Instructie module Geleidebiljetten Gebruikershandleiding exporteurs Vlees en Vleesproducten

Transcriptie

1 Instructie module Geleidebiljetten Gebruikershandleiding exporteurs Vlees en Vleesproducten Raadpleeg tevens de onderstaande instructie modules voordat er een aanvraag wordt gedaan. BREIN-CLE-A-007 Beheren bedrijfsgegevens Client Export door exporteur BREIN-CLE-W-001 Machtigingen Projectteam Client Export Pagina 1 van 38

2 Inhoudsopgave Instructie module Geleidebiljetten Gebruikershandleiding exporteurs Vlees en Vleesproducten...1 Inhoudsopgave...2 Toelichting:...3 Nieuwe aanvraag...4 Beheren aanvraag geleidebiljet...11 Overzicht vleesdelen...13 Toevoegen uit geleidebiljet...14 Controleren zekerheden orderregel...19 Controleren zekerheden...21 Aanvragen afgifte exportdocumenten...23 Af te drukken keuzevelden...24 Af te drukken verklaringsteksten...25 Aanvragen afgifte documenten...26 Afdrukken...27 Overzicht aanvragen...28 Kopiëren aanvraag...31 Afsluiten...38 Projectteam Client Export Pagina 2 van 38

3 Toelichting: Let op de volgende punten bij het invullen van uw aanvraag:! Navigeer met de functietoetsen in de schermen. Gebruik hiervoor NIET de Internet Explorer knoppen vorige en volgende. Dit leidt tot fouten!! Wacht met het uitvoeren van een volgende actie, totdat de eerdere actie gereed is. Zie statusbalk Internet Explorer Het programma wordt traag wanneer een volgende actie gestart wordt, voordat de eerdere actie gereed is! Schrijf de datum volledig uit, zoals Als jaartal 08 wordt ingevoerd, ziet de applicatie dit als het jaar 0008.! Verklaring van de symbolen = toevoegen van gegevens = wijzigen van gegevens = verwijderen van eerder vastgelegde gegevens = zekerheden opgeven P = partijen opvoeren = openen van een aanvraag = kopiëren van een aanvraag = intrekken van een aanvraag = extra documenten = verversen waarborgen = afdrukvoorbeeld certificaat = afdruk van de verklaring in XLS of XML Projectteam Client Export Pagina 3 van 38

4 Nieuwe aanvraag Projectteam Client Export Pagina 4 van 38

5 Vanuit het startscherm (hoofdmenu) kunt u het volgende doen: In dit scherm dient de exportrol geselecteerd te worden. Ga voor het invoeren van een nieuwe aanvraag vanuit het startscherm naar:. Voor een overzicht van de bestaande aanvragen van de exporteur kies:. Voor een overzicht van bestaande inspectieaanvragen klik op: Ga voor het beheren van uw bedrijfsgegevens naar:. Zie voor het beheren van de bedrijfsgegevens instructie BREIN-CLE-A-007 Beheren Bedrijfsgegevens Client Export Trinidad. Om de Landeneisen en bijbehorende dekkingen te raadplegen ga naar: Vanuit dit scherm en alle andere schermen kunt u altijd terug naar het: en de Applicatie verlaten:.. Projectteam Client Export Pagina 5 van 38

6 Wanneer een nieuwe aanvraag wordt ingevoerd vanuit, of vanuit, dan komt u in het hiernaast afgebeelde scherm terecht. Vermeld in het veld Exportdatum de datum waarop export naar het derde land plaatsvindt. Het is belangrijk dat de datum volledig uitgeschreven wordt zoals Het systeem bepaalt of de zending op de exportdatum aan de eisen voldoet. Na deze stap kunnen de gegevens Uw referentie en Exportdatum niet meer gewijzigd worden. De aanvraag kan wel nog ingetrokken worden. Gebruik de knop om de aanvraag te vervolgen. U kunt ook de aanvraag. LET OP!: De velden met een rode * (asterisk) zijn verplichte velden. Projectteam Client Export Pagina 6 van 38

7 Selecteer Land van bestemming altijd NL (Nederland). Het geleidebiljet heeft immers een bestemming binnen Nederland. Klik op de toets om het product te kunnen selecteren. Projectteam Client Export Pagina 7 van 38

8 Om het land van bestemming te kiezen kunt u snel zoeken door de twee letterige ISO-code in te toetsen of de eerste letters van het land. Door vervolgens op te klikken wordt de waarde overgenomen. Projectteam Client Export Pagina 8 van 38

9 Kies in het veld Gebied het juiste gebied binnen het exportland, voor zover dit niet default wordt ingevuld. Default is het gebied gelijk aan het land. Selecteer bij Eis het geleidebiljet met de voor uw relevante kanalisatielanden. Als alle gegevens zijn ingevuld klik dan op de knop. Client Export maakt een uniek aanvraagnummer aan. U komt in het scherm Selecteren Exportdocumenten terecht. Projectteam Client Export Pagina 9 van 38

10 Vervolgens kunt u kiezen of u op het bedrijf het certificaat wilt printen. Kies in dat geval voor <Lokaal> of anders voor <Centraal> als printen bij de VWA gebeurd. Wanneer u kiest voor <Centraal> printen, dan kunt u vervolgens kiezen bij Verzending tussen: <Afhalen> of <Via Post>. Bij Verzendingsinformatie kunt u extra informatie voor VWA toevoegen Om centraal te kunnen printen kan het handig zijn dat VWA gemachtigd is. Raadpleeg hiervoor de instructie BREIN-CLE-W-001 Machtiging. In dit scherm dient u tevens aan te geven welke model exportdocument u wilt aanvragen. Selecteer het model door een vinkje te plaatsen in het vakje links van de naam van het model. Aangezien het geleidebiljet het enige model is, staat deze altijd aangevinkt. De taal van het certificaat wordt door het systeem bepaald aan de hand van het bestemmingsland. Gebruik de knop om de aanvraag te vervolgen. Projectteam Client Export Pagina 10 van 38

11 Beheren aanvraag geleidebiljet Met de knop Overzicht wordt het zoekscherm met alle bestaande aanvragen zichtbaar. De velden Van Bedrijf, Naar bedrijf en Opslaglocatie zijn via een ophaallijst op te roepen. Selecteer bij Van Bedrijf het erkenningnummer waar de partij van afkomstig is en Naar bedrijf het erkenningnummer waar de partij heen gaat. Het referentienummer verschijnt automatisch wanneer u de gegevens op dit scherm heeft opgeslagen. De referentie bestaat uit <erkenning verzender> + <jaartal> + <weeknr> + <volgnr> Het Van bedrijf is altijd uw eigen erkenningsnummer. Als u op het icoontje klikt verschijnt automatisch uw eigen erkenningsnummer. Het Naar bedrijf is het erkenningsnummer van het bedrijf waar het geleidebiljet heen moet. Klik op het icoontje om het een bedrijf te selecteren. Let op: de Naar bedrijven moet u zelf aanmaken. Als u niets ziet nadat u op heeft geklikt dan moet u eerst terug naar het startscherm om via Beheren bedrijfsgegevens een nieuwe Erkend bedrijf aan te maken. (zie hiervoor handleiding: Beheren bedrijfsgegevens Client Export door exporteur) Het invullen van de opslaglocatie is belangrijk. Bij het Projectteam Client Export Pagina 11 van 38

12 aanvragen van inspecties zal de inspecteur door de planningsafdeling naar dit adres worden gestuurd. Vul vervolgens de velden in bij Aanvullende exportgegevens en Exporteiskenmerken. Het invullen van deze velden zijn belangrijk om het geleidebiljet van de juiste informatie te voorzien en/of om te bepalen welke eisen voor uw situatie gelden. Bijv: Hebt u bijvoorbeeld vlees afkomstig van dieren uit België dan gelden er andere eisen dan als de dieren uit Nederland kwamen. Gebruik de knop om gegevens vast te leggen. Projectteam Client Export Pagina 12 van 38

13 Overzicht vleesdelen Ga vervolgens naar het tabblad Vleesdelen/vleesproducten. Hier kunt u de gegevens op orderregelniveau invoeren. Maak een nieuwe orderregel aan door op te klikken. Een nieuwe orderregel kan ook aangemaakt worden door de gegevens uit een geleidebiljet over te nemen. Klik hiervoor op de knop Toevoegen uit geleidebiljet Projectteam Client Export Pagina 13 van 38

14 Toevoegen uit geleidebiljet Klik op de knop. U kunt zoeken naar de bij u binnengekomen geleidebiljetten. Door de velden leeg te laten krijgt u alle binnengekomen geleidebiljetten te zien Projectteam Client Export Pagina 14 van 38

15 Het overzicht toont de vleesdelen/producten die op geleidebiljetten zijn binnengekomen. Door een vinkje in de checkbox te plaatsen geeft u aan uit welk geleidebiljet de gegevens gekopieerd moeten worden. Uit het referentienummer kunt u de volgende informatie lezen: het geleidebiljet is afkomstig van erkenningnummer Het geleidebiljet is opgesteld in 2009 (09) week 32 (32) en het is het tweede geleidebiljet uit week 32 (002). Aangezien beide regels een nummer 002 hebben, betreft het hier één binnengekomen geleidebiljet. Druk op om de geselecteerde geleidebiljetten toe te voegen. De orderregel is dan direct aangemaakt. Alle gegevens zijn gekopieerd uit het geleidebiljet. Projectteam Client Export Pagina 15 van 38

16 Vleesdelen/vleesproducten Selecteer de erkenning van het binnenlandse bedrijf die de vleesdelen of vleesproducten als laatst heeft verwerkt. Selecteer de productcategorie CLIENT waar het vlees onder valt. Bij Productcode CFT kunt u een eigen omschrijving invoeren. Dit is de productomschrijving die op het certificaat zal worden afgedrukt. U kunt hiervoor gegevens ophalen uit uw adresboekje of een nieuwe omschrijving toevoegen via de knop Opslaan. Vul indien nodig de optionele gegevens slachtdatum, of bruto hoeveelheid in. Er dient altijd Nettohoeveelheid te worden ingevoerd. Via de list of values kunt u eenheid gewicht kiezen. Onder Additionele erkenningen wordt door het systeem automatisch al uw erkenningen opgehaald. Als u wilt dat op het geleidebiljet meer erkenningsnummers worden getoond dan kunt u die erkenningsnummers hier invullen. Projectteam Client Export Pagina 16 van 38

17 Vleesdelen/vleesproducten Vul vervolgens de velden in bij Aanvullende exportgegevens en Exporteiskenmerken. Het invullen van deze velden zijn belangrijk om het geleidebiljet van de juiste informatie te voorzien en/of om te bepalen welke eisen voor uw situatie gelden. Bijv: Hebt u bijvoorbeeld vlees afkomstig van dieren uit België dan gelden er andere eisen dan als de dieren uit Nederland kwamen. Als u bij de vraag Is al het vlees op deze orderregel binnengekomen op geleidebiljet? Ja antwoord, dan kunt u bij Referentie geleidebiljet aangeven op welke geleidebiljetten het vlees is binnengekomen. Druk hiervoor op het icoontje. U komt dan in het scherm waarin u kunt zoeken naar binnengekomen geleidebiljetten (zie p.14) Sla de gegevens van de orderregel op via Opslaan. Projectteam Client Export Pagina 17 van 38

18 Onderhouden vleesdelen Klik op de knop, om een volgende orderregel toe te voegen. Via de knoppen achter de orderregel kunt u: de orderregel openen, de orderregel verwijderen, de orderregel kopiëren, waarborgen op de orderregel bekijken, zekerheden opgeven Projectteam Client Export Pagina 18 van 38

19 Controleren zekerheden orderregel Klik op het icoon (zekerheden). In dit scherm vindt u informatie over de order, de orderregel en de waarborgen. Klik op om gedetailleerde informatie over der order en/of orderregel te krijgen. Informatie over de waarborgen is pas beschikbaar wanneer in het aanvraagproces op Ververs waarborgen is gedrukt. Projectteam Client Export Pagina 19 van 38

20 Onder de knop kunnen transportgegevens ingevuld worden. Nb. De Verschepingsdatum is gelijk aan de exportdatum Vul de Plaats van vertrek/laden in. Klik op het -teken om Soort transport, Transportmiddel, Transport-ID, Laadeenheid-ID en Zegelnummer(s) in te vullen. Onder Soort Transport kan uit een waardelijst het transporttype worden geselecteerd. Druk op Opslaan om de transportgegevens op te slaan. Projectteam Client Export Pagina 20 van 38

21 Controleren zekerheden Als alle gegevens zijn ingevoerd klik dan op het tabblad. Klik op Ververs waarborgen om de status van de zending te controleren. Als niet aan een eis is voldaan dan wordt de Status rood De regels met status rood staan altijd bovenaan. U kunt vervolgens terug naar de Orderregel om deze aan te passen of te verwijderen. Daaropvolgend worden alle regels met status oranje getoond. Oranje eisen kunt u een inspectie voor aanvragen. Wanneer voldaan is aan de eisen die betrekking hebben op de zending dan is de Status groen. U kunt een certificaat aanvragen en afdrukken. Vraag een inspectie aan wanneer niet alle waarborgen de status groen hebben. Projectteam Client Export Pagina 21 van 38

22 Door op de knop te klikken kunt u een inspectie bij de VWA aanvragen. Voer de door u gewenste uitvoeringsdatum en tijdstippen op. Eventueel kunt u een contactpersoon aan de VWA doorgeven, zodat de VWAinspecteur tijdens het uitvoeren van de inspectie weet naar wie hij/zij moet vragen. Klik op Ok. Let op: het invullen van de opslaglocatie (zie p. 10) is verplicht. De inspectie wordt ingepland voor het adres uit de opslaglocatie. Wanneer de inspecties zijn uitgevoerd en akkoord zijn bevonden, dan zal de aanvraag op groen moeten vallen. Klik nogmaals op. Projectteam Client Export Pagina 22 van 38

23 Aanvragen afgifte exportdocumenten Ga via het tabblad naar Controleer eerst of alle verplichte en keuzevelden/-teksten correct zijn ingesteld! Ga na of er verplichte gegevens ontbreken door het tabblad kiezen. te Projectteam Client Export Pagina 23 van 38

24 Af te drukken keuzevelden In het tabblad kunt u, d.m.v. een vinkje, aangeven welke velden afgedrukt moeten worden op het certificaat. Deze velden zijn gevuld in het orderscherm. Om instellingen te bewaren dient u altijd af te sluiten met Opslaan. Nb. Het is niet zo dat er voor elk certificaat keuzevelden beschikbaar zijn. Projectteam Client Export Pagina 24 van 38

25 Af te drukken verklaringsteksten In het tabblad kunt u, als dat toegestaan is, d.m.v. een vinkje aangeven welke velden afgedrukt moeten worden op het certificaat. Ook deze gegevens dient u op te slaan m.b.v. de knop Opslaan (niet zichtbaar op de schermafdruk!). Nb. Het is niet zo dat er voor elk certificaat extra verklaringsteksten beschikbaar zijn. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld om een voorbeeld van het geleidebiljet op te vragen Projectteam Client Export Pagina 25 van 38

26 Aanvragen afgifte documenten Klik op de knop U kunt nu eventueel de plaats van afgifte invullen (alleen wanneer u heeft gekozen voor Verstrekkingswijze: Lokaal (zie p.10) Klik op de knop Akkoord, wanneer u akkoord gaat met de voorwaarden genoemd in de disclaimer. Klik op de knop Niet akkoord, wanneer u niet akkoord gaat met de voorwaarden genoemd in de disclaimer. Projectteam Client Export Pagina 26 van 38

27 Afdrukken In het scherm Aanvragen afgifte exportdocumenten kan een afdrukvoorbeeld geopend worden om te bekijken wat er uiteindelijk op het certificaat wordt afgedrukt. Het is aan te raden om dit afdrukvoorbeeld altijd goed te controleren of het certificaat volledig is. Gebruik totdat de volledige zending groen valt alleen de functie Afdrukvoorbeeld. Nadat Akkoord gegeven is wordt automatisch een afdrukvoorbeeld geopend voor het printen. Denk bij het afdrukken om de volgende instellingen: - Pagina-schalen instellen op <Geen>. - Uitschakelen van Automatisch roteren en centreren. - Uitschakelen Papierbron op basis van paginagrootte PDF-bestand - Bij FC s met bijlagen voor partijen of bijschrijvingen kan het beste de optie sorteren aangezet worden, zodat men niet een certificaat én een blanco om en om in de printer hoeft te leggen. Projectteam Client Export Pagina 27 van 38

28 Overzicht aanvragen Ga voor een overzicht van de bestaande aanvragen van de exporteur via het naar Projectteam Client Export Pagina 28 van 38

29 In dit zoekscherm kunnen bestaande aanvragen opgezocht worden d.m.v. zoekcriteria, b.v. de status van de aanvraag. Klik op de knop om de zoekvraag uit te voeren. Als alle velden leeg gelaten zijn krijgt men een overzicht van alle aanvragen. Vanuit dit scherm kunt u ook verder gaan met de invoer van een nieuwe aanvraag d.m.v. de knop. Projectteam Client Export Pagina 29 van 38

30 In het voorbeeld is gezocht op aanvragen met de Status <Gewijzigd>. De resultaten zijn hierna te sorteren door middel van de vetgedrukte kolom titels (bijvoorbeeld klik op Statusdatum ) Afhankelijk van de status zijn er een aantal bewerkingen mogelijk met de volgende knoppen. Met de knop kan het overzicht in diverse formats opgeslagen worden. Met de knop kan een nieuwe aanvraag gemaakt worden (zelfde functionaliteit als de knop Nieuwe aanvraag op het Startscherm). Projectteam Client Export Pagina 30 van 38

31 Kopiëren aanvraag Bij het kopiëren van een aanvraag opent het hiernaast afgebeelde scherm. Het is verplicht om bij de gekopieerde aanvraag een nieuwe exportdatum in te voeren. Er is de mogelijkheid om de aanvraag met of zonder orderregels en/of hoeveelheden te kopiëren. Klik OK om de aanvraag te kopiëren of Annuleren om terug te keren naar het overzichtsscherm aanvragen. Projectteam Client Export Pagina 31 van 38

32 Raadplegen eisen en dekkingen Terug in het kan naar gegaan worden. Projectteam Client Export Pagina 32 van 38

33 In het scherm Raadplegen eisen/dekkingen kunnen de exporteisen opgezocht worden. Op grond van diverse parameters kan gezocht worden. Vul bij Peildatum de datum van de beoogde export in. Projectteam Client Export Pagina 33 van 38

34 Vul bij Bestemmingsland het land waar naartoe geëxporteerd wordt in. Selecteer een product door op de knop te klikken. Een list of values verschijnt. Er kan ook gezocht worden door een deel van de productnaam in te voeren en dan vervolgens op de knop te klikken. Klik op de Zoek -knop om de producten op te halen. Projectteam Client Export Pagina 34 van 38

35 Klik op wanneer u ook exporteiskenmerken als zoekfilter wilt instellen. Projectteam Client Export Pagina 35 van 38

36 De uitvoer van de resultaten kan als XML-bericht of als PDF-bestand plaatsvinden. Voor een PDF-bestand kies <RAADPLEGEN EISEN IN EXCEL>. Klik op de toets om een voorbeeld op het scherm te krijgen van de resultaten van de zoekopdracht Projectteam Client Export Pagina 36 van 38

37 Voorbeeld. Projectteam Client Export Pagina 37 van 38

38 Afsluiten Klik op de knop op terug te keren in het startscherm van de applicatie Client Export. Maak vervolgens uw keuze uit het hoofdmenu of verlaat de applicatie door op de knop te klikken. Projectteam Client Export Pagina 38 van 38