Voorstel aan het AB. Van Dagelijks Bestuur Corsanr. mmwjan/ Onderwerp. Optimalisatie organisatiestructuur

Transcriptie

1 HRM Voorstel aan het AB Van Dagelijks Bestuur Corsanr. mmwjan/ Onderwerp Optimalisatie organisatiestructuur Agendapuntnr. 5 AB-vergadering Besluit In te stemmen met de optimalisatie van de WBL organisatie, inhoudende dat per 1 juli 2014: 1. de unit Bouwen & Renoveren en de unit Onderhoud worden samengevoegd tot de businessunit Bouw, Renovatie en Onderhoud (businessunit BRO); 2. de unit Operations en de unit IT, Product- en Procesontwikkeling worden samengevoegd tot de businessunit Operations, Product-, Procesontwikkeling en IT (businessunit OPPIT); 3. binnen deze nieuwe businessunits een operationele managementlaag (teamleiders) wordt opgenomen met bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; 4. bijgaand nieuw organogram overeenkomstig wordt vastgesteld. Financiële gevolgen Door het Managementteam is geconcludeerd dat de beoogde wijziging van de organisatiestructuur leid tot verdergaande efficiency binnen de organisatie waardoor vanaf 2016 structureel een besparing van de totale netto kosten kan worden gerealiseerd van circa ,--. Deze besparing zal in de exploitatie begroting van 2016 en de Meerjarenraming worden opgenomen. Strategische relevantie/beleidsgevoeligheid In de gemeenschappelijke regeling is in artikel 10, sub d bepaald dat het Algemeen Bestuur de taak en bevoegdheid heeft tot het vaststellen van de hoofdlijnen van de organisatiestructuur. Ter uitwerking van het bepaalde in artikel 25, lid 1, sub e van de Wet op de Ondernemingsraad is over de voorgenomen optimalisatie van de organisatiestructuur op 4 april 2014 advies aangevraagd bij de ondernemingsraad. Op 1 mei j.l. heeft de ondernemingsraad positief geadviseerd over de voorgenomen optimalisatie van de organisatiestructuur. In dat kader is met de ondernemingsraad afgesproken dat de kwartiermakers de ondernemingsraad informeren over de verdere uitwerking en invulling van de businessunits en de teams en dat deze verdere uitwerking / invulling als aanvullend adviesaanvraag aan de ondernemingsraad wordt verstrekt. Toelichting Alvorens nader inhoudelijk in te gaan op de beweegredenen en de gevolgen van het voorgenomen besluit tot optimalisatie van de organisatie wordt eerst ingegaan op de aanleiding, in- en externe omgevingsfactoren, die van invloed (kunnen) zijn op de WBL strategie en de strategische doelstellingen en het gevolgde consultatietraject. 1

2 Aanleiding In oktober 2012 is ervoor gekozen om de vacatures van manager unit Bouwen en Renoveren en manager unit Operations in te vullen met een interim-manager. De tussenliggende periode is gebruikt om te bezien of er voldoende talent binnen de WBL organisatie aanwezig is dat ontwikkeld kan worden vanuit het HPOgedachtegoed om toekomstige vacatures op een verantwoorde wijze in te vullen. Als uitgangspunt geldt dat uiterlijk per 1 juli 2014 de interim functievervulling wordt beëindigd en dat gekozen wordt voor een structurele invulling. Als organisatie omarmen wij het HPO gedachtegoed onder het motto groeien naar pure klasse. Dit betekent dat wij de ambitie hebben de beste te worden in onze branche als het gaat om financiële en niet-financiële prestaties. In de afgelopen jaren hebben management en medewerkers met hun inzet en talenten verdere groei bewerkstelligd. Enkele jaren geleden is het KAN-principe geïntroduceerd ter ondersteuning van het groeitraject naar pure klasse. Het KAN-principe beoogt groeisprongen te maken met het verhogen van de Kwaliteit van dienstverlening, verbeteren van de Arbeidsbeleving en het verlagen van de Netto kosten. Voorbeelden zijn: dalend ziekteverzuim, groei algemene tevredenheid (MTO), landelijke toppositie in benchmark, hogere HPO-score en de ontwikkelingen van WBL-bodem zoals WAUTER, Thermische Drukhydrolyse, de Modulaire Duurzame Rwzi (VERDYGO) en de Centrale Regelkamer. De bedrijfsvoering van het WBL wordt beïnvloed door interne factoren en externe omgevingsfactoren. Externe omgevingsfactoren zijn het voornemen van Provinciale Staten van Limburg tot fusie van de beide Limburgse waterschappen, het Bestuursakkoord Water ter bevordering van samenwerking in de (afval)waterketen en daarmee een beoogde landelijke kostenbesparing van 380 mln per jaar vanaf 2020, groeiende interesse van private partijen en onderzoek-/onderwijsinstellingen tot samenwerking met WBL op het gebied van (open)innovaties. Op de interne WBL agenda staan onderwerpen die verdere verbetering behoeven. Het betreft het verbeteren van de interne samenwerking, verbeteren van de rolduidelijkheid en meer aandacht voor medewerkers als het gaat om coachen, faciliteren en ontwikkelen van competenties en talenten, gedreven vanuit people management en een leiderschapstijl die is gericht op servant leadership. Verdere specifieke onderwerpen zijn o.a. assetmanagement, optimaliseren inkooporganisatie en eerstelijns onderhoud. Alles overwegende is niet gekozen voor het direct openstellen van de vacatures van manager Bouwen en renoveren en manager Operations. Er is gekozen voor een brede consultatie van direct betrokkenen binnen WBL om te kunnen beoordelen of er per 1 juli 2014 een waardecreërende groeisprong voor WBL kan worden gezet. Een groeisprong als het gaat over de profielschets van de managers en het optimaliseren van de organisatiestructuur passend bij de missie, strategie als ook de interne en externe omgevingsfactoren. Consultatietraject betrokken units en ondernemingsraad In maart zijn door de Directeur en HR manager gesprekken gevoerd met een vertegenwoordiging van medewerkers van de unit Operations en de unit Bouwen en Renoveren. Daarnaast is gesproken met een vertegenwoordiging van de Ondernemingsraad. De gesprekken hebben op een open en constructieve wijze plaatsgevonden. Betrokkenheid en denken vanuit WBL werd op bijzondere wijze breed uitgestraald. Er werden vele voorstellen gedaan voor verbetering en optimalisatie. Bij de profielschets van de managers lag de nadruk op people management en servant leadership. Vanuit de units werden voorstellen gedaan om units te gaan samenvoegen. 2

3 Onder het motto als je praat over moet je ook praten met heeft er een volgende consultatieronde plaatsgevonden met medewerkers van de unit Onderhoud en de unit IT, Product- en Procesontwikkeling. Uit het overleg bleek dat ook deze units opteren voor samenvoegen met andere units. Tijdens alle bijeenkomsten werd stil gestaan bij het feit dat bij het samenvoegen van units de span of control (te) groot zou worden hetgeen ten koste zou gaan van de aandacht voor de medewerkers. In dat kader is ingebracht dat de introductie van de functie van teamleider wordt overwogen die in hoofdzaak zijn focus legt op het coachen, faciliteren en ontwikkelen van medewerkers. Dit voorstel genoot een breed draagvlak binnen de organisatie. In het algemeen kan worden geconcludeerd dat op een open en constructieve wijze is gesproken over het gewenste profiel van de manager, over het voortzetten van de huidige unit structuur als ook de varianten tot samenvoeging van de units. Voor wat betreft de varianten tot samenvoeging van de units zijn met name de volgende combinaties onderwerp van gesprek geweest: 1. unit Operations en unit IPP; 2. unit Operations en de unit Onderhoud; 3. unit Bouwen en Renoveren en de unit Onderhoud. Op basis van de gevoerde overleggen met alle betrokkenen concludeer ik dat het grootste draagvlak binnen de betrokken units mede in het belang van het WBL ligt in het samenvoegen van de units. Alle varianten dragen bij aan een volgende natuurlijke groeisprong voor het WBL. De keuze die wordt gemaakt zal de beste van de goede scenario s zijn die past binnen het samenhangend geheel van missie, strategie en in- en externe omgevingsfactoren. Voorgenomen optimalisatie van de organisatiestructuur Overwegende dat: - het bestuursakkoord Water stuurt op vergaande kostenbesparing binnen de waterketen door samenwerking tussen gemeenten, WML en WBL; - sprake is van een groeiende waardecreërende samenwerking tussen gemeenten, WML en WBL in de waterketen; - de samenwerking tussen units moet worden verbeterd en daarmee verzuiling wordt teruggedrongen; - het HPO gedachtegoed in casu groeien naar pure klasse leidend is in het groeien naar hogere realistische doelen; - het investeren in de kwaliteit van organisatie en mensen een belangrijke randvoorwaarde is; - de verkregen input van de medewerkers en management dat per 1 juli 2014 er realistische kansen liggen om medewerkers en management van WBL en daarmee WBL verder te laten groeien met als gevolg het beter borgen van onze bedrijfsprocessen en meer rolduidelijkheid en daarmee verbeteren van onze bijdrage aan de kwaliteit van het oppervlaktewater en de lagere lasten voor de belastingbetaler, is het voornemen om te besluiten tot de volgende optimalisatie van de WBL organisatie per 1 juli 2014: - samenvoegen van de unit Bouwen & Renoveren en de unit Onderhoud tot de businessunit Bouw, Renovatie en Onderhoud (businessunit BRO), zulks met behoud van en samenvoegen van de huidige vastgestelde identiteiten van de betreffende units; 3

4 - samenvoegen van de unit Operations en de unit IT, Product- en Procesontwikkeling tot de businessunit Operations, Product-, Procesontwikkeling en IT (unit OPPIT), zulks met behoud van en samenvoegen van de huidige vastgestelde identiteiten van de betreffende units; - het introduceren van een operationele managementlaag (teamleiders) binnen deze nieuwe businessunits met bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden waarbij het principe van people management is geborgd. De focus van de teamleiders ligt op het coachen van medewerkers, ondersteunen en sturen op ontwikkeling en prestatie van medewerkers. Er is niet gekozen voor het samenvoegen van de unit Onderhoud en unit Operations. Deze samenvoeging sluit minder aan op de verdergaande samenwerking in de (afval)waterketen, draagt minder bij aan verdere specialisatie van taken en draagt aan zekerheidsgrenzende waarschijnlijkheid minder bij aan de verlaging van de maatschappelijke kosten als beoogd in het bestuursakkoord. Volledigheidshalve zij opgemerkt dat de stafunits HRM en FPC niet worden samengevoegd. Het nieuwe concept WBL organogram (inclusief voorlopige inschatting formatiegrootte van de afzonderlijke teams) is bijgevoegd (bijlage 2). Kortheidshalve wordt hiernaar verwezen. Beweegredenen voor de voorgenomen wijziging van de organisatiestructuur De voorgenomen wijziging van de organisatiestructuur is gericht op: 1. het vergroten van de focus op strategie en toekomstige ontwikkelingen en het verbeteren van het proces om strategische doelen en/of toekomstige ontwikkelingen te vertalen naar de unit; 2. het verdergaand versterken van het principe van people management waarbij aandacht is voor coaching van medewerkers en gerichte sturing wordt gegeven aan de ontwikkeling en prestaties van medewerkers; 3. het verdergaand vergroten van de slagvaardigheid van de organisatie; 4. het verbeteren c.q. versterken van de samenwerking tussen de units; 5. het verbeteren van het KAN principe op alle onderdelen. Personele gevolgen In het algemeen kan worden opgemerkt dat de huidige personele invulling van de nieuwe organisatiestructuur geen nadelige financiële en/of rechtspositionele gevolgen heeft voor de bestaande managers of medewerkers van het WBL. De nieuwe organisatiestructuur biedt nieuwe toekomstperspectieven voor meerdere medewerkers in onze organisatie. Formatieve gevolgen De personele invulling van de nieuwe organisatiestructuur vindt plaats binnen de vastgestelde formatiecapaciteit van het WBL. Overige organisatorische aspecten Door het managementteam is besloten om de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het uitwerken van asset management onder te brengen bij de nieuwe unit Bouw, Renovatie en Onderhoud (BRO). Ter versterking van de scheidingslijn tussen onderhoud en bedienen zal het 1 e lijns onderhoud van de unit operations per 1 juli 2014 worden overgeheveld naar de unit BRO. Een strikte scheidingslijn tussen onderhoud en bediening sluit ook beter aan bij de ontwikkeling van een Centrale Regelkamer alsook het verder specialiseren van de functie van operator. De businessunit OPP&IT wordt de enige verantwoordelijke 4

5 unit voor het in- en uit bedrijf stellen van installatie onderdelen. Onder uiteindelijke regie van de centrale regelkamer zullen de operators in het veld deze belangrijke proces- en bedrijfsvoeringstaak uitvoeren. Voor de (senior) operator geldt dat de taak van monitoring van gemalen wordt toegevoegd en dat de in- en uit bedrijfstelling van de infrastructuur (rwzi s, gemalen e.d., zoals hiervoor aangeduid) ingeval van storingen, calamiteiten en/of onderhoud behoort tot het takenpakket van de operator, zodat ook in dit opzicht een strikte scheidingslijn wordt gehanteerd tussen onderhoud en bediening. Door taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden strikter te scheiden zal de rolduidelijkheid bij monteurs en operators toenemen. De formatieve consequenties als gevolg van deze herverdeling van taken worden nader uitgewerkt en leiden tot de bijbehorende personele verschuivingen. De businessunitmanager BRO en businessunitmanager OPP&IT zullen als kwartiermaker worden belast met de verdere voorbereiding van de optimalisatie en inrichting van de nieuwe businessunits. Adviestraject Ondernemingsraad Op 4 april 2014 is de adviesaanvraag inzake de optimalisatie van de organisatiestructuur verstrekt aan de ondernemingsraad. Op 1 mei j.l. heeft de ondernemingsraad positief geadviseerd over de voorgenomen optimalisatie van de organisatiestructuur. In dat kader is met de ondernemingsraad afgesproken dat de kwartiermakers de ondernemingsraad informeren over de verdere uitwerking en invulling van de businessunits en de teams en dat deze verdere uitwerking / invulling als aanvullend adviesaanvraag aan de ondernemingsraad wordt verstrekt. Communicatietraject Op maandag 12 mei j.l. is een informatiebijeenkomst gehouden waarbij alle medewerkers zijn geïnformeerd over de beoogde optimalisatie van de organisatiestructuur en de daarmee samenhangende personele gevolgen. Voortgang implementatietraject Na bestuurlijke vaststelling zal de definitieve besluitvorming omtrent de benoeming van de unitmanager OPP&IT en de teamleiders verder worden afgehandeld. Alle voorbereidingen zijn erop gericht om de implementatie van de nieuwe organisatiestructuur per 1 juli 2014 te realiseren. De Directeur, De Voorzitter, ing E.M. Pelzer MMO dr J.J. Schrijen Bijlagen: 1. Bijbehorend AB-besluit; 2. Nieuw organogram per 1 juli

6 W A T E R S C H A P S B E D R I J F L I M B U R G Besluit Van Onderwerp UnitHRM (Marcel Janssen) Optimalisatie organisatiestructuur Datum Corsanr. mmwjan/ Het Algemeen Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg; Gelet op de Waterschapswet en het bepaalde in artikel 10, sub d van de gemeenschappelijke regeling; Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 2 juni 2014; BESLUIT: In te stemmen met de optimalisatie van de WBL organisatie, inhoudende dat per 1 juli 2014: 1. de unit Bouwen & Renoveren en de unit Onderhoud worden samengevoegd tot de businessunit Bouw, Renovatie en Onderhoud (businessunit BRO); 2. de unit Operations en de unit IT, Product- en Procesontwikkeling worden samengevoegd tot de businessunit Operations, Product-, Procesontwikkeling en IT (businessunit OPPIT); 3. binnen deze nieuwe businessunits een operationele managementlaag (teamleiders) wordt opgenomen met bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; 4. het nieuwe organogram overeenkomstig wordt vastgesteld. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 18 juni De Directeur, De voorzitter, ing. E.M. Pelzer MMO dr. J.J. Schrijen Bijlage: Nieuwe organogram per 1 juli 2014

7 : u t I.' Li") PC -TE LL Ol 'c CO 5 US eur TE o " CO o Q S LU j vc LL I CM CN Un i : ui c 0) J> > o c CD o 1- a: L L uwer o m 'c Z> CD 0> fie" D LU

8 N LU < 1- ó: u- c - ra 5 c m -9; <u ÏT O 01 Si v a c <D.2> ra > > TZJ : -3 LU o> O 1- er LL o> i s O 3 m 'c Ond 70,5 o> 'dl ff ïl < ü -6 l- m < S ü LU 8. c P o) F to U- ' E g 3 O 5 ra o.fc: O c,_- """i Lu" 50 E.2. re c 01 <u I- C/3 ' O S o i2 - o O. C.O 1_ C T- i «3 i ^ o Ei <U >_ ra cu c LU 9 1 O I ü 11 ^ re o O <D l i l E T5 «C D i f i j T3 O U e.e -8 * <u ra c S 2 O Q.