Tel. steller:

Transcriptie

1 Toelichting over de behandeling van: HAMERSTUK Raadsvoorstel Definitieve deelname aan de inrichting van een inschrijfvoorziening voor niet-ingezeten (loket RNI) bij de afdeling Publiekszaken per 11 februari 213 Van: Het college van B&W van 9 oktober 212 Doel: Toelichting: Besluiten Voorliggende besluitvorming Het college stelt de gemeenteraad voor om de structurele en a-structurele bijdragen van het rijk voor het loket RNI op te nemen in de begroting bij het programma Burgerzaken en in te stemmen met de werkwijze zoals opgenomen in de financiële paragraaf en ten behoeve hiervan de begrotingswijziging BW-125 vast te stellen. Achtergrond Niet-ingezeten ontvangen tot op heden een sofi-nummer van de belastingdienst, in plaats van een BurgerServiceNummer (BSN) van de gemeente. Op 11 februari 213 wordt de inschrijfvoorziening voor het Register Niet-Ingezeten (loket RNI) ingevoerd in 18 gemeenten, waaronder Nijmegen. Niet-ingezetenen ontvangen voortaan bij dit loket een BSN. Bij het verzoek van het rijk tot overneming van deze taken zijn twee convenanten meegestuurd. In het Convenant Dienstverlening worden afspraken vastgelegd over de uit te voeren werkzaamheden, de ICT-systemen en de vergoeding die de gemeenten ontvangen. In het Convenant Personeel worden afspraken gemaakt over de overname van personeel van de belastingdienst door de gemeenten. Het rijk verleent een structurele en een a-structurele vergoeding voor de overname van deze taak. Om deze middelen in te zetten voor het oprichten van het loket RNI dient een begrotingswijziging plaats te vinden. Naam steller: steller: P. Severijn p.severijn@nijmegen.nl Tel. steller: Bijlagen: 1. Raadsvoorstel Definitieve deelname aan de inrichting van een inschrijfvoorziening voor niet-ingezeten (loket RNI) bij de afdeling Publiekszaken per 11 februari Begrotingswijziging BW-125 Ter inzage via dropbox, internet, Raadsgriffie en Informatiebalie 1. RNI Convenant Personeel gemeenten 2. RNI Convenant Dienstverlening

2 Voorstel aan de Raad Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 24 oktober 212 / 133/212 Fatale termijn: besluitvorming vóór: N.v.t. Onderwerp Definitieve deelname aan de inrichting van een inschrijfvoorziening voor niet-ingezetenen (loket RNI) bij de afdeling Publiekszaken per 11 februari 213. Programma / Programmanummer Dienstverlening & Burgerzaken / 111 Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 9 oktober 212 Samenvatting Sofinummers zijn altijd door de Belastingdienst uitgegeven. Het sofinummer is voor vrijwel iedereen vervangen door het BurgerServiceNummer (BSN). Dit nummer wordt toegekend door de gemeenten. Alleen niet-ingezetenen die niet ingeschreven worden in de GBA krijgen nog een sofinummer van de Belastingdienst. Het is de bedoeling dat deze groep ook een BSN krijgt. Dat zal dan gebeuren door een beperkt aantal gemeenten. Lange tijd is de invoering onzeker geweest. Op 11 februari 213 zal de inschrijfvoorziening voor het Register Niet-Ingezetenen (loket RNI) wordt ingevoerd in 18 gemeenten waaronder Nijmegen. Voorstel om te besluiten 1. De structurele bijdrage van het Rijk voor RNI van (op jaarbasis) en de daarmee samenhangende uitgaven voor de exploitatie van RNI, op te nemen in de begroting bij het programma Dienstverlening en Burgerzaken 2. De structurele bijdrage van het Rijk voor de inrichting van het RNI-loket van in totaal en de daarbij horende uitgaven op te nemen in de begroting en in te stemmen met de werkwijze zoals is opgenomen in de financiële paragraaf. 3. De bijgevoegd begrotingswijziging BW-125 vaststellen. Opgesteld door, telefoonnummer, P.M.H. Severijn, 3543, p.severijn@nijmegen.nl definitief RNI.Raad.doc

3 Voorstel aan de Raad Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1 Inleiding Sofinummers zijn altijd door de Belastingdienst uitgegeven. Het sofinummer is voor vrijwel iedereen vervangen door het BurgerServiceNummer (BSN). Dit nummer wordt toegekend door de gemeenten. Alleen niet-ingezetenen die niet ingeschreven worden in de GBA krijgen nog een sofinummer van de Belastingdienst. Het is de bedoeling dat deze groep ook een BSN krijgt. Dat zal dan gebeuren door een beperkt aantal gemeenten, waaronder Nijmegen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft achttien gemeenten, waaronder de gemeente Nijmegen, verzocht een inschrijfvoorziening in te richten waar nietingezetenen zich kunnen laten inschrijven. Bij dit verzoek zijn twee convenanten meegestuurd: het RNI Convenant dienstverlening en het RNI Convenant Personeel. In het RNI Convenant Dienstverlening worden de afspraken vastgelegd onder andere met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden, de ICT-systemen, kwaliteitsmaatregelen en de vergoeding die gemeenten ontvangen. Dit convenant wordt gesloten tussen de gemeente Nijmegen en de minister van BZK. Onderdeel van de invoering van het loket RNI is dat de gemeente Nijmegen personeel van de Belastingdienst overneemt. Daarover sluit de gemeente Nijmegen een apart RNI Convenant personeel met de Belastingdienst. In het RNI Convenant personeel staat vermeld het aantal over te nemen personeelsleden en de voorwaarden waaronder de overname geschiedt. De ondertekening van het RNI Convenant Personeel is een randvoorwaarde voor het ondertekenen van het RNI Convenant Dienstverlening. Zonder ondertekening van het RNI Convenant Personeel zal in Nijmegen het loket RNI niet ingericht worden. 1.1 Wettelijk kader of beleidskader Het ministerie van BZK werkt aan de vernieuwing van de Wet gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens (Wet GBA). De belangrijkste vernieuwingen zijn de technische modernisering van de opzet van de basisregistratie, de registratie van niet-ingezetenen, de mogelijkheid voor plaatsonafhankelijke dienstverlening en in samenhang daarmee het verminderen van administratieve lasten. De Registratie Niet-Ingezetenen registreert personen die niet in Nederland wonen, maar die wel een relatie hebben met Nederlandse overheidsinstellingen en die niet of korter dan vier maanden in Nederland wonen. Zij staan niet in de GBA ingeschreven. Denk aan Poolse gastarbeiders die elk jaar weer twee maanden in Nederland werken, een Belg of een Nederlander die in Nederland werkt maar in België woont of een Nederlander die aan de Spaanse kust van zijn AOW geniet. 1.2 Relatie met programma In het programma Dienstverlening & Burgerzaken is de volgende zinsnede opgenomen: In dit programma wordt apart aandacht besteed aan Burgerzaken, omdat Burgerzaken de meeste klantcontacten afhandelt. Burgerzaken heeft twee kerntaken: Het registreren en bijhouden van persoonsgegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) en de akten burgerlijke stand; Het verlenen van de dienstverlening op dit werkveld. definitief RNI.Raad.doc

4 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 2 De werkzaamheden voor het loket RNI zijn vergelijkbaar met de werkzaamheden die door Burgerzaken worden uitgevoerd op het terrein van eerste inschrijving in de GBA. Bij het loket RNI worden personen geregistreerd die niet in aanmerking komen om in de GBA ingeschreven te worden maar wel een relatie met Nederland hebben. 2 Doelstelling Doelstelling van het project De doelstelling van het project is per 11 februari 213 een werkend loket RNI bij de afdeling Publiekszaken te hebben. Belangrijke punten hierbij zijn: de vergoedingen van het Rijk leiden tot een honderd procent kostendekking. de gemeente Nijmegen neemt een verplichting op zich om 2,9 fte van de Belastingsdienst over te nemen. het aantal balies/spreekkamers wordt uitgebreid en er zal voldoende back-office ruimte aanwezig zijn. samen met de Nederlandse vereniging Voor Burgerzaken (NVVB) wordt een opleidingsplan voor de medewerkers samengesteld. Doelstelling van dit besluit De doelstelling van dit besluit is het verzoek van de Minister van BZK te honoreren. 3 Argumenten Het aantrekken en behouden van internationale kenniswerkers is belangrijk voor de gemeente Nijmegen. Door het aanbieden van een inschrijfmogelijkheid aan niet-ingezetenen wil de gemeente Nijmegen een bijdrage leveren aan het verbeteren van het regionale vestigingsklimaat voor bedrijven en internationale kenniswerkers. Niet-ingezetenen en ondernemers hebben er belang bij dat er een korte afstand ligt tussen de plaats van inschrijving (loket) en de gemeente waar men aan het werk gaat. De inschrijfvoorziening wordt geïntegreerd in de Stadswinkel. De wet laat de gemeenten de vrijheid om de inrichting van de inschrijfvoorziening binnen het wettelijk kader naar eigen inzicht te organiseren. De gemeente Nijmegen wil het loket RNI integreren in de brede gemeentelijke dienstverlening die in de Stadswinkel conform het Antwoord-concept wordt georganiseerd. Onderdeel van de kwaliteit van het proces is een klantvriendelijke benadering van de niet-ingezetenen. Een aantal werkgevers en uitzendbureaus begeleidt nietingezetenen bij de inschrijving die meestal groepsgewijs plaatsvindt. Voor de inschrijving van deze groepen zal maatwerk worden geleverd. De werkzaamheden zullen worden ingepast in een brede specialistische functie. De functie zal taken bevatten als RNI, eerste inschrijving in Nederland en het behandelen van naturalisatieverzoeken. Hierdoor wordt de flexibiliteit verhoogd. Het RNI Convenant Dienstverlening legt de afspraken op hoofdlijnen vast hoe Rijk en gemeente samenwerken bij de inschrijving van niet-ingezetenen. Partijen gaan het convenant met elkaar aan voor een periode van vijf jaar, met een opzegtermijn van zes maanden. Er is gekozen voor de vorm van een convenant waarin de prestaties concreet gemaakt worden om definitief RNI.Raad.doc

5 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 3 die gemeenten genoeg vrijheid te laten om het inschrijven van niet-ingezetenen op hun eigen wijze te organiseren. De verwachte ingangsdatum is 11 februari 213. De datum waarop de inschrijfvoorzieningen in werking dienen te treden, wordt bepaald door de stuurgroep RNI waarin van de zijde van de gemeenten de VNG en de NVVB (Nederlandse vereniging voor burgerzaken) participeren. De maatschappelijke schade in gevallen van identiteitsfraude kan heel groot zijn, er wordt daarom veel geïnvesteerd in het bereiken van een zo hoog mogelijke kwaliteit van het proces en van de gegevens. De kwaliteit die nagestreefd wordt, is dezelfde als die van de registratie in de GBA van personen die wel ingezetene zijn. 4 Risico s Een belangrijke randvoorwaarde is dat de gemeente gebruik maakt van een centraal ICTsysteem dat door BZK wordt ontwikkeld en beheerd. Vanuit de gemeente wordt via een netwerkverbinding gemaakt met het centrale systeem. In het centrale systeem zijn alle stappen vastgelegd die bij een volledige inschrijving doorlopen dienen te worden. Er zijn zoveel mogelijk functionaliteiten in het systeem opgenomen die het proces van goed registreren ondersteunen. Daarnaast worden eisen gesteld aan de gemeentelijke infrastructuur. Dit heeft hetzelfde doel: alle mogelijkheden benutten om tot een maximale kwaliteit van de registratie te komen. Het risico bestaat dat hiervoor extra kosten moeten worden gemaakt. Bij de reserveringen voor de eenmalige invoeringskosten is rekening gehouden met extra uitgaven voor apparatuur, netwerk en software. Partijen gaan het RNI Convenant Dienstverlening met elkaar aan voor een periode van vijf jaar, met een opzegtermijn van zes maanden. De periode van vijf jaar is niet van toepassing op de overname van het personeel van de Belastingdienst. De overname wordt geregeld in het RNI Convenant personeel. Dit convenant heeft een looptijd van drie jaar. Dat betekent dat bij beëindiging van RNI na afloop van de periode van drie jaar de afdeling Publiekszaken de formatie voor RNI moet bezuinigen, zijnde 3,9 fte. Bezwaar- en klachtafhandeling Op grond van de wet is BZK verantwoordelijk voor het afhandelen van bezwaar en beroep dat door niet-ingezetenen wordt ingediend. Uit de Algemene wet bestuursrecht vloeit voort dat BZK de gemeenten niet kan mandateren om bezwaar en beroep af te handelen. Ondertekening door de gemeente van het RNI Convenant personeel is een randvoorwaarde voor het ondertekenen van het Convenant RNI Dienstverlening. De gemeente Nijmegen stelt een aantal vacatures beschikbaar en verplicht zich ertoe om 2,9 fte. van de Belastingdienst in dienst te nemen. Door registratie van niet-ingezetenen bij de gemeenten, verdwijnen de werkzaamheden die de Belastingdienst nu uitvoert om sofinummers aan niet-ingezetenen uit te geven. In dat kader is de bestuurlijke afspraak gemaakt, waarbij de loketgemeenten zich hebben verplicht een aantal medewerkers van de Belastingdienst in dienst te nemen, mits het personen betreft die in potentie geschikt zijn om in de gemeentelijke dienstverlening goed te functioneren. definitief RNI.Raad.doc

6 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 4 De RNI is een nieuwe registratie, die gevoerd wordt met een ander Informatiesysteem en die moet functioneren in de nieuwe context van gemeenten en de Wet basisregistratie personen. Het is niet uit te sluiten dat zich onvoorziene omstandigheden voordoen die aanzienlijke kostenconsequenties kunnen hebben. In dergelijke gevallen biedt artikel 8 het kader voor het overleg tussen partijen. Bij de voorbereiding van de RNI is in ruime mate gebruik gemaakt van de praktijkervaring die de Belastingdienst heeft met het registreren van niet-ingezetenen en het uitreiken van sofinummers. De overname van het personeel van de Belastingdienst is gebaseerd op een te verwachten aantal inschrijvingen in Nederland van 15.. Hierbij is rekening gehouden met schommelingen in aantallen. Het aandeel voor Nijmegen is berekend op Als de aantallen dramatisch zouden afnemen, bestaat het risico dat de kostendekkendheid niet meer volledig is. Daarom is een deel van het budget niet op voorhand ingezet en zal pas uitgegeven worden op het moment dat de aantallen gehaald gaan worden. In dit deel is ook rekening gehouden met overheadkosten.. 5 Financiën De gemeente Nijmegen schrijft niet-ingezetenen in op verzoek van het Rijk. De kosten van de loketfunctie die de gemeenten daarvoor inrichten worden door het BZK aan de gemeente vergoed. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de eenmalige kosten van invoering en de structurele kosten van exploitatie van het loket. Vergoeding eenmalige invoeringskosten. Bij deze vergoeding is rekening gehouden met projectleiding voor de invoering van de RNI, aanpassing van de huisvesting van de loketten, aanschaf van apparatuur en de werving, selectie en opleidingen van medewerkers. De hoogte van deze vergoeding is berekend op basis van ervaringsgegevens van de Belastingdienst en de verwachte aantallen inschrijvingen en bedraagt voor Nijmegen Op dit moment is niet exact aan te geven welk bedrag hiervan nog in 212 uitgegeven wordt en welk bedrag in 213. Het bedrag wordt in zijn geheel betaald in 212 (na ondertekening van het convenant). Niet uitgegeven bedragen 212 worden doorgeschoven (via de balans) naar 213. Vergoeding exploitatiekosten. De vergoeding van de exploitatiekosten kent twee componenten: een standaard bedrag per volledig afgeronde inschrijving en een vergoeding voor algemene kosten. De hoogte van het standaardbedrag per inschrijving is 25,42. Gerelateerd aan inschrijvingen voor Nijmegen per jaar bedraagt de vergoeding De hoogte van het beschikbare bedrag voor algemene, specialistische en coördinatie kosten voor Nijmegen is per jaar. Deze bedragen zijn gebaseerd op het prijspeil van 21 en zullen jaarlijks worden aangepast aan de kostenontwikkeling conform de Handleiding overheidstarieven. Op basis van de bovenstaande vergoedingen en binnen de gemeente Nijmegen gehanteerde kostentoerekeningen is er sprake van een kostenvergoeding door het ministerie van BZK die kostendekkend is. De totale structurele kosten en inkomsten worden geschat op waarbij wel rekening wordt gehouden met een behoudend uitgavenpatroon. Het aantal inschrijvingen van naar verwachting van het Rijk - is niet gegarandeerd. Als dit aantal niet gehaald wordt, zullen de uitgaven hierop aangepast worden. Dit kan omdat bij de uitgaven hiermee rekening is gehouden en in eerste instantie maximaal 85% van de bijdrage definitief RNI.Raad.doc

7 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 5 voor de inschrijvingen uitgegeven wordt. Pas bij overschrijding van dit aantal wordt het resterende bedrag uitgegeven. In dit resterende bedrag van wordt eveneens rekening gehouden met kosten voor overhead. Als het aantal inschrijving hoger wordt dan de nu ingeschatte 1% worden de meerinkomsten per aanvraag aangewend voor de bij het hogere aantal behorende extra kosten. De hieronder vermelde bedragen zijn inkomsten en uitgaven op jaarbasis. Voor 213 zullen de daarbij behorende bedragen voor 325/365 e deel worden opgenomen in de begroting voor 213. Inkomsten Vergoeding voor (85% van 9.542) aanvragen à 25, Vergoeding voor (15% van 9.452) aanvragen à 25, Vergoeding voor bijwonen overleg, specialistische en coördinatiekosten Totaal aan inkomsten: Uitgaven Personeelslasten 2,9 fte op schaal 8 (prijspeil 213) Flexibele Inhuur (bij pieken) 2. Specialistische ondersteuning 1, fte op schaal 11 (prijspeil 213) Reservering voor overhead en stelpost uitgaven, inzetten bij realisatie van inschrijvingen Reservering afdelingsbudgetten vanwege toename fte. 1. (opleidingskosten, maaltijdvergoedingen, overwerkvergoedingen, overige personeelskosten e.d.) Onvoorzien/overige (materiële) kosten Totaal aan uitgaven: Het aantal medewerkers dat de gemeente Nijmegen wordt geacht over te nemen, is bepaald op grond van de prognose van het verwachte aantal inschrijvingen in Nijmegen gedurende de looptijd van vijf jaar van het RNI Convenant Dienstverlening. In totaal gaat het om 2,9 fte die bij de gemeente Nijmegen geplaatst moeten worden. Het ministerie van BZK draagt bij aan een soepele overgang van Belastingdienstmedewerkers, die voorheen sofinummers uitreikten, naar de gemeenten door het beschikbaar stellen van P-instrumenten (bijvoorbeeld assessments, opleidingen). 6 Communicatie De opening van een inschrijfvoorziening bij de afdeling Publiekszaken in de Stadswinkel vraagt om een goede aanpak van de communicatie. Het gaat dan zowel over het moment waarop het loket open gaat als over de werkwijze. Extern en intern zal hierover worden gecommuniceerd. definitief RNI.Raad.doc

8 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 6 7 Uitvoering en evaluatie Na ondertekening van de convenanten wordt gestart met de werving, selectie en opleiding van medewerkers. Parallel wordt gestart met de inrichting van de processen en loketten. Jaarlijks evalueert het Ministerie van BZK om systematisch na te gaan hoe het registreren van niet-ingezetenen verloopt. College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Bijlage(n): RNI Convenant Personeel gemeenten; RNI Convenant Dienstverlening definitief RNI.Raad.doc

9 Ministerievan Binnenlandse Zal<en en Koninkrijksrelaties Genneente Nijmegen RNI Convenant Dienstverlenmg BZK - Gemeente Nijmegen RNI Convenant Dienstverlening tussen de Staat der Nederlanden en de genneente Nijmegen betreffende het verrichten van loketdiensten door de gemeente in het kader van de Wet basisregistratie personen. Partijen, 1. De Staat der Nederlanden, te dezen vertegenwoordigd door de Directeur Generaal Bestuur en Koninkrijksrelaties van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, tevens handelend als bestuursorgaan, hierna genoemd "Opdraciitgever"; 2. Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Nijmegen, handelend als bestuursorgaan, namens deze, burgemeester H. M. F. Bruls, die tevens handelt als vertegenwoordiger van gemeente Nijmegen, hierna genoemd "Opdrachtnemer"; Overwegende dat: In het kader van de Wet basisregistratie personen, nletingezetenen op hun verzoek Ingeschreven kunnen worden in de basisregistratie personen; Opdrachtnemer In opdracht van Opdrachtgever een inschrijfvoorzlening inricht als bedoeld In hoofdstuk 1, afdeling 2, paragraaf 1 van de Wet basisregistratie personen; Opdrachtgever en Opdrachtnemer afspraken hebben gemaakt Inzake de uitvoering van de werkzaamheden door Opdrachtnemer; Opdrachtnemer overeenkomstig artikel 1:4 Awb door ondertekening van dit convenant instemt met het door Opdrachtgever verlenen van mandaat aan hen die in dienst van Opdrachtnemer de werkzaamheden verrlchten; De Belastingdienst en Opdrachtnemer de personele consequenties die voortvloeien ult dit convenant hebben vastgelegd in een apart convenant Personeel en dit hebben ondertekend op <datum> Pagina 1 van 2

10 Komen als volgt overeen: Artikel i Doel van dit convenant In dit convenant worden afspraken gemaakt tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer over het inschrijven van nlet-ingezetenen in de basisregistratie personen. Artikel 2 Omschrijving van de werkzaamheden 1. Op verzoekvan een niet-ingezetene schrijft Opdrachtnemer betrokkene in de RNI' in. Een inschrijving behelst: a. het eenduidig identificeren van de niet-ingezetene, b. het vaststellen dat de niet-ingezetene niet elders staat ingeschreven, c. het aanleggen van een persoonslijst, d. het toekennen van een burgerservicenummer (hierna: BSN), en e. het eenmalig kosteloos verstrekken van een afschrift van de geregistreerde gegevens aan de niet-ingezetene. 2. Partijen kunnen in overleg en binnen de kaders van de Wet basisregistratie persoonsgegevens, nadere afspraken maken over de wijze waarop het pakket werkzaamheden wordt uitgevoerd. 3. Partijen leggen die afspraken, en eventuele wijzigingen daarvan, vast in een bijlage bij dit convenant. Artikel 3 Resultaten en kwaliteitsbewaking 1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer hebben een verplichting om de kwaliteit van de werkzaamheden ten minste overeen te laten komen met het gestelde In alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving. 2. Opdrachtnemer spant zlch In om een niet-lngezetene op diens verzoek zo snel mogeiijk in te schrijven en garandeert dat tussen de dag waarop een niet-lngezetene vraagt om een afspraak op zo kort mogelijke termijn en de dag waarop de afspraak plaatsvindt maximaal vijf werkdagen liggen. 3. Opdrachtnemer kan een jaarlijkse zogenaamde piekperiode aanwijzen. In afwijking van het tweede Hd kan de termljn tussen het maken van een afspraak en de inschrijving gedurende de piekperiode maxlmaal 8 werkdagen bedragen. 4. Opdrachtnemer draagt ervoor zorg dat op ten minste een werkdag per week niet-lngezetenen de gelegenheid wordt geboden om zlch buiten de reguliere kantooruren te laten inschrijven. 5. Opdrachtnemer biedt werkgevers en uitzendbureaus die hun werknemers dan wel uitzendkrachten willen laten Inschrijven een vast aanspreekpunt voor het verkrijgen van Informatie over en het maken van afspraken voor het inschrijven van groepen niet-ingezeten werknemers. De Registratie van Niet-lngezetenen (RNI) moet worden gezien als onderdeel van de Basisregistratie personen (Brp). Pagina 2 van 2

11 6. Opdrachtnemer draagt zorg voor voorzieningen, waaronder begrepen voldoende fysiel<:e en personele capaciteit, voor het op afspraak inschrijven van groepen nlet-ingezetenen. 7. Opdrachtnemer werkt mee aan het uitvoeren van de afspraken die tussen het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijl<srelaties, werkgeversorganisaties en koepels van uitzendbureaus gemaakt worden over een standaard werkwijze voor de inschrijving van groepen. Artikel 4 Proces en systeem 1. Partijen hebben een inspanningsverplichting om elkaar op tijd te voorzien van alle gegevens die nodig zljn voor de uitvoering en monitoring van het convenant. 2. Opdrachtnemer verricht de Inschrijvingen met behulp van het centrale systeem dat door Opdrachtgever om nlet ter beschikking wordt gesteld. Opdrachtgever garandeert dat het systeem voldoet aan de elsen zoals gespeclficeerd In bijlage 1 bij dit convenant. 3. Opdrachtnemer garandeert dat de gemeentelijke Infrastructuur de voorzieningen bevat die nodig zijn om in combinatie met het centrale systeem de inschrijvingen te kunnen verrichten. De elsen aan de gemeentelijke Infrastructuur zljn eveneens gespeclficeerd in bijlage 1 bij dit convenant. 4. De wljze waarop Opdrachtnemer het Inschrljvlngsproces vormgeeft wordt aan Opdrachtnemer overgelaten, met dien verstande dat Opdrachtnemer daarbij invulling geeft aan de afspraken en randvoorwaarden zoals die in dit convenant beschreven zijn. 5. De Opdrachtnemer zet personeel In dat over voldoende kennis en kunde beschlkt om de Inschrijvingen uit te voeren. 6. De inschrijving wordt door twee medewerkers uitgevoerd. De eerste medewerker verricht de Inschrijving van de niet-ingezetene, maar kent nog geen BSN toe. De tweede medewerker controleert de inschrijving van de niet-lngezetene en kent een BSN toe. 7. Partijen kunnen de bijlage genoemd in dit artikel, in onderling overleg wijzigen. Artikel 5 Financiering Registratie nlet-ingezetenen 1. Ten behoeve van de voorbereidingen om tot het inschrijven van nletingezetenen te kunnen overgaan zal Opdrachtgever aan Opdrachtnemer een eenmalig bedrag uitkeren ter hoogte van ,-. 2. Opdrachtgever zal aan Opdrachtnemer ten behoeve van de coordinatiekosten jaarlijks een bedrag uitkeren te hoogte van ,-. 3. Opdrachtgever zal aan Opdrachtnemer per verrichte inschrijving een bedrag uitkeren van 25,42, uitgaande van het prijspeil De bedragen, genoemd In het tweede en derde lid, worden jaarlijks aangepast aan de kostenontwikkeling conform de Handieiding overheidstarleven van het Ministerie van Financien. Het bedrag zoals genoemd In het tweede lid zal tevens jaarlijks worden aangepast aan het aantal inschrijvingen In de gemeente in relatie tot het totaal aantal RNI inschrijvingen in Nederland. Pagina 3 van 2

12 Artikel 6 Overleg en evaluatie 1. Opdrachtgever organiseert een reguller overleg met zijn Opdrachtnemers waar alle aspecten van de dienstverlening zoals in dit convenant beschreven aan de orde l<unnen worden gesteld. 2. Jaarlijks vindt een evaluatie plaats. De evaluatie in het vierde jaar van de looptijd, genoemd in artikel 11, heeft mede ten doel de besluitvorming over de verlenging van dit convenant voor te bereiden. Artikel 7 Bezwaar- en klachtafhandeling 1. Opdrachtgever handelt bezwaar- en beroepschriften met betrekking tot de inschrijving van niet-lngezetenen af. Opdrachtnemer verschaft daartoe Opdrachtgever op eerste aanvraag alle benodigde gegevens en documenten. 2. Klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 Awb worden door Opdrachtnemer afgehandeld volgens de voor Opdrachtnemer geldende klachtenregeling. Artikel 8 Onvoorziene Omstandigheden en wijzigingen 1. Partijen treden met elkaar in overleg Indien zlch onvoorziene omstandigheden voordoen die van dien aard zljn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van dit convenant nlet mag worden verwacht. 2. Partijen zullen in goed overleg bezien voor wier rekening eventuele maatregelen ter opheffing van de onvoorziene omstandigheden behoren te komen en zullen zo nodig dit convenant daaraan aanpassen. 3. Wijzigingen behoeven de schriftelijke instemming van partijen. De wijziging en de verklarlng(en) tot Instemming worden in afschrift als bijlage aan het convenant gehecht. 4. De zakelljke Inhoud van de in het derde lid bedoelde wijzigingen wordt gepubliceerd in de Staatscourant en op de website van de gemeente. Artikel 9 Beeindigen convenant 1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen beide het convenant schriftelijk opzeggen. Opzegging vindt niet plaats dan nadat daarover overleg tussen partijen heeft plaatsgevonden. 2. De opzegtermijn is 6 maanden. 3. In geval van beeindiging van het convenant door opzegging is geen van de partijen jegens de andere partij schadeplichtig. Artikel 1 Geschillenregeling 1. Op dit convenant Is Nederlands recht van toepassing. 2. Partijen verbinden zlch om geschlllen die voortvloeien uit de Inhoud, de strekking dan wel de uitvoering van dit convenant In goed overleg tot een opiossing te brengen. 3. Zij overwegen daarbij uitdrukkelijk de mogelijkheid om het geschil, Indien de aard van het geschil daartoe aanleiding geeft, op te Iossen met behulp van mediation overeenkomstig het Reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam. Pagina 4 van 2

13 4. Indien Inet onmogelijl< is geblel<en een gescliil, als genoemd in het derde lid, met behulp van mediation op te lessen, wordt het geschil beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht. Artikel 11 Looptijd van dit convenant 1. Dit convenant treedt in werl<lng op de dag waarop de Wet basisregistratie personen in werking treedt en heeft een looptijd van vijf jaar vanaf het moment van inwerkingtreding. 2. Rechtsgevolgen die voortvloeien ult dit convenant en die naar hun aard geacht worden door te werken of eventueel ontstaan na de beeindiging van dit convenant, worden afgehandeld overeenkomstig het bepaalde in dit convenant. Artikel 12 Slotbepalingen 1. Indien bepalingen ult dit convenant afwijken van of strijdig zijn met eerder ten aanzien van tussen Partijen gemaakte afspraken, hoe ook genaamd, gelden de bepalingen ult dit convenant. 2. De In dit convenant genoemde bijlagen maken daarvan Integraal onderdeel ult. In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in een bijlage en het convenant prevaleert het convenant. 3. Indien een bepaling van dit convenant als nietig, vernietigbaar, ongeldig, onwettig of anderszins als nlet bindend moet worden beschouwd, zal die bepaling, voor zover nodig, uit dit convenant worden verwijderd en worden vervangen door een bepaling die wel bindend en rechtsgeldig Is en die de inhoud van de nlet-geldige bepaling zoveel als mogeiijk benadert. Het overige van dit convenant blijft in een dergeiijke situatie ongewijzigd. Artikel 13 Publicatie 1. Binnen 5 dagen na inwerkingtreding van dit convenant wordt de zakelijke inhoud daarvan gepubliceerd in de Staatscourant en op de website van de gemeente Nijmegen. 2. In de Staatscourant wordt tevens meegedeeld dat het convenant ter inzage wordt gelegd bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en op het gemeentehuis van de gemeente Nijmegen. Pagina 5 van 2

14 Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend. Op.U,...-..U te Den Haag, De Staat der Nederlanden, namens deze, de Directeur Generaal Bestuur en Koninl<rljl<srelatles van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Op te Nijmegen, namens deze de burgemeester. H. M. F. Bruls

15 Pagina 7 van 2

16 Toelichtmg op het RNI Convenant dienstverlening gemeenten Algemene introductie De basisregistratie personen wordt vernieuwd. Naast de modernisering van de bestaande GBA wordt de populatie uitgebreid waarover gegevens worden vastgelegd. Ook over personen die volgens de definitie van de GBA niet In Nederiand verblijven, maar wel een relatie met Nederiandse overheidsinstanties hebben, zullen enkele gegevens worden vastgelegd in de nieuwe basisregistratie personen. De bestaande wet GBA zal worden vervangen door een Wet basisregistratie personen (Wet Brp) die zowel de Ingezetenen als de niet-lngezetenen regardeert. Voor de bijhouding van de gegevens betreffende niet-lngezetenen Is nlet het college van B&W van een gemeente verantwoordelijk, maar de minister van BZK. De wet biedt nlet Ingezetenen de mogelljkheid zlch te melden bij een Inschrijfvoorzlening om als niet-lngezetene in de basisreglstatie te worden geregistreerd. Daarbij wordt tevens een burgerservicenummer toegekend. De minister heeft aan achttien gemeenten gevraagd een dergeiijke Inschrijfvoorzlening in te richten en Inschrijvingen van nlet-ingezetenen in de basisregistratie te verrichten. De gemeenten dienen zlch daarbij te houden aan de wettelijke bepalingen. De wet laat de gemeenten de vrijheid om de Inrichting van de Inschrijfvoorzlening binnen het wettelijk kader naar eigen Inzicht te organiseren. Gemeenten zullen de Inschrijfvoorzlening Integreren in de brede gemeentelijke dienstveriening die steeds vaker in een brede afdeling publiekszaken of een Klantcontactcentrum conform het Antwoord concept wordt georganiseerd. Omdat de minister direct verantwoordelijk is voor de registratie van nletingezetenen dient hij zodanige afspraken te hebben met de gemeenten die een Inschrijfvoorzlening inrichten, dat hij zicht heeft op de kwaliteit die de gemeenten realiseren en zonodig kan bijsturen wanneer die onvoldoende zou zijn. Ook zijn afspraken nodig die de voorwaarden waaronder de gemeenten hun werkzaamheden verrichten specificeren. Het gaat om afspraken over de wijze van financiering, het voeren van overieg, de uit te voeren processen, het te gebruiken systeem, de kwaliteitsbewaking etc. Er is gekozen voor de vorm van een convenant waarin de prestaties concreet gemaakt worden om niet te treden in de vrijheid die gemeenten nodig hebben om het Inschrijven van nietlngezetenen op hun elgen wljze te organiseren. Een specifiek punt betreft afspraken over de overgang van een aantal medewerkers van de Belastingdienst naar de gemeenten welke in een apart convenant personeel (gemeenten) zijn vastgelegd. Pagina 8 van 2

17 Het convenant dienstverlening (gemeenten) legt de afspraken op hoofdiijnen vast om helder te maken in welk kader Rijk en gemeente samenwerken bij de Inschrijving van niet-lngezetenen. Er zljn meerdere redenen om niet te proberen een zeer gedetailleerde regeling te maken: - Omdat het inschrijven van niet-lngezetenen een nieuwe regeling betreft is het niet goed mogeiijk om al zeer gedetailleerd te worden. Het Is beter om af te spreken dat onverwachte vraagstukken en problemen in goed overleg zullen worden opgelost dan om te proberen tevoren alle mogelijke problemen te voorzien; - Te gedetailleerde afspraken kunnen het behouden / opbouwen van vertrouwen belemmeren dat nodig is om gezamenlijk te werken aan een basisregistratie van hoge kwaliteit. Partijen BZK is verantwoordelijk voor de Inschrijving van niet-lngezetenen en vertegenwoordigt het Rijk. Voor de beschrijving van de gemeente als partij en voor de ondertekening van het convenant is van belang dat het convenant dienstverlening zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke aspecten kent. De gemeenten nemen namens de minister besluiten in de zin van de Wet Brp. Ze besluiten om een verzoeker wel of niet in te schrijven, ze besluiten om een verzoek tot correctie van gegevens wel of nlet te honoreren. Dit betreft de uitoefening van een publiekrechtelijke bevoegdheid. De minister zal de gemeenten hiervoor mandaat verlenen. Tevens regelt het convenant de uitvoering van feitelijke werkzaamheden door de gemeenten en de voorwaarden waaronder de gemeenten de werkzaamheden zullen uitvoeren. Dit deel van het convenant heeft een privaatrechtelijk karakter. Publiekrechtelijke en privaatrechtelijke aspecten zijn onlosmakelijk verbonden: de gemeente voert feitelijke werkzaamheden ult en neemt besluiten conform de werklnstructies in het convenant. De consequentie hiervan is dat voor iedere gemeente een specifieke partij aandulding is opgesteld met de naam van de functionaris die ondertekend en (waar dat van toepassing Is) vermelding van het mandaat of de volmacht waardoor deze functionaris bevoegd is om het convenant te ondertekenen. Overwegingen Het wettelijk kader waarbinnen de gemeente de werkzaamheden uitvoert Is de Wet basisregistratie personen die nu in voorbereiding Is. De beide eerste overwegingen beschrijven de verbinding tussen het convenant RNI en het wettelijk kader. De minister verleent de gemeente mandaat voor het uitvoeren van werkzaamheden met een publiekrechtelijk karakter. In de vierde overweging is geformuleerd dat de gemeente door ondertekening van het convenant RNI het mandaat accepteert. Pagina 9 van 2

18 Onderdeel van de Invoering van de RNI Is dat de gemeente personeel van de Belastingdienst overneemt. Daarover sluit de gemeente een apart "Convenant betreffende de overgang van medewerkers van de Belastingdienst naar de Gemeenten in het kader van het inrichten van de RNI werkzaamheden bij de gemeenten", kortweg het convenant personeel. Ondertekening door de gemeente van het convenant personeel Is een randvoorwaarde voor het ondertekenen van het convenant dienstverlening. Convenant per gemeente Er komt een apart convenant per gemeente. Met alle gemeenten worden dezelfde afspraken gemaakt en de tekst van de convenanten is dan ook identiek, met dien verstande dat per gemeente de partij omschrijving en de toepasselijke getallen bij de vergoedingen per convenant worden ingevuld. Artikel 1 Doel van de overeenkomst De gemeente gaat namens de minister nlet ingezetenen inschrijven in de basisreglstatie personen^ Het convenant bevat de afspraken daarover. Artikel 2 Omschrijving van de werkzaamheden In artikel 2.1 wordt gedefinieerd wat onder een Inschrijving wordt verstaan. Dat Is van belang om duidelijk te maken wat de opdracht Is, maar ook omdat de inschrijving de basis Is waarop het variabele deel van de jaarlijkse kostenvergoeding aan de gemeente wordt bepaald. Alleen volledig afgeronde inschrijvingen die leiden tot registratie in de basisregistratie worden vergoed. De argumentatie hiervoor is opgenomen in het rapport van de werkgroep Financien. Het kan zljn dat al bij het maken van een afspraak blijkt dat iemand niet voldoet aan de criteria om ingeschreven te worden. Dan wordt geen afspraak gemaakt, het telefoontje telt nlet mee als inschrijving die vergoed wordt. Het kan ook zijn dat het Inschrljfproces wordt gestart, maar dat in de loop van het proces blijkt dat de betreffende persoon niet voldoet aan de criteria om ingeschreven te worden. In dat geval wordt de inschrijving afgebroken. Een afgebroken inschrijving telt niet mee als inschrijving die wordt vergoed. Wanneer alle stappen worden doorlopen en de inschrijving wordt afgerond met het toekennen van het BSN en het verstrekken van een afschrift van de opgenomen gegevens Is sprake van een volledig afgeronde inschrijving. Voor deze inschrijving vergoed de opdrachtgever 25,42 (prijspeil 21). Wanneer het tijdens de looptijd van het convenant nodig blijkt over de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd nadere regelingen te treffen, kunnen deze In een bijlage bij het convenant worden vastgelegd. In de Wet basisregistratie personen die nu wordt voorbereid zal de term Registratie Niet ingezetenen (RNI) niet meer voorkomen. De oude term "insctirijven In de RNI" wordt ven/angen door "inschrijven van nlet-ingezetenen in de basisregistratie personen". Pagina 1 van 2

19 Artikel 8 beschrijft de wijze waarop dergeiijke bijlagen tot stand komen en zo nodig ook weer gewijzigd kunnen worden. Artikel 3 Resultaten en kwaliteitsbewaking Het is van veel belang dat de gegevens over niet Ingezetenen in de basisregistratie van een zo hoog mogelijke kwaliteit zljn: de kwaliteit van de gegevens. Naast onjuistheden die optreden door slordigheden die door de geregistreerde of de gemeente veroorzaakt worden, is er gezien de aard van de registratie ook een risico op fraude. De maatschappelijke schade In gevallen van Identiteitsfraude kan heel groot zijn, er wordt daarom veel geinvesteerd in het bereiken van een zo hoog mogelijke kwaliteit van fiet proces. Onderdeel van de kwaliteit van het proces is ook een klantvrlendelljke benadering van de niet-lngezetenen. Veel van de afspraken in dit convenant zljn erop gericht te komen tot een zeer hoge kwaliteit van het proces. Dat geldt voor de artikelen over proces en systeem en ook voor de afspraken rond overleg en evaluatie. De algemene uitkering die gemeenten krijgen voor coordinatiekosten Is ondermeer bedoeld om hen in staat te stellen te participeren In continu uitgevoerde kwaliteit bevorderende acties. De kwaliteit van de registratie wordt ondersteund door controles op onwaarschijnlijke of mogeiijk onjuiste combinaties van gegevens in het centrale systeem In te bouwen. Een zelfevaiuatie naar het model van de GBA die de gemeenten jaarlijks zullen uitvoeren dient als controle achteraf. Er moet controle zijn of de afspraken uit dit convenant worden nagekomen. Dat is ook nodig om de minister in staat te stellen Kamervragen te beantwoorden en verantwoording af te leggen In het parlement. Over de afspraken die zorgen voor een hoge proceskwalitelt wordt gerapporteerd wanneer daar een concrete aanleiding voor is. In het centrale systeem worden alle gegevens over het Inschrljvlngsproces vastgelegd, die bieden de basis om zonodig diepgaand onderzoek te doen en controles ult te voeren. BZK beschouwt de gemeenten als partners en vertrouwt erop dat de gemeenten de afspraken nakomen. Artikel 3.1 over reiatie met wetgeving Het wetsvoorstel beoogt de huidige Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA) te vervangen en zal onder meer ook een regeling gaan bevatten voor de registratie van nlet-ingezetenen. Doel van het wetsvoorstel Is om belangrijke vernieuwingen op bestuurlijk, maatschappelijk, juridisch en technisch gebied en daaruit voortvloeiende nieuwe elsen voor een correcte registratie van persoonsgegevens door de overheid, te vertalen in regelgeving. De belangrijkste vernieuwingen zljn de technische modernisering van de opzet van de basisregistratie, de registratie van niet-ingezetenen, een verdere verbetering van de kwaliteit van de geregistreerde gegevens en de mogelljkheid voor Pagina 11 van 2

20 plaatsonafhankelijke dienstverlening en In samenhang daarmee het verminderen van administratieve lasten. Artikel 3.2 en 3.3 over de wachttijd voor afspraak Wanneer een niet ingezetene verzoekt om zo spoedig mogeiijk te worden ingeschreven is de els dat de doorlooptijd tussen afspraak maken en Ingeschreven worden maxlmaal 5 dagen bedraagt. Ult de ervaringen van de Belastingdienst is bekend dat zich in de zomerperiode pieken In het aantal Inschrijvingen voordoen waarin het aantal Inschrijvers 5% hoger kan zijn dan het maandgemiddelde. Deze piekperioden vallen nlet In alle gemeenten in dezelfde maanden. Omdat de plek in het aantal nietingezetenen samenvalt met de piekperiode voor andere gemeentelijke producten en ook nog samenvalt met de zomervakantie periode is het tijdens de piek niet mogeiijk om aan de eis van maximaal 5 dagen doorlooptijd vast te houden. Daarom wordt de gemeente in staat gesteld zelf een of twee plekperiodes te benoemen, die samen maxlmaal drie maanden duren, waarin de maximale doorlooptijd 8 werkdagen mag bedragen. Artikel 3.4 over kantooruren Nlet Ingezetenen die zich willen laten inschrijven in de basisregistratie zljn verplicht in persoon voor een gemeente ambtenaar te verschijnen. Daar past een mogelljkheid bij om de inschrijving buiten de regulieren kantooruren van 9. tot 17. uur. In de avonduren of het weekend te laten plaatsvlnden, Om nlet te zeer In het dienstverlenlngsbeleid van de gemeente In te grijpen wordt de afspraak over Inschrijving buiten kantooruren bewust niet verder ingevuld. Wanneer In de praktijk blljkt dat een nadere Invulling wenselljk Is zal gebruik gemaakt worden van de mogelljkheid In artikel 2.2 om dit convenant tussentijds aan te vullen/te wijzigen. Artikel 3.5 over accountmanagement voor werkgevers Zowel voor Indlviduele nlet-ingezetenen als voor groepen geldt dat ze er veel belang bij hebben om snel na aankomst in Nederland te worden Ingeschreven. De eerdere artikelen 3.2 t/m 3.4 hebben met name betrekking op individuen. Om de tijd tussen aankomst in Nederland en inschrijving te minimaliseren dienen zlj zelf tijdig het Initiatief te nemen om een afspraak te maken. Een aantal werkgevers en uitzendbureaus begeleidt nlet-ingezetenen bij de inschrijving die veelal groepsgewijs plaatsvindt. Het In artikel 3.5 benoemde accountmanagement is erop gericht samenwerking tussen werkgevers / uitzendbureaus en gemeenten tot stand te brengen om het inschrijven van groepen op een voor beide partijen bevredigende wljze te laten verlopen. Om de informatieverstrekking, het voeren van overleg en het maken van afspraken te faciliteren stelt de gemeente daarop gericht accountmanagement In. Pagina 12 van 2

21 Artikel 3.6 over inscfirijving van groepen Een vlot verlopende inschrijving, ook van omvangrijke groepen, is voor werkgevers / uitzendbureaus een belangrijk element van de dienstverlening en is ook in het belang van gemeenten. Wat een "omvangrijke groep" is valt op voorhand nlet precies te zeggen. De aantallen in te schrijven niet-lngezetenen verschillen sterk (een factor 1 tussen de gemeente met de minste en die met de meeste inschrijvingen) en te verwachten valt dat dit ook z'n weerslag zal hebben op de omvang van de in te schrijven groepen. Voor inwerkingtreding van de Wet brp start het overleg met werkgevers / uitzendbureaus en zal per gemeente duidelijk worden met welke omvang van groepen rekening gehouden moet worden. De gemeenten met de meeste inschrijvingen kunnen als richtlijn aanhouden dat ze aan art 3.6 voldoen wanneer ze voldoende loketten en opgeleid personeel beschikbaar hebben om een groep van 4 personen binnen twee uur in te schrijven. Artikel 3.7 over een landelijke werkwijze Met name voor werkgevers / uitzendbureaus die op landelijke schaal werken Is het van belang dat het accountmanagement op een uniforme manier wordt Ingevuld en dat duidelijk Is wat in dat kader wel en niet van gemeenten verwacht mag worden, respectievelijk wat gemeenten van de werkgevers / uitzendbureaus mogen verwachten. Voor de Wet brp In werking treedt wordt een landelijke werkwijze ontwikkeld die onder meer betrekking zal hebben op: «de procedure bij het maken van afspraken voor groepen; < de rol van werkgever / ultzendbureau bij de begeleiding; de Invulling van maatwerk afspraken over inschrijving van groepen buiten de reguliere openingstijden; detaillering van de afspraken over het inschrijfproces; e doorverwijzingen naar andere gemeenten. BPR, de landelijke beheerorganisatie, zal een coordinerende rol gaan spelen bij het uitvoeren van de landelijke werkwijze en zal voor werkgevers / uitzendbureaus aanspreekbaar zijn wanneer gemeenten zlch nlet aan de gemaakte afspraken houden. Artikel 4 Proces en systeem Gemeenten maken het inschrijven van niet-ingezetenen tot onderdeel van de gemeentelijke dienstverlening. Die wordt In afdelingen publiekszaken en klantcontactcentra steeds meer integraal georganlseerd en aan de burgers aangeboden. De precieze invulling verschilt per gemeente. BZK stelt daarom geen eisen aan de Interne organisatie, maar stelt wel als voorwaarde dat de gemeente aan een aantal randvoorwaarden voldoet die tot een optimale kwaliteit van de registratie van niet-lngezetenen leiden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de gemeente gebruikt maakt van een centraal systeem dat door BZK wordt ontwikkeld en beheerd. Vanuit Pagina 13 van 2

22 de genneente wordt via een netwerk verbinding gemaakt met het centrale systeem. In het centrale systeem zljn alle stappen vastgelegd die bij een voiiedige Inschrijving doorlopen dienen te worden. Er zijn zoveel mogeiijk functionaliteiten in het systeem opgenomen die het proces van goed registreren ondersteunen. Daarnaast worden eisen gesteld aan de gemeentelijke Infrastructuur en het in te zetten personeel. Dit heeft hetzelfde doel: alle mogelljkheden benutten om tot een maximale kwaliteit van de registratie te komen. De maatschappelijke schade van foutieve of frauduleuze inschrijvingen kan groot zijn, alle beschikbare middelen worden daarom ingezet om dit te voorkomen. Het centrale systeem dwingt af dat bij een voiiedige Inschrijving alle stappen doorlopen worden. Wanneer halverwege blijkt dat inschrijving in de basisregistratie moet worden geweigerd kan de Inschrijving worden afgebroken. Er wordt in dat geval geen persoonslijst aangelegd. Bij ledere inschrijving, ook wanneer die halverwege wordt afgebroken, wordt een dossier aangelegd waarin per doorlopen stap gegevens worden vastgelegd. Het gaat zowel om logging van de handelingen als om scans van documenten die bij de inschrijving gebruikt worden. De toegangsprocedure tot het systeem is zo ingericht dat zeker is welke medewerkers een inschrijving verricht hebben. Een check of een Inschrijver al eerder geregistreerd Is of geprobeerd heeft Ingeschreven te worden maakt deel uit van de stappen die doorlopen worden en wordt ondersteund door het centrale systeem. Gemeente en BZK moeten op de hoogte zijn van de elsen zijn waaraan het centrale systeem respectievelijk de gemeentelijke Infrastructuur moeten voldoen. In Bijlage 2 worden die beschreven. Artikel 4.1 over management informatie In het convenant zljn enkele gevallen benoemd waarin de gemeente management Informatie verstrekt aan BZK. Het Is niet mogeiijk en ook nlet wenselijk alle mogelijke gevallen te voorzien en te benoemen waarbij verstrekking van gegevens aan de orde zal zijn. Daarom is In dit artikel een algemene verplichting geformuleerd om elkaar van de benodigde gegevens te voorzien. Concretisering van deze verplichting zal altljd In onderling overleg plaatsvinden. Artikel 4.2 en 4.3 over eisen aan centraal systeem en gemeenteiijke infrastructuur Om inschrijvingen te verrlchten dienen het centrale systeem dat door BZK ter beschikking wordt gesteld en de gemeentelijke infrastructuur te functioneren als een geheel dat de medewerker die de inschrijving verricht adequaat ondersteunt. BZK en gemeente dienen beide aan de nodige, onderling afgestemde, elsen te voldoen om dat mogeiijk te maken. Zowel bij de invoering van het systeem als tijdens het beheer is aandacht nodig voor de onderllnge afhankelljkheden. De techniek ontwikkelt zlch snel. Aan de kant van BZK heeft het centrale systeem waarmee Inschrijvingen van niet-ingezetenen worden verricht Pagina 14 van 2

23 een relatie met de systemen die momenteel door het programma modernisering GBA worden ontwikkeld. Ook aan de kant van de gemeenten zijn de ICT voorzieningen continu in beweging. Er gaat nog een "Proof of Concept" gehouden worden om de gewenste opstelling te testen. De eisen aan het centrale systeem en de gemeentelijke infrastructuur zullen daarna worden beschreven In een aparte bijlage. Deze bijlage kan in onderling overleg worden aangepast zonder dat het convenant als geheel opnieuw ondertekend hoeft te worden. Belangrijke eisen die aan het centrale systeem gesteld worden, betreffen de beschikbaarheid van het systeem, de helpdesk en de documentatie. Ook andere relevante elsen worden in de bijlage gespecificeerd. Belangrijke eisen die aan de gemeentelijke infrastructuur gesteld worden, betreffen een beveiligde netwerkverblnding en een documentscanner. Ook andere relevante elsen worden In de bijlage gespeclficeerd. Artikel 4.4 over vrijheid van organisatie In artikel 4.4 wordt het uitgangspunt vastgelegd dat gemeenten zelf kunnen bepalen hoe zlj de Inschrijving van nlet-ingezetenen binnen hun organisatie en werkprocessen inbedden. Artikel 4.5 over goed opgeleid, vaardig personeei De kwaliteit van de uitvoering rust voor een belangrljk deel op de kennis en vaardlgheden van het personeel dat wordt ingezet. Kennis van de voorschriften en de toepasselijke wetgeving, vaardigheden in het beoordelen van documenten en het identificeren van niet ingezetenen zijn voorbeelden daarvan. In de tekst van het artikel wordt bewust geen verdere Invulling gegeven aan het begrip goed opgeleid, vaardig personeel. Er zijn twee redenen om geen precieze elsen in de artikelen van het convenant op te nemen: 1, de gemeentelijke praktijk is gevarieerd en er zljn meerdere manieren om aan de eisen voor goed opgeleid, vaardig RNI personeel te voldoen. Wie veel eerste Inschrijvingen in de GBA uit het buitenland uitvoert of identiteitsdocumenten afgeeft heeft ult een andere context kennis en past in een andere context vaardigheden toe die voor de RNI ook heel wezenlijk zijn. 2. Alle mogelijkheden om aan de eisen te voldoen opsommen in de tekst van het convenant is niet alleen heel bewerkelljk maar doet ook afbreuk aan de partnerrelatie tussen het Rijk en de gemeenten. De modulestructuur In de opieidingseisen en de examens die onder auspicien van de NVVB zijn georganiseerd maakt het wel mogeiijk om een duidelijke referentie te formuleren die gemeenten duidelijk maakt welk niveau bedoeld wordt. Goed opgeleid wil zeggen: de betreffende medewerker is geslaagd voor het NVvB examen voor de module Identiteit, documentherkenning en profiling. Hij of zlj Is ook geslaagd voor het examen voor (zodra beschikbaar) de module RNI ofde module migratie. Pagina 15 van 2