Notulen Algemene Ledenvergadering LTV Almere maandag 28 november 2016

Transcriptie

1 Aanwezig: C. Raithel E. Appelman A. de Graaf J. van Leeuwen H. Nooteboom J. Vlietman T. Deerenberg M. Lieftink P. Smits R. Brijde G. Broekema H. Lieftink W. Verhoef M. van Limpt H. Mac Intosh K. Sweringa Y. Boerrichter X. Vehof H. van Leeuwen A. Dompeling S. de Vette T. Brouwer W. Verkerk S. Smeekes R. Klomp R. Grassnick C. Fennis S. Koestal H. Koestal L. van Ross W. Roelevink A. Koestal R. Gibson J. Koot V. Bregman M. Hölzel G. Toorenburgh J. Kamerling C. Smeekes T. Wilcke O. Bos R. Griffioen J. de Gast E. van de Berg Afgemeld: Gé Remmers AGENDA 1. Opening en mededelingen 2. Notulen Algemene Ledenvergadering 4 april Visie Begroting Voorstel aanschaf LED-verlichting 6. Bestuursverkiezing / Samenstelling bestuur en commissies Aftredend en herkiesbaar: Joop van Leeuwen Tussentijds afgetreden: William Roelevink. Verkiesbaar: Arnaud Dompeling 7. Vaststellen Huishoudelijk Reglement 8. Rondvraag en sluiting 1. Opening en mededelingen. Om uur heet de voorzitter W. Verkerk de aanwezigen van harte welkom. Hij deelt mee dat er één binnengekomen stuk is: Bericht van verhindering van Gé Remmers en een vraag van Gé, die bij de notulen zal worden behandeld. Verder zijn er geen mededelingen. Ook worden er geen aanvullende agendapunten ingebracht. 2. Notulen vorige vergadering. Tekstueel zijn er geen opmerkingen. Naar aanleiding van de notulen: Gerda Toorenburgh: Is het aantal leden dat bardienst heeft afgekocht nu bekend? Dat zal worden uitgezocht en in de notulen van deze vergadering worden opgenomen. Opm: er zijn door 34 leden bardiensten afgekocht.

2 Wim Verhoef: - Loslopende honden: Er is een gesprek geweest met de betreffende persoon. In dat gesprek is de nadruk gelegd op het aanlijnen van de hond. - Jeugdbeleidsplan: Het is niet gelukt een nieuw jeugdbeleidsplan te presenteren. Dat heeft te maken met onderbezetting van de jeugdcommissie. Deze commissie is nog niet aangevuld. Zodra de commissie op sterkte is gaan zij het oude jeugdbeleidsplan herschrijven. Het zal dan worden gepresenteerd. Hopelijk volgende vergadering. Gé Remmers (schriftelijk): Hoe zit het met de waterdoorlatendheid van de banen? Er is een onderzoek is geweest. De slechte waterdoorlatendheid had te maken met de borstels. De baan werd niet goed opengehaald. We gebruiken nu ander materiaal. De drainage moet nog worden doorgespoeld. Marco Van Limpt: Op welke termijn gaat dat gebeuren? De banen zijn nog nooit zo slecht geweest. De voorzitter geeft aan dat het nu de hoogste prioriteit heeft. Volgens enkele aanwezigen werd dat vroeger ieder jaar gedaan. Verder was er uit de zaal nog een vraag over een strippenkaart na blessure: Het Bestuur vindt dat we een voldoende coulante regeling hebben. Er komt dus geen strippenkaart. 3. Visie 2017 (en ontwikkeling) Er zijn geen aanpassingen op de vorig jaar gepresenteerde beleidsvisie. Door capaciteitsproblemen hebben we nog niet aan alle daarin genoemde zaken invulling kunnen geven. Aandachtspunten zijn nog steeds: de begroting; hoe kunnen we onze inkomsten verhogen? Hoe krijgen we nieuwe leden? Hoe behouden we de bestaande leden? Hoe vangen we nieuwe leden op, zodat ze zich snel bij onze vereniging thuis voelen? We constateren teveel kliekjes. Nieuwe leden voelen zich verloren! De voorzitter spreekt de wens uit dat een groepje mensen uit de vereniging dit oppakt; iets gaat doen met (of organiseren voor) de nieuwe leden zodat deze zich snel welkom voelen op onze club. Toch zijn er al een groot aantal zaken opgepakt: Er is een nieuw Software(leden)pakket aangeschaft, waarmee we de NAW gegevens beter kunnen beheren. Deze informatie moet up to date zijn. Ook adressen en telefoonnummers zijn belangrijk. Dan hebben we de middelen om de leden makkelijk te bereiken. Met het nieuwe pakket kunnen de leden straks zelf hun gegevens bijwerken. Ook zal met dit pakket Automatische incasso van de contributie mogelijk worden. Het is de bedoeling dat in 2018 te gaan invoeren (ook in termijnen!) Het invullen van de Bardiensten via website is nu volledig mogelijk. Dat gaat naar tevredenheid. We gaan het nu in één seizoen invullen. Dat geldt ook voor Parkdienst. Het cashless betaalsysteem is per 1 november in werking getreden. Daarmee hopen we ook dat financiële beeld beter te checken valt. Mevrouw Koestal vraagt hoe het met de kinderen zonder betaalpas gaat. Daar zijn consumptiekaarten voor. De vorige vergadering is gevraagd of niet alle leden bardienst kunnen draaien. Ook de ouderen? (Ze kunnen toch ook tennissen) Als iedereen zijn bardienst keurig invult dan is er niets aan de hand. Volgend jaar moet de digitaal worden bardienst ingevuld, anders wordt er geen pasje uitgegeven en kan er dus ook niet getennist worden.

3 Sponsoring is door allerlei ontwikkelingen behoorlijk teruggelopen. Toch zijn er leden bezig om de sponsorinkomsten weer omhoog te krijgen. Maar we kijken ook hoe we de kosten kunnen verlagen en kijken daarbij ook naar duurzaamheid. Maar om alles aan de gang te houden hebben we mensen nodig. We moeten de leden meer bij de club betrekken. We hebben vrijwilligers nodig voor: verbetering van communicatie/dialoog met leden. Dat gebeurt al via de website en de vacaturebank. Maar mensen persoonlijk benaderen, dat willen we ook gaan doen. Wim doet nog eens een oproep aan de zaal! Jullie hier in de zaal; jullie zien de mensen op de baan vaak. Wellicht kunnen jullie ons daarbij helpen? Verder zijn er nog mensen nodig voor diverse werkgroepen. Onder andere ons 40-jarig jubileum in Wie kan er leuke activiteiten bij bedenken voor het jubileumjaar? Dan het sportieve deel; de activiteiten en de accommodatie: Competitie: De jeugd gaat van woensdag naar zondag. Dat wordt nog wel een uitdaging maar de KNLTB heeft verkort spelen ingevoerd. De Supertiebreak. De Technische Commissie gaat zich erover buigen. Hoe staan de leden tegenover een laddercompetitie? Dat is ook een manier om een ander te leren kennen. Afspreken kan dan via een nieuwe verenigingsapp. Mensen die zich beschikbaar hebben gesteld kun je opzoeken op speelsterkte. Ook wie er wanneer beschikbaar is. Er wordt getest met de mogelijkheid om via internet af te hangen. Misschien een werkgroepje die zich over deze app kan gaan buigen? Die app werkt overigens al. Accommodatie: Rondom enkele banen ziet er wat onverzorgd uit. Er moet herbestraat worden. De prioriteit ligt tussen de banen en achter baan 3. Minibanen/ Padelbanen. Dat willen we eventueel combineren. Maar we zouden daar pas in 2018 naar kijken. Misschien kan er vast een werkgroep worden opgericht? Wie vindt dit leuk? Hoe gaan we het doen? Kost veel geld. Fundering tot en opbouw per baan. Koos vraagt of er zaken zijn die we daadwerkelijk in 2017 willen oppakken. LED verlichting, het opknappen van de taluds, de drainage van de banen, het jubileum en de opvang en het behoud van (nieuwe) leden. Voor een aantal van deze onderwerpen hebben we dus werkgroepjes nodig die dit willen oppakken. Het bestuur kan dat niet alleen. Mirjam vraagt wat er met de speeltoestellen gebeurt? De parkcommissie zegt daar mee bezig te zijn. Afkoop Bar- en Parkdiensten Het voorstel van het bestuur om de afkoop van Bar- en Parkdiensten te verhogen van 50 naar 75 wordt door de vergadering aangenomen. Verhoging contributie van de jeugd. De contributie van de jeugd is al sinds 2007 niet meer verhoogd. Het voorstel is om deze contributie met 10,- te verhogen. Van en van Ook deze verhoging aangenomen.

4 4. Begroting 2017 De penningmeester presenteert zowel de verwachting voor het lopende jaar 2016, alsmede de voorgestelde begroting voor De prognose 2016 toont een resultaat van circa negatief., voornamelijk veroorzaakt door nagekomen kosten ten bedrage van 8.800, welke aan vorig boekjaar 2015 hadden moeten worden toegerekend. Daarnaast is gesignaleerd, dat de baromzet in 2016 een neerwaartse trend laat zien t.o.v. 2015, en dat ook de sponsor inkomsten in 2016 achter zullen blijven. Het aantal actieve leden bedraagt per 1 november 520 (inclusief 15 blessure-leden). In de voorgestelde begroting voor 2017 wordt uitgegaan van een circa 500 betalende leden. Voor de bruto-marge van de bar wordt voorzichtig uitgegaan van een verbetering van de procentuele marge. met circa 3 %. Lichte verbetering van sponsorinkomsten wordt verwacht. Het in de afgelopen jaren bestemde bedrag voor stimulering van extra tennislessen zal worden herzien. E.e.a. is het gevolg van het niet meer beschikbaar zijn van speciaal voor dit doel ontvangen sponsorgeld. Ter vervanging hiervan zal een bedrag ad voor jeugdbeleid worden opgenomen. Er wordt voorgesteld, en door de vergadering aangenomen, de contributie van jeugdleden (junior1, Junior 2) te verhogen met 10 per jaar. Eventuele financiële effecten van m.b.t. agendapunt "voorstel investering LED verlichting" zijn niet in de begroting van 2017 meegenomen. De concept begroting voor 2017 voorziet in een resultaat van negatief en wordt vervolgens door de vergadering aangenomen. 5. Voorstel aanschaf LED-verlichting (Koos Sweringa) Het gaat dus om LED Baanverlichting. Hans en Remco plaatsen nog wat vraagtekens. Er is een excelsheet beschikbaar met de berekening. Aan de leden wordt gevraagd akkoord te gaan met een investering van voor het vervangen van de baanverlichting in 2017 onder de ontbindende voorwaarde dat daarvoor subsidie wordt verkregen? Lopende de vergadering is er nog wat onduidelijkheid over de terugverdientijd. Is het nu 6 tot 8 jaar of toch 10 jaar. De laatste onderhandelingen over de prijs moeten nog plaatsvinden. Ook is er nog onduidelijkheid over de kwaliteit van het licht. Uiteindelijk wordt het voorstel toch in stemming gebracht, met een aantal voorwaarden. a. De businesscase wordt gecontroleerd en dient te kloppen. Daartoe is staande de vergadering een werkgroep opgericht. Deelnemers: Servi Vette, Hans Keizer, Edward Appelman en Koos Sweringa. b. Ontbindende voorwaarde: verkrijging van de subsidie in Het voorstel wordt met 4 stemmen tegen aangenomen. Marco van Limpt heeft het er nog een beetje moeilijk mee. we doen makkelijk over uitgave van deze , terwijl we moeilijk doen over Padelbanen. 6. Samenstelling bestuur. Statutair is conform het huishoudelijk reglement een rooster van aftreden opgesteld. Dat rooster is een tijd niet meer gebruikt maar nu weer geactualiseerd. Wim Verkerk licht e.e.a. nog even toe.

5 Verkiezing: - William Roelevink is afgetreden en niet herkiesbaar. - Joop van Leeuwen is herkiesbaar en blijft zitten. - Arnoud Dompeling wordt voorgesteld als nieuwe voorzitter van de TC. Aangenomen met applaus. Afgesproken wordt dat er van William Roelevink nog op gepaste wijze afscheid wordt genomen. 7. Vaststellen Huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk regelement moest op een aantal punten worden herzien. (conform gemarkeerde onderdelen in de vergaderstukken) doorspelen op dezelfde baan en afhangen niet mogelijk Contributies van de jeugd; de leeftijdscategorie en dagleden bardienst 12 uur per lid; 75 afkoop + administratie Tekstuele aanpassing parkreglement kantinebeheerder (het rode gedeelte komt te vervallen) en 6.2, niets bijzonders. De Ltv-Open is toegevoegd. Tijdens de clubkampioenschappen en de LTV-open zijn er geen vrije banen! Deze wijzigingen zullen te zien zijn op de website. 8. Rondvraag en sluiting Hans Koestal: wanneer komt het tennisdoek terug? Antw. Dat was niet van de vereniging. Edward Appelman: Complimenten aan het bestuur voor de inzet. Zij moeten toch wel moeilijke beslissingen nemen. Marco van Limpt: Kan er enige helderheid over de camera s komen? Kan ik nog een privé een gesprek voeren? Het staat aangegeven. De camera s zijn zonder geluid! Wim Verkerk sluit de vergadering om uur.