Voorgestelde wijzigingen huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 Voorgestelde wijzigingen huishoudelijk reglement 1

2 TOT WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT INLEIDING Algemene overwegingen voor deze wijziging zijn dat enkele artikelen uit het huishoudelijk reglement in de praktijk niet blijken te werken, er bleken artikelen strijdig met de statuten en er was op enkele punten behoefte aan een nadere regeling. Steeds is eerst de huidige tekst in het regelement weergegeven, met daarna de tekst van het voorstel voor een nieuwe tekst. Vervolgens wordt een korte toelichting gegeven bij de voorgestelde verandering. De verschillen tussen de huidige tekst en de voorgestelde tekst zijn onderstreept. BETREFT ARTIKEL 1 De leden zijn verplicht: - zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement opgesteld door het bestuur en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen; - om op de baan gepaste tenniskleding en gepast schoeisel te dragen; - om op verzoek van een bestuurslid hun lidmaatschapspas te tonen; - zich op het tennispark en in de kantine te houden aan de geldende voorschriften. De leden zijn verplicht: - zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement opgesteld door het bestuur en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen; - om op de baan gepaste tenniskleding en gepast schoeisel te dragen; - om op verzoek van een bestuurslid hun lidmaatschapspas te tonen; - zich op het tennispark en in de kantine te houden aan de geldende voorschriften; - Uitsluitend met de eigen lidmaatschapspas af te hangen. voorgestelde wijziging naar aanleiding van waargenomen frauduleus gebruik van pasjes van anderen leden. Dit dupeert leden die op dezelfde tijd ook willen spelen, omdat zij niet in de gelegenheid zijn om af te hangen. 2

3 BETREFT ARTIKEL 2 ZIN 1 Leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar, tenzij men is vrijgesteld van betaling of in overleg met het bestuur een andere regeling getroffen heeft. Leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 15 maart van het desbetreffende verenigingsjaar, tenzij men is vrijgesteld van betaling of in overleg met het bestuur een andere regeling getroffen heeft. Voor de administratie en organisatie van de competitie is het noodzakelijk dat vooral competitie spelende leden voor 15 maart hebben betaald, 3

4 BETREFT ARTIKEL 4 Artikel 4 Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten, dient ten minste te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris op te geven. De vereniging kan de persoonsgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en mag de persoonsgegevens tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. De persoonsgegevens worden niet aan andere bedrijven, instellingen of verenigingen verstrekt, zonder de expliciete toestemming van de leden of deelnemers aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten. Om te voorkomen dat de persoonsgegevens voor andere doeleinden worden gebruikt, verstrekt de ledenadministrateur op verzoek alleen persoonsgegevens aan bestuursleden en voorzitters van commissies. Artikel 4 Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten, dient ten minste te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven. De vereniging kan de persoonsgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en mag de persoonsgegevens tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. De persoonsgegevens worden niet aan andere bedrijven, instellingen of verenigingen verstrekt, zonder de expliciete toestemming van de leden of deelnemers aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten. Om te voorkomen dat de persoonsgegevens voor andere doeleinden worden gebruikt, verstrekt de ledenadministrateur op verzoek alleen persoonsgegevens aan bestuursleden en voorzitters van commissies. In de praktijk gaat alles via de ledenadministratie die tegenwoordig volledig elektronisch is en verbonden is met de KNLTB in verband met mijn KNLTB en het elektronisch afhangbord (JIBA) en andere elektronische systemen zoals voor toernooien en de laddercompetitie. Het is daarom beter dit apart van het overige secretariaatswerk te zetten. In de huidige situatie komen misverstanden over doorgeven van veranderingen vaak voor. 4

5 BETREFT DE ARTIKELEN 11 EN 19 Artikel 11 Het bestuur bestaat uit 9 leden, waaronder de in artikel 9 lid 1 van de statuten genoemde voorzitter, secretaris en penningmeester en de voorzitters van de wedstrijd/competitiecommissie, toernooicommissie, jeugdcommissie en veteranencommissie. Daarnaast maken 2 andere leden deel uit van het bestuur. In de eerste vergadering van het nieuw gekozen bestuur na de algemene vergadering worden de taken binnen het bestuur verdeeld. Artikel 19 De leden en voorzitters van de commissies worden benoemd op de jaarvergadering als bedoeld in artikel 12 lid 3 van de statuten. De benoeming geldt voor 3 jaar. De voorzitters van de wedstrijd/competitiecommissie, de toernooicommissie, de jeugdcommissie en de veteranencommissie maken deel uit van het bestuur en worden gekozen op de manier en volgens het rooster van aftreden zoals die zijn geregeld in statuten en dit huishoudelijk reglement. Artikel 11 Het bestuur bestaat uit ten hoogste 9 leden. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, en een penningmeester. Leden van het bestuur zijn tevens voorzitter van de wedstrijd/competitiecommissie, toernooicommissie en jeugdcommissie. De voorzitter wordt door de algemene ledenvergadering in die functie gekozen. De overige taken worden in de eerste bijeenkomst na de algemene ledenvergadering binnen het bestuur verdeeld. Artikel 19 vervalt. Statutair is het minimum vijf bestuursledenleden en dient oneven in aantal te zijn. Het blijkt lastig om negen bestuursleden te krijgen, het is statutair niet nodig en qua organisatie is het erg lastig gebleken. In de praktijk van de laatste jaren is de voorzitter van de veteranencommissie nooit aanwezig bij vergaderingen van het bestuur. Momenteel functioneert de veteranencommissie vergelijkbaar met een toernooicommissie. Het benoemen door de ALV van de genoemde commissievoorzitters is strijdig met het in artikel 9.3 van de statuten gestelde dat de overige gekozen onderling de taken verdelen. In de praktijk van de laatste jaren worden de commissievoorzitters en leden niet gekozen of benoemd door de ALV. Volgens artikel 19 moeten ook de leden van commissies worden benoemd door de ALV. Dat is strijdig met artikel 9.3 van de statuten, is niet hoe het gebeurt de laatste jaren en het is niet wenselijk. De commissies veranderen gedurende het jaar van samenstelling. Met de voorgestelde formulering van artikel 11 vervalt de functie van artikel 19. Artikel 19 wordt daarom geschrapt. 5

6 BETREFT ARTIKEL 15C voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik in het algemeen korter dan een jaar is, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Begrijpelijker taalgebruik. BETREFT ARTIKEL 23 De trainers/trainsters die de tennislessen verzorgen dienen in het bezit te zijn van een KNLTBtennisleraarlicentie. De trainers/trainsters die de tennislessen verzorgen dienen in het bezit te zijn van een geldige KNLTBtennisleraarlicentie. 6

7 BETREFT ARTIKEL 24 Artikel 24 Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. Artikel 24 Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. Leden die namens of in opdracht de vereniging met jeugdleden werken of financiële handelingen verrichten zijn verplicht over een verklaring van goed gedrag (een zogenaamde VOG verklaring) te beschikken. Dit betreft in ieder geval de penningmeester, de leden van de jeugdcommissie en de tennisleraren. In de maatschappij wordt in toenemende mate nadruk op integriteit gelegd in relatie tot zwakke groepen in de samenleving en in verband met financiën. BETREFT ARTIKEL 26 Artikel 26 Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 10 februari Artikel 26 Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 10 februari Een nieuwe tekst is vastgesteld door de algemene ledenvergadering van 10 februari