Raadsvergadering van 6 juni 2013 Agendanummer: 10.4

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Verseon kenmerk: Raadsvergadering van 6 juni 2013 Agendanummer: 10.4 Onderwerp: Uitbestedingsmogelijkheden voor uitvoering Belastingtaken, wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ) en Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Verantwoordelijk portefeuillehouder: Drs F. Fakkers SAMENVATTING Er is een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de uitvoering van de Belastingtaken en de taken in het kader van de wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ) en Wet Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) uit te besteden. Uit het onderzoek blijkt dat er bij uitbesteding sprake kan zijn van kostenbesparing, efficiencywinst en een toename van de professionaliteit en kwaliteit op dit gebied. Ook biedt uitbesteding de gemeente Moerdijk een vermindering van de kwetsbaarheid en kan er sprake zijn van een toename van de effectiviteit. Daarmee kunnen de taken dus beter onder regie worden uitgevoerd bij een uitvoeringsorganisatie. Er zijn 3 uitvoeringsorganisaties gevraagd een prijsindicatie af te geven voor de uitvoering van de belasting, WOZ en BAG taken. Dit zijn het Samenwerkingsverband Hoekse Waard (SVHW), Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) en een commerciële marktpartij. De commerciële marktpartij is veruit het duurst en valt daarmee af. Qua takenpakket, het aanbod t.a.v. de overname van het personeel en prijs zijn BWB en SVHW vergelijkbaar. Omdat de kwaliteit bij de BWB op dit moment (volgens het oordeel van de waarderingskamer) beter is, en de BWB uitstekend past bij de samenwerking in de regio West-Brabant, wordt voorgesteld om de BWB te verzoeken om per 1 januari 2014 deel te mogen nemen aan de gemeenschappelijke regeling BWB. Ten opzichte van het aanbod dat de BWB in 2012 aan Moerdijk heeft gedaan is veel veranderd. Prijstechnisch is het huidige voorstel veel gunstiger voor de gemeente, doordat de BWB het zeer positieve rekeningresultaat uit 2012 meegenomen heeft in het aanbod voor de gemeente Moerdijk. Er is door de BWB een grote efficiencyslag gemaakt, dit leidt tot flink lagere kosten voor (potentiële) deelnemers binnen de gemeenschappelijke regeling. KADERS Aanleiding De gemeente Moerdijk voert de taken op het gebied van belastingen, BAG en WOZ nagenoeg geheel zelf uit. Alleen het uitvoeren van taxaties wordt uitgevoerd door taxatiebureau ATMP, en gebeurt onder regie van de beleidsambtenaar Belastingen/WOZ. In de raadsvergadering van november 2011 is, naar aanleiding van een vraag vanuit de raad, door de portefeuillehouder toegezegd dat er in 2012 een onderzoek gedaan zou worden naar de mogelijkheden tot kostenbesparing door regionale samenwerking op de taakgebieden Belastingen, WOZ en BAG. In de loop van 2012 zijn diverse gesprekken gevoerd met de Belastingsamenwerking West Brabant (BWB) over overdracht van taken op het terrein van belasting en het beheer van de basisregistraties Adressen en gebouwen (BAG) en Waardering Onroerende Zaken, WOZ. Dit heeft geleid tot een collegevoorstel hierover, waarop het college een voorgenomen besluit heeft genomen tot toetreding bij de BWB. Op grond van dit voorgenomen besluit heeft de OndernemingsRaad een positief advies 1

2 gegeven, waarna er een collegebesluit is genomen om de Gemeenteraad voor te stellen de BWB te verzoeken te mogen toetreden. Bij behandeling van dit voorstel in de commissie bestuur en middelen zijn er kanttekeningen gemaakt bij het voorstel, en is verzocht om (nadere onderbouwing van de) keuzemogelijkheden, en om ook andere partijen te betrekken. Doelstellingen Om te kunnen bepalen of uitbesteding van de taken belastingen, WOZ en BAG wenselijk is, is deze optie op een aantal bestuurlijk relevante punten bekeken: Kostenbesparing en efficiencywinst: Kostenbesparing en efficiencywinst kunnen binnen de processen belastingen, WOZ en BAG zeker worden behaald. Al vele gemeenten hebben om die reden hun taken op dit gebied overgebracht naar uitvoeringsorganisaties, en hebben daar goede ervaringen mee. Tegenover de lagere kosten staat ook een verlies aan efficiency: informatiestromen (met name met betrekking tot adressen en gebouwen) lopen soepeler wanneer de uitvoering van de BAG taken binnen de eigen organisatie gebeurt. Dit nadeel is wel veel kleiner dan het efficiencyvoordeel dat door uitbesteding kan worden behaald. Professionalisering en kwaliteit: Het verbeteren van de professionaliteit en de kwaliteit van de uitvoering van de belastingtaken, BAG en WOZ kan uitstekend vorm gegeven worden binnen een uitvoeringsorganisatie. Binnen een gemeente zijn deze taken onderdeel van het takenpakket, bij de uitvoeringsorganisatie zijn er geen andere taken. Dat zorgt voor een andere focus, en vergroot de professionaliteit. Bij alle uitvoeringsorganisaties staat kwaliteitsverbetering prominent op de agenda en wordt planmatig toegewerkt naar een structurele verbetering van het proces en de bijbehorende gegevens. Kwetsbaarheid verminderen: Door de grotere schaal waarop de taken worden uitgevoerd, kan de continuïteit beter worden gewaarborgd, onder andere doordat eenmansfuncties niet langer zullen voorkomen. Specialisatie is in een uitvoeringsorganisatie beter mogelijk, zelfs voor gespecialiseerde functies kan de vervangbaarheid worden gegarandeerd. Effectiviteit: Door een bundeling van de belangen van de belastingen BAG, en WOZ taken kan vanuit één Gemeenschappelijke Regeling invulling worden gegeven aan de belangenbehartiging op dit specifieke terrein. Conclusie: Met de uitbesteding van de belastingtaken, uitvoering van WOZ en BAG kan de gemeente Moerdijk op een betere manier invulling geven aan die taken. De toename van de effectiviteit zal een klein effect hebben, kwaliteitsverbetering, continuïteitsverbetering en kostenreductie zijn de belangrijkste winstpunten die met uitbesteding kunnen worden behaald. Qua takenpakket, het aanbod t.a.v. de overname van het personeel en prijs zijn BWB en SVHW vergelijkbaar. Omdat de kwaliteit bij de BWB op dit moment (volgens het oordeel van de waarderingskamer) beter is, en de BWB uitstekend past bij de samenwerking in de regio West-Brabant, wordt voorgesteld om de BWB te verzoeken om per 1 januari 2014 de taken hier onder te mogen brengen. TOELICHTING OP VOORSTEL Onderbouwing advies Om te komen tot de door de Gemeenteraad gevraagde nadere onderbouwing van de keuzemogelijkheden, zijn gesprekken gevoerd met 3 partijen die de gevraagde taken in opdracht van de gemeente Moerdijk zouden kunnen uitvoeren. Het gaat om één commerciële marktpartij, en twee gemeenschappelijke regelingen, te weten de BWB en het Samenwerkingsverband Hoekse Waard (SVHW). Met deze partijen wordt een representatief beeld geschetst van wat de mogelijkheden in Nederland zijn. Vanwege het feit dat de gemeente Moerdijk haar personeel mee over wil dragen aan de uitvoeringsorganisatie die de taken op zich zal nemen, liggen andere organisaties minder voor de hand. 2

3 In de gesprekken met deze drie partijen is, op basis van de door de gemeente Moerdijk verstrekte kengetallen en een beschrijving van het takenpakket, aan alle drie de partijen een beeld geschetst van de voorliggende opgave. Dit heeft geleid tot een aantal aanvullingen op de verstrekte informatie, waarbij alle drie de partijen de nadere informatie ook schriftelijk hebben ontvangen. Op basis van deze informatie hebben alle drie de partijen laten weten dat ze de taken zoals gevraagd zouden kunnen uitvoeren. Ook hebben ze een kostenindicatie afgegeven voor de periode van 4 jaar, er van uitgaande dat de gemeente Moerdijk de taken op het gebied van belastingen, BAG en WOZ bij hen onder zou brengen. De kostenindicatie is geen offerte, maar geeft wel een aardig beeld van de te verwachten kosten. De reden waarom gevraagd is om een kostenindicatie in plaats van een daadwerkelijk aanbod, is dat de het uitwerken van een daadwerkelijk aanbod veel meer tijd kost. De voorbereidingstijd zou daardoor te kort zou zijn geweest voor implementatie per 1 januari Ondanks dat de BWB in 2012 al een prijsopgave had uitgebracht, is er door de BWB toch een nieuwe prijsopgave uitgebracht. Dit omdat de eerst prijsopgave van de BWB gebaseerd was op hun begroting van 2012 (en dus met ervaringscijfers van 2011), terwijl inmiddels het rekeningresultaat van 2012 beschikbaar is. De BWB is een organisatie die zich in de opbouwfase bevindt, en uit deze cijfers blijkt dat de BWB efficiënter is gaan werken.door dit positieve resultaat kan het kostenniveau voor de deelnemers aan deze gemeenschappelijke regeling flink omlaag. Het ligt dan ook in de lijn der verwachting dat de deelnemers nog meer van de te behalen efficiencyvoordelen gaan profiteren. Indien de gemeente Moerdijk overigens al eerder zou hebben besloten om aan te sluiten bij de BWB, dan zou het behaalde efficiencyvoordeel ook terugvloeien naar de gemeente Moerdijk als deelnemer binnen de gemeenschappelijke regeling. De maximaal te verwachten afwijking van de kostenindicaties, is nadrukkelijk uitgangspunt geweest van de gesprekken met de drie partijen. Daarbij is als uitgangspunt gesteld, dat er een maximale afwijking tussen de indicatie en de uiteindelijke prijs van 10% zou mogen zijn. Alle partijen hebben dit bevestigd, waarmee de aanbiedingen goed te vergelijken zijn. De BWB heeft zelfs aangegeven dat hun aanbod een onzekerheidsmarge heeft van slechts 5%, omdat de BWB gezien het voortraject een beter beeld heeft van de vraagstelling van Moerdijk. De cijfers zijn daarmee hard genoeg om een keuze op te kunnen baseren. Er zijn verschillende criteria die met elkaar vergeleken moeten worden om tot een goede vergelijking van de verschillende aanbieders te kunnen komen. De elementen waarop de vergelijking is gebaseerd zijn: Prijs: wat zijn de jaarlijkse uitvoeringskosten voor de genoemde taken in de periode 2014 t/m 2017, ook de eventuele achterblijvende kosten worden ingeschat om de vergelijking zuiver te houden. Desintegratiekosten worden, voorzover ze worden doorgerekend, meegeteld bij de uitvoeringskosten voor deze periode. Takenpakket: in hoeverre wordt het huidige takenpakket gecontinueerd in de aanbiedingen van de uitvoeringsorganisaties, en in hoeverre sluit het aanbod aan op de bestaande processen binnen de gemeente Moerdijk. Kwaliteit: wat is de kwaliteit die geboden wordt door de uitvoeringsorganisaties, en wat zijn de doelstellingen op dit gebied. Personeel: wat is het aanbod tav het huidige personeel (inclusief overhead), welke waarborgen worden geboden en hoe sluit dit aanbod aan op de huidige rechtspositie van de medewerkers van de gemeente Moerdijk Partnerschap: welke relaties zijn er met de deelnemers van de uitvoeringsorganisaties, en welke rol spelen ze in het maatschappelijk krachtenveld. 3

4 In onderstaand schema zijn de aanbiedingen van de drie potentiële uitvoeringsorganisaties schematisch weergegeven. Prijs per jaar (gemiddeld) Bijdrage in afbouw overhead (gemiddeld) Prognose netto kosten Marktpartij BWB SVHW Takenpakket Alle Alle Alle Kwaliteit (obv oordeel Goed (streven: goed) Naar behoren (streven: Waarderings-kamer van goed) andere gemeenten) Kan verbeterd worden (streven: goed) Personeel Kan mee over Kan mee over Kan mee over Partnerschap Klant-leverancier relatie Gemeenschappelijke Regeling en Samenwerking in Regio West-Brabant Gemeenschappelijke Regeling Een gedetailleerd overzicht van de prijsberekening van de aanbiedingen is als bijlage opgenomen. Qua takenpakket, het aanbod t.a.v. de overname van het personeel en prijs zijn BWB en SVHW vergelijkbaar. In de prijs van het SVHW zijn de conversiekosten die bij de gemeente Moerdijk in rekening zouden worden gebracht verdeeld over de jaren 2014 t/m 2017 om het aanbod vergelijkbaar te maken met de BWB en de marktpartij, die beide geen conversiekosten in rekening brengen. Omdat de kwaliteit bij de BWB op dit moment (volgens het oordeel van de waarderingskamer) beter is, en de BWB uitstekend past bij de samenwerking in de regio West-Brabant, wordt voorgesteld om de BWB te verzoeken om per 1 januari 2014 de taken hier onder te mogen brengen. De aanbiedingen van alle drie de genoemde partijen, alsmede de vraagstelling vanuit de gemeente Moerdijk zijn als bijlage opgenomen. Alternatieven Indien niet gekozen wordt voor de BWB als gewenste uitvoeringsorganisatie, dan zou SVHW een goed alternatief zijn. De uitvoering van de taken op het gebied van belastingen, WOZ en BAG wordt al jarenlang binnen deze Gemeenschappelijke Regeling uitgevoerd tegen lage kosten. De gemeente Moerdijk zou daarbij kunnen aansluiten. Procedureel zou hiervoor eerst een voorgenomen besluit moeten worden genomen, waarna een adviesaanvraag aan de Ondernemingsraad van de gemeente Moerdijk moeten worden gedaan. Een ander alternatief zou kunnen zijn om de taken binnen de gemeente Moerdijk te blijven uitvoeren. Financieel lijkt dit, gezien de gunstige aanbiedingen van zowel SVHW als BWB lastig structureel vol te houden. Het zou waarschijnlijk eerder uitstel dan afstel van toetreding tot een Gemeenschappelijke Regeling zijn. Het laatste alternatief zou een mengvorm zijn: wel de taken op het gebied van belastinginning uitbesteden aan een gemeenschappelijke regeling, maar de basisregistraties WOZ en BAG zelfstandig blijven uitvoeren. Op de langere termijn kan de continuïteit van het beheren van de basisregistraties daarmee in het gedrang komen. Door de monitorring op de kwaliteit van de basisregistraties vanuit ministerie en waarderingskamer, zou de gemeente Moerdijk hier wel signalen van krijgen. Op dit moment zijn die signalen er nog niet, sterker nog: de kwaliteit van de WOZ wordt door de waarderingskamer als goed beoordeeld. Voor de BAG zijn er nog geen beheeraudits uitgevoerd, en is er dus geen oordeel voorhanden. Betrokken partijen Gemeente Moerdijk, BWB en SVHW 4

5 Planning Indien de gemeente Moerdijk besluit toe te willen treden tot de BWB, dient hiervoor een verzoek te worden gedaan aan de BWB. In het algemeen bestuur van de BWB zou dit verzoek dan worden beoordeeld, waarna het wordt voorgelegd aan de gemeenteraden van de deelnemers binnen de gemeenschappelijke regeling. Na besluitvorming hierover bij alle betrokken deelnemers binnen de BWB, zou het tweede halfjaar van 2013 gebruikt moeten worden voor conversie van de gegevens van de gemeente Moerdijk, zodat de belastingaanslagen 2014 door de BWB kunnen worden verstuurd. Communicatie Het besluit zal worden toegezonden en toegelicht aan de uitvoeringsorganisaties die een voorstel hebben gedaan. Verder zal er een officieel verzoek vanuit het college worden gericht aan het bestuur van de BWB om toe te mogen treden tot de gemeenschappelijke regeling. MIDDELEN Kosten De kosten zijn, conform de kostenindicatie die door de BWB is gedaan voor 2014 en daarmee lager dan de huidige uitvoeringskosten. Hiermee heeft de BWB prijstechnisch een veel gunstiger aanbod gedaan dan vorig jaar. Het verschil komt voort uit het feit dat het vorige aanbod gedaan is op basis van de begroting van 2012, terwijl de realisatie voor de BWB op rekeningbasis veel lager uitkomt. Het door de BWB behaalde efficiencyvoordeel komt terug in de prijsaanbieding voor de gemeente Moerdijk. Opgemerkt moet worden dat een deel van het voordeel veroorzaakt wordt door het op een efficiëntere wijze uitvoeren van de belastingwerkzaamheden. Dit deel van het voordeel is een bijdrage aan de taakstelling op de organisatiekosten van 1 mln. Op dit moment is nog geen exact bedrag te geven, daar de prijsindicatie van de BWB nog moeten worden uitgewerkt tot een overeenkomst. In de begroting 2014 zal e.e.a. worden meegenomen. In de kadernota is deze mutatie voorlopig als p.m. opgenomen. Doordat de voorbereidingstijd voor toetreding per 1 januari 2014 erg kort is, kan er extra inhuur nodig zijn om de conversie tijdig uit te kunnen voeren. Naast de reguliere beheerstaken zal er immers ook de overgang naar de nieuwe beheersorganisatie moeten worden voorbereid. Ondanks dat de grootste taak door de beheersorganisaties zal worden uitgevoerd, zal dit ook voor Moerdijk extra werk geven. De kosten zijn onafhankelijk van de keuze van de beheersorganisatie, en worden geraamd op maximaal voor Deze investering zal in 2014 al ruim worden terugverdiend en kan dan ook worden gezien als een benodigde voorinvestering. Dekking De kosten voor de jaren 2014 en verder kunnen in de begroting 2014 en verder verwerkt worden. Voor de voorbereidingskosten van die in 2013 gemaakt dienen te worden, zal ten laste moeten worden gebracht van de algemene reserve. Het voordeel dat vanaf 2014 zal worden behaald, zal ook ten goede komen aan de algemene reserve. RISICO S EN KANSEN Financieel Conform de verstrekte informatie biedt dit voorstel een financieel voordeel voor de gemeente Moerdijk. De huidige uitvoeringskosten van zo n zouden in 2014 kunnen worden gereduceerd tot zo n (zijnde tbv de regiefunctionaris die de gemeente Moerdijk dan zal aanstellen). Na 2014 zullen de uitvoeringskosten verder afnemen, naar verwachting zullen de kosten in bedragen. De exacte omvang van het te behalen voordeel is nog niet bekend omdat bij de totstandkoming van dit voorstel gewerkt is met kostenindicaties in plaats van volledig uitgewerkte aanbiedingen. Het bedrag is dus nog niet exact bekend, alsook de verdeling tussen voordeel organisatiekosten en generieke kosten, maar het voordeel en de orde van grootte van de omvang ervan zijn duidelijk. Doordat alle partijen hebben toegezegd dat er een maximale afwijking van 10% tussen de werkelijke kosten en de nu gedane aanbieding mag zitten, is dit risico beperkt. De BWB heeft zelfs aangegeven dat rekening gehouden mag worden met een maximale afwijking van 5%. 5

6 Juridisch Toetreding tot een gemeenschappelijke regeling geeft risico s en kansen. De invloed op het kosten en kwaliteitsniveau nemen af, de mate waarin financiële nadelen (ook) op anderen afgewenteld worden neemt toe. Deze gemeenschappelijke regeling is in die zin niet anders dan andere gemeenschappelijke regelingen. De huidige gemeenschappelijke regeling van de BWB (inclusief de eerste wijziging hierop) is als bijlage opgenomen. Overig Op dit moment zijn de uitvoering van de WOZ, BAG en de overige basisregistraties die de gemeente bijhoudt in goede samenhang georganiseerd. Dat heeft, samen met de goede plaatselijke kennis van de Moerdijkse ambtenaren, een positief effect op de kwaliteit van de gegevenshuishouding. In het geval van uitbesteding van de taken op het gebied van belastingen, BAG en WOZ zal er een herverdeling van taken moeten plaatsvinden, omdat medewerkers nu vaak zowel taken uitvoeren die dan overgedragen zouden worden als taken die achterblijven bij de gemeente. Door een knip aan te brengen tussen de BAG en WOZ enerzijds, en de overige basisregistraties anderzijds kan er kwaliteitsverlies optreden. VOORSTEL De uitvoering Belastingentaken, wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ) en Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) onder regie uit te laten voeren door een uitvoeringsorganisatie Op basis van de kostenindicatie de Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) te verzoeken aan te mogen sluiten bij de gemeenschappelijke regeling per 1 januari Het college van Burgemeester en Wethouders te mandateren om op basis van de kostenindicatie definitieve prijsafspraken te maken met de BWB. De voorbereidingskosten die de gemeente Moerdijk in 2013 moet maken als gevolg van de inzet van extra mankracht door middel van inhuur voor maximaal in 2013 ten laste brengen van algemene reserve door hiervoor een krediet beschikbaar te stellen ter grootte van BIJLAGEN a. Vergelijking aanbiedingen van de Marktpartij, BWB en SVHW b. Aanbod Marktpartij op de vraagstelling van Moerdijk c. Aanbod SVHW op de vraagstelling van Moerdijk d. Aanbiedingsbrief bij aanbod SVHW e. Aanbod BWB op de vraagstelling van Moerdijk f. Aanbieding BWB uit 2012 waar in het aanbod naar verwezen wordt (gecorrigeerde versie) g. Gemeenschappelijke regeling BWB h. Eerste wijziging op Gemeenschappelijke regeling BWB i. Uitgebreide vergelijking aanbiedingen 3 partijen j. Kostenbeeld obv toetreding tot BWB k. Vraagstelling gemeente Moerdijk tbv marktconsultatie bestaande uit: 1. Verzonden mail naar de 3 aanbiedende partijen 2. Aanvullende aantallen tbv 3 aanbiedende partijen 3. Overzicht werkzaamheden betrokken medewerkers 4. Uitgangspunten voor aanbieders 5. Prestatiegegevens gemeente Moerdijk. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, kunt u contact opnemen met de griffier via telefoonnummer Zevenbergen, 16 april 2013, Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk, de gemeentesecretaris de burgemeester Drs. A.E.B. Kandel J.P.M. Klijs 6

7 RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 6 juni 2013 De raad van de gemeente Moerdijk; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 16 april 2013; overwegende dat de gemeente Moerdijk verwacht dat de taken op het gebied van belastingen, WOZ en BAG goed ondergebracht kunnen worden bij een daartoe gespecialiseerde uitvoeringsorganisatie; gelet op de gunstige aanbieding die de Belastingsamenwerking West-Brabant heeft gedaan aan de gemeente Moerdijk; BESLUIT De uitvoering Belastingentaken, wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ) en Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) onder regie uit te laten voeren door een uitvoeringsorganisatie Op basis van de kostenindicatie de Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) te verzoeken aan te mogen sluiten bij de gemeenschappelijke regeling 1 januari 2014 Het college van Burgemeester en Wethouders te mandateren om op basis van de kostenindicatie definitieve prijsafspraken te maken met de BWB. De voorbereidingskosten die de gemeente Moerdijk in 2013 moet maken als gevolg van de inzet van extra mankracht door middel van inhuur voor maximaal in 2013 ten laste brengen van algemene reserve door hiervoor een krediet beschikbaar te stellen ter grootte van Vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 6 juni 2013, de griffier, de voorzitter, H.D. Tiekstra J.P.M Klijs 7