Raads- en Griffieplan De gemeenteraad van Meppel in transformatie?!

Transcriptie

1 Raads- en Griffieplan De gemeenteraad van Meppel in transformatie?! Fractievoorzittersoverleg gemeenteraad Meppel 7 oktober 2015

2 2 Inhoud 1. Inleiding De gemeenteraad heeft geen toekomst Wat is nog de rol van de gemeenteraad? Wat zou de rol van gemeenteraad moeten zijn? Tijd voor reflectie Griffieplan Leeswijzer Missie en visie Missie Visie Planning voor Uitgangspunten voor de planning Griffieplan Inventarisatie van de diverse aandachts- en actiepunten Wat gaan we doen in ? Positioneren van de gemeenteraad en griffie Uitvoering aanbevelingen raadswerkgroepen Doorontwikkeling vergaderapplicatie, Raadsinformatiesysteem en website Kennisverbreding gemeenteraad Verbetering bestuurlijke stukkenstroom en archief gemeenteraad De griffie Griffie-organisatie Prioriteiten griffie-organisatie... 16

3 3 1. Inleiding Elk jaar wordt het Raads- en griffieplan aangeboden aan de gemeenteraad. Voordat het Raads- en griffieplan wordt aangeboden aan de raad, wordt het gepresenteerd en besproken in het fractievoorzittersoverleg. Hierbij wordt dan een toelichting gegeven op de geplande doelen en werkzaamheden van de griffie, en de raad, in het nieuwe politieke jaar. Maar daarnaast is er ook ruimte om wat langer bij een thema stil te staan welke de gemeenteraad raakt. Zo werd er vorig jaar nadrukkelijk stil gestaan bij de veranderende samenleving, de veranderende verhoudingen in die samenleving, de toename van regionale samenwerking en de rol voor de raad. In dit Raads- en griffieplan wordt een vervolg gegeven aan deze discussie, waarbij de (veranderende) rol van de gemeenteraad centraal staat. 2. De gemeenteraad heeft geen toekomst Net voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2014 verscheen het boekje De gemeenteraad heeft geen toekomst. In het boekje kwamen verschillende wetenschappers, burgemeesters, wethouders, raadsleden en andere deskundigen aan het woord. Het merendeel van de geïnterviewden was erg pessimistisch over de toekomst van de gemeenteraad. Rond dezelfde verkiezingen verschenen regelmatig publicaties over de kwaliteit van raadsleden. Zo vertelde voormalig burgemeester Mans van Enschede in het tv-programma Nieuwsuur Ik was als burgemeester heel erg druk met belangrijke en interessante zaken, en moest dan elke maand naar de raad. Dan vroeg ik me telkens af: waar gaat dit over?. Ook de laatste tijd verschenen er in het kader van de decentralisaties in het sociaal domein berichten in de media over de gemeenteraden. Kunnen de raden het nog wel aan, gelet op de hoeveelheid taken die gemeenten overgedragen krijgen? Weten raadsleden nog wel wat ze moeten controleren en staan raadsleden niet te ver op afstand door de steeds meer toenemende vormen van samenwerking? Is er sprake van een democratisch gat? Hoe staat het met de democratische legitimiteit en de kwaliteit van raadsleden? Zijn gemeenteraden niet te veel in zichzelf gekeerde discussieclubjes? Ook worden er vraagtekens gesteld over het draagvlak voor gemeenteraden. Geconstateerd wordt dat er een neerwaartse lijn is te zien bij de opkomst van de verkiezingen. Het algemene beeld is dat voor gemeenteraden bij de afgelopen twee verkiezingen nog maar net iets meer dan de helft van de stemgerechtigden zijn stem uit heeft gebracht. Daarnaast zien ook veel politieke partijen een terugloop in ledenaantallen. Kunnen we dan inderdaad de conclusie trekken dat de gemeenteraad geen toekomst meer heeft en is dit een van de laatste Raads- en griffieplannen van de gemeenteraad Meppel 1? Nee, zo n vaart zal het niet lopen. Maar het zijn wel ontwikkelingen om als raad bij stil te staan. 2.1 Wat is nog de rol van de gemeenteraad? Dat wij middenin een tijd van verandering zitten is wel duidelijk. De bekende hoogleraar transitiekunde, Jan Rotmans, spreekt zelfs van We leven niet in een tijdperk van verandering, maar in een verandering van tijdperk. Volgens hem zal Nederland op diverse terreinen, zoals in de zorg, het onderwijs en de financiële sector, fundamenteel anders worden ingericht dan zoals we dat nu kennen. Kijk daarbij bijvoorbeeld ook naar de media. Was tot enige jaren geleden de nieuws- en informatievoorziening alleen in 1 Waar in dit griffieplan wordt gesproken over Meppel dan betreft dat de gemeente Meppel (niet alleen de stad Meppel).

4 4 handen van enkele grote mediabedrijven, nu hebben inwoners zelf makkelijk en snel toegang tot allerlei nieuws- en kennisbronnen via internet. Op het gebied van energie zien we de kanteling dat inwoners en bedrijven zelf steeds meer lokale energieinitiatieven ontwikkelen en zelf energie opwekken. Maar denk ook aan de snelle ontwikkeling van crowdfunding voor (startende) bedrijven en innovatieve ideeën, hebben ondernemers straks de bankensector nog nodig? Ook inwoners van de gemeente zitten niet stil. Mondige en goedopgeleide inwoners gaan zelf aan de knoppen zitten als het hen raakt. Soms om iets in gang te zetten of iets tegen te houden. Ze weten daarbij handig gebruik te maken van de media. En als dat niet lukt, dan organiseren ze het zelf wel via social media. Inwoners zoeken zelf wel partners om problemen te lijf te gaan. Daarnaast zien we de laatste jaren een toenemende belangstelling voor de ontwikkeling van de informele democratie ook wel de participatieve democratie genoemd. Door het terugtrekken van de lokale overheid wordt verwacht dat inwoners zelf zaken oppakken of ontstaan er burgerinitiatieven waarbij de gemeente geen of slechts een geringe rol heeft. Voorbeelden hiervan zijn de G bijeenkomsten, burgerpanels en the right to challenge waarbij bijvoorbeeld een wijk het recht heeft om lokale voorzieningen in eigen beheer te nemen wanneer de wijkbewoners menen het beter (en goedkoper) te kunnen organiseren dan de gemeente. Vanzelfsprekend raken deze ontwikkelingen ook de gemeente en daarmee ook de gemeenteraad. De publieke zaak is niet langer meer exclusief voor de overheid, van gemeenteraad of college, maar steeds meer iets voor de inwoners of de lokale samenleving. Die lossen het zelf wel op of komen zelf met initiatieven. Dat vraagt van de gemeenteraad en het raadslid om na te denken over zijn rol. 2.2 Wat zou de rol van gemeenteraad moeten zijn? Zowel binnen de gemeente Meppel als ook daarbuiten wordt nagedacht over hoe de nieuwe of veranderende rol van de gemeenteraad vorm zou moeten krijgen. Hieronder enkele voorbeelden. Als wij als college meer willen luisteren naar wat in de samenleving leeft en meer initiatieven uit de samenleving willen stimuleren en honoreren, heeft dat gevolgen voor ons handelen. Wij bezinnen ons daarop. Die nieuwe verhoudingen laten ook de rol en positie van de Raad en de rol van de organisatie niet ongemoeid. Wat de rol van de Raad is in de nieuwe verhoudingen, is een onderwerp waarover wij graag in gesprek gaan. Onze suggestie is om een dergelijk gesprek te voeren in een overleg met de fractievoorzitters van alle raadsfracties. (Perspectiefnota , gemeente Meppel) Als we iedereen erbij willen betrekken, moet het democratisch proces dat al meer dan 150 jaar oud is echt gemoderniseerd worden (Kim Putters, directeur SCP in Trouw d.d. 19 september 2015 artikel Komst vluchtelingen vergt vernieuwing democratie ). 2 De eerste G1000 bijeenkomst werd in Amersfoort gehouden. Voordat raad en college zich hadden uitgesproken over een raadsprogramma of collegeprogramma voor de raadsperiode, kwamen 610 door loting uitgezochte inwoners uit Amersfoort een dag lang bijeen om de voor hun stad belangrijkste onderwerpen te definiëren en te bespreken.

5 5 De democratie is aan groot onderhoud toe. De aansluiting van het verticale bestuur met de horizontale wereld van de burger komt nog steeds onvoldoende tot stand. Het bestuur richt zich op besluiten en dat is ook hun kerntaak. Maar dat miskent dat mensen steeds meer gewend zijn om op heel veel manieren invloed uit te oefenen. De democratie is aan onderhoud toe. Aan de slag dus! Het is als met het onderhoud aan je eigen huis: onderhoud moet je niet uitstellen. Later onderhoud is dan alleen maar duurder en lastiger, en komt op ongewenste momenten. (Jacques Wallage, voorzitter Raad voor het Openbaar Bestuur, tijdens VNG-congres 2015) Wat zijn kansen en bedreigingen voor de lokale democratische besluitvorming? Welke veranderingen in relatie tot de burgers en de overige gemeentelijke geledingen zijn noodzakelijk voor de vitaliteit van de gemeenteraad? Op dit soort vragen wil de VNG Denktank 2015 antwoord krijgen. De commissie Jaarbericht presenteert de uitkomsten in november 2015 (VNG, 26 mei 2015) In onze ogen is de gemeenteraad het enige orgaan dat in staat is legitimiteit te verlenen aan verdelingsvraagstukken, maar hierbij dient de participatieve democratie verweven te zijn. De vertegenwoordigende en participatieve democratie komen samen als een gemeenteraad in haar nieuwe rol eisen stelt aan de wijze waarop het gemeentebestuur omgaat met en ruimte biedt aan initiatieven van burgers en hun mogelijkheden om een actieve stem te hebben in verdelings- en uitvoeringsvraagstukken. (Uit: De gemeenteraad in een nieuwe rol, Verwey Jonker Instituut, juni 2015) De hiervoor genoemde documenten of uitspraken zijn slechts een paar van de vele publicaties die de laatste tijd zijn verschenen over de veranderende rol van de gemeenteraad. Kortom velen denken momenteel na hoe de rol van de gemeenteraad zou moeten zijn in een veranderende samenleving. Zijn de klassieke rollen van de gemeenteraad; kaderstellen, controleren en volksvertegenwoordigen nog wel actueel, of zijn deze ook aan een herijking toe? Of kan de gemeenteraad vasthouden aan de klassieke rollen maar dan in een nieuw jasje? In het verlengde hiervan zal dan de vraag gesteld moeten worden wat voor gemeenteraad wil, moet of kun je zijn in die veranderende samenleving? En als de rollen van de gemeenteraad veranderen, wat heeft de gemeenteraad dan nodig om die nieuwe of veranderende rollen te vervullen. Vragen de veranderende rollen ook iets van het raadslid, het raadswerk, de griffie, de instrumenten van de gemeenteraad en de relatie met college, ambtenaren en de inwoners van de gemeente Meppel? 2.3 Tijd voor reflectie Zoals hiervoor aangegeven zijn velen momenteel druk met de rol van de gemeenteraad. Echter wat daarbij op valt is dat er vooral over de gemeenteraad wordt gesproken maar niet zo zeer door de gemeenteraad. De gemeenteraad lijkt zich tot nu toe vooral te blijven concentreren op zijn kerntaken. Dat is ook logisch de gemeenten zitten nog midden in het proces van de decentralisatie en transformatie van het sociaal domein. Daarnaast zijn er nog de reguliere werkzaamheden van de gemeenteraad. Kortom de gemeenteraad is druk met het vertegenwoordigen van het volk, het stellen van kaders en het controleren van het college. Maar ondertussen, en dat wordt ook wel duidelijk uit vorenstaande, is de wereld aan het veranderen. De omgeving waarin de gemeenteraad acteert, staat niet stil. Het zou daarom goed zijn dat de gemeenteraad en griffie van Meppel, al dan niet samen met het college, het politieke jaar benut om na te denken over de nieuwe of veranderende rol van de gemeenteraad. De vraag die hierbij centraal zou moeten staan, wat voor gemeenteraad willen we zijn? Houden we vast aan onze klassieke rollen en passen we ons aan of pakken we een proactieve rol en denken

6 6 we na welke rol de gemeenteraad zou moeten vervullen in de veranderende samenleving. 2.4 Griffieplan Deze ontwikkelingen, en alle reguliere werkzaamheden van de gemeenteraad, zullen de nodige aandacht vragen van het hoogste bestuursorgaan in de gemeente Meppel. Daarbij staat de griffie klaar om de gemeenteraad in zijn geheel als ook de afzonderlijke (duo-) raadsleden te adviseren en te ondersteunen. In dit Raads- en griffieplan staat omschreven hoe deze advisering en ondersteuning in het vergaderjaar vorm krijgt. Hoewel de titel griffieplan suggereert dat het een plan van de griffie is, dekt deze benaming niet geheel de lading. Veel van de onderwerpen die in dit plan zijn opgenomen raken vanzelfsprekend ook de gemeenteraad. Daarom is dit plan niet alléén een plan van de griffie. De gemeenteraad en de griffie zijn beide uitvoerders van dit plan. Overigens moet voor de goede orde worden opgemerkt dat in dit Raads- en griffieplan niet de inhoudelijke onderwerpen, die via de reguliere weg in de gemeenteraad aan de orde komen, zijn opgenomen. Voor deze planning wordt gebruik gemaakt van de Lange Termijn Agenda (LTA) en de begroting. Net als de vorige griffieplannen van Meppel heeft ook dit griffieplan drie belangrijke doelen: Het griffieplan is een sturingsinstrument voor de werkgeverscommissie; Het griffieplan is een toetsingsinstrument (monitoring) voor de werkgeverscommissie om te bepalen of gemaakte afspraken worden nagekomen; Het griffieplan geeft informatie over wat er in van de griffier en de griffie verwacht kan worden. Ten slotte moet worden opgemerkt dat het schrijven van een Raads- en griffieplan geen doel op zich is. Het is niet de bedoeling dat het document, na vaststelling, in een lade wordt opgeborgen. Dit plan is een actief document. Het Raads- en griffieplan is dus niet statisch. Gedurende het jaar zullen er (politiek/ bestuurlijke) ontwikkelingen zijn die extra aandacht vragen van de gemeenteraad en griffie. Op dat moment worden er in goed overleg met de werkgeverscommissie keuzes gemaakt over wat wel en wat niet te doen of later te doen. 2.5 Leeswijzer In dit Raads- en griffieplan wordt in het hoofdstuk 3 ingegaan op de missie en visie van de griffie Meppel. Vervolgens komt in hoofdstuk 4 de planning voor de periode aan de orde. Hierbij wordt ingegaan op de documenten en uitgangspunten welke de basis zijn van de actiepunten die in het Raads- en griffieplan aan de orde komen. In hoofdstuk 5 wordt duidelijk wat de gemeenteraad en griffie gaan doen in Het Raads- en griffieplan wordt afgesloten met hoofdstuk 6. Dit hoofdstuk gaat specifiek over de griffie en de activiteiten voor

7 7 3. Missie en visie Met de onderstaande missie draagt de griffie van Meppel naar buiten uit waar we voor staan, wat onze identiteit is en wat onze waarden daarbij zijn. Daarnaast geven we met de visie aan waar we in de toekomst naar toe willen als griffie. Gelet op de opgeworpen vragen in het voorgaande hoofdstuk is het niet ondenkbaar dat ook deze missie en visie de komende jaren aangepast zal moeten worden. 3.1 Missie De griffie vormt het eigen ambtelijk apparaat van de gemeenteraad. Wij ondersteunen en adviseren, conform de Gemeentewet 3, de gemeenteraad en zijn commissies bij de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. Wij geven vorm aan onze rol op basis van de volgende waarden: Integer; Onafhankelijk; Toegankelijk; Proactief en; Gericht op samenwerking. Hierbij is het onze intentie en ambitie om kwaliteit te leveren en elke keer weer een verbeterslag te maken. Dit alles om de gemeenteraad van Meppel goed in positie te kunnen brengen zodat de gemeenteraad goed zijn werk kan doen. 3.2 Visie Hoewel het altijd lastig is om in de toekomst te kijken, ook de griffie van Meppel beschikt niet over de bekende glazen bol, is het wel duidelijk dat er vele veranderingen op komst zijn als het gaat om het lokaal bestuur. Denk daarbij aan uitvoering van de decentralisaties in het sociaal domein, toename van (regionale) samenwerkingsverbanden, bezuinigingen, globalisering, digitalisering, social media, de mondige burger en de terugtrekkende overheid. Met gemak kan dit rijtje nog verder worden aangevuld met ontwikkelingen die van invloed zullen zijn op het lokaal bestuur c.q. de gemeenteraad. Als griffie gaan we deze ontwikkelingen open tegemoet. We zijn ons er van bewust dat veranderingen snel zullen gaan en dit ook het nodige van ons zal vragen. Maar als griffie trekken wij ons niet terug, ten slotte bieden veranderingen ook kansen. Wij zijn er van overtuigd dat wij dit, met onze proactieve houding en de basis op orde, aan kunnen. Hierbij willen we goed in positie zijn. Dit om alert te kunnen reageren op veranderingen zodat wij goed gevolg kunnen geven aan onze missie, het ondersteunen en adviseren van de gemeenteraad. 3 Artikel 107a Gemeentewet

8 8 4. Planning voor Na de gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart 2014 is de gemeenteraad nu bijna halverwege. De jaren 2016 en 2017 worden dan ook belangrijk voor de gemeenteraad en het raadslid. Te meer omdat in het voorjaar van 2018 de focus weer zal liggen op de aanstaande raadsverkiezingen. Het vergaderjaar zal door de gemeenteraad en het raadslid ingezet moeten worden om zaken in gang te zetten. Dat heeft dus ook gevolgen voor de planning van werkzaamheden en onderwerpen voor dit politieke jaar. Daarnaast is er voor de planning van werkzaamheden gekeken naar reeds eerder vastgestelde documenten van de gemeenteraad. De planning van de werkzaamheden voor het vergaderjaar vinden de basis in enkele documenten die door de gemeenteraad zijn opgesteld of waarbij de gemeenteraad enkele richtinggevende uitspraken over heeft gedaan. Deze documenten zijn als het ware het kader voor de werkzaamheden waarmee wij aan de slag gaan. 4.1 Uitgangspunten voor de planning Door de griffier is de afgelopen periode een bezoek gebracht aan de fracties. Hierbij hebben de fracties aangegeven tevreden te zijn over de activiteiten van de gemeenteraad en de griffie. Hierbij is ook aangeven dat het nuttig is deze activiteiten als gehele raad op te pakken. Tegelijkertijd constateren verschillende fracties dat het reguliere raadswerk al veel tijd vraagt van de gemeenteraad en de (duo-) raadsleden. Daarom is ook het verzoek kenbaar gemaakt om niet een te ambitieus Raads- en griffieplan voor te leggen. Belangrijk is om te kijken naar de beschikbare tijd. Voorts gaat de voorkeur uit naar de focus op de bestaande activiteiten van de gemeenteraad. Dit zijn dan ook uitgangspunten geweest voor het opstellen van dit Raads- en griffieplan. 4.2 Griffieplan De activiteiten uit het griffieplan zijn grotendeels uitgevoerd. Echter een aantal activiteiten zijn nog niet in uitvoering genomen. Deze zullen daarom worden meegenomen in dit griffieplan. Hierbij gaat het om; Een verdiepingscursus gemeentefinanciën; Een kennismakingsbijeenkomst met de accountant; Een debattraining. Naar aanleiding van het griffieplan zijn er twee raadswerkgroepen actief geweest, te weten de raadswerkgroep Verbeteren raad(svergaderingen) en de raadswerkgroep Kaderstelling. Deze twee raadswerkgroepen doen enkele aanbevelingen waarvan de uitvoering in opgepakt zal moeten worden. Uitvoering aanbevelingen raadswerkgroepen.

9 9 Daarnaast hebben de fractievoorzitters op 10 juni 2015 besloten, als uitvoering van het griffieplan , om te kiezen voor de vergaderapplicatie ibabs. Voorts hebben de fractievoorzitters besloten om de griffie de opdracht te geven nader onderzoek te doen naar het optimaliseren van de website voor wat betreft het vinden van vergaderstukken voor de gemeenteraad en commissie (Raadsinformatiesysteem). In het verlengde hiervan is aan de griffie verzocht te kijken of de huidige applicatie van de Lange Termijn Agenda (LTA) gecontinueerd moet worden of dat dit geïntegreerd kan worden in de nieuwe vergaderapplicatie. Onderzoek naar optimaliseren website, raadsinformatiesysteem en integratie LTA. 4.3 Inventarisatie van de diverse aandachts- en actiepunten Hierboven staan verschillende aandachtspunten en actiepunten die voortkomen uit bestaande documenten, afspraken of richtinggevende uitspraken van de gemeenteraad. Zij vormen als het ware de kaders voor de doelstellingen en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden voor de griffie. Tevens moet geconstateerd worden dat het heel veel aandachtspunten en actiepunten zijn, toch zijn er een aantal rode draden in te ontdekken die de hoofdlijnen zouden moeten zijn voor de doelstellingen van het vergaderjaar Geprobeerd is om dit te verwoorden in de volgende doelstellingen. De doelstellingen voor zijn: 1. Positioneren van de gemeenteraad en griffie, zowel binnen als buiten het stadhuis, nu en in de toekomst; 2. Uitvoering aanbevelingen raadswerkgroepen; 3. Doorontwikkeling vergaderapplicatie, Raadsinformatiesysteem en website; 4. Kennisverbreding gemeenteraad; 5. Verbetering bestuurlijke stukkenstroom en archief gemeenteraad.

10 10 5. Wat gaan we doen in ? Nu duidelijk is geworden wat de kaders, de doelstellingen en uitgangspunten zijn voor de werkzaamheden in , wordt hieronder ingegaan op wat we concreet gaan doen. Vanzelfsprekend wordt er op de griffie ook gewerkt aan het gewone werk zoals de voorbereiding en afhandeling van de vergaderingen van de gemeenteraad, het adviseren van de gemeenteraad en de (duo-) raadsleden, het informeren en adviseren van inwoners en belangstellenden over de gemeenteraad en alle andere reguliere werkzaamheden op de griffie. 5.1 Positioneren van de gemeenteraad en griffie Wellicht nog wel meer dan voorheen zullen we blijven inzetten op het positioneren van de gemeenteraad en griffie in de Meppeler samenleving als ook in de gemeentelijke organisatie. Het is belangrijk dat de inwoners de gemeenteraad weten te vinden, maar ook weten wat de gemeenteraad doet. Tegelijkertijd is het ook belangrijk voor inwoners om te weten welke mogelijkheden zij hebben om iets onder de aandacht te brengen bij de gemeenteraad of om invloed uit te oefenen. Hoewel de ervaring is dat de inwoner van de gemeente makkelijk en snel het individuele raadslid of duo-raadslid weet te vinden, zou het in contact komen met de gemeenteraad als hoogste bestuursorgaan nog wel beter kunnen. Als het gaat om de kaderstellende rol zou de gemeenteraad, zeker bij aanvang van nieuwe beleidsontwikkelingen of kaderstelling, een belangrijke rol moeten spelen om hetgeen wat er in de samenleving speelt in te brengen of op zijn minst mee te kunnen wegen. Om de geluiden uit de samenleving op te vangen, is het van belang dat de gemeenteraad wordt gezien in de gemeente Meppel. Aan de andere kant is het belangrijk dat de gemeenteraad en de griffie worden gezien in de ambtelijke organisatie. Tenslotte werken ook veel medewerkers van de gemeente Meppel aan het bestuurlijke (besluitvormings)proces. Zij moeten dan met hun vragen over de gemeenteraad of het besluitvormingsproces snel en makkelijk geholpen of geadviseerd kunnen worden door de griffie. Wat willen we bereiken? 1. De gemeenteraad heeft een bijeenkomst georganiseerd waarbij er gelegenheid is om te reflecteren over de (nieuwe) rol van de gemeenteraad en heeft hierover vervolg afspraken gemaakt; 2. De inwoners van de gemeente Meppel zijn in de gelegenheid gesteld nader kennis te maken met de gemeenteraad en hoe zij invloed kunnen uitoefenen; 3. De gemeenteraad heeft werkbezoeken gehouden; 4. Basisschoolleerlingen uit groep 8 (of groep 7-8) uit de gemeente Meppel hebben de gelegenheid om kennis te maken met het werk van de gemeenteraad; 5. Medewerkers van de gemeente Meppel zijn in de gelegenheid gesteld om nader kennis te maken met de gemeenteraad en het werk van de gemeenteraad.

11 11 Wat gaan we daar voor doen? 1. Tijdens de studiedag van de gemeenteraad staat het onderwerp De veranderende rol van de gemeenteraad centraal; 2. We bieden aan belangstellende inwoners in de gemeente in een cursus Lokale Politiek aan; 3. De gemeenteraad brengt minimaal 4 werkbezoeken in en brengt daarvan verslag uit; 4. De gemeenteraad biedt belangstellende basisscholen het educatieve doeprogramma Democracity van ProDemos aan. Er worden maximaal 8 bijeenkomsten georganiseerd in ; 5. De griffie organiseert in ieder geval 2 bijeenkomsten Koffie drinken op de griffie voor medewerkers van de gemeente Meppel. Wat mag dat kosten? De dekking van de kosten die samenhangen met het realiseren van deze doelstelling kunnen binnen het budget van de gemeenteraad worden gevonden. 5.2 Uitvoering aanbevelingen raadswerkgroepen In 2015 hebben twee raadswerkgroepen, naar aanleiding van de studiedag 2014, onderzoek gedaan naar het verbeteren van de kaderstellende rol van de gemeenteraad en het verbeteren van vergaderingen gemeenteraad en raadscommissies. Zij hebben hun conclusies aanbevelingen in 2015 gepresenteerd. Na besluitvorming zal uitvoering moeten worden gegeven aan deze aanbevelingen. Omdat bij het schrijven van dit Raadsen griffieplan de besluitvorming nog niet heeft plaatsgevonden kunnen er nog geen concrete actiepunten worden geformuleerd. Echter wel is duidelijk dat de uitvoering van de aanbevelingen acties opleveren voor de gemeenteraad en de griffie. Het is dan ook goed om dit alvast op te nemen in dit Raads- en griffieplan. 5.3 Doorontwikkeling vergaderapplicatie, Raadsinformatiesysteem en website Na het zomerreces van 2015 is de nieuwe vergaderapplicatie ibabs geïntroduceerd in de gemeenteraad van Meppel. Deze vergaderapplicatie, de opvolger van Dropbox, biedt de gelegenheid voor de gemeenteraad, het college en de griffie om sneller en makkelijker te beschikken over de agenda s, vergaderstukken van en uitnodigingen aan de gemeenteraad. Daarnaast is het voor de belangstellende inwoners en de pers makkelijker om tijdens de vergadering te beschikken over de actuele vergaderstukken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan moties, amendementen of gewijzigde vergaderstukken. Bij de overgang naar ibabs is ook besloten om nader onderzoek te doen naar de doorontwikkeling van de vergaderapplicatie, waarbij speciaal aandacht is voor de LTA, het verbeteren van het Raadsinformatiesysteem (RIS) en de website. Wat willen we bereiken? 1. In is onderzoek gedaan en worden er aanbevelingen gepresenteerd over het nog beter inzetten van de vergaderapplicatie ibabs om de agenda s en de vergaderstukken te ontsluiten voor inwoners en belangstellenden; 2. In het onder 1 genoemde onderzoek is ook aandacht besteed naar de mogelijkheden van het opnemen van de LTA in ibabs;

12 12 3. In de aanbevelingen van het onder 1 genoemde onderzoek worden ook aanbevelingen gedaan over het verbeteren van het RIS. Wat gaan we daarvoor doen? Er wordt onderzoek gedaan naar het verbeteren van de vergaderapplicatie ibabs, het opnemen van de LTA in ibabs en het verbeteren van het RIS. De aanbevelingen en verbetervoorstellen uit dit onderzoek worden ter besluitvorming voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg. Wat mag het kosten? De dekking van de kosten die samenhangen met het onderzoek zullen binnen het budget van de gemeenteraad kunnen worden gevonden. Voor de kosten die samenhangen met de uitvoering van de mogelijke verbetervoorstellen zal een afzonderlijk voorstel aan de gemeenteraad worden voorgelegd. 5.4 Kennisverbreding gemeenteraad Ook voor de (duo-) raadsleden blijft het belangrijk om goed geïnformeerd te zijn over de laatste ontwikkelingen en om vaardigheden te hebben om de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol vorm te kunnen geven. Vandaar dat ook in weer wordt ingezet op kennisverbreding van de gemeenteraad. Als het gaat om goed geïnformeerd te zijn wordt er speciaal aandacht geschonken aan de nieuwe Omgevingswet (ruimtelijke ordening en milieu). Hoewel deze naar verwachting eind 2018 inwerking zal treden, vraagt deze nieuwe wet veel van gemeenten en daarmee ook van gemeenteraden. Er wordt al gesproken over de tweede grote decentralisatie van taken, na de decentralisaties in het sociaal domein. Het is goed om hierbij naast de inhoud ook na te denken over de rol die de gemeenteraad daarbij wil spelen. De andere onderdelen gaan meer over het verbeteren van vaardigheden van het (duo-) raadslid. Wat willen we bereiken? De (duo-) raadsleden hebben in het vergaderjaar aan kennisverbreding gedaan door middel van het volgen van gezamenlijke trainingen en/of cursussen.

13 13 Wat gaan we er voor doen? 1. Er wordt een (verdiepings)cursus gemeentefinanciën gehouden; 2. Er wordt een nadere kennismakingsbijeenkom st georganiseerd met de accountant; 3. Er wordt een training vergadertechnieken/ debattraining georganiseerd; 4. Er wordt een bijeenkomst introductie Omgevingswet georganiseerd. Wat mag dat kosten? De dekking van de kosten die samenhangen met het realiseren van deze doelstelling kunnen binnen het budget van de gemeenteraad worden gevonden. 5.5 Verbetering bestuurlijke stukkenstroom en archief gemeenteraad Hoewel de rol van de griffie aan ontwikkeling onderhevig is, is een corebusiness van de griffie nog steeds de bestuurlijke stukkenstroom. Dit moet op orde zijn zodat de gemeenteraad zijn werk kan doen, dat later ook altijd duidelijk is wat de gemeenteraad heeft besloten en dat betrokken daar ook op terug kunnen vallen mocht dat nodig zijn. Met de introductie van het Document Management Systeem (DMS) Verseon enige jaren geleden in de gemeente Meppel en met het invoeren van een nieuwe vergaderapplicatie Ibabs is het wenselijk om het proces van de bestuurlijke stukkenstroom te koppelen tussen deze twee systemen. Hiermee wordt bereikt dat er een doorgaande lijn is tussen de start van een bestuurlijk stuk (door de medewerker die het document opstelt) tot en met de besluitvorming in de gemeenteraad. Hiermee worden fouten, zoals verschillende versies, voorkomen. Tegelijkertijd zien we dat vergaderstukken van de gemeenteraad steeds vaker digitaal zijn. Maar ook de verslagen van de gemeenteraad zijn digitaal (de videotulen). Voordeel hiervan is dat stukken sneller, makkelijker en voor iedereen beschikbaar zijn. Ervaring leert dat dergelijke stukken ook weer makkelijk en snel verwijderd zijn en daarom niet altijd langer beschikbaar. Het is dan ook zaak hier extra aandacht aan te besteden ook in het kader van de eisen die de Archiefwet hieraan stelt.

14 14 Wat willen we bereiken? 1. In de periode is er een koppeling gemaakt tussen het DMS (Verseon) en de vergaderapplicatie ibabs; 2. Samen met de medewerkers van Documentatie en Informatie Voorziening (DIV) heeft de griffie een verbeterslag gemaakt in het archiveren van vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraad, raadscommissies, fractievoorzittersoverleggen, raadswerkgroepen, etc. Wat gaan we er voor doen? 1. In overleg met de medewerkers van ICT, Verseon en ibabs wordt er een koppeling aangeschaft die het mogelijk maakt de (vergader)stukken voor de raad en griffie efficiënter te ontsluiten vanuit Verseon naar ibabs; 2. In overleg met DIV wordt er een werkgroep gestart die in kaart brengt welke eisen de wet stelt aan het archiveren van (digitale) stukken van de gemeenteraad, wat de stand van zaken is in Meppel en wat we moeten doen om te voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van archivering. De uitvoering daarvan zal samen opgepakt moeten worden door griffie en DIV. Wat mag het kosten? De kosten die samenhangen met het verbeteren van de archivering zullen binnen het beschikbare budget gedekt kunnen worden. Voor de kosten van een koppeling tussen DMS en vergaderapplicatie, zal een voorstel worden gedaan aan de gemeenteraad.

15 15 6. De griffie Zoals eerder aangegeven in dit Raads- en griffieplan, ligt de uitvoering van dit plan zowel bij de gemeenteraad als bij de griffie. In dit hoofdstuk komen nog enkele specifieke griffie zaken aan de orde. 6.1 Griffie-organisatie Op de griffie in Meppel werken drie medewerkers, de griffier, de plaatsvervangend griffier en de commissiegriffier (tevens secretaris Rekenkamercommissie), in totaal gaat het om 2,67 fte. In het vergaderjaar worden er functioneringsgesprekken gehouden met de medewerkers. De griffier heeft zijn functioneringsgesprek met een vertegenwoordiging van de werkgeverscommissie en de plaatsvervangend griffier en de commissiegriffier hebben hun functioneringsgesprek met de griffier. Het ziekteverzuim op de griffie is laag. Dit willen we ook in laag houden. Hoewel een ziektegeval nooit is uit te sluiten, willen we er zoveel mogelijk aan doen om dat te voorkomen. Hierbij spelen een goede collegiale sfeer, een uitstekende werkplek en voorzieningen een belangrijke rol. Daar zetten we op in. Net zo goed dat raadsleden dienen te beschikken over voldoende kennis en vaardigheden om het werk uit te voeren, geldt dat ook voor de griffiemedewerkers. Zodoende zijn we goed in staat om de raadsleden te adviseren en te ondersteunen. Inzet is dat de medewerkers minimaal twee keer in het vergaderjaar een training, cursus of congres volgen of bijwonen in het kader van opleiding en scholing. Tevens wordt ook het jaarlijkse griffie-uitje ingezet om kennis te vergaren via een kijkje in de keuken bij een andere griffie in het land. Zowel de griffier als de plaatsvervangend griffier zijn lid van de Vereniging van Griffiers (VvG). De VvG behartigt, in de breedste zin, de belangen van griffiers van de Eerste en Tweede Kamer, de Provinciale Staten en gemeenteraden in Nederland. Primaire doelstelling is een kwalitatieve verbetering van het Openbaar Bestuur met als voornaamste aandachtsgebied het lokaal bestuur. De griffier is lid van de Commissie Belangenbehartiging van de VvG. Daarnaast neemt de griffier deel aan de Griffierskring Drenthe. De griffierskring komt ongeveer tweemaandelijks bijeen. Doel van het overleg tussen de Drentse griffiers is o.a. het delen van kennis, informatie en het collegiaal klankborden. Namens de griffierskring is de griffier bestuurslid van de Vereniging Drentse Gemeenten (VDG), de provinciale afdeling van de VNG. Ook participeert de griffier in een intervisiegroep van Drentse griffiers. De griffiemedewerkers in Drenthe komen één of twee keer per jaar bijeen om ervaringen te delen en te leren van elkaar. Ook de medewerkers van de griffie van Meppel nemen hier aan deel.

16 Prioriteiten griffie-organisatie De prioriteiten voor de griffie-organisatie in zijn als volgt: 1. Met de medewerkers op de griffie zijn in de periode functioneringsgesprekken gehouden; 2. In het kader van de veranderende rol van de gemeenteraad en de consequenties voor de griffie is er een hei-dag van de griffie geweest over de griffie als team; 3. De website voor het onderdeel gemeenteraad en griffie wordt geactualiseerd; 4. Alle medewerkers op de griffie hebben minimaal twee trainingen, cursussen of congressen gevolgd in de periode