Excel:basis,tips,workshops

Transcriptie

1 Dick Grooters Raadhuisstraat GM Best tel: Excel:basis,tips,workshops Introductie Basisinformatie Manoeuvreren door het werkblad Invoeren van gegevens Vulgreep Kopiëren Meerdere werkbladen Het opslaan van uw werkblad Het Menu van Excel Workshops Adressenlijst maken Afdrukken van een werkblad Een kasboek maken Etiketten afdrukken van adressenlijst Een formulier maken met Excel Een lijst vullen met een formulier Tips Standaardlettertype wijzigen Aantal geopende bestanden Speciale tekens Aan elkaar plakken van tekst Springen in een werkblad Geef tabblad een kleur Decimalen 1

2 Introductie Excel is een onderdeel van het Office pakket van Microsoft. Hoewel er ook oudere Excel versies bestaan treft men tegenwoordig versies aan als Excel97. Excel2000, Excel XP/Excel2002 of Excel2003. De oefeningen en voorbeelden zijn gebaseerd op Excel Soms zijn de functies te vinden onder een andere menuoptie als aangegeven; dit kan per versie verschillen. Excel is een spreadsheetprogramma, ofwel een rekenbladprogramma. Het is dan ook primair bedoeld om rekenkundige bewerkingen uit te voeren, maar door de vele opmaakmogelijkheden is Excel ook zeer geschikt om b.v. formulieren te maken. Ook kan met Excel een database worden gemaakt, waarover later meer. Basis Als Excel wordt geopend verschijnt er een blanco rekenblad. Dat is Blad 1 van Map 1. Er wordt dus eigenlijk een Map geopend die uit 3 werkbladen bestaat. 2

3 Elk werkblad bestaat uit kolommen en rijen. De kolommen worden aangeduid met letters, beginnende met A t/m Z, vervolgens met AA t/m AZ en eindigend met IV. Dat zijn dus 256 kolommen. De rijen worden aangeduid met cijfers van 1 t/m Elk werkblad bestaat dus uit 256 x cellen. Elke cel kan dus worden aangegeven door een of twee letters en een getal van 1 t/ m Op deze manier is elke cel dus uniek te adresseren. Een cel is de basis van een werkblad. In een cel kunnen gegevens worden opgenomen zijnde tekst, getallen, data of rekenkundige operatoren en formules. Excel kent automatisch het karakter van een cel toe aan de hand van de soort gegevens die u invoert. U kunt dat ook zelf bepalen via opmaak, waarover later meer. De opmaak van en werkblad kunt u per cel, of een selectie van meerdere cellen regelen. Zie hiervoor bij opmaak. Manoeuvreren door een werkblad Door op een cel te klikken met de linker muisknop gaat u naar de betreffende cel 1 cel omhoog:pijltjestoets omhoog 1 cel omlaag:pijltjestoets omlaag 1 cel naar rechts:pijltjestoets naar rechts 1 cel naar links:pijltjestoets naar links 1 blad omlaag:pgdn 1 blad omhoog:pgup Op dezelfde regel helemaal naar links:home of Ctrl+pijltje naar links Op dezelfde regel helemaal naar rechts:ctrl+pijltje naar rechts Naar begin werkblad (cel A1):Ctrl+Home Naar rechtsonder op werkblad:ctrl+end Naar begin van aaneengesloten reeks getallen in een kolom: Ctrl+pijltje omhoog Naar laatste van reeks getallen in kolom:ctrl+pijltje omlaag Invoeren van gegevens Gegevens worden ingevoerd in de cel die actief is en dat is de cel met de zwarte rand. De gegevens die reeds in de betreffende cel staan worden vervangen door de nieuw ingetypte gegevens. Dit kan worden voorkomen door de gegevens die reeds in de cel staan te bewerken in de zogenaamde formulebalk. Daartoe klikt u op de gewenste plaats in de formulebalk en voegt u tekens toe of 3

4 verwijderd tekens met de daarvoor bestemde toetsen op het toetsenbord. Dit is de formulebalk. Zo kunt u ook verbeteringen aanbrengen. U kunt gegevens uit een cel verwijderen door op de cel te klikken (u selecteert dan de cel) en vervolgens op Delete te drukken Excel bepaald, afhankelijk van het soort gegeven dat u invoert, het karakter van de cel. (numeriek, tekst, datum). Bij Opmaak wordt hier verder op in gegaan. Als u een formule wilt invoeren begint u met het = teken. Er zijn veel wiskundige bewerkingen met formules mogelijk in Excel. Enkele eenvoudige voorbeelden zijn: Het optellen van de inhoud van twee of meerdere cellen gaat als volgt: U typt in de cel waar de uitkomst moet komen = (cel 1) + (cel 2) waarbij voor (cel1) en (cel 2) de celaanduiding wordt genomen zoals hierboven is uitgelegd, dus de letter(s) van de kolom en de cijfer(s) van de rijen, bijvoorbeeld in cel D3 typt u =A3+B3. Als de op te tellen getallen aaneengesloten staan in een rij of een kolom dan kunt u ook de volgende formule gebruiken: =SOM(A3:B3) Denk hierbij om de haakjes en de dubbele punt. Voor vermenigvuldigen wordt het teken * gebruikt en voor delen / Het bevestigen (invoeren) van gegevens in een cel gaat met de Enter toets, met de pijltjestoetsen of met de Tab toets. Zoals dat ook in andere Office programma s mogelijk is kunt u ook in Excel met hulp van de Menu optie Bewerken-Ongedaan maken 4

5 een aantal handelingen ongedaan maken ingeval u een fout hebt gemaakt. Vulgreep Met de vulgreep (als u een cel selecteert ziet u rechtsonder aan de cel een speciaal teken; dat is de vulgreep) kunt u snel bepaalde gegevens invoeren. Als u b.v. in een cel maandag- typt (zonder de streepjes) en u selecteert die cel en gaat met de muis op de vulgreep staan. U ziet dan de muisaanwijzer veranderen in een + teken. Vervolgens sleept u met de muis naar rechts of naar beneden. U ziet dat in de geselecteerde cellen de dagen dinsdag t/m zondag worden gezet en daarna worden herhaald. Datzelfde kunt u doen met de maanden of met getallen. Typt u maar eens de getallen 2000 en 2001 in twee onder elkaar liggende cellen. Selecteer de twee cellen en sleep de vulgreep 10 cellen naar beneden. U ziet de getallen 2002 t/m 2011 verschijnen. Kopiëren Met kopiëren kunt u veel tijd besparen. Als u b.v. twee kolommen moet optellen (kolom D, cellen D2 t/m D12 en kolom E, cellen E2 t/m E12) dan zet u in de eerste cel van de kolom waar de uitkomsten moeten komen te staan (F2) de formule: =SOM(D2:E2). Vervolgens klikt u op cel F2 en kiest Bewerken- Kopiëren. Daarna selecteert u de cellen F3 t/m F12 en kiest u Bewerken-Plakken. U zult nu zien dat in de cellen F3 t/m F12 de formule staat van cel F2, maar dan met aangepaste rijnummers. Meerdere werkbladen Het kan handig zijn om meerdere werkbladen in dezelfde Map te gebruiken. Als men bv meerder werkbladen heeft die bij elkaar horen b.v een Balans en een Exploitatierekening. Deze kunnen dan in één handeling worden opgeslagen en geopend. Excel maakt bij opening van een nieuw werkblad standaard drie bladen aan. Via het Menu-Invoegen-Werkblad kunnen meer bladen worden toegevoegd. Met Menu-Bewerken-Blad verwijderen kunnen overtollige bladen worden verwijderd. Een nieuw blad wordt vooraan in de balk toegevoegd, maar kan door middel van slepen in die werkbalk worden verplaatst. 5

6 Het opslaan van uw werkblad Als u de gegevens in het werkblad wilt bewaren kunt u het werkblad opslaan door in het Menu te klikken op Bestnd-Opslaan als en vervolgens in het verschenen venster twee dingen te doen n.l. het werkblad een naam te geven die u in staat stelt dit werkblad later te herkennen en de plaats(map) te kiezen waarin u het werkblad wilt opslaan. Het verdient aanbeveling om een speciale map aan te maken voor uw werkbladen bv Mijn werkbladen, als sub-map van Mijn Documenten. Deze map kunt u voordat u met Excel begint aanmaken met de Verkenner. Zie hiervoor het boekje Basiskennis Computer. Het menu van Excel Het menu van Excel is niet voor alle uitvoeringen gelijk. In de loop van de tijd zijn vaak nieuwe functies toegevoegd, of hebben functies een andere benaming of plaats gekregen. Zoals eerder vermeld, is deze beschrijving gebaseerd op Office XP ofwel Office Veel functies zijn echter ook in Excel 2000 en Excel 2003 terug te vinden. Menu-Bestand. Het menu Bestand vertoont veel gelijkenis met het menu Bestand van WORD. De functies die hierin voorkomen zijn: Het openen van een Nieuw werkblad (eigenlijk een nieuwe Map met standaard 3 werkbladen) Het Openen van een reeds eerder gemaakt werkblad Het Opslaan van het werkblad. Als men op deze knop klikt dan wordt het bestaande werkblad met dezelfde naam overschreven. Als u de eerdere versie wilt bewaren moet u kiezen voor Opslaan als: Dan kunt u het werkblad een nieuwe naam geven. Verder vindt u in dit menu de knoppen voor de Printerinstelling en voor het afdrukken van het gehele of een geselecteerd deel van het werkblad. Dat laatste kan op twee manieren. U kunt een selectie maken en die met afdrukbereik instellen en daarna afdrukken, of u kunt een selectie maken en vervolgens bij afdrukken kiezen voor het afdrukken van de selectie i.p.v. alles. U kunt vanuit dit menu het werkblad verzenden via . Met de knop Verzenden wordt dan uw programma gestart. Ook vindt u hier de knop Sluiten, waarmee u het werkblad kunt sluiten, evenals u dat kunt doen met de rode knop rechtsboven in de titelbalk. 6

7 Menu Bewerken Ook het menu bewerken vertoont een grote overeenkomst met het gelijknamige menu van WORD. Naast de bekende knoppen voor Knippen, Kopiëren en Plakken vindt u ook hier de zeer belangrijke knop voor Ongedaan maken,.waarmee u een aantal recent verrichte handelingen kunt ongedaan maken. Deze knop is zeer waardevol als u ongewilde veranderingen heeft aangebracht. Met functie Plakken Speciaal kunt u een aantal speciale kopieerfuncties uitvoeren, b.v. alleen kopieren van de opmaak van een of meerdere cellen. De functies wissen en verwijderen geven de mogelijkheid om zowel cellen als gehele rijen of kolommen te wissen of te verwijderen. Met wissen kunt u kiezen tussen wissen van alles, of alleen de inhoud of alleen de opmaak. Met verwijderen krijgt u de keuze wat er met de omliggende cellen moet gebeuren. Hierbij kunnen ongewenste effecten optreden in formules die de celaanduiding bevatten van de cel die u verwijderd. Als u in plaats van een cel een gehele rij of kolom selecteert en kiest voor verwijderen worden alle formules in het werkblad automatisch aangepast. U kunt een gehele rij of kolom selecteren door te klikken op de rij of kolomaanduiding (letter of cijfer voor of boven de rij of kolom). Een erg gemakkelijke menuoptie is vervangen. U kunt met deze optie in een cel of een selectie van cellen, of zelfs het gehele werkblad gegevens vervangen door andere gegevens. Let echter goed op, want als u b.v. aangeeft dat u een 2 wilt vervangen door een 3, dan worden alle 2-en vervangen door een 3 in het geselecteerde gebied. In het menu Beeld kunt u vele zaken instellen. Om te beginnen is het wenselijk dat u de werkbalken standaard en opmaak aanvinkt. In het menu Invoegen zult u het meest gebruik maken van de opties rijen, kolommen en misschien werkblad als u aan de drie werkbladen die standaard beschikbaar zijn niet genoeg hebt.. Als u plaatjes wilt opnemen in uw werkblad dan kan dat met de optie figuur waarbij u kunt kiezen uit afbeeldingen uit de Microsoft media galerij of uit eigen plaatjes. Ook WORDART teksten die we kennen vanuit WORD zijn hier beschikbaar. Vervolgens krijgen we de menuoptie Opmaak. Deze is zeer belangrijk omdat die van Excel een stuk gereedschap maakt om 7

8 b.v. mooi opgemaakte formulieren te ontwerpen. We gaan de opties stuk voor stuk bekijken. De optie Celeigenschappen biedt de mogelijkheid om een of een selectie van meerdere cellen op te maken. In het sub-menu staan een aantal mogelijkheden die u kunt kiezen door op de betreffende tab te klikken. De eerste is Getal en geeft het volgende venster: Hier kunt u kiezen voor welk soort gegevens de cel bestemd is. b.v. getallen, financiële bedragen met valutateken, tekst, datum etc. De volgende tab geeft de uitlijnmogelijkheden: 8

9 De meest gebruikte opties zijn: Horizontaal, waar u kunt kiezen uit links, rechts, of gecentreerd en Stand, dat gebruikt wordt als u de tekst in de kop van een smalle kolom vertikaal of schuin wilt plaatsen. De volgende tab biedt de mogelijkheid het lettertype, stijl en grootte te kiezen en de kleuren van de inhoud van de cellen. Bovendien kan gekozen worden voor doorhalen, superschrift en subschrift, dat gebruikt kan worden voor b.v. weergave van vierkante meters (m 2 ) 9

10 De volgende tab biedt de mogelijkheid om randen om de selectie van cellen te maken. Bij stijl kiest u de soort en de dikte van de rand. Bij vooraf ingesteld kiest u b.v. voor omtrek om een rand rondom de selectie te maken. Bij rand kiest u voor links, rechts, onder, boven, diagonaal etc. De kleur van de rand kan ook worden gekozen uit een kleurenpalet. De volgende tab heet patronen. Hier kiest u de achtergrondkleur en eventueel een arcering. 10

11 De tab Beveiliging zult u waarschijnlijk voor uw privé spreadsheets niet gebruiken. Met de opmaakopties voor rijen en kolommen kunt u eenvoudig voor een aantal geselecteerde rijen of kolommen de hoogte/breedte wijzigen of deze verbergen of weer zichtbaar maken. Om b.v. een of meerdere kolommen te verbergen selecteert u deze door de cursor in de kop van de eerste kolom te zetten en deze met ingedrukte linker muisknop te verslepen naar de laatste te verbergen kolom. Vervolgens kiest u de menuoptie Opmaakkolom-verbergen. Om deze kolommen weer zichtbaar te maken selecteert u de kolom voor de verborgen kolommen t/m de kolom achter de verborgen kolommen en kies de menuoptie Opmaak-kolomzichtbaar maken. De breedte van een kolom kunt u ook aanpassen door de rechterkant van de kolomkop te verslepen. Een derde mogelijkheid is dubbelklikken op de rechterkant van de kolomkop. De breedte wordt dan aangepast aan de langste tekst die in de kolom voor komt. Hetzelfde geldt voor de hoogte van de rijen. Met de optie Standaardprofiel kunt u de standaardinstellingen voor opmaak aanpassen aan uw eigen voorkeur. Het menu Extra zult u als beginnend gebruiker van Excel nog niet nodig hebben. Voor het gebruik van Excel als database is de menuoptie Data van belang. Een database in Excel gebruikt de rijen voor de records en de kolommen voor de velden. De kolomkoppen zijn de veldnamen. Een belangrijke menuoptie waarvan u veel gebruik zult maken is de optie sorteren. 11

12 Om een adressenbestand te sorteren op volgorde van naam, klikt u ergens in het werkblad en kiest vervolgens Data-sorteren. U ziet dan onderstaand venster: U kiest dan op welke kolommen u wilt sorteren en of dat oplopend of aflopend moet zijn. Ook geeft u aan of er kolomkoppen zijn of niet; anders wordt de kolomkop gewoon meegesorteerd en komt die ergens midden in de tabel te staan. Zoals u ziet kunt u op meerdere kolommen tegelijk sorteren. Als u b.v. veel etiketten maakt en deze wilt sorteren op Postcode en huisnummer gebruikt u twee velden voor de sortering. Als u slechts een deel van de gegevens uit de tabel nodig hebt kunt u een filter toepassen. Als u b.v. uit een adressenbestand alleen de familieleden wilt selecteren moet u er voor zorgen dat in uw tabel een kolom met een kenteken is opgenomen waarin u de soort adresgegevens door middel van een kenteken aangeeft. U kunt dan vervolgens een filter toepassen op de kolom kenmerk. Klik in menu Data op autofilter. U ziet dan in elke kolom een driehoekje verschijnen. Als u klikt op het driehoekje van de kolom die u wilt filteren (in dit voorbeeld kenmerk) verschijnen de mogelijkheden om te filteren. U kiest dan het gewenste filter en klikt op OK. De gegevens die niet aan het filtercriterium voldoen worden dan verborgen. U kunt deze via hetzelfde driehoekje weer tevoorschijn laten komen. Vastzetten van titels in een werkblad. Als u een werkblad hebt gemaakt, dat groter is dan uw scherm kan het gemakkelijk zijn om de bovenste rij, of meerdere rijen en 12

13 de linker kolom, of meerdere kolommen steeds in beeld te houden. Dat kan op meerdere manieren worden geregeld. Als b.v. de bovenste twee rijen en de meest linker kolom in beeld wilt houden bij het scrollen door het werkblad klikt u op cel B3 (net onder de twee rijen en rechts van de eerste kolom). Vervolgens kiest u in het menu Venster-Titels blokkeren. Hetzelfde kan gerealiseerd worden door het verslepen van de twee zogenaamde splitsvak handlers. In onderstaande afbeelding zijn deze aangegeven. U kunt dit in het Help bestand vinden door te zoeken naar Kolomkop vastzetten. U krijgt dan onderstaande afbeelding te zien. De twee splitsvak handlers bevinden zich boven, respectievelijk rechts van het pijltje op de scrollbars in het werkblad. Als u op de splitsvak handler gaat staan met de muis ziet u twee kleine pijltjes met daartussen twee streepjes verschijnen. U kunt nu de dikke donkere lijn verslepen naar de scheidingslijn tussen de eerste en de tweede kolom, respectievelijk tussen de tweede en derde rij. Daarmee zet u de gewenste rijen of kolommen vast. Veel van de bovenvermeldde menuopties zijn ook bereikbaar met behulp van de iconen in de werkbalken. Als u die hebt ontdekt werkt dat sneller dan via het menu. 13

14 Workshops Adressenlijst maken Bepaal eerst wat u met het adressenbestand wilt gaan doen en welke gegevens u dus in het adressenbestand daarvoor nodig hebt. Hier maken we de volgende keuze: Kenmerk (soort relatie) Voornaam Voorletters Tussenvoegsel Achternaam Straat Huisnummer Postkode Woonplaats Geboortedatum Telefoonnummer 1 Telefoonnummer 2 adres 14

15 Om bovenstaand werkblad te maken zijn de volgende handelingen nodig: Open een nieuw werkblad Zet een eventuele kop voor het werkblad in de koptekst en niet in het werkblad zelf. Type de kolomkoppen met lettergrootte 11 Pas de kolombreedte ruwweg aan aan de verwachte noodzakelijke afmetingen. Dit kan later nauwkeuriger gebeuren. Vul een aantal adresgegevens in met meerdere kenmerken Pas de kolombreedtes aan door te dubbelklikken op de rechterkant van de kolomkoppen. Sorteer het werkblad op postcode en huisnummer Selecteer een bepaald kenmerk. Sla het werkblad op in de map Mijn Documenten met de naam Adressenbestand. We gaan dit later weer gebruiken voor het maken van etiketten. Afdrukken van een werkblad Het eenvoudigste is: Ga naar BESTAND-AFDRUKKEN Als het een kleine spreadsheet betreft is dat de goede oplossing Beter is eerst een voorbeeld te bekijken met BESTAND- AFDRUKVOORBEELD Kies de knop INSTELLEN Dan kan met het tabblad PAGINA worden bepaald of LIGGEND of STAAND moet worden afgedrukt Met het tabblad MARGES kunnen de marges worden ingesteld. Dit kan echter gemakkelijker Kies in het afdrukvoorbeeld de knop MARGES. U kunt nu de marges aanpassen door op de lijnen te klikken en deze te verslepen Als er meerdere bladen zijn kunt u bladeren met de knoppen VOLGENDE en VORIGE Met de knop SLUITEN gaat u terug naar het werkblad De stippellijnen geven de pagina's aan. Als u niet alles dat op de pagina staat wilt afdrukken selecteert u datgene dat u wilt afdrukken en gaat u naar BESTAND-AFDRUKBEREIK-AFDRUKBEREIK BEPALEN INSTELLEN 15

16 Verkleind afdrukken Als het werkblad niet op een pagina past kunt u deze verkleind afdrukken Ga naar BESTAND-AFDRUKVOORBEELD-INSTELLEN en kies het tabblad PAGINA Klik op het rondje AANPASSEN AAN. 1 bij 1 betekent dat alles op 1 pagina past. Kijk weer op INSTELLEN en bij verkleinen/vergroten staat een percentage waarmee het werkblad wordt verkleind/vergroot. Tot 70% is de afdruk nog goed leesbaar. 1 bij 2 betekent 1 pagina breed en 2 pagina's lang (voor lange, smalle werkbladen) Denk ook aan de mogelijkheden om liggend af te drukken of de marges te verkleinen. Ook kunt u de kolombreedte waar mogelijk aanpassen. Als de paginascheiding verkeerd uitvalt klikt u op BEELD- PAGINAEINDE VOORBEELD Door de lijnen te verslepen past u de paginascheiding aan Terug naar het werkblad gaat u met BEELD-NORMAAL Kop boven elke pagina Ga naar BESTAND-PAGINA INSTELLING Kies tabblad BLAD Klik op het rode pijltje van vak RIJEN BOVENAAN onder TITELS AFDRUKKEN Ga naar de bovenkant van het werkblad en selecteer de rijen die u op elk werkblad wilt herhalen U ziet dat de rijen worden ingevuld in het witte vak RIJEN BOVENAAN OP ELKE PAGINA Het zelfde kan ook met b.v. de linkerkolom Kop- en voettekst U kunt een kop- en/of voettekst op elk blad afdrukken d.m.v. de volgende handelingen Klik op BESTAND-PAGINA INSTELLING en kies tabblad KOPTEKST/VOETTEKST Kies een tekst of maak er zelf een met Aangepaste tekst 16

17 Klik op AANGEPASTE TEKST Kies de plaats LINKS-MIDDEN of RECHTS A=opmaak ; de klok geeft de tijd, tweede van rechts is voor het kiezen van een plaatje U kunt ook gewoon tekst invoeren, bv. Uw naam en adres. Afdrukken in zwart/wit Ga naar BESTAND-AFDRUKKEN en kies EIGENSCHAPPEN en kies PAPIER/KWALITEIT. Kies ZWART/WIT of GRIJSTINTEN U kunt deze eigenschap als standaard kiezen via START- (CONFIGURATIESCHERM)-PRINTERS Klik vervolgens met de rechter muisknop op de printer, kies voor EIGENSCHAPPEN Kies het tabblad PAPIER/KWALITEIT en stel in op ZWART/WIT of GRIJSTINTEN. Een kasboek maken KASBOEK Datum Omschrijving Ontvangsten Uitgaven In kas 51, Koffie computerclub 16,00 67, faktuur mobest koffie 15,80 51,83 Totaal 16,00 15,80 Om bovenstaand kasboekje te maken zijn de volgende handelingen nodig: Open een nieuw werkblad in Excel Kies lettergrootte 14-vet Typ de kop KASBOEK Ga naar regel 3 17

18 Typ de kolomkoppen Datum-Omschrijving-Ontvangsten-Uitgaven- In kas Selecteer de kolomkoppen Kies Opmaak-Celeigenschappen-Uitlijning-gecentreerd Typ een beginsaldo in cel E4 Typ in regel 5 een datum-omschrijving en een bedrag in Ontvangsten Typ in E5 de formule =E4+C5-D5 Kopieer de formule van E5 naar E6 t/m E7 Typ in regel 6 een datum-omschrijving en een bedrag in Uitgaven Kijk wat er is gebeurd in E6 Typ in cel C9 de formule =som(c5:c8) Kopieer de formule van C9 naar D9 Opmaak ga naar cel C3 ga naar werkbalk randopmaak en click op het pijltje kies voor vette rand rondom click op opmaak kopiëren/plakken (de grote kwast) selecteer de cellen A3 t/m E3 click opnieuw op opmaak kopiëren/plakken Om een kader om een groep cellen te zetten selecteert u het gehele gebied en klikt daarna op het gewenste opmaakkader pictogram. Zet op die manier een kader om het gehele gebied van A3 t/m E9 en tevens om A9 t/m E9 (de totaalregel) Met Bewerken-ongedaan maken kunt u ongewenste handelingen corrigeren (herhaald) Een selectie heft u op met Esc Etiketten afdrukken van adressenlijst Als u een adressenlijst heeft gemaakt zoals boven vermeld kunt u van deze adressenlijst of een selectie daaruit adresetiketten maken met Word. Dat gaat als volgt: Met WORD 2002: Open Word Kies menu Extra-Brieven en Verzendlijsten 18

19 Kies Wizard Afdruk Samenvoegen Kies Etiketten Kies Stap 1 Volgende:Begindocument Kies Documentindeling wijzigen:opties Kies bij etiketten: Overig aangepast en kies de soort etiketten die u wilt gebruiken b.v. 3x7 of 2x8 afhankelijk van welke etiketten u wilt gebruiken. Klik op OK Kies Stap 2 Volgende: Adressen selecteren Kies Bladeren Kies hier de adressenlijst die u in Excel hebt gemaakt Klik op OK Kies in kenmerk de selectie die u wenst Klik op Alles selecteren Kies Volgende:Labels schikken Klik in eerste label Klik op Meer items Voeg de velden in die op het etiket moeten komen en zet deze op de juiste regel met een spatie tussen de velden. Dit betekent dat u telkens na een veld moet klikken op Invoegen- Sluiten en daarna weer op Meer items. Kies de velden voorl, tv, achternaam op regel 1, straat, huisn, op regel 2, pc en woonpl. Op regel 3 Zet een spatie tussen de velden. Klik op Label Voorbeeld. Daarna terug naar vorige om fouten te corrigeren of door te gaan met Alle etiketten bijwerken. Klik op Samenvoeging voltooien en druk de etiketten af. Sla het document met de etiketten op voor later gebruik. Voor Word 2000 is de procedure enigszins afwijkend als volgt: Open Word Kies menu Extra-Afdruk samenvoegen Kies Maken Kies Adresetiketten Klik op Actiefvenster Klik op Gegevensophalen Klik op Gegevensbestand koppelen Kies MS Excel werkbladen Kies de adressenlijst Klik op Openen 19

20 Kies voor Heel werkblad en klik op OK Kies Hoofddocument instellen Kies bij etiketten:overige en kies het type etiket dat u gebruikt b.v. 3 x 7 of 2 x 8 en klik op OK Klik op Samenvoegveld invoegen Kies de velden voorl, tv, achternaam op regel 1, straat, huisn, op regel 2, pc en woonpl. Op regel 3 Zet een spatie tussen de velden. Klik op OK Kies Samenvoegen als u niet wilt selecteren. Met Query opties kunt u sorteren en selecteren (b.v. op het kenmerk). Kies Samenvoegen naar nieuw document. Kies Samenvoegen Daarna kunt u het document afdrukken en opslaan. Tip: Als u een Excel werkblad gebruikt voor het maken van etiketten zorg er dan voor dat de eerste regel bestaat uit de veldnamen en er dus geen kop boven staat. Deze kop kunt u beter in de koptekst plaatsen. Een formulier maken met Excel Met Excel kunnen formulieren worden gemaakt, waarbij kaders kunnen worden gemaakt van elke gewenste afmeting, omdat cellen en selecties van cellen elke gewenste afmeting kunnen krijgen. Een voorbeeld van een eenvoudig formulier is onderstaand declaratieformulier van PVGE. De belangrijkste kenmerken van dit formulier zijn: Kolombreedte At/m D standaard 9,29 Kolombreedte kolom E 19,29 Teksten allemaal Arial 10 PVGE tekst= vet Declaratie tekst=italic D13:E14 kader vette rand E25:E26 idem Het formulier ziet er dan als volgt uit: 20

21 21

22 Een lijst vullen met een formulier Als u in Excel b.v. een adressenbestand hebt gemaakt, of wilt maken, kunt u de velden in dit bestand met een formulier vullen. Daarvoor maakt u een tabel waarvan de eerste rij gevuld is met de naam van de kolommen, b.v. voor een adressentabel Voorn, Tussenv, Achternaam, Straat, Huisnr, Postkode, Woonplaats. Op de tweede rij komt dan het eerste adresgegeven te staan. Deze adresgegevens kunt u invullen met een formulier. Hiervoor gaat u als volgt te werk. U opent het Excel adressenbestand. Dat ziet er dan als volgt uit: U klikt nu op cel A1. U klikt nu op Data-Formulier en beantwoord de vraag met OK, omdat u er voor gezorgd heeft dat op de eerste rij de namen van de kolommen staan. U ziet nu het formulier dat er als volgt uitziet: Links staan de namen van de velden die u in de tabel hebt opgenomen en rechts daarvan kunt u de adresgegevens invullen. U springt naar het volgende veld met de tab-toets en aan het eind naar de volgende rij met Enter. 22

23 Tips 1. Om het standaard ingestelde lettertype te wijzigen gaat u als volgt te werk: Kies Extra-Opties-Algemeen Kies het lettertype en de lettergrootte die u als standaard wilt en klik op OK Na opnieuw opstarten van Excel is het standaardlettertype aangepast. 2. Standaard laten de microsoft programma s de laatste 4 geopende bestanden zien in het menu Bestand. U kunt dit aantal verhogen tot maximaal 9 in het menu Extra-Opties-tabblad Algemeen. 3. Speciale tekens Speciale tekens kunt u halen met Invoegen-Symbool en vervolgens het juiste teken kiezen. Het kan ook sneller door het indrukken van de Alt toets en met ingedrukte toets op het numerieke toetsenbord de cijfers intoetsen van het betreffende teken. Dit getal vindt u in de tabel op de laatste pagina. Voor het euroteken is dat b.v en voor een e met trema (ë) 137.Pas op dat een getal met of zonder voorafgaande 0 verschillende tekens zijn. Deze methode is ook toepasbaar in WORD. 4. Aan elkaar plakken van tekst. Als u in een adressenbestand twee velden hebt gemaakt voor b.v. voorletters en achternaam in cel B21 en C2 dan kunt u automatisch deze samenvoegen in cel D2 met als veldnaam b.v. hele naam, door in deze cel de formule =B2& &C2 op te nemen. Er wordt dan tevens een spatie tussen de voorletters en de achternaam gezet. 5. Springen in een werkblad. Als u een groot werkblad hebt gemaakt kan het soms even zoeken zijn om een gewenste cel of groep cellen te vinden. U kunt dit gemakkelijker maken door deze groep cellen een naam te geven door deze te selecteren en te kiezen voor Invoegen-Naam- Definiëren. U geeft deze selectie een naam en klikt op OK-Sluiten. 23

24 Als u nu ergens vanuit het werkblad naar deze selectie wilt drukt u op CTRL-G en u kiest de naam van het gebied waar u naar toe wilt. 6. Geef tabblad een kleur. Vanaf Excel 2002 kunt u de tabs onderaan uw werkblad een kleur geven. Klik met de rechter muisknop op de tab en kies Tabkleur. U kunt klikken op de gewenste kleur en daarna op OK. 7. Decimalen. U kunt in de celopmaak het aantal decimalen opgeven dat zichtbaar moet zijn. Als u echter cellen optelt, of andere berekeningen doet rekent Excel met de volledige inhoud van de cel, dus niet slechts met het aantal decimalen dat u zichtbaar hebt gemaakt. Als u dat niet wilt, moet u de functie AFRONDEN gebruiken waarmee u voor elke cel aangeeft hoe u wilt afronden. De functie =AFRONDEN(SOM(E3:E12);1) geeft het totaal van de cellen E3 t/m E12 weer met 1 decimaal. Als u in dit totaal de op 1 decimaal afgeronde getallen van de cellen E3 t/m E12 wilt opnemen moet u in elk van deze cellen de functie AFRONDEN zetten, dus in E3 =AFRONDEN(getal;1) in E4 =AFRONDEN(getal;1) enz waarbij getal natuurlijk een echt getal moet zijn. 24