Zie vervolgblad. Ter besluitvorming door de Raad. Collegevoorstel Openbaar

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Inrichting van een inschrijfvoorziening voor niet-ingezetenen (loket RNI) bij Publiekszaken per 11 februari 213 Programma / Programmanummer Dienstverlening & Burgerzaken / 111 BW-nummer BW-125 Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Samenvatting Sofinummers zijn altijd door de Belastingdienst uitgegeven. Het sofinummer is voor vrijwel iedereen vervangen door het BurgerServiceNummer (BSN). Dit nummer wordt toegekend door de gemeenten. Alleen niet-ingezetenen die niet ingeschreven worden in de GBA krijgen nog een sofinummer van de Belastingdienst. Het is de bedoeling dat deze groep ook een BSN krijgt. Dat zal dan gebeuren door een beperkt aantal gemeenten. Lange tijd is de invoering onzeker geweest. Op 11 februari 213 zal de inschrijfvoorziening voor het Register Niet-Ingezetenen (loket RNI) worden ingevoerd in 18 gemeenten waaronder Nijmegen. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. PU2, Pieter Severijn, 3543 Datum ambtelijk voorstel 24 september 212 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. Het hoofd van de afdeling Publiekszaken opdragen de noodzakelijke werkzaamheden voor de inrichting van het loket RNI ter hand te nemen; 2. Over te nemen van 2,9 fte aan personeel van de Belastingdienst voor de taken met betrekking tot RNI (onder voorbehoud van goedkeuring door de medezeggenschap); 3. De formatie bij afdeling Publiekszaken, bureau Burgerzaken, uit te breiden met 3,9 fte (onder voorbehoud van goedkeuring door de raad van de inrichting van het RNI loket). 4. In te richten van een inschrijfvoorziening voor niet-ingezetenen (loket RNI) bij de afdeling Publiekszaken per 11 februari 213; 5. Vast te stellen van het RNI Convenant Dienstverlening en het RNI Convenant Personeel; Leidinggevende M. Peters, PU2 Programmamanager M. Geerlings Programmadirecteur B. v.d. Ploeg Paraaf akkoord Datum Ter besluitvorming door de Raad Zie vervolgblad Besluit B&W d.d. 9 oktober 212 nummer: 3.17 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Collegevoorstel.doc

2 Collegevoorstel Vervolg beslispunten Aan de Raad voor te stellen 1. De structurele bijdrage van het Rijk voor RNI van (op jaarbasis) en de daarmee samenhangende uitgaven voor de exploitatie van RNI, op te nemen in de begroting bij het programma Dienstverlening en Burgerzaken 2. De structurele bijdrage van het Rijk voor de inrichting van het RNIloket van in totaal en de daarbij horende uitgaven op te nemen in de begroting en in te stemmen met de werkwijze zoals is opgenomen in de financiële paragraaf. 3. De bijgevoegd begrotingswijziging BW-125 vaststellen. Collegevoorstel.doc

3 Collegevoorstel 1 Probleemstelling Sofinummers zijn altijd door de Belastingdienst uitgegeven. Het sofinummer is voor vrijwel iedereen vervangen door het BurgerServiceNummer (BSN). Dit nummer wordt toegekend door de gemeenten. Alleen niet-ingezetenen die niet ingeschreven worden in de GBA krijgen nog een sofinummer van de Belastingdienst. Het is de bedoeling dat deze groep ook een BSN krijgt. Dat zal dan gebeuren door een beperkt aantal gemeenten, waaronder Nijmegen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft achttien gemeenten, waaronder de gemeente Nijmegen, verzocht een inschrijfvoorziening in te richten waar nietingezetenen zich kunnen laten inschrijven. Bij dit verzoek zijn twee convenanten meegestuurd: het RNI Convenant dienstverlening en het RNI Convenant Personeel. In het RNI Convenant Dienstverlening worden de afspraken vastgelegd onder andere met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden, de ICT-systemen, kwaliteitsmaatregelen en de vergoeding die gemeenten ontvangen. Dit convenant wordt gesloten tussen de gemeente Nijmegen en de minister van BZK. Onderdeel van de invoering van het loket RNI is dat de gemeente Nijmegen personeel van de Belastingdienst overneemt. Daarover sluit de gemeente Nijmegen een apart RNI Convenant personeel met de Belastingdienst. In het RNI Convenant personeel staat vermeld het aantal over te nemen personeelsleden en de voorwaarden waaronder de overname geschiedt. De ondertekening van het RNI Convenant Personeel is een randvoorwaarde voor het ondertekenen van het RNI Convenant Dienstverlening. Zonder ondertekening van het RNI Convenant Personeel zal in Nijmegen het loket RNI niet ingericht worden. 2 Juridische aspecten Het ministerie van BZK werkt aan de vernieuwing van de Wet gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens (Wet GBA). De belangrijkste vernieuwingen zijn de technische modernisering van de opzet van de basisregistratie, de registratie van niet-ingezetenen, de mogelijkheid voor plaatsonafhankelijke dienstverlening en in samenhang daarmee het verminderen van administratieve lasten. De Registratie Niet-Ingezetenen registreert personen die niet in Nederland wonen, maar die wel een relatie hebben met Nederlandse overheidsinstellingen en die niet of korter dan vier maanden in Nederland wonen. Zij staan niet in de GBA ingeschreven. Denk aan Poolse gastarbeiders die elk jaar weer twee maanden in Nederland werken, een Belg of een Nederlander die in Nederland werkt maar in België woont of een Nederlander die aan de Spaanse kust van zijn AOW geniet. De afspraken en de randvoorwaarden die wederzijds zullen gelden zijn opgenomen in twee convenanten. Het eerste convenant wordt gesloten met BZK en betreft een dienstverleningsovereenkomst, het andere convenant wordt gesloten met de Belastingdienst en betreft de overname van personeel van de Belastingsdienst. De teksten zijn juridisch en rechtspositioneel beoordeeld. Onderdeel van de invoering van het loket RNI is de overname van personeel van de Belastingdienst. De VNG is namens de deelnemende gemeenten betrokken geweest bij de teksten van het betreffende convenant, genaamd RNI Convenant personeel. De VNG is van mening dat de beschreven procedures en voorwaarden acceptabel zijn. De ambtelijke beoordeling in Nijmegen geeft eenzelfde beeld. De medezeggenschap in Nijmegen zal overigens dienen in te stemmen met de overname van 2,9 fte. aan personeel van de Belastingdienst.

4 Collegevoorstel Vervolgvel 3 3 Doelstelling Doelstelling van het project De doelstelling van het project is per 11 februari 213 een werkend loket RNI bij de afdeling Publiekszaken te hebben. Belangrijke punten hierbij zijn: de vergoedingen van het Rijk leiden tot een honderd procent kostendekking. Voor de berekening wordt uitgegaan dat 6,4% van de landelijke inschrijving in Nijmegen plaats vindt wat gelijk staat aan inschrijving per jaar. de gemeente Nijmegen neemt een verplichting op zich om 2,9 fte van de Belastingsdienst over te nemen. het aantal balies/spreekkamers wordt uitgebreid en er zal voldoende back-office ruimte aanwezig zijn. samen met de Nederlandse vereniging Voor Burgerzaken (NVVB) wordt een opleidingsplan voor de medewerkers samengesteld. Doelstelling van dit besluit De doelstelling van dit besluit is het verzoek van de Minister van BZK te honoreren. 4 Argumenten Het aantrekken en behouden van internationale kenniswerkers is belangrijk voor de gemeente Nijmegen. Door het aanbieden van een inschrijfmogelijkheid aan niet-ingezetenen wil de gemeente Nijmegen een bijdrage leveren aan het verbeteren van het regionale vestigingsklimaat voor bedrijven en internationale kenniswerkers. Niet-ingezetenen en ondernemers hebben er belang bij dat er een korte afstand ligt tussen de plaats van inschrijving (loket) en de gemeente waar men aan het werk gaat. De inschrijfvoorziening wordt geïntegreerd in de Stadswinkel. De wet laat de gemeenten de vrijheid om de inrichting van de inschrijfvoorziening binnen het wettelijk kader naar eigen inzicht te organiseren. De gemeente Nijmegen wil het loket RNI integreren in de brede gemeentelijke dienstverlening die in de Stadswinkel conform het Antwoord-concept wordt georganiseerd. Onderdeel van de kwaliteit van het proces is een klantvriendelijke benadering van de niet-ingezetenen. Een aantal werkgevers en uitzendbureaus begeleidt nietingezetenen bij de inschrijving die meestal groepsgewijs plaatsvindt. Voor de inschrijving van deze groepen zal maatwerk worden geleverd. De werkzaamheden zullen worden ingepast in een brede specialistische functie. De functie zal taken bevatten als RNI, eerste inschrijving in Nederland en het behandelen van naturalisatieverzoeken. Hierdoor wordt de flexibiliteit verhoogd. Het RNI Convenant Dienstverlening legt de afspraken op hoofdlijnen vast hoe Rijk en gemeente samenwerken bij de inschrijving van niet-ingezetenen. Partijen gaan het convenant met elkaar aan voor een periode van vijf jaar, met een opzegtermijn van zes maanden. Er is gekozen voor de vorm van een convenant waarin de prestaties concreet gemaakt worden om die gemeenten genoeg vrijheid te laten om het inschrijven van niet-ingezetenen op hun eigen wijze te organiseren. De verwachte ingangsdatum is 11 februari 213. De datum waarop de inschrijfvoorzieningen in werking dienen te treden, wordt bepaald door de stuurgroep RNI waarin van de zijde van de gemeenten de VNG en de NVVB (Nederlandse vereniging voor burgerzaken) participeren. De maatschappelijke schade in gevallen van identiteitsfraude kan heel groot zijn, er wordt daarom veel geïnvesteerd in het bereiken van een zo hoog mogelijke kwaliteit van het proces

5 Collegevoorstel Vervolgvel 4 en van de gegevens. De kwaliteit die nagestreefd wordt, is dezelfde als die van de registratie in de GBA van personen die wel ingezetene zijn. 5 Financiën De gemeente Nijmegen schrijft niet-ingezetenen in op verzoek van het Rijk. De kosten van de loketfunctie die de gemeenten daarvoor inrichten worden door het BZK aan de gemeente vergoed. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de eenmalige kosten van invoering en de structurele kosten van exploitatie van het loket. Vergoeding eenmalige invoeringskosten. Bij deze vergoeding is rekening gehouden met projectleiding voor de invoering van de RNI, aanpassing van de huisvesting van de loketten, aanschaf van apparatuur en de werving, selectie en opleidingen van medewerkers. De hoogte van deze vergoeding is berekend op basis van ervaringsgegevens van de Belastingdienst en de verwachte aantallen inschrijvingen en bedraagt voor Nijmegen Na ondertekening van de convenanten zal 1% van dit bedrag worden overgemaakt. In de begroting 212/213 worden bedragen opgenomen van respectievelijk 1. voor 212 en voor 213. Er is niet precies aan te geven welk bedrag in 212 en welk bedrag in 213 wordt uitgegeven. Derhalve zullen restanten of tekorten aan het eind van 212 via de balans worden verrekend. Uitgaven bedrag Apparatuur/netwerk/software 12. Verbouwing 4. Communicatie 5. Opleiding 2. Onvoorzien voor risico s Totaal aan uitgaven Vergoeding exploitatiekosten. De vergoeding van de exploitatiekosten kent twee componenten: een standaard bedrag per volledig afgeronde inschrijving en een vergoeding voor algemene kosten. De hoogte van het standaardbedrag per inschrijving is 25,42. Gerelateerd aan inschrijvingen voor Nijmegen per jaar bedraagt de vergoeding De hoogte van het beschikbare bedrag voor algemene, specialistische en coördinatie kosten voor Nijmegen is per jaar. Deze bedragen zijn gebaseerd op het prijspeil van 21 en zullen jaarlijks worden aangepast aan de kostenontwikkeling conform de Handleiding overheidstarieven. Op basis van de bovenstaande vergoedingen en binnen de gemeente Nijmegen gehanteerde kostentoerekeningen is er sprake van een kostenvergoeding door het ministerie van BZK die kostendekkend is. De totale structurele kosten en inkomsten worden geschat op waarbij wel rekening wordt gehouden met een behoudend uitgavenpatroon. Het aantal inschrijvingen van naar verwachting van het Rijk - is niet gegarandeerd. Als dit aantal niet gehaald wordt, zullen de uitgaven hierop aangepast worden. Dit kan omdat bij de uitgaven hiermee rekening is gehouden en in eerste instantie maximaal 85% van de bijdrage voor de inschrijvingen uitgegeven wordt. Pas bij overschrijding van dit aantal wordt het resterende bedrag uitgegeven. In dit resterende bedrag van wordt eveneens rekening gehouden met kosten voor overhead. Als het aantal inschrijving hoger wordt dan de nu ingeschatte 1% worden de meerinkomsten per aanvraag aangewend voor de bij het hogere aantal behorende extra kosten.

6 Collegevoorstel Vervolgvel 5 Het aantal medewerkers dat de gemeente Nijmegen wordt geacht over te nemen is bepaald op grond van de prognose van het verwachte aantal inschrijvingen in Nijmegen gedurende de looptijd van vijf jaar van het RNI Convenant Dienstverlening. In totaal gaat het om 2,9 fte die bij de gemeente Nijmegen geplaatst moeten worden. Het ministerie van BZK draagt bij aan een soepele overgang van Belastingdienstmedewerkers, die voorheen sofinummers uitreikten, naar de gemeenten door het beschikbaar stellen van P-instrumenten (bijvoorbeeld assessments, opleidingen). Alleen de formatieplaatsen die in de uitvoering van RNI zijn betrokken, worden overgenomen van de Belastingdienst. Dat zijn 2,9 fte. Deze fte s zijn nodig voor de taken die de Belastingdienst nu uitvoert. Er zijn ook nog andere taken bij RNI. Hiervoor zal 1 fte noodzakelijk zijn. Op dit moment verzorgen uitzendorganisaties zelf de verstrekking van een sofinummer aan hun buitenlandse medewerkers. Deze taak wordt bij de invoering van RNI door de gemeenten overgenomen. De uitzendorganisaties zullen gebruik gaan maken van op hen toegesneden maatwerk van dienstverlening. Behalve de dienstverlening aan uitzendorganisaties zijn er aanvullende taken voor RNI. Dat betreft het bijwonen van vergaderingen, verplichte afstemming met het landelijk netwerk en bureau RNI, specialistische taken op het terrein van fraudebestrijding en coördinatie van RNI. Met name het accountmanagement voor uitzendorganisaties en de omvang van deze passende dienstverlening geeft een formatie-uitbreiding van 1 fte. De hieronder vermelde bedragen zijn inkomsten en uitgaven op jaarbasis. Voor 213 zullen de daarbij behorende bedragen voor 325/365e deel worden opgenomen in de begroting voor 213. Inkomsten Vergoeding voor (85% van 9.542) aanvragen à 25, Vergoeding voor (15% van 9.452) aanvragen à 25, Vergoeding voor bijwonen overleg, specialistische en coördinatiekosten Totaal aan inkomsten: Uitgaven Personeelslasten 2,9 fte op schaal 8 (prijspeil 213) Flexibele Inhuur (bij pieken) 2. Specialistische ondersteuning 1, fte op schaal 11 (prijspeil 213) Reservering voor overhead en stelpost uitgaven, inzetten bij realisatie van inschrijvingen Reservering afdelingsbudgetten vanwege toename fte. 1. (opleidingskosten, maaltijdvergoedingen, overwerkvergoedingen, overige personeelskosten e.d.) Onvoorzien/overige (materiële) kosten Totaal aan uitgaven: Communicatie De opening van een inschrijfvoorziening bij de afdeling Publiekszaken in de Stadswinkel vraagt om een goede aanpak van de communicatie. Het gaat dan zowel over het moment waarop het loket open gaat als over de werkwijze. Extern en intern zal hierover worden gecommuniceerd.

7 Collegevoorstel Vervolgvel 6 7 Uitvoering en evaluatie Na ondertekening van de convenanten wordt gestart met de werving, selectie en opleiding van medewerkers. Parallel wordt gestart met de inrichting van de processen en loketten. Jaarlijks evalueert het Ministerie van BZK om systematisch na te gaan hoe het registreren van niet-ingezetenen verloopt. 8 Risico Een belangrijke randvoorwaarde is dat de gemeente gebruik maakt van een centraal ICTsysteem dat door BZK wordt ontwikkeld en beheerd. Vanuit de gemeente wordt via een netwerkverbinding gemaakt met het centrale systeem. In het centrale systeem zijn alle stappen vastgelegd die bij een volledige inschrijving doorlopen dienen te worden. Er zijn zoveel mogelijk functionaliteiten in het systeem opgenomen die het proces van goed registreren ondersteunen. Daarnaast worden eisen gesteld aan de gemeentelijke infrastructuur. Dit heeft hetzelfde doel: alle mogelijkheden benutten om tot een maximale kwaliteit van de registratie te komen. Het risico bestaat dat hiervoor extra kosten moeten worden gemaakt. Bij de reserveringen voor de eenmalige invoeringskosten is rekening gehouden met extra uitgaven voor apparatuur, netwerk en software. Partijen gaan het RNI Convenant Dienstverlening met elkaar aan voor een periode van vijf jaar, met een opzegtermijn van zes maanden. De periode van vijf jaar is niet van toepassing op de overname van het personeel van de Belastingdienst. De overname wordt geregeld in het RNI Convenant personeel. Dit convenant heeft een looptijd van drie jaar. Dat betekent dat bij beëindiging van RNI na afloop van de periode van drie jaar de afdeling Publiekszaken de formatie voor RNI moet bezuinigen, zijnde 3,9 fte. Bezwaar- en klachtafhandeling Op grond van de wet is BZK verantwoordelijk voor het afhandelen van bezwaar en beroep dat door niet-ingezetenen wordt ingediend. Uit de Algemene wet bestuursrecht vloeit voort dat BZK de gemeenten niet kan mandateren om bezwaar en beroep af te handelen. Ondertekening door de gemeente van het RNI Convenant personeel is een randvoorwaarde voor het ondertekenen van het Convenant RNI Dienstverlening. De gemeente Nijmegen stelt een aantal vacatures beschikbaar en verplicht zich ertoe om 2,9 fte. van de Belastingdienst in dienst te nemen. Door registratie van niet-ingezetenen bij de gemeenten, verdwijnen de werkzaamheden die de Belastingdienst nu uitvoert om sofinummers aan niet-ingezetenen uit te geven. In dat kader is de bestuurlijke afspraak gemaakt, waarbij de loketgemeenten zich hebben verplicht een aantal medewerkers van de Belastingdienst in dienst te nemen, mits het personen betreft die in potentie geschikt zijn om in de gemeentelijke dienstverlening goed te functioneren. De RNI is een nieuwe registratie, die gevoerd wordt met een ander Informatiesysteem en die moet functioneren in de nieuwe context van gemeenten en de Wet basisregistratie personen. Het is niet uit te sluiten dat zich onvoorziene omstandigheden voordoen die aanzienlijke kostenconsequenties kunnen hebben. In dergelijke gevallen biedt artikel 8 het kader voor het overleg tussen partijen. Bij de voorbereiding van de RNI is in ruime mate gebruik gemaakt van de praktijkervaring die de Belastingdienst heeft met het registreren van niet-ingezetenen en het uitreiken van sofinummers. De overname van het personeel van de Belastingdienst is gebaseerd op een te verwachten aantal inschrijvingen in Nederland van 15.. Hierbij is rekening gehouden met

8 Collegevoorstel Vervolgvel 7 schommelingen in aantallen. Het aandeel voor Nijmegen is berekend op Als de aantallen dramatisch zouden afnemen, bestaat het risico dat de kostendekkendheid niet meer volledig is. Daarom is een deel van het budget niet op voorhand ingezet en zal pas uitgegeven worden op het moment dat de aantallen gehaald gaan worden. Met tijdelijke formatie/inhuur kan dit dan eventueel opgevangen worden. Bijlage(n): RNI Convenant Dienstverlening; RNI Convenant personeel

9 Voorstel aan de Raad Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 24 oktober 212 / 133/212 Fatale termijn: besluitvorming vóór: N.v.t. Onderwerp Definitieve deelname aan de inrichting van een inschrijfvoorziening voor niet-ingezetenen (loket RNI) bij de afdeling Publiekszaken per 11 februari 213. Programma / Programmanummer Dienstverlening & Burgerzaken / 111 Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 9 oktober 212 Samenvatting Sofinummers zijn altijd door de Belastingdienst uitgegeven. Het sofinummer is voor vrijwel iedereen vervangen door het BurgerServiceNummer (BSN). Dit nummer wordt toegekend door de gemeenten. Alleen niet-ingezetenen die niet ingeschreven worden in de GBA krijgen nog een sofinummer van de Belastingdienst. Het is de bedoeling dat deze groep ook een BSN krijgt. Dat zal dan gebeuren door een beperkt aantal gemeenten. Lange tijd is de invoering onzeker geweest. Op 11 februari 213 zal de inschrijfvoorziening voor het Register Niet-Ingezetenen (loket RNI) wordt ingevoerd in 18 gemeenten waaronder Nijmegen. Voorstel om te besluiten 1. De structurele bijdrage van het Rijk voor RNI van (op jaarbasis) en de daarmee samenhangende uitgaven voor de exploitatie van RNI, op te nemen in de begroting bij het programma Dienstverlening en Burgerzaken 2. De structurele bijdrage van het Rijk voor de inrichting van het RNI-loket van in totaal en de daarbij horende uitgaven op te nemen in de begroting en in te stemmen met de werkwijze zoals is opgenomen in de financiële paragraaf. 3. De bijgevoegd begrotingswijziging BW-125 vaststellen. Opgesteld door, telefoonnummer, P.M.H. Severijn, 3543, p.severijn@nijmegen.nl definitief RNI.Raad.doc

10 Voorstel aan de Raad Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1 Inleiding Sofinummers zijn altijd door de Belastingdienst uitgegeven. Het sofinummer is voor vrijwel iedereen vervangen door het BurgerServiceNummer (BSN). Dit nummer wordt toegekend door de gemeenten. Alleen niet-ingezetenen die niet ingeschreven worden in de GBA krijgen nog een sofinummer van de Belastingdienst. Het is de bedoeling dat deze groep ook een BSN krijgt. Dat zal dan gebeuren door een beperkt aantal gemeenten, waaronder Nijmegen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft achttien gemeenten, waaronder de gemeente Nijmegen, verzocht een inschrijfvoorziening in te richten waar nietingezetenen zich kunnen laten inschrijven. Bij dit verzoek zijn twee convenanten meegestuurd: het RNI Convenant dienstverlening en het RNI Convenant Personeel. In het RNI Convenant Dienstverlening worden de afspraken vastgelegd onder andere met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden, de ICT-systemen, kwaliteitsmaatregelen en de vergoeding die gemeenten ontvangen. Dit convenant wordt gesloten tussen de gemeente Nijmegen en de minister van BZK. Onderdeel van de invoering van het loket RNI is dat de gemeente Nijmegen personeel van de Belastingdienst overneemt. Daarover sluit de gemeente Nijmegen een apart RNI Convenant personeel met de Belastingdienst. In het RNI Convenant personeel staat vermeld het aantal over te nemen personeelsleden en de voorwaarden waaronder de overname geschiedt. De ondertekening van het RNI Convenant Personeel is een randvoorwaarde voor het ondertekenen van het RNI Convenant Dienstverlening. Zonder ondertekening van het RNI Convenant Personeel zal in Nijmegen het loket RNI niet ingericht worden. 1.1 Wettelijk kader of beleidskader Het ministerie van BZK werkt aan de vernieuwing van de Wet gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens (Wet GBA). De belangrijkste vernieuwingen zijn de technische modernisering van de opzet van de basisregistratie, de registratie van niet-ingezetenen, de mogelijkheid voor plaatsonafhankelijke dienstverlening en in samenhang daarmee het verminderen van administratieve lasten. De Registratie Niet-Ingezetenen registreert personen die niet in Nederland wonen, maar die wel een relatie hebben met Nederlandse overheidsinstellingen en die niet of korter dan vier maanden in Nederland wonen. Zij staan niet in de GBA ingeschreven. Denk aan Poolse gastarbeiders die elk jaar weer twee maanden in Nederland werken, een Belg of een Nederlander die in Nederland werkt maar in België woont of een Nederlander die aan de Spaanse kust van zijn AOW geniet. 1.2 Relatie met programma In het programma Dienstverlening & Burgerzaken is de volgende zinsnede opgenomen: In dit programma wordt apart aandacht besteed aan Burgerzaken, omdat Burgerzaken de meeste klantcontacten afhandelt. Burgerzaken heeft twee kerntaken: Het registreren en bijhouden van persoonsgegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) en de akten burgerlijke stand; Het verlenen van de dienstverlening op dit werkveld. definitief RNI.Raad.doc

11 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 2 De werkzaamheden voor het loket RNI zijn vergelijkbaar met de werkzaamheden die door Burgerzaken worden uitgevoerd op het terrein van eerste inschrijving in de GBA. Bij het loket RNI worden personen geregistreerd die niet in aanmerking komen om in de GBA ingeschreven te worden maar wel een relatie met Nederland hebben. 2 Doelstelling Doelstelling van het project De doelstelling van het project is per 11 februari 213 een werkend loket RNI bij de afdeling Publiekszaken te hebben. Belangrijke punten hierbij zijn: de vergoedingen van het Rijk leiden tot een honderd procent kostendekking. de gemeente Nijmegen neemt een verplichting op zich om 2,9 fte van de Belastingsdienst over te nemen. het aantal balies/spreekkamers wordt uitgebreid en er zal voldoende back-office ruimte aanwezig zijn. samen met de Nederlandse vereniging Voor Burgerzaken (NVVB) wordt een opleidingsplan voor de medewerkers samengesteld. Doelstelling van dit besluit De doelstelling van dit besluit is het verzoek van de Minister van BZK te honoreren. 3 Argumenten Het aantrekken en behouden van internationale kenniswerkers is belangrijk voor de gemeente Nijmegen. Door het aanbieden van een inschrijfmogelijkheid aan niet-ingezetenen wil de gemeente Nijmegen een bijdrage leveren aan het verbeteren van het regionale vestigingsklimaat voor bedrijven en internationale kenniswerkers. Niet-ingezetenen en ondernemers hebben er belang bij dat er een korte afstand ligt tussen de plaats van inschrijving (loket) en de gemeente waar men aan het werk gaat. De inschrijfvoorziening wordt geïntegreerd in de Stadswinkel. De wet laat de gemeenten de vrijheid om de inrichting van de inschrijfvoorziening binnen het wettelijk kader naar eigen inzicht te organiseren. De gemeente Nijmegen wil het loket RNI integreren in de brede gemeentelijke dienstverlening die in de Stadswinkel conform het Antwoord-concept wordt georganiseerd. Onderdeel van de kwaliteit van het proces is een klantvriendelijke benadering van de niet-ingezetenen. Een aantal werkgevers en uitzendbureaus begeleidt nietingezetenen bij de inschrijving die meestal groepsgewijs plaatsvindt. Voor de inschrijving van deze groepen zal maatwerk worden geleverd. De werkzaamheden zullen worden ingepast in een brede specialistische functie. De functie zal taken bevatten als RNI, eerste inschrijving in Nederland en het behandelen van naturalisatieverzoeken. Hierdoor wordt de flexibiliteit verhoogd. Het RNI Convenant Dienstverlening legt de afspraken op hoofdlijnen vast hoe Rijk en gemeente samenwerken bij de inschrijving van niet-ingezetenen. Partijen gaan het convenant met elkaar aan voor een periode van vijf jaar, met een opzegtermijn van zes maanden. Er is gekozen voor de vorm van een convenant waarin de prestaties concreet gemaakt worden om definitief RNI.Raad.doc

12 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 3 die gemeenten genoeg vrijheid te laten om het inschrijven van niet-ingezetenen op hun eigen wijze te organiseren. De verwachte ingangsdatum is 11 februari 213. De datum waarop de inschrijfvoorzieningen in werking dienen te treden, wordt bepaald door de stuurgroep RNI waarin van de zijde van de gemeenten de VNG en de NVVB (Nederlandse vereniging voor burgerzaken) participeren. De maatschappelijke schade in gevallen van identiteitsfraude kan heel groot zijn, er wordt daarom veel geïnvesteerd in het bereiken van een zo hoog mogelijke kwaliteit van het proces en van de gegevens. De kwaliteit die nagestreefd wordt, is dezelfde als die van de registratie in de GBA van personen die wel ingezetene zijn. 4 Risico s Een belangrijke randvoorwaarde is dat de gemeente gebruik maakt van een centraal ICTsysteem dat door BZK wordt ontwikkeld en beheerd. Vanuit de gemeente wordt via een netwerkverbinding gemaakt met het centrale systeem. In het centrale systeem zijn alle stappen vastgelegd die bij een volledige inschrijving doorlopen dienen te worden. Er zijn zoveel mogelijk functionaliteiten in het systeem opgenomen die het proces van goed registreren ondersteunen. Daarnaast worden eisen gesteld aan de gemeentelijke infrastructuur. Dit heeft hetzelfde doel: alle mogelijkheden benutten om tot een maximale kwaliteit van de registratie te komen. Het risico bestaat dat hiervoor extra kosten moeten worden gemaakt. Bij de reserveringen voor de eenmalige invoeringskosten is rekening gehouden met extra uitgaven voor apparatuur, netwerk en software. Partijen gaan het RNI Convenant Dienstverlening met elkaar aan voor een periode van vijf jaar, met een opzegtermijn van zes maanden. De periode van vijf jaar is niet van toepassing op de overname van het personeel van de Belastingdienst. De overname wordt geregeld in het RNI Convenant personeel. Dit convenant heeft een looptijd van drie jaar. Dat betekent dat bij beëindiging van RNI na afloop van de periode van drie jaar de afdeling Publiekszaken de formatie voor RNI moet bezuinigen, zijnde 3,9 fte. Bezwaar- en klachtafhandeling Op grond van de wet is BZK verantwoordelijk voor het afhandelen van bezwaar en beroep dat door niet-ingezetenen wordt ingediend. Uit de Algemene wet bestuursrecht vloeit voort dat BZK de gemeenten niet kan mandateren om bezwaar en beroep af te handelen. Ondertekening door de gemeente van het RNI Convenant personeel is een randvoorwaarde voor het ondertekenen van het Convenant RNI Dienstverlening. De gemeente Nijmegen stelt een aantal vacatures beschikbaar en verplicht zich ertoe om 2,9 fte. van de Belastingdienst in dienst te nemen. Door registratie van niet-ingezetenen bij de gemeenten, verdwijnen de werkzaamheden die de Belastingdienst nu uitvoert om sofinummers aan niet-ingezetenen uit te geven. In dat kader is de bestuurlijke afspraak gemaakt, waarbij de loketgemeenten zich hebben verplicht een aantal medewerkers van de Belastingdienst in dienst te nemen, mits het personen betreft die in potentie geschikt zijn om in de gemeentelijke dienstverlening goed te functioneren. definitief RNI.Raad.doc

13 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 4 De RNI is een nieuwe registratie, die gevoerd wordt met een ander Informatiesysteem en die moet functioneren in de nieuwe context van gemeenten en de Wet basisregistratie personen. Het is niet uit te sluiten dat zich onvoorziene omstandigheden voordoen die aanzienlijke kostenconsequenties kunnen hebben. In dergelijke gevallen biedt artikel 8 het kader voor het overleg tussen partijen. Bij de voorbereiding van de RNI is in ruime mate gebruik gemaakt van de praktijkervaring die de Belastingdienst heeft met het registreren van niet-ingezetenen en het uitreiken van sofinummers. De overname van het personeel van de Belastingdienst is gebaseerd op een te verwachten aantal inschrijvingen in Nederland van 15.. Hierbij is rekening gehouden met schommelingen in aantallen. Het aandeel voor Nijmegen is berekend op Als de aantallen dramatisch zouden afnemen, bestaat het risico dat de kostendekkendheid niet meer volledig is. Daarom is een deel van het budget niet op voorhand ingezet en zal pas uitgegeven worden op het moment dat de aantallen gehaald gaan worden. In dit deel is ook rekening gehouden met overheadkosten.. 5 Financiën De gemeente Nijmegen schrijft niet-ingezetenen in op verzoek van het Rijk. De kosten van de loketfunctie die de gemeenten daarvoor inrichten worden door het BZK aan de gemeente vergoed. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de eenmalige kosten van invoering en de structurele kosten van exploitatie van het loket. Vergoeding eenmalige invoeringskosten. Bij deze vergoeding is rekening gehouden met projectleiding voor de invoering van de RNI, aanpassing van de huisvesting van de loketten, aanschaf van apparatuur en de werving, selectie en opleidingen van medewerkers. De hoogte van deze vergoeding is berekend op basis van ervaringsgegevens van de Belastingdienst en de verwachte aantallen inschrijvingen en bedraagt voor Nijmegen Op dit moment is niet exact aan te geven welk bedrag hiervan nog in 212 uitgegeven wordt en welk bedrag in 213. Het bedrag wordt in zijn geheel betaald in 212 (na ondertekening van het convenant). Niet uitgegeven bedragen 212 worden doorgeschoven (via de balans) naar 213. Vergoeding exploitatiekosten. De vergoeding van de exploitatiekosten kent twee componenten: een standaard bedrag per volledig afgeronde inschrijving en een vergoeding voor algemene kosten. De hoogte van het standaardbedrag per inschrijving is 25,42. Gerelateerd aan inschrijvingen voor Nijmegen per jaar bedraagt de vergoeding De hoogte van het beschikbare bedrag voor algemene, specialistische en coördinatie kosten voor Nijmegen is per jaar. Deze bedragen zijn gebaseerd op het prijspeil van 21 en zullen jaarlijks worden aangepast aan de kostenontwikkeling conform de Handleiding overheidstarieven. Op basis van de bovenstaande vergoedingen en binnen de gemeente Nijmegen gehanteerde kostentoerekeningen is er sprake van een kostenvergoeding door het ministerie van BZK die kostendekkend is. De totale structurele kosten en inkomsten worden geschat op waarbij wel rekening wordt gehouden met een behoudend uitgavenpatroon. Het aantal inschrijvingen van naar verwachting van het Rijk - is niet gegarandeerd. Als dit aantal niet gehaald wordt, zullen de uitgaven hierop aangepast worden. Dit kan omdat bij de uitgaven hiermee rekening is gehouden en in eerste instantie maximaal 85% van de bijdrage definitief RNI.Raad.doc

14 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 5 voor de inschrijvingen uitgegeven wordt. Pas bij overschrijding van dit aantal wordt het resterende bedrag uitgegeven. In dit resterende bedrag van wordt eveneens rekening gehouden met kosten voor overhead. Als het aantal inschrijving hoger wordt dan de nu ingeschatte 1% worden de meerinkomsten per aanvraag aangewend voor de bij het hogere aantal behorende extra kosten. De hieronder vermelde bedragen zijn inkomsten en uitgaven op jaarbasis. Voor 213 zullen de daarbij behorende bedragen voor 325/365 e deel worden opgenomen in de begroting voor 213. Inkomsten Vergoeding voor (85% van 9.542) aanvragen à 25, Vergoeding voor (15% van 9.452) aanvragen à 25, Vergoeding voor bijwonen overleg, specialistische en coördinatiekosten Totaal aan inkomsten: Uitgaven Personeelslasten 2,9 fte op schaal 8 (prijspeil 213) Flexibele Inhuur (bij pieken) 2. Specialistische ondersteuning 1, fte op schaal 11 (prijspeil 213) Reservering voor overhead en stelpost uitgaven, inzetten bij realisatie van inschrijvingen Reservering afdelingsbudgetten vanwege toename fte. 1. (opleidingskosten, maaltijdvergoedingen, overwerkvergoedingen, overige personeelskosten e.d.) Onvoorzien/overige (materiële) kosten Totaal aan uitgaven: Het aantal medewerkers dat de gemeente Nijmegen wordt geacht over te nemen, is bepaald op grond van de prognose van het verwachte aantal inschrijvingen in Nijmegen gedurende de looptijd van vijf jaar van het RNI Convenant Dienstverlening. In totaal gaat het om 2,9 fte die bij de gemeente Nijmegen geplaatst moeten worden. Het ministerie van BZK draagt bij aan een soepele overgang van Belastingdienstmedewerkers, die voorheen sofinummers uitreikten, naar de gemeenten door het beschikbaar stellen van P-instrumenten (bijvoorbeeld assessments, opleidingen). 6 Communicatie De opening van een inschrijfvoorziening bij de afdeling Publiekszaken in de Stadswinkel vraagt om een goede aanpak van de communicatie. Het gaat dan zowel over het moment waarop het loket open gaat als over de werkwijze. Extern en intern zal hierover worden gecommuniceerd. definitief RNI.Raad.doc

15 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 6 7 Uitvoering en evaluatie Na ondertekening van de convenanten wordt gestart met de werving, selectie en opleiding van medewerkers. Parallel wordt gestart met de inrichting van de processen en loketten. Jaarlijks evalueert het Ministerie van BZK om systematisch na te gaan hoe het registreren van niet-ingezetenen verloopt. College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Bijlage(n): RNI Convenant Personeel gemeenten; RNI Convenant Dienstverlening definitief RNI.Raad.doc

16 Projectvoorstel RNI Datum 1 augustus 212: Versie :1.1 Status :concept

17 1 Versiebeheer en distributielijst 1.1 Documentbeheer Documentnaam Bestandsnaam Projectvoorstel invoering RNI project RNI.versie Versiebeheer Versie Datum Auteur Status Wijzigingen nummer Pieter Severijn Concept 1.3 Distributielijst Naam Functie Organisatie-eenheid Datum en versie Michaël Geerlings Hoofd Publiekszaken PU , versie 1.1 Marcel Peters Hoofd Burgerzaken PU , versie 1.1 Ton van Gemert Hoofd IA , versie 1.1 Informatiebeheer Pieter Severijn Senior specialist PU , versie 1.1 Fred Vinken Teamleider P&O PO , versie 1.1 José Daemen Financieel adviseur FA , versie 1.1??? Netwerkadviseur IA , versie 1.1 Maurice du Pré Adviseur AO IA , versie 1.1 John van Dongen Materiedeskundige IA , versie 1.1 applicaties Arno Janssen Servicemanager FZ , versie 1.1????????? 1.4 Goedkeuring Naam Status Datum goedkeuring Michaël Geerlings Opdrachtgever Hoofd Publieksz. Ton van Gemert Opdrachtnemer Hoofd Informatieb.. Marcel Peters Projectmanager Hoofd Burgerzaken Met ondertekening verklaren de partijen akkoord te gaan met de projectaanpak zoals beschreven is in dit document

18 Inhoudsopgave 1 VERSIEBEHEER EN DISTRIBUTIELIJST DOCUMENTBEHEER VERSIEBEHEER DISTRIBUTIELIJST GOEDKEURING INLEIDING BUSINESS CASE PROJECTDEFINITIE DOELSTELLING PROJECTOPDRACHT PROJECTRESULTAAT AANPAK PROJECT AFBAKENING RANDVOORWAARDEN EISEN EN BEPERKINGEN AFHANKELIJKHEDEN INTERN AFHANKELIJKHEDEN EXTERN PROJECT ORGANISATIE TOTALE PROJECT ORGANISATIE PROJECT PLANNING GLOBALE PROJECTFASERING MIJLPALEN FINANCIËLE PLANNING RISICO S... 8 BIJLAGE 1. UITGANGSDOCUMENTATIE... 9 BIJLAGE 2. ADRESLIJST... 9 Datum: Versie 1. Pagina 3 van 9 Definitief

19 2 Inleiding Sofinummers zijn altijd door de Belastingdienst uitgegeven. Het sofinummer is voor vrijwel iedereen vervangen door het BurgerServiceNummer (BSN). Dit nummer wordt toegekend door de gemeenten. Alleen niet-ingezetenen die niet ingeschreven worden in de GBA krijgen nog een sofinummer van de Belastingdienst. Het is de bedoeling dat deze groep ook een BSN krijgt. Dat zal dan gebeuren door een beperkt aantal gemeenten, waaronder Nijmegen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft achttien gemeenten, waaronder de gemeente Nijmegen, verzocht een inschrijfvoorziening in te richten waar nietingezetenen zich kunnen laten inschrijven. 3 Business Case De werkzaamheden betreffen het inschrijven van niet-ingezetenen die te kort in Nederland verblijven om in de GBA te worden ingeschreven. Het betreft bijvoorbeeld seizoensarbeiders, studenten, maar ook bezitters van een tweede woning. Deze mensen hebben met meerdere overheidsinstellingen te maken en het is daarom wenselijk dat ze in de basisregistratie personen worden opgenomen en een burgerservicenummer krijgen. In vergelijking met een inschrijving in de GBA is een RNI inschrijving eenvoudig: het gaat om een kleinere gegevensset en ook de beoordeling van de brondocumenten (gewoonlijk alleen een paspoort) is eenvoudiger. Op grond van de ervaringen van de Belastingdienst is de inschatting dat het aantal inschrijvers in onze gemeente op 9542 personen per jaar. Op basis van deze aantallen zal het RNI-loket een bezetting krijgen van 3,9 fte. Voorwaarde voor de invoering van het RNI-loket is de overname van 2,9 fte van de Belastingdienst Voor de uitvoering van de werkzaamheden worden vergoedingen gegeven door BZK. Het zijn: Invoeringskosten Exploitatiekosten Projectdefinitie 4.1 Doelstelling De doelstelling van het project is op per 11 februari 213 een RNI-loket ingericht te hebben. 4.2 Projectopdracht Invoering van een loket RNI waarbij maximaal beschikbaar is. Zorgdragen voor een inbedding van het RNI-loket in bureau Burgerzaken van Publiekszaken per 11 februari Projectresultaat Wat zijn de resultaten tot nu toe? Op dit moment is een raads- en collegevoorstel in roulatie waarin wordt voorgesteld RNI in te voeren. In de voorstellen is aangegeven dat invoering kostenneutraal kan geschieden. Wat is het verwachte eindresultaat? Succesvolle invoering van RNI per 11 februari 213 Datum: Versie 1. Pagina 4 van 9 Definitief

20 Uitgangspunt hierbij is dat de vergoedingen van het Rijk tot een honderd procent kostendekking leiden. Daarnaast dient het aantal balies worden uitgebreid, de balies moeten worden ingericht met apparatuur en software, het netwerk moet geschikt gemaakt worden en er zal voldoende back-office ruimte aanwezig moeten zijn. De gemeente heeft een verplichting om 2,9 fte van de Belastingsdienst over te nemen. De werkzaamheden voor RNI worden uitgevoerd door bureau Burgerzaken van Publiekszaken. De medewerkers van de afdeling Publiekszaken die RNI gaan uitvoeren zullen zich door middel van opleidingen de wetgeving en de werking van de programma s eigen moeten maken. Product Besluit College en Raad Ondertekening convenanten door burgemeester Verbouwing RNI-loketten Aanschaf hardware Netwerk testen en geschikt maken Overname personeel Belastingdienst Vaststellen welke medewerkers RNI gaan uitvoeren Opleidingen volgen voor proces RNI Opleiding applicatie Werkproces beschrijven Inpassen fraudebestrijding binnen andere processen Afsluiten convenant met Justitie en Politie Omschrijving product) Raadsvoorstel, collegevoorstel en begrotingswijziging in september/oktober 212 Na besluit van de Raad Tekening is akkoord. Verbouwing van de loketten van bureau vergunningen naar 4 RNI-loketten. Gunning na raadsbesluit, oplevering uiterlijk Afhankelijk van pilot in Utrecht over gecombineerd gebruik hardware voor RNI en andere activiteiten. Nijmegen heeft aangegeven te willen participeren in gezamenlijke aanschaf van scanners. Specificatie en leveranciers van beeldschermen, computers, A4 scanners, handtekeningscanners worden vanuit het projectbureau geleverd. Samen met changemanagement ICT Functieprofiel wordt ter beschikking gesteld aan de Belastingdienst. Met werving wordt begonnen nadat de convenanten zijn ondertekend. 3 fte zal gemiddeld met RNI bezig zijn. In verband met piekdrukte, vakantie en ziekte zullen veel meer medewerkers RNI kunnen uitvoeren. In eerste instantie zullen dit de specialisten van bureau Burgerzaken zijn. Daarnaast worden mogelijk medewerkers van balie Publiekszaken ingewerkt Offerte vragen. In huis of op locatie? Knoppencursus volgen; John van Dongen niet vergeten. teach the teacher? Medewerker bedrijfsproces met materiedeskundigen. Oplevering kan na Gebruik maken van apparatuur van RNI voor verbeteren fraude met documenten Afhankelijk van wens van burgemeester voor afsluiten van een convenant. Samen met andere gemeenten in Overijssel en Gelderland werken aan convenant voor nieuwe Politieregio. 4.4 Aanpak project Bij het project behoren alle werkzaamheden die rechtstreeks bijdragen aan het inrichten en in stand houden van een RNI-loket. De verbouwing zal worden uitbesteed. Voor de RNI-opleiding zal een gecertificeerd onderwijs instituut worden ingehuurd. De knoppencursus wordt gegeven door de leverancier van de RNI-applicatie. De overige activiteiten worden in eigen beheer uitgevoerd. Datum: Versie 1. Pagina 5 van 9 Definitief

21 4.5 Afbakening Het project betreft de invoering van RNI. Aanpalende activiteiten als verbouwing trouwzaal in Stadswinkel en organisatorische consequenties, inpassen fraudebestrijding in andere werkprocessen worden niet in dit project geregeld. Buiten de scope van het project Trouwzaal in Stadswinkel Fraudebestrijding bij andere processen 4.6 Randvoorwaarden eisen en beperkingen Het project heeft voornamelijk betrekking op bureau Burgerzaken. De ondersteuning van andere afdelingen van de gemeente zijn met name nodig voor inrichten netwerk, aanschaf apparatuur en opleidingen voor gebruik van de software.<welke randvoorwaarden, eisen en beperkingen gelden t.a.v. het projectresultaat en het projectproces> Randvoorwaarden: - Tijdsinzet van het projectteam. De inzet zal gemiddeld niet verder gaan dan gemiddeld 1 dagdeel in de week voor de duur van het project van september 212 tot en met februari Voldoende deskundigheid op het terrein van ICT en netwerk binnen het project Functionele eisen: - De eisen aan het project zijn door het Ministerie geformuleerd Het project zal moeten voldoen aan deze gestelde eisen. Operationele eisen: - Ook deze eisen zijn bepaald door het Ministerie Ontwerpbeperkingen: - Er zijn reeds tekeningen voor aanpassing van de ruimte op de eerste verdieping van de Stadswinkel. In deze ruimte kunnen 4 RNI-loketten worden ingericht. Daarnaast is er een backofficeruimte beschikbaar. Daarnaast zullen enige spreekkamers geschikt gemaakt kunnen worden voor het RNI-loket. - Medewerkers voor het RNI-loket dienen gecertificeerd te worden. Dat betekent dat voldoende medewerkers moeten worden opgeleid voor de uitvoering van het RNI-loket. Kwaliteitseisen: - De inrichting van het RNI-kantoor moet voldoen aan de Arbo-normen voor balie werk. De werkzaamheden moeten worden uitgevoerd overeenkomstig de dienstverleningsovereenkomst en het Logisch Ontwerp. - Het aantal uitgevoerde inschrijvingen wordt geschat op 9542 en zullen per inschrijving maximaal 25 minuten in beslag nemen - De kwaliteit moet worden gemonitord. Periodiek wordt een afstemmingsoverleg met het agentschap BPR gehouden. 4.7 Afhankelijkheden intern Tijdige realisering van de verbouwing van de loketten Tijdige aanpassing van het netwerk Aanpassen ticketsysteem Aanpassen afsprakensysteem Website en afspraken via web realiseren 4.8 Afhankelijkheden extern Tijdige realisering van de opleiding voor de inhoudelijke kennis van RNI Tijdige realisering van de overname van personeel van de belastingdienst Tijdige levering van de hardware Datum: Versie 1. Pagina 6 van 9 Definitief

22 Tijdige oplevering van de software met bijbehorende knoppencursus 5 Project organisatie 5.1 Totale project organisatie Stuurgroep RNI Project RNI Werkgroep werving Werkgroep verbouwing en werkplekken werkgroep techniek Werkgroep werkproces RNI 6 Project planning Het project start in september 212 en eindigt in februari 213 Activiteit datum Ambtelijke voorbereiding Instemming B&W voorbereiding deelname Is uitgevoerd Maken concept projectplan 15 augustus 212 Doorrekenen financiële haalbaarheid Is uitgevoerd Bestuurlijk Afsluiten dienstverleningsovereenkomst November 212 Afsluiten convenant overname personeel November 212 Definitieve deelname RNI-loket door College en Oktober 212 Raad inclusief begrotingswijziging Aanpassing balies/werkruimten Onderzoek mogelijkheden aanpassen Juni 212 balies Opdracht aanpassing balies Na raadsbesluit deelname RNI Aanpassing balies Januari 213 Aanpassing backoffice ruimte Januari 213 Werving en opleiding personeel Werving en benoeming personeel September 212 december 212 Opleiden eigen personeel December 212 Opleiden personeel belastingdienst Afhankelijk van plaats in de organisatie Infrastructuur/automatiseringsaspecten Toetsen infrastructuur a.d.h.v. Technische Oktober 212 Voorzieningen RNI-loket implementeren infrastructuur en testen November 212 Installatie web-applicatie November 212- december 212 Selectie printer(s)scanner, + aanschaf Oktober 212 Selectie paspoortscanner (evt. via project) Oktober 212 Aanpassen agendasysteem December 212 Aanvraag PKI-certificaten medewerkers December 212 Inrichting web-afspraken November 212 Datum: Versie 1. Pagina 7 van 9 Definitief

23 Werkprocessen beschrijven (protos) Februari 213 Publiciteit openen RNI-kantoor Januari/februari 213 Start RNI-kantoor 13 februari Globale projectfasering Fase Start datum Eind datum Verantwoordelijk 1: besluitvormingsfase April 212 Oktober 212 Pieter Severijn 2: Implementatiefase algemeen Juni 212 Februari 213 Pieter Severijn 3: Testfase December Januari 213 Pieter Severijn 212 4: Nazorgfase Februari Marcel Peters 6.2 Mijlpalen Elke projectfase (zie 6.1) wordt afgesloten met een mijlpaalproduct. Fase Mijlpaalproduct 1: besluitvormingsfase Raadsbesluit 2: Implementatiefase algemeen Checklist voortgang 3: Testfase Checklist voortgang 4: Nazorgfase Beschreven werkproces en voortgangsrapportages RNI 6.3 Financiële planning Hoofdproduct Materiële kosten Invoeringskosten Exploitatiekosten Voor de inzet van het personeel van de gemeente Nijmegen wordt ervan uitgegaan dat dit binnen de reguliere budgetten wordt opgevangen. Het budget van is nodig voor kosten aan netwerk, apparatuur, verbouwing en opleiding. Bij de exploitatiekosten is rekening gehouden met 3,9 fte. voor de uitvoering van RNI. 7 Risico s De financiering is een kostendekkend tarief per aanvraag. Het is niet geheel uit te sluiten dat bij verdere aantrekking van de economie het aantal aanvragen zal toenemen. Bij het afnemen van de economie kan het aantal inschrijvingen lager zijn in aantal. In dit verband in bij de besluitvorming rekening gehouden met een lager aantal inschrijvingen per jaar van 15 %. Bij dit aantal wordt de RNI kostendekkend uitgevoerd. Datum: Versie 1. Pagina 8 van 9 Definitief

24 Bijlage 1. Uitgangsdocumentatie Document Auteur Datum Versie RNI Convenant personeel Min. Financiën Definitief RNI Convenant Dienstverlening Min. BZK Definitief Technische voorzieningen RNI en loketgemeenten ICTU, programma RNI College en Raadsvoorstel invoering RNI P. Severijn Bijlage 2. Adreslijst Naam Functie Tel.nummer Organisatie-eenheid Michaël Geerlings Hoofd Publiekszaken 3527 PU Marcel Peters Hoofd Burgerzaken 3566 PU2 Ton van Gemert Hoofd Informatiebeheer 3362 IA Pieter Severijn Senior specialist 3543 PU2 Fred Vinken Teamleider P&O 295 PO22 José Daemen Financieel adviseur 249 FA51??? Netwerkadviseur?? IA Maurice du Pré Adviseur AO 211 IA1 John van Dongen Materiedeskundige 9789 IA1 applicaties Arno Janssen Servicemanager 345 FZ1??????????? Datum: Versie 1. Pagina 9 van 9 Definitief