bijlage(n) 1 fax Binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente Emmen worden door ons de volgende soorten inhuur onderscheiden:

Transcriptie

1 Raadhuisplein 1 Correspondentieadres: eritf** e ** 7811 AP Emmen Postbus e <* te Telefoon RA Emmen G ^ Aan leden van de gemeenteraad Concernstaf ons kenmerk uw brief van/kenmerk bijlage(n) 1 uw BSN afdeling B&O behandeld door R.GJ. Derksen telefoon (0591) fax Emmen, 10 november onderwerp inhuur derden Geachte leden van de gemeenteraad, Tijdens de raadsvergadering van donderdag 24 juni 2010 hebben wij naar aanleiding van de motie van de fractie van de PvdA toegezegd u nader te informeren over het vigerende beleidskader voor inhuur van derden en daarnaast aandacht te besteden aan een aantal specifiek genoemde aspecten te weten: een significante vermindering van kosten inhuur derden vanaf 2010 en verdere jaren t.o.v het waarborgen van kennis en kunde voor de organisatie Binnen het ambtelijk apparaat is in de afgelopen jaren gebruik gemaakt van inhuur van extern personeel. Inhuur van derden is aan regels gebonden. Het tot nu toe gebruikte kader treft u hieronder aan. Begrippen en beweegredenen Binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente Emmen worden door ons de volgende soorten inhuur onderscheiden: 1) Externe capaciteit wordt ingehuurd om in gevallen van ziekte en onderbezetting de continuïteit van de lopende bedrijfsvoering te waarborgen (inschakelen van: medewerkers met tijdelijk dienstverband, uitzendkrachten, detacheringen, projectleiders, beleidsadviseurs interim-management); 2) Externe capaciteit wordt ingehuurd vanwege speciale opdrachten en/of het ontbreken van specifieke deskundigheid (bijvoorbeeld: projectleiders, (beleids)adviseurs, onderzoeksdeskundigheid); 3) Inkoop van diensten (bijvoorbeeld: diensten ingehuurd voor een afgerond product zoals, een projectplan, juridisch advies, organisatieadvies, accountant, of second opinion).

2 De achterliggende gedachte van externe inhuur is dat wij hiermee: Pieken in het werk kunnen opvangen zonder hiermee aan vaste formatie c.q. structureel personeel vast te zitten (bijvoorbeeld bij seizoensgericht werk); Snel kunnen reageren op veranderingen in de vraag naar diensten (bijvoorbeeld bij sociale zaken en vergunningverlening: werk is mede afhankelijk van de conjunctuur); Toegang tot specifieke kennis hebben (bijvoorbeeld van belang bij juridische expertise of accountancy); De markt het werk laten doen en in een aantal gevallen de diensten voordeliger en beter geleverd krijgen dan wanneer wij zelf deze diensten leveren (het is een economische keuze, maar ook een bewuste keuze bij het versnellen van innovaties). Visie met betrekking tot inhuur Emmen behoort tot de zogenoemde gemeenten. Gezien de omvang van de organisatie (1082 fte's) behoort het tot de categorie middelgroot. De gemeente Emmen is zich bewust van het gegeven dat zij niet alle kennis zelf in huis kan hebben. De gemeentelijke organisatie heeft tot nu toe een beleid gevoerd dat erop gericht is om knelpunten en niet voorhanden zijnde specialistische kennis via inhuur te realiseren om daarmee de formatieomvang binnen de perken te houden. Dit beleid blijft van kracht. Uitgangspunt is dat de kernactiviteiten van de gemeente Emmen (vertaald naar formatie) worden vervuld door regulier (vast) personeel. Definitie en afbakening De definitie van externe inhuur die binnen de gemeente Emmen wordt gehanteerd luidt als volgt: Het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de gemeente Emmen in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, middels het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst c.q. aanstelling tussen opdrachtgever en de private organisatie aan ten grondslag ligt. Van belang in deze definitie is dat het gaat om diensten en niet om uitbesteding of leveringen, De dienst moet tijdelijk van aard zijn. Een tijdelijke behoefte wordt veelal veroorzaakt door een piekbelasting of door uitval van een vaste medewerker. Bij inhuur van derden gaat om arbeidskrachten die geen dienstverband hebben bij de gemeente Emmen. Dit houdt in dat gedetacheerden, interims en uitzendkrachten onder de definitie van externe inhuur vallen, maar stagiaires en medewerkers met een arbeidscontract of een aanstelling voor bepaalde of onbepaalde tijd bij de gemeente Emmen niet. De aanbesteding van de parkeergarage valt niet onder inhuur (werk), ook de levering van een nieuw financieel systeem valt niet onder de definitie van externe inhuur. Soms wordt de (beleids)keuze gemaakt om bepaalde werkzaamheden structureel uit te besteden en niet door eigen personeel te laten uitvoeren. Dit is het geval bij het onderhoud van de

3 groenvoorzieningen of toezicht (inschakelen stichting veiligheidszorg, AREA, EMCO) en uitbesteding van facilitaire dienstverlening (catering). Bij dit soort activiteiten worden resultaatafspraken gemaakt zonder dat er door de Mener op de inzet van specifieke capaciteit wordt gestuurd. Bevoegdheden en budgettaire kaders Ten aanzien van de bevoegdheden op het gebied van formatie in relatie tot de inhuur van personeel van derden zijn dienstdirecteuren (inclusief het hoofd concernstaf en de concerncontroller) als budgethouder bevoegd tot: a) Het aanstellen van alle medewerkers binnen de vastgestelde formatie met uitzondering van de afdelingshoofden. b) Het gebruiken van maximaal 80% van de vacatureruimte ter dekking van de kosten die betrekking hebben op de inhuur van tijdelijk personeel De budgethouder (die kan mandateren aan een afdelingshoofd of teamleider) is, namens het college, bevoegd tot het doen van uitgaven tot maximaal de in de begroting en de kostenplaatsen opgenomen budgetten of bij projecten tot maximaal de gespecificeerde bedragen die de hoogte van de kredietonderdelen bepalen. Voordat een budgethouder kan overgaan tot het aangaan van deze verplichtingen moet hij/zij geconstateerd hebben dat het budget toereikend is. Indien er geen budgetruimte is dient de budgethouder de gemeentesecretaris c.q. het college om aanvullende ruimte te vragen. De budgethouders leggen de op de budgetten betrekking hebbende verplichtingen eenduidig en transparant vast zodat monitoring van verplichtingen en uitgaven mogelijk is. Volgens het mandaatbesluit is het afdelingshoofd bevoegd om extern in te huren. Het afdelingshoofd wordt immers beoordeeld op het bereiken van de resultaten binnen zijn vastgestelde (apparaats)budget. Keuzes die de leidinggevende maakt bij het inzetten van mensen en middelen, vallen binnen de ruimte van het concept van integraal management. Daarbij dient betrokkene uiteraard te voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. De algemene beleidslijn De algemene beleidslijn in Emmen is dat alleen dan extern wordt ingehuurd, wanneer geen andere opties binnen de eigen gemeente beschikbaar zijn. Hiermee wordt een aantal eenvoudige regels op het gebied van inhuur mogelijk die transparantie in de afweging mogelijk maken. 1) Inzet van externe deskundigheid wordt altijd beargumenteerd en gemotiveerd. Dit wordt gedocumenteerd volgens de geldende inkoop- en aanbestedingsregels. 2) Aanvragen tot externe inhuur worden altijd getoetst door een adviseur van de bedrijfsvoeringstaf passend binnen de planning en control systematiek van de dienst. 3) Inhuur geschiedt via P&O van de dienst Ondersteuning (flexwerkconsulenten).

4 4- Voor de inhuur van personeel van derden heeft de gemeente een mantelovereenkomst afgesloten met zes advies- en detacheringbureaus. Deze mantelovereenkomst houdt in dat de gemeente met deze bedrijven is overeengekomen om bepaalde dienstverlening tegen vooraf gestelde prijsconditities af te nemen. De afdeling P&O van de dienst Ondersteuning coördineert het contact (aanvragen, voortgang, evaluatie) met deze zes bedrijven. Aanscherpen van het bestaande beleidskader De financiële positie van de gemeente Emmen noopt tot het treffen van maatregelen. Een daarvan betreft het beperken van de inhuur van derden. Om een beeld te geven van de omvang van inhuur derden is in bijlage 1 een overzicht gegeven van de uitgaven over het jaar Op basis van de gegevens Marap II zullen de uitgaven in 2010 naar verwachting op hetzelfde niveau liggen als in Door het A&O fonds is over 2009 een nulmeting uitgevoerd naar de omvang van externe inhuur bij gemeenten. Gerelateerd aan de totale loonsom van de gemeenten die hebben meegedaan aan het onderzoek zijn de uitgaven aan externe inhuur gemiddeld 20 procent. Bij gemeenten met of meer inwoners (exclusief de G4) komt het percentage neer op gemiddeld 23%. Gemeenten met een inwonersklasse van tot inwoners komen gemiddeld op 22%. De gemeente Emmen zit in 2009 op 17% van de totale personeelslasten en wijkt in vergelijking met gemeenten van vergelijkbare grootte en personeelsomvang niet significant af met de inhuur van extern personeel. Het inzetten van eigen personele deskundigheid verdient nadere aandacht binnen het ambtelijk apparaat. Momenteel worden voorbereidingen getroffen om een "pool van interne interim professionals" te vormen die kunnen worden ingezet bij voorkomende knelpunten of specialistische vraagstukken. De verwachting is dat dit kan bijdragen aan het beperken van externe inhuur. Daarnaast biedt een dergelijke werkwijze extra interne loopbaanmogelijkheden voor het personeel in dienst van de gemeente Emmen. Om de inhuur van derden bij de gemeente Emmen in de komende tijd nog meer te reguleren en in te perken is onlangs het bestaande beleidskader aangescherpt: 1. Er wordt pas overgegaan tot inhuur nadat de mogelijkheden tot interne vervanging en bijstelling van de prioriteiten zijn uitgeput. 2. Er wordt geen personeel ingehuurd ter vervanging van directieleden of afdelingshoofden; in vorenbedoelde gevallen wordt gebruik gemaakt van horizontale of verticale interne vervanging. 3. In geval van ziekte kan eerst na 2 weken ziekte tot inhuur wegens vervanging worden overgegaan; dit geldt niet voor de categorie medewerkers die in roosterdienst werken. 4. Er geldt een standaardcontract voor inhuur van personeel waarin aandacht is voor de rechten en plichten en voor een heldere opdrachtverstrekking aan de ingehuurde. 5. Inhuur geschiedt niet langer dan voor een periode van zes maanden; deze periode kan eenmalig worden verlengd met maximaal zes maanden middels een besluit van de gemeentesecretaris. Langere inhuur kan uitsluitend middels collegebesluit plaatsvinden. 6. De kosten van inhuur worden op een consequente wijze administratief verwerkt.

5 7. De inhuur van personeel van derden dient via de dienst Ondersteuning te verlopen. 8. Er wordt zorg gedragen voor kennisoverdracht van het ingehuurde personeel aan het interne personeel. 9. Ex-werknemers van de gemeente mogen niet worden ingehuurd binnen 2 jaar na uitdiensttreding. 10. De gemeentesecretaris kan, voor zover het zijn eigen bevoegdheid betreft, afwijken van de hierboven vermelde uitgangspunten indien hiervoor belangrijke argumenten zijn aan te voeren. In overige gevallen zal hij het college ter zake adviseren om een nader besluit te nemen. Ter toelichting dient nog het volgende. De punten 2, 3 en 5 van het beleidskader zijn nieuw. De punten 4 en 6 zijn binnen de organisatie nader aangescherpt. Wij gaan er van uit u met het bovenstaande voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Emmen, f) de gemeentesecretaris, de-buï'memeester,

6 Bijlage Overzicht inhuur derden 2009 Kosten inhuur Aantal inleenkrachten Concernstaf Publiek Gebied Beleid Bedrijven Ondersteuning Verklaring: De totale inhuur van externe medewerkers (voor het jaar 2009 in totaal 197 ad ,--) is o.a. het gevolg van een zestal ontwikkelingen/ aspecten: 1. Inhuur op vacatures. Externe medewerkers worden ingezet op functies waar tijdelijk door het vertrek van een medewerker een vacature is ontstaan. Om de dienstverlening naar de samenleving niet in gevaar te brengen worden dan externe (tijdelijke) medewerkers ingehuurd via uitzendbureaus en advies-bureaus. De gemeente Emmen had in het afgelopen jaar op jaarbasis gemiddeld 62 fte aan vacatures, zie sociaal jaarverslag pagina 31. De hierop betrekking hebbende middelen worden voor een groot deel ingezet om een deel van de kosten van de tijdelijke inhuur mee te dekken. 2. Inhuur op projecten Een deel van de inhuur heeft betrekking op de uitvoering van (infrastructurele) projecten/werken. Zo wordt er bijvoorbeeld bij de dienst Gebied en de dienst Beleid jaarlijks gebruik gemaakt van externe projectleiders/adviseurs van ingenieursbureaus en adviesbureaus. De inhuur van externen voor dit type werkzaamheden is een bewuste keuze. Het structureel aantrekken van dit type werknemer kan, bij het wegvallen van die projecten en de daarop betrekking hebbende financiering (o.a subsidies), tot (grote) financiële problemen leiden. Er is dan namelijk geen financiële dekking uit projecten/kapitaalswerken voor de eigen medewerkers. De relatie met de externe medewerker/ adviesbureau kan, bij het wegvallen van projecten, snel worden beëindigd. Hierdoor heeft de gemeente dan geen personeelslasten meer. 3, Inhuur op bijzondere vraagstuldcen/probleemsituaties Een ander belangrijk deel van de inhuur heeft betrekking op bijzondere taken/opdrachten. Zo is in het afgelopen jaar voor een groot bedrag ingehuurd op het taakveld schuldhulp/uitvoering bijstand (dienst Publiek). Door de economische crisis deden veel inwoners een (extra) beroep op de gemeente voor bijstand en andere sociale ondersteuning.

7 4. Inhuur als gevolg van ziekte Een ander element dat de inhuur van derden veroorzaakt is de inhuur als gevolg van ziekte. Om de dienstverlening niet in gevaar te brengen wordt dan ook een beroep gedaan op externe tijdelijke krachten. De gemeente Emmen heeft over het afgelopen jaar een verzuimpercentage van 5.8 %. In formatie betekent dit een uitval van circa 60 formatieplaatsen. Een deel van deze uitval wordt gecompenseerd door inhuur. 5. Inhuur als opvang van algemene tijdelijke (piek) werkzaamheden Een deel van de inhuur heeft betrekking op werkzaamheden, die op jaarbasis een tijdelijk karakter hebben (bijvoorbeeld als gevolg van piekbelasting in een bepaalde periode). Het structureel aanstellen van eigen medewerkers op dit type tijdelijke werkzaamheden is niet efficient en kan leiden tot ongewenste overbezetting op taken. De inhuur van derden moet in dit verband worden gezien als een soort van flexibele arbeidsschil. 6. Inhuur betreffende specifieke expertise Er worden ook externen ingehuurd voor de advisering over specifieke vraagstukken waar we niet beschikken over voldoende eigen capaciteit en deskundigheid. Mei 2010