Informatie ten behoeve van Waterschap Limburg. voor besluitvorming tot toetreding tot. de Gemeenschappelijke Regeling.

Transcriptie

1 Informatie ten behoeve van Waterschap Limburg voor besluitvorming tot toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Het Gegevenshuis 8 november 2016, versie 1.0

2 Inhoudsopgave 1. Het Gegevenshuis 3 2. Visie op basisregistraties Visie op opdrachtgever- en opdrachtnemerschap 4 4. Aansluiting GR Het Gegevenshuis: inhoud van de te leveren diensten Aansluiting GR Het Gegevenshuis: juridisch 7 6. Aansluiting GR Het Gegevenshuis: personeel Aansluiting GR Het Gegevenshuis: technisch Aansluiting GR Het Gegevenshuis: financieel structureel Toetreding tot Het Gegevenshuis: initiële kosten Risicoparagraaf Tot slot 15 2

3 1. Het Gegevenshuis Het Gegevenshuis is een openbaar lichaam op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. De kerntaak is het integraal beheren van alle object- en ruimtegerelateerde (basis-)registraties en geometrie voor de deelnemers. Op dit moment nemen 9 gemeenten deel in de GR en zijn er enkele afnemers (b.v. Brandweer, woningcorporaties, gemeente Beesel). Het algemeen bestuur bestaat uit de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. De stemverhouding is gebaseerd op de bijdrage aan Het Gegevenshuis. De bijdrage is gebaseerd op de feitelijke afname van producten en diensten. Het dagelijks bestuur is gekozen uit het algemeen bestuur en bestaat uit: R. Vlecken, voorzitter, R. de Boer, vicevoorzitter en C. de Rijck. Het Gegevenshuis is gebouwd op twee pijlers: groei en innovatie. Groei om te komen tot een organisatieomvang waarbij maximaal profijt kan worden behaald uit schaalgrootte. Innovatie omdat de ontwikkelingen op het gebied van geo-informatie in hoog tempo gaan en dat de toepasbaarheid ervan bij (gemeentelijk) beleid, uitvoering van taken en dienstverlening tot wezenlijke effectiviteits- en efficiencywinst kan leiden. Op dit moment is de aansluiting van de gemeenten Sittard-Geleen, Maastricht en Gulpen-Wittem in onderzoek. Het Gegevenshuis beschikt over goede kennis en ervaring in de combinatie van administratief data-beheer én geometrisch data-beheer, waardoor het mogelijk is om alle object- en ruimtegerelateerde (basis-)registraties integraal te beheren. Hierdoor wordt daadwerkelijk invulling gegeven aan het adagium van 'eenmalige inwinning, meervoudig gebruik'. Het Gegevenshuis richt zich afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever, behalve op ontzorging van de wettelijke verplichtingen in het kader van basisregistraties, ook op een brede toepasbaarheid van geo-data in publieke domeinen. 2. Visie op basisregistraties De wetgever heeft het stelsel van basisregistraties opgericht met als doel eenmalig verzamelen en verwerken van gegevens, meervoudig gebruik van gegevens voor meerdere doeleinden en gebruikers, waarbij authenticiteit, uniformiteit en actualiteit wettelijk verankerd zijn. Wat minstens zo belangrijk hierbij is, zijn de (wettelijke) relaties tussen de verschillende object- en ruimtegerelateerde basisregistraties. Deze relaties zijn zowel administratief als geometrisch. En behalve de WOZ bevatten deze basisregistraties ieder voor zich geometrische data die wettelijk beheerd moeten worden. Omdat alles wat met object- en ruimte te maken heeft terug te brengen is tot de X-, Y- en in de toekomst Z-coördinaten zal het belang van de geometrische data en relaties alleen maar toenemen voor het koppelen van gegevens, voor de ontwikkeling van publieke dienstverlening, voor beleid en uitvoering van overheidstaken en voor nieuwe productontwikkeling. De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) kan dan ook als het fundament worden gezien van de object- en ruimtegerelateerde basisregistraties. 3

4 Figuur 1: Beperkt overzicht van de basisregistraties met geometrische data en met administratieve en geometrische relaties Vorenstaande betekent dan ook dat maximale efficiencywinst en maximale kwaliteitsoptimalisatie te realiseren is als alle basisregistraties in één procesgang worden uitgevoerd, zowel voor wat betreft het inwinnen, het beheer als de uitlevering van gekoppelde data naar de afnemers. De triggers in de procesgang (bestemmingsplan, vergunning, bezwaarschrift, kadastrale mutatie, werken, revisies, mutatiedetectie) leiden vaak tot mutaties in zowel BGT, BAG als WOZ. 3. Visie op opdrachtgever- en opdrachtnemerschap Samenwerken op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen heeft de afgelopen tijd tot nog al wat kritieke geluiden geleid op het gebied van het democratisch gehalte en vooral over het wegebben van de regiemogelijkheden door gemeenten. Daar staat tegenover dat juist op de soort uitvoerende taken als beheren van (basis-)registraties veel voordelen van schaalvergroting mogelijk worden. Het Gegevenshuis luistert goed naar de kritische geluiden omdat het van mening is dat goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap een belangrijke pijler van succes is. Voor wat betreft de opdrachtgever wordt een onderscheid gemaakt tussen de opdrachtgever op bestuurlijk niveau (de portefeuillehouder) en de opdrachtgever op ambtelijk niveau (de contractmanager of regiefunctionaris). Het gaat hierbij steeds om invulling te kunnen geven aan de woorden 'samen' en 'werken'. Hierbij hoort dus niet het eenzijdig opleggen van de uitvoering. Het werkwoord 'werken' 4

5 geeft ook aan dat dit een permanent proces is voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Belangrijk uitgangpunt om te gaan samenwerken, is dat er geen enkel misverstand mag bestaan over de wederzijdse verwachtingen. Dit betekent ook dat die wederzijdse verwachtingen expliciet moeten worden uitgesproken en vastgelegd. Het Gegevenshuis gaat daarom vooraf met de opdrachtgever aan de slag en het resultaat wordt verankerd in een dienstverleningsovereenkomst en productbladen. De wederzijdse verwachtingen worden regelmatig via planning- en controlcyclus getoetst en waar nodig bijgesteld. Het gaat hierbij om de te leveren producten/diensten met bijhorende kwaliteiten, omvang en bijbehorende kosten, maar ook om het proces tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en de wederzijdse verplichtingen. De te leveren producten en diensten staan centraal. Voor wat betreft de feitelijke uitvoering geldt de eigen verantwoording van Het Gegevenshuis met als basis uiteraard wederzijds vertrouwen, maar dan wel in combinatie met: - volledige transparantie; - zorgvuldige verantwoording; - meetbare controle. De uitvoering/bedrijfsvoering is een zaak van de opdrachtnemer. Het zou ook onwerkbaar zijn als 9 verschillende opdrachtgevers gingen sturen op de bedrijfsvoering. Maar opdrachtgever heeft recht op volledige transparantie in de verrichte werkzaamheden, de geleverde kwaliteiten, de ingezette productiemiddelen en de daarbij behorende kosten. Het Gegevenshuis behoort niet tot organisaties die krampachtig gegevens weigeren te verstrekken over de bedrijfsvoering uit angst dat de opdrachtgever op de stoel van het bestuur of de directeur gaat zitten. Volledige transparantie is nodig om invulling te kunnen geven aan het democratisch gehalte en de regiefunctie te kunnen waarmaken. Dat wil niet zeggen dat de opdrachtgever rechtstreeks op de bedrijfsvoering gaat of kan sturen. Wil de opdrachtgever ergens iets van vinden, dan kan dit via zijn/haar lidmaatschap van het algemeen bestuur dan wel via zijn/haar lidmaatschap van het contractmanagersoverleg. Goed opdrachtgeverschap kan niet worden ingevuld zonder dat er een zorgvuldige verantwoording wordt afgelegd door de opdrachtnemer. Dat betekent ook dat de opdrachtgever bepaalt het hoe, wat, wanneer van de verantwoording. En tot slot kan opdrachtgeverschap alleen goed worden ingevuld als de verantwoording door de opdrachtnemer ook op de een of andere manier meetbaar voor hem/haar is. Dat betekent dus dat ook hier vooraf afspraken over gemaakt worden. Afspraken die dan bijvoorbeeld belanden in het accountantsprotocol, over toezending van audits door toezichthouders of door het verrichten van audits door of namens de opdrachtgever zelf. 5

6 4. Aansluiting GR Het Gegevenshuis: inhoud van de te leveren diensten De inhoud van de te leveren producten/diensten betreft voor het Waterschap op basis van Dienstverleningsovereenkomst uitsluitend het (wettelijke verplichte) beheer van de BGT voor het hele gebied in Limburg waar het Waterschap bronhouder is. De kern is het volledig ontzorgen van het Waterschap door Het Gegevenshuis voor de verplichtingen die voortvloeien uit haar bronhouderschap BGT. De activiteiten bestaan uit: - Het eenmalig inrichten en verder in stand houden van een omgeving (technisch en organisatorisch) voor de uitvoering van de relevante werkzaamheden; - Directievoering op de uit te voeren werkzaamheden. Het overleg plegen, afstemmen van uit te voeren werkzaamheden en maken van afspraken met de overige bronhouders zijn hierin belangrijke activiteiten. Dit ter voorkoming/beperking van het dubbel uitvoeren van werkzaamheden in hetzelfde gebied. Samenwerking met de omgeving en het beperken van de kosten staan hierbij centraal. - Mutatievoering op basis van: o door het Waterschap aan te leveren gegevens van projecten/revisies e.d. Veldwerk en landmeetkundig inmeten door Het Gegevenshuis, behoort in principe niet tot het product. o de door Het Gegevenshuis 1 maal per jaar voor het gehele brongebied uit te voeren mutatiedetectie aan de hand van luchtfoto s en de verwerking van de daaruit voortkomende mutaties. o afhandeling van de activiteiten vanuit de BRAVO abonnementen (beoordelen, afstemmen, zo nodig in behandeling nemen en afronden van gemelde mutaties. - De aanlevering van de mutaties aan de Landelijke Voorziening - Beschikbaar stellen van (tussen)producten aan het Waterschap voor verwerking binnen de eigen processen o aanleveren van geconstateerde mutaties o aanleveren van blokfiles behorende bij de actuele luchtfotobeelden De belangrijkste (kwaliteits)criteria waaraan het product dient te voldoen, zijn opgenomen in het Objectenboek BGT. Deze zijn waar nodig verder uitgewerkt/aangevuld in het Objectenhandboek Waterschap Limburg, het Meetprotocol Waterschap Limburg en het Handboek BGT Waterschap Limburg. Bij de dienstverleningsovereenkomst waarin de algemene regels tussen Waterschap Limburg en Het Gegevenshuis zijn vastgelegd, behoort het productblad BGT Waterschap dat uitsluitend geldt voor Het Waterschap Limburg en waarin de specifieke afspraken die gelden voor het product zijn vastgelegd. De dienst-verleningsovereenkomst en het productblad zijn in de bijlagen opgenomen. 6

7 5. Aansluiting GR Het Gegevenshuis: juridisch Het Gegevenshuis is een niet gebied gebonden openbaar lichaam op basis van de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Het Waterschap kan deelnemer worden van deze GR. Om deelnemer te kunnen worden is het noodzakelijk om tenminste het beheer van de BGT bij Het Gegevenshuis te beleggen. De GR is ingericht op nieuwe toetreders en behoeft dus als zodanig geen aanpassing bij toetreding door het Waterschap. Omdat het beheer van de BGT in beginsel berust bij het dagelijks bestuur van het Waterschap Limburg, is dit orgaan bevoegd om een besluit tot toetreding te nemen. Dit besluit dient wel ter goedkeuring worden voorgelegd aan het algemeen bestuur van het Waterschap Limburg. Het algemeen bestuur van Het Gegevenshuis beslist over de toelating en de vaststelling van de hiermee samenhangende begrotingswijziging. De gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis heeft een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur. In het algemeen bestuur nemen zitting een afvaardiging van de dagelijkse besturen/colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemers. Het dagelijks bestuur van het Waterschap dient een van haar leden aan te wijzen als lid van het algemeen bestuur van Het Gegevenshuis en dient een ambtenaar aan te wijzen als contractmanager (ambtelijk opdrachtgever). De stemverhouding in het algemeen bestuur is gebaseerd op de bijdrage per deelnemer. Het algemeen bestuur van Het Gegevenshuis heeft aangegeven de onderlinge stemverhouding opnieuw te bezien bij substantiële groei. Dit zal voor het Waterschap niet tot grote wijziging leiden. Door deelname aan de GR is de verhouding tussen het Waterschap en Het Gegevenshuis publiekrechtelijk van aard. Dit betekent onder andere dat hier geen sprake is van een te volgen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ook in fiscale zin betekent dit dat over de geleverde diensten als zodanig géén btw verschuldigd is. Wel wordt aan Het Waterschap de btw doorgerekend die Het Gegevenshuis ook moet voldoen ten behoeve van het product BGT Waterschap. Dit betreft feitelijk met name de kosten voor facilities, software en inhuur derden. De personele kosten en kosten voor huisvesting zijn vrijgesteld van btw. 6. Aansluiting GR Het Gegevenshuis: personeel Belangrijkste veroorzaker van de kosten voor het BGT product is de inzet van personeel. Er bestaan evenwel geen in de praktijk beproefde kengetallen op basis waarvan een inschatting van de benodigde formatie voor het product BGT Waterschap kan worden gemaakt. In de provincie Noord-Brabant is voor een 3-tal proefgebieden bij de 3 waterschappen de noodzakelijke personele inzet gemonitord bij de transitie van de GBKN naar de BGT. Deze gegevens werden als basis genomen voor de formatieve inzet voor het muteren en vertaalt zich in een factor 1/4 uur per kilometer waterloop. Daar komen bij de kosten voor directievoering, afstemming overige bronhouders en de afstemming abonnementen. 7

8 Om de omvang van de afstemming te schetsen: het betreffen 33 gemeenten, ministerie van Infrastructuur en Milieu (rijkswaterstaat), Provincie Limburg, ministerie Economische Zaken, Prorail, Defensie. Op basis van vorenstaande calculaties is de te verwachten inzet van personeel: 0,6 fte voor het muteren sec op medewerkersniveau, op seniorniveau is 0,35 fte nodig voor de directievoering en voor afstemming abonnementen. In de ondersteunende processen is 0,1 fte nodig voor applicatiebeheer, managementinformatie en rapportages Dit vertaalt zich in het volgende overzicht met bijbehorende kosten voor salaris en werkgeverslasten: Geraamde Structurele Personeelsformatie (vrijgesteld van btw) PERSONEEL formatie schaalniv salarislast totaal 2017 primaire proces Senior 0, Medew 0, totaal primair proces 0, ondersteunend proces senior ICT 0, totaal ondersteunend 0, Totalen 1, Opgemerkt wordt hierbij dat zoals eerder aangegeven is een inschatting is gemaakt van de benodigde structurele formatie. Dit betekent dan ook dat voor 2017 deze formatie niet meteen structureel wordt ingevuld zodat bijstelling naar beneden voor 2018 mogelijk is als uit de ervaringscijfers van 2017 blijkt dat de structureel benodigde personeelsformatie bijstelling behoeft. Overigens in de praktijk is het uiteraard ook niet zo dat specifiek voor enkel dit product medewerkers worden aangetrokken (voor soms enkele uren). Dit wordt bezien vanuit het bredere verband en vacatureruimte die bij andere producten ontstaat c.q. die ontstaat doordat meer diensten worden afgenomen. Bovendien heeft Het Gegevenshuis de continuïteit te garanderen, hetgeen betekent dat in de praktijk meerdere medewerkers hierop inzetbaar zijn en dat de voortgang niet afhankelijk is van verlof of ziekte van een specifieke medewerker. Kortom deze werkzaamheden worden verdeeld over meerdere medewerkers. Dit laat onverlet dat één medewerker en één vervanger worden aangewezen als aanspreekpunt voor het Waterschap Limburg. 8

9 7. Aansluiting GR Het Gegevenshuis: technisch In technische zin is voor het uitvoeren van het beheer van de BGT noodzakelijk dat Het Gegevenshuis beschikt over de noodzakelijke software. Uiteraard is deze reeds voorhanden (NEDBGT), maar de toevoeging van het Waterschap Limburg betekent wel extra licentie- en onderhoudskosten. Ook zijn voor GEOCAD en Microstation extra licenties en onderhoud nodig. De hiermee samenhangende kosten zullen dan ook onderdeel uitmaken van de begroting bij het product BGT Waterschap. In structurele zin gaat het daarbij om de volgende pakketten met de bijbehorende jaarlijkse onderhoudskosten: software Ned BGT GEOCAD Microstation Imagem jaarlijkse kosten..... De initiële kosten die hiermee samenhangen zijn de eenmalige licentiekosten en de kosten voor externe inhuur voor de eenmalige inrichting: Software Ned BGT GEOCAD microstation inrichtingskosten Incidenteel..... Het Waterschap Limburg draagt zorg voor de aanlevering van de gegevens uit reconstructie, revisie of projecten. Omtrent formaat en indeling worden aparte afspraken gemaakt. Het Gegevenshuis draagt zorg voor de aanlevering aan de Landelijke Voorziening via haar software. Voor mutatiedetectie draagt het Waterschap Limburg zorg voor de aanlevering van de luchtfoto s die door Het Gegevenshuis tot blokfiles worden verwerkt. Deze blockfiles levert Het Gegevenshuis terug aan het Waterschap Limburg. Voor wat betreft eventuele kosten kunnen nadere afspraken worden gemaakt. Voor mutatiedetectie wordt gebruik gemaakt van de bij Het Gegevenshuis aanwezige software (Imagem). Voor het maken van de kwartaalrapportages en eventuele management- en stuurinformatie maakt Het Gegevenshuis gebruik van Qlikview en Geoqlik. De kosten van deze applicatie zit in de algemene toerekening van de werkplekkosten. 9

10 8. Aansluiting GR Het Gegevenshuis: financieel structureel Het Gegevenshuis rekent al haar kosten toe naar de te leveren producten en diensten. De bijdrage van de deelnemers is gebaseerd op de feitelijke afname per deelnemer. Hiervoor zijn per product/dienst verdeelsleutels vastgesteld. Deze verdeelsleutels zijn gebaseerd op factoren die de omvang van de kosten beïnvloeden. Bij het beheer van de BGT voor het Waterschap betreft dit het aantal kilometers waterloop. Voor het beheer van de BGT voor bronhouder het waterschap geldt evenwel een separaat product BGT Waterschap Limburg. De kosten die samenhangen met dit product worden apart inzichtelijk gemaakt. De belangrijkste kosten zijn de personeelskosten en kosten die hiermee samenhangen (piofah) en de kosten voor het softwarepakket. De hoogte van de bijdrage van Het Waterschap voor deelname aan de gemeenschappelijke regeling is hier rechtstreeks aan gekoppeld. Verder kan worden opgemerkt dat Het Gegevenshuis bepaalde percentages toerekent op basis van de formatie-omvang. Zo wordt rekening gehouden met kosten voor opleiding en vorming en wordt rekening gehouden met overige personeelskosten, bijvoorbeeld de Werkkostenregeling. De toerekening van huisvesting, facilities en kantoorautomatisering is ook gekoppeld aan de formatie-omvang en is gebaseerd op de dienstverleningsovereenkomst die Het Gegevenshuis heeft met de gemeente Landgraaf respectievelijk Parkstad IT. Dit zelfde geldt voor de toerekening van kosten voor salarisadministratie, p&oondersteuning, ARBO-arts etc. Vorenstaande betekent ook dat de kosten voor deze PIOFAH-functies evenredig worden bijgesteld als bijstelling van de personele omvang aan de orde is. Dit kan dus het geval zijn als de prognose van de benodigde formatie als opgenomen in hoofdstuk 6 (personeel) in werkelijkheid lager of hoger uitvalt. Dit zal moeten blijken uit de afgesproken monitoring en verantwoording in Tenslotte kan opgemerkt dat voor het meerjarenperspectief Het Gegevenshuis een indexering van 2% hanteert. Een en ander leidt tot onderstaand overzicht: 10

11 Lasten "Het Gegevenshuis" BGT WATERSCHAP LIMBURG personeel salarissen.... Vorming opleiding.... toerekening overhead.... overige personeelskosten Totaal personeel (BTW vrij).... huisvesting en facilities huur BTW vrij.... fac diensten.... ICT/ KA.... BTW fac diensten, ICT/KA.... Totaal huisv en fac.... Software licentiekosten bedrijfsapplicaties.... BTW licentiekosten.... Totaal bedrijfsapplicaties.... Inhuur Derden productie P&O/boekh.... BTW inhuur derden Totaal inhuur derden.... Onvoorzien.... Totaal.... Het Gegevenshuis heeft geen algemene reserve: via de jaarrekening wordt ieder jaar met de deelnemers 'afgerekend' op basis van de feitelijk gemaakte kosten en een eventueel batig saldo dat niet rechtstreeks samenhangt met een product of dienst wordt verdeeld onder de deelnemers naar rato van de bijdrage als opgenomen in de begroting. Voor het Waterschap geldt dat het 1 e jaar separaat gekeken wordt naar de prognose van de kosten en de werkelijkheid en op die basis ook separaat afgerekend wordt. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de structurele kosten en de initiële kosten (zie hierna). Daarna kan de algemene regel (naar rato bijdrage) worden gehanteerd. Daar waar de lasten afwijken die rechtstreeks samenhangen met een product worden die lasten uiteraard naar dat product toegerekend en geldt een verhoging of verlaging van de bijdrage uitsluitend voor de afnemers van dat product. Als bijvoorbeeld de software voor de BAG-applicatie in een jaar verdubbeld of gehalveerd wordt, dan leidt dit alleen voor de 11

12 afnemers van het product BAG tot een afwijking van de rekening ten opzichte van de begroting. Afwijking in kosten die worden toegerekend aan het product aan de hand van formatieomvang bij dat product, bijvoorbeeld huisvestingskosten of de kosten voor de personeelsadministratie, worden naar rato van de formatie-omvang toegerekend naar alle producten. 9. Toetreding tot Het Gegevenshuis: initiële kosten Het Gegevenshuis kent geen toetredingsfee of iet dergelijks. Maar het structureel uitvoeren van het beheer van de BGT voor het Waterschap Limburg leidt wel tot initiële kosten. Software: Deze initiële kosten zijn onder te verdelen in investeringskosten die te maken hebben met de aanschaf van de licenties van de software, de inrichting van de applicatie en het overhalen van de gegevens naar deze nieuwe inrichting. Naast de aanschaf van licenties voor NEDBGT zijn dit ook licenties voor microstation en GEOCAD. Dit zijn de normale initiële kosten. Opstart beheer BGT per : Specifieke kosten die samenhangen met beheer van de BGT per hebben te maken met het feit dat in het begin extra effort (lees personeel) nodig zal zijn voor de noodzakelijke afstemming abonnementen met de andere bronhouders. Dit te meer omdat een aantal bronhouders (rijkswaterstaat, prorail) eerst in de loop van 2017 zullen aansluiten op de landelijke voorziening. De inschatting is dat dit in 2017 hiervoor 200 uren extra nodig zullen zijn. Deze inschatting is gebaseerd op de ervaringscijfers overige abonnementen bronhouders gemeenten. Problematiek kadaster: Bij de aanlevering/verwerking van de gegevens is bij het kadaster sprake van een ernstige systeemfout die ertoe leidt dat de verwerking niet volledig geautomatiseerd kan plaatsvinden en dus extra personele inzet vraagt. Omdat er voorlopig nog geen zicht is op een oplossing, is aan extra ureninzet voor 2017 een aantal van 270 uur opgenomen en voor 2018 en 2019 een aantal van 135 uren. Het spreekt voor zich dat deze initiële kosten per direct vervallen als de problematiek systeemtechnisch is opgelost. Aanschaf en inrichting softwarelicenties, extra afstemming bij de opstart van het beheer en de problematiek kadaster leiden tot de volgende initiële kosten, waarbij uitgegaan wordt van het voldoen door alle bronhouders aan alle eisen zoals die voor 2020 gelden en dat de systeemfout bij het kadaster in 2020 volledig is opgelost: 12

13 Initiële kosten BGT WATERSCHAP LIMBURG personeel salarissen... Vorming opleiding overige personeelskosten Totaal personeel... huisvesting en facilities huisv en fac. BTW Totaal huisvesting en facilities... Software inrichting en extra licentiekosten BTW Totaal software... Inhuur Derden Inhuur derden BTW Totaal inhuur derden. Onvoorzien Totaal... 13

14 10. Risicoparagraaf Inhoudelijke kwaliteit en levertijden Voor wat betreft de inhoud van het werk, het realiseren van de overeengekomen doorlooptijden en kwaliteitscriteria beschikt Het Gegevenshuis over genoeg aantoonbare brede ervaring bij 9 gemeenten en zodanige deskundigheid, dat op dit onderdeel nauwelijks een risico te duiden is. Personele inzet Een risico dat te benoemen is, is het feit dat de noodzakelijke personele inzet gebaseerd is op ervaringscijfers bij de waterschappen in Noord-Brabant tijdens het transitieproces, welke cijfers getransformeerd zijn naar de beheerfase. Bij wijzigingen moet rekening worden gehouden met bijstelling van de formatie naar boven of naar beneden met een evenredige bijstelling van de bijdrage aan Het Gegevenshuis. De in dit kader genomen/te nemen maatregelen zijn de volgende: - Er is één apart product BGT Waterschap in de administratie van Het Gegevenshuis opgenomen en alle in te zetten uren worden rechtstreeks naar dit product toegeschreven en verantwoord aan het Waterschap Limburg; - Het jaar 2017 wordt gezien als 'proefjaar' waarin de geprognosticeerde inzet van personeel wordt vergeleken met de werkelijkheid. Per kwartaal rapporteert Het Gegevenshuis hierover en vormt dit onderwerp van het overleg met de contractmanager. Mocht uiteindelijk blijken dat de benodigde formatie substantieel hoger is dan geraamd, dan wordt Het Waterschap de gelegenheid geboden om te overwegen alsnog terug te treden uit de gemeenschappelijke regeling Het Gegevenshuis per , zonder dat hierbij ontvlechtingskosten aan de orde zijn (gemaakte initiële kosten uiteraard wel). Hiertoe dient bij de toetreding door het algemeen bestuur van Het Gegevenshuis expliciet te worden besloten omdat dit een afwijking is van de gemeenschappelijke regeling die uitgaat van tenminste 4 jaren deelnemerschap. Algemeen risico deelname GR Het Gegevenshuis Het Gegevenshuis is sedert 1 juli 2015 formeel als aparte gemeenschappelijke regeling van start gegaan maar feitelijk gaat de historie jaren terug als onderdeel van de gemeenschappelijke regeling Stadsregio Parkstad Limburg. In al die tijd is veel energie gestoken in goede voorcalculaties, ontwikkeling kengetallen, management- en stuurinformatie en verantwoordingsrapportages. Vanaf 2007 heeft een en ander ertoe geleid dat deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling nooit voor verrassingen zijn komen te staan en dat de producten en diensten binnen de begrootte bedragen konden worden geleverd. Hier zijn dus geen risico s op voorhand te duiden. Mochten desondanks nog onvoorziene situaties zich voordoen, dan is het Waterschap Limburg als deelnemer van de gemeenschappelijke regeling naar rato van haar bijdrage financieel verantwoordelijk als die onvoorziene situatie niet rechtstreeks samenhangt met een product of dienst. 14

15 In dit laatste geval zijn uitsluitend de afnemers van het product of dienst financieel verantwoordelijk. Als bijvoorbeeld de kosten voor de BAG fors stijgen als gevolg van een stijging van de kosten voor de software, dan dragen dit verschil uitsluitend die deelnemers die de BAG afnemen. Het Waterschap Limburg loopt hierbij geen risico. Stel dat door het uitbreken van een besmettelijke ziekte fors meer personeel ingehuurd moet worden of dat de salarissen als gevolg van cao-onderhandeling sterker stijgen dan voorzien, dan is het Waterschap Limburg risicodrager naar rato van haar bijdrage. In de huidige situatie zou dat ca 1/25 deel zijn en bij groei van Het Gegevenshuis wordt dit aandeel kleiner. Het Gegevenshuis heeft een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur. In het algemeen bestuur wordt de strategische agenda vastgesteld en de daarbij behorende budgetten. Door de deelname in het algemeen bestuur kan het Waterschap Limburg invloed uitoefenen op de strategische koers en de eventueel daarmee samenhangende risico s die de organisatie vaart. Samengevat zijn dan ook niet op voorhand risico s te duiden die samenhangen met de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling. 11. Tot slot Met toetreding tot Het Gegevenshuis wordt het Waterschap Limburg volledig ontzorgd van haar wettelijke verplichting als bronhouder BGT. Het Gegevenshuis regelt alle noodzakelijke afstemming met de vele andere bronhouders en draagt daarbij zorg dat geen werkzaamheden dubbel gebeuren (bij andere bronhouders en bij Het Gegevenshuis) zodat maximale efficiency kan worden gerealiseerd. Het Gegevenshuis kan procesmatig aansluiten bij andere initiatieven van samenwerking, bijvoorbeeld een op te starten gegevenshuis Noord, waarbij efficiency voorop staat. Als dit betekent dat uitvoeringshandelingen beter bij die samenwerking kan worden belegd, dan al dit ook gebeuren. Het Waterschap Limburg heeft en houdt evenwel slechts één aanspreekpunt en 'contractpartner' die exclusief opereert als opdrachtnemer: Het Gegevenshuis. Het aandeel in de gemeenschappelijke regeling is gekoppeld aan het specifieke product dat alleen voor het Waterschap Limburg geldt: het product BGT Waterschap. Hierbij geldt een transparante voorcalculatie voor dát product, waarover per kwartaal wordt gerapporteerd in samenhang met de verrichte werkzaamheden en geleverde prestaties als vooraf vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst met bijbehorend productblad. Hierdoor en in samenhang met de governance en structuur van opdrachtgever-opdrachtnemerschap kan het Waterschap Limburg regie voeren over de aan Het Gegevenshuis overgedragen taken. Het Gegevenshuis is een gemeenschappelijke regeling, heeft geen winstoogmerk en als toetreder is de verhouding publiekrechtelijk van aard. Dit betekent dat bij toetreding het inkoop- en aanbestedingsbeleid niet aan de orde is. Ook betekent dit dat geen btw verschuldigd is over de geleverde diensten als zodanig. Wel wordt de btw van de inkoop door 15

16 Het Gegevenshuis naar rato of voor zover deze betrekking heeft op het product BGT Waterschap, doorgerekend. Vennootschapsbelasting is evenmin van toepassing bij de uitvoering van een publieke/wettelijke taak via een gemeenschappelijke regeling. Een en ander betekent dat de uitvoeringskosten in theorie per definitie lager zullen zijn dan uitbesteding aan een commerciële organisatie. De kans dat zich een risico voordoet is klein evenals de impact van een mogelijk risico. Kennis en ervaring is bij Het Gegevenshuis zowel qua inhoud als bedrijfsvoering in ruime mate aanwezig. Voor het risico dat de prognose van de benodigde formatie ontoereikend is, zijn maatregelen getroffen in de zin dat het Waterschap Limburg dan alsnog een ander besluit kan nemen zonder dat ze geconfronteerd wordt met ontvlechtingskosten. Voor wat betreft de in deze notitie genoemde bijdragen en voorwaarden geldt bij alles 'onder voorbehoudt van goedkeuring door het algemeen bestuur van Het Gegevenshuis'. Het Gegevenshuis ziet het Waterschap Limburg graag als nieuwe toetreder. De aanloop tot deze notitie werd ervaren als een prettige onderlinge samenwerking gericht op het zo efficiënt mogelijk kunnen vervullen van de overheidstaak. Namens Het Gegevenshuis, De directeur/secretaris, Mr. J.M.M. (Sjef) Leenen MFM. 16