Een template is een verzameling van subtemplates die voor specifieke onderdelen van de lay-out worden vastgelegd: Beheren van pagina instellingen Beheren van kop- en voetteksten Beheren van voorbladen Beheren van stijlen Beheren van inhoudstafel. Samen vormen deze onderdelen één template. U kunt zoveel templates voorzien als u zelf wenst. Een template voor uw rapport bepalen, kunt u via de opdracht Beheer templates in het menu Extra (zie ook Rapporten redigeren in het redactiescherm, menubalk). Het vastleggen van de template is één keer moeite, maar achteraf bespaart u zich enorm veel tijd. U kunt deze templates ook hergebruiken voor andere dossiers. Voor elk van deze onderdelen verloopt het beheer (toevoegen, wijzigen verwijderen) op dezelfde wijze. 45

54

55 Rapporten redigeren in het redactiescherm Het redactiescherm opstarten Extra - Redactiescherm Om het redactiescherm op te starten, gaat u als volgt te werk: 1. Open het gewenste dossier. 2. Open het gewenste werkdocument waarmee u rapporten kunt genereren, Creëer een nieuw werkdocument. 3. Ga naar het menu Extra en klik op Redactiescherm. 4. Het Selectiescherm rapport verschijnt waarin u de instellingen voor het rapport bevestigt. 5. Uw rapport verschijnt in het redactiescherm. Een rapport redigeren in het redactiescherm Extra - Redactiescherm Nadat u alle documenten en cijfergegevens hebt verzameld, kunt u doorgaan naar het redactiescherm om uw definitief rapport samen te stellen, lay-out aan toe te kennen en af te drukken. In het redactiescherm beschikt u over een arsenaal van knoppen en functionaliteiten die u moeten in staat stellen elke gewenste lay-out te geven aan uw rapport. U kunt uw eigen logo en huisstijl gebruiken als u dit wenst. Het redactiescherm opstarten Navigatie en werking redactiescherm Uw eigen huisstijl gebruiken Logo's en andere afbeeldingen toevoegen Lettertype en lettergrootte wijzigen Tabellen toevoegen Knippen, kopiëren en plakken Rapporten beheren Een rapport creëren in het redactiescherm Als u in het invoergedeelte van F2Report alle documenten en cijfergegevens hebt verzameld, dan kunt u vervolgens met deze bouwstenen aan de slag in het redactiescherm van F2Report. Het best hebt u vooraf al de volgende stappen gezet: 1. U hebt een dossier geopend. 2. U hebt een werkdocument samengesteld geopend. 3. U bent doorgestart naar het redactiescherm. U belandt bij het doorstarten naar het redactiescherm automatisch op het selectiescherm voor de onderdelen van het rapport. Lees de stappen 2 t.e.m. 5 na van de hieronder beschreven procedure. Om een rapport te genereren aan de hand van het selectiescherm, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. Klik op de opdracht Nieuw (Selectiescherm) in het menu Bestand. 2. Het scherm Selectiescherm rapport verschijnt. 3. Selecteer uw opties voor presentatie van het rapport. 47

56 F2Report Handleiding Wilt u aan uw rapport balanstotalen toevoegen? Of u kiest ervoor een inhoudstafel op te nemen? Verder kunt u ook switchen van afdruktaal. 4. Klik op de knop OK. 5. Het rapport wordt gegenereerd en verschijnt in het invoerscherm. U kunt nu hierin lay-out gaan toekennen, teksten bijtikken verwijderen, e.d.m. Het is mogelijk om meerdere rapporten te genereren met dezelfde bouwstenen. Zie Tip! Snel meerdere rapporten creëren Een rapport openen in het redactiescherm Bestand - Openen Om een rapport te openen in het redactiescherm, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Openen in het menu Bestand. Klik op de knop. 2. Het scherm Openen verschijnt. 3. Navigeer naar het gewenste bestand in de juiste folder en selecteer dit door het aan te klikken. 4. Klik vervolgens op de knop Open. 5. Het rapport wordt geopend. Een rapport opslaan Bestand - Opslaan Om een rapport op te slaan, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Opslaan in het menu Bestand. Klik op de knop. 2. Het scherm Save as verschijnt. Geef bij File een naam op voor het bestand. Selecteer het gewenste bestandstype in het afrolmenu Save as type. U hebt de keuze tussen *.rvf (rich view bestand), *.rtf (rich text bestand), *.txt (tekstbestand) *.txt (tekstbestand - Unicode). Het best slaat u dit document op als *.rvf. 3. Klik nu op de knop Save. 4. Het bestand wordt opgeslagen en u keert terug naar het redactiescherm. Een rapport opslaan als in het redactiescherm Bestand - Opslaan als Als u wenst te vertrekken van een bestaand rapport om een nieuw rapport te creëren, dan werkt u het best met de Opslaan als functie. Opslaan als creëert een gewijzigde kopie van een rapport. Het oorspronkelijke rapport blijft op deze manier behouden. Het is een goeie manier om snel meerdere versies van een bestaand rapport te creëren (zie ook Tip! Snel meerdere rapporten creëren). Om een rapport op te slaan onder een andere naam, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Opslaan als in het menu Bestand.. 48

57 Rapporten redigeren in het redactiescherm 2. Het scherm Save as verschijnt. Geef bij File een naam op voor het bestand. Selecteer het gewenste bestandstype in het afrolmenu Save as type. U hebt de keuze tussen *.rvf (rich view bestand), *.rtf (rich text bestand), *.txt (tekstbestand) *.txt (tekstbestand - Unicode). 3. Klik nu op de knop Save. 4. Het bestand wordt opgeslagen en u keert terug naar het redactiescherm. Een rapport exporteren Bestand - Exporteer... U beschikt over de mogelijkheid om een rapport gecreëerd in het redactiescherm te exporteren in een van de volgende formaten: *.rvf (RichView bestanden) *.rtf (RTF bestanden) *.txt (Tekstbestanden) *.txt (Tekstbestanden - Unicode) *.htm; *.html (HTML) *.htm; *.html (HTML - vereenvoudigd) *.doc (MS Word & 6.0/95) *.wps (Works 6.0 & 7.0) *.rtf (WinHelp RTF) Om een rapport te exporteren naar een ander formaat, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Exporteer... in het menu Bestand. 2. Het scherm Export verschijnt. 3. Bepaal in Save in de locatie waar u het document wenst op te slaan. 4. Voer een naam in voor het bestand en selecteer het gewenste bestandstype. 5. Klik vervolgens op de knop Save. 6. Het bestand wordt opgeslagen. Een afdrukvoorbeeld van een rapport maken Bestand - Afdrukvoorbeeld Vooraleer u een afdruk van een rapport maakt, doet u er goed aan om een afdrukvoorbeeld van uw rapport te maken. Op die manier kunt u snel zien de lay-out van uw rapport goed zit, en eventueel andere schoonheidsfoutjes opsporen. U maakt een afdrukvoorbeeld op de volgende manier: 1. Klik op de opdracht Afdrukvoorbeeld in het menu Bestand. Klik op de knop. 2. U krijgt een afdrukvoorbeeld van uw rapport te zien. 3. Klik op het afdrukvoorbeeld om in te zoomen (100%), klik opnieuw om terug uit te zoomen. 4. Navigeer doorheen het rapport aan de hand van de knoppen Eerste, Vorige, Volgende en Laatste. 49

58 F2Report Handleiding 5. Sluit het afdrukvoorbeeld aan de hand van het sluitblokje bovenaan rechts van uw scherm. 6. U keert terug naar het redactiescherm. Een rapport afdrukken Extra - Redactiescherm Om een rapport af te drukken, dient u naar het redactiescherm te gaan: Klik op de opdracht Redactiescherm in het menu Extra. Klik op de knop. In het redactiescherm Bestand - Afdrukken Om het rapport af te drukken in het redactiescherm, gaat u als volgt te werk: 1. Genereer eerst het rapport (Een rapport creëren in het redactiescherm). 2. Klik op de knop. Klik op de opdracht Afdrukken in het menu Bestand. 3. Het scherm Print verschijnt. 4. Klik op OK om het afdrukken te starten. Tip! Snel meerdere rapporten creëren In het redactiescherm kunt u snel meerdere rapporten die meerdere doeleinden kunnen dienen genereren. Er zijn twee methodes: Door gebruik te maken van Nieuw (Selectiescherm) in het menu Bestand. Hoe werkt dit? Op deze manier creëert u keer op keer een nieuw rapport, vertrekkend van de bouwblokken die u hebt samengesteld in het werkdocument. U slaat telkens uw nieuw gecreëerd rapport op onder een andere naam, en krijgt op deze manier snel verschillende rapporten. Door gebruik te maken van Opslaan als in het menu Bestand. Hoe werkt dit? Op deze manier stelt u eerst een nieuw rapport samen, waarin alle bouwblokken van het werkdocument vervat zitten. Vervolgens slaat u dit totaalrapport op. U kunt nu de onderdelen schrappen die u niet wenst en het rapport opslaan onder een andere naam. Zie Een rapport opslaan als in het redactiescherm voor meer info. Navigatie en werking scherm Navigatie en werking redactiescherm Binnen het redactiescherm beschikt u over de volgende elementen: boomstructuur aan de linkerzijde menubalk knoppenbalk het invoerscherm waar het gegenereerde rapport zal getoond worden en waarin u zelf nog kunt redigeren. 50

59 Rapporten redigeren in het redactiescherm Boomstructuur redactiescherm Bij het opstarten van het redactiescherm krijgt u het selectiescherm rapport te zien. In deze boomstructuur zitten alle bouwstenen om een rapport te genereren. Nu kunt u met deze inhoud aan de slag gaan om er een eigen jaarrapport ( meerdere versies daarvan) te genereren. Navigatie boomstructuur Het onderdeel Balans bestaat uit meerdere onderliggende rubrieken. U kunt deze folders en rubrieken open- en dichtklappen. Aan de hand van de verticale pijltjestoetsen kunt u navigeren binnen dit overzicht. Openklappen folders Als er een "+"-teken voor een folder staat, betekent dit dat er nog onderliggende rubrieken kunnen getoond worden. U kunt deze folder dus openklappen. Klik op het "+"-teken om de onderliggende rubrieken te visualiseren Dubbelklik op het woord "Balans". Dichtklappen folders Als er een "-"-teken voor een folder staat, betekent dit dat er onderliggende rubrieken worden getoond. U kunt deze folder dus dichtklappen. Klik op het "-"-teken om de onderliggende rubrieken te laten verdwijnen van uw scherm; Dubbelklik op het woord "Balans". Menubalk redactiescherm De menubalk van het redactiescherm bestaat uit de volgende onderdelen: Bestand Nieuw Om een nieuw rapport te genereren. Openen Om een bestaand rapport te openen. Opslaan Om de wijzigingen in een rapport op te slaan. Opslaan als Om een kopie van het rapport op te slaan onder een andere naam, om eventueel verder te bewerken. Exporteer Om een export naar o.m. html uit te voeren van een rapport. Afdrukvoorbeeld Om een afdrukvoorbeeld op het scherm te tonen vooraleer u een afdruk maakt. Afdrukken Om een afdruk van een rapport te maken. Afsluiten Om het redactiescherm af te sluiten. Bewerken Ongedaan maken Om een bewerking ongedaan te maken. 51

60 F2Report Handleiding Opnieuw uitvoeren Om een bewerking opnieuw uit te voeren. Knippen Om een selectie in de teskt te knippen. Kopiëren Om een selectie te kopiëren. Plakken Om een gekopieerde geknipte selectie te plakken. Plakken speciaal Om een selectie te plakken als rich view formaat, rich text formaat, tekst unicode tekst. Zoek Om een zoekactie doorheen het rapport te ondernemen. Zoek volgende Om een zoekactie te herhalen doorheen het rapport. Vervang Om een woord bedrag te vervangen doorheen het rapport. Omkering hod- /kleine letters Om resp. in hod- kleine letters te verwisselen. Pagina einde invoeren Om een pagina einde (page break) in te voeren. Pagina einde verwijderen Om een pagina einde (page break) te verwijderen. Alles selecteren Om de volledige tekst te selecteren. Lettertype Lettertype (Standard) Om een ander lettertype te selecteren. Lettertype (Advanced) Om een ander lettertype te selecteren Stijl Om de geselecteerde tekst vet, cursief, onderstreept, doorgehaald, alles in hodletter, met bovenstreep te tonen. Grootte Om de grootte van de geselecteerde tekst te wijzigen. Tekst kleuren Om de kleur van de geselecteerde tekst te wijzigen. Tekst markeren Om de geselecteerde tekst te markeren. Alinea Alinea Randen en achtergrond alinea Links uitlijnen Centreren Rechts uitlijnen Uitvullen Opsommingstekens en nummering Opsommingstekens Nummering 52

61 Rapporten redigeren in het redactiescherm Woorden afbreken Inspringen verkleinen Inspringen vergoten Enkele regelruimte 1.5 Regelruimte Dubbele regelruimte Achtergrond kleur alinea Invoegen Bestand Afbeelding Horizontale lijn Hyperlink Symbool PDF Tabel Tabel invoegen Invoegen kolom links Invoegen kolom rechts Invoegen rij boven Invoegen rij onder Verwijder rijen Verwijder kolommen Verwijder tabel Selecteer Uitlijnen cel inhoud Celranden Cellen splitsen Cellen samenvoegen Toon tabel lijnen Tabel eigenschappen Templates Beheer templates Om naar het beheer van de templates te gaan. Beheer pagina-instellingen Om naar het beheer van de pagina-instellingen te gaan. Beheer kop-en voettekst Om naar het beheer van de kop- en voettekst te gaan. Beheer voorblad Om naar het beheer van de voorbladen te gaan. Beheer stijlen Om naar het beheer van de stijlen te gaan. Beheer inhoudstafel Om naar het beheer van de inhoudstafel te gaan. 53

62 F2Report Handleiding Knoppenbalk redactiescherm Knop Functie Standaardknoppenbalk Om een nieuw rapport te creëren. Om een ander rapport te openen. Om het rapport op te slaan. Om een afdrukvoorbeeld op het scherm te tonen vooraleer u een afdruk maakt. Om een afdruk van een rapport te maken. Om een zoekactie te ondernemen binnen het rapport. Om een "zoek-en-vervang"-actie doorheen uw rapport uit te voeren. Om de geselecteerde tekst te knippen. Om de geselecteerde tekst te kopiëren. Om de gekopieerde geknipte tekst te plakken. Om een bewerking ongedaan te maken. Om een bewerking opnieuw uit te voeren. Om een beeld logo in te voegen. Om een tabel toe te voegen. Om de harde returns e.d.m. te tonen te verbergen Tabelknoppenbalk Om een kolom in te voegen langs de linkerkant. Om een kolom in te voegen langs de rechterkant. Rand links toevoegen. Rand rechts toevoegen. Rand boven toevoegen. Rand onder toevoegen. Rand romdom toevoegen. Rand rondom verwijderen. Lay-out knoppenbalk Om het geselecteerde woord tekst vet te zetten. 54

63 Rapporten redigeren in het redactiescherm Om het geselecteerde woord tekst cursief te zetten. Om het geselecteerde woord tekst te onderlijnen. Om het geselecteerde woord tekst te doorstrepen. Om het geselecteerde woord tekst bovenaan uit te lijnen. Om het geselecteerde woord tekst met één punt groter te maken. Om het geselecteerde woord tekst met één punt kleiner te maken. Om het geselecteerde woord tekst in een bepaalde kleur te zetten. Om het geselecteerde woord tekst in de gewenste kleur te markeren. Om de geselecteerde paragraaf links uit te lijnen. Om de geselecteerde paragraaf te centreren. Om de geselecteerde paragraaf rechts uit te lijnen. Om de geselecteerde paragraaf over de volledige paginabreedte uit te lijnen. Om de geselecteerde tekst als puntje van een opsomming te tonen. Om de geselecteerde tekst als puntje van een genummerde opsomming te tonen. Om de geselecteerde tekst naar links te laten inspringen. Om de geselecteerde tekst naar rechts te laten inspringen. Om de achtergrondkleur te wijzigen. Om het lettertype te wijzigen. Om de puntgrootte van het lettertype te wijzigen. Template knoppenbalk Om naar het beheer van templates te gaan. Om naar het beheer van inhoudstafel te gaan. Om naar het beheer van de pagina-instellingen te gaan. Om naar het beheer van de kop- en voettekst te gaan. Om naar het beheer van de voorbladen te gaan. Om naar het beheer van de stijlen te gaan. Invoerscherm redactiescherm U kunt er nu ook voor kiezen de totalen van de rubrieken weer te geven op uw rapport. 55

64 F2Report Handleiding In het redactiescherm kunt u de nodige bewerkingen en toevoegingen aan uw rapport gaan doorvoeren. Nadat u in de gewenste onderdelen voor uw rapport hebt aangevinkt, kunt u het rapport genereren door te klikken op de knop Maak rapport. Vervolgens kunt u in dit rapport alle wijzigingen doorvoeren die u maar wenst. U kunt stukken tekst tabellen bijtikken, de lay-out wijzigen, e.d.m. Het volstaat dat u gewoon links klikt in het invoerscherm aan de rechterkant, en u de bewerkingen die u wenst uitvoert. Wat wenst u te doen? Uw eigen huisstijl gebruiken Logo's en andere afbeeldingen toevoegen Lettertype en lettergrootte wijzigen Tabellen toevoegen Knippen, kopiëren en plakken Werken met templates Templates voor rapporten beheren Voortaan is het mogelijk om templates voor rapporten te beheren en te hergebruiken. Een template is in feite een meer gestructureerde manier om een document van een bepaalde lay-out te voorzien. Onderdelen Een template is een verzameling van subtemplates die voor specifieke onderdelen van de lay-out worden vastgelegd: Beheren van pagina instellingen Beheren van kop- en voetteksten Beheren van voorbladen Beheren van stijlen Beheren van inhoudstafel. Samen vormen deze onderdelen één template. U kunt zoveel templates voorzien als u zelf wenst. Een template voor uw rapport bepalen, kunt u via de opdracht Beheer templates in het menu Extra (zie ook Rapporten redigeren in het redactiescherm, menubalk). Het vastleggen van de template is één keer moeite, maar achteraf bespaart u zich enorm veel tijd. U kunt deze templates ook hergebruiken voor andere dossiers. Voor elk van deze onderdelen verloopt het beheer (toevoegen, wijzigen verwijderen) op dezelfde wijze. Beheren van voorbladen Vanuit het redactiescherm kunt u de diverse voorbladen beheren. Achteraf kunt u deze voorbladinstellingen opnieuw oppikken in uw globale template (zie Templates voor rapporten beheren). Het is handig en makkelijk als u per type rapport een voorblad creëert. Stel dat u bijvoorbeeld rapporten wenst te genereren voor Klant, Bank Fiscus, dan is het uitermate handig om een voorblad Klant, een voorblad Bank en een voorblad Fiscus te creëren. Welke elementen kunt u vastleggen bij de voorbladen? Lettertype 56

65 Rapporten redigeren in het redactiescherm Selecteer het lettertype uit de keuzelijst: Kies de gewenste puntgrootte uit de keuzelijst: U kunt ook nog de kleur voor uw lettertype opgeven en het lettertype vet, cursief onderlijnd weergeven. Lay-out Aan de hand van de knoppen centreren rechts uitlijnen. kunt u per lijn tekst deze tekst resp. links uitlijnen, Dossiergegevens Hiervoor hebt u de keuze tussen: Algemene gegevens (naam, voornaam, rechtsvorm, ondernemingsnummer) Adresgegevens Contactgegevens Deze gegevens worden gecodeerd getoond zodat dit voorblad voor meerdere dossiers kan gebruikt worden. Afbeelding (bedrijfslogo b.v.) Hier kunt u uw bedrijfslogo een andere afbeelding opnemen: 1. Als u op de knop klikt, dan krijgt u een dialoogvenster te zien waar u uw afbeelding kunt selecteren. 2. Indien uw afbeelding zich op een andere locatie bevindt, kunt u daarheen desgewenst navigeren. 3. Selecteer de gewenste afbeelding en klik vervolgens op Open. 4. De afbeelding wordt ingeladen in het voorblad. 5. Om deze afbeelding te vergroten verkleinen, kunt u deze bij de hoeken gaan vastpakken (klikken tot er een dubbele pijl te voorschijn komt) en slepen tot u de gewenste grootte bekomt. Datum en tijd Door op de knoppen te klikken, kunt u automatisch de datum en het uur opnemen. Deze verschijnen onder gecodeerde vorm waardoor deze zich altijd aanpast aan de huidige datum en tijd. U kunt een voorblad creëren en opslaan voor vier verschillende talen (Nederlands, Frans, Engels en Duits). Op die manier is het slechts een kleine moeite om meerdere rapporten voor meerdere talen te genereren. Beheren van Inhoudstafel Redactiescherm - Inhoudstafel Vanuit het redactiescherm kunt u via de menubalk Tempates - Beheer Inhoudstafel met de knop Inhoudstafel op de redactiebalk de inhoudstafel van uw rapport beheren. Wat wenst u te doen? een nieuwe inhoudstafel creëren een inhoudstafel wijzigen 57

66 F2Report Handleiding een inhoudstafel verwijderen. Een inhoudstafel geeft u een overzicht van de onderwerpen opgenomen in het F2 Report. Beheren van kop- en voetteksten Vanuit het redactiescherm kunt u de kop- en voetteksten beheren. Achteraf kunt u deze instellingen opnieuw oppikken in uw globale template (zie Templates voor rapporten beheren). Kop- en voetteksten (header en footer) zijn steeds wederkerende teksten die u op elke pagina terugvindt. Zie ook Kop- en voetteksten invoeren voor meer informatie hieromtrent. Beheren van stijlen Vanuit het redactiescherm kunt u diverse stijlen beheren. Achteraf kunt u deze stijl-instellingen opnieuw oppikken in uw globale template (zie Templates voor rapporten beheren). Een stijl is een verzameling van elementen die in hoge mate bepalend zijn voor het uitzicht van uw rapport: lettertype, fontgrootte, titelniveaus (rubriek) en hun uitzicht, e.d.m. U krijgt standaard een aantal stijlen meegeleverd met uw programma, zodat u heel snel aan de slag kunt gaan om uw rapport vorm te geven. Werken met stijlen Een stijl is een geheel van vormkenmerken die kunnen worden toegepast op tekst. Wanneer u een stijl toepast, dan past u een geheel van vormkenmerken toe op de tekst met één simpele druk op de knop. Bijvoorbeeld, in plaats van een stuk tekst in drie aparte stappen vorm te geven tot het in Verdana, 18 pt. en links uitgelijnd staat, kunt u dit met de stijlen zelf snel en makkelijk uitvoeren. In een stijl legt u het uitzicht vast van de titelniveaus (rubrieken genaamd in het programma) en onderliggende structuren. Het handige hierbij is dat u zich slechts één keer moet bezig houden met het definiëren van de stijl en dat u deze stijl nog talloze keren kunt hergebruiken. Welke elementen kunt u vastleggen bij de stijlen? Lettertype Kies uit de keuzelijst Lettertype een lettertype. Grootte Overschrijf in het vak Grootte de standaard lettergrootte met een nieuwe lettergrootte. Kleur Kies uit de keuzelijst Kleur een kleur. Vet, cursief, onderlijnen, doorhalen 1. Selecteer het aankruisvakje Vet om het titelniveau in vet weer te geven. 2. Selecteer het aankruisvakje Cursief om het titelniveau in cursief weer te geven. 3. Selecteer het aankruisvakje Onderlijnen om het titelniveau onderlijnd weer te geven. 4. Selecteer het aankruisvakje Doorhalen om het titelniveau door te halen. Insprong In het vak Insprong kiest u én hoeveel u het niveau laat inspringen. 58

67 Rapporten redigeren in het redactiescherm Beheren van pagina-instellingen Vanuit het redactiescherm kunt u de pagina-instellingen beheren. Achteraf kunt u deze instellingen opnieuw oppikken in uw globale template (zie Templates voor rapporten beheren). Welke elementen legt u vast in de pagina-instellingen? Marges Afdrukstand Kleur achtergrond Afbeelding achtergrond Toevoegen, wijzigen verwijderen voor (sub)templates Bij het beheer van de templates subtemplates verloopt het toevoegen, wijzigen verwijderen altijd op dezelfde manier. Toevoegen Om een (sub)template toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de (sub)template waarvoor u er een wenst toe te voegen door te klikken op de overeenstemmende knop in het redactiescherm. 2. Klik nu op de knop. 3. Voer een naam in voor de geselecteerde (sub)template. 4. Voeg vervolgens ook een omschrijving toe. 5. Vul verder de invoervelden aan die voor het geselecteerde type (sub)template van toepassing zijn. 6. Klik op de knop om de (sub)template op te slaan. Wijzigen Om een subtemplate te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de (sub)template waarvoor u er een wenst te wijzigen door te klikken op de overeenstemmende knop in het redactiescherm. 2. Klik nu op de knop. 3. Voer de gewenste wijzigingen uit voor de geselecteerde (sub)template. 4. Klik op de knop om de wijzigingen op te slaan. Verwijderen Om een (sub)template te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de (sub)template waarvoor u er een wenst te verwijderen door te klikken op de overeenstemmende knop in het redactiescherm. 2. Klik nu op de knop. 3. Er verschijnt een melding die u er op wijst dat u op het punt staat een (sub)template te verwijderen. Klik op OK om door te gaan. 4. De (sub)template wordt verwijderd. Als u alle toevoegingen, wijzigingen en verwijderingen hebt doorgevoerd in de (sub)template van uw keuze, klikt u op Toepassen om dit vervolgens ook toe te passen. U keert dan terug naar het redactiescherm. 59

68 F2Report Handleiding Een rapport bewerken Een bewerking ongedaan maken (Undo) Bewerken - Ongedaan maken Aan de hand van "Undo" kunt u de laatste bewerking opnieuw ongedaan maken. Dit is uiterst handig als u zich vergist hebt niet zo tevreden bent met de laatste bewerking. Om een bewerking ongedaan te kunnen maken, dient u minimaal reeds één bewerking te hebben verricht. Zo niet kunt u ook geen bewerking ongedaan maken. Om een bewerking ongedaan te maken, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. Klik op de opdracht Ongedaan maken in het menu Bewerken. 2. De laatste handeling wordt ongedaan gemaakt. Wil u graag terug uw oorspronkelijk resultaat, klik dan op Een bewerking opnieuw uitvoeren (Redo) voor meer informatie. Een bewerking opnieuw uitvoeren (Redo) Bewerken - Opnieuw uitvoeren Aan de hand van "Redo" kunt u de laatste "Undo" opnieuw uitvoeren. Om een bewerking ongedaan te kunnen maken, dient u minimaal reeds één bewerking te hebben verricht. Zo niet kunt u ook geen bewerking ongedaan maken. Om een bewerking opnieuw uitvoeren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. Klik op de opdracht Opnieuw uitvoeren in het menu Bewerken. 2. De laatste "Undo" wordt opnieuw uitgevoerd. Zie Een bewerking ongedaan maken (Undo) voor meer informatie. Een (stuk) tekst selecteren U kunt een stuk tekst en afbeeldingen selecteren aan de hand van de muis het toetsenbord. Om een stuk tekst te selecteren, gaat u als volgt te werk: 1. Sleep met de muis over het stuk tekst dat u wenst te selecteren. Hou de <shift>-toets ingedrukt terwijl u met de verticale horizontale pijltjestoetsen de gewenste tekst selecteert. 2. De tekst die u selecteert licht blauw op. Overige mogelijkheden 60

69 Rapporten redigeren in het redactiescherm Een woord selecteren Dubbelklik op het woord. Een regel tekst selecteren Beweeg de muisaanwijzer naar de linkerzijde van de lijn tot die verandert in een rechtswijzende pijl en klik dan. Een groter stuk tekst selecteren Klik aan het begin van de selectie en scroll naar het einde van de selectie. Hou ondertussen de <shift>-toets ingedrukt en klik. Een volledig document selecteren Druk <ctrl>-<a> in. De volledige tekst wordt geselecteerd. Knippen, kopiëren en plakken Knippen 1. Selecteer het stuk tekst beeld dat u wenst weg te knippen (zie Een (stuk) tekst selecteren). 2. Klik op de knop. Klik op de opdracht Knippen in het menu Bewerken. 3. De selectie wordt weggeknipt. U kunt deze nu eventueel elders plakken. Navigeer dan in het document naar de plaats waar de selectie mag worden geplakt. Kopiëren 1. Selecteer het stuk tekst beeld dat u wenst weg te kopiëren (zie Een (stuk) tekst selecteren). 2. Klik op de knop Klik op de opdracht Kopiëren in het menu Bewerken. 3. De selectie wordt gekopieerd. U kunt deze nu eventueel elders plakken. Navigeer dan in het document naar de plaats waar de selectie mag worden geplakt. Plakken 1. Als u eerder een stuk tekst hebt geselecteerd weggeknipt, dan kunt u dat vervolgens ook elders plakken. 2. Klik daarvoor op de knop. Of Klik op de opdracht Plakken in het menu Bewerken. 3. De selectie wordt geplakt op de plaats waar de cursor zich bevindt. Een rapport doorzoeken Bewerken - Zoek Naarmate uw rapport een steeds grotere omvang aanneemt, wordt een zoekfunctie onmisbaar. Aan de hand van deze functionaliteit wordt het doorzoeken van een rapport kinderspel. 61

70 F2Report Handleiding Om een rapport snel te doorzoeken, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Zoek in het menu Bewerken. Klik op de knop. 2. Het scherm Find verschijnt. 3. Voer in Find what de tekst in die u wenst te zoeken. 4. Selecteer eventueel andere opties om uw zoekopdracht nog te verfijnen. 5. Klik op Find next. 6. De zoekresultaten worden in het blauw opgelicht. Zoek- en vervang Bewerken - Vervang Wanneer u merkt dat bijvoorbeeld een bepaalde terminologie niet consequent wordt toegepast doorheen uw rapport, kunt u dit met de Zoek- en vervangfunctie snel oplossen. U zoekt de tekst die u wenst te verwijderen en geeft meteen het correcte alternatief mee. Om een (stuk) tekst te vervangen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Vervang in het menu Bewerken. 2. Het scherm Replace verschijnt. 3. Voer in Find what de tekst in die u wenst te zoeken en te verwijderen. 4. Voer in Replace with de tekst in die u wenst te gebruiken als alternatief. 5. Selecteer eventueel andere opties om uw zoekopdracht nog te verfijnen. 6. Klik op Replace All om het volledige document te doorlopen en de zoek- en vervang door te voeren. Klik op Replace om dit slechts voor het eerstvolgende item te doen. 7. Het aantal keer dat de zoek- en vervang werd doorgevoerd, wordt u gemeld op het einde van deze handeling. Klik op OK om terug te keren naar het hoscherm. Een pagina einde verwijderen (Page break) Bewerken - Pagina einde verwijderen U kunt doorheen uw rapport naar believen pagina eindes invoeren, maar ook verwijderen. Om een pagina einde te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Navigeer in het rapport naar de plaats waar u een pagina einde wenst te verwijderen. Een pagina einde wordt visueel voorgesteld aan de hand van een lichtgrijze horizontale lijn doorheen het document. 2. Positioneer de cursor onmiddellijk na deze grijze lijn. 3. Klik vervolgens op de opdracht Pagina einde verwijderen in het menu Bewerken. Indien deze opdracht niet actief is in het menu, dan dient u even na te kijken de cursor zich onmiddellijk na zo'n pagina einde (page break) bevindt. 4. Dit pagina einde wordt vervolgens verwijderd. 62

71 Rapporten redigeren in het redactiescherm Een pagina einde invoeren (Page break) Bewerken - Pagina einde invoeren U kunt om het even waar in uw rapport pagina eindes invoeren (page breaks). Dit is uitermate handig om een goed leesbaar eindrapport te creëren. Om een pagina einde in te voeren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Pagina einde invoeren in het menu Bewerken. 2. Een licht grijze lijn verschijnt over de breedte van uw rapport. Dit is het pagina einde dat u net hebt ingevoerd. 3. Om deze lijn eventueel terug te verwijderen, zie daarvoor Een pagina einde verwijderen (Page break). Een rapport vorm geven Uw eigen huisstijl gebruiken Een eigen huisstijl gebruiken impliceert meestal dat er een eigen lettertype en een eigen logo wordt toegevoegd. Hier vindt u een overzicht van de procedures die u van pas kunnen komen bij het implementeren van een eigen huisstijl: Lettertype en lettergrootte wijzigen Logo's en andere afbeeldingen toevoegen Kleuren aanpassen Een afbeelding als achtergrond gebruiken Is dit nog niet voldoende voor u, dan kunt u nog altijd het rapport zonder enig probleem exporteren naar Word. Achtergrondkleuren gebruiken Templates - Beheer pagina instellingen U kunt de pagina's van een achtergrondkleur voorzien. Om uw rapport van een achtergrondkleur te voorzien, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop Pagina instellingen. 2. Het scherm Beheer pagina instelling verschijnt. 3. De achtergrondkleur is een onderdeel van de pagina-instelling en kunt u niet los daarvan aanpassen. Het toevoegen, wijzigen verwijderen van een pagina-instelling wordt hier beschreven. 4. Onder het invoerveld Kleur achtergrond kunt u de gewenste kleur selecteren. 5. Klik op Toepassen om te bevestigen. Lettertype en lettergrootte wijzigen Lettertype - Lettertype (standaard) / Grootte U kunt het lettertype en de lettergrootte van uw tekst wijzigen. 63

72 F2Report Handleiding Lettertype wijzigen Om het lettertype te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer het stuk tekst waarvan u het lettertype wenst te wijzigen (zie Een (stuk) tekst selecteren). 2. Klik op de opdracht Lettertype (standaard) in het menu Lettertype. 3. Het scherm Font verschijnt. Selecteer het gewenste lettertype in de lijst. 4. Klik op OK om te bevestigen. Lettergrootte wijzigen Om de lettergrootte te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer het stuk tekst waarvan u de lettergrootte wenst te wijzigen (zie Een (stuk) tekst selecteren). 2. Om de tekstgrootte te wijzigen beschikt u over de volgende opties: Klik op het pijltje naast deze vervolgkeuzelijst en selecteer de gewenste lettergrootte. Klik op de opdracht Grootte in het menu Lettertype en selecteer de gewenste optie. 3. De lettergrootte wordt aangepast. Logo's en andere afbeeldingen toevoegen Invoegen - Afbeelding U kunt logo's en andere afbeeldingen toevoegen aan het gegenereerde rapport. Logo opnemen in kop- voettekst: werkwijze Om een logo afbeelding op te nemen in de kop- voettekst, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop Pagina instelling. 2. Het scherm Beheer pagina - instelling verschijnt. 3. Klik op de knop Personaliseer koptekst ( Personaliseer voettekst, al naargelang van waar u het logo wenst te plaatsen). 4. Klik vervolgens op de knop. 5. Het scherm Open verschijnt. Blader naar de locatie waar het bestand zich bevindt. Meestal is dit een *.gif, *.jpg *.bmp-bestand. Let erop dat de afbeelding die u wenst op te nemen in de kop- voettekst correcte afmetingen heeft. De hoogte van deze afbeelding mag met de standaardpaginamarges maximaal 53 pixels hoog zijn. Desnoods dient u deze afmetingen nog aan te passen in een ander fotobewerkingsprogramma. Eventueel kunt u ook de paginamarges aanpassen, zodat u toch een groter logo kunt gebruiken. 6. Selecteer het bestand en klik op de knop Open. 7. Klik vervolgens op OK. Het bestand wordt getoond in de kop- voettekst. Klik opnieuw op OK. 8. Maak nu een afdrukvoorbeeld om te kijken het logo correct getoond wordt in het rapport. Logo opnemen in het rapport: werkwijze Om logo's en afbeeldingen toe te voegen aan uw rapport, gaat u als volgt te werk: 64

73 Rapporten redigeren in het redactiescherm 1. Klik op de opdracht Afbeelding in het menu Invoegen. Klik op de knop. 2. Het scherm Afbeelding verschijnt. 3. Navigeer naar de plaats waar uw afbeelding zich bevindt en selecteer dit door erop te klikken. Enkel de bestanden van het type *.jpeg, *.jpg, *.bmp, *.emf, *.wmf, *.ico kunnen worden opgenomen. 4. Klik vervolgens op de knop Open. 5. De afbeelding wordt opgenomen in het rapport. U kunt ook een afbeelding als achtergrond instellen. Meer info hier. Een afbeelding als achtergrond gebruiken Templates - Beheer pagina instellingen U kunt een afbeelding van uw keuze opnemen als achtergrond van uw rapport. Hierover kunt u uw tekst tikken. Om een afbeelding te gebruiken als achtergrond, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop Pagina instellingen. 2. Het scherm Beheer pagina instelling verschijnt. 3. De afbeelding achtergrond is een onderdeel van de pagina-instelling en kunt u niet los daarvan aanpassen. Het toevoegen, wijzigen verwijderen van een pagina-instelling wordt hier beschreven. 4. Klik op de knop Selecteer achtergrond om een afbeelding te kiezen. Het scherm Afbeelding achtergrond verschijnt. Klik op de knop Selecteer achtergrond. 5. Het scherm Afbeelding achtergrond verschijnt. Navigeer naar de plaats waar uw afbeelding zich bevindt en selecteer dit door erop te klikken. Enkel de bestanden van het type *.jpeg, *.jpg, *.bmp, *.emf, *.wmf, *.ico kunnen worden opgenomen. 6. Klik vervolgens op de knop Open en daarna op de knop OK. 7. Klik op de knop Toepassen om de afbeelding als achtergrond op te nemen in het rapport. Kleuren aanpassen U kunt uw kleuren volledig naar wens aanpassen, zowel voor de achtergrond als voor de letterkleur, als voor tekstmarkeringen, als voor tabellen. U hebt daarbij de keuze tussen de standaard aangeboden kleuren, u kunt volledig zelf uw kleuren definiëren (RGB-waarden Hue/Sat/Lum-waarden). Kleuren van letters aanpassen 65

74 F2Report Handleiding Om de kleuren van de letters aan te passen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tekst kleur in het menu Lettertype. Klik op de knop. 2. Er verschijnt een scherm met standaardkleuren. Selecteer de gewenste kleur. Indien u hiertussen uw gading niet vindt, kunt u klikken op Meer kleuren... om te kiezen tussen meer kleuren. Of, voor de gevorderde gebruikers, u kunt ook zelf de RGB waarden instellen. Kleuren van achtergrond aanpassen Om de kleuren van de achtergrond van een alinea aan te passen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Achtergrondkleur alinea... in het menu Alinea. Klik op de knop. 2. Er verschijnt een scherm met standaardkleuren. Indien u hiertussen uw gading niet vindt, kunt u klikken op Meer kleuren... om te kiezen tussen meer kleuren. Of, voor de gevorderde gebruikers, u kunt ook zelf de RGB waarden instellen. Kleuren van tekstmarkeringen aanpassen Om de kleuren van de tekstmarkeringen aan te passen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tekst markeren in het menu Lettertype. Klik op de knop. 2. Er verschijnt een scherm met standaardkleuren. Selecteer de gewenste kleur. Indien u hiertussen uw gading niet vindt, kunt u klikken op Meer kleuren... om te kiezen tussen meer kleuren. Of, voor de gevorderde gebruikers, u kunt ook zelf de RGB waarden instellen. Marges wijzigen Templates - Beheer pagina instellingen U kunt de marges van een rapport wijzigen via de pagina-instellingen. Om de marges van het document te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop Pagina instellingen. 2. Het scherm Beheer pagina instelling verschijnt. 3. De marges zijn een onderdeel van de pagina-instelling en kunt u niet los daarvan aanpassen. Het toevoegen, wijzigen verwijderen van een pagina-instelling wordt hier beschreven. 4. Onder het vak Marges (millimeters) kunt u de marge-instellingen voor boven, onder, links en rechts wijzigen. 5. Klik op Toepassen om te bevestigen. Afdrukstand pagina wijzigen Templates - Beheer pagina instellingen U kunt de pagina's van uw rapport staand liggend afdrukken. Om de afdrukstand voor uw rapport te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 66

75 Rapporten redigeren in het redactiescherm 1. Klik op de knop Pagina instellingen. 2. Het scherm Beheer pagina instelling verschijnt. 3. De afdrukstand is een onderdeel van de pagina-instelling en kunt u niet los daarvan aanpassen. Het toevoegen, wijzigen verwijderen van een pagina-instelling wordt hier beschreven. 4. Onder het vak Afdrukstand kunt u de pagina instelling wijzigen tot staand (portrait) liggend (landscape). Selecteer de gewenste afdrukstand door erop te klikken. 5. Klik op Toepassen om te bevestigen. Kop- en voetteksten invoeren Templates - Beheer kop- en voettekst U kunt uw eigen kop- en voetteksten invoeren in F2Report. Kop- en voetteksten (header en footer) zijn steeds wederkerende teksten die u op elke pagina terugvindt. Om uw eigen kop en voetteksten in te voeren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop Kop- en voettekst in het redactiescherm. 2. Het scherm Beheer kop- en voettekst verschijnt. 3. De kop- en voettekst wordt altijd opgeslagen als een subtemplate. Het toevoegen, wijzigen verwijderen van een (sub)template wordt hier beschreven. 4. Onderaan dit scherm krijgt u twee tabs: Koptekst en Voettekst. De manier van werken verloopt analoog voor beide onderdelen. Selecteer de gewenste tab. 5. Klik op de knop Personaliseer koptekst (resp. Personaliseer voettekst). 6. Het scherm Wijzigen koptekst (resp. voettekst) verschijnt. Personaliseren kop- en voettekst: hoe? Aan de hand van de knoppenbalk kunt u bepaalde geautomatiseerde teksten genereren, zoals paginanummering, enz. (zie ook Over paginanummering) Knop Uitwerking Met deze knop kiest u het lettertype van de kop- voettekst. Door hierop te klikken kunt u geautomatiseerde paginanummering opnemen in de kop- voettekst. Met deze knop neemt u het totaal aantal pagina's in de kop- voettekst op. Met deze knop neemt u de datum op in de kop- voettekst. Met deze knop neemt u het uur op in de kop- voettekst. Met deze knop neemt u een afbeelding op in de kop- voettekst. Deze optie is bij uitstek geschikt om het bedrijfslogo op te nemen op elke pagina. 67

76 F2Report Handleiding Met deze knop neemt u de dossiergegevens automatisch over. Het gaat hier om naam (voornaam), rechtsvorm, adresgegevens, contactgegevens. 7. Voer de gewenste wijzigingen door en klik op OK. Over paginanummering U kunt zelf de paginanummering wijzigen door bijvoorbeeld de nummering te laten starten op een pagina van uw wens. Om uw eigen paginanummering in te voeren, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop Kop- en voettekst. 2. Het scherm Beheer kop- en voettekst verschijnt. 3. De paginanummering zijn een onderdeel van de kop- en voettekst en kunt u niet los daarvan aanpassen. Het toevoegen, wijzigen verwijderen van een (sub)template wordt hier beschreven. 4. Klik op de knop Personaliseer koptekst (resp. Personaliseer voettekst), afhankelijk van de tab die u onderaan hebt gekozen. 5. Het scherm Wijzigen koptekst verschijnt. 6. Kies de positie waar u de paginanummering wenst. 7. Klik vervolgens op de knop. De code voor het paginanummer verschijnt. Automatisch zal nu de correcte paginanummering aangebracht worden op de gewenste plaats op het blad. 8. Om te bevestigen klikt u op OK. 9. Bij het afdrukken verschijnt de paginanummer die u hebt gekozen. RGB-waarden instellen Met het instellen van de RGB (Red, Green, Blue) waarden wordt er telkens een unieke kleur bepaald. Computerschermen creëren kleuren door de kleuren rood, groen en blauw te mengen. Dit zijn nl. de drie belangrijkste kleuren van geprojecteerd licht. Om deze waarden aan te passen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer in het menu Lettertype de opdracht Tekstkleur. 2. Er verschijnt een klein venster met kleuren. 3. Klik op Meer kleuren Het scherm Color verschijnt. 5. Klik op Define custom colors. Het huidige scherm wordt groter gemaakt en u kunt nu de RGB-waarden gaan aanpassen. Werken met tabellen Tabellen toevoegen Tabel - Tabel invoegen U kunt zelf tabellen toevoegen in F2Report. 68

77 Rapporten redigeren in het redactiescherm Om een tabel toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. Klik op de opdracht Tabel invoegen in het menu Tabel. 2. Het scherm Invoegen tabel verschijnt. 3. Geef aan hoe u de tabel precies wenst te hebben: Tabelgrootte: geef het aantal kolommen en rijen voor uw tabel op. Tabel lay-out: selecteer het gewenste lay-out type. U hebt de keuze tussen automatisch, aangepast aan het venster, en een handmatige instelling. Om deze instellingen telkens opnieuw te kunnen hergebruiken, vinkt u onderaan het aankruisvakje Bewaar grootte voor nieuwe tabellen. 4. Klik op OK om de tabel in het document te laden. Tabelbreedte wijzigen Tabel - Tabel eigenschappen U kunt de tabelbreedte makkelijk wijzigen. Om de tabelbreedte te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tabel - Tabel eigenschappen. 2. Het scherm Eigenschappen verschijnt. 3. Onder Tabel - Breedte vindt u twee invoervakken terug: In het eerste invoervak voert u een cijfer in. In het tweede invoervak kiest u de gewenste maatstaf, u hebt de keuze tussen procenten en pixels. Om een correcte lay-out te bekomen, is het aan te raden om met procenten te werken, hiermee kunt u preciezer de grootte van de tabel aanduiden. 4. Klik op OK om te bevestigen en terug te keren naar het redactiescherm. Een afbeelding als tabelachtergrond gebruiken Tabel - Eigenschappen U kunt desgewenst een afbeelding gebruiken om te fungeren als achtergrond bij een tabel. Om een afbeelding te gebruiken als achtergrond van een tabel, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tabel - Tabel eigenschappen. 2. Het scherm Eigenschappen verschijnt. 3. Klik op de knop Afbeelding. 4. Het scherm Achtergrond verschijnt. 5. Klik op de knop Openen. Het scherm Open verschijnt. 6. Blader naar de locatie waar de afbeelding zich bevindt. Selecteer de afbeelding door erop te klikken en klik op Openen. 69

78 F2Report Handleiding 7. Bepaal aan de linkerzijde van het scherm Achtergrond de positie van de afbeelding in de tabel: Geen: de afbeelding wordt niet getoond in de tabel. Tegels: de afbeelding wordt meerdere keer in kleiner formaat getoond in de tabel. Centreren: de afbeelding wordt gecentreerd weergegeven. Volledig venster: de afbeelding wordt volledig in de tabel weergegeven, ook al vervormt dit het oorspronkelijke formaat. 8. Klik op OK om de afbeelding als achtergrond in te stellen. Cellen samenvoegen in een tabel Tabel - Cellen samenvoegen Het is mogelijk om twee meer cellen samen te voegen tot één cel in een tabel. Om cellen samen te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de cellen in de tabel die u wenst samen te voegen: Hoe selecteren? 2. Klik vervolgens op de opdracht Cellen samenvoegen in het menu Tabel. 3. De cellen worden samengevoegd. Een kolom invoegen Tabel - Invoegen kolom (links rechts) U kunt in een bestaande tabel een kolom gaan invoegen, en dit zowel aan de linker- als aan de rechterzijde. Om een kolom in te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in de tabel op een plaats waar u aangrenzend een kolom wenst toe te voegen. 2. Klik vervolgens op de opdracht Tabel - Invoegen kolom (links rechts). 3. De kolom wordt toegevoegd aan de gewenste zijde. Een kolom verwijderen Tabel- Verwijder kolommen U beschikt over de mogelijkheid om kolommen te verwijderen uit uw tabel. Om een kolom te verwijderen uit een tabel, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de kolom die u wenst te verwijderen door er in te klikken. 2. Klik op de opdracht Tabel - Verwijder kolommen. 3. De kolom wordt verwijderd. Een rij invoegen Tabel - Invoegen rij (boven onder) 70

79 Rapporten redigeren in het redactiescherm U beschikt over de mogelijkheid om rijen in te voegen in een tabel. Om een meerdere rijen in te voegen in een tabel, gaat u als volgt te werk: 1. Klik in de tabel op een plaats waar u aangrenzend een rij wenst in te voegen. 2. Klik op de opdracht Invoegen rij (boven onder) in het menu Tabel. 3. De rij(en) wordt (worden) ingevoegd. Een rij verwijderen Tabel - Verwijder rijen U beschikt over de mogelijkheid om een rij ( meerdere rijen) te verwijderen. Om een meerdere rijen te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de rij(en) die u wenst te verwijderen. Hoe selecteren? 2. Klik op de opdracht Verwijder rijen in het menu Tabel. 3. De rij(en) wordt (worden) verwijderd. Een titelrij vastzetten Tabel - Tabel eigenschappen U kunt een titelrij instellen voor uw tabel. Een titelrij wordt herhaald op nieuwe pagina's. Zo blijven de gegevens die in de tabel worden vermeld beter leesbaar en begrijpbaar. Om een titelrij vast te zetten gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tabel - Tabel eigenschappen. 2. Het scherm Eigenschappen verschijnt. 3. In het invoerveld Aantal titelrijen voert u het aantal rijen in dat u wenst in te stellen als titelrij. Meestal zal dit één rij zijn. 4. Klik op OK om te bevestigen. Instellen celranden Tabel - Tabel eigenschappen U kunt de celranden instellen binnen een tabel (voor meer informatie over het instellen van een tabelrand, klik hier). U gaat hiervoor als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tabel - Tabel eigenschappen. 2. Het scherm Eigenschappen verschijnt. 3. Klik op de knop Celranden. 4. Het scherm Standaard celranden verschijnt: Selecteer uit de keuzelijst de gewenste kleur voor de celrand. 71

80 F2Report Handleiding Selecteer uit de keuzelijst de gewenste breedte. Kies het gewenste randtype uit de aangeboden mogelijkheden 5. Klik op OK om te bevestigen. De ingestelde celrand wordt voor de volledige tabel toegepast. Instellen tabelranden Tabel - Tabel eigenschappen U kunt een tabelrand instellen voor uw tabel. Het gaat hier om de volledige boord die rond de tabel ligt. Wenst u meer informatie over hoe u een celrand instelt, klik dan hier. Om een tabelrand in te stellen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tabel - Tabel eigenschappen. 2. Het scherm Eigenschappen verschijnt. 3. Klik op de knop Tabelranden. 4. Het scherm Tabelranden verschijnt: Selecteer uit de keuzelijst de gewenste kleur voor de tabelrand. Selecteer uit de keuzelijst de gewenste breedte. Kies het gewenste randtype uit de aangeboden mogelijkheden 5. Klik op OK om te bevestigen. De ingestelde tabelrand wordt getoond. De celvulling van een tabel instellen Tabel - Tabel eigenschappen U kunt de celvulling van een tabel instellen. De "celvulling" is de witruimte die er per cel rondom de ingetikte tekst wordt voorzien. Hoe groter de waarde, hoe groter ook de witruimte. Om de celvulling in te stellen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tabel - Tabel eigenschappen. 2. Het scherm Eigenschappen verschijnt. 3. Bij het invoerveld Cel vulling brengt u de gewenste waarde in. U kunt dit gewoon intikken via de pijltjes werken. 4. Klik op OK om te bevestigen en terug te keren naar het redactiescherm. De gekozen celvulling wordt zichtbaar. Een vulkleur voor een tabel selecteren Tabel - Tabel eigenschappen U kunt de achtergrond- vulkleur van een tabel zelf kiezen. Standaard staat dit op transparant, zodat de achtergrondkleur van het volledige rapport ook voor de tabel wordt getoond. Om de vulkleur voor een tabel in te stellen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tabel - Tabel eigenschappen. 2. Het scherm Eigenschappen verschijnt. 3. Klik op het pijltje naast het invoerveld Vulkleur en selecteer de gewenste kleur uit de keuzelijst. 4. Klik op OK om te bevestigen en terug te keren naar het redactiescherm. De gekozen kleur wordt nu getoond als vulkleur van de tabel. 72

81 Rapporten redigeren in het redactiescherm Instellen van ruimte tussen cellen van een tabel Tabel - Tabel eigenschappen U kunt de witruimte die er tussen de cellen van een tabel zitten manueel instellen. Standaard staat dit op 2 pixels ingesteld. Om de witruimte die tussen de cellen van uw tabel ligt in te stellen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Tabel - Tabel eigenschappen. 2. Het scherm Eigenschappen verschijnt. 3. Bij het invoerveld Cel ruimte brengt u de gewenste waarde in. U kunt dit gewoon intikken via de pijltjes werken. Wenst u te differentiëren tussen de ruimte die er bovenaan een cel, onderaan een cel, links rechts van een cel wordt vrijgelaten, dan dient u te klikken op de knop Meer. Vink dan eerst het aankruisvakje Gelijke waarden uit en stel dan de gewenste waarden in. 4. Klik op OK om te bevestigen en terug te keren naar het redactiescherm. De gekozen celruimte wordt zichtbaar. Een rapport afdrukken Extra - Redactiescherm Om een rapport af te drukken, dient u naar het redactiescherm te gaan: Klik op de opdracht Redactiescherm in het menu Extra. Klik op de knop. In het redactiescherm Bestand - Afdrukken Om het rapport af te drukken in het redactiescherm, gaat u als volgt te werk: 1. Genereer eerst het rapport (Een rapport creëren in het redactiescherm). 2. Klik op de knop. Klik op de opdracht Afdrukken in het menu Bestand. 3. Het scherm Print verschijnt. 4. Klik op OK om het afdrukken te starten. 73

82

83 Integratie met MS Office Integratie met MS Office Om u als gebruiker nog beter te kunnen dienen, werd F2Report voorzien van een link naar Word en Exel. Deze integratie zit op meerdere niveaus: vanuit het hodscherm van F2Report kunt u Word Excel opstarten en een document excelbestand creëren. Dit bestand zal worden aangehecht aan de boomstructuur. Word opstarten en doc-bestand aanhechten Excel opstarten en excelbestand aanhechten vanuit het redactiescherm kunt u een gegenereerd rapport exporteren naar Word en daarin verder gaan bewerken. Rapport exporteren naar Word Rapport exporteren naar Word Bestand - Exporteer... Indien u uw rapport naar wens hebt samengesteld en gegenereerd, dan kunt u dit rapport vervolgens ook naar Word exporteren om daarin verder te bewerken. Om uw rapport te exporteren naar Word, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Exporteer... in het menu Bestand. 2. Het scherm Export verschijnt. 3. Geef een naam aan het word-bestand. 4. Navigeer naar de plaats waar u het rapport wenst op te slaan. 5. Klik op Save. Het rapport wordt geëxporteerd naar Word. 6. Start ten slotte Word op en open daar het zopas gegenereerde Word-bestand. U kunt dit nu verder in Word gaan bewerken. Word opstarten en doc-bestand aanhechten U kunt in de boomstructuur van uw werkdocument (dus NIET in het redactiescherm) een Worddocument creëren en toevoegen. Om dit te doen, gaat u als volgt te werk: 1. Navigeer in de boomstructuur naar de gewenste locatie. 2. Klik op de knop. 3. Het scherm Nieuw Word document verschijnt. Geef een naam in voor uw Word-document en klik op OK. 4. Het Word-bestand wordt gecreëerd en u start door naar Word. 5. Voer in Word de gewenste tekst in (desnoods kopieert u in Word uit een ander, bestaand document). 6. Sla dit document op in Word. 7. Sluit het Word-document. 8. In F2Report verschijnt uw Word-document in de boomstructuur, klaar voor verder gebruik. Excel opstarten en excelbestand aanhechten U kunt in de boomstructuur van uw werkdocument (dus NIET in het redactiescherm) een Exceldocument creëren en toevoegen. 75

84 F2Report Handleiding Om dit te doen, gaat u als volgt te werk: 1. Navigeer in de boomstructuur naar de gewenste locatie. 2. Klik op de knop. 3. Het scherm Nieuw Excel document verschijnt. Geef een naam in voor uw Excel-document en klik op OK. 4. Het Excel-bestand wordt gecreëerd en u start door naar Excel. 5. Voer in Excel de gewenste tekst en cijfers in (desnoods kopieert u in Excel uit een ander, bestaand document). 6. Sla dit document op in Excel. 7. Sluit het Excel-document. 8. In F2Report verschijnt uw Excel-document in de boomstructuur, klaar voor verder gebruik. 76

85 Extra functionaliteiten Taken beheren Taken beheren Extra - Overzicht taken U kunt voor elk werkdocument een overzicht bewaren van de alle taken die u nog dient uit te voeren. U voert de taak in bij het balansonderdeel van uw wens (zie Taak toevoegen). In het beheer van de taken kunt u: het overzicht van taken consulteren, een taak schrappen, een taak als afgewerkt markeren, en een takenlijst afdrukken. Taken beheren Extra - Overzicht taken U kunt voor elk werkdocument een overzicht bewaren van de alle taken die u nog dient uit te voeren. U voert de taak in bij het balansonderdeel van uw wens (zie Taak toevoegen). In het beheer van de taken kunt u: het overzicht van taken consulteren, een taak schrappen, een taak als afgewerkt markeren, en een takenlijst afdrukken. Taak toevoegen Om een to do toe te voegen, navigeert u in de boomstructuur naar een balansonderdeel. Daar gaat u zien dat er een specifiek invoerscherm verschijnt. Op dit invoerscherm ziet u een gedeelte voor de diverse operaties, een gedeelte voor de to do's en een gedeelte voor notities. Om een taak toe te voegen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. 2. Het scherm Taak toevoegen verschijnt. 3. Geef een omschrijving in voor uw taak. 4. Voer de datum in evenals de datum waarop de taak moet worden uitgevoerd. 5. Duid de prioriteit aan van de taak: u hebt de keuze tussen Normaal, Hoog Laag. 6. Klik op OK om de taak te bewaren. U keert terug naar het hodscherm, waar de taak zichtbaar is in het overzicht. Een taak als afgewerkt markeren Extra - Overzicht taken U kunt ten allen tijde het overzicht van uw taken gaan bekijken en bewerken. U kunt via het detailscherm gaan, bij het balansonderdeel van uw wens, via het taakbeheer waar u alle taken samen ziet. 77

86 F2Report Handleiding Om een taak te verwijderen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Overzicht taken in het menu Extra. 2. Het scherm Overzicht taken verschijnt. 3. In de kolom Afgewerkt vinkt u de afgewerkte taak aan. 4. Klik op OK om terug te keren naar het hodscherm. Een takenlijst afdrukken Extra - Overzicht taken U kunt via het takenbeheer een takenlijst afdrukken. Om een takenlijst af te drukken, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de opdracht Overzicht taken in het menu Extra. 2. Het scherm Overzicht taken verschijnt. 3. Klik op de knop. 4. Het infodialoog Print verschijnt. Klik op OK om de afdruk te lanceren. 5. De afdruk wordt gestart. 6. Klik op OK om terug te keren naar het hodscherm. Taalinstellingen wijzigen U kunt tot viertalige notitievelden instellen voor uw programma. Om de taalinstellingen voor de notitievelden in te stellen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. 2. Het scherm Instellingen verschijnt. 3. Selecteer de gewenste talen voor uw notitievelden. 4. Klik op OK. De taalinstellingen gaan van kracht. Werktaal wijzigen Om de werktaal te wijzigen, gaat u als volgt te werk: 1. Klik op de knop. 2. De werktaal wordt gewijzigd. 78

87 Doe de demo Doe de demo! U beschikt in deze handleiding over online rolling demo's die u veelgebruikte procedures 'live' zullen tonen: Nieuw werkdocument Werkdocument op basis van gegevens vorig boekjaar Inlezen cijfers uit de balans FinFisc bijlages toevoegen Nieuw werkdocument - bekijk het filmpje Werkdocument op basis van gegevens vorig boekjaar - bekijk het filmpje Zie ook gegevens vorig boekjaar overnemen Inlezen cijfers uit de balans Zie ook Een werkdocument creëren op basis van een proef- en saldibalans Kluwer stware bijlages toevoegen Zie ook FinFisc bijlagen toevoegen 79

88

89 Helpdesk Bij elk probleem Voordat u telefonisch contact opneemt met de helpdesk, zorgt u dat u voor uw pc zit, met het programma opgestart. U doet daarnaast nog het volgende: Noteer de versie van het programmat: Klik op de opdracht Info in het menu Help. Noteer de hoeveelheid RAM geheugen, en de vrije plaats op de harde schijf van uw computer. Noteer de exacte verwoording van de eventuele meldingen die op het scherm verschijnen, druk de inhoud van het scherm af: Druk op (<Shift>- )<PrintScreen>. Ga naar Word, druk op <CTRL>-V om het beeld in het document te plakken en druk dan af. Noteer wat er juist gebeurd is, en waarmee u bezig was toen het probleem zich voordeed. Bij printproblemen Bij printproblemen doet u het volgende: 1. Gelieve de printer in Windows nogmaals als standaard in te stellen nadat u het programma hebt afgesloten. U doet dit via het Windows-menu Start, vervolgens selecteert u de opdracht Printers in het submenu Settings (Instellingen). Hierin klikt u met de rechtermuisknop op de gewenste printer en selecteert u de optie "Set as default" (als standaard instellen). 2. Wanneer uw afdruk grafisch niet correct oogt, kunt u via de printeroptie "True Type Mode" "Font Settings" (Lettertype-instellingen) de layout van de afdruk aanpassen. Deze specifieke printeroptie vindt u terug in de Properties (Eigenschappen) van de printer via Start>Settings (Instellingen)>Printers. In de printereigenschappen gaat u op zoek naar deze optie en kruist "Print True Type as Graphics/Bitmap" dergelijke aan. Deze optie moet echter wel door uw printer ondersteund worden, wat meestal het geval is voor Hewlett Packard en Brother printers. 3. Indien nodig kunt u steeds de meest recente printerdriver installeren vermits deze een optimale werking garandeert. De meest recente printerdrivers vindt u terug via de ficiële websites van uw printermerk. Bereikbaarheid U kunt de helpdesk als volgt bereiken: Telefoon: Fax: [email protected] De helpdesk is permanent bemand van maandag tot en met vrijdag tussen 08.30u tot 12.30u en 13.30u tot 17.30u. 81

90

91 Index A Aanbevolen werkwijze...5 Aankruisvakjes...6 ACCON Plus Algemene gebruiksregels...5 B Basisterminologie...6 Bijlagen andere bijlagen toevoegen Kluwer bijlagen toevoegen verwijderen Boekjaren beheren beheren van boekjaren in dossiers boekjaar verwijderen... 15, 16 boekjaar wijzigen boekjaargegevens wijzigen nieuw boekjaar creëren toevoegen Boomstructuur beheren eigen boomstructuur creëren D Datums invullen...6 Demo's bekijken inlezen cijfers Kluwer bijlages toevoegen nieuw werkdocument Werkdocument op basis van gegevens vorig boekjaar Diverse operaties bewerken gebruiken opslaan wijzigingen schrappen toevoegen werking scherm Dossier beheren openen sluiten F F2Report opstarten...5 verlaten Feedback... 3 G Gegevens wijzigen... 6 H Helpdesk Hodscherm boomstructuur invoerscherm knoppenbalk... 9 menubalk... 8 Huisstijl I Invoervelden invullen... 6 K Keuzelijsten... 6 Keuzerondjes... 6 Kluwer programma's L Lay-out rapport... 60, 61, 63, 64, 65, 66, 67 Achtergrondkleuren gebruiken Huisstijl gebruiken Lettertype en lettergrootte wijzigen Logo's en andere afbeeldingen gebruiken. 64 Marges wijzigen M Memovelden... 6 MS Office Excel gebruiken Word gebruiken Muis... 7 O Opdrachtknoppen... 6 P Proef- en saldibalans beheer...28, 30 importeren uit uw boekhoudpakket openen opslaan opslaan als presentatiemogelijkheden werking scherm...28, 29 83

92 F2Report Handleiding R Rapport afdrukken... 50, 73 beheren van kop- en voetteksten beheren van pagina-instellingen beheren van stijlen beheren van voorbladen creëren in redactiescherm exporteren exporteren naar Word openen in redactiescherm opslaan als opslaan in redactiescherm redigeren in redactiescherm vorm geven Rapport bewerken Een (stuk) tekst selecteren Een bewerking ongedaan maken (Undo).. 60 Een bewerking opnieuw uitvoeren (Redo). 60 Een pagina einde invoeren (page break).. 63 Een pagina einde verwijderen (Page break) Een rapport doorzoeken Knippen, kopiëren en plakken Zoek- en vervang Redactiescherm boomstructuur invoerscherm knoppenbalk menubalk navigatie en werking opstarten Relatietabellen beheren niet gekoppelde rekeningen koppelen nieuw rubriek toevoegen rubriek verwijderen rubriek wijzigen verwijderen wijzigen S Samenstellingen nieuw onderdelen deselecteren onderdelen selecteren onderdelen van plaats wisselen opslaan opslaan als samenstellen titelniveaus wijzigen Sneltoetsen... 7 T Taalinstellingen wijzigen Tabellen achtergrondafbeelding instellen breedte wijzigen cellen samenvoegen celpadding instellen celranden instellen celvulling instellen invoegen kolom invoegen kolom verwijderen paginanummering RGB-waarden instellen rij invoegen rij verwijderen tabelranden instellen titelrij vastzetten vulkleur instellen Taken beheren Een taak als afgewerkt markeren Een takenlijst afdrukken Taak toevoegen Tekstvakken... 6 Tekstvelden... 6 Templates (subtemplates) Beheren...45, 56 Toevoegen, wijzigen verwijderen Tip! Snel meerdere rapporten creëren Titelniveaus wijzigen Toetsenbord... 8 V Versie... 3 Vervolgkeuzelijsten... 6 W Webhelp... 3 Welkom

93 Index Werkdocument Beheren Importeren gegevens vorig boekjaar Mappen toevoegen Nieuw Op basis van gegevens vorig boekjaar openen Opslaan als nieuwe boomstructuur Submappen toevoegen Werktaal wijzigen Z Zoeken