Introductiehandleiding

Transcriptie

1 Introductiehandleiding Ondernemingsloket UW ELEKTRONISCH LOKET IN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST IRISbox is een dienst van het CIBG

2 KENNISMAKING IRISbox is het elektronische loket van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest waarmee u 24 uur per dag, 7 dagen per week documenten kunt aanvragen bij uw gemeentebestuur en bij bepaalde instellingen van openbaar nut. Uw overheidsdienst is altijd voor u geopend! IRISbox is gratis beschikbaar. Voor sommige documenten moet echter betaald worden. De prijs hangt van het soort aanvraag en wordt bepaald binnen elk gemeentebestuur of elke instelling van openbaar nut. IRISbox bestaat uit twee delen: een burgerloket en een ondernemingsloket. Het ondernemingsloket is nóg beter beveiligd en biedt alleen specifieke formulieren voor het bedrijfsleven. Voorliggend document is de handleiding voor het ondernemingsloket. Definitie van een onderneming In IRISbox wordt u als een onderneming beschouwd vanaf het ogenblik dat u in het bezit bent van een ondernemingsnummer dat is toegekend door de Kruispuntbank voor de Ondernemingen (KBO). Dit KBO-nummer is verplicht om toegang te krijgen tot de functies «onderneming» van IRISbox. Gemeentebesturen, sportclubs, verenigingen e.d. die beschikken over een KBO-nummer hebben toegang tot IRISbox Onderneming. Beveiliging Uw elektronisch ondernemingsloket is beveiligd dankzij het gebruik van de elektronische identiteitskaart (eid) die de toegangssleutel is van uw platform om documenten te bestellen en te beheren. Naast deze op uw identiteit gebaseerde beveiliging, wordt in het ondernemingsloket IRISbox een extra beveiligingsfunctie toegepast waardoor u als lid van een onderneming wordt geauthenticeerd: het federale toegangssysteem CSAM. Meer informatie over CSAM is te vinden op: ; u kunt uw onderneming registreren bij CSAM door te klikken op de koppeling Om toegang te krijgen tot het ondernemingsloket IRISbox, moet u: ofwel geïdentificeerd zijn in CSAM 1 in het domein Economie; ofwel uitgenodigd zijn door een verantwoordelijke die geregistreerd is in IRISbox (en bij CSAM). Is het resultaat van uw aanvraag een document waarvoor betaald moet worden, dan wordt u doorgelinkt naar de website voor online betalingen Ingenico Payments Ogone 1 CSAM is een geheel van afspraken om het identiteits- en toegangsbeheer binnen het e-government te organiseren. Meer informatie is te vinden op:

3 en het beveiligde betalingsplatform van uw bank: alle transacties worden online en strikt vertrouwelijk uitgevoerd! Dankzij IRISbox en uw elektronische identiteitskaart, kunt u al uw administratieve formaliteiten vervullen in enkele muisklikken en met optimale veiligheidsgaranties! Uw voordelen U hoeft zich niet meer te verplaatsen U kunt per communiceren met de bevoegde overheidsdienst Gedaan met sluitingsuren en wachtrijen Gratis Beveiligd Eenvoudig, flexibel en transparant Specifieke functies voor het bedrijfsleven Slimme formulieren

4 HARDWARE EN SOFTWARE Website IRISbox is beschikbaar op het internetadres u kunt ook naar deze website surfen om uw configuratie te laten controleren. Voorafgaande vereisten IRISbox is compatibel met verschillende besturingssystemen en webbrowsers. Wel moet u beschikken over een elektronische kaartlezer (die in uw computer ingebouwd of daarmee verbonden is), uw elektronische identiteitskaart en de bijbehorende pincode. Twijfels over uw configuratie? Klik op de knop «VERIFIEER MIJN CONFIGURATIE» om uw systeemconfiguratie te laten controleren. Deze controle maakt duidelijk welke punten problemen kunnen opleveren wanneer u wilt inloggen. Informatie De webbrowsers Apple Safari (alle versies), Microsoft Internet Explorer 8 en lager zijn niet compatibel. In het kort of

5 DE VERSCHILLENDE ROLLEN Om de diverse door IRISbox aangeboden functies te beheren, worden rechten toegekend (een recht is te verstaan als een toegangsmachtiging tot bepaalde functies). Die rechten zijn gebundeld in rollen. Naargelang van uw rol beschikt u dus over bepaalde rechten. Bedrijfsmanager Dit is de rol met de meest uitgebreide rechten in IRISbox onderneming: zij laat toe om businessunits aan te maken, te wijzigen en te schrappen, de werknemers van de onderneming te beheren en aanvragen te ondertekenen. Dient ook om te bepalen welke formulieren ingevuld moeten worden voor de onderneming. De gebruiker met deze rol moet geregistreerd zijn als toegangsbeheerder in het domein Economie of als hoofdtoegangsbeheerder in het federale identificatiesysteem CSAM. Business unit manager Hij is verantwoordelijk voor een of meer businessunits van de onderneming. Hij kan aanvragen aanmaken en invullen, en die (voor bewerking) doorverwijzen naar een externe onderneming. Hij heeft geen tekenbevoegdheid. Medewerker Hij kan aanvragen aanmaken en invullen, en die (voor bewerking) doorverwijzen naar een externe onderneming. Lezer Gebruikers met deze rol kunnen de aanvragen alleen raadplegen (lezen).

6 BUSINESS UNIT Een businessunit is een bedrijfsonderdeel waarin u formulieren en personen (met een rol) kunt samenbrengen. Standaard hebben alle ondernemingen een businessunit, namelijk de businessunit «Onderneming»: Onderneming Formulieren A..Z In deze «standaardconfiguratie» heeft de onderneming de mogelijkheid om alle formulieren in te vullen. Via deze «standaardconfiguratie» kunnen de microondernemingen en kmo's de formulieren rechtstreeks invullen zonder de businessunits te wijzigen (de bij CSAM geregistreerde persoon is doorgaans de bedrijfsmanager en kan de onderneming verbinden wat administratieve formaliteiten betreft). U kunt nochtans ervoor kiezen het beheer van uw aanvragen verder te verfijnen door andere businessunits (BU's) aan te maken en de set daarvoor beschikbare formulieren te beperken. Onderneming Formulieren A..F Formulieren A..D Formulieren C..F BU1 BU2 U bepaalt zelf het aantal businessunits en hun naam. U kunt deze businessunits bijvoorbeeld naar eigen wens indelen volgens bestaande organisatie-eenheden van uw onderneming («logistiek», «economaat» enz.) of volgens groepen formulieren («gemeenten», «stedenbouwkundige aanvragen» enz.). Alleen de bedrijfsmanager kan deze businessunits aanmaken, en wel op één niveau. U kunt ook een adres koppelen aan een businessunit om op de hoogte te blijven van de voortgang in de behandeling van uw aanvragen. Het geldt als goede praktijk een distributielijst (mailinglist) te koppelen aan een businessunit. Uiteraard bent u niet verplicht businessunits aan te maken: u kunt ook rechtstreeks aan de slag met IRISbox in de standaardconfiguratie (bijvoorbeeld microondernemingen, kmo's, verenigingen enz.).

7 AANMELDEN Indien u bekend bent bij CSAM of indien een verantwoordelijke u gevraagd heeft om aan te sluiten bij het ondernemingsloket IRISbox, dan alleen kunt u voor rekening van de onderneming inloggen. Plaats uw elektronische identiteitskaart (eid) in de kaartlezer (in uw computer ingebouwde of daarmee verbonden lezer) en ga naar en klik daar op de knop «AANMELDEN»! U komt terecht op een pagina waar u wordt herinnerd aan de voorafgaande vereisten om in te loggen. Klik op de knop «AANMELDEN». Geef het programma toestemming om de gegevens op uw elektronische identiteitskaart te lezen door te klikken op de knop «Ja». Voer uw pincode in wanneer u daarom gevraagd wordt, en bevestig de leesbewerking van de gegevens op uw elektronische identiteitskaart. U bent nu ingelogd. Nu moet u opgeven dat u optreedt namens een onderneming (als lid van een onderneming).

8 Deze keuze wordt eenmaal gemaakt en blijft geldig tijdens de volledige gebruikssessie. Wilt u optreden als burger, maar bent u aangemeld voor uw onderneming, dan moet u uitloggen (afmelden) en vervolgens opnieuw aanmelden (inloggen). Bent u geregistreerd voor meerdere ondernemingen, dan biedt IRISbox u de mogelijkheid om een rol voor een onderneming te kiezen (in het onderstaande voorbeeld zijn de namen van de ondernemingen onleesbaar gemaakt en ziet u alleen de namen van de rollen): Selecteer de onderneming waarvoor u wilt optreden. Wanneer u een welbepaalde rol hebt voor de businessunit van een onderneming, biedt IRISbox u de mogelijkheid om aan te melden voor deze rol. Bent u slechts voor één enkele onderneming geregistreerd, dan wordt u direct doorgelinkt naar het ondernemingsloket IRISbox van uw onderneming. Bent u voor meerdere ondernemingen geregistreerd en wilt u veranderen van onderneming, dan moet u eerst uitloggen (afmelden).

9 BEHEER VAN UW GEGEVENS IRISbox biedt u de mogelijkheid om op ondernemingsniveau andere persoonsgegevens te beheren dan die welke vermeld staan op de elektronische identiteitskaart. U hebt slechts recht op één enkel adres (en één enkel telefoonnummer) per onderneming. Wel kunt u verschillende adressen hebben voor eventuele andere ondernemingen waarvoor u geregistreerd bent. Om uw gegevens te beheren, moet u klikken op de knop «Beheer mijn gegevens». Voer uw telefoonnummer in (facultatief), uw adres (dat gebruikt wordt om meldingen op te sturen voor uw aanvragen). Als u het veld « » niet invult, kunt u geen melding per ontvangen en wijst IRISbox u erop dat dit gegeven ontbreekt. U kunt inderdaad gebruikmaken van IRISbox zonder uw adres door te geven, maar in dit geval hebt u geen toegang tot bepaalde functies (waarschuwingen, meldingen, mede-invulling enz.). Als goede praktijk wordt u aanbevolen uw adres op te geven. Uw gegevens zijn gekoppeld aan een onderneming. Als u geregistreerd bent voor meerdere ondernemingen, hebt u de mogelijkheid om meerdere adressen en telefoonnummers in te voeren.

10 BEHEER VAN UW ONDERNEMING Alleen de bedrijfsmanagers (die geregistreerd zijn bij CSAM) hebben toegang tot alle functies van het ondernemingsloket. U hebt toegang tot het ondernemingsbeheer via de knop «Ondernemingsbeheer». Business Unit Op dit tabblad kunt u de businessunits beheren wanneer u die wilt aanmaken. De eerste businessunit is de onderneming zelf. U kunt die bewerken door te klikken op de pen die ernaast staat. Als u een businessunit wilt aanmaken, moet u klikken op «+TOEVOEGEN». U moet in elk geval de aangemaakte businessunit een naam geven en een formulier eraan toewijzen. Het is af te raden dezelfde naam te gebruiken voor meerdere businessunits. De set formulieren waaruit u kunt kiezen, wordt bepaald door de formulieren die u voor de onderneming hebt gekozen.

11 Voorbeeld: als u de beschikbare formulieren op ondernemingsniveau beperkt tot die van het gemeentebestuur van Anderlecht en die van Leefmilieu Brussel (bijvoorbeeld het BIM), kunnen de aangemaakte businessunits alleen een keuze maken uit de formulieren van het gemeentebestuur van Anderlecht en van Leefmilieu Brussel. Onderneming A Formulieren gemeente en BIM Logistieke BU Formulieren gemeente Anderlecht U kunt ook een businessunit verwijderen zolang er geen aanvraag daaraan gekoppeld is. Dat doet u door te klikken op de prullenbak die op dezelfde regel staat, en door de verwijdering te bevestigen wanneer IRISbox u dat vraagt. Gebruikers Op het tabblad «Gebruikers» ziet u alle gebruikers van uw onderneming die geregistreerd zijn voor IRISbox. Als u een nieuwe gebruiker wilt toevoegen, hebt u twee mogelijkheden naargelang van de rol die u aan de gebruiker wilt toekennen: Voor een bedrijfsmanager: deze moet geregistreerd zijn bij CSAM, hetzij als hoofdtoegangsbeheerder, hetzij voor het domein Economie. U kunt hen dus niet uitnodigen via IRISBbox. Opgelet: enkel in die rol is het mogelijk een formulier online te ondertekenen. Voor alle andere rollen: klik op de knop «+Uitnodigen». De naam, de voornaam, het adres en het rijksregisternummer van de persoon die u uitnodigt, zijn verplichte invoer. IRISbox controleert het rijksregisternummer (RRN) wanneer de uitnodiging aanvaard wordt.

12 Voor elke businessunit (ook die van de onderneming), kunt u een rol kiezen wanneer u een gebruiker wilt uitnodigen om lid te worden van deze businessunit. Ga als volgt te werk, bijvoorbeeld wanneer u een gebruiker wilt uitnodigen om manager te worden van een businessunit voor de boekhouding van uw onderneming (als u een dergelijke businessunit hebt aangemaakt). Merk op dat wanneer u in dit voorbeeld geen enkele rol voor de onderneming kiest, de uitnodiging alleen betrekking heeft op de businessunit «Boekhouding». Wanneer u iemand op ondernemingsniveau uitnodigt, krijgt deze persoon de rol die u op ondernemingsniveau hebt gedefinieerd in alle bestaande businessunits (volgens

13 het piramideprincipe). Er wordt één uitnodiging per businessunit verzonden naar het door u opgegeven e- mailadres van de gebruiker. IRISbox brengt u per op de hoogte wanneer de uitnodiging aanvaard werd of wanneer er een eventueel veiligheidsprobleem is opgetreden in het geval dat een persoon met een onbekend rijksregisternummer probeert uw uitnodiging te aanvaarden. De uitnodiging blijft dertig dagen geldig; na afloop van deze termijn moet u een nieuwe uitnodiging maken. Zodra een gebruiker voor uw onderneming geregistreerd is in IRISbox, hoeft u deze gebruiker niet per se uit te nodigen om hem toe te voegen aan andere businessunits. U kunt de rechten van een gebruiker wijzigen door te klikken op de pen die u vindt op de regel van de gebruiker op het tabblad «Gebruikers». Daar kunt u de rol van een gebruiker ofwel verwijderen, ofwel wijzigen (uitgezonderd voor de rol Bedrijfsmanager). Belangrijke opmerking: een gebruiker die de beheerder van een aanvraag is, kunt u niet verwijderen van een businessunit. Wilt u die gebruiker toch verwijderen, dan kunt u dat doen door gewoon een andere gebruiker van de businessunit (of de businessunit zelf) te belasten met het beheer van de aanvraag. Een gebruiker die geen enkele rol meer heeft in een businessunit, heeft niet langer toegang tot uw onderneming. Wilt u aan deze gebruiker opnieuw een rol toekennen voor uw onderneming, dan moet u hem opnieuw uitnodigen. Wanneer u een businessunit die in het bezit is van een aanvraag wilt verwijderen, kunt u het bezit van de aanvraag overdragen op ondernemingsniveau.

14 RAPPORTERING In «MyBox Onderneming», kunt u op het tabblad «Rapportering» alle aanvragen voor uw businessunits raadplegen (dat wil zeggen die waarvoor u een rol hebt). U krijgt alleen uw aanvragen te zien (door te klikken op «M», pictogram één mannetje) of alle aanvragen voor de businessunits waarvan u lid bent (door te klikken op «A», pictogram drie mannetjes): U kunt de aanvragen sorteren door te klikken op de kolomkoppen. U kunt uw selectie beperken tot een datuminterval, of een zoekopdracht uitvoeren via het zoekvak. Verder hebt u de mogelijkheid om de gegevens te exporteren naar een plat bestand (in CSV-formaat, bestand met door komma's gescheiden waarden) voor gebruik in een spreadsheet, of als PDF-document.

15 INTERNE REFERENTIES U kunt interne referenties toevoegen aan uw aanvragen (om een link te maken met uw eigen beheer). Als u een referentie wilt aanmaken, klikt u op de pen onder «Referentie onderneming:». Druk na het invoeren van uw referentie op «V» om de referentie op te slaan. Deze referentie is niet zichtbaar voor de dienst die de aanvragen behandelt. Wel krijgt u die referentie te zien op het tabblad «Rapportering». U kunt ze te allen tijde veranderen.

16 ZICH EEN AANVRAAG TOEËIGENEN Collega afwezig en de verzendingsdatum van zijn aanvraag nadert? Geen probleem, met IRISbox kunt u zich nu de aanvraag van een collega toeëigenen. Om te beginnen klikt u in uw MyBox Entreprise, tab 'Mijn aanvragen', op het logo Alle aanvragen bekijken : Nu ziet u alle aanvragen van uw businessunit. Zoek vervolgens de aanvraag die u zich wilt toeëigenen. Na bevestiging zal de aanvraag u dus toegeëigend zijn en kunt u ze vervolgens bewerken.

17 EEN AANVRAAG TOEWIJZEN U wilt uw aanvraag overmaken aan een collega? Geen probleem in MyBox Entreprise, u kunt uw aanvragen (en enkel die van u) toewijzen. Klik hiertoe op 'Toewijzen'. Een venster gaat op: daarin wordt u gevraagd aan wie of aan welke business unit u deze aanvraag wilt toewijzen. Indien IRISbox het adres van uw collega kent, zal deze via mail van de toewijzing ingelicht worden. Achteraf is het altijd nog mogelijk om de aanvraag opnieuw toe te wijzen. In de historiek kunt u de verschillende toewijzingen van een aanvraag bekijken.

18 EEN EXTERNE PARTNER AANMAKEN Externe partners zijn ondernemingen andere dan de uwe, of particulieren, die dankzij het delegatiemechanisme aanvragen voor u mogen invullen. Een externe partner bestaat uit een e- mailadres en een naam. Enkel de bedrijfsleider kan een externe partner aanmaken. Om een externe partner aan te maken, klik op «Partners» in de rubriek Beheer Onderneming. U kunt een onbeperkt aantal externe partners aanmaken. IRISbox zal enkel controleren of het koppel naam/ adres dat u aanmaakt, al niet bestaat. BELANGRIJK: de externe partner die u aangemaakt hebt, heeft toegang tot het formulier zonder eid-kaart. Uw partners in het buitenland kunnen dus een aanvraag voor u invullen.

19 EEN AANVRAAG DELEGEREN IRISbox biedt ook de mogelijkheid om de opmaak van een aanvraag te delegeren. Delegeren hier betekent een aanvraag laten invullen door een derde, iemand van buiten uw onderneming. Delegatie betreft enkel het invullen van de aanvraag. De persoon die uw delegatie ontvangt, is niet bevoegd om de aanvraag te ondertekenen, te betalen of naar de administratie te sturen. Hoe dan ook moet minstens één externe partner aangemaakt worden. Zo gaat u daarbij te werk: 1. Maak de aanvraag aan; 2. Sla de aanvraag op; 3. Sluit de aanvraag; 4. In uw aanvragen, klik op Delegeren. Enkel aanvragen met de status opgeslagen kunnen gedelegeerd worden. 5. Selecteer een partner en vul eventueel het commentaarveld is. Druk op delegeren. 6. De aanvraag heeft nu de status gedelegeerd. 7. Wanneer de delegatie ten einde loopt, krijgt de aanvraag de status te verifiëren. Druk op bewerken om de aanvraag te kunnen verifiëren. U kunt de delegatie zo vaak als nodig is herhalen, op voorwaarde dat de aanvraag de status opgeslagen heeft. Te allen tijde kunt u een delegatie intrekken.

20 DELEGATIE Van zodra uw aanvraag gedelegeerd is, zal de externe partner een mail ontvangen, met daarin een link om het formulier te openen: Hello, A request form was sent to you from naam voornaam on behalf of naam van uw onderneming to be completed by you. To do so, please click on the following link: Message from the delegator : Hier komt uw eventuele boodschap. Please note that this link can be used as long as you're not done with the filling of this request form. You should therefore store it in a place that allows you to find it easily if needed. This message was created automatically by IRISbox, please do not answer to it. De link verwijst rechtstreeks door naar het gedelegeerde formulier. Zolang de delegatie niet ten einde of ingetrokken is, blijft de link werkzaam. De externe partner kan de aanvraag zo vaak als nodig is registreren. Van zodra u op 'end delegation ' drukt, is de link niet langer werkzaam en krijgt u via mail bericht dat uw formulier de status te verifiëren heeft.

21 EEN AANVRAAG BEANTWOORDEN Wanneer een administratie u een bericht stuurt om u te melden dat uw aanvraag onvolledig is, hebt u de mogelijkheid om met die administratie berichten uit te wisselen. Hiertoe klikt u op bericht en daarna op de knop antwoorden. Antwoorden mag u zo vaak als u wilt. Bij uw antwoord kunt u ook een bijlage in PDFformaat voegen. Zolang de administratie uw aanvraag op onvolledig zet, kunt u berichten uitwisselen.

22 VERANDEREN VAN BUSINESSUNIT Wanneer u van businessunit in een onderneming wilt veranderen, hoeft u niet uit te loggen, maar klikt u gewoon op de naam van de huidige businessunit rechtsboven op het scherm (wanneer u aangemeld bent). Vervolgens kunt u van businessunit veranderen. Zodra u deze link aanklikt, wordt een venster geopend waarin u een keuze kunt maken tussen de verschillende businessunits.

23 EEN AANVRAAG DUPLICEREN Als u wil, kan u altijd een aanvraag dupliceren. Via de knop 'dupliceren', wordt automatisch een nieuw formulier aangemaakt en worden alle velden in de nieuwe aanvraag automatisch ingevuld met de waarden van de oude aanvraag. Vervolgens kan u deze nieuwe aanvraag bewerken. Houdt er rekening mee dat de bijlagen ook worden gekopieerd.

24 EEN NIEUWE AANVRAAG MAKEN Een nieuwe aanvraag initialiseren Om een nieuw document aan te vragen, klikt u op de knop «NIEUWE AANVRAAG DOEN». Afhankelijk van de businessunit waar u bent aangemeld, stelt IRISbox u de formulieren van uw businessunit voor. Wanneer u problemen ondervindt om het gewenste document terug te vinden, kunt u gebruikmaken van de in IRISbox beschikbare filters om uw zoekopdracht te verfijnen. zoeken «Op organisatietype»: klik op een organisatietype of gemeente als u alleen de relevante formulieren daarvan wilt weergeven; zoeken «Op formuliernaam»: dit is een zoekmotor die aangeeft welke formulieren er beschikbaar zijn volgens uw zoekcriteria (bijvoorbeeld een zoekwoord); zoeken «Op categorie»: identiek aan het zoeken «Op formuliernaam», behalve dat in dit geval op categorietype wordt gezocht. Typ in het invoervak van de zoekmotor de formuliernaam, een zoekwoord, de naam van een gemeentebestuur of de naam van een instelling van openbaar nut. De zoekmotor geeft een dynamisch resultaat weer. Klik op het gewenste formulier. Zodra u het formulier hebt gedownload, kunt u beginnen dit in te vullen. Volg de aanwijzingen op het scherm om het formulier naar behoren in te vullen. Zodra u alle velden hebt ingevuld, klikt u op de knop «VERZENDEN». Uw aanvraag wordt verzonden naar het gemeentebestuur dat of de instelling van openbaar nut die de aanvraag behandelt. U wordt vervolgens automatisch omgeleid naar de ruimte MyBox Onderneming. Navigeren in het formulier Langere formulieren kunt u doorbladeren met behulp van het navigatiemenu aan de zijkant. Wanneer u één van de links met de linkermuisknop aanklikt, wordt het

25 bijbehorende onderdeel geopend. U hebt ook de mogelijkheid per onderdeel te navigeren door te klikken op de pijlen naar links of naar rechts die u in het navigatiemenu aan de zijkant vindt. Een formulier opslaan Wanneer u niet over alle nodige inlichtingen beschikt of onvoldoende tijd hebt om uw aanvraag te voltooien, kunt u uw formulier bewaren voor later gebruik. Dat doet u door te klikken op de knop «Opslaan» onder het formulier. Een informatiebericht bevestigt dat het formulier is opgeslagen en geeft aan welke verplichte velden niet of ongeldig ingevuld zijn. Een onafgewerkt formulier hervatten Als u een eerder bewaard, onafgewerkt (dat wil zeggen niet-verzonden) formulier wilt hervatten, gaat u naar het tabblad «MYBOX ONDERNEMING» om het formulier terug te vinden in de formulierenlijst (u kunt de formulieren sorteren) en klikt u op de link «Aanpassen».

26 MYBOX ONDERNEMING In «MYBOX ONDERNEMING» kunt u uw aanvragen bekijken die naar een gemeentebestuur of instelling van openbaar nut zijn verzonden, de aanvraagstatus raadplegen, nietverzonden aanvragen aanpassen of de via IRISbox uitgewisselde berichten raadplegen. Op dit niveau worden de eigenlijke aanvragen beheerd. Nieuw binnengekomen berichten worden aangeduid door een cijfer. U hebt de mogelijkheid om op begindatum, op einddatum of op berichttype en op zoekwoord te zoeken naar de aanvragen die u namens een onderneming hebt uitgevoerd. U kunt ook andere zoekopties (via het dynamische filter) uitvoeren op referentie, formulier, status, datum of organisatie en zelfs op prijs. Verder kunt u tot honderd aanvragen per pagina weergeven.

27 GEZAMENLIJK INVULLEN VAN EEN FORMULIER In IRISbox kunt u samenwerken voor de formulieren die ondersteuning bieden aan mede-invulling. U kunt andere personen vragen om het formulier mee in te vullen op het daartoe bestemde onderdeel van het formulier. Het is verplicht om het adres van de mede-invuller van het formulier op te geven. Desgewenst kunt u ook een facultatief bericht vermelden. In het ondernemingsloket IRISbox kunt u alleen meldingen verzenden naar personen die reeds ingeschreven zijn bij het ondernemingsloket IRISbox. De mede-invuller van het formulier ontvangt uw melding per en klikt op de link in het bericht om direct te worden doorgelinkt naar het formulier. De identificatie per elektronische identiteitskaart (eid) is noodzakelijk. Nadat het formulier gezamenlijk is ingevuld, klikt de mede-invuller op de knop «VERZENDEN». Het formulier verdwijnt van het tabblad «MYBOX ONDERNEMING» van de mede-invuller, en wordt opgeslagen in uw «MYBOX ONDERNEMING». Zo kunt u het formulier verder invullen en verzenden naar het gemeentebestuur of de instelling van openbaar nut.

28 ONDERTEKENEN VAN EEN FORMULIER In IRISbox is het mogelijk om, zo nodig, formulieren te ondertekenen. In het ondernemingsloket IRISbox heeft alleen de bedrijfsmanager tekenbevoegdheid. Aangezien de handtekening bindend is voor de onderneming, is deze functie uitsluitend toegankelijk voor de leden van de onderneming die geregistreerd zijn bij het federale systeem CSAM. Alle te ondertekenen documenten staan ofwel in uw tab Mijn aanvragen (enkel uw eigen aanvragen) ofwel in de tab Te ondertekenen aanvragen (alle aanvragen van de onderneming). Op het ogenblik dat u het document verzendt naar het gemeentebestuur of naar de instelling van openbaar nut, wordt u gevraagd dit te ondertekenen. Klik op de knop «Tekenen». IRISbox laat u weten dat de gegevens van het formulier op het punt staan ondertekend te worden. Klik op de knop «Ja» om de ondertekening goed te keuren.

29 Na enkele ogenblikken wordt u doorgelinkt naar uw «MYBOX ONDERNEMING» en wordt u op de hoogte gebracht dat het document ondertekend is.

30 BETALING VAN DE AANVRAGEN Het gebruik van IRISbox is gratis. Niettemin moet er voor bepaalde aanvragen betaald worden. Alle rollen kunnen betalingen uitvoeren. Als u een aanvraag initialiseert waarvoor betaald moet worden, en u klikt op de knop «VERZENDEN», zijn meerdere gevallen mogelijk: u wordt direct doorgelinkt naar de website voor online betalingen Ogone: u kunt de betaling rechtstreeks online uitvoeren op deze website door te klikken op het gewenste betaalmiddel; het formulier wordt verzonden naar het gemeentebestuur of naar de instelling van openbaar nut. Deze dienst laat u via IRISbox weten hoeveel de aanvraag kost en verzendt het formulier naar uw «MYBOX ONDERNEMING»; wanneer u de aanvraag opent, wordt u doorgelinkt naar de website voor online betalingen Ogone en wordt u gevraagd het gewenste betaalmiddel te kiezen. Na afloop van de online betalingsprocedure via Ogone, wordt u omgeleid naar uw «MYBOX ONDERNEMING». Daar kunt u de verschillende acties bekijken die met het formulier uitgevoerd werden en ziet u ook de bevestiging dat uw formulier betaald is.