Notulen Algemene Ledenvergadering LTV Almere maandag 4 april 2016

Transcriptie

1 Aanwezig: Edward Appelman Frank Langereis Hans Roseboom Hans Keijzer Lily Dijkstra Hans Koestal Annie Koestal Petra Vest Zwen Bertelsen Joe Coutinho Rob Klomp Saskia Schemkes Arie de Graaf Marco van Limpt Pieter Bresser Henk Lieftink Joop van Leeuwen Wim Verkerk Mirjam Lieftink Thea Brouwer Gé Remmers Hilde van Leeuwen Wim Verhoef Jo Koot Peter Smits Henry Mac Intosh Hilda Vis Gerda Broekema Yvonne Boerrigter Mathijs Treffers Frans Broekema Frans Puyk William Roelevink Koos Sweringa Els van Tongeren Xander Verhof Arnaud Dompeling Geurt Toorenburgh Gerda Toorenburgh Mirco Hölzel Stephen Raithel Afgemeld: Fam. Jimmink Joan Vlietman Anneke Kwint Jos Almering Wouter Hamel Steven Koestal Marcel Bos Sylvia Smeekes Chris Smeekes AGENDA 1. Opening en mededelingen 2. Notulen Algemene Ledenvergadering 30 november Verslag 2015 bestuur en commissies 4. Financieel verslag Verslag Kascontrolecommissie 6. Begroting Bestuursverkiezingen 8. Rondvraag en sluiting

2 Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering om uur en vraagt excuses voor de late vergadering (statutair uiterlijk maart) als gevolg van de late beschikbaarheid van de cijfers. De financiële stukken liggen ter inzage bij de bar. Er zijn via de mail vragen binnengekomen van de fam. Jimmink voor de rondvraag en van Gé Remmers m.b.t. het financieel verslag. Notulen vergadering 30 november 2015 De notulen worden per pagina doorgelopen en goedgekeurd door de vergadering onde dankzegging van Hetty Noteboom die deze heeft verzorgd. Naar aanleiding van de notulen worden de volgende punten besproken: Loslopende honden op het park; Er wordt gevraagd of de eigenaar hierop is aangesproken. Dit blijkt niet het geval. In verband met herhaling zal alsnog een mail naar de eigenaar worden verzonden om herhaling te voorkomen. Nastreven positief resultaat; Gé Remmers vraagt of er een analyse is gemaakt van de negatieve resultaten van de afgelopen 4 jaar. De voorzitter antwoordt dat de gedetailleerde cijfers hiervoor ontbreken en dat er deze vergadering een defensieve begroting gepresenteerd wordt. Ten aanzien van het aantal leden kan worden aangegeven dat er binnen Almere een teruggang is te zien, maar dat de LTV samen met ATC Buiten een boven gemiddeld beeld laten zien. Per saldo een terugloop van 32 leden. Contributie; Er bleek een extra verhoging te zijn doorgevoerd voor leden in de leeftijdsgroep jaar, als gevolg van het optrekken van deze leeftijdsgrens. De betrokken leden hebben hierover van het bestuur een brief ontvangen en voor hen is de verhoging aangepast op basis van een overgangsregeling. Duurzaamheid; Er is inmiddels een energiescan uitgevoerd en een slimme meter geplaatst. Hiermee kan het verbruik worden geanalyseerd. Koos Sweringa heeft zich spontaan bereid gevonden zitting te nemen in de werkgroep. Jeugdbeleidsplan; De nieuwe Jeugdcommissie zal hier nog naar kijken alvorens dit wordt gepubliceerd. Uiterlijk na 2 maanden. Minibanen; Het gereserveerde bedrag is nog niet toereikend. Tijdens de vorige vergadering is aangegeven dat dit mogelijk gecombineerd wordt met Padelbanen. Afgesproken is de ontwikkelingen bij de KNLTB af te wachten. Verslag bestuur verenigingsjaar 2015 Het verslag wordt door de secretaris voorgelezen en zal separaat met de notulen worden verspreid. Financieel verslag 2015 De penningmeester maakt excuses voor de late cijfers. Privéomstandigheden liggen hieraan ten grondslag. Er zijn tijdens de kascontrole nog enkele kleine correcties aangebracht en de kantinemarge is met 2064,- verhoogd. Het gerapporteerde exploitatieresultaat over het afgelopen verenigingsjaar komt uit op negatief. Het saldo liquide middelen bedraagt ultimo Het saldo van de langlopende lening ABNAMRO is ultimo Aan de aflossingsverplichtingen is conform de door de bank gestelde voorwaarden voldaan. De penningmeester geeft aan dat eventuele vragen alsnog via de mail kunnen worden gesteld. Hij geeft aan de overdracht naar zijn opvolger zo goed mogelijk te verzorgen en wenst hem veel succes. Verslag Kascontrolecommissie De Kascontrolecommissie bestaat uit Gé Remmers en Hans Koestal. Helaas heeft Hans door gezondheidsredenen niet deel kunnen nemen aan de controle van de financiële administratie. Het verslag wordt door Gé Remmers voorgelezen.

3 De Kascontrolecommissie stelt de aanwezige leden tijdens deze Algemene Ledenvergadering voor om de gepresenteerde jaarrekening over 2015 goed te keuren en daarmee decharge te verlenen aan de penningmeester voor het gevoerde beleid. Conform het advies verleent de Algemene Ledenvergadering decharge aan de penningmeester. Ter vervanging van Hans Koestal zal Wim Verhoef deel uitmaken van de Kascontrolecommissie. Een reservelid zal nog worden gezocht.

4 Begroting 2016 Zoals eerder aangegeven presenteert het bestuur een voorzichtige begroting ingegeven door de negatieve resultaten in voorgaande jaren. Mogelijke punten van verbetering: Contributie; M.i.v is een contributieverhoging doorgevoerd. Kantine-inkomsten; In de najaarsvergadering zijn reeds een aantal mogelijke verbeteringen aangegeven. Een aantal daarvan zijn inmiddels in uitvoering. Zo worden de bardiensten inmiddels via een digitaal barrooster ingevuld en worden van daaruit reminders verzonden, zodat bardiensten niet vergeten kunnen worden. Ook de uitstraling van ons clubhuis is onderhanden genomen. Gedurende dit seizoen zal een zgn cashless systeem worden ingevoerd, waardoor er geen contant geld meer in de kantine aanwezig is. Betalingen zijn dan uitsluitend via pinpas en/of clubpas mogelijk. Er wordt gevraagd naar het aantal mensen dat de bardienst heeft afgekocht. Antwoord: Nog niet bekend. We willen zo min mogelijk afkoop om een goede barbezetting mogelijk te maken. Hans Roseboom vult aan dat dit met het digitale systeem goed te handhaven is. Dhr. Appelman vraagt of er inzicht is in de samenstelling en opbouw van de brutomarge van de kantine-inkomsten. Tevens geeft hij aan om hierin te adviseren, indien gewenst. De Kantinecommissie zal de prijslijst onder handen nemen. Aktiviteiten; Alle commissies leveren wat in. Met name de LTV Open staat al een aantal jaren in de min. Gé Remmers plaatst hier een kanttekening bij: gaat het op nul zetten niet ten koste van de kantinebaten? Antwoord: Het gaat er om dat zichtbaar wordt gemaakt wat de kosten en wat de opbrengsten zijn. Het toernooi zelf moet budgettair neutraal zijn. Wim Verhoef vraagt wat de consequentie is als er geen LTV Open zou worden gehouden. Antwoord: De LTV-open wordt gespeeld tijdens vakantieweken. In die twee weken kunnen wij precies zien wat we omgezet hebben. Maar als profilering van je vereniging is dat ook goed, evenals het promoten van de sport. Gé Remmers vraagt hoe het zit met het onderhoud van de banen. Antwoord: Waterdoorlatendheid van een aantal banen is niet perfect. Er wordt onderzoek naar gedaan de "infill". Die valt buiten de begroting. De leverancier heeft een voorstel gedaan; over twee weken volgt hierover een gesprek. Gé Remmers: Wat wordt er met de 20% wisseling van de leden gedaan? Antwoord: zie presentatie van afgelopen november. We willen de betrokkenheid vergroten. Een exitanalyse doen we reeds, ook in samenspraak met de KNLTB. Vraag is wel: hoe gaan we met nieuwe leden om? We moeten wel openstaan voor nieuwe leden. Gerda Toorenburg: Jeugd openingstoernooi was afgelast. Antwoord Zwen; De inschrijving was dit jaar geen succes. Vraag is of we nog wel een openingstoernooi moeten organiseren nu we het hele jaar open zijn? Wim Verhoef voegt toe dat wij positiever, toleranter moeten zijn naar de jeugd. Banen zijn vaak niet bezet. Bestuursverkiezingen Penningmeester Zoals aangekondigd is Mathijs Treffers aftredend. Mathijs heeft deze functie vanaf 2012 vervuld en had vorig jaar al te kennen gegeven te willen stoppen. De voorzitter bedankt Mathijs voor zijn werkzaamheden voor de vereniging. Als nieuwe penningmeester wordt Chris Smeekes voorgesteld. Chris is geen onbekende voor de LTV. Hij heeft in het verleden al op de achtergrond de financiën verzorgd en is als zodanig al goed op de hoogte met de gang van zaken. De vergadering gaat met applaus akkoord met zijn benoeming. Algemeen bestuurslid Anneke Kwint neemt, na jaren verschillende werkzaamheden te hebben uitgevoerd, afscheid van het bestuur. De voorzitter dankt haar voor haar werkzaamheden als voorzitter van de

5 Activiteitencommissie en het vele werk m.b.t. de invulling van de bardiensten. De activiteiten zullen vooralsnog worden ondergebracht bij de Kantinecommissie. Voorzitter Jeugdcommissie Tijdens de najaarsvergadering is reeds melding gemaakt van de wens weer een zelfstandige Jeugdcommissie in te stellen en de gesprekken hierover met Joan Vlietman. Wij zijn blij dat Joan dit op zich wil nemen en stellen de vergadering voor met haar benoeming akkoord te gaan. De vergadering toont haar instemming met applaus. Voorzitter Kantinecommissie Na het vertrek van Peter Smits uit het bestuur heeft het bestuur Henk Lieftink bereid gevonden deze taak op zich te nemen en stelt de vergadering voor Henk als voorzitter van de Kantinecommissie aan te stellen. De vergadering stemt hier met applaus mee in. Voorzitter Parkcommissie Om invulling te geven aan de wens weer direct bestuurlijk contact te hebben met de commissies is afgesproken dat huidig Algemeen bestuurslid Arie de Graaf de functie van voorzitter van de Parkcommissie op zich zal nemen. Afscheid Peter Smits Nadat Peter vorig jaar reeds afscheid van het bestuur heeft genomen, heeft hij nu ook het voorzitterschap van de Kantinecommissie overgedragen. Er komt dus een einde aan een tijdperk van vele jaren bestuurswerk en inzet voor onze vereniging. De voorzitter benadrukt dat Peter zich in deze jaren zeer verdienstelijk heeft gemaakt voor de LTV en stelt de vergadering voor Peter te benoemen tot Lid van Verdiensten. Dit wordt door de vergadering met groot applaus aangenomen. Hans Roseboom vraagt nog naar het verschil tussen ereleden en leden van verdiensten. De voorzitter benadrukt dat er geen verschil in waardering bestaat maar dat hiermee de grote verdienste voor de club wordt gewaardeerd en niet zozeer de externe representatie zoals dat bij ereleden van toepassing is. Rondvraag en sluiting Er wordt gevraagd naar de stand van zaken m.b.t. een eventuele fusie met De Gouwen. De voorzitter geeft aan dat er gesprekken hebben plaatsgevonden, maar dat er vooralsnog geen concrete afspraken zijn gemaakt. De Gouwen wil op de oude (gravel) locatie blijven spelen. Wij hebben aangegeven zoveel mogelijk te willen helpen in dit proces en hebben aangeboden een gemeenschappelijk lidmaatschap aan te bieden en zo een geleidelijke overgang mogelijk te maken. De Gouwen zal eerst nog een ledenvergadering bijeen roepen. We zullen dit eerst afwachten. Er wordt gevraagd of het mogelijk is om volgende keer de geluidsinstallatie te gebruiken. De voorzitter zegt dit toe. Hans en Margreet Jimmink: 1. Hoe staat de vereniging tegenover Padelbanen? Antwoord: De voorzitter verwijst naar de najaarsvergadering; we volgen de ontwikkelingen en de reacties van de KNLTB. 2. Is het een overweging om een strippenkaart te introduceren om na een blessure weer voorzichtig te starten (bijv. 5 x spelen). Deze zou ook voor een introducé gebruikt kunnen worden. Antwoord: Hier kunnen we in het bestuur naar kijken. 3. Waaraan wordt het afkoopbedrag voor bardiensten besteed? Antwoord: Aan vergoeding voor invallers die extra uren draaien. Vanuit de vergadering wordt gemeld dat we volgend jaar weer een jubileum te vieren hebben. Dit klopt, hier zal zeker aandacht aan worden besteed! De voorzitter sluit de vergadering om 22:00 uur onder dankzegging van de aanwezigen en hun positieve bijdrage aan de vergadering.