Een contract afsluiten met een reïntegratiebedrijf Stappenplan voor bedrijven

Transcriptie

1 Een contract afsluiten met een reïntegratiebedrijf Stappenplan voor bedrijven Inleiding 2 A. SUWI: nieuwe wetgeving op het terrein van reïntegratie 3 Wat houdt de wetswijziging in? 3 Wat zijn de consequenties? 4 Zelf een reïntegratiebedrijf contracteren of dit overlaten aan de arbodienst? 6 B. Het stappenplan 8 1. De voorbereidingen 9 2. Het afsluiten van het contract Tijdens de contractperiode 15 Projectgroep Aan t Werk (met sociale zekerheid) Postbus LS Den Haag Augustus

2 Inleiding Opnieuw een wetswijziging Na de invoering van Poortwachter vindt er op binnenkort opnieuw een wetswijziging plaats op het gebied van reïntegratie. De verantwoordelijkheid van de werkgever voor zieke werknemers wordt nog verder uitgebreid. Wat verandert er? Als blijkt dat een zieke werknemer niet meer kan terugkeren in de onderneming, wordt de werkgever verplicht om een reïntegratiebedrijf in te schakelen. Doel van de inzet van het reïntegratiebedrijf is dat de werknemer een passende baan vindt in een ander bedrijf. Deze professionele begeleiding kan ook worden ingekocht via de arbodienst. De vermoedelijke ingangsdatum van deze wet is 1 januari Inhoud van deze brochure Deze brochure bestaat uit twee delen: Deel A: Deel B: SUWI: nieuwe wetgeving op het terrein van reïntegratie In dit deel komen de volgende vragen aan de orde: - Wat houdt de wetswijziging in? - Wat zijn de consequenties? - Zelf een contract afsluiten met een reïntegratiebedrijf of overlaten aan de arbodienst? Stappenplan voor het afsluiten van een contract met een reïntegratiebedrijf Als de onderneming zelf een raamovereenkomst met een reïntegratiebedrijf wil afsluiten, geeft dit stappenplan inzicht hoe dit op een goede manier kan gebeuren. Het Stappenplan bestaat uit 10 stappen, die verdeeld zijn in drie fasen: 1. De voorbereidingen die getroffen worden. 2. Het afsluiten van het contract. 3. Activiteiten die ondernomen worden tijdens de contractperiode. 2

3 Deel A: SUWI: Nieuwe wet- en regelgeving op het terrein van reïntegratie Wat houdt de wetswijziging in? Per 1 januari 2003 wordt de verantwoordelijkheid van de werkgever bij ziekte nog verder uitgebreid. Dit is geregeld in via de Invoeringswet SUWI. Hierdoor ontstaan de volgende verplichtingen: - Als duidelijk is dat een zieke werknemer niet meer kan terugkeren in de onderneming, wordt de werkgever verplicht om een reïntegratiebedrijf in te schakelen. - Doel van de inzet van het reïntegratiebedrijf is dat de werknemer een nieuwe baan vindt in een ander bedrijf. - Deze nieuwe baan moet passende arbeid zijn. - De werkgever houdt deze verantwoordelijkheid totdat het dienstverband wordt beëindigd. Ook verantwoordelijk voor reïntegratie WAO-ers De werkgever wordt dus ook verantwoordelijk voor de reïntegratie van de eigen WAO-ers (immers, pas na twee jaar ziekte mag het dienstverband worden beëindigd), ook als er reïntegratiemogelijkheden ontstaan buiten het eigen bedrijf. Dus als een werknemer die al in de WAO zit, tóch weer (gedeeltelijk) herstelt, is de werkgever verplicht om deze werknemer weer te begeleiden naar werk. Doorlopend contract niet verplicht Het is niet verplicht om een doorlopend contract af te sluiten met een reïntegratiebedrijf, zoals nu met de arbodiensten het geval is. De verplichting ontstaat pas op het moment dat een werknemer langdurig ziek is en duidelijk is dat de werknemer niet meer kan terugkeren, bijvoorbeeld als de bedrijfsarts in de probleemanalyse aangeeft dat er geen reïntegratiemogelijkheden zijn binnen de onderneming. Instemming werknemers Het is wettelijk vastgelegd dat de inschakeling van een reïntegratiebedrijf moet worden afgestemd met werknemers. De Ondernemingsraad heeft immers instemmingsrecht over het te voeren reïntegratiebeleid. Dit instemmingsrecht betreft tenminste de keuze voor een bepaald reïntegratiebedrijf en de inhoud van het contract, net zoals dat voor het contract met de arbodienst geldt. De goedkeuring van de werknemers kan ook worden geregeld in de CAO. Een reïntegratiebedrijf: wat is dat? Reïntegratiebedrijven houden zich bezig met het begeleiden van werknemers bij hun terugkeer naar werk. Er zijn grofweg drie soorten reïntegratiebedrijven: 1. Interventiebedrijven Bedrijven die zich richten op gespecialiseerde, vaak medisch georiënteerde hulp, zoals rugadviescentra of psychologencentra. Voorbeelden: De Gezonde Zaak, Cenzo of HSK. 2. Herplaatsings-reïntegratiebedrijven Bedrijven die zich richten op bemiddeling van werknemers naar een nieuwe baan, al dan niet gecombineerd met omscholing of training. Voorbeelden: Relan Werk, Tempo Team Traject of Randstad Rentree. 3. Alles-in-één reïntegratiebedrijven. Dit zijn bedrijven die alle soorten dienstverlening aanbieden. Vaak besteden zij onderdelen uit aan andere, gespecialiseerde reïntegratiebedrijven. Voorbeelden: Argonaut of arbodiensten zoals Commit Arbo. 3

4 Het juridisch kader REA, art. 8 en BW art. 7:658a BW Art.7:660a REA, art. 8 BW, art. 7:658a WOR, art. 27 Werkgever verantwoordelijk voor reïntegratie zieke werknemers, ook als zij niet kunnen terugkeren in het bedrijf. De werknemer moet zich inspannen om zijn reïntegratie naar werk te bevorderen. De verplichting om een reïntegratiebedrijf in te schakelen als de werknemer niet meer kan terugkeren in de eigen onderneming. Nieuwe baan moet passende arbeid zijn (ofwel: alle arbeid die voor de krachten en bekwaamheden van de werknemer is berekend, tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden gevergd ). Instemmingsrecht Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging in het reïntegratiebeleid. Kosten inschakeling reïntegratiebedrijf De kosten van de inschakeling van reïntegratiebedrijven zijn voor de werkgever. De werkgever kan bij UWV Cadans subsidie krijgen, namelijk voor het gehele traject om de werknemer weer aan het werk te helpen bij een andere werkgever. Hiervoor kan de werkgever 50% basissubsidie krijgen. Als de werknemer daadwerkelijk een nieuwe, passende baan heeft gevonden, ontvangt de werkgever de resterende 50%. Inschakeling van een reïntegratiebedrijf om de werknemer binnen het eigen bedrijf te laten terugkeren, valt onder een ander subsidieregime (namelijk de korting op de WAO- en WWpremie). Meer informatie in de Subsidiehandleiding (te verkrijgen bij de Helpdesk Aan t Werk, ). Wat zijn de consequenties? 1. Inkopen van kwalitatief hoogwaardige reïntegratiediensten wordt een noodzaak Het doel van de inzet van het reïntegratiebedrijf is dat de werknemer uiteindelijk aan een nieuwe, passende baan geholpen wordt. Gezien de financiële belangen (kosten loondoorbetaling en WAO), maar vooral ook de sociale belangen (een jaar lang ziek thuiszitten is voor niemand prettig) zal dit zo goed mogelijk moeten gebeuren. Een andere baan betekent voor een zieke werknemer vooral onzekerheid (een nieuwe werkgever, een proeftijd, wellicht een tijdelijk contract). Deze arbeidsvoorwaardelijke consequenties maken dat er hoge eisen moeten worden gesteld aan een reïntegratietraject. Het gaat niet immers niet zozeer om de inschakeling van een reïntegratiebedrijf als wel om het resultaat: de werknemer moet een nieuwe baan aanvaarden bij een andere werkgever. Conclusie: De onderneming moet gaan bepalen wat voor kwaliteitseisen zij wil stellen aan reïntegratiedienstverlening. Gezien de grote belangen moet er op een goede en gestructureerde manier ingekocht gaan worden. Dit stappenplan moet daarbij een handreiking bieden. 4

5 2. Het belang van goed casemanagement wordt des te groter Bij langdurig verzuim heeft de werkgever niet alleen meer te maken met de zieke werknemer en de arbodienst, maar ook met een reïntegratiebedrijf. Een extra partij in het proces vraagt natuurlijk om een goede coördinatie. Het is in dit proces van belang dat het reïntegratiebedrijf geen black box wordt, zoals de arbodienst lange tijd beschouwd werd. Het gaat erom dat het proces transparant is, zodat het reïntegratiebedrijf op een goede manier aangestuurd kan worden. Bovendien blijft de werkgever verantwoordelijk voor reïntegratie van werknemers die al in de WAO terechtgekomen zijn. Dit gaat niet vanzelf. Het contact met deze werknemers moet op één of andere manier georganiseerd worden. De casemanager blijft hierdoor mogelijk voor een langere periode een rol vervullen (namelijk ook als de werknemer in de WAO terechtgekomen is). Een andere kwestie is het doorverwijzen naar een reïntegratiebedrijf. De arbodienst geeft aan of de werknemer een reïntegratietraject nodig heeft. Maar wie houdt er zicht of de arbodienst niet lukraak doorverwijst? En of dit het juiste reïntegratiebedrijf is? Voor arbdiensten speelt namelijk een financieel belang: veel arbodiensten ontvangen een beloning van het reïntegratiebedrijf voor het doorverwijzen. Ook bij reïntegratiebedrijven zelf speelt geld een belangrijke rol. Zij hebben in principe belang bij dure en lange trajecten. Conclusie: De onderneming moet gaan vaststellen hoe zij de operationele aansturing van het reïntegratiebedrijf gaan regelen. Het gaat hier om zowel het toezicht op het functioneren van het reïntegratiebedrijf als van de arbodienst. Daarnaast moet de onderneming gaan bepalen wat voor rol zij wil spelen bij de reïntegratie van eigen WAO-ers: een actieve of een passieve rol. De rol en positionering van de casemanager moet wellicht opnieuw bekeken worden. Het contract met de arbodienst zal wellicht aangepast moeten worden. 3. Op korte termijn méér investeren, op lange termijn méér winst De inschakeling van een reïntegratiebedrijf kost geld. Gemiddeld kost een reïntegratietraject (gericht op uitplaatsing naar een nieuwe baan) zo n Ook bij een gemiddeld ziekteverzuim gaat het om een behoorlijke kostenpost. Op lange termijn zal met name bij collectief te organiseren contracten de investering zich ruimschoots terugverdienen. Er bestaan verschillende modellen om dit te berekenen. De projectgroep Aan t Werk streeft er naar om in november 2002 op de website een zo n objectief mogelijke rekenmodule te plaatsen. De werkgever kan voor de kosten subsidie aanvragen bij UWV Cadans. De ervaring heeft geleerd dat het wel even kan duren voordat de subsidie binnen is. De werkgever zal de kosten dus moeten voorfinancieren, want wachten tot het geld binnen is, is geen optie. Conclusie: De onderneming moet een voorziening treffen voor de voorfinanciering van reïntegratietrajecten. Daarnaast zal het proces van subsidieaanvraag en beheer moeten worden georganiseerd (zelf doen, uitbesteden aan arbodienst of aan reïntegratiebedrijf). 5

6 Zelf een reïntegratiebedrijf contracteren of dit overlaten aan de arbodienst? Veel ondernemingen zien er tegenop om zelf een contract af te sluiten met een reïntegratiebedrijf. Het idee bestaat dat de arbodienst daartoe beter in staat is. Vaak spelen de volgende argumenten een rol : Het is ondoenlijk om een keuze te maken uit 700 reïntegratiebedrijven. Niet waar: het aantal reïntegratiebedrijven dat zich bezighoudt met zieke werknemers, is op een paar handen te tellen. Het aantal van 700 is inclusief fysiotherapeuten die zich richten op werkgerelateerde klachten, of de sociale werkvoorziening, die de reïntegratie verzorgt van langdurig werklozen. Als je het goed wil doen, moet je een contract sluiten met minimaal 100 bedrijven. Niet waar: er zijn inmiddels voldoende bedrijven met een landelijke dekking. Het is de vraag hoe een opdrachtgever (dus ook een arbodienst) kan toezien op de kwaliteit als er zoveel bedrijven zijn gecontracteerd. De kosten van het reïntegratietraject zijn lager als je t via de arbodienst regelt Niet waar: er zijn voorbeelden dat de kosten van een reïntegratietraject juist hoger zijn. Wie betaalt voor de bonus die de arbodienst krijgt voor doorverwijzing? De afstemming tussen bedrijfsarts en reïntegratiebedrijf is geregeld De afstemming tussen arbodienst en reïntegratiebedrijf is een noodzakelijke voorwaarde. Het is een selectiecriterium bij de keuze voor een reïntegratiebedrijf. Het is géén unieke reden om de contractering aan de arbodienst over te laten. Hoe maakt u de afweging zelf doen of uitbesteden? 1. Kijk naar de schaalgrootte van de eigen onderneming. Rekening houdend met het gegeven dat van elke werknemers er bij benadering jaarlijks 15 werknemers een uitplaatsingstraject nodig hebben: is het in uw bedrijf de moeite waard om zelf een contract af te sluiten? Maak een kosten/baten-afweging, om de financiële impact in te schatten. Wat is de mening van de OR? 2. Kijk naar uw huidig inkoopbeleid. Hoe koopt het bedrijf op dit moment interventies in, zoals rugtrainingen of psychische hulp bij overvallen? Gebeurt dat direct of via de arbodienst? Wat zijn uw ervaringen? Wat vindt de OR? 3. Kijk naar de onderstaande algemene voor- en nadelen van zelf doen en uitbesteden Er zijn strategische, tactische en operationele redenen om te kiezen voor zelf doen of uitbesteden. In onderstaand schema vindt u een opsomming. Zelf contract afsluiten Overlaten aan de arbodienst Voordelen - Werkgever heeft de regie: - In staat om kwaliteit te borgen - In staat om kosten te beheersen - Eigen doelstellingen beter te realiseren Voordelen - Kan leiden tot minder tijd - Afstemming tussen arbodienst en reïntegratiebedrijf kan goed worden geregeld, zowel qua doorverwijzing als terugkoppeling Nadelen - Kost tijd (contract afsluiten én de monitoring) - Doorverwijzing naar gekozen reïntegratiebedrijven organiseren. - Terugkoppeling tussen bedrijfsarts en reïntegratiebedrijf goed regelen Nadelen - Kan leiden tot minder grip op kwaliteit - Kan leiden tot minder grip op kosten - Kan afhankelijkheid van arbodienst vergroten 6

7 Zelf doen: altijd in overleg met de arbodienst! Indien u ervoor kiest om zelf een reïntegratiebedrijf te contracteren, betrek dan vroegtijdig de arbodienst bij dit traject. De arbodienst kan aangeven met welke bedrijven zij goede ervaringen hebben of meedenken met het vaststellen van selectiecriteria. Ook bij het contract afsluiten heeft de arbodienst een rol: het is verstandig om een deel van de werkprotocollen (namelijk het onderdeel afstemming tussen arbodienst en reïntegratiebedrijf) te toetsen bij de arbodienst. 7

8 Deel B: Stappenplan 10 stappen op weg naar een contract met een reïntegratiebedrijf Voorbereiding 1. Vaststellen knelpunten en formuleren doelstellingen 2. Oriëntatie op de mogelijkheden 3. Plan maken 4. Vaststellen selectiecriteria Afsluiten van het contract 5. Eerste selectie geschikte aanbieders 6. Offerte-aanvraag en definitieve keuze 7. Afsluiten contract Tijdens de contractperiode 8. Controle nakomen contractafspraken 9. Beoordelen resultaten 10. (Eventueel) bijsturen en herzien van afspraken 8

9 De voorbereidingen 1. Vaststellen knelpunten en formuleren doelstellingen Korte analyse ziekteverzuim Het afsluiten van een contract met een reïntegratiebedrijf begint met een korte analyse van de verzuimproblematiek. Hoe hoog is het langdurig ziekteverzuim? Kunnen zieke werknemers nog terugkeren in het bedrijf of lukt dat meestal niet meer? Wat zou een reïntegratiebedrijf hierin kunnen betekenen? Op de volgende manieren kan het bedrijf aan gegevens komen: - De rapportages van de arbodienst kunnen wellicht een aanvulling zijn op de informatie uit het eigen personeelsinformatiesysteem. - Zet in het Sociaal Medisch Overleg dit punt op de agenda. Wat is de mening van de bedrijfsarts of de verzuimconsulent? Wat voor soort reïntegratietrajecten zijn nodig? Wat hebben de arbeidsdeskundigen van Cadans in het verleden geadviseerd? - U kunt ook een calculatie maken van het verwachte beroep op uitplaatsings -diensten, conform het globale rekenmodel op pagina 6. Let op: de feitelijke behoefte verschilt per bedrijf, dus ga vooral ook uit van uw eigen ervaringsgegevens! Formuleren doelstellingen Benoem, op basis van de bovenstaande analyse, duidelijke doelstellingen. Probeer de doelstellingen zo meetbaar mogelijk te maken (bijvoorbeeld: 'het langdurig verzuim moet de komende twee jaar met 20% omlaag'). Benoem daarnaast één of meerdere subdoelstellingen, die betrekking hebben op de inzet van reïntegratiebedrijven. Bijvoorbeeld: de inschakeling van reïntegratiebedrijven moet ertoe leiden dat werknemers die niet meer kunnen terugkeren in het bedrijf, binnen een jaar een nieuwe baan hebben gevonden in een ander bedrijf. Maak de doelstelling zo concreet mogelijk en bedenk van tevoren hoe de onderneming kan meten of de doelstelling daadwerkelijk wordt gehaald. Misschien is het handig om de arbodienst te betrekken bij het bepalen van de doelstellingen, aangezien deze kennis heeft van de problematiek in de onderneming (en wellicht ook van andere ondernemingen in de branche), en dus kan inschatten of zo n doelstelling haalbaar is. Tip: zet dit punt op de agenda van het Sociaal-medisch overleg. De Ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op het gehele verzuim- en reïntegratiebeleid. Wellicht is het daarom verstandig om de Ondernemingsraad al in dit stadium bij de materie te betrekken. 2. Oriëntatie op de mogelijkheden De tweede stap is het oriënteren op de mogelijkheden om het gestelde doel te bereiken. Hoe kan het bedrijf ervoor zorgen dat zieke werknemers weer aan de slag gaan? Een reïntegratiebedrijf is niet de enige organisatie die werkgever en werknemer de helpende hand kan bieden. Ook andere partijen spelen een rol. Rol arbodienst Ga in een gesprek met de arbodienst na: - welke reïntegratiediensten zij aanbiedt; - welke (extra) inspanningen de arbodienst nu al verricht om zieke werknemers aan het werk te helpen; - naar welke reïntegratiebedrijven de arbodienst doorstuurt en wat voor soort diensten deze bedrijven aanbieden en - wat de resultaten hiervan tot nu toe zijn. 9

10 Ervaringen van anderen Informeer bij collega s/concurrenten die al ervaring hebben met reïntegratiebedrijven. Over welke bedrijven gaat het? Wat maakte de inzet tot een succes? Wat stemde tot ontevredenheid? Informeer ook bij de OR naar ervaringen van werknemers in het verleden. Waarover zijn werknemers die in het verleden langdurig ziek zijn geweest, tevreden? En waarover niet? Reflectie op de eigen rol Sta in deze fase ook stil bij de eigen rol. Wat heeft u geleerd van het afsluiten van contracten met arbodiensten? Wat zijn leermomenten die misschien ook kunnen worden toegepast bij het afsluiten van een contract met een reïntegratiebedrijf? Voor bedrijven die een verzuim- of Pemba-verzekering hebben afgesloten Sommige verzekeraars bieden reïntegratiediensten aan, die soms bij de polis zijn inbegrepen. Dit kan veel tijd en kosten besparen. Vaak hebben verzekeraars vaste contracten gesloten met reïntegratiebedrijven. Biedt de eigen verzuim- of Pemba-verzekeraar ook dergelijke faciliteiten? Is dat een standaard polisvoorwaarde? Met welke bedrijven doet de verzekeraar zaken en wat voor soort diensten bieden die bedrijven aan? Zorgverzekeraars Ook ziektekostenverzekeraars kunnen een samenwerkingspartner zijn. Zij bieden immers medische hulp, waarvoor vervolgens geen reïntegratiebedrijf ingeschakeld hoeft te worden. Ook wachtlijstbemiddeling is iets dat met de ziektekostenverzekeraar geregeld kan worden. Houdt er echter rekening mee dat samenwerking met een ziekenfondsverzekeraar niet binnen korte termijn te regelen is, terwijl de nieuwe reïntegratietaak mogelijk al per 1 januari 2003 ingaat. 3. Plan maken Maak vervolgens een kort plan van aanpak, waarin wordt geschetst hoe het bedrijf aan de slag wil. Of bekijk het huidige arbobeleidsplan en doe enige aanvullingen of herzieningen. Denk er aan dat een plan van aanpak of een herziening van het arbobeleidsplan moet worden voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Deze heeft immers instemmingsrecht op het verzuim- en reïntegratiebeleid. Zet volgende zaken op een rij: 1. De doelstellingen van het bedrijf Bijvoorbeeld: het langdurig ziekteverzuim (langer dan zes weken) moet in 2004 met 20% zijn gedaald. 2. De middelen waarmee het doel moet worden bereikt Het inschakelen van een reïntegratiebedrijf is maar één van de middelen om het ziekteverzuim omlaag te krijgen. De doelstelling zal dus via meerdere wegen moeten worden bereikt: a. De inspanningen van werkgever en werknemers Bijvoorbeeld: training van filiaalmanagers om verzuimgesprekken te voeren of het inzetten van een nieuw verzuimreglement. b. De inspanningen van derden: De arbodienst Geef aan welke bijdrage de arbodienst kan leveren aan het bereiken van de doelstelling. Bijvoorbeeld: De arbodienst moet op basis van bepaalde criteria direct doorverwijzen naar een reintegratiebedrijf of moet werknemers met vage klachten eerder oproepen. Let op: hoe specifieker de eisen, des te groter de noodzaak om vaste bedrijfsartsen bij de arbodienst te hebben. Benoem dit eventueel ook als maatregel. 10

11 Kijk het huidige arbocontract door en vermeld welke afspraken moeten worden aangepast in het arbocontract. Reïntegratiebedrijf Benoem de rol van het reïntegratiebedijf in de verzuimbegeleiding en de terugkeer naar werk. Alleen inschakelen bij uitplaatsing naar een andere werkgever? Of ook interventiebedrijven inhuren, zoals rugadviescentra? 3. De noodzakelijke randvoorwaarden Benoem de randvoorwaarden bij de plannen. Denk onder meer aan de volgende punten: - Cao-afspraken die met werknemersorganisaties zijn gemaakt. - Aanvullende arbeidsvoorwaardelijke zaken: uitplaatsing van zieke werknemers moet leiden tot een nieuwe baan die valt onder de definitie van passende arbeid. Maar hoe wordt de baanzekerheid vormgegeven: moet de nieuwe baan minimaal een halfjaarcontract zijn, een jaarcontract of een contract voor onbepaalde tijd? Tot wanneer loopt de arbeidsovereenkomst door met de oude werkgever? - Communicatie: Hoe worden werknemers, maar ook leidinggevenden geïnformeerd over nieuwe procedures? - Wanneer wordt er geëvalueerd? Hoe wordt gemeten of de doelstelling daadwerkelijk is behaald? 4. Vaststellen selectiecriteria De volgende stap is het benoemen van de eisen waaraan een reïntegratiebedrijf moet voldoen. Dit gebeurt in twee fasen: a. Het benoemen van algemene selectiecriteria - Wat voor soort bedrijf moet voor de zieke werknemers worden ingeschakeld: een interventiebedrijf (gericht op bijvoorbeeld rugklachten) of een echt reïntegratiebedrijf (gericht op uitplaatsing naar een andere werkgever)? - Waar moet het bedrijf zijn gevestigd? Moet het bedrijf landelijk actief zijn of gaat u in zee met een aantal specifieke regionale aanbieders? b. Het bepalen van kwaliteitscriteria Benoem de eisen waaraan reïntegratiebedrijven moeten voldoen. Denk aan bereikbaarheid, resultaten, een vaste contactpersoon of doorlooptijden. Probeer ook zoveel mogelijk een prioriteitsstelling te maken in de criteria. Dat vergemakkelijkt de keuze verderop in het proces. Meer informatie vindt u in de brochure Kwaliteitseisen voor reïntegratiebedrijven. U kunt ervoor kiezen om de Ondernemingsraad te betrekken bij het vaststellen van de criteria. Dit creëert draagvlak en voorkomt problemen bij de instemmingsaanvraag voor de daadwerkelijke keuze van een reïntegratiebedrijf. 11

12 Het afsluiten van een contract 5. Selectie geschikte aanbieders Het aanbod van reïntegratiebedrijven is groot: zo n 700 ondernemingen noemen zich reïntegratiebedrijf. Het is nog een jonge markt, dus de meeste bedrijven bestaan nog niet zo lang. Ze richten zich op verschillende klanten en doelgroepen (van herintreders tot zieke werknemers). Bij een eerste selectie zal er daarom maximaal een dertigtal overblijven. De eerste selectie kan worden gedaan met de algemene selectiecriteria, die in de vorige stap zijn benoemd. Selecteer dus eerst op doelgroep/soort bedrijf en vestigingsplaats/bereik. a. Op komt in oktober 2002 (op het abonnee-gedeelte) een ervaringenbank met reïntegratiebedrijven die ervaring hebben in de detailhandel. b. De website (klik op reïntegratiemonitor ) bevat een meer algemene database met reïntegratiebedrijven. c. Daarnaast heeft u wellicht al namen van reïntegratiebedrijven verzameld in de voorbereidende fase (via collega s/concurrenten, via de brancheorganisatie of de arbodienst). Vervolgens kunt u in principe doorgaan naar stap 6: de offerteaanvraag. Het is echter aan te raden om nog even verder te gaan met oriënteren. Vraag bij reïntegratiebedrijven schriftelijke informatie aan (bijvoorbeeld productfolders of catalogussen). Ook kunt u een aantal verkennende gesprekken voeren. Maak hiervoor een gesprekspuntenlijstje op basis van de kwaliteitscriteria uit stap 4. Welke bedrijven maken een goede indruk? Welke reïntegratiebedrijven lijken te voldoen aan de kwaliteitscriteria die de branche heeft benoemd? Voordeel van zo n verdere oriëntatie is dat er later niet nodeloos veel offertes moeten worden beoordeeld. Veel offertes zorgt enerzijds voor veel vergelijkingsmateriaal, maar anderzijds ook voor veel werk. Bovendien zullen veel reïntegratiebedrijven eerst een verkennend gesprek willen voeren, voordat zij offerte uitbrengen. Alle reïntegratiebedrijven willen immers maatwerk leveren. 6. Offerteaanvraag en definitieve keuze In deze stap wordt een aantal reïntegratiebedrijven gevraagd een offerte uit te brengen. Om te voorkomen dat de offertes onderling onvergelijkbaar zijn, is het verstandig om in de offerteaanvraag duidelijke vragen te formuleren. Zet in de offerteaanvraag dat de offerte moet worden opgebouwd conform de vragen die zijn gesteld. Inhoud van de offerteaanvraag - Maak van kwaliteitscriteria die in stap 4 zijn geformuleerd, een lijst met vragen. Voorbeelden: Het bedrijf moet samenwerkingsafspraken hebben met onze arbodienst Op welke wijze sluit uw dienstverlening aan op de werkzaamheden van arbodienst X. Zijn er zgn. service level agreements of samenwerkingsprotocollen? En zo ja, kunnen wij daar inzicht in krijgen? Het bedrijf moet een vast aanspreekpunt hebben voor zowel werknemer als werkgever Heeft uw bedrijf een vaste contactpersoon voor de werknemer én de werkgever? Wat is de rol van deze contactpersoon in het reïntegratietraject? Hoe en wanneer is deze contactpersoon bereikbaar voor leidinggevende en zieke werknemer? 12

13 - Het lijkt verstandig om te vragen naar (schriftelijk) bewijsmateriaal, maar dit zegt niet altijd iets. Denk aan de kwaliteitseis deskundig personeel. Bij zo n eis kunnen diploma s van het personeel tegelijkertijd veelzeggend én nietszeggend zijn. U zou ook kunnen vragen naar het opleidingsniveau of het opleidingsbeleid van de organisatie. Of de visie van de organisatie over dit punt (of in het contract vast te leggen dat het reïntegratiebedrijf wordt geacht de status van opleiding en ervaring van medewerkers te hebben gecontroleerd). - Belangrijk punt is kennis van de bedrijfstak. Geef een goede schets van het bedrijf (welke branche, kenmerken van de werknemerspopulatie en verzuimoorzaken ( in het algemeen jonger dan 25 jaar; veel vrouwen, veel schouderklachten, alsmede psychische oorzaken ) Vraag of reïntegratiebedrijven ervaring hebben met de reïntegratie van werknemers in de branche/bedrijfstak in het eerste ziektejaar. Als een reïntegratiebedrijf die ervaring niet heeft, vraag dan naar de visie van het bedrijf op de reïntegratie van deze specifieke doelgroep in deze branche. - Vraag ook naar de financieel-economische positie van het bedrijf, zeker nu de reïntegratiemarkt nog jong (én onvoorspelbaar is). Doe dit door te vragen naar bijvoorbeeld jaarverslagen of bankverklaringen (of inschrijvingsbewijs Kamer van Koophandel). - Vraag referenties! - Denk aan het vermelden van een termijn waarbinnen reïntegratiebedrijven kunnen reageren. Een reactietermijn van vier weken is redelijk. Hoe selecteren? Kies het reïntegratiebedrijf dat zoveel mogelijk voldoet aan de selectiecriteria. Omdat dit niet altijd even makkelijk is, zijn de criteria in stap 4 al naar mate van prioriteit gerangschikt. Voldoen meerdere aanbieders aan alle criteria, besluit dan op basis van de ervaring van het bedrijf. De prijsstelling is minder van belang, aangezien de reïntegratietrajecten doorgaans voor subsidie in aanmerking komen. De financieringswijze kan weer wél bepalend zijn (een no cure less pay -constructie lijkt in het algemeen interessanter dan een inspanningsverbintenis). Hoeveel bedrijven selecteren? De keuze voor het aantal reïntegratiebedrijven is vooral afhankelijk van de hoogte en kenmerken van het langdurig ziekteverzuim in uw bedrijf. Denk hierbij aan de volgende voor- en nadelen: Eén reïntegratiebedrijf inschakelen Meerdere inschakelen reïntegratiebedrijven Voordelen Overzichtelijk Minder tijdrovend Prikkel tot prestatie voor reïntegratiebedrijven U beschikt over vergelijkingsmateriaal Werknemer heeft keuzemogelijkheid Nadelen Geen vergelijkingsmateriaal Reïntegratiebedrijf heeft geen concurrentie (= geen prestatieprikkel) Werknemer heeft geen keuzemogelijkheid Het onderhoud van contracteren (beoordelen voortgang en resultaten) neemt meer tijd in beslag. Wellicht is een combinatie van verschillende expertises interessant. Bijvoorbeeld twee interventiebedrijven (bijvoorbeeld rugklachten en psychische hulp) en één herplaatsingsbedrijf. 13

14 7. Afsluiten van het contract Zorg ervoor dat in het contract harde en meetbare afspraken staan vermeld. Bij de Helpdesk Aan t Werk kunt u een modelcontract opvragen. Dat modelcontract is een mantelovereenkomst: als er daadwerkelijk een werknemer in traject wordt genomen, zal de leidinggevende/casemanager alsnog een offerte moeten ondertekenen (waarin wordt verwezen naar de mantelovereenkomst). Instemmingsrecht werknemers Bij het afsluiten van een reïntegratiecontract is instemming van de werknemers verplicht. Het contract moet dus als instemmingsaanvraag aan de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging moeten worden voorgelegd. Financieringswijze Globaal zijn er twee manieren om een contract met een reïntegratiebedrijf af te sluiten: via een inspannings- of een resultaatverbintenis. De laatste verdient de voorkeur, omdat het contract voor het reïntegratiebedrijf een prikkel bevat om goed te presteren. In het modelcontract op de website staan enkele voorbeelden. Aangezien reïntegratietrajecten grotendeels voor subsidie in aanmerking komen, is onderhandelen op prijs niet altijd zinvol. Zo n regeling is alleen interessant voor de zgn. interventies (bij rugklachten of psychische klachten), omdat deze niet volledig worden gesubsidieerd. Termijn van het contract Het is verstandig om een contract voor niet al te lange tijd af te spreken, bijvoorbeeld voor de duur van een jaar. Op basis van ervaringen kan het contract dan eventueel aangepast worden. Verankering contract in ketenorganisatie Eén van de belangrijkste actiepunten is dat de inzet van het reïntegratiebedrijf wordt ingebed in de organisatie van arbo- en reïntegratiedienstverlening. In essentie gaat het om twee dingen: - De arbodienst moet zieke werknemers ook daadwerkelijk doorverwijzen naar de reïntegratiebedrijven. Kijk dus kritisch naar de mantelovereenkomst met de arbodienst en de onderliggende werkprotocollen. - Als de verzekeraar heeft toegezegd te zorgen voor (vóór-)financiering van reïntegratiediensten, zorg er dan voor dat dit is vastgelegd in de mantelovereenkomst en dat dit ook is vastgelegd in werkprotocollen (ofwel: wanneer en hoe betaalt de verzekeraar daadwerkelijk uit?) Informeren werknemers Als alles is geregeld, kunnen werknemers worden geïnformeerd over de faciliteiten die via deze nieuwe overeenkomst zijn geregeld. 14

15 Tijdens de contractperiode 8. Controle nakomen contractafspraken Met name in de beginfase is het belangrijk om te controleren of de contractafspraken worden nagekomen. Het gaat hierbij niet alleen om het reïntegratiecontract, maar ook om het contract met de arbodienst (i.v.m. doorverwijzing werknemers naar reïntegratiebedrijf) en eventueel met de verzekeraar (financiering van trajecten). Om te controleren of de afspraken worden nagekomen, is input van leidinggevenden, casemanagers en vooral van de zieke werknemers zeer belangrijk. Zorg ervoor dat werknemers ergens terechtkunnen met hun klachten over de arbodienst of het reïntegratiebedrijf (via de casemanager of een vertrouwenspersoon). Zo wordt u voorzien van input. Vraag ook aan werknemers hoe de klachten opgelost zouden kunnen worden (soms zijn oplossingen verbazingwekkend eenvoudig). Het is wellicht verstandig om in het eerste jaar eens per kwartaal met arbodienst en reïntegratiebedrijf om de tafel te gaan zitten om knelpunten en oplossingen te bespreken. Zo kunnen problemen direct worden opgepakt. Waak ervoor dat dit overleg geen sociaal-medisch overleg wordt: het gaat niet om individuele reïntegratietrajecten, maar om oplossingen in de organisatie en de samenwerking tussen partijen. Overleg tenslotte regelmatig met de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging. Zorg ervoor dat deze voldoende informatie krijgt om een goede mening te vormen over de kwaliteit van het arboen reïntegratiebeleid in het bedrijf. 9. Beoordelen resultaten Na grofweg een jaar kunnen de eerste resultaten worden beoordeeld. Het gaat hierbij globaal om de volgende punten: - Resultaten reïntegratiecontract Beoordeel de rapportages van het reïntegratiebedrijf. Bekijk met name of het reïntegratiebedrijf heeft voldaan aan de plaatsingsresultaten of andere meetbare criteria, die in het contract zijn vastgelegd. Zo nee, waarom niet? Wat zijn verbeterpunten? - Klanttevredenheid Als het goed is, heeft u vastgelegd dat u inzicht krijgt in de uitkomsten van de klanttevredenheidsonderzoeken. Zijn uw werknemers tevreden over de dienstverlening? Zijn de nieuwe werkgevers tevreden over uw de begeleiding van uw ex-werknemers? Zo nee, waarom niet? Wat zijn verbeterpunten? - Tevredenheid samenwerkingspartijen Evalueer de samenwerking tussen reïntegratiebedrijf, arbodienst, verzekeraar en de brancheorganisatie. Bent u tevreden over de samenwerking? Hoe denken arbodienst en reïntegratiebedrijf hierover? Wat zijn verbeterpunten? - Effect op branchedoelstellingen arbo- en verzuimbeleid Bekijk of de doelstelling die de brancheorganisatie in stap 1 heeft vastgelegd, is bereikt. Is de doelstelling bereikt dankzij of ondanks de genomen maatregelen? Welke bijdrage heeft het contract met het reïntegratiebedrijf daarin gehad? Zijn er verbeterpunten? 15

16 - Ervaringen andere bedrijven Informeer na verloop van tijd bij collega s/concurrenten over de resultaten van de inschakeling van een reïntegratiebedrijf. Wat zijn succesfactoren en kunnen die worden gekopieerd naar uw organisatie? - Tevredenheid Ondernemingsraad Zet het onderwerp op de agenda van het regulier overleg met de Ondernemingsraad. Welke geluiden heeft de OR ontvangen uit de organisatie over de wijze waarop verzuimbegeleiding en reïntegratie in de OR plaatsvindt? Is de OR tevreden over de rapportages en andere informatie die ter beschikking wordt gesteld? 10. (Eventueel) bijsturen en herzien van afspraken Wellicht moeten de contractafspraken worden aangepast. Misschien moeten er andere diensten in het pakket worden opgenomen of moeten de randvoorwaarden (bijvoorbeeld de samenwerking met de arbodienst) worden aangepast. Eén en ander kan leiden tot een contractsherziening óf een contract met een ander reïntegratiebedrijf. Projectgroep Aan t Werk, 2002 Hoofdbedrijfschap Detailhandel/Hoofdbedrijfschap Ambachten Hoewel aan de samenstelling van deze folder de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de uitgevers geen aansprakelijkheid aanvaarden voor (de gevolgen van) eventuele onjuistheden in de tekst of het ontbreken van informatie 16