Eindrapport Fase 1 Herinrichting Osiris

Transcriptie

1 Eindrapport Fase 1 Herinrichting Osiris Auteur: Bé Meerman Datum: Versie: 1.0 Status: definitief 1 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

2 Documentbeheer Versiehistorie Versie Datum Auteur(s) Opmerkingen Bé Meerman Review projectteam Bé Meerman Review projectteam Inhoud 1 Inleiding 3 2 Aanpak 3 3 Management samenvatting Constateringen en advies Analyse per product De producten Vaststellen op welke wijze Osiris wordt heringericht Analyse uitvoeren of d.m.v. automatiseren de gegevens in Osiris herplaatst kan worden Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de rapporten van de universes van Osiris Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de koppelingen Osiris Analyse uitvoeren van de consequenties in relatie tot de andere projecten die uitgevoerd worden die Osiris raken Opstellen communicatieplan Inrichten test-set in het project omgeving Osiris Bijlage 1, Plan van aanpak fase eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

3 1 Inleiding Het project herinrichting Osiris is op 4 januari gestart, de voorbereidingen waren al gestart in november / december Voordat fase 1 effectief opgepakt kon worden waren er twee weken verstreken, deze twee weken zit vooral in afstemming PID, afstemming plan van aanpak fase 1, samenstellen en organiseren van de werkgroepen. Dit betekent dat we Fase 1 in 6 weken hebben uitgevoerd i.p.v. 8 weken. 2 Aanpak Zie bijlage 1, plan van aanpak fase 1. 3 Management samenvatting Het projectteam en de werkgroepen hebben binnen de tijdplanning hun deelrapporten opgeleverd. Wat vanaf het begin van het project is gezegd, blijkt ook waar te zijn. De vele open issues, de wijze van conversie en, de aanpassingen door de leverancier hebben een nadelige invloed gehad. Dit zie je terug in het eindresultaat van fase 1. Het projectteam geeft het advies om: te stoppen met het project herinrichting Osiris. Motivatie advies: De inschrijfkoppeling Osiris Blackboard is niet meer te handhaven in de nieuwe herinrichting; De inspanningen die gedaan moeten worden voor het realiseren van de herinrichting wegen niet op tegen de meerwaarde van het project; Naast de problemen die opgelost worden met de herinrichting veroorzaakt de herinrichting ook aan aantal nieuwe zwaarwegende problemen, zie tabel 2. Als het advies wordt opgevolgd dan geeft het projectteam de stuurgroep het volgende mee: Om de ingezette middelen voor dit project zo goed mogelijk te benutten, een nieuw project op te starten. Dit project heeft als doelstelling: de huidige problemen (per opleiding) te analyseren, te onderzoeken of ze opgelost kunnen worden met de huidige inrichting en functionaliteit van Osiris, de oplossingen implementeren in de huidige inrichting. 3 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

4 Tabel 1: overzicht van wat er in fase 1 gerealiseerd is per onderdeel, inclusief advies. Onderdeel Beoogde resultaat Eindresultaat fase 1 Advies 1 Vaststellen op welke wijze Osiris wordt heringericht. 2 Analyse uitvoeren of d.m.v. automatiseren de gegevens in Osiris herplaatst kan worden na de herinrichting Osiris. 3 Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de rapporten van de universes van OSIRIS, S+, SMS (Mobility Online), MISUT. Inclusief opstellen wijzigingsplan + benodigde werkuren en doorlooptijd. Een beschreven herinrichting Osiris. Rapport analyse automatiseren herplaatsen gegevens Osiris. Rapport analyse over de consequenties voor de rapporten van de universes van OSIRIS, Syllabus+, SMS, MISUT, inclusief opstellen wijzigingsplan + benodigde werkuren en doorlooptijd. We zijn niet in staat geweest om een beschreven inrichting Osiris op te leveren Dit heeft te maken met dat er vele issues (40 stuks) zijn, maar ook met de wijze waarop de conversie wordt uitgevoerd en de nog uit te voeren aanpassingen (5 stuks) in Osiris (uitgevoerd door de leverancier). Uit het deel dat wel is beschreven hebben we geconstateerd dat er nog een aantal uitdagingen zijn die opgelost moeten worden. Het rapport analyse automatiseren is afgerond. De analyse rapporten is uitgevoerd. We constateren dat we nog een aantal uitdagingen moeten overwinnen. Doordat er nog een aantal uitdagingen zijn kunnen we geen wijzigingsplan + de benodigde werkuren en doorlooptijd opleveren. Gezien een aantal cruciale openstaande punten stelt de werkgroep voor om sowieso niet van start te gaan met de herinrichting per Kiezen voor variant 3: nieuwe inrichting voor alle modules vanaf Een aantal punten verder te analyseren. 4 Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de koppelingen Osiris. Inclusief opstellen wijzigingsplan + benodigde werkuren en doorlooptijd. Rapport analyse consequenties zijn voor de koppelingen Osiris, inclusief opstellen wijzigingsplan + benodigde werkuren en doorlooptijd. Analyse koppelingen is uitgevoerd, we constateren dat we nog een aantal uitdagingen moeten overwinnen (zie constateringen, advies). Doordat er nog een aantal uitdagingen zijn kunnen we geen Koppeling Osiris Blackboard course aanmaken een nieuwe koppeling bouwen. Koppeling Osiris Blackboard student inschrijving, deze 4 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

5 wijzigingsplan + de benodigde werkuren en doorlooptijd opleveren. koppeling kan niet gehandhaafd blijven. 5 Analyse uitvoeren van de consequenties in relatie tot de andere projecten die uitgevoerd worden die OSIRIS raken. Inclusief opstellen wijzigingsplan + benodigde werkuren en doorlooptijd. Rapport consequenties relaties andere projecten die Osiris raken, Inclusief opstellen wijzigingsplan + benodigde werkuren en doorlooptijd. Rapport consequenties relatie andere projecten die Osiris raken is uitgevoerd. Koppeling Osiris Blackboard building block moet aangepast worden. 6 Opstellen communicatieplan. Een opgestelde communicatieplan voor het gehele project. 7 Inrichten test-set ( cursussen en studenten) herinrichting op de test omgeving Osiris. Een ingerichte test-set op de project omgeving Osiris. De basis van het communicatieplan is opgesteld. Concrete uitwerking volgt wanneer er meer duidelijk is over gemaakte keuzes en daarmee de impact voor de doelgroepen. Er is een test-set ingericht op de projectomgeving van Osiris. De genoemde risico s, die als hoog aangemerkt zijn moeten opgelost worden voordat de herinrichting Osiris in productie genomen kan worden. 5 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

6 Tabel 2: Consequenties inrichting Osiris (huidige en eventuele herinrichting) Betreft Consequenties/werkwijze huidige inrichting Consequenties/werkwijze Herinrichting Gebruik van onderdelen van modules in examenprogramma s van niet reguliere studenten. Het aanmaken van extra cursuscodes t.b.v. module onderdelen. (cursuscode jungle) Geldigheidsduur. Studenten met beperking die op voorhand langer de tijd krijgen om module af te ronden. En studenten die op basis van zak-slaag regeling onderdelen mogen herkansen. Inschrijven op onderdelen van modules. Inschrijf koppeling Osiris blackboard op module onderdeel. Inschrijf koppeling Osiris blackboard op gehele module en daarmee ook onderliggende toetsen. Dit is alleen mogelijk door veel handwerk door de BO. Van de toetsen worden cursuscodes gemaakt en de behaalde resultaten op de module toetsen worden verplaatst naar de nieuwe cursuscodes. Zodat voor deze groep ook de door hun wel behaalde moduleresultaten (EC) zichtbaar hebben Dit blijft handwerk doordat er altijd studenten zijn die één of twee onderdelen van de module mogen doen ipv de gehele module (of een samenvoeging van toetsen ipv twee toetsen van de module). Het handmatig verplaatsen van reeds behaalde resultaten over de collegejaren heen. Zodat de modules kunnen worden afgerond. Dit wordt nu handmatig gedaan op de onderlinge toets door de BO, als het bekend is bij de BOZ dat de student een onderdeel doet. Doordat de student zich alleen kan inschrijven voor de gehele module heeft de student ook toegang tot de gehele module in Blackboard. Dus veel informatie die overbodig is. Dit is nu geautomatiseerd. Student schrijft zich in op cursus/module Osiris en hier mee automatisch in Blackboard. Doordat moduleonderdelen zelfstandige cursuscodes zijn is dit opgelost. Dit zal minder worden maar het blijft handwerk doordat er altijd studenten zijn die één of twee onderdelen van de module mogen doen i.p.v. de gehele module (of een samenvoeging van toetsen i.p.v. twee toetsen van de module). Hier is een wens voor ingediend ( ). Daarna is het mogelijk om per onderdeel de geldigheid te verlengen. Als het examenprogramma dit toelaat dan is het mogelijk Doordat een moduleonderdeel een cursuscode is er wel een inschrijf koppeling mogelijk. Ondersteuning bijzondere groepen. Dit is in de herinrichting niet mogelijk. Dit omdat zoals eerder genoemd de module geen unieke code meer heeft is het te complex om hiervoor een koppeling te creëren. 6 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

7 Overrulen berekend eindcijfer module. Unieke codering module. (Rapporten / Blackboard) Cursuscodes versus collegejaar Geldend resultaat op 1 decimaal. M.n. Exchange en pre-masters. Vervangingsregelingen modules (Examenprogramma en individueel) Keuze minimaal 1 uit de 3 modules. Student doet 2 modules ipv 1. Dit wordt regelmatig gebruikt dit als er bijvoorbeeld compensatie is die niet in Osiris is verwerkt (o.a. tbv leerlijn) dan wordt de module afgerond met een cursusresultaat. De huidige cursuscode (module), door systeem gegenereerd, wordt nu gebruikt als unieke codering voor allerlei rapporten die gebruikt worden in o.a. misut/osman De huidige cursuscode (module), door systeem gegenereerd, wordt nu gebruikt als unieke codering voor allerlei rapporten die gebruikt worden in o.a. misut/osman. Hierover kan nu per collegejaar gerapporteerd worden en zijn consistent. In de huidige inrichting is het geldende resultaat voor modules gelijk aan het cursusresultaat = geldende resultaat, bij exchange en (pre) masters studenten. Dus de uitvoer (geldend resultaat = 0 decimalen) is eenduidig. Het is nu mogelijk om in bestaande examenprogramma s modules te wijzigen dit kan zowel op examenprogramma niveau als wel op individueel niveau. Nu kan dit worden aangepast door het gebruik van individuele regelingen in Osiris. Dus automatisch inschrijfkoppeling op module is niet mogelijk. Geldt voor regulier studenten. Komt vaak voor. En kan alleen d.m.v. resultaten van individuele (of alle) onderdelen aan te passen. Dit is zeker niet wenselijk! Meer handwerk dus meer kans op fouten. Geen kant en klare oplossing tenzij Osiris hierop kan worden aangepast. Workarounds mogelijk. Doordat de module codering handmatig wordt gemaakt is deze niet gegarandeerd uniek dus erg foutgevoelig. En controles e.d. zullen derhalve erg veel tijd in beslag nemen. Doordat de module codering niet gekoppeld zijn aan de collegejaren kan er hierover niet gerapporteerd worden. Geen eenduidig gebruik. Kan voor Bsc en Msc via het diploma supplement terug gezet worden naar 0 decimalen. Op SVO anders dan op IDS. Voor Exchange en pre-master studenten niet recht te zetten. Er is gewenste oplossing voor. De enkele keer dat er daadwerkelijk een gehele module wordt vervangen zal dit erg onoverzichtelijk worden. Dit is alleen mogelijk als Osiris hier op aangepast kan worden. Door de herinrichting kunnen we hiervoor geen gebruik maken van de individuele regeling. Andere oplossing niet mogelijk mits Osiris hier op aangepast kan worden. 7 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

8 Berekend eindcijfer module (examenonderdeel) wordt niet weergegeven op de groslijst. Module (examenonderdeel) en het daar bijbehorende berekende eindcijfer wordt op het dossieroverzicht niet als getoond. Verplichte keuze binnen een module. Hetzelfde module onderdeel (zelfde naam, ec enz.) wordt gebruikt in meerdere verschillende modules. De groslijst wordt door opleidingen veel gebruikt om de voortgang van cohorten studenten te volgen. Dossier overzicht wordt zowel door student als door opleidingen veel gebruikt om voortgang van student te monitoren. Hier worden alle geldende resultaten getoond. Nu is het op toets niveau mogelijk het e.e.a. zo in te stellen dat er voor de student de mogelijkheid is om te kiezen tussen twee moduleonderdelen binnen een module. Dit wordt nu opgelost door voor die betreffende onderdelen cursuscodes aan te maken, modules aan te passen. Dit is niet meer mogelijk omdat het eindcijfer van de gehele module niet meer zichtbaar is. Andere oplossing niet mogelijk mits Osiris hier op aangepast kan worden. Doordat het gehele eindcijfer van de module (geldend resultaat) niet zichtbaar is op het dossieroverzicht kan dit overzicht niet meer gebruikt worden om te monitoren. Dit is na de herinrichting niet mogelijk zonder dat er een aanpassing komt in Osiris, als dit mogelijk is. Het blijft mogelijk maar er moet wel een besluit genomen worden wanneer er wel of geen cursuscode per module onderdeel komt. Dit moet niet zwart/wit zijn. Wellicht in overleg met de opleiding(en) en module coördinator. Student heeft vrijstelling voor een module Registatie stermodules / Excellence Overzicht deelnemers per module In de huidige situatie kan dit worden geregistreerd op cursusniveau. Dit wordt nu op moduleniveau vastgelegd. Er is nu een rapport aanwezig waarop men de deelnemers van een cursus = module kan uitdraaien. Gevolgen en consequenties moeten duidelijk zijn en aanvaard worden. (UT breed) Anders geen oplossing. In de herinrichting komt bij het geldend resultaat het numeriek equivalent (=6) van de vrijstelling zichtbaar dit is niet wenselijk. Wellicht zou het systeem hierop aangepast kunnen worden. Er is geen mooie oplossing voor. De registratie zal per onderdeel zijn en dus niet per module. Dit is ook meer handwerk. Er kan nu geen rapport worden uitgedraaid waarop deelnemers van een gehele module zichtbaar is. 8 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

9 Tijdsplanning; Al vanaf het begin van dit project was het duidelijk dat de tijdplanning voor dit project kort is. Ook in fase 1 is dit gebleken. De werkgroepen zien dit als een groot risico. Meerwaarde van het project; We zien dat voor een aantal issues met hoog risico aanpassingen nodig zijn die moeten uitgevoerd worden door de leverancier, dit betekent hogere kosten en langere tijdsduur. Ook is er geconstateerd dat met de herinrichting niet alle problemen (backoffice werkzaamheden) worden opgelost. Daarnaast komen er nieuwe problemen (backoffice werkzaamheden) voor in de plaats. We hebben geconstateerd dat de inschrijfkoppeling Osiris blackboard niet gehandhaafd kan blijven. 3.1 Constateringen en advies Per onderdeel zijn de belangrijkste constateringen op een rij gezet en is het advies van het projectteam gegeven. Voor de uitgebreide analyses zie hoofdstuk 4. Vaststellen op welke wijze Osiris wordt ingericht. Constateringen: 1. Doordat de aanpassingen leverancier nog niet zijn doorgevoerd konden niet alle issues worden getest. 2. Doordat er onduidelijkheid is op welke wijze de inrichting wordt uitgevoerd konden niet alle issues worden getest. 3. Inrichting en ondersteuning van het onderwijs voor komt zwaar in het gedrang. Zie o.a. protocol onderwijs planning. 4. Tijdig en volledig kunnen informeren van medewerkers in het primaire proces over de exacte wijzigingen en aanpassingen komt in het gedrang. 5. Belangrijke punten zijn die wel ondersteund moeten worden zoals bij voorbeeld het overrulen van een berekend module resultaat is straks niet meer mogelijk. 6. De wijze van herinrichten heeft een directie relatie met het onderdeel test-set. Advies: Gezien een aantal cruciale openstaande punten stelt de werkgroep voor om sowieso niet van start te gaan met de herinrichting per Het gaat om de volgende punten: o Besluiten die nog genomen moeten worden door de stuurgroep / opdrachtgever. o Onduidelijkheden m.b.t. koppelingen, rapportages en de herinrichting. o De nog op te leveren wensen door de leverancier in het f-spoor (oplevering leverancier in mei). Daarbij ook het testen van deze wensen. o Inrichting en ondersteuning van het onderwijs voor komt zwaar in het gedrang. Zie o.a. protocol onderwijs planning. o Tijdig en volledig kunnen informeren van medewerkers in het primaire proces over de exacte wijzigingen en aanpassingen. Analyse uitvoeren of d.m.v. automatiseren de gegevens in Osiris herplaatst kunnen worden. Constatering: Er zijn drie varianten mogelijk: a. Variant 1: alle TOM-studenten worden omgezet naar de nieuwe inrichting d.m.v. conversie, het projectteam kan niet garanderen dat dit zonder fouten verloopt. b. Variant 2: nieuwe inrichting vanaf cohort 2016, de voor en nadelen zijn op een rij gezet. 9 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

10 Advies: c. Variant 3: nieuwe inrichting voor alle modules vanaf 2016, de voor en nadelen zijn op een rij gezet. Kiezen voor variant 3. Bij variant 1 is het risico te groot en variant 2 biedt minder voordelen dan variant 3. Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de rapporten van de universes van Osiris. Constateringen: 1. Doordat de inrichting Osiris nog niet vast staat kunnen de gevolgen voor de rapportages nog niet worden bepaald; 2. Dat de correcte werking van de rapportages afhankelijk is van de definitieve inrichting Osiris; 3. Dat een examenonderdeel twee betekenissen kan hebben; examenonderdeel en module (MISUT en OsMan); 4. Een examenonderdeel dat een module is, is niet aan een collegejaar gekoppeld (MISUT en OsMan); 5. Er worden EC s getoond / berekend die niet kloppen. In de nieuwe situatie worden de EC s op een ander niveau uitgekeerd nl. op het niveau examenonderdeel i.p.v. op het niveau van de cursus; 6. Een examenonderdeel is niet via een unieke code identificeerbaar; 7. Met het uitwerken van de Diploma-supplementen moet rekening gehouden worden op welke wijze de herinrichting wordt bepaald. Advies: Een verdere analyse uitvoeren voor de punten 3, 4 en 5. Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de koppelingen Osiris Constateringen: 1. Voor de koppeling Osiris Blackboard course aanmaken moet een nieuwe koppeling gebouwd worden. De oude koppeling moet bestaan blijven voor cursussen masteropleiding; 2. Er is geconstateerd dat de koppeling Osiris Blackboard studentinschrijving niet gehandhaafd kan blijven omdat deze niet bij alle modules alle studenten automatisch kan inschrijven. Ook al zou het technisch mogelijk zijn om een deel van de studenten wel automatisch in te schrijven, dan is het nog ons advies om de koppeling niet te bouwen omdat het sowieso qua bouw ongelooflijk complex wordt. Vrijwel niemand zal helemaal begrijpen hoe de koppeling werkt en fouten opsporen wordt zeer ingewikkeld. Bovendien is er voor gebruikers ook geen duidelijk onderscheid te maken wanneer iemand WEL, en wanneer iemand NIET automatisch ingeschreven kan worden; 3. De koppeling Osiris Blackboard building block cursusinformatie moet aangepast worden; 4. De herinrichting heeft geen technische gevolgen voor de gadgets die getoond worden op my.utwente.nl.; 5. De interface ETL-koppeling hoeft niet gewijzigd te worden, M&C zal waarschijnlijk wel de queries moeten aanpassen; 6. De koppeling Osiris-Decos wordt niet geraakt door de herinrichting Osiris. Advies: Blackboard: o koppeling Osiris Blackboard course aanmaken een nieuwe koppeling bouwen; o koppeling Osiris Blackboard student inschrijving kan niet gehandhaafd blijven; o koppeling Osiris Blackboard building block moet aangepast worden. 10 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

11 Analyse uitvoeren van de consequenties in relatie tot de andere projecten die uitgevoerd worden die Osiris raken. Constateringen: Er zijn geen consequenties in relaties tot andere projecten die Osiris raken. Opstellen communicatieplan Constateringen: 1. De basis van het communicatieplan is opgesteld; 2. De concrete uitwerking volgt wanneer meer duidelijkheid is over gemaakte keuzes en de impact voor de doelgroepen; Inrichten test-set in het project omgeving Osiris Constateringen: 1. Op basis van de risico s en oplossingen beschreven in het rapport van de werkgroep testen is de verwachting dat er geen efficiëntieslag kan worden behaald, zolang er geen goede oplossing en beslissingen worden genomen over de beschreven issues. 2. Door nog onduidelijke inrichtingsvraagstukken en niet aanwezige functionaliteiten kon er niet volledig getest worden; 3. Dat de herinrichting een aantal voordelen heeft, de belangrijkste is dat een moduleonderdeel ook als zelfstandige cursus kan worden gebruikt of ondergebracht kan worden bij een andere module; 4. Dat met de herinrichting niet alle problemen (backoffice werkzaamheden) worden opgelost, problemen worden opgelost maar er komen nieuwe problemen (backoffice werkzaamheden) voor in de plaats; 5. Dat er zes aanpassingen nodig zijn in Osiris (indien mogelijk, uitgevoerd door de leverancier van Osiris) om de geconstateerde problemen op te lossen. Advies: De genoemde risico s, die als hoog aangemerkt zijn moeten opgelost worden voordat de herinrichting Osiris in productie genomen kan worden. 4 Analyse per product In dit hoofdstuk zijn de rapporten van de onderdelen opgenomen. 4.1 De producten Tabel 3: Overzicht per categorie/onderdeel. Nr. Producten 1 Vaststellen op welke wijze Osiris wordt heringericht 2 Analyse uitvoeren of d.m.v. automatiseren de gegevens in Osiris herplaatst kan worden 3 Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de rapporten van de universes van Osiris 4 Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de koppelingen Osiris 5 Analyse uitvoeren van de consequenties in relatie tot de andere projecten die uitgevoerd worden die Osiris raken. 6 Opstellen communicatieplan 7 Inrichten test-set in het project omgeving Osiris 11 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

12 4.2 Vaststellen op welke wijze Osiris wordt heringericht Werkzaamheden De werkzaamheden bestaan voor een deel uit het beantwoorden van de open vragen met betrekking tot de herinrichting van Osiris. Zie hiervoor ook de actiepuntenlijst (plan van aanpak fase 1). Beperkingen Doordat nog niet duidelijk is hoe de conversie gaat worden is het niet mogelijk om het e.e.a. goed door te testen. Doordat er ook nog wensen niet opgeleverd zijn door de leveranciers is het ook nog niet mogelijk om dingen goed te testen. De reguliere werkzaamheden Osiris gaan gewoon door. Afhankelijkheden Afhankelijkheid van de inrichting van Osiris doordat er nog wensen zijn die nog niet gerealiseerd zijn door de leverancier. En omdat de conversie nog niet duidelijk is het ook onduidelijk hoe men het e.e.a. kan testen. Tabel 4: Analyse per product (actiepunten lijst plan van aanpak fase 1) Nr. Producten Gereed Risico Compensatiemogelijkheden op examenprogrammaniveau / module. afgerond H 1-2 Let ook op compensatie over modules en opleidingen heen. Je hebt dan namelijk niet meer de mogelijkheid om bij één van de modules het resultaat te overrulen via een cursusresultaat. In kaart brengen alle mogelijke typen compensatieregelingen. Kan hierin opgeschoond worden? Lijn gevonden worden? Vastleggen module informatie. Kijk hierbij ook naar: niet M 3 Naast kijken naar de gegevens die in de huidige situatie vastgelegd afgerond worden bij cursussen en modules (ook t.b.v. BB), maar ook aan de i.v.m. wens toekomst. UT De verwachting is dat we in de toekomst niveaus en/of bijdrage aan de 3 O s moeten gaan vastleggen aan modules, incl. de automatische controle hierop bij inschrijvingen. Op cursusniveau zijn hier allerlei mogelijkheden voor, kan dit ook op niveau van examenprogrammaonderdeel? Vastleggen module informatie. Kijk hierbij ook naar: De oplossing die voor de minoren gekozen is: algemene informatie op een website en bij de cursusinformatie deze link opnemen. Vastleggen module informatie. Kijk hierbij ook naar: En controleer welke labels en zoekfilters in de OWC mogelijk gewijzigd dienen te worden. Vastleggen module informatie. Kijk hierbij ook naar: Kan in de OWC een derde tabblad aangeboden worden waarop informatie getoond wordt van de cursussen met het type module? niet afgerond i.v.m. wens UT niet afgerond i.v.m. wens UT niet afgerond i.v.m. wens UT M M M 12 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

13 Vastleggen module informatie. Kijk hierbij ook naar: 7 Het curriculum voor bijzondere studentgroepen is (voor september) bekend, kan dit in de OWC op een andere manier aangeboden worden? Apart tabblad misschien? Zie nr. 6 en 4 Vastleggen module informatie. Kijk hierbij ook naar: Waar vindt de 8 student die alleen een moduleonderdeel mag doen (en alleen voor dat moduleonderdeel is ingeschreven) informatie over de gehele module? Het kan voorkomen dat er geen 1 op 1 relatie is tussen een moduleonderdeel en een toets, bijvoorbeeld wanneer 3 module-onderdelen 9 door 1 toets worden afgesloten. Dit komt nu misschien nauwelijks voor, maar ik verwacht dat dit in de toekomst vaker gaat voorkomen. Deze situatie zal in de alternatieve inrichting verder getest moeten worden. Vervolgens kan ingeschat worden of de gevonden oplossing voor- of nadelig is ten opzichte van de huidige situatie. Hoe worden modules straks uniek identificeerbaar? Wat wordt de 10 unieke key van een module zoals een cursuscode dat nu is. Deze unieke key is een vereiste voor Business Objects rapportages, EvaSys analyses en het programmeren van koppelingen. Timo controleert of het maximum posities voor deze code 15 is. Ook wordt deze unieke code veel gebruikt in communicatie, OER s, etc. 11 Gaat de voorgestelde opbouw wel echt minder cursuscodes opleveren? Je gaat dan namelijk standaard voor ieder moduleonderdeel een cursuscode aanmaken, dus ook voor de onderdelen die mogelijk niet herkanst worden of onderdeel uitmaken van een pre-master, minor, e.d. Als het mogelijk is graag een inschatting van het aantal (TOM)cursuscodes per collegejaar in de huidige en in de voorgestelde situatie 12 Foutgevoeligheid: kan aangegeven worden hoe de foutgevoeligheid van het handwerk van de voorgestelde inrichting zich verhoudt tot die van de huidige inrichting? 13 Relatie van integraal toetsen tot het DS, welke namen worden er straks getoond? Zijn deze duidelijk buiten de UT? 14 niet afgerond i.v.m. wens UT niet afgerond i.v.m. wens UT Afgerond Afgerond Afgerond Doorlopend in fase 2 Doorlopend L in fase 2 Wat is er mogelijk aan extra s voor de excellente studenten? Afgerond M Inschrijven op onderwijs: Overzicht per categorie/onderdeel. Nr. Producten Gereed Risico Studentinformatie: Uitzoeken en weergeven hoe een student straks Afgerond M 15 kan zien waarop hij zich/wel of niet moet inschrijven. 16 Studentinformatie: Waar kan een student straks zijn toets schema Afgerond G raadplegen? 17 Docentinformatie: Hoe gaan docenten straks om met de presentatielijst in relatie tot studenten uit de drie categorieën bijzondere studentgroepen? Voor docenten is het van belang dat ze, het liefst via 1 lijst, kunnen zien wie er voor ze in de klas zit. Worden pre-masters door het collegejaar heen op de cursuscode ingeschreven? En door de jaren heen Afgerond L M M L H L 13 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

14 18 Docentinformatie: Om te weten welke studenten officieel zijn ingeschreven voor onderwijs (los van op welke code) moeten docenten de overzichten uit OSIRIS aanhouden en niet Blackboard. In Blackboard kunnen docenten zelf een student toevoegen, wat niet betekend dat deze student in OSIRIS ingeschreven is. 19 Hoe ga je om met vertragers die later een moduleonderdeel mogen volgen? En hoe vang je af dat deze studenten zich voor de module inschrijven. Wat is hiervan de relatie met moduleonderdelen die niet herkanst dienen te worden? Moet BOZ hierop controleren? En actief uitschrijven? Of actief inschrijven??? 20 Hoe ga je om met vertragers die later een moduleonderdeel mogen volgen? En hoe vang je af dat deze studenten zich voor de module inschrijven. Mogelijke (gewenste) procedure uitwerken: bij start van module is examenprogramma bijzondere studentgroepen bekend Afgerond Afgerond Afgerond M L L Resultaatverwerking: Tabel 5: Overzicht per categorie/onderdeel. Nr. Producten Gereed Risico 21 Nieuwe procedure werkwijze afstemmen en afspreken betreffende het vervallen van de functionaliteit: handmatig overrulen van Afgerond H moduleresultaat. Mogelijke procedure: herstellen op toets niveau 22 Wens ingediend bij Caci: UT : Weging 0 kunnen opgeven bij het koppelen van cursussen aan het examenprogramma 23 Geldigheid van resultaten. Op dit moment is de enige manier om de oude resultaten terug te zetten naar de status concept. Dit is vooral onwenselijk aangezien de status van resultaten daardoor diffuus wordt. Resultaten die nog vastgesteld moeten worden en resultaten die op deze wijze ongeldig zijn gemaakt hebben dan beide de status concept. Dit kan tot verwarring leiden. 24 Hoe om te gaan met 1 decimaal? Hoe gaat het met afrondingen bij berekeningen. Ook in relatie met DS. niet afgerond i.v.m. wens UT niet afgerond i.v.m. wens UT Afgerond Overgangssituatie: Tabel 6: Overzicht per categorie/onderdeel. Nr. Producten Gereed Risico 25 Hoe om te gaan met studenten die gestart zijn in periode van huidige Afgerond L - M inrichting en uitstromen in periode van nieuwe inrichting. Actie voor: KU. 26 De huidige cursuscode jungle > hoe over te zetten? Hergebruik? Afgerond G 27 Hoe om te gaan met het OER? Afgerond L 28 Wat zijn de mogelijke scenario s voor overgang naar de nieuw voorgestelde inrichting? Nr = volgnummer Producten = beschrijving product Gereed = is het wel of niet afgerond Risico = welk risico voor het project, H=Hoog; M=middel; L=laag; G= geen Doorlopend in fase 2 L H M 14 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

15 Uitgewerkte analyse per product Tabel 7: Vastleggen onderwijsaanbod: Product nr: Huidige situatie voorstel Risico 1-2 De mogelijkheden m.b.t. compensatie in Osiris zijn beschreven. Ook is er geïnventariseerd welke soorten compensaties er binnen de opleidingen gebruikt worden. Er is gewerkt aan een document waarin beschreven staat welke soorten compensaties bij de herinrichting wél en welke niet kunnen worden ondersteund. Concept OER 2016/2017 laat een aantal wijzigingen zien die de keuzes van de opleidingen beperken, o.a. geen minimumcijfers groter dan 5.5,; en een beperking van het gemiddeld cijfer voor de module tot maximaal t/m 8 Om een helder beeld te krijgen van de mogelijkheden tot het vastleggen van module informatie moet wens UT door CACI zijn opgeleverd en getest. De geplande oplevering is maart/april. 15 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris Het document compensatie verder uitwerken compleet met voorbeelden en vervolgens bespreken met de opleidingen. Het risico is hoog aangezien de opleidingen ook compensatie wensen hebben die niet in Osiris inpassen. Bijvoorbeeld het over de modules heen compenseren. Dus blijft er hoe dan ook handmatig werk hoe e.e.a. gecompenseerd kan/moet worden. Overigens heeft de OER wijzigingen ook consequenties voor de huidige inrichting. Opvragen module inhoudelijke informatie (semester 1) niet volgens planning zoals opgenomen in protocol. Niet mogelijk om de onderwijscatalogus conform planning te publiceren. Blackboardcourse kunnen (nog) niet worden aangemaakt. Vanaf 1 juli is de koppeling tussen Osiris en blackboard open. Studenten kunnen zich niet inschrijven zolang een cursuscode (moduleonderdeel) in osiris nog niet definitief is.

16 (Vanaf begin juli zouden studenten zich moeten kunnen inschrijven voor cursussen) 9 Resultaten voor toetsen die geen 1 op 1 relatie hebben met een module onderdeel, worden in de huidige en bij de herinrichting inrichting niet rechtstreeks in Osiris geregistreerd omdat de toetsen niet als zodanig in Osiris geregistreerd staan. Setjes moduleonderdelen die alleen gezamenlijk los te volgen zijn moeten ook bij de herinrichting een aparte cursuscode krijgen. Geen verschil met de huidige situatie qua registratie in Osiris. Eventueel ondeelbare setjes module onderdelen (bij her inrichting cursussen) ook binnen de module als 1 cursuscode registreren en niet als 2. Onduidelijkheid tussen Osiris en my-timetable. Dit is echter niet anders als bij de huidige inrichting. Mogelijk voor studenten om zich in te schrijven voor de losse cursussen (moduleonderdelen) die eigenlijk alleen als setje te volgen zijn. 10 Onderzocht of het mogelijk is om unieke codering vanuit het systeem af te dwingen. Helaas is dat niet mogelijk. Tijdens verschillende overleggen met andere werkgroepen en/of werkgroep leden is gebleken dat het huidige voorstel complicaties met zich mee brengt voor de rapportages en koppeling met blackboard. Bij de huidige inrichting wordt voor koppelingen en rapportages bijna alles afgeleid van het collegejaar en/of cursustype van de module. Bij het registreren van de modules op examenonderdeel niveau worden we qua inrichtingsmogelijkheden beperkt. CREA-M12A-2016 PSY-M CREA: Dit is de code van de opleiding die de module aanbiedt (coördinerende opleiding). Het kan dus zijn dan in het examenprogramma van Communicatiewetenschap (CW) het examenonderdeel (module) IO-M opgenomen worden. M12: Dit is de module. Opleidingen hebben het altijd over module 7 of module 11. A:Kan gebruikt worden indien er meerdere versies of een keuze mogelijkheid is tussen modules. Koppeling blackboard. Voor rapportages (MISUT/OSMAN) belangrijk dat er een collegejaar bij het examenonderdeel geregistreerd wordt. Voor rapportages (MISUT/OSMAN) belangrijk dat een examenonderdeel van het type module duidelijk te onderscheiden is van andere examenonderdelen. Kwetsbaar. Mogelijke kans op typefouten die on opgemerkt blijven. 2016: Dit is het aanvangsjaar van de module. Indien de inhoud van een module 16 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

17 niet wijzigt, dan wordt de code ook niet aangepast. -: Om de code leesbaar te houden is er voor gekozen om de verschillende onderdelen van de code te scheiden met een -. Uitzondering op de eventuele keuze A of B. Deze A of B hoort voor opleidingen bij de module vandaar dat er geen scheidingsstreep tussen M12 en A komt. 11 Bij de herinrichting komen er meer cursuscodes. Het doel van de herinrichting is echter niet om minder cursuscodes te krijgen, maar om meer overzicht en meer duidelijkheid en transparantie te creëren. In het document beschrijving alternatieve inrichting 1.4 staat beschreven dat elk module onderdeel een cursus is. Voor module onderdelen die in verschillende modules terug komen zoals Mathematics A + B1, lijkt dit niet wenselijk. Bij gedeelde modules en daarbij gedeelde moduleonderdelen (bijvoorbeeld module 3 van AT & TN of module 6 van IO, WB & TBK wordt verwacht dat het niet een groot probleem is. Bij deze modules is er altijd 1 module leidend en vaak (niet altijd) 1 module coördinator. Risico s m.b.t. inrichting Osiris is laag, echter zijn er meerdere afhankelijkheden voor wat betreft de Er moet een besluit genomen worden wanneer er wel of geen cursuscode per module onderdeel komt. Dit moet niet zwart/wit zijn. Wellicht in overleg met de opleiding(en) en module coördinator Optie: Voor de wiskunde leerlijn toch per module een aparte cursuscode aanmaken. Óf duidelijke afspraken maken. Vraag hierbij is, waar liggen de verantwoordelijkheden m.b.t. wiskunde leerlijn. De wiskunde docenten of de verschillende module coördinatoren? Voor gedeelde modules met gedeelde module onderdelen wel één cursuscode per module onderdeel. Zodra er een deelnemerslijst bij module A wordt gegenereerd, staan daar alle deelnemers met dezelfde cursuscode op, dus ook die van Module B, C, enz. De wiskundeleerlijn docent heeft aangegeven dat aparte lijsten belangrijk zijn in deze, omdat de herkomst van de student zichtbaar moet zijn. (Zie ook actiepunt 17) Dit kan eventueel met selectie opleiding opgelost worden. Alleen hoe gaat dit als een student van een andere opleiding de module doet?! Cijferregistratie door tentamenbureau komt bij 1 persoon terecht, maar daar kunnen procesafspraken over worden gemaakt. (Zie ook actiepunt 17) 17 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

18 koppeling Osiris-Blackboard, Osiris docent en rapportages. Bij UT brede invoering Osiris docent wordt het een lastig: er zijn meerdere wiskundedocenten, dus wie registreert welke resultaten en welke module coördinator keurt welke resultaten goed. (Zie ook actiepunt 17) Koppeling blackboard: Studenten worden automatisch ingeschreven voor de blackboard-courses van examenonderdelen (modules) waar de cursuscode (modueleonderdeel) waarop ze ingeschreven zijn bij horen. Voor de cursuscode (moduleonderdeel) Mathematics A + B1 geldt dat de student dan voor 11 blackboardcourses ingeschreven wordt. Dit is niet wense-lijk Koppeling blackboard studenten die een extra cursuscode (setje moduleonderdelen) doen zoals in het voorbeeld. Deze studenten worden niet automatisch ingeschreven in blackboard. (huidige situatie is net zo) 18 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

19 12 Foutgevoeligheid van het handwerk van de voorgestelde herinrichting ten opzicht van de huidige inrichting. 13 Diplomasupplementen versie TOM en versie Bsc (oud) zijn wel getest. Deze versies zijn niet toereikend voor de herinrichting. Verwacht werd dat het diplomasupplement voor ATLAS een redelijk beeld zou geven hoe het diplomasupplement voor de herinrichting. Ook deze test versie is niet toereikend. I.v.m. gebrek aan tijd en werkdruk bij ICTS was het niet mogelijk om een testversie voor het diplomasupplement voor de herinrichting te maken. 14 De Master en Bachelor honours programma s worden tot op heden als aparte examenprogramma s geregistreerd en zijn niet geïntegreerd in de reguliere Bachelor examenprogramma s. Hierdoor heeft de 19 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris Dit proces loopt door in volgende fase 2 aangezien het e.e.a. nog niet duidelijk is. Module naam (Examenonderdeel) met EC s en berekend resultaat. Naam module onderdeel met cursuscode, weging, EC s en resultaat. Volgorde op basis van het examenprogramma. In fase 2 door ICTS een passend diplomasupplement gemaakt moeten worden. (voor de herinrichting én voor een combinatie van TOM en de herinrichting) Bij de herinrichting is het niet mogelijk om op examenonderdeel (module) niveau een afwijkende categorie te registreren. Dat er doordat er nu ook in de herinrichting niet alles door Osiris kan worden ondersteund (o.a. modules vervangen op student niveau) Proces loopt door. Hoe gaat het als er binnen de module een cursus wordt vervangen of de weging wordt aangepast en een student de module op oude wijze al had afgerond? (overgangsregeling??) Dit wordt geregistreerd in het examenprogramma. Afhankelijke van het overgaan op de herinrichting, (conversie, cohort 2016 of collegejaar 20o16) zullen er veel studenten die een examenprogramma hebben wat een combinatie is van TOM en herinrichting of zelfs Bsc oud, TOM en herinrichting. Vraagt veel verschillende versies van het diploma supplement die onderhouden moeten worden, óf extra veel handwerk voor BOZ. Niet op moduleniveau aan te geven dat een module als Ster / Excellence module is afgerond.

20 herinrichting geen gevolgen voor de Master en Bachelor honours programma s. Er zijn wel consequenties voor de zogenaamde sterprogramma s. In de huidige situatie wordt er bij de module (cursuscode) een afwijkende categorie EXC geregistreerd. Hieraan is te zien dat een student een module als Ster / Excellence afgerond heeft. Registratie van een afwijkende categorie EXC op elke cursus (moduleonderdeel) wekt wellicht de indruk dat elk onderdeel als EXC of STER te doen is, terwijl dit vaak maar bij één onderdeel gedaan wordt. Optioneel kan er alleen op de cursuscode (moduleonderdeel) die als ster wordt gedaan een afwijkende categorie geregistreerd worden. Dan is er nog niet duidelijk dat een examenonderdeel (module) als EXC of STER gedaan is. Onnodig veel handwerk wanneer de afwijkende categorie bij alle cursussen (module onderdelen) in een examenonderdeel (module) geregistreerd moeten worden. Afwijkende categorie Exc geldt voor de cursuscode, dus ook bij een eventueel andere module als daarin dezelfde cursuscode is opgenomen. Tabel 8: Inschrijven op onderwijs: Product nr: Huidige situatie voorstel Risico 15 Student kan in de huidige situatie in Osiris student zien voor welke modules zij/hij zich moet inschrijven. 16 Als het gaat om de koppeling Osiris en Syllabus: Mytimetable: Voor studenten verandert daar niets, het wordt zelfs makkelijker is de verwachting van Roosterteam. Men kan straks voor een module onderdeel op cursuscode zoeken en dus alleen de toetsen van die cursus als resultaat krijgen. Door in het examenprogramma aan te geven dat de student zich inschrijft voor alle cursussen die onder het examenonderdeel hangen kan de student zich via Osiris student (examenprogramma inschrijven. Hoe gaat het met geïntegreerde module onderdelen? B.v. dat 1 toets bij meerdere cursuscodes hoort? Men kan alleen bij examenonderdelen die verplicht zijn zich inschrijven voor alle cursussen die daar onderhangen. Onduidelijkheid v.w.b.t. deel-toetsen die wel in Mytimetable staan en niet in Osiris. 20 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

21 Op dit moment krijgen ze bij een zoekopdracht alle toetsen van de hele module omdat ze op modulecode zoeken. Ze kunnen dus iets gerichter zoeken. 17 Besproken met tentamen bureau. Deelnemers lijsten per cursus (module onderdeel) verspreiden naar contactpersoon module of contactpersoon cursus?. Bijzondere groepen studenten volgen onderwijs toch gelijktijdig met reguliere studenten. Inschrijven ook via Osiris op cursuscode (module onderdeel) Qua inrichting voor Osiris is het risico laag, voor de gebruikers is het risico middel tot hoog. Bijzondere groepen volgen inderdaad onderwijs gelijktijdig met reguliere studenten en worden nu door BOZ ingeschreven in BB. Nu worden deelnemerslijsten per onderdeel verstuurd naar module coördinatoren en indien bekend naar docenten in cc. Dit zal straks bij niet gedeelde cursuscodes ook zo zijn. Bij gedeelde cursuscodes (wiskunde leerlijnvakken) zal dit een probleem worden. Zodra er een deelnemerslijst bij module A wordt gegenereerd, staan daar alle deelnemers met dezelfde cursuscode op, dus ook die van Module B, C, enz. De wiskundeleerlijn docent heeft aangegeven dat aparte lijsten belangrijk zijn in deze, omdat de herkomst van de student zichtbaar moet zijn. Dit kan eventueel met selectie opleiding opgelost worden. Cijferregistratie door tentamenbureau komt bij 1 persoon terecht, maar daar kunnen procesafspraken over worden gemaakt. Bij UT brede invoering Osiris docent wordt het een lastige: er zijn meerdere wiskundedocenten, dus wie 21 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

22 registreert welke resultaten en welke module coördinator keurt welke resultaten goed. 18 De herinrichting verandert niets aan inschrijving in Osiris = inschrijving blackboard. Docenten zouden alleen in uitzonderingssituaties zelf studenten toegang tot de blackboard course moeten verlenen en dan hiervan BOZ op de hoogte brengen zodat zij de inschrijving in Osris goed kunnen zetten. Afhankelijk van de koppeling tussen Osiris en blackboard en het wel of niet aanmaken van cursus-codes per module onderdeel. Kan het zijn dat studenten voor meerdere blakcboard courses ingeschreven worden. Ingeschreven studenten op de module zijn niet te herleiden. Inschrijving gaat op cursuscode (moduleonderdeel) en niet op examenonderdeel (module) Student ingeschreven op meerdere blackboard courses (indien voor gedeeld module onderdeel 1 cursuscode komt) Docent schrijft studenten in voor blackboard course zonder BOZ te informeren. (Gebeurt in huidige situatie ook) 19 Geen verschil met de huidige situatie. Het is de bedoeling dat TOM studenten zich normaliter inschrijven voor de hele module. Inschrijven op een hele module door vertraagde TOM studenten kan alleen ondervangen worden als dit niet wordt toegestaan via het examenprogramma. (inrichtingen in het examenprogramma gelden echter voor alle studenten die dat examenprogramma geregistreerd hebben. Geen verschil met de huidige situatie. Controle op welke onderdelen niet herkanst mogen worden ligt niet bij BOZ. Configuratie parameter Mag een student zich inschrijven voor individuele cursussen van een examenonderdeel waarvoor hij zich automatisch kan inschrijven = JA Student die én of meerdere onderdelen mag herkansen schrijft zich in op de gehele module. Indien configuratieparameter niet op JA gezet wordt, is het niet mogelijk voor studenten zich apart in te schrijven voor de extra kansen voor de betreffende onderdelen. Er blijft dan handwerk bij BOZ liggen. 20 Afhankelijk van hoe het examenprogramma van de studenten wordt ingericht kan een student zich Voor reguliere TOM studenten: Inschrijven via Osiris student binnen examenonderdeel op = Studenten die een cursus (moduleonderdeel) mogen herkansen kunnen zich alsnog 22 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

23 inschrijven voor losse cursussen (module onderdelen) binnen een examenonderdeel (module) of niet. Nadat er duidelijk is over de inrichting van de examenprogramma s m.b.t. inschrijven een procedure uitwerken over het inschrijven op cursussen (module onderdelen) door vertraagde studenten. Automatisch Configuratie parameter Mag een student zich inschrijven voor individuele cursussen van een examenonderdeel waarvoor hij zich automatisch kan inschrijven = JA Voor bijzondere groepen studenten (Exchange, bijvakkers) Afhankelijk van de inhoud van het programma. Indien het programma tijdig bekend is bij BOZ. Indien een student een hele module moet doen moet er een apart examenprogramma gemaakt worden met daarin het examenonderdeel (module). Het inschrijven via Osiris student moet dan bij het examenonderdeel op Automatisch Inschrijving op lossen cursussen (module onderdelen) Als er voor Exchange, bijvakkers en pre-masters duidelijk, afgebakende programma s worden aangeboden, kunnen er speciale examenprogramma s worden gemaakt. op het hele examenonderdeel (module) inschrijven. Door de configuratieparameter op = Ja te zetten, kan het voorkomen dat studenten zich alleen inschrijven op één cursus (moduleonderdeel) ipv op het hele examenonderdeel (module) Studieprogramma s voor exchange en bijvak studenten worden veelal te laat of niet aangeleverd bij BOZ waardoor de studenten geen of te laat een examenprogramma krijgen. Als een student geen examenprogramma heeft dan kan hij zich gewoon inschrijven via de OWC voor cursussen (Module onderdelen) In de examenprogramma s van Exchange en bijvak studenten kunnen alleen losse cursussen (module onderdelen) worden opgenomen d.m.v. individuele examenregelingen. En geen hele examenonderdelen (modules). Als dat wel moet, dan kan het zijn dat er per student een apart examenprogramma gemaakt moet worden. Extra handwerk. 23 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

24 Tabel 9: Resultaatverwerking: Product nr: Huidige situatie voorstel Risico 21 In de huidige inrichting wordt door de opleiding regelmatig het gehele module resultaat overruled. Dit door compensaties die niet in Osiris kunnen worden verwerkt. 22 Het inrichten van modules en dus ook het maken van examenprogramma s kan pas als wens is opgeleverd. 23 Op dit moment is de enige manier om de oude resultaten terug te zetten naar de status concept. De status van resultaten wordt diffuus. Kan pas als wens is opgeleverd. 24 Parameter t.b.v. geldenresultaat moet op 1 decimaal om te voorkomen dat er 2 keer wordt afgerond. Deze parameter geldt voor al het onderwijs binnen de UT. Het is niet mogelijk de parameter in te stellen alleen voor de herinrichting. Voor TOM onderwijs geen probleem, Voor MSc onderwijs worden ook geen problemen voorzien omdat resultaten in de Master zonder decimaal worden toegekend en verwerkt. De op SVO getoonde 24 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris Mogelijk voorstel kan zijn dat op toets (cursus) niveau het module resultaat kan worden beïnvloed. Parameter van geldend resultaat instellen op 1 decimaal. Resultaatschaal bij master cursussen moet op Geheel Cursus en bij de toetsen van deze cursussen op Geheel Toets staan. Het is dan ook niet mogelijk om resultaat met 1 decimaal te registreren. Dat er te veel op één toets wordt gecorrigeerd terwijl de bedoeling is dat men over de gehele module heen compenseert. Afhankelijk van vanaf wanneer de herinrichting ingaat. Het risico wordt als laag ingeschat als de herinrichting ingaat vanaf collegejaar of vanaf cohort Bij conversie van gegevens is het risico groter. Het risico is groot dat hier het TOM principe meedoen is halen niet kan worden geborgd. Met name wanneer de historie wordt geconverteerd is het risico hoog. Ook bij master onderwijseenheden is het geldend resultaat met 1 decimaal. Wordt echter niet als een probleem gezien. Student die 1 module onderdeel als extra of als PM volgt. Voor deze studenten geldt dit moduleonderdeel als een onderwijseenheid en die

25 resultaten met decimaal.0 zijn dan ook reële resultaten. Er kan enkel de suggestie worden gewekt dat er met decimalen wordt gerekend, maar conform OER wordt een tentamenresultaat uitgedrukt in een geheel cijfer. Diplomasupplement is programmeerbaar zonder decimaal. moet toch afgesloten worden zonder decimaal. Tabel 10: Overgangssituatie: Product nr: Huidige situatie voorstel Risico 25 De werkgroep analyse automatisch overzetten is bezig met een risicoanalyse m.b.t. het converteren van oude data naar de herinrichting. Verschillende situaties afhankelijk van de overgang naar de herinrichting. Uit de risico analyse is gebleken dat een conversie van oude data naar de herinrichting niet geadviseerd wordt. Er zijn 2 opties die over blijven. Optie 1: Overgaan met het onderwijs vanaf collegejaar 2016 Optie 2: Overgaan met student cohort Optie 1: al het onderwijs vanaf collegejaar 2016 wordt volgens de herinrichting in Osiris en examenprogramma s opgenomen. Studenten die van het afgelopen collegejaar nog onderdelen van module mogen herkansen, kunnen dit nog geregistreerd krijgen op de oude inrichting. (Module = cursus) Hiermee is de kans groter dat studenten met het onderwijs vanaf een nieuw collegejaar overgaan op de herinrichting. Dit moet natuurlijk wel door de opleidingen gewenst zijn. Optie 2: Bij het overgaan naar de herinrichting voor studenten vanaf cohort 2016 blijft het onderwijs voor oudere cohorten aangeboden zoals het nu is. Optie 1: Per opleiding handwerk voor studenten die modules op de oude inrichtingswijze mogen afronden, of toch al over moeten naar de nieuwe herinrichting. Voor het diplomasupplement moet er een extra versie aangemaakt worden. Opbouw van het examenprogramma niet eenduidig. Optie 2: Dubbele inrichting van Osiris. Onderwijs op moet 2 verschillende manieren geregistreerd worden. Geldend resultaat op 1 decimaal geldt UT breed Dan dus ook voor modules van voorgaande cohorten. Dubbele koppelingen met blackboard, syllabus en voor 2 verschillende inrichtingen rapportages aanbieden en onderhouden. 25 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

26 26 Afhankelijk van werkgroep Analyse uitvoeren of d.m.v. automatiseren de gegevens in Osiris herplaatst kunnen worden na de herinrichting Osiris. Voorstel schrijven nadat de risico analyse is uitgevoerd en duidelijk is of en hoe de conversie gaat. Bij ingang vanaf collegejaar 2016 of student cohort 2016: Reeds aangemaakte cursuscodes niet hergebruiken. Cursuscodes die zijn aangemaakt voor een setje moduleonderdelen wel hergebruiken (indien dit kan qua EC s e.d.) Een eerder aangemaakte cursuscode is nog nodig t.b.v. overgangsregelingen van Pre TOM studenten of om andere redenen. Dit is geen probleem, een cursuscode kan in Osiris weer geactiveerd worden, indien dat nodig is. Toch aanmaken nieuwe cursuscode voor een setje module onderdelen. Geen groot probleem. 27 Aandachtspunten waren: Opleiding specifieke OER. Terminologie; Cursuscodes van curriculum en overgangsregelingen worden opgenomen. Wanneer dient de opleiding specifieke OER te worden vastgesteld. Aanpassing parameter geldend resultaat naar 1 decimaal: Voor TOM onderwijs geen probleem, Voor MSc onderwijs worden ook geen problemen voorzien omdat resultaten in de Master zonder decimaal worden toegekend en verwerkt. De op SVO getoonde resultaten met decimaal.0 zijn dan ook reële resultaten. Er kan enkel de suggestie worden gewekt dat er met decimalen wordt gerekend, maar conform OER wordt een tentamenresultaat uitgedrukt in een Codes van modules en onderdelen aankomend jaar niet opnemen in de opleiding specifieke OER. Indien een opleiding dit echt noodzakelijk vindt, kunnen de codes na vaststellen van de OER alsnog worden opgenomen. Geldt voor studenten die 1 module onderdeel als extra of binnen de premaster volgen, dat het module onderdeel een onderwijseenheid is. Dit geeft problemen indien het geldend resultaat van de cursus (moduleonderdeel) op 1 decimaal staat. 26 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

27 geheel cijfer. Diplomasupplement is programmeerbaar zonder decimaal te gezien. 28 Een scenario beschrijven hoe Osiris het beste kan worden ingericht. Dit laten we door lopen in Fase 2 27 eindrapport fase 1 herinrichting Osiris

28 Conclusie en algemene bevindingen: De in de afgelopen periode door de werkgroep herinrichting Osiris uitgevoerde analyse is door diverse omstandigheden later van start gegaan dan gepland. In een toch al krappe planning heeft dat direct gevolgen voor de haalbaarheid van het totale project. Na deze fase moeten er nog verschillende besluiten worden genomen door de stuurgroep en/of opdrachtgever, voordat fase 2 van start kan gaan. Tijdens fase 1 is duidelijk geworden dat de verschillende werkgroepen erg afhankelijk van elkaar en van elkaars producten zijn. Hierdoor kunnen werkgroepen niet alle punten goed en nauwkeurig uitwerken. Ook ontbreekt het daardoor vaak aan concrete informatie waarop verder gebouwd kan worden. De werkgroepen zouden niet parallel maar opvolgend in de tijd te werk moeten gaan. Tussen door moet er ruimte voor de stuurgroep en/of opdrachtgever zijn om besluiten te nemen, waarmee de werkgroepen weer verder kunnen. N.a.v. fase 1 ziet deze werkgroep het grootste risico in de ambitieuze planning voor het project, mede ingegeven door de geconstateerde hiaten in de op te leveren deelproducten. Deze worden deels door de techniek veroorzaakt (testomgeving niet tijdig beschikbaar, wensen nog niet opgeleverd door de leverancier, nog niet uitgevoerde releases, enz. Er is geen garantie dat de geplande doorloop voor de volgende fasen wel gehaald gaat worden, het risico op verdere vertraging is zelfs groter. Gezien onderstaande openstaande punten stelt de werkgroep voor om sowieso niet van start te gaan met de herinrichting per : Besluiten die nog genomen moeten worden door de stuurgroep / opdrachtgever. Onduidelijkheden m.b.t. koppelingen, rapportages en de herinrichting. De nog op te leveren wensen door de leverancier in het f-spoor (mei). Daarbij ook het testen van deze wensen. Inrichting en ondersteuning van het onderwijs voor komt zwaar in het gedrang. Zie o.a. protocol onderwijs planning. Tijdig en volledig kunnen informeren van medewerkers in het primaire proces over de exacte wijzigingen en aanpassingen. De werkgroep is ook van mening dat het systeem naast de visie van TOM ook de praktijk moet ondersteunen. Het overrulen van een geheel module resultaat behoort zeker bij de visie en is derhalve ook praktijk. In de praktijk blijkt dat als een student onderdeel A niet behaalt in de 1 e module maar aantoont in de 3 e module dat hij/zij toch de stof beheerst kan worden besloten dat de 1 e module daardoor gecompenseerd zal worden. In de nieuwe inrichting kan dit niet op dezelfde wijze worden verwerkt als in de huidige inrichting. Nu gebeurt dit door een cursusresultaat in te voeren. Daarnaast heerst de vraag of de herinrichting het leven makkelijker maakt ten opzichte van de huidige inrichting. Bij de herinrichting worden een groot aantal problemen en handwerk opgelost, hiervoor komen echter andere problemen en handwerk voor in de plaats.

29 4.3 Analyse uitvoeren of d.m.v. automatiseren de gegevens in Osiris herplaatst kan worden Werkwijze: Er is gekeken welke mogelijkheden er zijn om over te gaan naar een nieuwe inrichting in OSIRIS, en naar de mate waarin geautomatiseerd de gegevens omgezet kunnen worden. Hierin is rekening gehouden met wel of geen historie, doorlooptijd, impact op de huidige gegevens. Hier zijn 3 scenario s/varianten naar voren gekomen en deze vervolgens beschreven. De werkzaamheden bestaan uit uitvoerige testactiviteiten, in samenwerking met de afdeling ICTS, om zo te komen tot een gedegen voorstel. Om uitvoerig te kunnen testen is het nodig dat er een tijdelijke speelomgeving OSIRIS wordt ingericht. Er begonnen met het testen van de variant die de meeste impact en de meeste risico s behelst. Tabel 11: Overzicht per categorie/onderdeel. Nr. Producten Gereed Risico Variant 1: Alle TOM-studenten worden overgezet naar de nieuwe Afgerond H 1 inrichting. 2 Variant 2: nieuwe inrichting vanaf cohort 2016 Studenten die in 2016 starten met de bachelor (cohort 2016) vallen in de nieuwe inrichting van de modulen Niet afgerond M 3 Variant 3: nieuwe inrichting voor ALLE modulen vanaf 2016 Studenten die begonnen zijn in 2014, krijgen hun derde jaar in de nieuwe inrichting. Studenten die begonnen zijn in 2015, krijgen hun tweede en derde jaar in de nieuwe inrichting. Studenten vanaf cohort 2016 beginnen in de nieuwe inrichting. Dat betekent per opleiding en per semester: zes modulen aanmaken. Dit kan handmatig en hoeft niet geautomatiseerd te worden. Niet afgerond L Nr = volgnummer Producten = beschrijving product Gereed = is het wel of niet afgerond Risico = welk risico voor het project, H=Hoog; M=middel; L=laag; G= geen Variant 1 N.a.v. het testen: - In totaal zijn er moduleresultaten - Bij 1/5 deel van deze moduleresultaten is een cursusresultaat geregistreerd, mogelijk tbv compensatie - Bij examenprogramma s met compensatie gaat het fout - Dit (gecompenseerde) geldende resultaat is niet te registreren als moduleresultaat in de nieuwe inrichting Behalve als je voor de overige toetsresultaten het resultaat aanpast met de waarde van het Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

30 ingevoerde cursusresultaat. Gevolg dat het oorspronkelijke toetsresultaat niet meer zichtbaar is in rapporten, bv SVO - Voor minoren kunnen de resultaten opnieuw worden vastgelegd. Echter bijhorende informatie als Goedgekeurd of Afgekeurd komt hiermee te vervallen. Het projectteam heeft de conclusie getrokken op basis van de testresultaten dat het projectteam niet kan garanderen dat de conversie variant 1 foutloos kan verlopen, hierdoor heeft valt voor het projectteam variant 1 af. Varianten 2 en 3 Voor de verdere uitwerking herinrichting Osiris is het belang dat er een keuze wordt gemaakt op welke wijze de conversie plaats vindt. Om tot een verantwoorde advies te komen zijn de te verwachten voor- en nadelen van de varianten 2 en 3 opgesomd. Variant 2: nieuwe inrichting vanaf cohort 2016 Beschrijving Studenten die in 2016 starten met de bachelor (cohort 2016) vallen in de nieuwe inrichting van de modulen. Voordelen: - Verwerkingstijd beperkt. - Automatisering niet nodig. Handmatige acties beperkt vwb overgang. Nadelen: - Er zal nog minimaal twee jaar met twee verschillende inrichtingen van de modulen gewerkt moeten worden. - Studenten van cohort 2014 of 2015 zullen als ze een aanschuifminor volgen, enkel die minor in de nieuwe inrichting hebben (dus daarvoor anders inschrijven). Wellicht, indien voor deze manier wordt gekozen, beter om alle minoren ook op de nieuwe manier in te richten. - Er zal nog minimaal twee jaar met twee verschillende inrichtingen van de modulen gewerkt worden. De oude rapporten kunnen blijven bestaan. Er zullen nieuwe BI-rapporten moeten worden gebouwd voor de nieuwe modulen. Dus bij het draaien van rapporten moet er altijd rekening gehouden worden met het startjaar van de module, minimaal twee jaar lang. - In de onderwijscatalogus zullen oude modulen nog op de oude manier zichtbaar zijn. De nieuwe modulen zullen anders zichtbaar worden. In Blackboard wordt ook twee jaar lang met verschillende weergaven van de modulen gewerkt. - Voor OSIRIS Docent zal er verschil zijn in cijferinvoer vanwege twee verschillende inrichtingen. Variant 3: nieuwe inrichting voor ALLE modulen vanaf 2016 Beschrijving Studenten die begonnen zijn in 2014, krijgen hun derde jaar in de nieuwe inrichting. Studenten die begonnen zijn in 2015, krijgen hun tweede en derde jaar in de nieuwe inrichting. Studenten vanaf cohort 2016 beginnen in de nieuwe inrichting. Dat betekent per opleiding en per semester: zes modulen aanmaken. Dit kan handmatig en hoeft niet geautomatiseerd te worden. Te verwachten voordelen: Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

31 - Geen nasleep van twee jaar van de oude module inrichting. - In de onderwijscatalogus en in Blackboard worden alle modulen vanaf collegejaar op dezelfde wijze weergegeven. Te verwachten nadelen: - Consequentie is dat er een combinatie-examenprogramma voor de cohort 2014 en 2015 studenten zal zijn. Studenten (cohort 2014 en 2015) zullen zich vanaf 2016 op een andere manier moeten inschrijven op de modulen. - De bestaande rapporten zullen moeten worden aangepast, maar dat zal bij elke variant moeten. - Er zullen studenten zijn die een module nog niet hebben afgerond en 4.4 Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de rapporten van de universes van Osiris Uit de eerste analyse van de werkgroep kwam naar voren dat er geen consequenties zijn voor Syllabus+ en SMS als Osiris wordt heringericht. Dit betekend dat voor de rapporten een analyse is gemaakt: - Rapporten uit MISUT - Diploma Supplement - Rapporten uit OsMan Voor het verdere uitwerken en het goed kunnen beoordelen wat de consequenties kunnen zijn de volgende zaken van belang: - Uitspraak op welke wijze vindt de conversie plaats (variant 2 of variant 3); - De aanpassingen die in release en F worden doorgevoerd; - Op welke wijze Osiris wordt ingericht; - Het aanwezig zijn van een testomgeving waarin zowel de huidige als de nieuwe Osiris is ingericht. Rapporten uit MISUT Tabel 12: Overzicht per categorie/onderdeel. Nr. Producten Gereed Risico 1 Modulerapport Afgerond Hoog 2 BSA rapport Afgerond Hoog 3 Rapport 06 Studiesnelheid bachelor vakken (alleen bachelor vakken ) per jaar in een bacheloropleiding Afgerond Hoog Nr = volgnummer Producten = beschrijving product Gereed = is het wel of niet afgerond Risico = welk risico voor het project, H=Hoog; M=middel; L=laag; G= geen Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

32 Tabel 13: Uitgewerkte analyse per product Nr product Status rapport binnen het project MISUT onderwijs 1 Modulerapport (wens) De specificaties voor dit nieuwe rapport moeten nog worden geschreven. 2 BSA rapport (wens) De specificaties voor dit nieuwe rapport moeten nog worden geschreven. 3 Rapport 06 Studiesnelheid bachelor vakken (alleen bachelorvakken) per jaar in een bacheloropleiding Mogelijke problemen voor alle 3 MISUT rapporten De nieuwe specificaties van dit her te rapport moeten nog worden geschreven. Voor de betreffende MISUT rapportages is het nodig dat een examenonderdeel (=module) via een unieke code identificeerbaar blijft. In de voorgestelde herinrichting is dit (nog) niet opgelost Voor de betreffende MISUT rapportages is het nodig dat er een collegejaar bij het examenonderdeel (=module) geregistreerd wordt. In de voorgestelde herinrichting is dit (nog) niet opgelost. Overige bevindingen voor alle 3 MISUT rapporten/toelichting De MISUT rapporten zijn vanuit strategisch oogpunt en voor accreditaties voor de UT cruciaal. OSIRIS zou wel zodanig ingericht moeten worden dat de benodigde informatie hier straks uit kan worden gehaald voor de bouw van deze rapporten. Voor de lopende en komende accreditaties wordt deze informatie op dit moment geleverd op basis van reeds bestaande osman rapporten die in beheer zijn bij CES-IM. Het is lastig dat in deze fase (fase 1) nog niet is uitgekristalliseerd hoe de herinrichting van OSIRIS er precies uit gaat zien. De werkgroep die de alternatieve inrichting heeft beschreven heeft ook een aantal vervolgacties benoemd die getest en uitgewerkt moeten worden. Dit loopt parallel. Benodigde werkuren: in principe vallen de benodigde werkuren van de beschreven rapporten binnen het project MISUT onderwijs. Het is moeilijk in te schatten hoeveel extra werkuren het kost wanneer de herinrichting doorgaat. Als er voor wordt gekozen om de hele zittende populatie over te laten gaan dan moet onderzocht worden of de weergave in de rapporten juist is (zijn de studenten van TOM1 juist geconverteerd naar TOM2 en is dat -voor accreditaities- samen te brengen in 1 rapport) Als er voor wordt gekozen om alleen de instroom in studiejaar 2016 (de eerstejaars van 2016) over te zetten naar TOM2 dan krijg je een trendbreuk ten opzichte van TOM1en kun je vanaf cohort 2016 gegevens tonen op basis van de nieuwe inrichting. Ook dan moet je inzicht krijgen wat de consequenties zijn van studenten die voor 2016 zijn begonnen op de UT en in 2016 of later overstappen naar TOM2. Doorlooptijd; de MISUT rapporten die het betreft moeten nog gebouwd worden/herbouwd worden. Ook moet nog worden bepaald in welke volgorde dat gebeurd. Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

33 Diploma Supplement Tabel 14: Overzicht per categorie/onderdeel. Nr. Producten Gereed Risico 1 Diploma-supplement DS L 2 Tom diploma-supplement L 3 Diploma-supplement Msc Gereed G 4 Nr = volgnummer Producten = beschrijving product Gereed = is het wel of niet afgerond Risico = welk risico voor het project, H=Hoog; M=middel; L=laag; G= geen Uitgewerkte analyse per product Alleen de producten 1 en 2 worden geraakt door de herinrichting en moeten worden aangepast. Wat de consequenties exact zijn en de hoeveelheid werk kan pas bepaald worden als er een besluit is genomen op welke wijze de conversie wordt gedaan en besluitvorming op welke wijze Osiris wordt ingericht. Als de layout verder gelijk blijft dan zal voor de studenten die na september 2016 een module volgen niet meer de toets resultaten getoond moeten worden voor de afzonderlijke cursussen. Het resultaat van de module zal op het niveau van examen onderdeel gehaald worden. Deze aanpassing is op zich niet moeilijk en overzichtelijk, dus een ids voor studenten die alleen tom-na herinrichting onderwijs volgen, zal eenvoudiger te programmeren zijn. Als alleen vanaf cohort 2016 heringericht wordt, zou dit betekenen dat er in de toekomst een ids gemaakt moet worden, waarbij de student alle verschillende typen onderwijs (geen tom, tom en nieuw-tom) zou kunnen hebben gevolgd, of slechts 1 of 2 van deze mogelijkheden. Het ids is nu in staat om zowel tom als ook niet-tom cursussen te tonen. Het is hierdoor vrij complex geworden. Zo zijn bijvoorbeeld zelfs de lege witte regels geprogrammeerd, zodat er tussen modules wel een witte regel is maar niet na elke cursus, maar wel weer na de laatste cursus. In het geval dat een student daarnaast ook nog nieuw-tom modules volgt, wordt het ids daarmee velen malen complexer en gevoeliger voor fouten! Het zou dan eigenlijk ook goed beschreven moeten worden hoe om te gaan met de volgorde van de verschillende cursussen ten opzichte van de modules en onder welke kopjes, etcetera. Als de gehele populatie vanaf september met de herinrichting meegaat kunnen de producten 1 en 2 samengevoegd worden. Het nieuwe diplomasupplement moet dan wel vanaf september beschikbaar zijn. Het voordeel is een overzichtelijk en relatief eenvoudig product! Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

34 Rapporten uit OsMan Kwaliteitseisen: De rapporten moeten na de herinrichting correcte zinvolle informatie opleveren volgens de oorspronkelijke functionele specificaties. De gekozen oplossing moet voor de OsMan rapportages een structurele zijn. Dit in tegenstelling tot een oplossing die meer als een workaround gezien kan worden. De oplossing moet meerdere jaren mee kunnen gaan. Wanneer door de jaren heen aanpassingen worden gedaan m.b.t. het registreren van gegevens in Osiris, is het wenselijk dat dit geen nadelige gevolgen heeft voor de rapportages. Ook moet het correct werken van de rapportages niet teveel afhankelijk zijn van menselijke fouten bij de invoer van gegevens in Osiris. 3 Voorbeelden om dit te verduidelijken, waarbij de eerste 2 meer als workarounds gezien kunnen worden en de laatste een structurele oplossing lijkt te zijn. Het zijn voorbeelden van oplossingen voor het probleem van het niet kunnen identificeren van een module. - Het probleem oplossen in de codering van het examenonderdeel: BMT-M Zo zou je aan de code kunnen zien dat het om een module gaat. Deze oplossing is gevoelig voor menselijke fouten. Bij een typefout zou de module niet meer als zodanig te herkennen zijn. Uitzonderingssituaties waarbij een andere codering wenselijk zou zijn is niet mogelijk omdat de module dan niet meer herkend kan worden. - Het probleem oplossen door ervan uit te gaan dat het laagste niveau bij een examenonderdeel altijd een module is. Dit moet dan in het vervolg altijd gelden en uitzonderingen zijn niet mogelijk. Wanneer toch een uitsplitsing nodig is, heeft dit vervelende gevolgen. De modules zijn dan niet meer te herkennen met als gevolg dat de rapportages niet meer accuraat zijn. - Het probleem van het identificeren van een module oplossen, door een extra veld in een tabel toe te voegen dat aangeeft of het examenonderdeel wel of niet een module is. Dit zou verplicht ingevuld moeten worden, zonder default waarde. De kans op een menselijke fout wordt hierdoor verkleind omdat men ertoe wordt gedwongen het veld in te vullen. In tegenstelling tot bovenstaande 2 oplossingen is dit wel een structurele oplossing, omdat een examenonderdeel altijd als een module herkend kan worden door dit extra veld, onafhankelijk van de invulling van de overige velden die bij een examenonderdeel horen en onafhankelijk van de gekozen niveaus en codering. Dit veld wordt niet beïnvloed door mogelijk wijzigingen in de invoerprocedure van Osiris, de kans hierop is in ieder geval erg klein. Samenvatting per product Tijdschatting voor aanpassen rapporten Wanneer de problemen die hieronder bij de risico analyse worden genoemd kunnen worden opgelost, kunnen de rapporten daarop worden aangepast. Bij de tijdschatting ga ik uit van een gemiddelde schatting voor het aanpassen en testen van 1 rapport (inclusief de acceptatietest door IM en/of een keyuser). Mijn inschatting is dat het gemiddeld aantal uren dat hiervoor nodig is, 12 uur is. Er moeten 10 rapporten worden aangepast. Aantal geschatte uren voor aanpassen rapporten = 10 x 12 = 120 uur Risico analyse Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

35 Het inschatten van het risico is hieronder alleen bepaald o.b.v. de impact bij het niet oplossen van het probleem. Terwijl het risico een stuk lager wordt als bijvoorbeeld zou blijken dat het probleem in een korte tijd en met lage kosten kan worden opgelost. Tabel 15: Overzicht per categorie/onderdeel. Nr. Producten Gereed Risico 1 Rapportages OsMan: De rapportages hebben last van de volgende problemen met een hoog risico: Impact Hoog analyse gereed - Een examenonderdeel kan in de nieuwe situatie 2 betekenissen hebben: examenonderdeel of module. Beide mogelijkheden zijn niet als zodanig te herkennen voor BO. - Een examenonderdeel dat een module is, is niet aan het collegejaar gekoppeld waarin hij gegeven wordt. Hierdoor kunnen de modules niet per collegejaar geselecteerd worden. - Er worden EC s getoond/berekend die niet kloppen. In de nieuwe situatie worden de EC s op een ander niveau uitgekeerd nl. op het niveau van het examenonderdeel i.p.v. op het niveau van de cursus. De ingebouwde logica van de universe houdt daar heen rekening mee en dus zullen de uitgekeerde EC s niet kloppen. Wanneer bovenstaande problemen niet worden opgelost, heeft dit gevolgen voor de rapportages, zij kunnen dan niet worden gebruikt voor het onderwijs dat vanaf de start van de nieuwe inrichting in Osiris wordt geregistreerd. Omdat een aantal opleidingen van een aantal van deze rapportages gebruik maakt voor o.a. accreditaties en omdat accreditaties binnen de UT een hoge prioriteit hebben, heb ik het risico als hoog ingeschat. Ook het BSA-proces heeft binnen de UT een hoge prioriteit en daardoor heeft het BSA-rapport een hoge prioriteit. Dat is ook een reden voor het hoge risico. 2 Rapportages OsMan: De rapportages hebben last van het volgende probleem met een laag risico: - Om het resultaat van een module te berekenen, moet nu van het Berekend resultaat behorende bij een examenonderdeel gebruik worden gemaakt i.p.v. het Geldend resultaat van een cursus. De rapporten moeten hierop worden aangepast. Dit schat ik in als een laag risico, omdat dit zonder veel problemen kan worden aangepast. Impact analyse gereed laag Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

36 3 Universe OsMan Het probleem van de EC s: In de nieuwe situatie worden de EC s op een ander niveau uitgekeerd nl. op het niveau van het examenonderdeel i.p.v. op het niveau van de cursus. De ingebouwde logica van de universe houdt daar heen rekening mee en dus zullen de uitgekeerde EC s niet kloppen. Dit moet worden aangepast in de Rapporten en/of de universe. Dit vereist een verdere analyse in samenwerking met Caci Omdat zowel bij rapportages t.b.v. accreditaties en het BSA-rapport, EC s worden getoond/berekend heb ik het risico ingeschat als hoog. Impact analyse nog niet helemaal gereed Hoog Nr = volgnummer BO = Business Objects Producten = beschrijving product Gereed = is het wel of niet afgerond Risico = welk risico voor het project, H=Hoog; M=middel; L=laag; G= geen Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

37 Uitgewerkte analyse per product Tabel 16: Public Folders/Student en Onderwijs/Rapport Modellen leverancier OSIRIS: Rapport nummer: Rapport naam: OUD Probleem in nieuwe situatie, waarom moet het rapport worden aangepast. Aanpassing OSIRIS 003 OSIRIS 006 OSIRIS 018 Slagingspercentage toets Ranking afgestudeerden Studentkaart Resultaten worden per cursus getoond, en daarmee per module. Ranking o.b.v. het gemiddelde van de resultaten van de cursussen en daarmee dus ook van de modules. Resultaten worden per cursus getoond, en daarmee per module. Geldend resultaat wordt gebruikt Resultaten worden per module-onderdeel getoond, is niet wenselijk, moet per module worden getoond Ranking o.b.v. het gemiddelde van de resultaten van de cursussen en daarmee de module-onderdelen. Dit kan een vertekent beeld geven omdat de weging van de moduleonderdelen binnen de module niet wordt meegenomen Resultaten worden per module-onderdeel getoond, is niet wenselijk, moet per module worden getoond Geldend resultaat wordt genomen, dat klopt niet meer, want dat is nu per module-onderdeel Resultaten moeten per examenonderdeel dat een module is, worden getoond Het gemiddelde nemen van de module-resultaten, en daarmee dus de examenonderdelen die een module zijn. Resultaten moeten per examenonderdeel dat een module is, worden getoond Berekend resultaat moet worden genomen (Mogelijke) Blokkerende problemen Examenonderdeel dat een module is, kan niet worden geïdentificeerd. Examenonderdeel dat een module is, kan niet worden geïdentificeerd. Examenonderdeel dat een module is, kan niet worden geïdentificeerd. EC's worden bepaald nvt nvt Behaalde EC's kloppen niet Rapport werkt op nvt nvt Examenonderdeel en daarmee de module hangt collegejaar niet aan een collegejaar nvt

38 OSIRIS 053 Studievoortgang studiepunten per student EC's worden bepaald nvt nvt Behaalde EC's kloppen niet Rapport werkt op collegejaar nvt nvt Examenonderdeel en daarmee de module hangt niet aan een collegejaar Resulataten worden per examenonderdeel bepaald nvt nvt Examenonderdeel dat NIET een module is, kan niet worden geïdentificeerd. Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

39 Tabel 17: Public Folders/Student en Onderwijs/Rapport Modellen UT: Rapport nummer: OSIRIS UT 018 OSIRIS UT 022 OSIRIS UT 027 OSIRIS UT 028 OSIRIS UT 029 Rapport naam: OUD Probleem in nieuwe situatie, waarom moet het rapport worden aangepast. CVA Geldende resultaten per student Studievoortgang per student BSA adviezen t.b.v. beoordeling door excie of opleidingsbestuur Voortgang Modules Ranking opleidingen Resultaten worden getoond per cursus Niet zo zinvol, zou getoond moeten worden per examenonderdeel=module Aanpassing Groeperen per module (Mogelijke) Blokkerende problemen Examenonderdeel dat een module is, kan niet worden geïdentificeerd. EC's worden bepaald nvt nvt Behaalde EC's kloppen niet EC's worden bepaald nvt nvt Behaalde EC's kloppen niet Resultaten worden per cursus getoond, en daarmee per module. Resultaten worden per module-onderdeel getoond, is niet wenselijk, moet per module worden getoond Resultaten moeten per examenonderdeel dat een module is, worden getoond Examenonderdeel dat een module is, kan niet worden geïdentificeerd. Rapport werkt op collegejaar nvt nvt Examenonderdeel en daarmee de module hangt niet aan een collegejaar EC's worden bepaald nvt nvt Behaalde EC's kloppen niet Resultaten worden per Examenonderdeel dat een module is, kan niet cursus getoond, en worden geïdentificeerd. daarmee per module. Rapport werkt op collegejaar Geldend resultaat wordt gebruikt Rapport werkt op collegejaar Resultaten worden per module-onderdeel getoond, is niet wenselijk, moet per module worden getoond Resultaten moeten per examenonderdeel dat een module is, worden getoond nvt nvt Examenonderdeel en daarmee de module hangt niet aan een collegejaar Geldend resultaat wordt Berekend nvt genomen, dat klopt niet resultaat moet meer, want dat is nu per worden genomen module-onderdeel nvt nvt Examenonderdeel en daarmee de module hangt niet aan een collegejaar Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

40 OSIRIS UT 030 Analyse resultaten modules EC's worden bepaald nvt nvt Behaalde EC's kloppen niet Rapport werkt op nvt nvt Examenonderdeel en daarmee de module hangt collegejaar niet aan een collegejaar Hier wordt gewerkt met Omdat nu met "Berekend een object dat speciaal resultaat" wordt gewerkt voor dit rapport is moet de werking van dit gemaakt: "Selecteer 1 rapport worden gewijzigd. geldend resultaat per collegejaar". Template eindrapport werkgroep versie 0.1eindrapport fase 1 versie /79

41 4.5 Analyse uitvoeren wat de consequenties zijn voor de koppelingen Osiris Aanpak: We hebben een overzicht gemaakt van alle koppelingen die er zijn met OSIRIS. Vervolgens is er per koppeling gekeken naar (zie tabel overzicht per koppeling): 1. Raakt de herinrichting deze koppeling? o Indien ja Analyseer en beschrijf in hoeverre dit het geval is Beschrijf de risico s en mogelijke oplossingen Uit de analyse kwam naar voren dat de volgende koppelingen geraakt worden door de herinrichting: 4. OSIRIS - SPlus (inclusief MTT) 8. OSIRIS - Blackboard 23. Blackboard MTT Daarnaast zijn er nog een aantal waar t.z.t. kritisch naar gekeken moet worden omdat de informatie nu nog beschikbaar is of omdat er queries moeten worden aangepast.: 11. Vakinformatie en studentinformatie 12. ETL-koppeling t.b.v. M&C Onderwijs Gegevens Verzameling 22. Koppeling OSIRIS-DECOS In het volgende hoofdstuk worden deze koppelingen nader besproken. Tabel 18: Overzicht per koppeling Nr. Koppeling Gereed Risico 4 OSIRIS- SyllabusPlus ja G 8 OSIRIS- Blackboard (meerdere koppelingen) 1) nee 23 Blackboard-MTT nee 1) 11 Vakinformatie en studentinformatie ja G 12 ETL-koppeling t.b.v. M&C Onderwijs Gegevens Verzameling ja G 22 Koppeling OSIRIS-DECOS nee G Risico = welk risico voor het project, H=Hoog; M=middel; L=laag; G= geen 1) Moeilijk aan te geven: als de Blackboardkoppelingen niet op tijd klaar zijn of helemaal niet kunnen, is dat een reden voor een NOGO? Wij zelf denken van niet

42 Tabel 19: Overzicht van alle koppelingen met OSIRIS Koppelingen Geraakt door herinrichting? Opmerkingen 1 TAP OSIRIS: vullen adressen dagelijks nee 2 Inschrijfdatum SKI OSIRIS nee t.b.v. pasfoto's 3 Update medewerkerstabel OSIRIS nee 4 Update zalenbeheersysteem Syllabus OSIRIS ja is in beeld 5 Interface tussen SIS (ITC) en OSIRIS nee bij Simon nagevraagd 6 Interface tussen OSIRIS en accountbeheersysteem TAP nee 7 Webapp APEX1003: handmatig wijzigen studentmailadressen nee 8 Koppelingen OSIRIS Blackboard: Course Provisioning, Inschrijvingen, Building Block ja is in beeld 9 Interface tussen OSIRIS en OFI nee 10 Mailproces OSUT verzendmail nee bij Guido nagevraagd 11 Vakinformatie en studentinformatie t.b.v. misschien Functioneel zou de alternatieve inrichting impact kunnen hebben op de informatie die getoond wordt in de gadget Cursusinformatie. Welke informatie er in deze gadget getoond wordt is afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden m.b.t. de opslag van de module informatie (op examenprogrammaonderdeelniveau of op cursusniveau) (Floris Aanstoot) 12 ETL-koppeling t.b.v. M&C Onderwijs Gegevens Verzameling een beetje Interface hoeft niet gewijzigd, maar M&C moet waarschijnlijk wel queries aanpassen (Margot van Amsterdam) 13 Overhalen data van OSIRIS naar CIA (osiris pack) crontab job nee link met 1 t/m 4; gaat over inloggen 14 Stuurtabel SISUT nee 15 Interface tussen OSIRIS en CRM nee vervangt ORCA o.a. gebruikt voor toegang Sportcentrum, checkt of je student 16 Interface tussen OSIRIS en DMS nee of medewerker bent 17 Interface tussen OSIRIS en datawarehouse MISUT n.v.t. is in beeld bij de wg Rapportages Interface van OSIRIS naar RUN t.b.v. Alumni (voor zover nog RUN niet meer in gebruik, hoort bij 6 18 van belang) nee

43 19 Koppeling OSIRIS-EVASYS n.v.t. die koppeling is er niet en komt er voorlopig ook niet 20 Koppeling OSIRIS-SMS n.v.t. SMS wordt uitgefaseerd 21 Koppeling OSIRIS-Mobility Online n.v.t. wordt meegenomen met de implementatie van Mobility Online 22 Koppeling OSIRIS-DECOS misschien Herinrichting raakt de koppeling misschien, nader onderzoek (t.z.t) vereist In principe niet, maar er is ooit een query gemaakt ( niet bekend of die ook daadwerkelijk in gebruik is genomen)(timo van Limbeek) Eindrapport fase 1 project herinrichting Osiris versie 0.2eindrapport fase 1 versie /79

44 Tabel 20: Koppeling van OSIRIS met SPlus (inclusief MTT) Koppeling Huidige situatie Voorstel Risico OSIRIS-SPlus Toetsrooster mastertoetsen en toetsen oud onderwijs uit SPlus in OSIRIS ingelezen Toetsrooster mastertoetsen en toetsen oud onderwijs uit SPlus in OSIRIS ingelezen geen Beschrijving van de koppeling In SPlus worden toetsen aangemaakt waarvan de gegevens vervolgens in OSIRIS worden ingelezen bij de bijbehorende cursussen. Dit inlezen gebeurt op dit moment alleen voor toetsen uit het masteronderwijs en herhaaltoetsen uit het pré-tom tijdperk. Deze toetsen krijgen in SPlus een kenmerk ( Stempel ) mee waardoor ze herkenbaar zijn. Deze koppeling is eenrichtingsverkeer, er gaat geen informatie van OSIRIS naar SPlus. De vraag betreffende deze koppeling was tweeledig: 1. wordt deze koppeling geraakt door de herinrichting. Zo ja, hoe en heeft dat consequenties 2. (min of meer buiten scope van dit project) zie je een mogelijkheid om meer informatie uit te wisselen? Dit betreft de gegevens van meer toetsen. Analyse Ad 1 (zie ). Ten aanzien van de huidige koppeling verandert er niets: in SPlus blijven de toetsen die met de koppeling meegaan Activiteiten met een Stempel en in OSIRIS blijven die toetsen onder de cursussen hangen Ad 2. Er kon snel een conclusie getrokken worden: aangezien er in dit project (nog) geen deeldeelresultaten worden opgenomen in OSIRIS, is er geen 1-op-1 relatie tussen TOM-toetsen in SPlus en OSIRIS. Er kan op dit moment dus geen uitbreiding van informatie plaatsvinden. Voorbereid op de toekomst Om al vast in te spelen op toekomstige ontwikkelingen, hebben we de volgende 2 acties uitgevoerd: 1. In OSIRIS zijn in de referentietabel Toetsvormen (3.3.20) en in de referentietabel Werkvormen (3.3.25) een aantal nieuwe vormen toegevoegd die per 1 september 2016 de oude zullen vervangen. Hierdoor komen ze overeen met de toets- en werkvormen in SPlus 2. De inrichting in SPlus zal m.i.v. het studiejaar 2016/2017 worden aangepast zodat een uitbreiding van de koppeling tussen SPlus en OSIRIS in de toekomst makkelijker zal kunnen plaatsvinden, zie figuur 1 hieronder

45 Figuur 1: de nieuwe inrichting in OSIRIS en SPlus De koppeling(en) tussen OSIRIS en Blackboard Samenvatting analyse per koppeling Tabel 21: Overzicht per categorie/onderdeel. Nr. Producten Gereed Risico 1 Koppeling OSIRIS Blackboard course aanmaken Nee* 2 Koppeling OSIRIS Blackboard studentinschrijving Nee* 3 Koppeling OSIRIS Blackboard building block cursusinformatie Nee* 4 Koppeling Blackboard MTT Nee G * Dit staat op Nee omdat we nu nog niet alle benodigde informatie hebben om te starten met een functioneel ontwerp. We zijn nu bezig om alle mogelijke (uitzonderings)situaties in kaart te brengen wat betreft modulevarianten en studentinschrijvingen. Tabel 22: Uitgewerkte analyse per koppeling product Huidige situatie voorstel Risico Koppeling OSIRIS Blackboard course aanmaken (course provisioning) Zie onder tabel Zie onder tabel Eindrapport fase 1 project herinrichting Osiris versie 0.2eindrapport fase 1 versie /79